CHƯƠNG 8: HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN & LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN (PROJECT PLANNING & SCHEDULING) _ I TỔNG QUAN:
HĐDÁ: Quá trình xếp quản lý công việc nhằm hoàn thành mục tiêu dự án  Giải vấn đề lập thời gian biểu cho công việc nguồn lực dự án WHAT – WHO –WHEN – HOW MUCH  Cơ sở đêå kiểm soát đánh giá trình thực dự án
Vì phải HĐDÁ?  Nâng cao việc sử dụng hiệu nguồn lực  Là sở để thực kiểm soát công việc  Thúc đẩy giao tiếp phối hợp  Loại trừ giảm thiểu không chắn
HĐDÁ trình lập lập lại thực suốt chu kỳ hoạt động dự án
Kế hoạch phái bao gồm rủi ro đủ linh hoạt để thực D:\Data\teaching\QLDA/present chapter II CÁC BƯỚC TRONG HĐDÁ: Xác định mục tiêu phạm vi dự án Thu thập thông tin Xây dựng cấu trúc phân việc ( WBS) Xác lập bảng báo cáo cho công việc Thiết lập sơ đồ trách nhiệm Ứơc tính thời gian, ngân sách, nguồn lực cho công việc Đánh giá – sửa đổi Chuẩn bị kế hoạch, ngân sách, thời gian biểu Phê chuẩn D:\Data\teaching\QLDA/present chapter TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ VIỆC HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN LÀ THÀNH CÔNG Nội dung cụ thể (Specific content): rõ ràng, không mơ hồ  đầy đủ thông tin cần thiết, không chi tiết & rườm rà Có thể hiểu (Understandability): Mọi người dể dàng hiểu mục tiêu công việc & cách thực công việc Có thể thay đổi (Changeability): Dể dàng thay đổi, cập nhật, hiệu chỉnh Có thể sử dụng (Usability): HĐDÁ phải tạo điều kiện dễ dàng cho việc kiểm soát trình thực dự án truyền đạt thông tin CÁC LÝ DO HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN THẤT BẠI Mục tiêu dự án không nắm bắt cấp HĐDÁ dựa thông tin không đầy đủ  dự trù nguồn lực không đủ (Nguồn lực = người + thời gian + tiền) Nếu không đủ:  Thay đổi tiến độ,  Thay đổi mức độ ưu tiên phân bổ nguồn lực  Công việc không chắn xử lý nhiều lượng thông tin để đảm bảo thực cách hiệu HĐDÁ hoạch định thực nhóm khác HĐDÁ thiếu phần giám sát, kiểm soát hiệu chỉnh HĐDÁ thiếu số đánh giá cụ thể (measurable) trình thực III CÁC CÔNG CỤ TRONG HĐDÁ (4) HĐDÁ theo cột mốc thời gian (Milestone Schedule) HĐDÁ theo cấu trúc phân vieäc ( WBS- Work Breakdown Structure) HĐDÁ theo biểu đồ ngang ( GANTT diagram) HĐDÁ theo sơ đồ mạng ( PERT diagram) Hoạch định theo mốc thời gian
Trình bày giai đoạn hoạt động DÁ với mốc thời gian bắt đầu kết thúc
Biểu đồ trình bày sơ lược, đơn giản  giúp nhà quản lý nắm tiến độ chung hoạt động dự án Cột mốc Năm thứ 1 … Năm thứ … 12 … … 10 11 12 Soạn thảo dự án HĐ DÁ hoàn chỉnh Thiết kế ban đầu 90% thiết kế hoàn chỉnh Hoàn tất mẫu Hoàn tất việc thử HT Xem xét th/kế sau Đưa vào thực Hoạch định theo cấu trúc phân việc - WBS WBS: dạng cấu trúc tổ chức dự án  mô tả toàn công việc dự án, phân công công việc cụ thể theo cấp quản lý, nêu rõ trách nhiệm quyền hạn củøa nhóm công tác & đánh giá thời gian chi phí hoàn thành công việc đề WBS phương tiện để tách công việc dự án thành phận nhỏ để dể dàng quản lý cấu trúc WBS thông dụng cấu trúc có mức độ sau: Mức độ Các mức độ quản lý Các mức độ kỹ thuật Mô tả Toàn chương trình (total program) Dự án (project) Nhiệm vụ (task) Nhiệm vụ phụ (subtask) Mãng công việc (work package) Mức độ cố gắng (level of effort) CẤU TRÚC PHÂN VIỆC CỦA DỰ ÁN 1.0 DỰ ÁN 3.0 2.0 Nhiệm vụ 2.1 Nhiệm vụ 3.1 Subtask 2.2 5.0 Nhiệm vụ Nhiệm vụ Subtask Subtask Subtask 3.3 Subtask 3.4 Subtask 5.3 4.3 Subtask Subtask 5.2 4.2 Subtask Subtask 5.1 4.1 3.2 2.3 4.0 Subtask Subtask 5.4 Subtask Subtask 3.5 Subtask 3.6 Subtask CAÙC BƯỚC THỰC HIỆN WBS Bước 1: Thu thập thông tin từ thành viên  tách nhỏ nhiệm vụ chi tiết đến nhiệm vụ hoạch định, lập tiến độ, ngân sách, điều khiển kiểm tra cách riêng lẻ Bước 2: Đối với nhiệm vụ: Xác định công việc &ø kết mong muốn đạt Liệt kê danh sách cá nhân chịu trách nhiệm Xác định nguồn nhu cầu: cán bộ, thiết bị, vốn, vật tư Liệt kê nhân nhóm chịu trách nhiệm Xây dựng sơ thời gian cần thiết để thực nhiệm vụ WBS Bước 3: Xem xét lại WBS, Ngân sách, thời gian đánh giá với thành viên chịu trách nhiệm thực công việc  kiểm tra mức độ xác WBS Bước 4: Các yêu cầu nguồn lực, tiến độ thực hiện, mối quan hệ nhiệm vụ tổng hợp mức cao WBS, tiếp tục theo thứ bậc WBS Bước 5: Ở mức độ cao WBS, tóm tắt ngân sách dự án hình thành gồm yếu tố: • Ngân sách trực tiếp từ nhiệm vụ • Chi phí gián tiếp dự án • Chi phí tiếp thị • Các chi phí khác Bước 6: Các thông tin hoạch định mốc thời gian tổng hợp vào kế hoạch tổng thể (Project master schedule) Bước 7: So sách mức độ thực nhiệm vụ đầu WBS để xác định định vấn đề phát sinhhiệu chỉnh Bước 8: Khi dự án thực bước, PM liên tục kiểm tra việc sử dụng nguồn lực có theo mức độ từ mảng công việc mức toàn dự án  PM xác định vấn đề, đánh giá chi phí cuối &ø thực hiệu chỉnh cần thiết Bước 9: So sánh tiến độ dự án với ngân sách dự án Hoạch định theo sơ đồ GANTT
Các công việc dự án thời gian thực công việc biểu diễn ngang
Các công việc dự án lắp đặt thiết bị lọc không khí Công việc Mô tả Công tác trước Thời gian (tuần) A Xây dựng phận bên _ B Sửa chữa mái sàn _ C Xây ống gom khói A D Đổ bê tông xây khung B E Xây cửa lò chịu nhiệt C F Lắp đặt hệ thống kiểm soát C G Lắp đặt thiết bị lọc khí D,E H Kiểm tra thử nghiệm F,G a a d e b 1 b e c c d SAI ĐÚNG Công việc c không cần thiết cho công việc e : cơng việc e bắt đầu công việc a,b kết thúc; công việc d bắt đầu sau cơng việc a,b,c hịan thành Trường hợp công việc d bắt đầu sau a,b hịan thành, cịn cơng việc e bắt đầu sau cơng việc b,c hịan thành sơ đồ : a d b c e Biểu diễn phụ thuộc công việc a c d phụ thuộc b b d c phụ thuộc a, b a b c d d phụ thuộc a, b e e phụ thuộc a, b, c a c d phụ thuộc a, b d b c phụ thuộc a e e phụ thuộc b a d b c d phụ thuộc a, b e phụ thuộc b, c e Các thông số sơ đồ mạng Các thông số gồm: Thời điểm sớm : Thời điểm sớm đỉnh i ký hiệu Tsi tính tốn theo cơng thức sau : Ts1 = Tsj = Max {Tsi + Tsij} Trong j = 2,3,…n Thời điểm muộn : Thời điểm muộn đỉnh i ký hiệu Tmi , tính theo cơng thức sau : Tmn = Tsn Tmj = Min {Tmj - Tmij} Thời gian dự trữ cac đỉnh : di = Tmi - Tsi Ví dụ: Một dự án sản xuất gồm 10 công việc sau: Công việc Y1 Y2 Y3 Y4 Y5 Y6 Y7 Y8 Y9 Y 10 Thời gian Trình tự (tuần) Bắt đầu Bắt đầu Bắt đầu sau y1 nt nt Sau y2, y4 11 sau y3 sau y6,y7 sau y5 Các bước - : Phác thảo sơ đồ Chỉnh lại sơ đồ Tính tốn sơ đồ Y5 Y1 4 Y 10 Y4 Y2 Y7 Y6 14 Y9 Y3 3 Y 11  Đánh số thứ tự đỉnh : số thứ tự tính sau : - Điểm suất phát tồn quy trình mang số - Sau đỉnh mang số i ta xóa tấc cung có góc i xét đỉnh chưa có số, đỉnh gồm tồn góc cung mang số (i + 1) , có nhiều đỉnh thỏa ta đánh số (i+1), (i+2)…tùy ý
Tính thời gian cho kiện công việc cho thí dụ Ts Tm Ts1=0 Ts2=Ts1+T12=0+2=2 T2=Min{T5-T25;T6-T26;T4-T24 Hoạt động Min{9-5 ;10-6 ;7-5}=2 T3=T1+T12=0+3=3 Ts4=Max{T1+T14;T2+T24} =Max{4,7}=7 T5=T7-T57=14-5=9 10 Tm6=T7 –T67=14-4=10 14 Tm7=Ts7=14 ... công việc dự án thành phận nhỏ để dể dàng quản lý cấu trúc WBS thông dụng cấu trúc có mức độ sau: Mức độ Các mức độ quản lý Các mức độ kỹ thuật Mô tả Toàn chương trình (total program) Dự án (project)... cho việc kiểm soát trình thực dự án truyền đạt thông tin CÁC LÝ DO HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN THẤT BẠI Mục tiêu dự án không nắm bắt cấp HĐDÁ dựa thông tin không đầy đủ  dự trù nguồn lực không đủ (Nguồn... dự án  PM xác định vấn đề, đánh giá chi phí cuối &ø thực hiệu chỉnh cần thiết Bước 9: So sánh tiến độ dự án với ngân sách dự án Hoạch định theo sơ đồ