HӐC VIӊN CƠNG NGHӊ BѬU CHÍNH VIӈN THƠNG QUɟN LÝ DͰ ÁN (Dùng cho sinh viên h͏ ÿào t̩o ÿ̩i h͕c tͳ xa) Lѭu hành nӝi bӝ HÀ NӜI - 2007 HӐC VIӊN CƠNG NGHӊ BѬU CHÍNH VIӈN THƠNG QUɟN LÝ DͰ ÁN Biên soҥn : THS NGUYӈN HӲU QUӔC MӨC LӨC CHѬѪNG 1: MӜT SӔ KIӂN THӬC CѪ SӢ MӨC ĈÍCH .3 GIӞI THIӊU CHUNG NӜI DUNG CÁC KHÁI NIӊM CѪ BҦN: DӴ ÁN, DӴ ÁN CNTT, QUҦN LÝ DӴ ÁN CAC GIAI DOҤN CӪA MӜT DӴ AN, VONG DӠI DӴ AN (CAC LINH VӴC QUҦN LÝ TRONG DӴ AN) CÁC BÊN THAM GIA TRONG MӜT DӴ ÁN ҦNH HѬӢNG CӪA MÔI TRѬӠNG ĈӂN CÔNG TÁC TӘ CHӬC, QUҦN LÝ DӴ ÁN 11 CÁC KIӂN THӬC, KӺ NĂNG CҪN THIӂT TRONG QUҦN LÝ DӴ ÁN .12 TÓM TҲT NӜI DUNG CHѬѪNG .13 BÀI TҰP KӂT THÚC CHѬѪNG 14 CHѬѪNG 2: TÍNH CHӌNH THӆ CӪA DӴ ÁN 16 MӨC ĈÍCH 16 GIӞI THIӊU CHUNG 16 NӜI DUNG 18 TRIӆN KHAI Kӂ HOҤCH DӴ ÁN 18 THӴC THI Kӂ HOҤCH 28 KIӆM SOÁT CÁC THAY ĈӘI TӘNG THӆ .32 TÓM TҲT NӜI DUNG CHѬѪNG .36 BÀI TҰP KӂT THÚC CHѬѪNG 37 CHѬѪNG PHҤM VI HOҤT ĈӜNG CӪA DӴ ÁN 41 MӨC ĈÍCH 41 GIӞI THIӊU CHUNG 41 NӜI DUNG 41 KHӢI THҦO 41 LҰP Kӂ HOҤCH 46 QUY ĈӎNH VÀ KIӆM SOÁT PHҤM VI 54 TÓM TҲT NӜI DUNG CHѬѪNG .57 BÀI TҰP KӂT THÚC CHѬѪNG 58 CHѬѪNG THӠI GIAN THӴC HIӊN DӴ ÁN 62 MӨC ĈÍCH 62 GIӞI THIӊU CHUNG 62 NӜI DUNG 62 XÁC ĈӎNH CÁC HÀNH ĈӜNG .62 ѬӞC LѬӴNG THӠI GIAN CHO CÁC HÀNH ĈӜNG (XÂY DӴNG ѬӞC LѬӦNG THӠI GIAN) 67 TRIӆN KHAI LӎCH TRÌNH 73 KIӆM SỐT LӎCH TRÌNH 76 TÓM TҲT NӜI DUNG CHѬѪNG .77 BÀI TҰP KӂT THÚC CHѬѪNG 77 CHѬѪNG CHI PHÍ CӪA DӴ ÁN 81 MӨC ĈÍCH 81 GIӞI THIӊU CHUNG 81 NӜI DUNG 81 LҰP Kӂ HOҤCH Vӄ NGUӖN TÀI NGUYÊN 81 ѬӞC TÍNH CHI PHÍ 83 DӴ TOÁN NGÂN SÁCH CHO CÁC CHI PHÍ (Kӂ TỐN DӴ ÁN) 91 220 KIӆM SỐT CHI PHÍ 92 TÓM TҲT NӜI DUNG CHѬѪNG 95 BÀI TҰP KӂT THÚC CHѬѪNG 96 CHѬѪNG CHҨT LѬӦNG DӴ ÁN 100 MӨC ĈÍCH 100 GIӞI THIӊU CHUNG 100 NӜI DUNG 102 XÁC ĈӎNH CHҨT LѬӦNG CӪA DӴ ÁN 102 ĈҦM BҦO CHҨT LѬӦNG 104 KIӆM SOÁT CHҨT LѬӦNG DӴ ÁN 110 TÓM TҲT NӜI DUNG CHѬѪNG 114 BÀI TҰP KӂT THÚC CHѬѪNG 114 CHѬѪNG 7: NGUӖN NHÂN LӴC CӪA DӴ ÁN 119 MӨC ĈÍCH 119 GIӞI THIӊU CHUNG 119 NӜI DUNG 119 XÁC ĈӎNH CѪ CҨU TӘ CHӬC 119 TӘ CHӬC ĈӜI DӴ ÁN 123 TRIӆN KHAI ĈӜI HÌNH 128 TÓM TҲT NӜI DUNG CHѬѪNG 132 BÀI TҰP KӂT THÚC CHѬѪNG 133 CHѬѪNG PHӔI HӦP Vӄ MҺT THÔNG TIN 137 MӨC ĈÍCH 137 GIӞI THIӊU CHUNG 137 NӜI DUNG 137 XÁC ĈӎNH THÔNG TIN – THIӂT Kӂ Kӂ HOҤCH TRAO ĈӘI THÔNG TIN 137 PHÂN PHӔI THÔNG TIN - XÁC ĈӎNH CÁC KÊNH TRAO ĈӘI THÔNG TIN 141 BÁO CÁO HIӊU QUҦ DӴ ÁN 145 TӘNG HӦP THÔNG TIN QUҦN LÝ 145 TÓM TҲT NӜI DUNG CHѬѪNG 148 BÀI TҰP KӂT THÚC CHѬѪNG 149 CHѬѪNG CÁC RӪI RO CӪA DӴ ÁN 152 MӨC ĈÍCH 152 GIӞI THIӊU CHUNG 152 NӜI DUNG 153 XÁC ĈӎNH RӪI RO 153 ĈӎNH LѬӦNG RӪI RO 158 GIҦM THIӆU RӪI RO (Kӂ HOҤCH ĈӔI PHÓ RӪI RO) 164 KIӆM SOÁT RӪI RO 166 TÓM TҲT NӜI DUNG CHѬѪNG 166 BÀI TҰP KӂT THÚC CHѬѪNG 167 CHѬѪNG 10 VIӊC MUA SҲM TRONG DӴ ÁN 169 MӨC ĈÍCH 169 GIӞI THIӊU CHUNG 169 NӜI DUNG 171 XÁC ĈӎNH DANH MӨC MUA SҲM (LҰP Kӂ HOҤCH MUA SҲM) 171 THӪ TӨC MUA SҲM (LҰP Kӂ HOҤCH ĈҨU THҪU) 172 LӴA CHӐN NHÀ CUNG CҨP 173 QUҦN LÝ HӦP ĈӖNG CUNG CҨP 178 221 TÓM TҲT NӜI DUNG CHѬѪNG 180 BÀI TҰP KӂT THÚC CHѬѪNG .181 BÀI TҰP THӴC HÀNH 183 CÁCH TIӂN HÀNH BÀI TҰP NÀY 183 A GIӞI THIӊU 183 B TIӂN ĈӂN MӜT HӦP ĈӖNG XÂY DӴNG Hӊ THӔNG 184 C ĈҺT RA MӨC TIÊU CHO DӴ ÁN .184 D BҲT ĈҪU TRIӆN KHAI DӴ ÁN 185 E CÂU HӒI 185 PHӨ LӨC MҮU CÁC TӠ KHAI VÀ THӪ TӨC HҦI QUAN 186 PHӨ LӨC CѪ CҨU TӘ CHӬC CӪA MӜT CÔNG TY FORWARDER 205 PHӨ LӨC 3: PHÂN TÍCH YÊU CҪU 206 TӊP DӲ LIӊU: PHAM VI MAU.DOC .212 TÀI LIӊU THAM KHҦO 219 MӨC LӨC 220 222 CHѬѪNG 1: MӜT SӔ KIӂN THӬC CѪ SӢ MӨC ĈÍCH - HiӇu ÿѭӧc Khái niӋm vӅ: Dӵ án gì, Quҧn lý dӵ án nhѭ thӃ nào? - Nҳm ÿѭӧc nӝi dung quҧn lý dӵ án - KiӃn thӭc, kӻ cҫn thiӃt cho Quҧn lý dӵ án GIӞI THIӊU CHUNG Quҧn lý dӵ án mӝt nhӳng lƭnh vӵc kiӃn thӭc mang tính kinh nghiӋm, có ý nghƭa quan trӑng nhiӋm vө hàng ngày cӫa bҩt kǤ mӝt nhà quҧn lý hay mӝt cá nhân có tham vӑng trӣ thành nhà quҧn lý ĈӇ hiӇu rõ làm chӫ ÿѭӧc nhӳng kiӃn thӭc, nӝi dung xung quanh nhiӋm vө, hoҥt ÿông quҧn lý dӵ án, cө thӇ dӵ án công nghӋ thӕng tin - CNTT, trѭӟc tiên, bҥn cҫn phҧi trang bӏ nhӳng kiӃn thӭc cѫ bҧn nhҵm khai thông khái niӋm, thuұt ngӳ vӅ quҧn lý dӵ án CNTT NӜI DUNG CÁC KHÁI NIӊM CѪ BҦN: DӴ ÁN, DӴ ÁN CNTT, QUҦN LÝ DӴ ÁN a) Dӵ án gì? Theo quan ÿiӇm chung dӵ án mӝt lƭnh vӵc hoҥt ÿӝng ÿһc thù, mӝt nhiӋm vө cҫn phҧi thӵc hiӋn theo mӝt phѭѫng pháp riêng, khuôn khә nguӗn lӵc riêng, kӃ hoҥch tiӃn ÿӝ cө thӇ nhҵm tҥo mӝt sҧn phҭm mӟi Tӯ ÿó cho thҩy, dӵ án có tính cө thӇ, mөc tiêu rõ ràng xác ÿӏnh ÿӇ tҥo mӝt sҧn phҭm mӟi Theo PMBOK® Guide 2000, p 4, dӵ án “mӝt nӛ lӵc tҥm thӡi ÿѭӧc cam kӃt ÿӇ tҥo mӝt sҧn phҭm hoһc dӏch vө nhҩt” Theo cách ÿӏnh nghƭa này, hoҥt ÿӝng dӵ án tұp trung vào ÿһc tính: - Nӛ lӵc tҥm thӡi: mӑi dӵ án ÿӅu có ÿiӇm bҳt ÿҫu kӃt thúc cө thӇ Dӵ án chӍ kӃt thúc ÿã ÿҥt ÿѭӧc mөc tiêu dӵ án hoһc dӵ án thҩt bҥi - Sҧn phҭm dӏch vө nhҩt: ÿiӅu thӇ hiӋn có sӵ khác biӋt so vӟi nhӳng sҧn phҭm, dӏch vө tѭѫng tӵ ÿã có hoһc kӃt quҧ cӫa dӵ án khác Tóm lҥi có thӇ ÿӏnh nghƭa bҵng mӝt câu: Dӵ án mӝt chuӛi công viӋc (nhiӋm vө, hoҥt ÿӝng), ÿѭӧc thӵc hiӋn nhҵm ÿҥt ÿѭӧc mөc tiêu ÿӅ ÿiӅu kiӋn ràng buӝc vӅ phҥm vi, thӡi gian ngân sách b) Các thuӝc tính cӫa dӵ án - Dӵ án có mөc ÿích, kӃt quҧ rõ ràng: Tҩt cҧ dӵ án thành cơng ÿӅu phҧi có kӃt quҧ ÿѭӧc xác ÿӏnh rõ ràng nhѭ mӝt nhà chung cѭ, mӝt hӋ thӕng mҥng cѫ quan bҥn, mӝt hӋ thӕng mҥng cáp truyӅn hình, … Mӛi dӵ án bao gӗm tұp hӧp nhiӋm vө cҫn thӵc hiӋn, mӛi nhiӋm vө cө thӇ thӵc hiӋn sӁ thu ÿѭӧc kӃt quҧ ÿӝc lұp tұp hӧp kӃt quҧ ÿó tҥo thành kӃt quҧ chung cӫa dӵ án Các kӃt quҧ có thӇ theo dõi, ÿánh giá bҵng hӋ thӕng tiêu chí rõ ràng Nói cách khác, dӵ án bao gӗm nhiӅu hӧp phҫn khác ÿѭӧc quҧn lý, thӵc hiӋn cѫ sӣ ÿҧm bҧo thӕng nhҩt chӍ tiêu vӅ thӡi gian, nguӗn lӵc (chi phí) chҩt lѭӧng - Thӡi gian tӗn tҥi cӫa dӵ án có tính hӳu hҥn: dӵ án mӝt sӵ sáng tҥo Giӕng nhѭ thӵc thӇ sӕng, dӵ án cNJng trҧi qua giai ÿoҥn: hình thành, phát triӇn kӃt thúc hồn thành Nó khơng kéo dài mãi, dӵ án kӃt thúc hoàn thành, kӃt quҧ dӵ án ÿѭӧc chuyӇn giao, ÿѭa vào khai thác sӱ dөng, tә chӭc dӵ án giҧi tán - Sҧn phҭm, kӃt quҧ cӫa dӵ án mang tính ÿӝc ÿáo, mӟi lҥ: Khác vӟi q trình sҧn xuҩt liên tөc, có tính dây chuyӅn, lһp ÿi lһp lҥi, kӃt quҧ cӫa dӵ án không phҧi sҧn phҭm sҧn xuҩt hàng loҥt, mà có tính mӟi, thӇ hiӋn sӭc sáng tҥo cӫa ngѭӡi Do ÿó, sҧn phҭm dӏch vө thu ÿѭӧc tӯ dӵ án nhҩt, hҫu nhѭ khác biӋt so vӟi sҧn phҭm loҥi Tuy nhiên, nhiӅu dӵ án, tính nhҩt thѭӡng khó nhұn Vì vұy, mӛi dӵ án cҫn phҧi tҥo nhӳng giá trӏ mӟi chҷng hҥn thiӃt kӃ khác nhau, môi trѭӡng triӇn khai khác nhau, ÿӕi tѭӧng sӱ dөng khác … Tӯ ÿó cho thҩy nӃu dӵ án hồn tồn giӕng khơng tҥo ÿѭӧc giá trӏ mӟi, thӇ hiӋn có sӵ ÿҫu tѭ trùng lһp, gây lãng phí, ÿây tình trҥng phә biӃn cӫa dӵ án nói chung, dӵ án Cơng nghӋ thơng tin (CNTT) nói riêng - Dӵ án liên quan ÿӃn nhiӅu bên: Dӵ án cNJng có sӵ tham gia cӫa nhiӅu bên hӳu quan nhѭ nhà tài trӧ (chӫ ÿҫu tѭ), khách hàng (ÿѫn vӏ thө hѭӣng), nhà tѭ vҩn, nhà thҫu (ÿѫn vӏ thi cơng, xây dӵng) nhiӅu trѭӡng hӧp có cҧ cѫ quan quҧn lý nhà nѭӟc ÿӕi vӟi dӵ án sӱ dөng nguӗn vӕn có nguӗn gӕc tӯ ngân sách nhà nѭӟc TuǤ theo tính chҩt cӫa dӵ án yêu cҫu cӫa nhà tài trӧ mà sӵ tham gia cӫa thành phҫn có sӵ khác ĈӇ thӵc hiӋn thành công mөc tiêu cӫa dӵ án, nhà quҧn lý dӵ án cҫn trì thѭӡng xuyên mӕi quan hӋ vӟi bӝ phұn quҧn lý khác - Dӵ án thѭӡng mang tính khơng chҳc chҳn: Hҫu hӃt dӵ án ÿịi hӓi quy mơ tiӅn vӕn, vұt liӋu lao ÿӝng rҩt lӟn ÿӇ thӵc hiӋn mӝt khoҧng thӡi gian giӟi hҥn Ĉһc biӋt ÿӕi vӟi dӵ án CNTT, nѫi mà công nghӋ thay ÿәi cӭ sau 18 tháng (quy luұt Moore), thӡi gian ÿҫu tѭ vұn hành kéo dài thѭӡng xuҩt hiӋn nguy cѫ rӫi ro rҩt cao - Môi trѭӡng tә chӭc, thӵc hiӋn: Quan hӋ giӳa dӵ án mӝt tә chӭc quan hӋ chia sҿ mӝt nguӗn lӵc khan hiӃm nhѭ ÿӝi ngNJ lұp yêu cҫu hӋ thӕng, kiӃn trúc sѭ, lұp trình, kiӇm ÿӏnh chҩt lѭӧng, ÿào tҥo - chuyӇn giao … Ĉӗng thӡi, dӵ án cҥnh tranh lүn vӅ cҧ tiӅn vӕn, thiӃt bӏ Ĉһc biӋt, mӝt sӕ trѭӡng hӧp thành viên ban quҧn lý dӵ án có “2 thӫ trѭӣng” nên không biӃt phҧi thӵc hiӋn mӋnh lӋnh cӫa cӫa cҩp trӵc tiӃp mà hai mӋnh lӋnh có tính mâu thuүn Tӯ ÿó, có thӇ thҩy rҵng, mơi trѭӡng quҧn lý dӵ án có nhiӅu mӛi quan hӋ phӭc tҥp nhѭng hӃt sӭc ÿӝng c) Dӵ án CNTT - CNTT = Phҫn cӭng + Phҫn mӅm, sӵ tích hӧp phҫn cӭng, Phҫn mӅm ngѭӡi - Dӵ án CNTT = DA liên quan ÿӃn phҫn cӭng, phҫn mӅm, mҥng - Thí dө DA CNTT: Dӵ án xây dӵng hӋ thӕng tính cѭӟc chăm sóc khách hàng tҥi Bѭu ÿiӋn TӍnh/Thành, phөc vө hoҥt ÿӝng sҧn xuҩt kinh doanh d) Quҧn lý Dӵ án gì? Phѭѫng pháp quҧn lý dӵ án lҫn ÿҫu ÿѭӧc áp dөng lƭnh vӵc quân sӵ cӫa Mӻ vào nhӳng năm 50 cӫa thӃ kӹ trѭӟc Các lӵc lѭӧng cѫ bҧn thúc ÿҭy sӵ phát triӇn phѭѫng pháp quҧn lý dӵ án là: - Nhu cҫu thӵc tӃ cho thҩy khách hàng ngày “khҳt khe, khó tính” vӟi hàng hố, dӏch vө, dүn tӟi sӵ gia tăng ÿӝ phӭc tҥp quy trình tә chӭc, quҧn lý sҧn xuҩt chҩt lѭӧng sҧn phҭm, dӏch vө - KiӃn thӭc cӫa ngѭӡi không ngӯng phát triӇn vӅ tӵ nhiên, xã hӝi, kinh tӃ, kӻ thuұt … Quҧn lý dӵ án “ӭng dөng kiӃn thӭc, kӻ năng, công cө kӻ thuұt vào hoҥt ÿӝng dӵ án ÿӇ thӓa mãn yêu cҫu cӫa dӵ án.” (PMI2, Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 2000, p.6) Xét theo khía cҥnh khác, quҧn lý dӵ án mӝt trình lұp kӃ hoҥch, ÿiӅu phӕi thӡi gian, nguӗn lӵc giám sát trình phát triӇn cӫa dӵ án nhҵm ÿҧm bҧo cho dӵ án hoàn thành ÿúng thӡi hҥn, phҥm vi ngân sách ÿѭӧc duyӋt ÿҥt ÿѭӧc yêu cҫu ÿã ÿӏnh vӅ kӻ thuұt, chҩt lѭӧng cӫa sҧn phҭm, dӏch vө, bҵng phѭѫng pháp ÿiӅu kiӋn tӕt nhҩt cho phép e) Mөc tiêu cӫa quҧn lý dӵ án Mөc tiêu cѫ bҧn cӫa quҧn lý dӵ án nói chung hồn thành cơng viӋc dӵ án theo ÿúng yêu cҫu kӻ thuұt chҩt lѭӧng, phҥm vi ngân sách ÿѭӧc duyӋt theo ÿúng tiӃn ÿӝ thӡi gian cho phép Ba yӃu tӕ: thӡi gian, nguӗn lӵc (cө thӇ chi phí, nguӗn nhân lӵc …) chҩt lѭӧng có quan hӋ chһt chӁ vӟi Tҫm quan trӑng cӫa tӯng mөc tiêu có thӇ khác giӳa dӵ án, giӳa thӡi kǤ ÿӕi vӟi tӯng dӵ án, nhѭng tӵu chung, ÿҥt ÿѭӧc tӕt ÿӕi vӟi mөc tiêu thѭӡng phҧi “hy sinh”, mӝt hai mөc tiêu Cө thӇ, trình quҧn lý dӵ án thѭӡng diӉn hoҥt ÿӝng ÿánh ÿәi mөc tiêu Ĉánh ÿәi mөc tiêu dӵ án viӋc hy sinh mӝt mөc tiêu ÿó ÿӇ thӵc hiӋn tӕt hѫn mөc tiêu ràng buӝc không gian thӡi gian NӃu công viӋc dӵ án diӉn theo ÿúng kӃ hoҥch khơng phҧi ÿánh ÿәi mөc tiêu Tuy nhiên, nhiӅu nguyên nhân khách quan, cNJng nhѭ chӫ quan công viӋc dӵ án thѭӡng có nhiӅu thay ÿәi nên ÿánh ÿәi mӝt kӻ quan trӑng cӫa nhà quҧn lý dӵ án f) Tác dөng cӫa quҧn lý dӵ án Phѭѫng pháp quҧn lý dӵ án sӵ ÿiӅu phӕi nӛ lӵc cá nhân, tұp thӇ; ÿòi hӓi sӵ hӧp tác chһt chӁ, kӃt hӧp hài hoà giӳa nguӗn lӵc hҥn hҽp nên bҧn chҩt cӫa là: - Liên kӃt tҩt cҧ hoҥt ÿӝng, công viӋc cӫa dӵ án - Tҥo ÿiӅu kiӋn thuұn lӧi cho viӋc liên hӋ thѭӡng xuyên, gҳn bó giӳa nhóm quҧn lý dӵ án vӟi khách hàng nhà cung cҩp ÿҫu vào cho dӵ án - Tăng cѭӡng sӵ hӧp tác giӳa thành viên chӍ rõ trách nhiӋm cӫa thành viên tham gia dӵ án - Tҥo ÿiӅu kiӋn sӟm phát hiӋn nhӳng khó khăn, vѭӟng mҳc phát sinh ÿiӅu chӍnh kӏp thӡi trѭӟc nhӳng thay ÿәi hoһc ÿiӅu kiӋn khơng dӵ ÿốn ÿѭӧc Tҥo ÿiӅu kiӋn cho viӋc ÿàm phán giӳa bên liên quan viӋc giҧi quyӃt bҩt ÿӗng cөc bӝ - Tҥo sҧn phҭm dӏch vө có chҩt lѭӧng cao Tuy nhiên, phѭѫng pháp quҧn lý dӵ án cNJng có mһt hҥn chӃ cӫa Nhӳng mâu thuүn chia mӝt nguӗn lӵc cӫa ÿѫn vӏ; quyӅn lӵc trách nhiӋm cӫa nhà quҧn lý dӵ án mӝt sӕ trѭӡng hӧp không ÿѭӧc thӵc hiӋn ÿҫy ÿӫ; vҩn ÿӅ hұu dӵ án nhӳng ÿiӇm cҫn ÿѭӧc khҳc phөc vӟi phѭѫng pháp quҧn lý dӵ án CNTT CAC GIAI DOҤN CӪA MӜT DӴ AN, VONG DӠI DӴ AN (CAC LINH VӴC QUҦN LÝ TRONG DӴ AN) Dӵ án mӝt thӵc thӇ thӕng nhҩt, thӡi gian thӵc hiӋn xác ÿӏnh có ÿӝ bҩt ÿӏnh nhҩt ÿӏnh nên tә chӭc, ÿѫn vӏ thѭӡng chia dӵ án thành mӝt sӕ giai ÿoҥn ÿӇ quҧn lý thӵc hiӋn Mӛi gian ÿoҥn ÿѭӧc ÿánh dҩu bҵng viӋc thӵc hiӋn mӝt hay nhiӅu công viӋc Tәng hӧp giai ÿoҥn ÿѭӧc gӑi chu kǤ hay vòng ÿӡi cӫa dӵ án Chu kǤ cӫa dӵ án xác ÿӏnh thӡi ÿiӇm bҳt ÿҫu, thӡi ÿiӇm kӃt thúc thӡi gian thӵc hiӋn dӵ án Chu kǤ dӵ án xác ÿӏnh nhӳng công viӋc sӁ ÿѭӧc thӵc hiӋn tӯng giai ÿoҥn sӁ tham gia thӵc hiӋn Nó cNJng chӍ nhӳng cơng viӋc lҥi ӣ giai ÿoҥn cuӕi sӁ thuӝc vӅ hoһc không thuӝc vӅ phҥm vi cӫa dӵ án Thông qua chu kǤ dӵ án có thӇ nhұn thҩy mӝt sӕ ÿһc ÿiӇm: - Mӭc chi phí yêu cҫu nhân lӵc thѭӡng thҩp mӟi bҳt ÿҫu dӵ án, tăng cao hѫn vào thӡi kǤ phát triӇn, nhѭng giҧm nhanh dӵ án bѭӟc vào giai ÿoҥn kӃt thúc - Xác suҩt hồn thành dӵ án thành cơng thҩp nhҩt ÿó mӭc ÿӝ rӫi ro cao nhҩt dӵ án bҳt ÿҫu thӵc hiӋn Xác suҩt thành công sӁ tăng lên dӵ án bѭӟc qua giai ÿoҥn sau - Khҧ ҧnh hѭӣng cӫa nhà tài trӧ tӟi ÿһc tính cuӕi cӫa sҧn phҭm dӵ án ÿó tӟi chi phí cao nhҩt vào thӡi kǤ bҳt ÿҫu giҧm mҥnh dӵ án tiӃp tөc giai ÿoҥn sau Vòng ÿӡi dӵ án xác ÿӏnh giai ÿoҥn mà mӝt dӵ án phҧi trҧi qua tính tӯ lúc bҳt ÿҫu cho tӟi kӃt thúc dӵ án Các giai ÿoҥn thѭӡng có cѫ chӃ tӵ hồn thiӋn kiӇm sốt quҧn lý thơng qua cơng viӋc giám sát, ÿánh giá ĈiӇn hình, sӵ chuyӇn tiӃp giӳa giai ÿoҥn thѭӡng có ÿiӇm mӕc ÿánh dҩu mӝt kӃt quҧ chuyӇn giao cө thӇ, kèm theo nhӳng phê duyӋt, tán thành cӫa nhà tài trӧ trѭӟc bѭӟc sang giai ÿoҥn tiӃp theo Vòng ÿӡi phát triӇn dӵ án (Systems Development Life Cycle - SDLC) khung làm viӋc dùng ÿӇ mơ tҧ giai ÿoҥn q trình phát triӇn trì hӋ thӕng SDLC cѫ bҧn nhóm giai ÿoҥn cӫa dӵ án Các giai ÿoҥn cӫa dӵ án thay ÿәi tùy theo dӵ án, tә chӭc hoһc lãnh vӵc kinh doanh, thѭӡng ÿѭӧc chia thành giai ÿoҥn nhѭ sau: - Giai ÿoҥn xây dӵng ý tѭӣng: Xây dӵng ý tѭӣng viӋc xác ÿӏnh bӭc tranh toàn cҧnh vӅ mөc tiêu, kӃt quҧ cuӕi cӫa dӵ án phѭѫng pháp thӵc hiӋn dүn tӟi kӃt quҧ ÿó Xây dӵng ý tѭӣng dӵ án bҳt ÿҫu hình thành dӵ án Khҧo sát-tұp hӧp sӕ liӋu, xác ÿӏnh yêu cҫu, ÿánh giá rӫi ro, dӵ tính nguӗn lӵc, so sánh lӵa chӑn dӵ án, … nhӳng công viӋc triӇn khai cҫn ÿѭӧc quҧn lý gian ÿoҥn QuyӃt ÿӏnh lӵa chӑn dӵ án nhӳng quyӃt ÿӏnh chiӃn lѭӧc dӵa mөc ÿích, nhu cҫu mөc tiêu lâu dài cӫa tә chӭc, doanh nghiӋp Trong giai ÿoҥn nhӳng nӝi dung ÿѭӧc xét ÿӃn mөc ÿích yêu cҫu cӫa dӵ án, tính khҧ thi, lӧi nhuұn tiӅm năng, mӭc ÿӝ chi phí, mӵc ÿӝ rӫi ro ѭӟc lѭӧng nguӗn lӵc cҫn thiӃt Ĉӗng thӡi cNJng cҫn làm rõ hѫn nӳa ý tѭӣng dӵ án bҵng cách phác thҧo nhӳng kӃt quҧ phѭѫng pháp thӵc hiӋn ÿiӅu kiӋn hҥn chӃ vӅ nguӗn lӵc Phát triӇn ý tѭӣng dӵ án không cҫn thiӃt phҧi lѭӧng hố hӃt bҷng chӍ tiêu nhѭng phҧi ngҳn gӑn, ÿѭӧc diӉn ÿҥt cѫ sӣ thӵc tӃ Ĉӕi vӟi dӵ án CNTT, tính hӋ thӕng khҧ tѭѫng hӧp có vai trị quan trӑng, dӵa nӅn tҧng mӝt kiӃn trúc CNTT nhà nѭӟc quy ÿӏnh KiӃn trúc có vai trị hѭӟng dүn viӋc xây dӵng dӵ án cho chúng có thӇ kӃt nӕi, tѭѫng hӧp vӟi nhau, tҥo mӝt mҥng quӕc gia liên thông, thӕng nhҩt cѫ chӃ kӃt nӕi, chia sҿ cung cҩp dӏch vө KӃt thúc giai ÿoҥn sӵ phê duyӋt vӅ chӫ trѭѫng thӵc hiӋn dӵ án (ý tѭӣng) - Giai ÿoҥn phát triӇn: Là giai ÿoҥn chi tiӃt xem dӵ án cҫn ÿѭӧc thӵc hiӋn nhѭ thӃ nào, nӝi dung chӫ yӃu cӫa giai ÿoҥn tұp trung vào công tác thiӃt kӃ lұp kӃ hoҥch Ĉây giai ÿoҥn chӭa ÿӵng nhӳng công viӋc phӭc tҥp nhҩt cӫa dӵ án Nӝi dung chӫ yӃu bao gӗm: o Thành lұp nhóm dӵ án, xác ÿӏnh cҩu trúc tә chӭc o Lұp kӃ hoҥch tәng thӇ o Phân tích, lұp bҧng chi tiӃt công viӋc – WBS o Lұp kӃ hoҥch tiӃn ÿӝ thӡi gian o Lұp kӃ hoҥch ngân sách o Lұp kӃ hoҥch nguӗn lӵc cҫn thiӃt o Lұp kӃ hoҥch chi phí o Xin phê chuҭn thӵc hiӋn tiӃp KӃt thúc giai ÿoҥn này, tiӃn trình dӵ án có thӇ bҳt ÿҫu Thành cơng cӫa dӵ án phө thuӝc rҩt lӟn vào chҩt lѭӧng sӵ chuҭn bӏ kӻ lѭӥng cӫa kӃ hoҥch giai ÿoҥn - Giai ÿoҥn thӵc hiӋn: Là giai ÿoҥn quҧn lý tә chӭc triӇn khai nguӗn lӵc bao gӗm cơng viӋc cҫn thiӃt nhѭ xây dӵng phịng ӕc, hӋ thӕng, lӵa chӑn công cө, mua sҳm trang thiӃt bӏ, lҳp ÿһt … Ĉây giai ÿoҥn chiӃm nhiӅu thӡi gian nӛ lӵc nhҩt Nhӳng vҩn ÿӅ cҫn xem xét giai ÿoҥn nhӳng yêu cҫu kӻ thuұt cө thӇ nhҵm so sánh, ÿánh giá lӵa chӑn công cө thiӃt bӏ, kӻ thuұt lҳp ráp, mua thiӃt bӏ chính, phát triӇn hӋ thӕng KӃt thúc giai ÿoҥn này, hӋ thӕng ÿѭӧc xây dӵng kiӇm ÿӏnh, hӋ thӕng có thӇ chuyӇn sang giai ÿoҥn vұn hành, ÿѭa vào khai thác thӱ nghiӋm - Giai ÿoҥn kӃt thúc: Trong giai ÿoҥn kӃt thúc cӫa chu kǤ dӵ án, cҫn thӵc hiӋn nhӳng cơng viӋc cịn lҥi nhѭ hồn thành sҧn phҭm, bàn giao hӋ thӕng, cơng trình nhӳng tài liӋu liên quan; ÿánh giá dӵ án, giҧi phóng nguӗn lӵc Dѭӟi ÿây mӝt sӕ viӋc cө thӇ: o Hoàn chӍnh lұp kӃ hoҥch lѭu trӳ hӗ sѫ liên quan ÿӃn dӵ án o KiӇm tra lҥi sә sách kӃ toán, tiӃn hành bàn giao báo cáo o Thanh quyӃt toán o Ĉӕi vӟi phát triӇn, xây dӵng hӋ thӕng cҫn chuҭn bӏ bàn giao sә tay hѭӟng dүn lҳp ÿһt, quҧn trӏ sӱ dөng o Bàn giao dӵ án, lҩy chӳ ký cӫa khách hàng vӅ viӋc hoàn thành o Bӕ trí lao ÿӝng, giҧi quyӃt cơng ăn viӋc làm cho nhӳng ngѭӡi tӯng tham gia dӵ án o Giҧi phóng bӕ trí lҥi thiӃt bӏ Các dӵ án thѭӡng bao gӗm mӝt sӕ quy trình liên kӃt vӟi Các quy trình lһp ÿi lһp lҥi diӉn tӯng giai ÿoҥn cӫa vòng ÿӡi dӵ án tác ÿӝng lүn Hình 1-1 mơ tҧ mӕi quan hӋ giӳa quy trình Cҧ quy trình quҧn lý dӵ án ÿӅu hoҥt ÿӝng tҥi tӯng giai ÿoҥn vòng ÿӡi dӵ án, nhѭng mӛi quy trình hoҥt ÿӝng có mӭc ÿӝ khác tuǤ theo mӛi giai ÿoҥn Chҷng hҥn nhѭ sӵ lһp lҥi cӫa trình khӣi tҥo tiӃn hành ӣ phҫn ÿҫu cӫa mӛi gian ÿoҥn nhҵm tұp trung vào yêu cҫu mөc tiêu nghiӋp vө giai ÿoҥn ÿó Các quy trình là: - Khӣi tҥo: Sӵ cҩp phép cho dӵ án hay giai ÿoҥn ÿó - Lұp kӃ hoҥch: Sàng lӑc mөc tiêu cӫa dӵ án lӵa chӑn phѭѫng án hành ÿӝng tӕt nhҩt ÿӇ ÿҥt ÿѭӧc mөc tiêu ÿó - Thӵc thi kӃ hoҥch: Quҧn lý, phân bә nguӗn lӵc ÿӇ thӵc hiӋn kӃ hoҥch - KiӇm soát: Là giai ÿoҥn giám sát xem xét mӭc ÿӝ tiӃn hành cѫ sӣ nguyên tҳc nhҵm xác ÿӏnh nhӳng ÿiӇm khác biӋt so vӟi kӃ hoҥch ÿã ÿӅ ÿӇ thӵc hiӋn hoҥt ÿӝng cҫn thiӃt nhҵm hiӋu chӍnh, ÿҧm bҧo dӵ án ÿang ÿi ÿúng hѭӟng, ÿáp ӭng mөc tiêu cӫa dӵ án ban ÿҫu - KӃt thúc: Ĉҥt ÿѭӧc ký kӃt hoàn tҩt tӯ nhà tài trӧ ÿѭa dӵ án hoһc giai ÿoҥn ÿó ÿӃn mӝt kӃt thúc theo thӭ tӵ Lұp kӃ hoҥch Khӣi tҥo KiӇm sốt Thӵc hiӋn KӃt thúc Hình 1-1 Các quy trình mӛi giai ÿoҥn phát triӇn dӵ án Mөc ÿích XÁC ĈӎNH Các hoҥt ÿӝng tӯng giai ÿoҥn TiӃn hành Tìm hiӇu ÿӇ Mөc ÿích, mөc tiêu Quҧn có ÿánh giá Trình bày vҩn ÿӅ DA khӣi ÿҫu Ĉáng giá rӫi ro Tài liӋu mӕc ÿiӇm Lý Ý tѭӣng vӅ DA KӃ hoҥch & ѭӟc tính (NDùng Thơng qua) u cҫu Ndùng Bҧng Rӫi ro KӃ hoҥch Khӣi ÿҫu (Các Thành viên thông qua) HiӃn chѭѫng DA (NDùng thơng qua) PHÂN TÍCH Xem xét, HӋ thӕng sӁ Giao diӋn ngѭӡi dùng làm Các ÿiӅu khoҧn hӧp ÿӗng ThiӃt kӃ ban ÿҫu Ĉһc tҧ Chӭc (Ndùng thông qua) KӃ hoҥch cuӕi ĈӅ xuҩt thӵc hiӋn(Ndùng thông qua) THIӂT Kӂ Các phҫn cӫa QuyӃt ÿӏnh HӋ thӕng, HӋ dӵng/Mua thӕng sӁ làm viӋc nhѭ thӃ xây Báo cáo ThiӃt kӃ Xem xét kӻ lѭӣng Tình hình Ĉһc tҧ ThiӃt kӃ (Thơng qua KT) KӃ hoҥch kiӇm thӱ Chҩp nhұn THӴC HIӊN Ѭӟc tính ÿã ÿѭӧc xem xét lҥi (Thơng qua vӅ Chҩt lѭӧng) Lҳp ráp Lұp trình thành phҫn Xây dӵng/Mua ThiӃt kӃ Thành phҫn Khách hàng hóa KiӇm thӱ tӯng phҫn (Thông qua KT) KӃ hoҥch KiӇm thӱ HӋ thӕng (Thông qua KT) Các Thành phҫn ÿã ÿѭӧc kiӇm thӱ (Thông qua KT) Tài liӋu sӱ dөng KIӆM THӲ Hӊ THӔNG Làm viӋc, HӋ Tích hӧp thӕng hiӋu KiӇm tra chҩt lѭӧng kӻ chӍnh nhӳng sai sót KIӆM THӰ CHҨP NHҰN Sӵ chҩp nhұn Qui trình Chҩp nhұn cӫa khach hàng VҰN HÀNH Cài ÿһt rӝng Cài ÿһt rӝng rãi rãi hoàn ChuyӇn ÿәi thành Ĉào tҥo, Hӛ trӧ, Xem xét HӋ thӕng làm viӋc KiӇm thӱ HӋ thӕng Báo cáo (Thông qua vӅ Chҩt lѭӧng) KiӇm thӱ Chҩp (Ndùng thông nhұn qua) Báo cáo (NDùng thơng qua) HӋ thӕng mӟi có ÿѭӧc dùng?( Ndùng) Báo cáo Ĉào tҥo KӃ hoҥch Hӛ trӧ (Ndùng thông qua) Xem xét Báo cáo hoàn thành DA Bҧng 1-1 Các cơng viӋc tӯng giai ÿoҥn vịng ÿӡi dӵ án CÁC BÊN THAM GIA TRONG MӜT DӴ ÁN Các bên tham gia (liên quan) tҩt cҧ nhӳng có liên quan hoһc bӏ ҧnh hѭӣng bӣi hoҥt ÿӝng cӫa dӵ án, cө thӇ: - Có lӧi ích nghiӋp vө kӃt quҧ dӵ án - Liên quan trӭc tiӃp tӟi dӵ án - Ĉóng góp nguӗn lӵc cho dӵ án Các bên liên quan dӵ án có nhӳng lӧi ích, nhu cҫu ѭu tiên khác Hӑ có thӇ có nhӳng quan ÿiӇm khác vӅ viӋc dӵ án cӕ gҳng hoàn thành nhӳng Do ÿó, viӋc xác ÿӏnh ÿѭӧc bên liên quan dӵ án sӟm tӕt, ÿһc biӋt giai ÿoҥn xây dӵng ý tѭӣng Xem qua bên liên quan chѭa lӝ diӋn sӁ mӝt rӫi ro rҩt lӟn ÿӃn viӋc tә chӭc thӵc hiӋn dӵ án Thông thѭӡng, mӝt dӵ án, bên tham gia bao gӗm: - Nhà tài trӧ: o Chӏu trách nhiӋm cuӕi ÿӕi vӟi sӵ thành công cӫa dӵ án Nhà tài trӧ có trách nhiӋm ký kӃt hoàn tҩt tài liӋu lұp kӃ hoҥch yêu cҫu thay ÿәi o Ĉӗng thӡi cho phép nhóm quҧn lý dӵ án sӱ dөng nguӗn lӵc, bҧo vӋ cӕ vҩn cho nhóm quҧn lý dӵ án o Trong trình thӵc hiӋn dӵ án, nhà tài trӧ có thêm trách nhiӋm xem xét lҥi tiӃn trình chҩt lѭӧng, cҳt băng khai trѭѫng, khánh thành, ký công bӕ tôn chӍ dӵ án - Nhà quҧn lý dӵ án (giám ÿӕc dӵ án): o Làm viӋc vӟi ÿӕi tѭӧng liên quan ÿӇ ÿӏnh nghƭa dӵ án o Lұp kӃ hoҥch, sҳp xӃp lӏch trình dӵ thҧo ngân sách hoҥt ÿӝng cӫa dӵ án vӟi ÿӝi ngNJ ban ÿҫu; chi huy nhóm dӵ án thӵc thi kӃ hoҥch o Giám sát hiӋu quҧ hoҥt ÿӝng thӵc hiӋn hoҥt ÿӝng hiӋu chӍnh o Thѭӡng xuyên thông báo cho nhà tài trӧ ÿӕi tѭӧng liên quan dӵ án: ÿѭa yêu cҫu trình bày nhӳng thay ÿәi vӅ phҥm vi o Ĉóng vai trị ngѭӡi trung gian giӳa nhóm dӵ án ÿӕi tѭӧng liên quan - Nhà quҧn lý chӭc năng: Các nhà quҧn lý chӏu ҧnh hѭӣng bӣi hoҥt ÿӝng hay kӃt quҧ cӫa dӵ án o KiӇm sốt ÿóng góp nguӗn lӵc cho dӵ án (con ngѭӡi, trang thiӃt bӏ …) o Có thӇ có nhӳng yêu cҫu trái ngѭӧc vӟi kӃt quҧ dӵ án o Trong mӝt sӕ trѭӡng hӧp cҩp cӫa nhà quҧn lý dӵ án - Khách hàng: Trong trѭӡng hӧp nhà tài trӧ không phҧi ÿѫn vӏ triӇn khai sҧn phҭm cӫa dӵ án nhà tài trӧ khách hàng Ĉӕi tѭӧng có nhiӋm vө nhѭ sau: o Nhұn ÿҫu cӫa dӵ án o Thanh toán cho ÿҫu dӵ án o Xác ÿӏnh nhu cҫu cho ÿҫu dӵ án o Có thӇ nhiӅu cơng ty hay cá nhân vӟi nhӳng ÿһc ÿiӇm yêu cҫu trái ngѭӧc - Nhà cung cҩp: mӝt dӵ án thѭӡng bao gӗm nhiӅu hҥng mөc khác nhau, ÿó có nhӳng hҥng mөc xem xét yêu tӕ khҧ thi, nhà tài trӧ quyӃt ÿӏnh mua Nhà cung cҩp có trách nhiӋm cung cҩp thiӃt bӏ, sҧn phҭm hay dӏch vө cҫn thiӃt phөc vө cho hoҥt ÿông cӫa dӵ án thơng qua hình thӭc hӧp ÿӗng, ÿӇ ÿҧm bҧo dӵ án ÿҥt ÿѭӧc mөc tiêu ÿã ÿӅ 10 ҦNH HѬӢNG CӪA MÔI TRѬӠNG ĈӂN CÔNG TÁC TӘ CHӬC, QUҦN LÝ DӴ ÁN a) Quҧn lý vƭ mô Quҧn lý vƭ mơ cịn ÿѭӧc gӑi quҧn lý nhà nѭӟc ÿӕi vӟi dӵ án bao gӗm tәng thӇ biӋn pháp vƭ mô tác ÿӝng ÿӃn yӃu tӕ cӫa trình hình thành, thӵc hiӋn kӃt thúc dӵ án Trong trình triӇn khai dӵ án, nhà nѭӟc theo dõi chһt chӁ, ÿӏnh hѭӟng chi phӕi hoҥt ÿӝng cӫa dӵ án nhҵm ÿҧm bҧo cho dӵ án ÿóng góp tích cӵc gián tiӃp hay trӵc tiӃp vào phát triӇn kinh tӃ-xã hӝi Nhӳng công cө quҧn lý vƭ mô cӫa nhà nѭӟc bao gӗm sách, kӃ haӑch, quy hoҥch nhѭ sách vӅ tài chính, tiӅn tӋ, tӹ giá, lãi suҩt, sách ÿҫu tѭ, sách thuӃ, … b) Quҧn lý vi mô ÿӕi vӟi hoҥt ÿӝng dӵ án Quҧn lý dӵ án ӣ tҫm vi mô quҧn lý hoҥt ÿӝng cө thӇ cӫa dӵ án Nó bao gӗm nhiӅu khâu công viӋc nhѭ lұp kӃ hoҥch, ÿiӅu phӕi, kiӇm soát, … hoҥt ÿӝng cӫa dӵ án Quҧn lý dӵ án bao gӗm hàng loҥt vҩn ÿӅ nhѭ quҧn lý thӡi gian, chi phí, nguӗn nhân lӵc, chҩt lѭӧng, rӫi ro, quҧn ly hoҥt ÿӝng mua bán, … Quá trình quҧn lý ÿѭӧc thӵc hiӋn suӕt giai ÿoҥn tӯ chuҭn bӏ ÿҫu tѭ ÿӃn giai ÿoҥn vұn hành kӃt quҧ cӫa dӵ án Theo ÿӕi tѭӧng quҧn lý, quҧn lý dӵ án bao gӗm lƭnh vӵc cҫn ÿѭӧc xem xét, nghiên cӭu là: - Lұp kӃ hoҥch tәng thӇ: lұp kӃ hoҥch cho dӵ án trình tә chӭc dӵ án theo mӝt trình tӵ lơ gích, chi tiӃt hố mөc tiêu cӫa dӵ án thành nhӳng công viӋc cө thӇ hoҥch ÿӏnh mӝt chѭѫng trình thӵc hiӋn nhӳng cơng viӋc ÿó nhҵm ÿҧm bҧo lƭnh vӵc quҧn lý khác cӫa dӵ án ÿã ÿѭӧc kӃt hӧp mӝt cách xác ÿҫy ÿӫ - Quҧn lý phҥm vi: Là viӋc xác ÿӏnh phҥm vi, giám sát viӋc thӵc hiӋn mөc ÿích, mөc tiêu cӫa dӵ án, xác ÿӏnh công viӋc thuӝc vӅ dӵ án cҫn phҧi thӵc hiӋn, cơng viӋc nҵm ngồi phҥm vi cӫa dӵ án - Quҧn lý thӡi gian: Là viӋc lұp kӃ hoҥch, phân phӕi giám sát tiӃn ÿӝ thӡi gian nhҵm ÿҧm bҧo thӡi hҥn hoàn thành dӵ án Nó chӍ rõ mӛi cơng viӋc phҧi kéo dài bao lâu, bҳt ÿҫu, kӃt thúc tồn bӝ dӵ án kéo dài bao lâu, phҧi hoàn thành - Quҧn lý chi phí: Là q trình dӵ tốn kinh phí, giám sát thӵc hiӋn chi phí theo tiӃn ÿӝ cho tӯng cơng viӋc tồn bӝ dӵ án Cө thӇ tә chӭc, phân tích sӕ liӋu, báo cáo nhӳng thơng tin vӅ chi phí - Quҧn lý chҩt lѭӧng: Là trình triӇn khai giám sát nhӳng tiêu chuҭn chҩt lѭӧng cho viӋc thӵc hiӋn dӵ án, ÿҧm bҧo chҩt lѭӧng kӃt quҧ cӫa dӵ án phҧi ÿáp ӭng mong muӕn cӫa nhà tài trӧ (chӫ ÿҫu tѭ) - Quҧn lý nhân lӵc: Là trình hѭӟng dүn, phӕi hӧp nhӳng nӛ lӵc cӫa mӑi thành viên tham gia dӵ án vào viӋc hoàn thành mөc tiêu cӫa dӵ án Nó cho thҩy viӋc sӱ dөng lӵc lѭӧng lao ÿӝng cӫa dӵ án hiӋu quҧ ÿӃn ÿâu? - Quҧn lý thơng tin (truyӅn thơng): Là q trình bҧo ÿҧm dịng thơng tin thơng suӕt, nhanh chóng xác giӳa thành viên dӵ án vӟi cҩp quҧn lý, giӳa tә nhóm quҧn lý dӵ án Thơng qua quҧn lý thơng tin có thӇ trҧ lӡi câu hӓi: cҫn thông tin vӅ dӵ án? mӭc ÿӝ chi tiӃt? nhà quҧn lý dӵ án cҫn báo cáo cho hӑ bҵng cách nào? 11 - Quҧn lý rӫi ro: Là viӋc nhұn diӋn nhân tӕ rӫi ro dӵ án, sӱ dөng phѭѫng pháp ÿӏnh tính, ÿӏnh lѭӧng ÿӇ xác ÿinh tính chҩt, mӭc ÿӝ rӫi ro có kӃ hoҥch ÿӕi phó cNJng nhѭ quҧn lý tӯng loҥi rӫi ro - Quҧn lý hӧp ÿӗng hoҥt ÿӝng mua sҳm: Là q trình lӵa chӑn nhà cung cҩp hàng hố dӏch vө; thѭѫng lѭӧng vӟi hӑ, quҧn lý hӧp ÿӗng ÿiӅu hành viӋc mua bán nguyên vұt liӋu, trang thiӃt bӏ, dӏch vө nhҵm giҧi quyӃt cácvҩn ÿӅ: bҵng cách cung cҩp hàng hoá, vұt liӋu cҫn thiӃt cho dӵ án? tiӃn ÿӝ cung cҩp, chҩt lѭӧng cung cҩp ÿӃn ÿâu? Lұp kӃ hoҥch tәng thӇ: - Lұp kӃ hoҥch - Thӵc hiӋn kӃ hoҥch - Quҧn lý nhӳng thay ÿәi Quҧn lý phҥm vi: - Xác ÿӏnh phҥm vi dӵ án - Lұp kӃ hoҥch phҥm vi - Q/lý phҥm vi thay ÿәi Quҧn lý thӡi gian: - Xác ÿӏnh công viӋc - Dӵ tính thӡi gian - Q/lý tiӃn ÿӝ Quҧn lý chi phí: - Lұp kӃ hoҥch nguӗn lӵc - Tính tốn chi phí, lұp dӵ tốn - Quҧn lý chi phí Quҧn lý chҩt lѭӧng: - Lұp kӃ hoҥch chҩt lѭӧng - Ĉҧm bҧo chҩt lѭӧng - Quҧn lý chҩt lѭӧng Quҧn lý nhân lӵc: - Lұp kӃ hoҥch nhân lӵc, tiӅn lѭѫng - TuyӇn dөng, ÿào tҥo - Phát triӇn nhóm Quҧn lý thơng tin: - Lұp kӃ hoҥch quҧn lý thông tin - Xây dӵng kênh quy chӃ chia sҿ thông tin - Báo cáo tiӃn ÿӝ Quҧn lý hoҥt ÿӝng cung ӭng, mua bán: - KӃ hoҥch cung ӭng - Lӵa chӑn nhà cung cҩp, tә chӭc ÿҫu thҫu - Quҧn lý hӧp ÿӗng, tiӃn ÿӝ cung ӭng Quҧn lý rӫi ro: - Xác ÿӏnh rӫi ro - Ĉánh giá mӭc ÿӝ rӫi ro - Xây dӵng kӃ hoҥch quҧn lý, phịng ngӯa Hình 1-2 Lƭnh vӵc cѫ bҧn quҧn lý dӵ án CÁC KIӂN THӬC, KӺ NĂNG CҪN THIӂT TRONG QUҦN LÝ DӴ ÁN Phҫn lӟn kiӃn thӭc cҫn thiӃt ÿӇ quҧn lý dӵ án kiӃn thӭc riêng cӫa ngành QLDA Ngoài ra, Ngѭӡi quҧn trӏ dӵ án cịn phҧi có kiӃn thӭc kinh nghiӋm trong: - Quҧn lý tәng quát - Lãnh vӵc ӭng dөng cӫa dӵ án Các kӻ cҫn thiӃt cӫa nhà quҧn lý dӵ án: - Kӻ lãnh ÿҥo: Lãnh ÿҥo kӻ cѫ bҧn ÿӇ nhà quҧn lý dӵ án chӍ ÿҥo, ÿӏnh hѭӟng, khuyӃn khích phӕi hӧp thành viên nhóm thӵc hiӋn dӵ án Ĉây kӻ quan trӑng nhҩt Nó ÿịi hӓi nhà quҧn lý dӵ án có nhӳng phҭm chҩt cҫn thiӃt, có quyӅn lӵc nhҩt ÿӏnh ÿӇ thӵc hiӋn thành công mөc tiêu dӵ án - Kӻ lұp kӃ hoҥch kiӇm soát dӵ án: Nhà quҧn lý dӵ án phҧi ngѭӡi chӏu trách nhiӋm vӅ kӃ hoҥch tәng thӇ trѭӟc nhà tài trӧ khách hàng Vì vұy, nhà quҧn lý dӵ án 12 phҧi có kӻ lұp lӏch trình dӵ án xác ÿӏnh tiêu chí ÿӇ ÿánh giá cơng viӋc hồn thành Ĉӗng thӡi, nàh quҧn lý dӵ án phҧi biӃt thiӃt lұp quy trình hӋ thӕng ÿӇ ÿánh giá kiӇm soát mӭc ÿӝ thành công cӫa bҧng kӃ hoҥch - Kӻ giao tiӃp thông tin quҧn lý dӵ án: Nhà quҧn lý dӵ án có trách nhiӋm phӕi hӧp, thӕng nhҩt hoҥt ÿӝng giӳa bӝ phұn chӭc nhӳng cѫ quan liên quan ÿӇ thӵc hiӋn công viӋc cӫa dӵ án nên bҳt buӝc phҧi thành thҥo kӻ giao tiӃp Nhà quҧn lý dӵ án phҧi có kiӃn thӭc, hiӇu biӃt cơng viӋc cӫa phịng chӭc năng, có kiӃn thӭc rӝng vӅ mӝt sӕ lƭnh vӵc kӻ thuұt Nhà quҧn lý dӵ án cNJng cҫn giӓi kӻ thông tin, truyӅn thông, kӻ chia sҿ thông tin giӳa thành viên dӵ án nhӳng ngѭӡi liên quan trình triӇn khai dӵ án - Kӻ thѭѫng lѭӧng giҧi quyӃt khó khăn vѭӟng mҳc: Nhà quҧn lý dӵ án q trình thӵc hiӋn trӑng trách cӫa có quan hӋ vӟi rҩt nhiӅu nhóm Ĉӗng thӡi, vӟi sӵ phát triӇn tә chӭc cӫa dӵ án, trách nhiӋm cӫa nhà quҧn lý dӵ án ngày tăng nhѭng quyӅn lӵc cӫa hӑ ÿѭӧc cҩp không tѭѫng xӭng Do thiӃu quyӅn lӵc, bҳt buӝc nhà quҧn lý phҧi có kӻ thѭѫng lѭӧng giӓi vӟi nhà quҧn lý cҩp nhӳng ngѭӡi ÿӭng ÿҫu bӝ phұn chӭc chuyên môn nhҵm tranh thӫ tӕi ÿa sӵ quan tâm, ӫng hӝ cӫa cҩp trên, ngѭӡi ÿӭng ÿҫu viӋc giành ÿӫ nguӗn lӵc cҫn thiӃt cho hoҥt ÿӝng cӫa dӵ án - Kӻ tiӃp thӏ quan hӋ khách hàng: Mӝt nhӳng nhiӋm vө quan trӑng nhҩt cӫa nhà quҧn lý dӵ án trӧ giúp ÿѫn vӏ, doanh nghiӋp hoҥt ÿӝng Marketing Làm tӕt công tác tiӃp thӏ sӁ giúp ÿѫn vӏ giӳ ÿѭӧc khách hàng hiӋn tҥi, tăng thêm khách hàng tiӅn - Kӻ quyӃt ÿӏnh: Lӵa chӑn phѭѫng án cách thӭc thӵc hiӋn công viӋc dӵ án nhӳng quyӃt ÿӏnh rҩt quan trӑng, ÿһc biӋt nhӳng ÿiӅu kiӋn thiӃu thông tin có nhiӅu thay ÿәi, biӃn ÿӝng ĈӇ ÿѭӧc quyӃt ÿӏnh ÿúng kӏp thӡi cҫn nhiӅu kӻ tәng hӧp cӫa nhà quҧn lý nhѭ: kӻ tә chӭc bao gӗm lұp kӃ hoҥch, xác ÿӏnh mөc tiêu, phân tích; kӻ xây dӵng nhóm nhѭ thҩu hiӇu, thúc ÿҭy, tinh thҫn ÿӗng ÿӝi kӻ công nghӋ liên quan ÿӃn kinh nghiӋm, kiӃn thӭc vӅ dӵ án TÓM TҲT NӜI DUNG CHѬѪNG Chѭѫng ÿã trang bӏ kiӃn thӭc cѫ bҧn vӅ tә chӭc, quҧn lý dӵ án nhѭ: Các khái niӋm cѫ bҧn: dӵ án, dӵ án CNTT, quҧn lý dӵ án - Dӵ án - Các thuӝc tính cӫa dӵ án - Phân biӋt dӵ án CNTT - Khái niӋm quҧn lý dӵ án - Mөc tiêu quҧn lý dӵ án - Tác dөng cӫa quҧn lý dӵ án Các giai ÿoҥn cӫa mӝt dӵ án, vòng ÿӡi dӵ án - giai ÿoҥn cѫ bҧn quҧn lý dӵ án - quy trình ÿѭӧc tә chӭc thӵc hiӋn lһp ÿi lһp lҥi tӯng giai ÿoҥn dӵ án Các bên tham gia mӝt dӵ án Ҧnh hѭӣng cӫa môi trѭӡng ÿӃn công tác tә chӭc, quҧn lý dӵ án 13 Các kiӃn thӭc, kӻ cҫn thiӃt quҧn lý dӵ án BÀI TҰP KӂT THÚC CHѬѪNG Bҥn giám ÿӕc dӵ án cho mӝt dӵ án lӟn ÿã tiӃn hành mӝt vài lҫn Bҥn vӯa hoàn tҩt giai ÿoҥn thiӃt kӃ giao diӋn ngѭӡi dùng cӫa dӵ án ÿang tiӃn hành công viӋc giai ÿoҥn triӇn khai Tҥi thӡi ÿiӇm này, ba thay ÿәi có thӇ xҭy mà khơng có rӫi ro tiӃn hành lҥi cơng viӋc toàn bӝ dӵ án? (Chӑn 3) A Phҥm vi B Nguӗn tài C ThiӃt kӃ dӳ liӋu D Ngày chuyӇn giao Các nhà tài trӧ dӵ án có ҧnh hѭӣng lӟn nhҩt ÿӃn phҥm vi, chҩt lѭӧng, thӡi ÿoҥn chi phí cӫa dӵ án suӕt giai ÿoҥn nào? A Giai ÿoҥn lұp kӃ hoҥch B Giai ÿoҥn thӵc thi C Giai ÿoҥn hoàn thiӋn D Giai ÿoҥn xây dӵng Các nhóm sau ÿây xác ÿӏnh rõ nhҩt ÿӕi tѭӧng liên quan dӵ án? A Ĉӝi ngNJ thành viên dӵ án, nhân viên ÿiӅu hành công ty bҥn, nhân viên ÿiӅu hành cӫa khách hàng trѭӣng bӝ phұn chӭc cӫa công ty bҥn B Ĉӝi ngNJ thành viên dӵ án, nhà tài trӧ, nhân viên ÿiӅu hành cӫa công ty bҥn nhân viên ÿiӅu hành cӫa khách hàng C Ĉӝi ngNJ thành viên dӵ án, nhà cung cҩp, ÿҥi diӋn tӯ công ty cӫa khách hàng ngѭӡi sӁ sӱ dөng phҫn có thӇ chuyӇn giao D Ĉӝi ngNJ thành viên dӵ án, nhà tài trӧ, nhà cung cҩp, ÿҥi diӋn tӯ công ty cӫa khách hàng ngѭӡi sӁ sӱ dөng phҫn có thӇ chuyӇn giao trѭӣng bӝ phұn chӭc cӫa công ty bҥn Mӝt nhiӋm vө cӫa ban quҧn lý dӵ án gì? A Cung cҩp hӛ trӧ quҧn lý dӵ án B Cung cҩp sӵ trӧ giúp vӟi viӋc hoàn tҩt nhiӋm vө C Cung cҩp sӵ giám sát chӍ ÿҥo D Ĉѭa phân tích lӧi nhuұn chi phí cho giám ÿӕc dӵ án Mӝt giám ÿӕc dӵ án thành công vӯa mӝt giám ÿӕc vӯa mӝt: A Chuyên gia vӅ kӻ thuұt B Ĉӕi tѭӧng liên quan dӵ án C Nhà lãnh ÿҥo D Nhà tài trӧ Nhà tài trӧ dӵ án chӏu trách nhiӋm vӅ: A Cҧ nguӗn tài kӃt quҧ dӵ án B Khơng phҧi nguӗn tài cNJng khơng phҧi kӃt quҧ dӵ án 14 C Nguӗn tài chӭ khơng phҧi kӃt quҧ D KӃt quҧ dӵ án chӭ không phҧi nguӗn tài Bӕn ÿӕi tѭӧng liên quan mӛi dӵ án? A Giám ÿӕc dӵ án, ÿӝi dӵ án, giám ÿӕc cao cҩp khách hàng B Giám ÿӕc cao cҩp, giám ÿӕc chӭc năng, khách hàng nhà tài trӧ C Giám ÿӕc dӵ án, khách hàng, tә chӭc thӵc hiӋn nhà tài trӧ D Giám ÿӕc dӵ án, giám ÿӕc chӭc năng, khách hàng giám ÿӕc cao cҩp Quҧn lý dӵ án phѭѫng pháp tiӃp cұn quҧn lý ÿѭӧc ѭa ѭu tiên hѫn ngoҥi trӯ ÿӕi vӟi A Môi trѭӡng sҧn xuҩt sҧn phҭm B Các nhiӋm vө ÿa chӭc C Các hoҥt ÿӝng nhҩt D Các phҫn có thӇ chuyӇn giao bӏ ràng buӝc thӡi gian Bҥn ÿѭӧc bә nhiӋm giám ÿӕc dӵ án cӫa mӝt dӵ án hiӋn tҥi Bҥn ÿã tӯng ӣ công ty mӝt vài năm nhѭng không nҵm phҥm vi dӵ án ÿang diӉn KӃ hoҥch quҧn lý dӵ án ÿѭӧc ÿһt ÿúng chӛ Dӵ án không vѭӧt mӝt vài ngѭӥng cӱa thay ÿәi ÿó Khách hàng không vui vӟi trҥng thái dӵ án Trong hành ÿӝng sau ÿây hành ÿӝng ban ÿҫu tӕt nhҩt gì? A Xác nhұn hӋ thӕng quҧn lý thay ÿәi ÿang vұn hành thích hӧp B TiӃn hành xây dӵng ÿӝi ngNJ vӟi tҩt cҧ ÿӕi tѭӧng liên quan dӵ án C Xác nhұn nhu cҫu kǤ vӑng cӫa khách hàng D Chuҭn bӏ kӃ hoҥch hành ÿӝng hiӋu chӍnh 10 Vai trò cӫa giám ÿӕc dӵ án dӵ án gì? A Cung cҩp nguӗn lӵc cho dӵ án B Quҧn lý mӕi quan hӋ giӳa thành viên ÿӝi C Hoàn tҩt nhiӋm vө ÿѭӧc giao D Xác ÿӏnh toàn bӝ ѭu tiên cӫa dӵ án tә chӭc 15 ... chӭc, quҧn lý dӵ án nhѭ: Các khái niӋm cѫ bҧn: dӵ án, dӵ án CNTT, quҧn lý dӵ án - Dӵ án - Các thuӝc tính cӫa dӵ án - Phân biӋt dӵ án CNTT - Khái niӋm quҧn lý dӵ án - Mөc tiêu quҧn lý dӵ án - Tác... cNJng nhѭ chӫ quan công viӋc dӵ án thѭӡng có nhiӅu thay ÿәi nên ÿánh ÿәi mӝt kӻ quan trӑng cӫa nhà quҧn lý dӵ án f) Tác dөng cӫa quҧn lý dӵ án Phѭѫng pháp quҧn lý dӵ án sӵ ÿiӅu phӕi nӛ lӵc cá nhân,... quҧn lý dӵ án o Trong trình thӵc hiӋn dӵ án, nhà tài trӧ có thêm trách nhiӋm xem xét lҥi tiӃn trình chҩt lѭӧng, cҳt băng khai trѭѫng, khánh thành, ký công bӕ tôn chӍ dӵ án - Nhà quҧn lý dӵ án (giám