Dự án là gì? (Bùi Đức Mạnh) - Quản lý dự án là một trong những xu hướng phát triển của các công ty. Theo nghĩa cũ, quản lý dự án ám chỉ đến những dự án trong ngành xây dựng. Theo nghĩa mới, quản lý dự án trở thành một trong những công cụ để tăng giá trị cho công ty và là một công cụ cạnh tranh hiệu quả. Xin giới thiệu một bài viết về Quản lý dự án để có một bức tranh toàn diện về hình thức quản lý này. Các tổ chức đều thực hiện công việc của mình. Công việc bao hàm các hoạt động và các dự án mặc dù hai khái niệm này đôi khi có thể được dùng lẫn nhau. Hoạt động và Dự án có rất nhiều các đặc điểm chung, chẳng hạn: Ví dụ: - Được thực hiện bởi con người. - Bị ràng buộc bởi một số tài nguyên giới hạn - Được lên kế hoạch, được thực thi và được điều khiển. Hoạt động và Dự án khác nhau một cách cơ bản vì lý do sau: Hoạt động là công việc diễn ra thường xuyên, liên tục và có tính lặp lại; trong khi, Dự án là nhưng công việc mang tính tạm thời và duy nhất. Vì vậy, một dự án có thể được định nghĩa bằng một đặc tính đặc biệt của nó: Một dự án là một chuỗi các cố gắng mang tính tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm hoặc một dịch vụ mang tính duy nhất. Tính tạm thời được hiểu là các dự án có một điểm khởi đầu xác định và điểm kết thúc xác định. Tính duy nhất được hiểu là sản phẩm hay dịch vụ khác với tất cả các sản phẩm hay dịch vụ khác bởi một vài sự tiêu biểu nào đó. Các dự án được thực hiện tại tất cả các mức khác nhau của tổ chức. Chúng có thể liên quan đến chỉ 1 người hoặc hàng nghìn người. Các dự án có thể mất ít hơn 100 giờ đồng hồ để hoàn thành và cũng có thể mất hơn 10 triệu giờ. Các dự án có thể liên quan đến một đơn vị nhỏ trong tổ chức hoặc có thể vượt qua biên giới của tổ chức như trong các liên doanh. Một vài ví dụ của dự án: - Phát triển một sản phẩm hay một dịch vụ mới. - Tạo một sự thay đổi trong cấu trúc, đội ngũ nhân viên hoặc mô hình của tổ chức. - Thiết kế một phương tiện giao thông mới. - Phát triển một hệ thống thông tin. - Xây dựng một tòa nhà. - Thực hiện một chiến dịch của sở cảnh sát. - Thực hiện một thủ tục hoặc một quá trình kinh doanh mới. 1.1 Tính tạm thời: Tạm thời có nghĩa là các dự án có một điểm khởi đầu và một điểm kết thúc xác định. Điểm kết thúc đạt được khi mục đích của dự án được hoàn thành, hoặc khi chúng ta thấy rõ ràng rằng mục đích của dự án sẽ không hoặc không thể đạt được và dự án bị chấm dứt. Tính tạm thời không có nghĩa là giới hạn trong một thời gian ngắn; rất nhiều dự án kéo dài hàng năm trời. Tuy nhiên, trong mọi trường hợp, thời gian của dự án là xác định; các dự án không phải là những cố gắng liên tục. D ự án là gì? Thêm vào đó, tính tạm thời không áp dụng chung cho các sản phẩm hoặc dịch vụ tạo ra bởi dự án. Hầu hết các dự án được thực hiện để tạo ra một kết quả lâu dài. Ví dụ, một dự án để xây dựng một đài tưởng niệm quốc gia sẽ tạo ra một kết quả được kéo dài hàng nhiều thế kỷ. Rất nhiều công việc mang tính tạm thời với ý nghĩa là nó sẽ kết thúc vào một thời điểm nào đó. Ví dụ, công việc lắp đặt ở một dây chuyền cuối cùng sẽ không được tiếp tục (vì đã lắp xong) và bản thân dây chuyền cũng không được sử dụng nữa (khi nó hết tuổi). Các dự án thì khác nhau cơ bản bởi vì dự án sẽ dừng lại khi mục đích được tuyên bố trước của nó đã đạt được; trong khi, các công việc không phải là dự án thực hiện một số các mục đích mới và tiếp tục được tiến hành. Tính tự nhiên tạm thời của dự án cũng có thể áp dụng cho các khía cạnh khác của sự cố gắng: - Cơ hội trên thị trường thì thường là mang tính tạm thời. Hầu hết các dự án có một khung thời gian giới hạn để sản xuất ra sản phẩm và dịch vụ. - Đội ngũ dự án, là một nhóm, hiếm khi tồn tại lâu hơn dự án. Các dự án được thực hiện bởi một nhóm cho một mục đích duy nhất là thực thi dự án. Nhóm này sẽ được giải tán và các thành viên sẽ được phân công lại công việc khi dự án hoàn thành. 1.2 Sản phẩm và dịch vụ duy nhất: Thực hiện dự án có ý nghĩa là làm một cái gì đó mà trước đây chưa được thực hiện. Hay nói một cách khác, cái gì đó ở đây là duy nhất. Một sản phẩm hoặc dịch vụ có thể là duy nhất ngay cả khi nó trực thuộc vào một nhóm lớn. Ví dụ, hàng nghìn tòa nhà được xây dựng nhưng mỗi một tòa nhà là duy nhất – chủ tòa nhà riêng, thiết kế riêng, vị trí riêng .v.v. Sự hiện diện của các yếu tố lặp lại không làm thay đổi tính duy nhất cơ bản. Ví dụ: - Một dự án để phát triển một hãng hàng không thương mại mới có thể đòi hỏi rất nhiều nguyên mẫu khác nhau. - Một dự án để đưa một dược phẩm mới ra thị trường đòi hỏi hàng ngàn phép thử thuốc để hỗ trợ các cuộc thử nghiệm lâm sàng. - Một dự án phát triển bất động sản có thể bao gồm hàng trăm đơn vị riêng lẻ. Bởi vì mỗi sản phẩm của một dự án là duy nhất, những đặc tính tiêu biểu cho sản phẩm hay dịch vụ phải được trau chuốt tăng theo từng nấc. Tăng theo từng nấc có nghĩa là: “hành động theo từng bước; tiếp tục một cách vững chắc bằng sự tiến bộ” trong khi trau chuốt mang nghĩa “hành động một cách cẩn thận và chi tiết; phát triển một cách kỹ lưỡng, tỉ mỉ"[1]. Những đặc tính tiêu biểu này sẽ được định nghĩa một cách rộng rãi khi mới bắt đầu dự án và sẽ được làm cho rõ ràng, chi tiết khi nhóm dự án phát triển tốt đẹp hơn và hiểu biết về sản phẩm hoàn hảo hơn. Sự trau chuốt theo từng nấc các đặc tính của sản phẩm phải được phối hợp một cách cẩn thận với định nghĩa phạm vi dự án một cách thích hợp, đặc biệt nếu dự án được thực hiện dưới một hợp đồng. Khi được định nghĩa một cách thích hợp, phạm vi của dự án – tức là công việc sẽ được hoàn thành – nên được giữ nguyên ngay cả khi các đặc tính của sản phẩm được phát triển một cách trau chuốt theo từng nấc. Mối quan hệ giữa phạm vi của sản phẩm và phạm vi của dự án sẽ được trình bày sau. Sau đây là 2 ví dụ minh họa về sự trau chuốt tăng theo từng nấc trong hai lĩnh vực khác nhau: - Ví dụ 1: Một dây chuyền sản xuất hóa chất bắt đầu với việc thiết kế dây chuyền để xác định các đặc tính của dây chuyền. Những đặc tính này được dùng để thiết kế các khối dây chuyền chính. Thông tin này trở thành cơ bản cho việc thiết kế mà việc thiết kế này sẽ xác định cả sơ đồ chi tiết và các đặc tính cơ khí của các khối dây chuyền và các thiết bị phụ thuộc. Tất cả các kết quả trong quá trình vẽ thiết kế được trau chuốt và được dùng để tạo ra các bản vẽ chi tiết (các chi tiết lắp đặt). Trong quá trình lắp đặt sẽ cần các chỉnh sửa và giải thích để mọi thứ được thích hợp, chính xác. Sự trau chuốt tiếp theo của các đặc tính này được hiện rõ trong quá trình vẽ các chi tiết được chế tạo. Trong quá trình chạy thử, các trau chuốt thêm về đặc tính thường xuyên được thực hiện bằng các điều chỉnh hoạt động cuối cùng. - Ví dụ 2: Sản phẩm của một dự án nghiên cứu y-dược có thể được định nghĩa khởi đầu bằng “các phép thử lâm sàng XYZ” khi mà số các phép thử và độ lớn của phép thử chưa được biết rõ. Khi dự án được tiến hành, sản phẩm có thể được miêu tả rõ ràng như “ba pha thử 1, bốn pha thử 2 và hai pha thử 3”. Vòng tiếp theo của sự trau chuốt tăng dần có thể tập trung riêng vào quy định cho pha thử 1 – bao nhiêu bệnh nhân được dùng bao nhiêu thuốc và bao lâu dùng 1 lần. Trong chặng cuối của dự án, các phép thử pha 3 sẽ được xác định rõ ràng dựa trên thông tin được thu thập và phân tích trong quá trình thử ở pha 1 và pha 2. . Dự án là gì? (Bùi Đức Mạnh) - Quản lý dự án là một trong những xu hướng phát triển của các công ty. Theo nghĩa cũ, quản lý dự án ám chỉ đến những dự án. - Đội ngũ dự án, là một nhóm, hiếm khi tồn tại lâu hơn dự án. Các dự án được thực hiện bởi một nhóm cho một mục đích duy nhất là thực thi dự án. Nhóm này