Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp XD VT Bạch Đằng PHN M U Lý chọn đề tài Trong cấu tổ chức ln có phận đóng vai trị máy tham mưu, giúp việc, phận tổng hợp quản trị tổ chức, doanh nghiệp để có suất cao hiệu phận văn phịng, cho dù văn phịng có đơn vị đặt phịng Hành - Tổng hợp, phịng Hành - Tổ chức Hành - kế tốn thực chức quan trọng là: tham mưu, tồng hợp, hậu cần Hoạt động văn phịng với nghiệp vụ: thơng tin, văn thư, lưu trữ, lễ tân, tiếp khách, cung cấp trang thiết bị làm việc…chính nhằm đảm bảo cho hoạt động quan, doanh nghiệp có hiệu đóng góp cao vào việc thực mục tiêu tổ chức Nếu coi nhẹ cơng tác văn phịng, văn phịng khơng có kỷ cương, hoạt động khơng khoa học cơng việc bị ách tắc, đình trệ, ảnh hưởng khơng tốt đến hoạt động quan tổ chức, doanh nghiệp Vì việc nâng cao hiệu hoạt động văn phòng yêu cầu tất yếu đặt cho quan, doanh nghiệp Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải phịng – Xí nghiệp Xếp dỡ Vận tải Bạch Đằng đơn vị hạch tốn độc lập với tồn hệ thống Cảng Hải Phịng, có bề dày hình thành phát triển, có uy tín thị trường, vượt qua thử thách, khắc phục khó khăn nhằm hồn thành tiêu, kế hoạch mà Tổng công ty giao phó Những thành tựu có phần đóng góp quan trọng Văn phòng xem “tai”, “mắt”, “cánh tay nối dài” lãnh đạo, làm nhiệm vụ hỗ trợ cho lãnh đạo, cố gắng thực tốt cơng việc q trình cơng tác cịn có khuyết điểm, thiếu sót Trong thời gian tới, trước hội mới, thử thách Văn phịng Chi nhánh cơng ty cần có biện pháp để khắc phục nhược điểm, yếu tồn phát huy mặt mạnh, ưu điểm để hoạt động có hiệu úng gúp vo Sinh viên: Nguyễn Đức Long - QT1001P Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp XD VT Bạch Đằng thnh cụng chung ca Chi nhánh cơng ty Chính vậy, đơn vị cần có biện pháp cụ thể Văn phòng Chi nhánh hoạt động đạt hiệu cao nên em chọn đề tài: “ Một số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Cơng ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phịng - Xí nghiệp Xếp dỡ Vận tải Bạch Đằng” Mục đích nghiên cứu Các mục đích nghiên cứu Khoá luận là: 1- Khảo cứu lý luận văn phòng hoạt động văn phòng quan, tổ chức 2- Phân tích, đánh giá thực tiễn hoạt động văn phịng Chi nhánh Cơng ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phịng - Xí nghiệp Xếp dỡ Vận tải Bạch Đằng 3- Đề xuất số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phịng Chi nhánh Cơng ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phịng - Xí nghiệp Xếp dỡ Vận tải Bạch Đằng Phạm vi đối tƣợng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài hoạt động văn phòng Chi nhánh Cơng ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phịng - Xí nghiệp XD VT Bạch Đằng, bao gồm nội dung chủ yếu nghiệp vụ thu thập, xử lý thơng tin, lập chương trình kế hoạch cơng tác, nghiệp vụ văn thư lưu trữ, nghiệp vụ hậu cần Về phạm vi nghiên cứu phạm vi thời gian tức nghiên cứu hoạt động văn phòng thời gian năm trở lại kể từ năm 2008 Giả thuyết nghiên cứu Một là, hoạt động Văn phịng đóng vai trị quan trọng việc quan, tổ chức đạt hiệu hoạt động phát triển bền vững Hai là, Văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phịng - Xí nghiệp Xếp dỡ Vận tải Bạch Đằng có đóng góp quan trọng vào trình thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ca Chi nhỏnh Sinh viên: Nguyễn Đức Long - QT1001P Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp XD VT Bạch Đằng Ba l, trc nhng thỏch thức Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phịng - Xí nghiệp Xếp dỡ Vận tải Bạch Đằng hoạt động Văn phòng cần không ngừng cải tiến Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực mục đích nghiên cứu, Khóa luận vận dụng phương pháp luận vật biện chứng số phương pháp nghiên cứu cụ thể phương pháp so sánh, đối chiếu, phân tích, tổng hợp, khảo cứu tài liệu quan sát Đóng góp khóa luận vào hoạt đơng thực tiễn văn phịng Khóa luận nghiên cứu khơng đơn khóa luận tốt nghiệp tài liệu tham khảo sau khóa luận nghiên cứu áp dụng vào hoạt động thực tiễn văn phịng Chi nhánh Cơng ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phịng - Xí nghiệp Xếp dỡ Vận tải Bạch Đăng mà lý luận chung khóa luận cịn áp dụng vào hoạt động thực tiễn đơn vị khác nhằm nâng cao hiệu hoạt động thực tế văn phòng đơn vị Bố cục khóa luận: Khố luận kết cấu thành 03 phần, bao gồm: Phần Mở đầu Phần Nội dung Trong phần nội dung bao gồm chương: Chương 1: Lý luận chung văn phòng hoạt động văn phòng Chương 2: Thực tiễn hoạt động văn phịng Chi nhánh Cơng ty TNHH Một thành viên Cảng Hải phịng – Xí nghiệp Xếp dỡ Vận tải Bạch Đằng Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải phịng Xí nghiệp Xếp dỡ Vận tải Bạch Đằng Phn kt lun Sinh viên: Nguyễn Đức Long - QT1001P Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp XD VT Bạch Đằng CHNG Lí LUN CHUNG VỀ VĂN PHÕNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG 1.1 Lý luận chung văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Để đưa định nghiã xác Văn phịng cần xem xét đầy đủ, tồn diện hoạt động diễn phận đơn vị, quan, tổ chức Nếu xem xét cơng tác Văn phịng theo quan điểm hệ thống thì: Ở đầu vào bao gồm hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn nguồn thơng tin lĩnh vực trị, kinh tế, xã hội, hành chính, mơi trường, v v theo phương án sử dụng khác nhằm thu kết tối ưu hoạt động đơn vị Như đầu vào, việc thu thập, xử lý trợ giúp cho lãnh đạo nhng thông tin cần cho quản lý để định xác nội dung hoạt động đặc thù cơng tác Văn phịng Ở đầu hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý thông tin phản hồi nội bên đơn vị theo yêu cầu lãnh đạo Tồn hoạt động góp phần hồn thiện bước công tác tổ chức điều hành thông tin đơn vị nhằm nâng cao hiệu khai thác, sử dụng thơng tin q trình tổ chức điều hành quan đạt mục tiêu mong muốn Ngồi ra, quan, doanh nghiệp, văn phịng hiểu máy tham mưu, tổng hợp quan trọng, cánh tay đắc lực phục vụ việc điều hành lãnh đạo Đơi văn phịng phản ánh kết hợp phòng ban khác như: phịng Hành chính-Kế tốn, phịng Hành tổng hợp, phịng Tổ chức – Hành chính… Các văn phòng thực chức khái quát đơn vị hỗ trợ, phục vụ điều hành cho toàn quan, doanh nghiệp Nói theo cách khác văn phịng hình bóng thu nhỏ quan, doanh nghiệp văn phòng đại diện tổ chức, doanh nghiệp địa phương, vùng, khu vực hay nc ngoi Sinh viên: Nguyễn Đức Long - QT1001P Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp XD VT Bạch Đằng T nhng nhn thc khỏi quát nội dung đặc điểm hoạt động cơng tác Văn phịng nêu trên, đưa định nghĩa văn phòng sau: “Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, doanh nghiệp; nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp”(1:10) 1.1.2 Vai trò văn phòng Văn phòng cửa ngõ quan, tổ chức, có vai trị quan trọng hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Văn phòng trung tâm thực trình quản lý điều hành quan Các định, thị lãnh đạo quan thơng qua Văn phịng để chuyển giao đến phòng ban, phận khác Đồng thời văn phịng phận theo dõi, kiểm tra, đơn đốc, nhắc nhở việc thực định đạo lãnh đạo quan nhằm đạt mục tiêu chung quan, tổ chức Văn phòng nơi tiếp nhận mối quan hệ, đặc biệt quan hệ đối ngoại quan, cầu nối chủ thể đối tượng ngồi tổ chức Văn phịng coi cửa ngõ thơng tin quan, tổ chức, thông tin đến qua phận văn phịng Từ nguồn thơng tin tiếp nhận được, văn phịng phân loại thơng tin theo kênh thích hợp để chuyển phát lưu giữ Văn phòng trung tâm, khâu nối hoạt động quản lý điều hành quan Văn phòng máy làm việc nhà lãnh đạo, tất cơng việc văn phịng phải làm để đạt mục tiêu nhà quản lý Văn phòng người dịch vụ tổng hợp cho hoạt động đơn vị nói chung cho nhà lãnh o núi riờng Sinh viên: Nguyễn Đức Long - QT1001P Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp XD VT Bạch Đằng 1.1.3 Chc nng ca phòng Từ lý luận thực tiễn cho thấy văn phòng thực thể tồn để thực việc quản lý thông tin, phục vụ công tác điều hành lãnh đạo Do đó, văn phịng có nhóm chức là: - Nhóm chức tham mưu, tổng hợp; - Nhóm chức hậu cần 1.1.3.1 Chức tham mƣu, tổng hợp Tham mưu tổng hợp hiểu hoạt động trợ giúp cho nhà lãnh đạo nhằm đưa định tối ưu mang tính khách quan kịp thời có hiệu lực hiệu (Bùi Thị Thanh Nhàn, 2009) Nhiều nhà nghiên cứu chia chức thành hai nội dung tham mưu tổng hợp Nội dung công tác tham mưu rõ hoạt động tham vấn cơng tác văn phịng; cịn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều khía cạnh thống kê, xử lý thông tin liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý Thực chất hai nội dung nhằm mục tiêu chung hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý thủ trưởng quan, đơn vị Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý không tránh khỏi phiến diện, chủ quan thiếu khoa học xác Tham mưu để nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu cho trình quản lý đạt hiệu cao Mặt khác, kết tham vấn xuất phát từ việc thu thập, phân tích, tổng hợp, xử lý khoa học đầy đủ, xác thông tin đầu vào, thông tin đầu kể thơng tin phản hồi mà văn phịng thu thập Ta biết hoạt động quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, có yếu tố chủ quan (thuộc người thủ trưởng), muốn có định đắn, mang tính khoa học, người thủ trưởng cần vào yếu tố khách quan ý kiến tham gia cấp quản lý, người trợ giúp Những ý kiến tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo thơng tin, Sinh viªn: Ngun §øc Long - QT1001P Mét sè biƯn ph¸p gãp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp XD VT Bạch Đằng phng án phán kịp thời đắn Hoạt động cần thiết tỏ hữu hiệu vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gị bó) tính chun sâu trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh thực tế) để lựa chọn định tối ưu Đây nội dung tham mưu cơng việc văn phịng Nhưng mặt khác, kết tham vấn phải xuất phát từ thông tin đầu vào, đầu thông tin ngược lĩnh vực nhiều đối tượng mà Văn phịng thu thập Những thơng tin cần phải sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ sử dụng theo yêu cầu người quản lý lĩnh vực cụ thể Hoạt động thuộc nội dung công tác tổng hợp hoạt động văn phòng Như vậy, hai nội dung tham mưu tổng hợp hoạt động văn phòng hai cơng việc nhằm mục đích thống trợ giúp cho thủ trưởng quan, đơn vị có sở khoa học để lựa chọn định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động quan 1.1.3.2 Chức hậu cần Hoạt động bất ký quan, tổ chức thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính… Những điều kiện vật chất thuộc văn phịng mà cơng tác hậu cần văn phong phải cung cấp kịp thời, đầy đủ cho trình hoạt động quan, tổ chức cho đơn vị, phận nhân tổ chức Trụ sở làm việc cần phải đặt phù hợp với loại công việc, với người cán công chức điều kiện, môi trường cụ thể Những vật dụng thường xuyên nguồn tài cung cấp cho hoạt động quan văn phòng cung ứng sở định mức tiêu dùng kỳ hạn sử dụng Muốn hoạt động phải có phương tiện, nguyên liệu, vật liệu nguồn tài nguyên Song hiệu hoạt động tùy thuộc vào phương thức quản lý sử Sinh viên: Nguyễn Đức Long - QT1001P Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp XD VT Bạch §»ng dụng yếu tố quan Chi phí thấp để đạt kêt cao phương châm hoạt động cơng tác văn phịng Tóm lại, văn phịng đầu mối giúp lãnh đạo thực công tác quản lý thông qua chức tham mưu, tổng hợp, hậu cần Các chức vừa độc lập, vừa bổ sung, hỗ trợ nhằm tạo cần thiết khách quan tồn tại, trì phát triển cơng tác văn phòng sở hoạt động nghiệp vụ 1.2 Lý luận hoạt động văn phịng 1.2.1 Các nội dung hoạt động văn phịng - Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác quan, doanh nghiệp Khái niệm: - Chương trình, kế hoạch làm việc hình ảnh tương lai quan, tổ chức, doanh nghiệp sau khoảng thời gian hoạt động định - Chương trình, kế hoạch phương tiện hoạt động quan trọng người lãnh đạo cá nhân, quan, doanh nghiệp để đảm bảo cho hoạt động thực theo mục tiêu yêu cầu đặt - Kế hoạch xếp, bố trí công việc, hoạt động, giải pháp để sử dụng phối hợp nguồn lực theo trình tự thời gian nhằm thực chức năng, nhiệm vụ đạt tới mục tiêu tổ chức cá nhân - Chương trình hiểu theo nghĩa: Một định hướng biện pháp lớn nhằm thực mục đích đặt Chương trình có độ dài trung hạn trở lên Hai lịch trình làm việc để thực nội dung cơng việc đặt thời gian định Việc lập kế hoạch giúp cho: - Giảm thiểu lãng phí lao động, thời gian, tiền bạc - Đảm bảo cho hoạt động doanh nghiệp diễn liên tục thống mục tiêu, yêu cầu đặt ra, tránh cho công việc khỏi bị trùng lặp giẫm chõn lờn Sinh viên: Nguyễn Đức Long - QT1001P Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp XD VT Bạch Đằng - Giỳp cho ngi lm việc thấy rõ mục tiêu, hướng cụ thể, sở để nhà quản trị tổ chức, đạo, điều hành công việc thời gian, đảm bảo việc thực tiến độ Nội dung quy trình lập chương trình kế hoạch cơng tác: Bước 1: Công tác chuẩn bị Bước 2: Xây dựng chương trình kế hoạch dự thảo Bước 3: Trưng cầu ý kiến Bước 4: Thảo luận thông qua Bước 5: Ban hành Chương trình – Kế hoạch Bước 6: Theo dõi giám sát kiểm tra Yêu cầu với người thực hiện: Phải quản lý, theo dõi loại Chương trình Kế hoạch Phải hiểu rõ trách nhiệm thủ trưởng công việc cụ thể Phải nắm chức năng, nhiệm vụ phận quan Phải biết trách nhiệm, thẩm quyền trình thực - Thu thập, xử lý, quản lý sử dụng thông tin Khái niệm: Thông tin nội dung kiện đưa đến giúp người nhận biết nội dung kiện Thơng tin liệu có ý nghĩa, sử dụng để biểu thi vấn đề cụ thể giúp đối tượng tiếp nhận thông tin định đắn nhằm đạt mục tiêu mong muốn (Bùi Thị Thanh Nhàn: 2009, Bài giảng Quản trị văn phịng) Như vậy, thơng tin hiểu theo cách khái quát trình trao đổi người gửi người nhận, truyền tín hiệu, truyền tin tức kiện, hoạt động đã, xảy cho nhiều người biết Vai trị thơng tin: Thơng tin quan, doanh nghiệp có vai trị quan trọng có liên quan đến kết hoạt động, thành bại hay quy mô phát triển mở rộng phạm vi hoạt động quan, doanh nghiệp Sinh viên: Nguyễn Đức Long - QT1001P Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp XD VT Bạch §»ng Thông tin sở để nhà quản lý đưa định quản lý, nhà quản lý phải trao đổi thông tin với cấp cấp để kịp thời nắm bắt tình hình tổ chức từ đưa định đắn kịp thời Thơng tin cịn giúp nhà lãnh đạo trì điều hành, điều chỉnh, quản lý mình, kiểm tra, giám sát trình thực nhân viên thông qua hệ thống mạng thông tin nội Nội dung, quy trình hoạt động cơng tác thơng tin: Bước 1: Thu thập thông tin Tùy theo mục đích sử dụng tính chất vấn đề cần giải phải lựa chọn cho cách thức thu thập thơng tin hợp lý, qua kênh thu thập sau: - Theo ngành, cấp, quan phạm vi nước - Theo hệ thống báo cáo - Qua giao tiếp thu thập sơ cấp - Qua tra cứu văn tài liệu lưu trữ Bước 2: Xử lý thông tin Là tác động chủ quan chủ thể lên liệu thu thập để có thơng tin theo mục đích xác định Để đảm bảo có thông tin mong muốn cần áp dụng phương pháp tổng hợp, phân tích, so sánh, đánh giá Phải xác định thơng tin thơng tin hỗ trợ, biết loại bỏ thông tin thiếu pháp lý Bước 3: Truyền đạt thông tin Cần xác định rõ: Nội dung khối lượng thông tin, thời gian hình thức truyền đạt đối tượng tiếp nhận thơng tin u cầu truyền đạt: Chính xác, đủ, cụ thể, rõ ràng phải chịu trách nhiệm thông tin truyền đạt Bước 4: Bảo quản thông tin Thông tin phải bảo quản lưu trữ cẩn thận, theo phương pháp Sinh viên: Nguyễn Đức Long - QT1001P 10 Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp XD VT Bạch §»ng Để hồn thành mục tiêu Chi nhánh Cơng ty đưa giải pháp cho phịng Hành sau : Đối với tổ chức Văn phòng Xây dựng mơ hình tổ chức máy văn phòng theo hướng gọn nhẹ, chức năng, nhiệm vụ xác định cách cụ thể, rõ ràng điều cần hoàn thiện quan, đơn vị Mặc dù mơ hình phịng Hành trình bày gọi đơn giản, gọn nhẹ song chức năng, nhiệm vụ cần phải phân công cách rõ ràng, cụ thể để tạo tính chun nghiệp quản lý Trưởng phịng chuyên môn sâu nghiệp vụ mà nhân viên phòng thực Trong thời gian tới, Chi nhánh nên tuyển dụng thêm nhân viên để Phịng Hành thực tốt cơng việc giao tránh tải cho nhân viên Phòng Mơ hình văn phịng phải xây dựng cho phù hợp với xu thế, với tình hình phát triển, lĩnh vực kinh doanh doanh nghiệp để khai thác tối đa nguồn lực sẵn có doanh nghiệp Bên cạnh cần phải xây dựng nét văn hố nơi cơng sở trang trọng, lịch sự, nâng cao tinh thần tập thể, đoàn kết giúp đỡ công việc để đạt mục tiêu chung cơng ty Tăng cường đầu tư vào người Cán nhân viên văn phịng khơng thơng thạo chun mơn nghiệp vụ mà phải có kiến thức kinh nghiệm quản lý tổ chức Vì đầu tư vào người việc mà phịng Hành Chi nhánh Cơng ty cần làm người yếu tố quan trọng hàng đầu doanh nghiệp Do khơng hồn thiện người quản lý, lãnh đạo (chính Trưởng, Phó phịng) mà phải hồn thiện nhân viên phịng Đổi mới, hồn thiện cơng tác quản lý, điều hành Chi nhánh Để công việc Cơng ty giải nhanh chóng, xác, hiệu quả, cơng việc cần chun mơn hố phạm vi chức năng, quyền hạn Phải xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc cụ thể giúp cho Sinh viên: Nguyễn Đức Long - QT1001P 61 Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp XD VT Bạch Đằng cụng vic thc hin mt cỏch khoa học, xác, kịp thời Đây vấn đề cốt lõi mà văn phòng phải nắm vững, bám nội dung từ bắt đầu thực đến khắc phục để giúp cho lãnh đạo quan bám trọng tâm, trọng điểm Xây dựng quy chế, quy trình chuẩn cho cơng tác quản lý quan Một quan hoạt động tốt, công việc vận hành đặn, suất tăng cao hoạt động quan phải tuân theo quy chế, quy trình định, tiến tới hoạt động quan quy chế hoá Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin theo hướng đại hóa Ứng dụng cơng nghệ thơng tin đặc biệt phầm mềm quản lý vào công tác văn phòng trở thành xu chung thời đại , đem lại lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp Trong hoạt động quan nên ứng dụng công nghệ thông tin cung cấp, xử lý thơng tin cách nhanh chóng, xác giúp cho công tác đạo, điều hành cách thống nhất, kịp thời, mang lại hiệu cao Tại chi nhánh, trang thiết bị lưu trữ tương đối đầy đủ hiệu đại song trang bị thêm phần mềm tin học quản lý hồ sơ văn nâng cao hiệu nghiệp vụ lưu trữ, tiết kiệm diện tích mặt phịng vừa đảm bảo tính khoa học quản lý hồ sơ, công văn 3.2 Các giải pháp cụ thể 3.2.1 Giải pháp nhân Con người yếu tố quan trọng hàng đầu doanh nghiệp, tổ chức Vì hồn thiện máy quản lý đồng thời với việc hoàn thiện người quản lý, người lãnh đạo cán nhân viên văn phòng Với vai trò quan trọng doanh nghiệp, tổ chức cần phải có giải pháp thiết thực nhằm hồn thiện nâng cao vai trị, trình độ đội ngũ nhân nâng cao hiệu hoạt động văn phịng nói chung Đối với Trưởng phịng : Trong q trình điều hành máy văn phịng Chi nhánh Cơng ty, Trưởng phịng phải tỏ nhà lãnh đạo gương mẫu mi cụng vic, Sinh viên: Nguyễn Đức Long - QT1001P 62 Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp XD VT Bạch Đằng cú nng lc qun lý, điều hành, ln giám đốc phịng ban tin tưởng, tín nhiệm Tuy nhiên để theo kịp phát triển nhanh mạnh khoa học kỹ thuật, đồng thời với việc áp dụng thành tựu vào cơng tác quản lý điều hành phận văn phòng đòi hỏi Trưởng phòng cần phải cung cấp, bổ sung kiến thức chuyên môn cao để giúp giám đốc giải cơng việc chun mơn cách nhanh chóng, hiệu Ngồi bổ sung kiến thức tâm lý quản lý, điều hành cách tạo khơng khí làm việc văn phịng, cách xây dựng văn hóa riêng văn phịng có nhiều kiến thức để nâng cao nghệ thuật quản lý, điều hành Trưởng phịng nhằm khích lệ trì tinh thần làm việc nhân viên, thường xuyên tổ chức giao lưu, trao đổi kinh nghiệm với nhân viên tăng thêm tinh thần đoàn kết học hỏi giúp đỡ công việc Đối với nhân viên: Đối với nhân viên thuộc phận hành nên có kế hoạch tổ chức khoá học bồi dưỡng nghiệp vụ chun mơn cơng tác văn phịng nhằm nâng cao kỹ Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn ngắn hạn, dài hạn, huấn luyện chuyên sâu cho nhân viên cơng tác văn phịng, tổ chức, tạo điều kiện cho nhân viên tham gia học hỏi, trao đổi kinh nghiệm, giao lưu với đơn vị thành viên Tổng Cơng ty nhằm hồn thiện văn phịng vật chất người Ví dụ: Nhân viên Phịng Hành cử người tham gia vào lớp học “ Nâng cao khả làm việc với máy vi tính” Tổng cơng ty TNHH Một thành viên Cảng Hải phịng mở, chi phí Tổng công ty chi trả Hiện số lượng nhân viên phịng Hành cịn mà khối lượng cơng việc nhiều, người phải kiêm nhiệm nhiều việc nên việc giải công việc chưa kịp thời gây ảnh hưởng đến hoạt động chung toàn Chi nhánh Cơng ty Do Chi nhánh cần có chương trình tuyển dụng nhân cho hợp lý, kịp thời, lấp chỗ hổng vị trí làm việc tạo dây truyền cơng việc khép kín, đồng bộ, nâng cao hiệu hoạt động văn phịng tồn Chi nhánh cụng ty Sinh viên: Nguyễn Đức Long - QT1001P 63 Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp XD VT Bạch Đằng Chi nhỏnh cụng ty cú th tổ chức chuyến thăm quan du lịch, dã ngoại để giúp nhân viên giảm căng thẳng cơng việc, tăng tình đồn kết, hiểu thêm đồng nghiệp tạo hội cho họ học hỏi kinh nghiệm 3.2.2 Giải pháp kỹ thuật số nghiệp vụ văn phòng 3.2.2.1 Về cơng tác tham mưu tổng hợp Hiện nay, cơng tác mà phịng Hành thực cịn chưa tốt để khắc phục điều cần có số biện pháp sau: Trước tiên Trưởng phòng cần chủ động việc đề xuất ý kiến với Ban Giám đốc Ban Giám đốc cần kịp thời khen thưởng cán có cố gắng, có tính sáng tạo cơng việc Điều thể dân chủ, khích lệ cố gắng nhân viên thúc đẩy nhân viên thực cơng tác có hiệu Phân cơng công việc rõ ràng, cụ thể nhân viên văn phịng, từ nhân viên chun sâu vào cơng việc đề xuất tham mưu cho lãnh đạo vấn đề liên quan tới nghiệp vụ tốt Trưởng phòng vào kế hoạch chi tiết nhân viên phòng để soạn thảo báo cáo tổng hợp, cần nắm vững nguyên tắc: Thứ nguyên tắc hệ thống: Nguyên tắc đòi hỏi đồng thống kế hoạch theo hệ thống dọc nội dung kế hoạch, cấp với cấp Nguyên tắc thứ hai nguyên tắc ưu tiên: Sự ưu tiên thể chỗ cán văn phịng phải tìm nhiệm vụ trọng tâm kế hoạch, nhiệm vụ cần thực trước để ưu tiên giải Nguyên tắc dự phòng: Nguyên tắc dự phòng đòi hỏi cán văn phòng phải ý tới yếu tố dự phòng thời gian điều kiện cần thiết khác kế hoạch tổng hợp Nếu tuân thủ theo nguyên tắc giúp Trưởng phịng nhân viên có kế hoạch tổng hợp yếu tố như: cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với lực cá nhân Chi nhánh Công ty, phù Sinh viên: Nguyễn Đức Long - QT1001P 64 Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp XD VT Bạch §»ng hợp với mục tiêu hoạt động Chi nhánh, thống biện pháp thực đảm bảo tính khả thi 3.2.2.2 Về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Đây nghiệp vụ chủ yếu văn phịng, đóng vai trị quan trọng quan, tổ chức Với thực tế nay, khơng Phịng hành mà tất phịng ban Chi nhánh cơng ty cần có giải pháp thiết thực để hoàn thiện, nâng cao chất lượng, hiệu cho công tác Nâng cao kiến thức tin học văn phòng điều kiện bắt buộc nhân viên văn thư thời đại nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư việc làm cần thiết, việc đăng ký, quản lý văn đến thực máy vi tính đảm bảo thuận tiện, nhanh chóng khoa học, hệ thống máy vi tính nối mạng nội giúp nhân viên văn thư tốn thời gian, công sức việc chuyển văn đến phịng ban, đơn vị Vì nhân viên văn thư nói riêng tồn nhân viên Chi nhánh cần thơng qua khóa học tin học văn phịng, thơng qua chia sẻ kinh nghiệm đồng nghiệp mà nhân viên văn thư tích lũy cho kiến thức tin học văn phịng để thực việc cơng việc cách nhanh chóng, xác hiệu Về mặt lưu trữ, Chi nhánh Công ty cần phải thực nghiêm túc việc quản lý bảo quản tài liệu, ban hành quy định mang tính bắt buộc tất phòng ban việc tự giác nộp tài liệu vào kho lưu trữ chung theo yêu cầu văn phòng Ngoài nhân viên lưu trữ cần phải thực nghiêm túc quy chế quản lý bảo quản văn bản, đồng thời tăng cường kiểm tra chặt chẽ việc bảo quản tài liệu kho lưu trữ 3.2.3 Về bố trí, xếp nơi làm việc Các điều kiện vật chất nhân tố định đến thành cơng cơng việc văn phịng, điều kiện vật chất đảm bảo đầy đủ, đại tạo mơi trường làm việc hăng say, nhiệt tình nhân viên Vì văn phịng cần đảm bảo điều kiện vật chất Sinh viªn: Ngun §øc Long - QT1001P 65 Mét sè biƯn ph¸p gãp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp XD VT Bạch Đằng Ti Chi nhánh Cơng ty, Phịng Hành đảm nhận cơng việc đón tiếp khách tới Chi nhánh Cơng ty làm việc phịng tiếp khách mặt cơng ty, hình mẫu việc xếp bố trí phịng làm việc để phịng ban đơn vị cơng ty đơn vị bạn nhìn vào học tập Do hồn thiện bố trí phòng tiếp khách việc làm cần thiết cần nên bố trí phịng tiếp khách riêng làm vách ngăn, ngăn đơi phịng để khơng làm ảnh hưởng tới công việc nhân viên gián đoạn tiếp xúc với khách khách hàng thấy bố trí hợp lý khơng gian phòng Màu sắc ánh sáng phòng cúng ảnh hưởng đến tâm lý làm việc nhân viên Ánh sáng phòng tối, sử dụng ánh sáng điện, phịng làm việc có cửa sổ khơng mở, cho thấy phịng làm việc khơng sử dụng ánh sáng tự nhiên kết hợp với sơn màu vàng làm ấm phòng dễ gây mệt mỏi.Vì cần phải có kết hợp ánh sáng tự nhiên ánh sáng nhân tạo để tạo môi trường làm việc động ngồi cịn tiết kiệm điện Trang thiết bị làm việc: Nếu thiết bị ngày đại, đa chức trợ thủ đắc lực cho việc tối ưu hoá hoạt động người lĩnh vực trang thiết bị làm việc có ảnh hưởng lớn đến hiệu cơng việc cần phải có giải pháp cải tiến theo hướng đại, nâng cấp trang thiết bị làm việc văn phòng Hiện thiết bị làm việc văn phòng trang bị đầy đủ, phận trang bị máy vi tính, máy in, điện thoại, tủ đựng hồ sơ tài liệu thiết bị chuyên dùng khác song số thiết bị cũ kỹ chưa thay dẫn đến hỏng hóc thường xuyên gây ảnh hưởng đến q trình thực cơng việc văn phịng, ảnh hưởng đến hoạt động chung tồn cơng ty Vì văn phịng cần phải thay thế, nâng cấp trang thiết bị, bổ sung, bố trí vào vị trí hợp lý, thuận lợi cho tác nghiệp hnh chớnh Sinh viên: Nguyễn Đức Long - QT1001P 66 Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp XD VT Bạch Đằng KT LUN Vn phũng ang ngy khẳng định rõ vai trị hoạt động quan, doanh nghiệp Một doanh nghiệp muốn tồn phát triển bền vững, song song với việc phát triển ổn định kinh tế cần phải có ổn định thống quản lý Để thực điều trước tiên phải làm tốt cơng tác văn phịng Văn phịng trợ thủ đắc lực cho nhà lãnh đạo, mặt quan, đơn vị văn phịng khơng thể thiếu quan tổ chức Hoạt động văn phịng Hành Chi nhánh Cơng ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phịng – Xí nghiệp XD VT Bạch Đằng không vận dụng rập khuôn lý luận mà vận dụng linh hoạt, phù hợp với thực tế Chi nhánh Công ty Trong giai đoạn săp tới, Chi nhánh Công ty tiến tới Cổ phần hóa doanh nghiệp, Chi nhánh cơng ty phải đối mặt với thách thức địi hỏi thời gian tới Chi nhánh phải khơng ngừng đổi phương thức hoạt động cho phù hợp với mơ hình hoạt động Vì thế, hoạt động văn phòng cần phải nâng cao để phù hợp với yêu cầu phát triển Chi nhánh Công ty Muốn nâng cao hiệu hoạt động văn phịng Chi nhánh Cơng ty phải nắm rõ thực trạng hoạt động văn phòng Chi nhánh Cơng ty khóa luận tập trung nghiên cứu, phân tích vị trí, chức năng, nhiệm vụ phận văn phịng Chi nhánh Cơng ty, khóa luận sâu phân tích thực trạng hoạt động văn phịng đơn vị, trọng tâm cơng tác thơng tin báo cáo, công tác tham mưu tổng hợp, công tác văn thư – lưu trữ, công tác hậu cần tổ chức họp, hội nghị Từ đưa kết đạt được, hạn chế nguyên nhân hạn chế Từ việc phân tích thực trạng hoạt động văn phịng Cơng ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phịng – Xí nghiệp XD VT Bạch Đằng, khóa luận đưa phương hướng, giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phịng Chi nhánh Cơng ty Sinh viên: Nguyễn Đức Long - QT1001P 67 Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp XD VT Bạch §»ng Trên sở kết hợp phương pháp nghiên cứu, khoá luận kiểm chứng giả thuyết ban đầu hoạt động văn phịng Chi nhánh Cơng ty Khóa luận rằng: Cơng ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phịng – Xí nghiệp XD VT Bạch Đằng đạt nhiều kết quả, khắc phục khó khăn giai đoạn khủng hoảng kinh tế, có đóng góp lớn Văn phịng Các chức năng, nhiệm vụ nghiệp vụ văn phòng thực Văn phịng Chi nhánh Cơng ty thống với khái quát lý luận Các hoạt động văn phòng Chi nhánh Cơng ty hoạt động thực có hiệu quả, nghiệp vụ tuân theo quy định chung ban hành Tuy nhiên hoạt động văn phòng phải đối mặt với yếu định khả cập nhật với công nghệ thơng tin cịn hạn chế, chưa quan tâm kịp thời, Để khắc phục yếu điểm văn cần phải có giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng cách tốt Sinh viên: Nguyễn Đức Long - QT1001P 68 Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp XD VT Bạch Đằng TI LIU THAM KHO H Ngc Cn (2003), Cẩm nang Tổ chức quản trị hành văn phịng, Nxb Tài Chính, Hà Nội Bùi Thị Thanh Nhàn (2009), Bài giảng Quản trị văn phòng, QT1001P, ĐHDL Hải Phịng Học viện hành (2008), Giáo trình Thư ký lãnh đạo quan tổ chức, Nxb Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội Chi nhánh Cơng ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phịng – Xí nghiệp XD VT Bạch Đằng (2009), Quy chế, định, báo cáo Một số tài liệu tham kho khỏc Sinh viên: Nguyễn Đức Long - QT1001P 69 Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp XD VT Bạch Đằng MC LC Trang Li cm ơn Danh mục từ viết tắt hệ thống bảng biểu PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích nghiên cứu Phạm vi đối tượng nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đóng góp khóa luận vào hoạt đơng thực tiễn văn phịng Bố cục khóa luận: CHƢƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÕNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG 1.1 Lý luận chung văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Vai trò văn phòng 1.1.3 Chức văn phòng 1.2 Lý luận hoạt động văn phòng 1.2.1 Các nội dung hoạt động văn phòng 1.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu hoạt động văn phòng 17 1.2.3 Quản trị văn phòng 20 Tiểu kết Chương 21 CHƢƠNG 2: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG Ở CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẢNG HẢI PHÕNG - XÍ NGHIỆP XẾP DỠ VÀ VẬN TẢI BẠCH ĐẰNG TẠI HẢI PHÕNG 22 2.1 Giới thiệu khái quát Chi nhánh công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phịng – Xí nghiệp Xếp dỡ Vận tải Bạch Đằng 22 Sinh viên: Nguyễn Đức Long - QT1001P 70 Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp XD VT Bạch Đằng 2.1.1 Quỏ trỡnh phỏt trin Chi nhỏnh Cụng ty TNHH thành viên Cảng Hải Phịng – Xí nghiệp Xếp dỡ Vận tải Bạch Đằng 22 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh chi nhánh 23 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Chi nhánh Cơng ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phịng - Xí nghiệp Xếp dỡ Vận tải Hải Phịng 25 2.1.4 Kết hoạt động Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải phịng - Xí nghiệp Xếp dỡ Vận tải Bạch Đằng: 28 2.2 Giới thiệu khái qt Phịng Hành Chi nhánh Cơng ty TNHH thành viên Cảng Hải Phịng – Xí nghiệp Xếp dỡ Vận tải Bạch Đằng 33 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ Phòng Hành 33 2.2.2 Cơ cấu tổ chức phịng Hành chi nhánh Cơng ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phịng - Xí nghiệp XD VT Bạch Đằng 35 2.3 Nội dung hoạt động văn phòng Chi nhánh Cơng ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phịng – Xí nghiệp Xếp dỡ Vận tải Bạch Đằng 40 2.3.1 Nghiệp vụ thu thập xử lý thông tin 40 2.3.2 Nghiệp vụ văn thư 44 2.3.3 Nghiệp vụ tiếp nhận quản lý văn 46 2.3.4.Nghiệp vụ quản lý sử dụng dấu 51 2.3.5 Nghiệp vụ lưu trữ 52 2.3.6 Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách 54 2.3.7 Nghiệp vụ cung cấp trang thiết bị, điều kiện làm việc 55 2.3.8 Nghiệp vụ tổ chức Hội họp 57 Tiểu kết chương 59 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẢNG HẢI PHÕNG - XÍ NGIỆP XD VÀ VT BẠCH ĐẰNG 60 3.1 Định hướng chung 60 3.2 Các giải pháp cụ thể 62 Sinh viªn: Ngun §øc Long - QT1001P 71 Mét sè biƯn ph¸p gãp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp XD VT Bạch Đằng 3.2.1 Giải pháp nhân 62 3.2.2 Giải pháp kỹ thuật số nghiệp vụ văn phòng 64 3.2.3 Về bố trí, xếp nơi làm việc 65 KẾT LUẬN 67 TÀI LIỆU THAM KHẢO 69 Sinh viên: Nguyễn Đức Long - QT1001P 72 Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp XD VT Bạch Đằng LI CM N Em xin gửi lời cảm ơn tới nhà trường thầy cô Bộ môn Quản trị Kinh doanh Trường ĐHDL Hải Phòng giảng dạy kiến thức lý luận, nghiệp vụ suốt năm qua Em xin chân thành cảm ơn bảo, giúp đỡ nhiệt tình cán bộ, nhân viên Phịng Hành Chi nhánh Cơng ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phịng - Xí nghiệp Xếp dỡ Vận tải Bạch Đằng giải đáp thắc mắc hoạt động văn phòng để em hồn thành khố luận Đặc biệt, em xin cảm ơn nhận xét, góp ý, bảo tận tình giáo hướng dẫn - TS Trần Thị Thanh Thuỷ, giảng viên Học viện Hành q trình em viết hồn thành Khố luận Hải Phịng, ngày 15 tháng 06 năm 2010 Sinh viờn Nguyn c Long Sinh viên: Nguyễn Đức Long - QT1001P 73 Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp XD VT Bạch Đằng CC T VIT TẮT TNHH : Trách nhiệm hữu hạn XD VT : Xếp dỡ Vận tải TTLT : Thông tư liên tịch BNV : Bộ Nội Vụ CBCNV : Cán b cụng nhõn viờn Sinh viên: Nguyễn Đức Long - QT1001P 74 Xác định hình thức nội dung văn Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp XD VT Bạch Đằng H THNG S , BNG BIU Hình Nội dung Trang 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức Chi nhánh Công ty 25 2.2 Bảng kê nhân Chi nhánh Công ty 27 2.3 Kết hoạt động kinh doanh 29 2.4 Sơ đồ cấu tổ chức Phịng Hành 35 2.5 Bảng kê thiết bị văn phịng 40 2.6 Quy trình soạn thảo văn 45 2.7 Quy trình sử lý văn đến 46 2.8 Mẫu bìa sổ đăng ký “ Văn đến” 48 2.9 Mẫu nội dung đăng ký “ Văn đến” 49 2.10 Mẫu sổ đăng ký “ Văn bn i 50 Sinh viên: Nguyễn Đức Long - QT1001P 75 ... cần có biện pháp cụ thể Văn phòng Chi nhánh hoạt động đạt hiệu cao nên em chọn đề tài: “ Một số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Cơng ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phịng... 20 Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp XD VT Bạch Đằng 1.2.3.2 Mc tiờu ca quản trị văn phòng - Quản trị văn. .. kinh doanh khác Chi nhánh Công ty Sinh viên: Nguyễn Đức Long - QT1001P 26 Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp