Đang tải... (xem toàn văn)
ôn tập quản trĩ học
Câu 1: Có nhiều định nghĩa khác nhau về quản trị,các định nghĩa đều có lquan đến 1 số nét chính. Hãy nêu các định nghĩa khác nhau, liệt kê một số ý chính liên quan đến định nghĩa này. • Quản trị là hoạt động có hướng của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý nhằm đạt được những kết quả cao nhất. • Quản trị là tiến trình làm việc với con người nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong 1 môi trường luôn thay đổi, trọng tâm trong quá trình này là sử dụng hiệu quả nguồn lực có hạn. • Quản trị là lãnh đạo trên cơ sở hoạch định, tổ chức, nhân sự, điều khiển và ktra nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. Các định nghĩa đều liên quan đến 1 số nét chính: • Làm việc với nhau và thông qua người khác • Hoàn thành 1 mục tiêu chung của tổ chức • Khai thác tối đa những nguồn tài nguyên có hạn • Luôn xem xét đến những kết quả và hiệu quả • Đối phó và thích ứng môi trường biến đổi Rõ ràng khi cá nhân tự mình hoạt động thì k cần phải làm công việc quản trị, trái lại công việc quản trị cần thiết khi có nhiều người cùng kết hợp làm việc cùng nhau, cùng hoàn thành mục tiêu chung nhất, quan trọng nhất của tổ chức. Để đạt đến được mục tiêu chung 1 cách hoàn thiện thì hoạt động quản trị phải luôn xem xét đến kết quả và hiệu quả, tạo ra những hoạt động cần thiết để có được hiệu suất cao nhất trong môi trường luôn biến đổi Khái niệm phổ biến nhất: Quản trị là hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi nhiều người kết hợp nhau trong 1 tổ chức nhằm hoàn thành mục tiêu chung. Câu 2: Hiệu quả và Kết quả là gì? So sánh giữa hiệu quả và kết quả, nêu nhận xét Kết quả Đạt được mục tiêu hoàn thành nhiệm vụ dc giao. Là đại lượng tuyệt đối có được sau 1 thời kỳ, không so sánh với chi phí bỏ ra với thang đo: căn cứ vào yêu cầu, con số. gắn liền với mục tiêu, mục đích là làm đúng việc Hiệu quả Tương quan so sánh đầu vào và đầu ra. Là đại lượng tương đối so sánh giữa kết quả và chi phí bỏ ra để có được kết quả đó hay thu về so sánh với các hy sinh để có được. gắn liền với phương tiện, mục đích là làm được việc. Tỷ lệ nghịch với chi phí và tỷ lệ thuận với kết quả Nhận xét: Quản trị nhằm đạt được kết quả với hiệu quả cao ( làm thế nào để hoàn thành mục tiêu của tổ chức với chi phí thấp nhất) - Làm đúng việc: cho dù làm việc không phải với cách tốt nhất nhưng vẫn tốt hơn là làm k đúng việc cho dù nó tiến hành 1 cách tốt nhất. - Điều tốt nhất trong quản tri là khi làm đúng việc ( hoàn thành mục tiêu tổ chức) và làm được việc ( chi phí thấp nhất) Ví dụ: A và B cùng làm công việc phát tờ rơi trong 7 ngày số lượng càng nhiều càng tốt. A phát 5 ngày đầu , B bắt đầu phát 3 ngày sau. Kết quả: A phát 500 tờ trong 5 ngày. B phát 400 tờ trong 2 ngày như vậy A phát nhiều hơn B. Xét về hiệu quả. A phát 1 ngày 100 tờ. B phát được 1 ngày 200 tờ. nghĩa là B phát dc nhiều hơn A trong 1 ngày. B làm việc hiệu quả hơn. Câu 3:Khái niệm Nhà quản trị. Vẽ sơ đồ và trình bày nội dung phân cấp quản trị của Stephen P.Robin Nhà quản trị: là người làm việc trong 1 tổ chức có trách nhiệm điều khiển công việc của những người khác nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức Nội dung phân cấp quản trị: 2 QTV cấp cao: chủ tịch HDQT, tổng giám đốc : chịu trách nhiệm về những thành quả cuối cùng, xây dựng chiến lược, kế hoạch hành động và phương hướng phát triển của tổ chức. QTV cấp trung: trưởng phòng, quản đốc, cửa hàng trưởng: Đưa ra các quyết định chiến thuật để thực hiện kế hoạch và chính sách của tổ chức, phối hợp hoạt động các công việc để hoàn thành mục tiêu chung. QTV cấp cơ sở: tổ trưởng, nhóm trưởng: Hướng dẫn đốc thúc, điều hành công nhân Câu 4:Theo Henry Minterberg, nhà quản trị có vai trò gì? Hãy liệt kê từng vai trò và tình huống thực hiện của nhà quản tri. 3 Câu 5:chức năng và nhiệm vụ của nhà quản trị Chức năng Nhiệm vụ chủ yếu Hoạch định -Xác định mục tiêu và phương hướng phát triển của tổ Lĩnh vực Vài trò Tình huống hoạt động Tương quan nhân sự Pháp nhân chính Trong các cuộc nghi lễ, ký kết văn bản, hợp đồng với khách hàng Người lãnh đạo Chỉ dẫn, ra lệnh, động viên tạo ra điều kiện thuận lợi để người dưới quyền thực hiện tốt công việc Người liên lạc Phát huy các mối liên hệ, quan hệ nhằm gắn liền cả bên trong lẫn bên ngoài Thông tin Phát ngôn(đối ngoại) Hiện thực hóa và cung cấp các thông tin cho các nhân vật có liên quan(khách hàng, công chúng,báo đài ) Phổ biến thông tin(đối nội) Thông tin được truyền đi 1 cách nguyên xi hoặc có thể được xử lý bởi người lãnh đạo, các thông tin này sẽ giúp cấp dưới thực hiện tốt nghĩa vụ của họ Thu nhập và tiếp nhận thông tin Thiết lập hệ thống thu thập thông tin có hiệu quả cho phép biết được diễn biến môi trường bên trong và bên ngoài. Quyết định Doanh nhân Khới xướng các dự án mới về hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh,chấp nhân rủi ro Người hòa giải xung đột Hòa giải các xung đột, mâu thuẫn trong nội bộ giữa các thuộc cấp Phân bổ tài nguyên Quyết định về việc phân bổ và sử dụng nguồn lực(cơ sở vật chất,máy móc,nhân sự,tài chính….) cho các hoạt động sản xuất Thương thuyết Thay mặt cho tổ chức trong các cuộc thượng nghị về hợp đồng kinh tế hoặc các quan hệ với các đối tác và tổ chức liên quan. 4 chức. -Thiết lập mục tiêu hoạt động cho tổ chức. -Lập ra lịch trình hoạt động. -Đề ra các biện pháp kiểm soát. -Cải tiến tổ chức. Tổ chức -Nhận thức rõ mục tiêu tổ chức đã hoạch định. -Xác lập sơ đồ tổ chức. -Mô tả nhiệm vụ từng bộ phận. -Xây dựng các tiêu chuẩn hoạt động. -Xác định các tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên. -Chính sách sử dụng nhân viên, -Định biên. Lãnh đạo -Ủy quyền cho cấp dưới. -Giải thích đường lối chính sách. -Huấn luyện và động viên. -Giám sát và điều hành. -Thiết lập hệ thống thông tin có hiệu quả. -Thiết lập mối quan hệ mật thiết bên trong tổ chức cũng như giữa tổ chức với bên ngoài. Kiểm tra -Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra. -Lịch trình kiểm tra, đối chiếu và so sánh (tiêu chuẩn-thực hiện). -Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch. -Các biện pháp sửa sai. Câu 6:Theo Robert Kazt, hãy nêu tên với yêu cầu và ảnh hưởng của từng kỹ năng. Vẽ sơ đồ kỹ năng của nhà qtri với các cấp trong tổ chức. Nhận xét Nhà quản trị ở bất kì cấp nào cũng cần phải có 3 kỹ năng sau: Kỹ năng Nội dung Ảnh hưởng Tư duy - Năng lực phân tích. Giúp cho việc hoạch 5 (nhận thức) định (đặc biệt là xác định mục tiêu và lập các kế hoạch chiến lược), tổ chức thực hiện. - Suy nghĩ logic. - Khái niệm và khái quát hóa những quan hệ phức tạp giữa cá sự vật hiện tượng. - Đề ra những ý tưởng và giải quyết các vấn đề. - Có khả năng phân tích cá sự kiện và các xu thể để đoán trước những thay đổi và thời cơ. Quan hệ (nhân sự) - Có kiến thức về hành vi con người và quá trình tương quan giữa các cá nhân. Giúp cho việc thiết lập các quan hệ với cấp trên,cấp dưới,với đồng sự và bên ngoài tổ chức.Kỹ năng này phải trở thành 1 hoạt động lien tục và nhất quán của nhà quản trị - Có năng lực trong việc hiểu biết,cảm giác,thái độ và động cơ của người khác. - Có năng lực trong việc thiết lập các mối quan hệ hợp tác, khéo léo, ngoại giao và hiểu biết các hành vi dc chấp nhận bởi xã hội. Kỹ thuật ( nghiệp vụ) - Các kiến thức về phương pháp, quy trình, thủ tục và kỹ thuật để thực hiện công việc chuyên môn. Giúp cho việc chỉ đạo, điều hành công việc, kiểm soát và đánh giá năng lực cấp dưới. - Có năng lực trong việc sử dụng các công cụ và thiết bị. Kết luận: Quan sát hình vẽ trên ta thấy cấp quản trị càng cao thì yêu cầu tư duy càng nhiều, cấp quản trịcàng thấp thì yêu cầu khả năng tác nghiệp càng nhiều. kỹ năng nhân sự thì mức độ cần thiết là bằng nhau ở mọicấp Câu 7: Vì sao hoạt độn quản trị vùa mang tính nghệ thuật vừa mang tính khoa học Quản trị vừa có tính khoa học vừa có tính nghệ thuật. 6 Tính Khoa học của quản trị thể hiện 1. Quản trị phải đảm bảo phù hợp với sự vận động của các quy luật tự nhiên, xã hội 2. Trên cơ sở đó mà vận dụng tốt nhất các thành tựu khoa học, triết học, kinh tế học, toán học, tin học… và các kinh nghiệm trong thực tế vào thực hành 3. Quản trị phải dảm bảo phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của mỗi tổ chức. Điều đó có nghĩa người quản trị vừa phải kiên trì các nguyên tắc vừa phải vận dụng 1 cách linh hoạt nhựng phương pháp, kỹ thuật quản trị phù hợp từng điều kiện, hoàn cảnh nhất định. Ví dụ: Microsoft quản lý bằng phương pháp giao việc, khoán việc và lấy kết quả thực hiện nhiệm vụ là tiêu chí hướng đến mục tiêu cuối cùng. Đây là hình thức phổ biến trong kinh tế thị trường hiện nay đặc biệt đối với các doanh nghiệp làm ra sản phẩm. • Khi nv phạm sai lầm nếu đó là sai lầm hợp lý cho việc theo đuổi làm tăng thị phần thì hãy ca ngợi điều đó và sử dụng chúng như 1 tấm gương nếu bạn muốn ngkhác cũng làm nvay • Yêu cầu nv hang ngày phải báo cáo điều họ đang làm • Khi 1 nv từ chối rủi ro để làm tăng thị phần thì hãy giáng cấp nhân viên đó.Việc giáng cấp cũng là cách chuyển quan điểm tới các nhân viên Quản trị cũng có tính nghệ thuật. Nhà quản trị phải hiểu biết lý thuyết quản trị, nhưng để có thể quản trị hữu hiệu, nhà quản trị phải biết linh hoạt vận dụng các lý thuyết vào những tình huống cụ thể. Tính nghệ thuật của quản trị có thể được thể hiện qua nghệ thuật sử dụng người, nghệ thuật trong đàm phán, ra quyết định quản trị Ví dụ: Microsoft luôn muốn làm cho nv mình thật thoải mái và sung sướng nhất có thể trong công việc. Để như vậy họ cho tất cả nv chính thức có văn phòng riêng của mình, còn những người thực tập thì dùng chung một văn phòng, trong đó 7 mỗi người để có không gian riêng của mình. Với cách quản lý như vậy, nhân viên sẽ phát huy hiệu suất làm việc. Câu 8: Trình bày quan điểm nhận thức chính về con người và hướng quan t6am của các trường phái lý thuyết quản trị cổ điển khoa học, trường phái tổng quát và trường phái tâm lý xã hội? cho biết các tác giả nổi bật. Trường phái quản trị khoa học ( 1911): • Tác giả tiêu biểu: Frdick Winslow Taylor, Henry Gantt và ông Gillbreth. • Quan điểm nhận thức về con người: duy lý-mang nặng bản chất kinh tế. • Quan tâm đến vấn đề năng suất và chủ trương: - Tổ chức lao động khoa học thay đổi cho lối làm việc theo kinh nghiệm, bản năng của công nhân. - Xác định chức năng hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát là chức năng chủ yếu của nhà quản trị. • Các phê phán chủ yếu: có quan niệm chưa đúng về tác phong con người, biện pháp tăng năng suất mang tính cứng rắn. Trường phái quản trị tổng quát (1915): tác giả tiêu biểu: Henry Fayol (Pháp) và Max Weber ( Đức). Henry Fayol: Quan tâm đến năng suất tuy nhiên họ quá đề cao vai trò của công tác quản trị tổng quát, coi đó là 1 trong 6 chức năng hoạt động của doanh nghiệp và là yếu tố quyết định năng suất của công nhân. Xác định 5 chức năng chủ yếu của nhà quản trị tổng quát là: dự báo, lập kế hoạch, tổ chức, bố trí nhân sự và kiểm tra. ۞14 nguyên tắc định hướng cho công tác quản trị tổng quát của Henry Fayol 8 Phân chia công việc. Quyền hạn đi đôi với trách nhiệm. Tính kỷ luật. Thống nhất chỉ huy. Thống nhất điều khiển. Tập trung quyền hành. Lợi ích cá nhân hòa hợp với lợi ích tập thể. Thù lao phải thỏa đáng. Trật tự người và vật. Đối xử phải công bằng. Bố trí công việc phải ổn định. Khuyến khích sáng tao. Tinh thần đồng đội. Max Weber: đề xuất bộ máy quản trị theo kiểu thư lại với các đặc trưng chủ yếu sau: • Mọi hoạt động của tổ chức đều căn cứ vào văn bản quy định trước. • Chỉ có những người có chức vụ mới được giao quyền quyết định. • Chỉ có những người có năng lực mới dc giao nhiệm vụ. • Mọi quyết định trong tổ chức đều phải mang tính khách quan. Các mặt hạn chế của lý thuyết cổ điển: • Quan niệm xí nghiệp là 1 hệ thống khép kín. • Chưa chú trọng đúng mức đến con người. 9 • Biện pháp tăng năng suất lao động ra đời mang tính cứng rắn. Trường phái tâm lý xã hội ( 1932 ở mỹ) • Tác giả mở đường: Marry Paker, Elton Mayo (thí nghiệm tại Hawthorne) và các tác giả quan trọng khác như Abraham Masslow (lý thuyết về thứ bậc nhu cầu), Doughlas Mc.Gregor (lý thuyết quan hệ con người). • Quan điểm: yếu tố tinh thần của người lao động có ảnh hưởng quyết định đến hành vì và năng suất. Quan hệ giữa người lãnh đạo và người dưới quyền: -Cách giám sát. -Sự quan tâm đôi với người lao động, sự tôn trong ý kiến và sáng kiến của họ. • Đạo đức của người lao động (sự quan tâm gắn bó của người lao động với sự tồn tại và phát triển của tập thể, của nhóm, sự tôn trọng chuẩn mực chung của tập thể). • Những chuẩn mực không chính thức của nhóm và những thủ lĩnh không chính thức. Câu 9: Tác giả lý thuyết Quản trị theo thuyết Z và đặc điểm nổi bật: tác giả là William ouchi (Người Mỹ gốc Nhật) Tư tưởng của W.ouchi là đề cao vai trò tập thể trong 1 tổ chức. Ông chủ trương trong quá trình điều khiển k nên áp đặt từ trên xuống, để nhân viên tự xử sự cho phù hợp từng tình huống, mọi ng dc tham gia vào quyết định chung vì quyết định tập thể thường sáng suốt hiệu quả hơn cá nhân. • Tuyển dụng lâu dài • Cộng đồng quyết định • Cá nhân chịu trách nhiệm • Tăng lương và thăng tiến chậm 10 . hậu quản khó lường. Quản trị có mối liên hệ hữu cơ với thông tin, không có thông tin, nhà quản trị không thể lãnh đạo cóhiệu quả Câu 13: Ra quyết định quản. các nhân viên Quản trị cũng có tính nghệ thuật. Nhà quản trị phải hiểu biết lý thuyết quản trị, nhưng để có thể quản trị hữu hiệu, nhà quản trị phải biết