Đang tải... (xem toàn văn)
Tình hình thực tế của công ty nói chung và công tác thư ký, văn thư, lưu trữ nói riêng
Lời mở đầuRa i v phỏt trin cựng vi s xut hin v tn ti ca nn cụng nghip hoỏ hin i hoỏ nc ta nờn ngnh vn th ó tr thnh mt cụng c qun lý cú hiu qu.Cụng tỏc vn th l mt b phn gn lin vi hot ng ch o, iu hnh cụng vic ca cỏc c quan cỏc t chc, nú l mt hot ng m bo thụng tin bng vn bn. Phc v cho s lónh o v iu hnh ca th trng c quan n v. Chớnh vỡ th m cụng tỏc vn th c xỏc nh l mt hot ng ca b mỏy qun lý nh nc núi chung. Trong vn phũng cụng tỏc vn th l mt ni dung quan trng khụng th thiu c, nú chim mt phn ln trong ni dung hot ng ca vn phũng nhm ỏp ng v hon thin theo kp s phỏt trin ca cỏc nc trờn th gii.Cng chớnh vỡ iu ú m cụng tỏc vn th trong c quan, cỏc t chc ngy cng c quan tõm hn. c bit l trong cụng cuc ci cỏch hnh chớnh nh nc, cụng tỏc vn th l mt trong nhng trng tõm tp trung i mi. Nhn thc c vn ú cựng vi nhng kin thc tip thu c ti nh trng, trong thi gian thc tp tỡm hiu cụng tỏc t chc vn th ti Cụng ty xõy dng cụng trỡnh giao thụng 118. Em ó la chn ti vn th cho lun vn tt nghip ca mỡnh. Do thi gian v trỡnh nghiờn cu cũn nhiu hn ch lun vn cú th khụng tỏnh khi nhng thiu sút. Em rt mong nhn c s úng gúp ý kin ca thy cụ giỏo v b mụn lun vn ca em hon thin hn.Qua õy, em xin chõn thnh cm n thy cụ giỏo trong b mụn vn th, c bit l cụ giỏo Phựng Th Phng Liờn cựng cỏc cụ, cỏc chỳ, anh ch phũng hnh chớnh ca Cụng ty C Phn Xõy Dng Cụng Trỡnh Giao Thụng 118 ó giỳp em hon thin lun vn ny.1 Bản thu hoạch thực tập đợcchia làm 4 phần Phn I: Chc nng nhim v c cu t chc ca cụng ty v vn phũng cụng ty.1. Chc nng v nhin v ca cụng ty.2.2. C cu t chc ca Cụng ty.Phn II: Tỡnh hỡnh thc t ca cụng ty núi chung v cụng tỏc th ký, vn th, lu tr núi riờng.1. Tỡnh hỡnh thc t chung ca Cụng ty.2. Cụng tỏc th ký.3. Cụng tỏc vn th.4. Cụng tỏc lu tr.Phn III: Mt s ý kin nhm hon thin cụng tỏc th ký, vn th, l tr ca cụng ty. 1. ỏnh giỏ chung v khõu cụng vic.2. xut cỏc bin phỏp phỏt huy, khc phc.Phn IV: Nhn xột ca Cụng ty v kt qu thc tp ca sinh viờn.1. ý thc t chc k lut.2. Hiu qu cụng vic trong thi gian thc tp.3. Xp loi.4. Thang im.5. Ch ký ca lónh o trong Cụng ty thc tp.2 PhÇn II. Chức năng nhiệm vụ của cơ cấu tổ chức công ty 1. Chức năng nhiệm vụ của công ty. Công ty Cổ phần XD-CTGT 118 là một cơ quan nhà nước được thành lập căn cứ vào quyết định số 528/ 2001/ QĐ / BGTVT ngày 28 tháng 02 năm 2001 của Bộ GTVT về việc chuyển đổi doanh nghiệp nhà nước công ty công trình Giao thông 118 thành Công ty cổ phần XD- CTGT 118.- Nhiệm vụ chủ yếu của công ty.Phục vụ đổi mới mạnh mẽ toàn diện ở tất cả mọi khâu về con người, công nghệ, thiết bị, hệ thống quản lý, ngành nghề . để nâng cao đời sống cho con người. 2.Cơ cấu tổ chức của công ty và phòng hành chính.2.1Cơ cấu tổ chức của công ty.Công ty Cổ phần XD- CTGT 118 là do giám đốc phụ trách, giúp việc cho giám đốc là 4 phó Giám đốc và các phòng ban gồm có:- Văn phòng Hành chính.- Phòng Tài chính Kinh tế.- Phòng Kinh tế thị trường. - Phòng Quản lý thiết bị.- Phòng Công nghệ Kinh tế Đầu tư.- Phòng Công Đoàn. 2.2 Cơ cấu của văn phòng hành chính: Gồm có: Chánh văn phòng là người lãnh đạo văn phòng tham mưu về tuyển dụng đào tạo nhân lực 01 . Phó văn phòng phụ trách theo dõi công tác LĐTL 01 . Cử nhân luật chuyên về công tác BHLĐ, chuyên viên pháp luật 01. Thống kê chế độ chính sách kiêm văn thư lưu trữ 01. Thống kê LĐTL 01. Quản trị hành chính đời sống 01. Nhân viên nấu kiêm tạp vụ 01. Nhân viên lái xe con 03. Nhân viên bảo vệ trong giờ hành chính, trực tổng đài, sao chép tài liệu 01 và người làm bảo vệ của công ty 02. 3 Sơ đồ tổ chức. 4Phó văn phòngNhân viên quản trị đời sống Cán bộ BHLĐ, chuyên viên pháp luật Nhân viên chế độ chính sách kiêm văn thưNhân viên thống kê lao động tiền lươngNhân viên bảo vệ , trực tổng đài , sao chép tài liệuNhân viên bảo vệ trực điện nướcNhân viên nấu ăn kiêm tạp vụNhân viên lái xe conChánh văn phòng Phần IITình hình thực tế về công tác văn thư ở Công ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 118 1. Khái quát tình hình Công ty. 1.1 Qúa trình hình thành và phát triển Công ty. Tiền thân của Công ty Cổ Phần Xây Dưng Công Trình Giao Thông 118 được thành lập từ tháng 10 năm 1982 có nhiệm vụ tiếp nhận một phần các máy móc,thiết bị do Liên Xô viện trợ để thi công các công trình giao thông đường sắt, đường bộ thuộc khu đầu mối và vành đai Hà Nội. Năm 1983 Công ty đổi tên thành Công trường 212, sau đó lấy tên là đường bộ 118. Đến năm 1993 đổi tên thành Công ty Công Trình Giao Thông 118 trực thuộc Tổng Công ty Xây Dựng Công trình Giao Thông I- Bộ Giao Thông vận Tải. Từ năm 1999 đến nay, công ty đã đổi mới mạnh mẽ toàn diện ở tất cả mọi khâu về con người, công nghệ, thiết bị, hệ thống quản lý, ngành nghề . vì thế đã tạo ra những bước tiến nhẩy vọt. Sau 3 năm đổi mới, sản lượng 2001 đã tăng gần 10 lần so với năm 1998 và có nền tảng tài chính ổn định, lành mạnh. Tháng 1 năm 2002 công ty tiến hành chuyển đổi hình thức sở hữu, từ một doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập thành công ty Cổ Phần thuộc Tổng Công ty Xây dựng CTGT 1 Bộ giao thông vận tải, đổi tên thành công ty cổ phần Xây dựng CTGT 118- Quyết định thành lập và hoạt động từ ngày 01 tháng 01 năm 2002. Trong quá trình hoạt động, Công ty đã tham gia thi công nhiều dự án lớn của quốc gia như: Đường Bắc Thăng Long - Nội Bài, Quốc lộ 5, Quốc lộ 18, vành đai 3 Hà Nội . Hiện nay, công ty đang đồng thời thi công các dự án lớn như: Dự án mở rộng quốc lộ 1A, dự án xây dựng đường Hồ Chí Minh, các hạng mục hạ tầng nhà máy lọc dầu Dung Khuất vào khu công nghiệp Dung Khuất, đường vào thuỷ điện Đại Ninh, công trình 353 cầu Dào Đồ Sơn, Đông Hà- Huế, công trình Long An, Khách sạn Đông Dương . và hàng loạt các công trình giao thông ở các địa phương trong cả nước. Tất cả các công trình giao thông công ty thi công đều đạt chất lượng cao, hoàn thành đúng tiến độ, đẹp về mỹ thuật, đa dạng về sản phẩm, được chủ đầu tư và Tổng công ty xây dựng CTGT 1 đánh giá cao. Đồng thời công ty đang xúc tiến đấu thầu hàng loạt các dự án có giá trị lớn thuộc các lĩnh vực xây dựng cầu, đường, bến cảng, theo nhiều hình thức và nguồn vốn. Tiếp tục đổi mới hoàn thiện, đa dạng hoá nghành nghề và mở rộng thêm thị trường, lấy việc đầu tư và xây dựng cầu, đường làm trọng tâm. Phấn đấu đến 2005 doanh thu hàng năm đạt từ 20 triệu USD trở lên. Từ đầu năm 1999 công ty dã đầu tư thiết bị và con người để đưa máy tính vào công tác quản lý, điều hành sản xuất. Đến cuối năm 2000 đã hoàn thiện cơ bản và áp dụng thành công việc thiết lập nội bộ ( LAN ) và sử dụng phần mềm ứng dụng ở tất cả các khâu quản lý trong công ty.5 Cuối năm 2002 công ty đã được cấp chứng chỉ quốc tế ISO 9001-2000. Ngành nghề kinh doanh chủ yếu, xây dựng các công tình giao thông trong cả nước, xây dựng các công trình công nghiệp dân dụng, thuỷ lợi và đường điện lưới 35 KV, nạo vét , bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công trình, đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng cụm dân cư, đô thị . 1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ. Ngành XDCB là ngành sản xuất vật chất có đặc điểm riêng, nó tạo nên cơ sở hạ tầng cho nền kinh tế quốc dân. Sản phẩm của ngành xây dựng là những công trình ( nhà máy, cầu đường, công trình phúc lợi .) có đủ điều kiện đưa vào sản xuất hoặc sử dụng ngay sau khi hoàn thành. Xuất phát từ những đặc điểm đó, quá trình sản xuất của công ty mang tính liên tục, đa dạng và phức tạp, trải qua nhiều giai đoạn khác nhau. Mỗi công trình đều có dự toán, thiêt kế riêng, địa điểm thi công khác nhau.Vì vậy để tổ chức sản xuất kinh doanh công ty đã lập ra các đội thi công và các đội cầu để các đội sản xuất trực tiếp thực hiện các giai đoạn trong quy trình công nghệ. Các giai đoạn để thi công công trình giao thông ( cầu, đường ) của công ty được mô tả như sau: - Giai đoạn khảo sát thi công: Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình thi công một công trình, nó quyết định trực tiếp đến quá trình tồn tại của công trình. ở giai đoạn này, ngay sau khi nhận bàn giao tuyến, công ty sẽ thành lập ngay đội khảo sát thiết kế được trang bị đầyđủ các thiết bị, dụng cụ khảo sát thiết kế cho dự án. Đội khảo sát sẽ tién hành ngay công tác đo đạc, kiểm tra hệ thống cọc mốc, cọc tim và các cọc dấu trên toàn tuyến. Từ đó, thiết kế và chọn phương án thi công hợp lý. - Giai đoạn thi công: Đối với thi công cầu, công ty áp dụng phương pháp đóng cọc, đổ trụ và làm dầm bê tông để thi công cầu có quy mô vừa và nhỏ ( chiều dài khoảng 300 m ). Còn thi công đường có quy trình như sau: đào đất hữu cơ dải vải địa kỹ thật và đắp cát đệm; đắp nền đường, đắp sỏi đỏ, thi công 6Khảo sát thi công Thi công Hoàn thiện Bàn giaoNghiệm thu lớp cấp phối đá dăm, tưới nhựa thấm, thi công lớp bê tông nhựa và thi công lề đường. - Giai đoạn hoàn thiện: Thực hiện các công tác hoàn thiện cần thiết nhằm đảm bảo tính thẩm mỹ của công trình. - Giai đoạn nhiệm thu: Tiến hành kiểm tra thực tế các khoản mục công trình đúng như thiết kế được duyệt thì tiến hành nghiệm thu. - Giai đoạn bàn giao: Khi công trình đã nghiệm thu xong thì tiến hành bàn giao đưa vào sử dụng.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Công ty Cổ Phần Xây Dựng CTGT 118 đã xây dựng đựơc môt mô hình quản lý và hạch toán phù hợp với yêu cầu của nền kinh tê thị trường, chủ động trong sản xuất kinh doanh, có uy tính trên thị trường trong lĩnh vực XDCB, đảm bảo đứng vững và phát triển trong điều kiện hiện nay. Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, các phòng chức năng đã đáp ứng nhiệm vụ chỉ đạo và kiểm tra mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Đứng đầu bộ máy của công ty là giám đốc điều hành. Ngoài việc uỷ quyền cho các Phó giám đốc, Giám đốc còn trực tiếp chỉ đạo thông qua các phòng ban. Các phòng ban chức năng chịu sự quản lý của ban giám đốc, gồm: Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ giải quyết mọi công việc của công ty, tổ chức thực hiện công tác văn phòng, quản lý công văn giấy tờ có liên quan đến tổ chức hành chính. Giúp ban Giám đốc trong công tác tổ chức nhân sự, hành chính của công ty. Phòng kỹ thuật kinh tế đầu tư: Tham mưu giúp việc cho giám đốc về công tác kế hoạch. Quản lý công tác kỹ thuật chất lượng công trình. Phòng kinh tế thị trường: làm công tác maketing giúp công ty ký kết các hợp đồng. Quản lý các hợp đồng, theo dõi khối lượng công việc nghiệm thu công trình, lập các báo cáo dự toán tham gia đấu thầu các công trình. Phòng tài chính kế toán: Tham mưu giúp việc cho giám đốc về công tác quản lý tài chính của toàn công ty theo đúng chức năng giám đốc đồng tiền. Thanh toán, quyết toán các công trình với đối tác bên trong và bên ngoài công ty. Thanh toán tiền lương, thưởng cho các cán bộ công nhân viên trong công ty. Phòng quản lý thiết bị: Quản lý toàn bộ trang thiết bị kỹ thuật, xe máy thi công của công ty. Lập kế hoạch sủa chữa bồi đưỡng định kỳ hàng quý, hàng năm cho các trang thiết bị. Lập kế hoach khấu hao mua sắm bổ xung trang thiết bị phục vụ sản xuất của công ty. Quản lý về công tác khoa học công nghệ. 7 Sơ đồ tổ chức quản lý công ty Cổ Phần Xây Dựng CTGT 118.2.Công tác thư ký.2.1 Ngành thư ký đã có mặt ở nước ta từ rất lâu đời dưới hình thức làm việc của các thư lại và các phủ huyện ngày xưa và đến tận ngày nay, khi mà ngành Thư ký đã trở nên rất quan trọng và thiết thực trong mọi lĩnh vực đời sống thì vẫn còn rất nhiều người chưa hiểu rõ về chức năng nhiệm vụ và tầm quan trọng của ngành Thư ký. Vậy khi đề cập đến nghiệp vụ thư ký văn phòng thì ta cần hiểu rõ Thư ký là gì. Vậy Thư ký là gì? Thư ký là một người trợ giúp cho thủ trưởng trong mọi lĩnh vực chuyên môn thuộc phạm vi hoạt động của văn phòng. Vậy ta 8Hội đồng quản trịGiám đốc điều hànhBan kiểm soátPhó giám đốc điều hànhPhó giám đốc điều hành Phó giám đốc điều hành Phó giám đốc điều hành Các đơn vị sản xuất Các đơn vị quản lýXưởng sửa chữaBan điều hành dự án Các độithicôngđộclậpVănPhòngCông tyCác đơn vị thi công dự án Văn phòng đạidiện phía namPhòng kính tế thị trườngPhòng kĩ thuậtcôngnghệPhòng tài chính kinh tếPhòng quảnlý thiết bịTrung tâm thí nghiệm thấy rằng người thư ký đã góp phần rất quan trọng trong sự thành công của công việc và là một người thư ký văn phòng người được đảm nhận một phần hoặc toàn bộ công việc đến liên quan đến lĩnh vực văn phòng một lĩnh phạm vi hoạt động rất rộng lớn vì thế chức năng nhiệm vụ của người thư ký văn phòng rất quan trọng. Và sau một thời gian được về thực tập tại công ty, qua quá trình làm việc và học hỏi em rút ra đuợc một số kinh nghiệm rất quý báu. Đây là một công ty hoạt động theo cơ chế thủ trưởng, cho nên công tác thư ký là một trong những công tác quan trọng của công ty. Chính vì vậy người thư ký phải giải phóng thủ trưởng ra khỏi những công việc phức tạp thì thủ trưởng mới có thời gian thực hiện những công việc quan trọng. Theo Lê Nin thư ký là loại lao động để tất cả những vấn đề được chọn lọc, đánh giá sơ bộ và ông cho rằng thư ký là cái “ phin pha cà phê ” tức là thư ký phải có khả năng sàng lọc những thông tin thô để đem lại hiệu quả cao nhất trong công việc. Người thư ký càng phải hiểu rõ các chức năng và trách nhiệm của mình bao nhiêu thì thủ trưởng càng có khả năng thực hiện tốt trách nhiệm của mình bấy nhiêu. Những chức năng chính như: Chức năng thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến công tác văn thư < còn gọi là công tác thông tin >. Chức năng thuộc việc và giải quyết các công việc có liên quan trong hoạt động văn bản. Nói chung là một nghề thư ký thì phải biết rõ công việc của mình và phải điều khiển nó làm sao có hiệu quả tốt nhất trong công việc cũng như trong mọi lĩnh vực khác.2.2. Nhiệm vụ của người thư ký trong việc tiếp đãi khách.a. Tổ chức tiếp khách trong công ty. Tổ chức tiếp khách ở văn phòng: Văn phòng bố trí chỗ cho khách ngồi đợi trước khi vào làm việc với công ty. Trong phòng cần treo nội quy tiếp khách với nội dung ngắn gọn dễ hiểu và phải thông báo ngay cho thư ký biết số lượng và yêu cầu của khách đặc biệt là những vị khách quan trọng để thư ký chuẩn bị kịp thời, chu đáo trong việc tiếp khách cũng như những công việc có liên quan.Thư ký cần năm rõ những vấn đề cụ thể trong tiếp khách để phổ biến cho các đơn vị thực hiện và duy trì.- Ngày giờ tiếp khách của công ty.- Việc tiếp khách của Giám đốc và các Phó giám đốc- Trường hợp khách từ xa đến ăn nghỉ tại công ty- Trưòng hợp tiếp nhiều khách có lãnh đạo hoặc không có lãnh đạo- Việc bố trí ăn ở phục vụ khách khi đến công ty - Nhiệm vụ của thư ký trong việc tiếp kháchb. Vai trò của thư ký trong việc tiếp khách Vai trò của ngưòi thư ký trong việc tiếp khách rất quan trọng vì thư ký là người đầu tiên của công ty tiếp xúc với khách. ấn tượng đầu tiên của khách đối với cơ quan là do người thư ký tạo nên, vì vậy những đánh giá tốt luôn tạo nên 9 những thuận lợi cho những công việc tiếp theo . thư ký không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách mà còn là ngưòi trực tiếp giải quyết những yêu cầu của một số lượng khách khá lớn xin gặp giám đốc.- Tổ chức, thoả thuận, đón nhận, sắp xếp khách với người cộng tác.- Ghi chép quá trình diễn biến của việc tiếp khách và bàn bạc.- Chuẩn bị những yêu cầu cần thiết cho yêu cầu của khách: chuẩn bị tài liệu, sắp xếp bàn trà, mua sắm các thứ cần thiết .- Trong những trưòng hợp cần thiết thư ký có thể vừa làm nhiệm vụ tiếp khách vừa làm nhiệm vụ phiên dịch.c. Tổ chức các buổi hẹn. - Đặt chương trình cho các buổi hẹn Thư ký nên thưòng xuyên rà soát lại thời gian của giám đốc để thu xếp những gìơ tiếp khách cho những vị khách có lý do chính đáng, còn những trường hợp khác thì mời đến những phòng chức năng để giải quyết. - Thu xếp các buổi xin hẹn.Khách dùng nhiều phương tiện khác nhau để xin hẹn: Điện thoại, công văn . Thư ký ghi chép đầy đủ địa chỉ, số điện thoại, chức vụ của người xin hẹn và có thể ghi tên giám đốc mà khách cần gặp. Các buổi xin hẹn có thể ghi ngay vào cuốn lịch để trên bàn hoặc có thể ghi vào sổ, phiếu hẹn . Thư ký cần phải ghi vào lịch công tác của mình tất cả các buổi xin hẹn, trong trường hợp ban lãnh đạo cần có chưong trình hoach định sẵn cho buổi tiếp kiến sắp tới thì thư ký phải ghi thật tường tận. Cũng có những cuộc hẹn của khách phải huỷ bỏ vì giám đốc đi công tác chưa về kịp thì thư ký cần phải biết sử dụng các phương pháp từ chối các buổi hẹn thật khéo léo, tế nhị, ngắn gọn nhưng đủ để khách hiểu và thông cảm vì sao phải từ chối cuộc hẹn. Ngoài ra thư ký có thể tiết kiệm thời gian trong việc tiếp khách bằng cách gửi khách đến các phòng ban hoặc có thể cung cấp cho khách những thông tin chi tiết hơn đầy đủ hơn nếu thấy phù hợp. Trong trường hợp này thư ký cần hết sức thận trọng để không ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Khách đến cơ quan có nhiều loại, vì thế mà thư ký có nhiệm vụ phân biệt rõ ràng từng đối tượng: khách nội bộ, khách hàng, khách đến than phiền . công việc này đoì hỏi thư ký phải nhẹ nhàng, lịch sự dựa trên những quy định của công ty. Tiếp khách là công việc thường xuyên của người thư ký, đòi hỏi người thư ký phải vận dụng những hiểu biết của mình một cách sáng tạo nhất. Sau mỗi cuộc tiếp xúc phải để lại cho khách những tình cảm tốt đẹp, công việc này đòi hỏi người thư ký phải vận dụng khéo léo trong khả năng ứng sử cũng như những vốn liếng về hiểu biết của mình để mang lại cho khách cảm giác thoải mái, lòng thiện cảm đem lại hiệu quả công việc cao nhất.10 [...]... quản và các dụng cụ tra tìm thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu 26 Phần III Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác văn thư, thư ký lưu trữ ở công ty 1 Đánh giá chung về các khâu công việc Công tác hành chính văn phòng nói chung và công tác Thư ký, Văn thư, Lưu trữ nói riêng gắn liền với hoạt động của cơ quan và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác quản lý của lãnh đạo Nội dung của công tác văn. .. nước Trong Công ty Cổ phần XD – CTGT 118 đã có kho lưu trữ riêng và có các quy định về công tác lưu trữ để đảm bảo các điều kiện làm việc Nhưng để làm tốt các công tác này đúng với quy định chung của nhà nước và quy định chung của công ty thì các cán bộ làm công tác lưu trữ cần thực hiện tốt những công việc như sau: 4.1 Thu thập bổ xung tài liệu vào lưu trữ công ty Đối với lưu trữ công ty, nguồn bổ... mẫu dấu đến tại công ty Dấu được học tại trường: Tên cơ quan ĐẾN Số Ngày / / Chuyển Lưu hồ sơ: Số Dấu thực tế tại công ty Công văn đến Số Ngày / ./2004 3.5 Lập hồ sơ hiện hành Việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ Công ty là khâu nghiệp vụ quan trọng cuối cùng của công tác văn thư đó là mắt xích nối liền giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ trong công ty Cán bộ văn thư làm tốt công việc này... làm công tác lưu trữ, tránh được 22 tình trạng nộp lưu tài liệu bó gói vào lưu trữ, nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác và nghiên cứu hiện tại và lâu dài Cần chú ý đến trách nhiệm của người thư ký trong việc tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào công ty Thư ký phải giúp lãnh đạo đôn đốc, kiểm tra lập và nộp hồ sơ vào lưu trữ công ty Người thư ký phải luôn lưu ý đến những đơn vị quan trọng và những... bổ xung chủ yếu là tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của công ty và các đơn vị trực thuộc Theo Nghị định 42/CP của Chính phủ, tài liệu kết thúc công việc được một năm phải tiên hành nộp vào lưu trữ công ty Cuối mỗi năm, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trong công ty và các cán bộ làm công tác chuyên môn khác nhưng có liên quan đến công tác, công văn giấy tờ phải kiểm tra lại toàn... mình để dựa vào 27 đó cán bộ văn thư công ty lập danh mục hồ sơ cho từng đơn vị Cônh văn tài liệu tuyệt mật, tối mật được lập hồ sơ riêng, quản lý theo chế độ tài liệu mật và giao nộp vào lưu trữ công ty theo đúng quy định - Về công tác lưu trữ: Lãnh đạo văn phòng cùng cán bộ lưu trữ lập kế hoach thu thập tài liệu về lưu trữ công ty Sau khi thu thập đầy đủ tài liệu, cán bộ làm công tác lưu trữ phải tổ... công việc nhưng thư ký trong công ty đã thực hiện đúng và đầy đủ vai trò chức năng, nhiệm vụ của người thư ký 3 Công tác văn thư Công tác vănthư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan tổ chức Hiệu quả hoạt động quan lý của các co quan các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt Cũng chính vì điều đó mầ công tác văn thư trong cơ... nhiệm vụ của công ty mà mình đang làm việc - Mối quan hệ của công ty mình với công ty khác - Nhiệm vụ cụ thể của lãnh đạo trong phạm vi và trong mối qua hệ với các công ty khác b Lập kế hoạch các chuyến đi công tác Các chuyến đi công tác thư ng kỳ cần được đưa vào kế hoạch năm, phải phù hợp với kế hoạch chung trong năm của công ty Khi lập kế hoạch các chuyến đi công tác kể các chuyến đi công tác đột... qủa thực sự trong công tác quản lý của mỗi công ty Một số loại sổ sách mà cán bộ văn thư lập để quản lý các công văn đến trong công ty - 01 Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan đơn vị khác - 01 Sổ đăn gký giấy mời - 01 Sổ chuyển giao văn bản đến - 01 Sổ đăng ký nghỉ phép Các mẫu sổ của công ty đúng theo mẫu đã được học tại trường và đáp ứng nhu cầu thực tế của công việc Qua đó ta thấy giữa thực tế và. .. trong công ty kết hợp được cả ba công tác Thư ký, Văn thư, Lưu trữ một cách khoa học thì tất cả các văn bản trong công ty được giải quyết nhanh chóng, chính xác mang lại hiệu quả công việc cao 3.6 Tình hình quản lý và sử dụng con dấu trong công ty Việc quản lý con dấu trong cơ quan phải đúng theo quy định trong Nghị định số 62/CP ngày 29/9/1993 của Chính phủ và Thông tư số 32/TT – LB của Bộ nội vụ và . lý văn bản của cơ quan, bản gốc của văn bản được lưu trữ tại bộ phận văn thư cơ quan và được lưu trữ tại bộ phận lưu trữ của đơn vị tham mưu. Số lượng văn. soạn thảo và phát hành: Văn phòng- Toàn văn nội dung. Trong văn bản đi của công ty, ngoài chuyển công văn thông thư ng của công ty còn có cả