Đang tải... (xem toàn văn)
• Inbox: nơi tất cả các thư đến được chứa, có thể có nhiều thư mục trong.. đó.[r]
(1)Sử dụng email cho mục đích học tập, nghiên cứu khoa học giảng dạy
-một vài gợi ý
Võ-Tịng Anh
Khoa Nơng Nghiệp – Tài Nguyên Thiên Nhiên
vtanh@agu.edu.vn
(2)Lời tựa mục tiêu
• Bài nhằm gợi ý cách sử dụng email
học tập, NCKH giảng dạy qua 20 năm kinh nghiệm tơi
• Do đó, chắn nhiều cách sử dụng hiệu
quả khác mà bạn tìm thấy internet
• Các thông tin cung cấp cho bạn đọc dựa
(3)Nội dung chính
1 Cấu trúc, tổ chức, nghi thức xã giao email Cách tổ chức/quản lý email: tất tập trung
một nơi, quản lý theo chủ đề
3 Tự động hóa việc xử lý email đến: cách tạo lọc
4 Dùng email để nhắc nhở công việc (họp, dạy, dự seminar, hội thảo, v.v…)
(4)Cấu trúc thành phần chính
• Inbox: nơi tất thư đến chứa, có nhiều thư mục
đó
• Sent Items: nơi tất thư gởi chứa • Hộp thoại soạn thư:
– From: địa email người gởi thư (chính mình), bao gồm tài khoản
– To: địa email người nhận thư
– Cc: địa email người đồng nhận thư
– Bcc: địa email người đồng nhận thư, ẩn danh – Subject: tiêu đề thư
– Send: gởi thư
(5)Nghi thức xã giao email (1)
• Theo ngày tháng, tài khoản email bạn bị tải, phân loại
email trở nên quan trọng
– Suy nghĩ cẩn thận nhận thư bạn
– Lịch sự! Hãy chắn email bạn bắt đầu với tên mà bạn
đang viết kết thúc lời chào tên (đầy đủ) bạn “Lời chào” ln đồng nghĩa với kính trọng
– KHƠNG SỬ DỤNG ALL CAPS! Caps làm cho người nhận tin bạn
đang la hét CAPS dùng để nhấn mạnh điều câu, KHƠNG PHẢI cho câu
– “Dao nao cung la dao”: bỏ dấu tiếng Việt
– Luôn sử dụng subject: cho phép người nhận biết nhanh chóng
(6)Nghi thức xã giao email (2)
• Khi gửi (các) tập tin đính kèm, mô tả ngắn gọn nội dung (các) tập tin đính kèm
• Khi gởi tập tin đính kèm lớn, nén tập tin trước, cảnh báo người nhận việc
• Nếu bạn sẵn sàng để nhận email, trả lời email nhanh Quy định 115/QĐ-ĐHAG yêu cầu cán kiểm tra hộp thư lần.ngày-1
• Ln sử dụng chữ ký (tự động):
– Phù hợp với nhiều đối tượng gởi
(7)Quản lý nhiều tài khoản email
• Bạn có nhiều tài khoản email? Outlook
quản lý tất tài khoản email có giao thức POP3/SMTP IMAP (AGU mail Gmail)
• Lợi ích: bạn gởi nhận email, Outlook
thực thi việc đồng hời tất tài khoản
• Chọn tài khoản email để làm tài khoản ‘mặc
(8)Quản lý email theo chủ đề
• Bối cảnh: ngày bạn nhận nhiều email
nhiều chủ đề/công việc khác nhau:
– Các quảng cáo sản phẩm bạn ưa thích – Các thơng tin từ forum/mailing lists/news
feeds, v.v… thuộc chuyên ngành bạn
– Emails trường, khoa, môn
– Emails sinh viên nộp theo yêu cầu môn
(9)Quản lý email theo chủ đề
• Giải pháp: xếp emails theo chủ đề
• Thực chất, thư mục thuộc thư mục
gốc mang tên ‘Inbox’ Outlook
• Cách tạo chủ đề (thư mục)
• Sắp xếp emails vào chủ đề tương
ứng: ‘kéo thả’ (drag and drop)
(10)Tự động hóa việc xử lý emails
• Bối cảnh: bạn tạo chủ đề (thư mục)
trong Inbox rồi, thao tác drag and drop buồn, chán làm sao… lại dễ sai sót
• Giải pháp: thiết lập lọc, hay nói cách khác
xác lập ‘luật chơi’ (rule) cho Outlook
• Ví dụ, tất emails gởi đến toàn thể CB
(11)Tự động hóa việc xử lý emails
• Cách thực hiện: chọn Tools - Rules and Alerts
trên menu, nhấn vào “New Rule “
• Bạn click phải chuột vào email cụ
thể đó, thiết lập lọc cho email có chủng loại
(12)Dùng emails nhắc nhở cơng việc
• Cách thực từ email bất kỳ: chọn
Follow-up - reminder
• Sử dụng Quick steps (Outlook 2010) • Thực hành…
(13)Làm chủ thông tin emails
• Càng ngày có nhiều emails tích lũy vào
inbox
• Việc tìm thông tin cần thiết thời gian
ngắn tối quan trọng
• Bản thân Outlook (2007/10) có tính
(14)Làm chủ thơng tin emails
• Phần mềm:
– Nhiều hầu hết chưa hoàn hão
– Xobni, Lookeen, Google Desktop, Copernic, v.v…
– http://desktop.google.com/enterprise/index.html
– Chú ý đến thời gian mục (indexing)
– Chú ý đến số cú pháp tìm kiếm (to:, from:,
http://desktop.google.com/enterprise/index.html