Đang tải... (xem toàn văn)
Xây dựng phần mềm kế toán cho Doanh nghiệp nhỏ
Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏMục lụcLời mở đầu 3 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI . 4 Khảo sát nơi thực tập 4 1. Giới thiệu về công ty 4 2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức 5 3. Mô tả hoạt động công ty . 7 4. Giới thiệu các phần mềm đã triển khai 9 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán . 9 1. Những ảnh hưởng tích cực của ứng dụng tin học vào doanh nghiệp 9 2. Các điều kiện thuận lợi cho công tác tin học hóa hệ thống . 10 3. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán . 11 Phát biểu bài toán . 12 1. Phát biểu bài toán . 12 2. Mục đích của đề tài 12 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 14 Khảo sát các hoạt động, nghiệp vụ 14 1. Sơ lược về nghiệp vụ kế toán . 14 2. Về cơ sở dữ liệu 17 Một số mẫu báo cáo thu được 18 Lựa chọn môi trường cài đặt 18 1. Về Microsoft Access 19 2. Ngôn ngữ lập trình Visual Basic . 20 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG . 37 I- Biểu đồ phân cấp chức năng . 37 1. Vẽ biểu đồ . 37 2. Mô tả các chức năng . 38 II- Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu 38 1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh . 38 2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 39 GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 1 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 40 III- Xây dựng sơ đồ thực thể liên kết . 43 1. Xác định các thực thể và các liên kết . 43 2. Mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu 44 CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ HỆ THỐNG 47 I- Thiết kế cơ sở dữ liệu . 47 1. Danh sách các bảng 47 2. Mô tả chi tiết các bảng . 48 II- Thiết kế giao diện chương trình 60 1. Một số mô hình giao diện khi thiết kế chương trình . 60 2. Một số mãu biểu báo cáo . 66 III- Một số module chính 69 1. Các chức năng thêm, xóa, sửa trên mỗi form 69 2. Để các báo cáo lấy dữ liệu của form làm đầu vào . 71 IV- Hướng dẫn cài dặt và sử dụng hệ thống 74 Kết luận . 76 1. Các ưu điểm của chương trình . 76 2. Các điểm chưa giải quyết được 76 3. Hướng phát triển của đề tài 76 Tài liệu tham khảo 77 GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 2 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏLời mở đầuTrong quá trình thực tập tại công ty VESC, em đã có cơ hội để tìm hiểu về quy trình làm phần mềm của một doanh nghiệp chuyên kinh doanh phần mềm. Ứng dụng các kiến thức đã học vào thực tế đã giúp em hiểu hơn các lí thuyết đã được học trong trường.Công ty VESC nơi em thực tập kinh doanh rất nhiều các sản phẩm phần mềm, phần lớn là các phần mềm kế toán. Các phần mềm kế toán được thiết kế thường dùng cho các doanh nghiệp lớn. Vì thế, nếu một doanh nghiệp nhỏ sử dụng thì sẽ gây ra sự lãng phí cho chi phí đầu tư cho phần mềm. Đó là lí do em lựa chọn viết “phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ” làm đề tài cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình.Sau quá trình thực tập, dưới sự chỉ bảo rất tận tình thày giáo Lưu Minh Tuấn. Em xin chân thành cảm ơn các thày cô đã truyền thụ kiến thức, và đặc biệt là thày giáo hướng dẫn của em đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập này!GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 3 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏCHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀIKhảo sát nơi thực tập1. Giới thiệu về công ty- Tên tiếng Việt: Công ty phần mềm doanh nghiệp Việt Nam.- Tên giao dịch: Vietnam enterprise sofware.- Tên giao dịch viết tắt: VESC.- Trụ sở chính: 76 Nguyễn Lương Bằng, Hà Nội.Ngành nghề kinh doanh theo đăng kí:- Sản xuất, buôn bán phần mềm.- Nghiên cứu phát triển và sản xuất các sản phẩm thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin, đo lường, điều khiển và tự động hóa.- Đào tạo tin học.- Tư vẫn, chuyển giao công nghệ và cung cấp các giải pháp CNTT.- Đào tạo ngoại ngữ.- Đại lý xuất nhập khẩu hàng hóa.- Buôn bán các loại thiết bị máy móc, vật tư, vật liệu phục vụ ngành xây dựng, giao thông, điện.- Xuất, nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh.Trong đó, lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty là sản xuất, buôn bán phần mềm và các máy móc thuộc lĩnh vực tự động hóa.GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 4 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ2. Sơ đồ cơ cấu tổ chứcHình 1: Bộ máy tổ chức của công tyMô hình cơ cấu tổ chức thuộc loại theo chức năng nhiệm vụ. GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 5 SV thực hiện: Nguyễn Thị ĐiệpGIÁM ĐỐCPGĐ. KĨ THUẬT PGĐ. KINH DOANHPHÒNG KĨ THUẬTPHÒNG KCSPHÒNG KẾ TOÁNPHÒNGHÀNH CHÍNHPHÒNG THỊ TRƯỜNGĐƠN VỊ THÀNH VIÊNĐỘI THI CÔNG Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏVăn phòng công ty quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của công ty. Các đơn vị cơ sở trực thuộc quản lý của công ty trực tiếp hoạt động kinh doanh với chế độ tài chính là hạch toán báo sổ. Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban: - Giám đốc: Là người có quyền hành cao nhất trong công ty, phụ trách chung, trực tiếp chỉ đạo công tác tổ chức, hoạch định và quyết định chiến lược sản xuất kinh doanh.- Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc và các phòng ban chức năng. Trong đó, một phó giám đốc kĩ thuật: phụ trách khâu kĩ thuật sản xuất, chất lượng sản phẩm (các phòng ban trực thuộc sự quản lý của phó giám đốc kĩ thuật là phòng kĩ thuật, phòng KCS) và một phó giám đốc kinh doanh: phụ trách khâu thị trường và tiêu thụ của công ty.- Phòng kĩ thuật: chịu trách nhiệm sản xuất các sản phẩm phầm mềm theo đơn đặt hàng của khách hàng.- Phòng KCS: kiểm tra chất lượng các sản phẩm phần mềm trước khi bàn giao cho khách hàng.- Phòng thị trường: Theo dõi, phân tích diễn biến của thị trường thông qua bộ phận nghiên cứu thị trường, tiếp thị, đại lí. Soạn thảo và đề ra các chương trình, kế hoạch, chiến lược, tham gia công tác điều hành hoạt động Marketing, tìm các hình thức quảng cáo sản phẩm, tham gia triển lãm, hội chợ .Lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm theo từng tháng, quý, năm cho từng thị trường.Các phòng ban của công ty được tổ chức chặt chẽ, có quan hệ mật thiết với nhau, tương trợ lẫn nhau thực hiện tốt các nhiệm vụ của công ty.GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 6 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ3. Mô tả hoạt động công tyDưới đây là một số quy trình chủ yếu trong hoạt động của công ty a. Dự thầu các dự án về xây dựng phần mềmGiải thích một số bước cơ bản trong sơ đồ:- Khảo sát dự án:o Xem xét khối lượng công việc sẽ thực hiện.o Ước tính sơ bộ thời gian thực hiện.- Lập hồ sơ dự thầu:o Giới thiệu năng lực của công ty (trình độ chuyên môn của cán bộ, các phần mềm đã thực hiện).GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 7 SV thực hiện: Nguyễn Thị ĐiệpMua hồ sơ dự thầuKhảo sát dự ánĐưa ra giá dự thầuLập hồ sơ dự thầuLên kế hoạch thực hiệnGiao việc cho các phòng chức năngTrúng thầuHình 2: Quy trình dự thầu Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏo Lập dự toán, tiến độ thi công.o Gửi hồ sơ dự thầu.- Lên kế hoạch thực hiện:o Khảo sát chi tiết hệ thống cần thực hiện.o Lập dự toán thi công, chi tiết cho từng module: lượng nhân công, thời gian thực hiện, đưa ra giá thành dự toán.b. Quy trình bán hàng, cụ thể là bán các loại máy móc nhập khẩu(1) Phòng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, kiểm nhận lại chủng loại, số lượng, sau đó lập hóa đơn bán hàng.(2) Hóa đơn bán hàng sẽ được chuyển đến phòng kế toán. Trường hợp thanh toán ngay thì hóa đơn sẽ được chuyển đến thủ quỹ làm thủ tục thu tiền, và kế toán thanh toán lập phiếu thu. Thu tiền xong, thủ quỹ kí tên đóng dấu “đã thanh toán” ngay trên hóa GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 8 SV thực hiện: Nguyễn Thị ĐiệpĐơn đặt hàng hợp đồngPhòng kinh doanhPhòng kế toánKho hàng hoáKhách hàng(3) (5)(4)Hình 3: Quy trình bán hàng Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏđơn. Trường hợp khách hàng chấp nhận thanh toán nhưng chưa thu tiền ngay thì trên hóa đơn sẽ đóng dấu là “đã ghi nợ”.(3) Hóa đơn được chuyển đến thủ kho.(4) Căn cứ vào hóa đơn, thủ kho tiến hành xuất kho. Sau đó đưa cho khách hàng kí tên vào các liên, giao cho khách hàng 1 liên làm chứng từ ra cổng.(5) Hai liên còn lại sẽ được chuyển đến phòng kế toán, kế toán thanh toán giữ 1 liên, kế toán tiêu thụ giữ 1 liên. Dựa vào hóa đơn, kế toán tiêu thụ sẽ ghi sổ nhật kí để theo dõi tình hình tiêu thụ và kế toán thanh toán sẽ theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng.4. Giới thiệu các phần mềm đã triển khai- Phần mềm kế toán cho các công ty: cổ phần quảng cáo Thái Minh, cổ phần Sông Bạc, - Phần mềm quản lý cho một số cửa hàng thuốc trên đường Trần Bình Trọng, Hai Bà Trưng…Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán1. Những ảnh hưởng tích cực của ứng dụng tin học vào doanh nghiệpThông tin được đánh giá là có vai trò quan trọng trong quản lý, trong kinh tế, nhận định “Ai nắm được thông tin, người đó sẽ chiến thắng” ngày càng đúng đắn. Với sự trợ giúp của computer, các phần mềm trở nên không thể thiếu trong nhiều lĩnh vực xã hội. Những khái niệm mới như “Kỉ nguyên kĩ thuật số”, “nền kinh tế tri thức” .trở nên gần gũi hơn trong cuộc sống, và nó gắn liền với một ngành khoa học hiện đại, là công nghệ thông tin.Tin học hoá trong doanh nghiệp giúp cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động. Từ đó, có thể nâng cao khả năng cạnh tranh trong mộ nền kinh tế thị trường đầy khốc liệt. Vì việc tin học hoá mang đến cho doanh nghiệp các lợi ích:GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 9 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ- Thông tin nhanh chóng: Thông tin được đem đến một cách nhanh chóng, chính xác cho nhà quản trị, và các bên liên quan.- Sự thích ứng với môi trường làm việc: Sự lượng hoá các thông tin cho biết khối lượng công việc đã hoàn thành trong từng giai đoạn. Điều này trợ giúp nhà quản lý trong việc ra quyết định, từ các quyết định về tài chính đến các quyết định quản lý- Sự an toàn: Các thông tin bảo mật của doanh nghiệp chỉ được truy xuất với những người có đủ thẩm quyền với doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp bảo vệ các bí mật kinh doanh.2. Các điều kiện thuận lợi cho công tác tin học hóa hệ thốngHiện nay đa phần các doanh nghiệp ở nước ta, từ các doanh nghiệp có quy mô nhỏ tới các doanh nghiệp có quy mô trung bình, lớn, vai trò của thông tin và quản lý thông tin có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Việc ứng dụng tin học vào doanh nghiệp không chỉ giúp cho các đơn vị tăng hiệu quả chất lượng điều hành, mà từ đó, còn góp phần quan trọng trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì thế, thị trường phần mềm cơ sở dữ liệu đã chuyển mình và trở thành một thị trường quan trọng. Bên cạnh đó, còn thêm các điều kiện thuận lợi sau:- Thứ nhất: Số lượng máy móc trang bị trong các công ty nhiều và đa phần đều được nối mạng để cập nhật, trao đổi thông tin.- Thứ hai: Với một nền kinh tế thị trường phát triển mạnh mẽ, các doanh nghiệp nước ta phải cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài, nên hiệu quả sử dụng thông tin càng được chú trọng.Do đòi hỏi của các điều kiện trên, doanh nghiệp cần thiết phải trang bị hệ thống thông tin quản lý tiên tiến để phân tích tình hình kinh doanh và trợ giúp nhà quản lý, cổ đông . trong việc ra quyết định quản lý, quyết định kinh doanh. Vì vậy, các phần mềm quản lý đóng vai trò không thể thiếu, đặc biệt là các phần mềm quản trị dữ liệu về hệ thống kế toán cho doanh nghiệp.GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 10 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp [...]... chung, và phần mềm kế toán nói riêng Tuy vậy, tùy theo từng doanh nghiệp mà phần mềm phát huy các tác dụng khác nhau, một phần mềm tối ưu với doanh nghiệp này, nhưng có thể không tối ưu với doanh nghiệp khác Với một doanh nghiệp vừa và nhỏ, một phần mềm kế toán nhỏ gọn, phù hợp lại càng quan trọng, vì phần mềm lớn vừa phải bỏ nhiều chi phí, vừa không sử dụng hết các tính năng Do vậy, phần mềm này hướng... xét tình hình và kết quả hoạt động để tính thuế; Các cơ quan quản lý dùng để thống kê sản lượng, để có chính sách thích hợp GVHD: ThS Lưu Minh Tuấn 11 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ Phát biểu bài toán 1 Phát biểu bài toán Đề tài: Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ Phạm vi của đề tài Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản trị cơ... thể hữu dụng và các doanh nghiệp có thể chấp nhận nó như một phần mềm chính thức cho hầu hết công việc kế toán Do vậy, đề tài chỉ mang tính tham khảo và phát triển GVHD: ThS Lưu Minh Tuấn 13 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG Khảo sát các hoạt động, nghiệp vụ 1 Sơ lược về nghiệp vụ kế toán Ở nước ta, hạch toán kế toán là một bộ phận.. .Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ 3 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán Kế toán: là việc thu thập, xử lí, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật, và thời gian lao động Vai trò của kế toán: - Với doanh nghiệp: kế toán theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, như trong khâu... cân đối kế toán Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh GVHD: ThS Lưu Minh Tuấn 15 báo cáo tàiSV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp Bảng thuyết minh chính Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ Hiện nay, trên thế giới, xuất phát từ yêu cầu quản lý chung của nhà nước, một số quốc gia đã quy định hệ thống tài khoản kế toán thống nhất Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp Việt... kiểm soát các hoạt động kinh tế GVHD: ThS Lưu Minh Tuấn 14 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ Các bước thực hiện cơ bản của kế toán doanh nghiệp Lập chứng từ gốc để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh Phân tích nghiệp vụ kế toán trên cơ sở chứng từ gốc để: -Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Cập nhật chứng từ vào máy như: chứng từ nhập xuất, chứng... bảo an toàn dữ liệu, sao cho: o Đáp ứng kịp thời khi người kế toán cần đến GVHD: ThS Lưu Minh Tuấn 12 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ o Tránh sai sót và giảm thiểu về thời gian công việc nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của từng giai đoạn, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh trong từng giai đoạn, chu kì sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp - Cung cấp giao diện... được sắp xếp theo một trình tự, quy định Chính vì thế, phần mềm kế toán của doanh nghiệp cũng tương ứng phải sắp xếp, bố trí phù hợp, thông qua việc tổ chức thành các phân hệ kế toán Mỗi phân hệ sẽ chịu trách nhiệm thực thi một chức năng nhất định GVHD: ThS Lưu Minh Tuấn 17 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ Một số mẫu báo cáo thu được Phiều chi tiền: Công ty... vậy, phần mềm này hướng tới các doanh nghiệp có quy mô sản xuất, dịch vụ nhỏ, các nghiệp vụ kế toán diễn ra ít Cụ thể: - Xây dựng các phân hệ kế toán cơ bản như phân hệ tài sản, phân hệ tiền mặt, phân hệ nhập xuất hàng hóa - Đưa ra các mẫu chứng từ như phiếu thu, phiếu chi tiền mặt 2 Mục đích của đề tài Đối tượng hướng tới là doanh nghiệp nhỏ, nên mục tiêu của phần mềm này là: - Thay thế việc ghi chép... thành môi trường lập trình hoàn hảo cho những năm sắp tới GVHD: ThS Lưu Minh Tuấn 22 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ Để hiểu rõ phần trên, phần sau sẽ trình bày cụ thể hơn về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 1.2 Thiết kế giao diện với Visual Basic Do Visual Basic là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng nên việc thiết kế giao diện rất đơn giản bằng cách . Thị Điệp Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏPhát biểu bài toán1 . Phát biểu bài toán ề tài: Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ .Phạm. tập kinh doanh rất nhiều các sản phẩm phần mềm, phần lớn là các phần mềm kế toán. Các phần mềm kế toán được thiết kế thường dùng cho các doanh nghiệp lớn.
