Đang tải... (xem toàn văn)
Trong Microsoft Excel nhiÒu khi sö dông hép tho¹i Data Form ®Ó nhËp d÷ liÖu vµo b¶ng tÝnh hoÆc truy vÊn tin lai rÊt tiÖn dông.f. * X¸c ®Þnh tiªu chuÈn läc.[r]
(1)Chơng I: Tổng quan Microsoft Excel I Khởi động thoát khỏi Excel
1 Khởi động chơng trình Excel
C1: KÝch cht vµo nót start \ Programs \ Micr osoft Excel
C2: Kích đúp vào biểu tợng Microsoft Excel hình (Desktop) C3: Kích chuột vào biểu tợng Microsoft Excel cơng cụ Short cut bar ( có)
2 C¸ch tho¸t C1: File \ Exit
C2: Kích chuột vào nút Close (X) bên phải tiêu đề C3: Nhấn đồng thời tổ hợp phím Alt + F4
II Giới thiệu hình làm việc
Khi khởi động, Excel đợc nạp vào máy tính đa hình làm việc nh sau:
Ngồi thành phần giống Word nh tiêu đề, hệ Menu, cơng cụ, Excel cịn có số thành phần đặc trng riêng:
Thanh c«ng thøc (Formula bar)
Hiển thị địa ô làm việc nội dung liệu ô, cịn nơi dùng để sửa cơng thức, liệu
Phần bảng tính
c t chc thnh cỏc trang bảng tính, trang bảng tính tơng ứng với Sheet, trang bảng tính có 256 cột 65536 dòng Bên ghi các nhãn cột đợc đánh thứ tự A, B, C, , X, Y, Z, AA, AB, , IV, Bên trái ghi số hiệu dòng đợc đánh thứ tự từ 1, 2, 3, , 65536
T itl e bar M enu bar
Sta ndard
Form atti
ng ula Form
C¸c Sheet
(2)Bên phải phía dới cuộn dọc cuộn ngang (Scroll Bar): dùng để quan sát phần bảng tính bị khuất Bên trái cuộn ghi số hiệu trang bảng tính (các Sheet), tệp Excel mặc định có Sheet (Số lợng sheet mặc định thay đổi cách vào Tool \ Option \ General, nhập số lợng Sheet mặc định vào hộp Sheet in new workbook ấn OK).
Trong bảng tính ơ, ô có địa ô, địa cho ta biết nằm cột nào, dịng (<cột> <dịng>) Ví dụ nằm dịng A cột có địa A1 Thanh trạng thái (Status bar)
Thanh dới đáy hình, cho biết chế độ làm việc thời tình trạng thời hệ thống, có chế độ làm việc sau:
Ready: Trạng thái sẵn sàng chờ nhập liệu cho ô Enter: Trạng thái nhập d÷ liƯu
Edit: Trạng thái sửa đổi liệu III Thao tác tệp tin
1 T¹o tƯp tin míi
C1: File \ New -> xt hiƯn hép tho¹i \ OK
C2: Kích vào biểu tợng New công cụ chuẩn Standard C3: Nhấn đồng thời phím Ctrl+N
2 Lu mét tƯp tin
B1: Vào File \ Save kích vào biểu tợng Save công cụ -> xuất
hép tho¹i:
B2: + Khung Save in (1): Chọn đờng dẫn đến nơi muốn lu tệp tin + Khung File name (2): Nhập tên tệp cần lu
B3: chän Save
Chó ý: Hép tho¹i chØ xuất bắt đầu lu tệp Nếu muốn lu thêm làm tơng tự nh bớc nhng không xuất hộp thoại.
3 M mt tin đĩa
B1: File \ Open kích vào biểu tợng Open công cụ standard -> xuất hộp thoại Open:
1
2
(3)B2: + Khung Look in (1): Chọn đờng dẫn đến th mục ổ đĩa chứa tệp tin + Khung File Name (2): Gõ tên tệp cần mở
B3: Chän Open
Chú ý: Để mở tệp tin ta nhấn cặp phím (Ctrl +O), xuất hiện hộp thoại trên, bạn kích đúp chuột vào tệp tin cần mở thay gõ tên vào ơ File name \ Open.
iv Các kiểu liệu & toán tử Excel 1 Các kiểu liệu
Dữ liệu đa vào gồm hai dạng sau:
Hng số (contant) cơng thức (Formula), Có dạng liệu số chữ, để nhập liệu ta định dạng liệu cho ô, cột trc nhp
Nếu mthì thiết phải tuân thủ nguyên tắc nhập số liệu kiểu liệu a Dữ liệu dạng số (Number)
D liệu nhập vào đợc hiểu kiểu số nếu: - Chỉ có ký số ( từ đến 9)
- Có dấu thập phân dấu phân cách phần ngàn theo quy định control Panel - Nếu số âm có dấu trừ (-) đa vào dấu ngoặc đơn ( )
- Số có phần trăm kèm (%) - Số có đơn vị tiền tệ kèm
- Sè khoa häc ( Scientific) VÝ dô: 4.59E+09 L
u ý:
- Giá trị bảng tính tuỳ thuộc định dạng ngời sử dụng
- Nếu số có bề rộng lớn bề rộng cột cột tự động dãn rộng bề rộng số ( cha xác định bề rộng cột), số khoa học ( xác định bề rộng cột ), lên dấu (#####) để báo hiệu tràn số b. Dữ liệu kiểu ngày tháng (Date)
NhËp b×nh thêng víi dÊu phân cách ( / ) hay (-) Phần ngày tháng số hay chữ tiếng anh Nếu không nhập năm năm hành Không có ngày tháng
c Kiểu liệu dạng Text (Dạng văn b¶n)
Dữ liệu nhập vào Microsoft Excel khơng thể định dạng coi thuộc kiểu Text
L u ý :
Nếu liệu nhập vào số ngày nhng bạn muốn thuộc liệu kiểu text nhập vào cần nhập thêm dấu nháy đơn phía trớc ( )‘
Nếu độ rộng liệu lớn độ rộng : Dữ liệu tràn sang bên phải trống
Dữ liệu bị che khuất ô bên phải có liệu nhập vào d. Kiểu liệu công thức (Formula)
Là công thức tính tốn ngời sử dụng tự xây dựng nên, sử dụng công thức ta phải bắt đầu dấu (=), kết ô công thức mà giá trị trả cơng thức đó, cịn thân cơng thức đợc thể công thức
(4)2. Toán tử dùng công thức a Toán tử toán häc
PhÐp céng: +, PhÐp trõ: -, PhÐp nh©n: *, PhÐp chia: /, PhÐp luü thõa: ^, PhÐp phÇn trăm: %
b Toán tử chuỗi
Phộp v: & dùng để nối chuỗi Ví dụ: “Hà”&“ “&“Nội” -> “Hà Nội”
Chú ý: Trong công thức liệu kiểu chuỗi đợc viết dấu nháy kép ( chuỗi )“ ”
c To¸n tư logic
- PhÐp lín h¬n: > - PhÐp nhá h¬n: <
- Phép lớn bằng: >= - Phép nhỏ bằng: <= - Phép bằng: = - Phép khác <>
IV Thao tác với liệu 1 Sao chÐp d÷ liƯu
B1: Chän khèi d÷ liƯu cÇn chÐp
B2: Vào Edit \ Copy kích vào biểu tợng Copy cơng cụ bấm đồng thời phím Ctrl + C
B3: Kích chuột vào ( đầu vùng) cần chép liệu đến
B4: Vào Edit \ Paste kích vào biểu tợng Paste cơng cụ bấm đồng thời phím Ctrl + V
2 Di chun d÷ liƯu
B1 Chọn khối liệu cần di chuyển
B2: Vo Edit \ Cut kích vào biểu tợng Cut cơng cụ bấm đồng thời phím Ctrl + X
B3: Kích chuột vào vị trí cần di chuyển liệu đến
B4: Vào Edit \ Paste kích vào biểu tợng Paste cơng cụ Hoặc bấm đồng thời phím Ctrl + V
3 Xóa liệu bảng B1: Chọn khối liệu cần xoá B2: Bấm phím Delete bàn phím
V Định dạng bảng tính liệu 1 Định dạng kiểu liệu ô
B1: Bôi đen vùng liệu cần định dạng B2: Format \ Cells… Xuất hộp thoại chọn nhãn Number sau chọn: - General: Kiểu liệu chung
- Number: Định dạng số,
+ Decimal places: Số chữ số phần sau dấu thập phân
+ Use 1000 separator (,): Định dạng dấu phẩy (,) phân cách phần nghìn
(5)- Currency: Định dạng kiểu tiền tệ. - Accounting: Định dạng kiểu kÕ to¸n (kiĨu tiỊn tƯ)
- Date: Kiểu ngày tháng (chọn kiểu định dạng hộp Type) - Time: nh dng kiu thi gian
- Percentage: Định dạng kiểu phần trăm - Faction: Định dạng kiểu phân số
- Scientific: Định dạng kiểu khoa học - Text: Định dạng kiểu chuỗi
- Special: nh dng kiểu đặc biệt
- Custom: Định dạng kiểu tự chọn Nếu khơng tìm thấy kiểu định dạng theo ý muốn, bạn nhập kiểu định dạng vào hộp Type OK
2 Định dạng vị trí liệu ô B1: Chọn vùng liệu cần định dạng B2: Format \ Cells Xuất hộp thoại chọn nhãn Alignment
- Trong phÇn: Text alignment
+ Chọn Horizontal: Căn chỉnh liệu theo chiều ngang ô + Chọn Vertical: Căn liệu theo chiều dọc ô
- Trong phần Text control:
+ Wrap text: Tự động đẩy liệu xuống dòng độ rộng ô không đủ + Shrink to fit: Tự động co liệu cho vừa với rng ca ụ
+ Merge cell: hoà ô
+ Orientation: Hớng liệu ô (dữ liệu ô hiển thị theo kiểu chữ Text hộp) OK
3 Định dạng Font ch÷
B1: Chọn vùng liệu cần định dạng
B2: Format \ Cells Xt hiƯn hép tho¹i chän nh·n Font
+ Chọn Font để định dạng kiểu Font ( ví dụ: Vn.time, Vn.time H…)
+ Chọn Font style: Định dạng kiểu chữ (ví dụ: Bold chữ đậm Italic chữ nghiêng)
+ Chọn Size: Cỡ chữ + Chọn Color: Màu chữ
+ Chọn Underline: Chọn dạng nét gạch chân (nếu cần) + Trong phÇn effects chän:
(6)- Subscrip: Định dạng số dới Sau lựa chọn định dạng hiển thị hộp Preview
OK
4 Định dạng đờng viền (hình bên)
Các đờng kẻ excel đờng kẻ ảo không thấy in giấy, cần có đờng kẻ phải định dạng vùng bảng đó hay cịn gọi thao tác vẽ bảng
B1: Chọn khối liệu cần tạo đờng viền
B2: Format \ Cells… xuất hộp thoại chọn nhãn Border + Trong phần Preset chọn kiểu định dạng:
None: Khơng có đờng kẻ
Outline: Vẽ đờng bao quanh cho bảng Inside: Vẽ đờng bên bảng
+ Trong phần Border: Định dạng đờng kẻ đặc biệt + Trong phần line:
Style: Chän nÐt vÏ Color: Chän mµu vÏ
OK
5 Định dạng màu (hình bên) B1: Chọn vùng liệu cần định dạng B2: Format \ cells…xuất hộp thoại chọn nhãn Patterns
Trong khung Color: chọn màu cần cần sử dông \ OK
6 Thay đổi độ rộng cột, dòng
Đặt trỏ vào đờng kẻ cột dòng cần thay đổi độ rộng, xuất mũi tên chiều, nhấn, giữ kéo chuột để thay đơi kích thớc dịng cột theo ý muốn
VII Chèn xoá dòng cột 1 Chèn dòng, cột vào bảng tính a Chèn dòng
(7)B1: Bôi đen số dòng cần chèn B2: Insert \ Rows
Sau thao tác thực hiện, số dòng chèn lên phía số dòng vừa bôi đen
b Chèn cột
B1: Bôi ®en sè cét cÇn chÌn B2: Insert \ Columns
Sau thao tác thực hiện, số cột chèn phía bên trái số cột vừa bôi đen
2. Xoá cột ( dòng) khỏi bảng tính - Bôi đen số cột ( số dòng) cần xoá
- Vào Edit \ Delete
VIII Một số thao tác Excel 1 Nhập chỉnh sửa liệu
1.1 Nhp mt dóy s t ng
B1: Nhập vào số đầu dÃy B2: Bôi đen ô vừa nhập
B3: §a trá cht xng gãc díi cđa khèi vừa bôi đen trỏ chuột có hình dấu cộng màu đen nhấn (giữ) kéo chuột tới sè ci cïng cđa d·y
1.2 Sưa d÷ liƯu
- Kích chuột vào cần chỉnh sửa liệu bấm phím F2 kích đúp chuột vào ô cần chỉnh sửa
2 Nhập ngày tháng tự động 2.1 Nhập ngày tháng liên tiếp
B1: Nhập ngày, tháng dÃy vào ô bÊt kú B2: Chän « võa nhËp
B3: Đa trỏ sang góc phải vừa đợc chọn nhấn(giữ) kéo chuột tới ngày tháng cuối dóy
2.2 Nhập ngày cách nhau
B1: Nhập ngày tháng không liên tiếp dÃy B2: Chọn ô vừa nhập
B3: Đa trỏ chuột tới góc phải khối vừa bôi đen nhấn(giữ) kéo chuột tới ngày tháng cuối cđa d·y
3 Tính tổng tự động cách tính tốn với cơng thức a Tính tổng tự động
B1: Chän khèi (hay vïng sè) cÇn tÝnh tổng
B2: Kích vào biểu tợng Autosum ( ) công cụ standard
(8)A B C D E F G H … Lơng
ngày
Ngày
công Hệ Sl
Tổng
l-ơng Phụ cấp Tạm ứng
Tổng thu nhËp
2 20000 20 50000
3 30000 22 40000
4 25000 30 30000
… …… ……
VÝ dơ vỊ c¸ch tính toán theo công thức:
* Tính tổng lơng = Lơng ngày * Ngày công * Hệ Sl Cách tính:
Bớc 1: Đặt trỏ vào ô E2
Bớc 2: Gõ công thức: =B2*C2*D2, nhấn Enter để xem kết * Phụ cấp = 15% * tng lng
Cách tính:
Bớc 1: Đặt trỏ vào ô F2
Bớc 2: Gõ công thøc: =15%*E2 vµ nhÊn Enter * TÝnh tỉng thu nhËp = Tổng lơng + Phụ cấp - Tạm ứng
Cách tính:
Bớc 1: Đặt trỏ vào « H2
Bíc 2: Gâ c«ng thøc: =E2 + F2 - G2 , nhÊn Enter
Chơng II: Các hàm excel I Các loại địa Excel
1 Địa ô (Cell) 1.1 Kh¸i niƯm
Địa hay khối Excel tên hay khối Excel phân làm hai loại địa là:
- Địa tuyệt đối - Địa tơng đối
+ Địa tơng đối: Là loại địa thay đổi đợc chép liệu hay công thức Địa bình thờng nhập vào cơng thức địa tơng đối
+ Địa tuyệt đối: Là loại địa không thay đổi đợc chép liệu hay công thức
(9)- Địa tơng đối đợc xác định dới dạng: <Cột><Dòng>
Ví dụ: A10: địa A10 ( A tên cột, 10 số thứ tự dòng)
- Địa tuyệt đối đợc xác định dới dạng: $<Cột>$<Dịng> Ví dụ: $A$10: địa tuyệt đối ô A10
Chú ý: Để lấy địa tuyệt đối ta việc lấy địa tuơng đối sau nhấn phím F4 để chuyển sang a ch tuyt i.
2 Địa vùng
Là địa khối ô liên tiếp ( có từ hai liên tiếp trở lên) đợc xác định cách lấy địa ô vùng địa ô cuối vùng nhng đợc đặt phân cách dấu hai chấm Địa vùng có hai loại địa là:
- Địa tơng đối - Địa tuyệt đối
Ví dụ: A1:B10 địa tơng đối khối ô từ ô A1 ô B10 $A$1:$B$10: địa tuyệt đối khối ô từ ô A1 ô B10 II Các hàm
1 Giíi thiƯu vỊ hµm
Hàm cơng thức đợc xác định sẵn máy tính cho phép ta tính tốn với phép tính xác định, kết sau phép tính khơng phải hàm mà giá trị đợc trả từ hàm
Tất hàm Excel có dạng: = Tên hàm(DSĐS)
Trong đó:
- Tên hàm Excel quy định, đợc viết tiếng anh không phân biệt chữ hoa hay chữ thờng
- DSĐS: Là danh sách đối số, nhận giá trị nh: Giá trị số, địa ô, khối ô, tên vùng, công thức hàm khác …
Chú ý: DSĐS hai hay nhiều đối số, đối số hàm phải ngăn cách nhau dấu phẩy (,)
2 Nhóm hàm Excel 2.1 Nhóm hàm thống kê
2.1.1 Hàm Sum Hàm tính tổng Cú pháp hàm có dạng sau:
= Sum( DSS) Trong ú:
Sum: tên hàm không phân biệt chữ hoa hay chữ thờng
DSS: số địa ô chứa số, địa dãy ô liên tiếp
Chức năng: Hàm cho kết tổng giá trị danh sách đối số Ví dụ 1: =Sum(6,8,9,10): tơng đơng với: + + + 10 cho kết 33 Ví dụ2: Tính tổng tiền lơng nhân viên bảng lơng sau
A B C D E F
1 Stt Họ tên Phòng ban Hệ SL Phụ cấp Lơng
(10)3 Trần Văn Khôi HC 1.5 120000 800000
4 Lê Hồng Tơi TV 100000 870000
5 Phïng Kim Liªn VT 1.75 120000 760000
6 Hoµng Thu Hoµi TV 1.92 100000 820000
7 Ngun §øc Trung VT 1.78 100000 810000
8 Tæng 5010000
9 Trung b×nh 106666
10 Max 950000
11 Min 800000
H×nh 2.1 Ta thùc hiƯn tÝnh tỉng theo bớc sau:
B1: Đặt trỏ chuột vào « F8 B2: Gâ vµo c«ng thøc sau:
= Sum(F2:F7)
B3: NhÊn phÝm Enter (Xem kÕt qu¶ hình trên) 2.1.2 Hàm Average Hàm tính giá trị trung b×nh
Cú pháp hàm có dạng: = Average( DSS) Trong ú:
Average: tên hàm
DSĐS: số địa ô chứa số, địa dãy ô liên tiếp, công thức trả liệu kiểu số…
Chức năng: Hàm cho kết giá trị trung bình giá trị danh sách đối số
Ví dụ: = Average(6,10,8) tơng đơng với ( +10 + 8)/3 =
XÐt vÝ dô phần (Hình 2.1) ta thực tính trung bình phụ cấp nh sau: B1: Đặt trỏ vào « E9
B2: gâ vµo c«ng thøc sau: =Average(E2:E7)
B3: Nhấn phím Enter thu đợc kết 106666 2.1.3 Hàm Max – Hàm lấy giá trị lớn nht
Cú pháp hàm:
= Max(DSS) Trong ú:
Max: tên hàm
DSS: l cỏc s địa ô chứa số, địa dãy ô liên tiếp, công thức trả liệu kiểu số…
Chức năng: Hàm cho kết giá trị lớn giá trị danh sách đối số
VÝ dô:
=Max(6, 7, 9, 2) trả giá trị lớn số
(11)B1: Đặt trỏ ô F10 B2: Gõ vào công thức sau:
=Max(F2:F7)
B3: Nhấn phím Enter kết trả nh sau 950000 2.1.4 Hàm Min Hàm lấy giá trị nhỏ nhất
Cú pháp hàm:
= Min(DSS) Trong ú:
Min: tên hàm
DSS: l cỏc s hoc a ô chứa số, địa dãy ô liên tiếp, công thức trả liệu kiểu số…
Chức năng: Hàm cho kết giá trị nhỏ giá trị danh sách đối số
VÝ dô1: = Min(6,7, 9, 5, 2) trả giá trị nhỏ số
Ví dụ 2: Xét (Hình 2.1) cho biết mức lơng thấp ngời quan
Cách tìm nh sau:
B1: Đặt trỏ vào ô F11 B2: Gõ vào c«ng thøc sau:
=Min(F2:F7)
B3: Nhấn Enter kết thu đợc 800000 2.1.5 Hàm Count – Hàm n giỏ tr s
Cú pháp hàm:
= Count(DSS) Trong ú:
Count: tên hàm
DSS: số địa ô chứa số, địa dãy ô liên tiếp, công thức trả liệu kiểu số, …
Chức năng: Hàm cho kết số giá trị kiểu số thành phần có tính chất kiểu số danh sách đối số
VÝ dô:
= Count(6, 6, 9,1 0) –>
= Count(6, 7, “hn”, 8, 10, 3A,19/12/81)
= Count(C2:C12): Hàm trả số lần đếm đợc từ ô C2 đến ô C12 Chú ý: hàm đếm đối số hàm thoả mãn kiểu số
2.1.6 Hàm Counta – Hàm đếm toàn kiểu liệu Cú pháp hàm:
=Counta(DSĐS) Trong đó:
Counta: tên hàm
DSS: l cỏc s hoc a ô chứa số, địa dãy ô liên tiếp, công thức trả liệu kiểu số
Chức năng: Hàm cho kết số giá trị kiểu số kiểu chuỗi danh sách đối số
(12)=Counta(6, 3A, 9, 10) ->
=Counta(6, 7, “hn”, 8, 10, 19/12/81) ->
=Counta(C2:C12): Hàm trả số lần đếm đợc từ ô C2 đến ô C12 2.1.7 Hàm Rank Hm xp th bc
Cú pháp hàm:
= Rank(x, DS, m) Trong đó:
- Rank: tên hàm - x: giá trị cần xÕp
- DS: địa vùng làm sở để xếp thứ bậc thờng đợc lấy địa ch tuyt i
- m: cách xếp thứ bËc
o Nếu m=0: Giá trị lớn đợc xếp thứ trớc o Nếu m=1: Giá trị nhỏ đợc xếp thứ trớc Ví dụ:
A B C D E F
1 Họ tên Điểm Điểm TB Xếp thứ
2 Toán Lý Hoá
3 Hoàng Anh 8.00
4 ChÝ HuÊn 8 7.66
5 Hải Châu 6.00
6 Trịnh Vân 5.33
7 Hoàng Dịng 5.66
§Ĩ thùc hiƯn xÕp thứ cho ngời lam theo bớc sau: B1: Đặt trỏ vào ô F3
B2: Thùc hiƯn xÕp thø theo c«ng thøc sau: = Rank(E3, $E$3:$E$7, 0)
NÕu m = kÕt qu¶ tr¶ vÒ nh sau:
A B C D E F
1 Họ tên Điểm Điểm TB Xếp thứ
2 Toán Lý Hoá
3 Hoàng Anh 8.00
4 ChÝ HuÊn 8 7.66
5 Hải Châu 6.00
6 Trịnh Vân 5.33
7 Hoµng Dịng 5.66
Trờng hợp m =1 học viên tự tính 3 Hàm logic hàm điều kiện 3.1 Hàm logic
3.1.1 Hàm And Hàm kết hợp và Cú pháp hàm:
= And(Btđk1, Btđk2, …, Btđkn) Trong đó:
(13)Chức năng: Hàm cho kết (True) tất biểu thức điều kiện là (True), cho kết sai (False) biểu điều kiện sai (False)
VÝ dô: = And(9 > 8, 10 < 9, > 5) -> hàm trả giá trị False = And(10 > 9, > 8) -> hàm trả giá trị True 3.1.2 Hàm OR Hàm kết hợp hoặc
Cú pháp hàm:
= OR(Btđk1, Bt®k2, …, Bt®kn)
Trong đó: Btđk1, Btđk2, …, Btđkn: biểu thức điều kiện
Chức năng: Hàm cho kết (True) biểu thức điều kiện (True), cho kết sai (False) tất biểu thức điều kiện sai (False)
VÝ dô:
= OR(5 > 4, < 9, 10 < 8) -> hàm trả giá trị True = OR(5 < 3, < 7) -> hàm trả giá trị False
3.2 Hàm điều kiện
3.2.1 Hàm Sumif Hàm tính tổng theo 1 điều kiện Cú pháp hàm:
= Sumif(VCK, n , VCTT ) Trong đó:
VCĐK: địa vùng làm sở để xét điều kiện (địa vùng chứa điều kiện)
n : điều kiện đợc gõ trực tiếp vào cơng thức địa ô chứa điều kiện
VCTT: địa vùng cần tính tổng
Chức năng: Hàm cho kết tổng giá trị VCTT tơng ứng với các giá trị thoả mÃn điều kiện VCĐK
Ví dụ: Tính tổng thu nhập ngời quê Hung Yen
A B C D E F
1 Họ tên Quê quán Ngày công HSL Lơng ngày Thu nhËp
2 Thanh Tung Thai Binh 26 100000 5200000
3 Anh Tu Hung Yen 22 1.5 70000 2310000
4 Lan Thao Ha Noi 23 50000 3450000
5 Minh Ngoc Hung Yen 20 1.75 40000 1400000
6 Van Thanh Hung Yen 19 90000 3420000
7 Anh Hung Nam §inh 25 2.5 75000 4687500
H×nh 3.1
Để thực việc tính tổng thoả mãn điều kiện trớc tiên ta phải xác định điều kiện
Trong vÝ dơ trªn ta thấy:
o Điều kiện : Quê quán Hung Yen
(14)Thùc hiƯn tÝnh theo c«ng thøc sau:
= Sumif(B2:B7, “Hung Yen”, F2:F7) > 8397500 3.2.2 Hàm Countif – Hàm đến theo 1 iu kin
Cú pháp hàm:
= Countif (VCK, n“ ”) Trong đó:
VCĐK: địa vùng làm sở để xét điều kiện ( địa vùng chứa điều kiện)
n : điều kiện gõ trực tiếp vào công thức địa ô chứa điều kin
Chức năng: Hàm cho kết số ô vùng VCĐK thoả mÃn điều kiện n VÝ dơ:
Xét ví dụ (Hình 3.1) đếm số ngời có quê quán Hung Yen Giống nh hàm sumif trớc tiên ta phải xác định điều kiện đếm ? Trong ví dụ ta thấy:
o Điều kiện: Quê quán Hung Yen
o Vùng làm sở xét điều kiện địa cột Quê quán
Cách tính nh sau: Đặt trỏ vào ô muốn hiển thị kết quả, sau gõ vào cơng thức
= Countif(B2:B7, “Hung Yen”) -> : Cã ngêi 3.2.3 Hµm if Hàm điều kiện nếu
3.2.3.1 Hàm if bản Cú pháp hàm:
= if (btk, Giỏ tr 1, Giỏ tr 2) Trong ú:
Btđk: biểu thức điều kiện có dạng logic
Giỏ trị 1, Giá trị 2: Có thể giá trị số “chuỗi”, công thức … Chức năng: Hàm cho kết Giá trị btđk đúng, cho kết Giá trị 2 btđk sai
Chú ý: Nếu giá trị chuỗi đợc nhập trực tiếp vào công thức phải bao cặp nháy kép ( )“”
VÝ dô 1:
= if( < 8, “Học đợc”, “Bình thờng”) -> kết “Bình thờng” Ví dụ 2: Điền học bổng vào cột học bổng bảng sau:
Học bổng sinh viên đợc xét theo tiêu chuẩn:
NÕu ĐTB >= 7.00 học bổng 120000 lại kh«ng cã
A B C D E F G H
1 Họ tên Điểm ĐTB Học bổng
2 Tin Anh Ho¸ To¸n TriÕt
3 Anh Tïng 6.60
4 Minh Anh 7.62 120000
5 Hoµng H¶i 6.45
6 Thanh Hoà 7 6.66
7 Hải Hµ 7.00 120000
(15)Hình 3.2
Để tính học bổng cho sinh viên danh sách ta thực theo bớc sau: B1: Đặt trỏ vào ô H3
B2: Thùc hiƯn tÝnh häc bỉng theo c«ng thøc: = if(G3>7.00, 120000, “ ”)
B3: Nhấn Enter để xem kết sau chép cơng thức cho cịn lại thu đợc kết nh (Hỡnh 3.2)
3.2.3.2 Hàm if tổng quát Cú pháp hàm:
= if( btđk1, GT1, if( btđk2, GT2, , if( btđkn-1, GTn-1, GTn))))n-1 ngoặc
Chc nng: Nếu btđk1 là hàm cho kết GT1, cịn btđk1 sai hàm
xét tiếp đến if thứ ( btđk2), btđk2 cho kết GT2, cịn sai
xét tiếp đến if thứ ( btđk3), …., cuối hàm xét đến if thứ (n-1), btđkn-1
đúng hàm cho kết GTn-1, cịn lại cho kết GTn
VÝ dơ vỊ c¸ch thực hàm if lồng hàm logic
if(a >= b, Giá trị 1, IF(and(a=c, b>=d), Giá trị 2, lại)) Xét tập chơng minh hoạ cho hàm
Chơng III Hàm tìm kiếm, hàm với số, chuỗi
I Nhúm hm vi s 1 Hm lấy giá trị tuyệt đối Cú pháp = Abs(n)
Tham sè n: Cã thĨ lµ mét sè
Hay địa ô chứa giá trị số
Hoặc phép toán cho kết giá trị số Chức : Hàm cho kết giá trị tuyệt đối số n VD: B2 = -
= Abs( -21) - > 21 : Trêng hợp n số
= Abs(B2) - > : Trờng hợp n địa ô = Abs(5 + B2) - > : Trờng hợp n phép toán 2 Hàm khai bậc hai
Có ph¸p = Sqrt(n)
Tham sè n: Cã thĨ lµ mét sè
Hay địa ụ cha giỏ tr s
Hoặc phép toán cho kết giá trị số Chức : Hàm cho kết bậc hai sè n
VD: B2 = 16, C2 = 81
= Sqrt( 49) - > : Trêng hỵp n lµ sè
= Sqrt(B2) - > : Trờng hợp n địa ô = Sqrt(Sqrt(C2)) - > : Trờng hợp n phép toán 3 Hàm lấy phần nguyên số
Có ph¸p = Int(n)
Tham sè n: Cã thĨ lµ mét sè
Hay địa chứa giá trị số
(16)VD: B2 = 21.69
= Int( 19.455) - > 19 : Trờng hợp n số
= Int(B2) - > 21 : Trờng hợp n địa ô = Int(5.46 + B2) - > 27 : Trờng hợp n phép toán 4 Hàm lấy phần d phép chia n cho m
Có ph¸p = Mod(n , m)
Tham sè n, m: Cã thĨ lµ mét sè
Hay địa chứa giá trị số
Hc mét phÐp toán cho kết giá trị số Chức : Hàm cho kết số d phÐp chia n cho m VD: B2 = 22, C2 =
= Mod( B2,3) - > = Mod(B2,C2) - > Cho vÝ dô nh sau:
HÃy tính số tuần khách số ngày d khách vào bảng dới sử dụng hàm vừa häc
… Ngày đến Ngày Số tuần Ngày lẻ … 22/11/04 30/11/04
30/10/04 21/11/04 02/12/04 10/12/04 24/10/04 16/11/04 5 Hàm làm tròn số liệu
Cú pháp = Round(n, m)
Chức năng: Hàm làm tròn giá trÞ cđa biĨu thøc (hay sè) n theo chØ thÞ cđa tham sè m
Tham sè n: Cã thĨ lµ mét sè
Hay địa chứa giỏ tr s
Hoặc phép toán cho kết giá trị số
m: T¬ng tù n nhng ta co thĨ chia m thành trờng hợp sau:
Nếu m > : Hàm làm tròn m chữ số thập phân sau dấu phân cách thập phân ( Giá trị trả sau phép toán số có m chữ số thập phân sau dấu phân cách thập phân)
VD: B2 = 21.4745
= Round(B2,1) - > 21.5 = Round(B2,2) - > 21.47
Nếu m = 0: Hàm làm tròn đến chữ số hàng đơn vị VD: = Round(B2,0) - > 21
Nếu m < : Hàm tròn đến m chữ số đứng trớc hàng đơn vị VD: C3 = 56465, B3 = 2585.245
= Round(C3,-3) -> 56000 = Round(B3,-2) - > 2600 II Nhóm hàm chuỗi
1 Hàm cắt trái Cú ph¸p = Left(st, n)
Tham số st: Có thể chuỗi ký tự đợc đặt cặp dấu nháy kép (“ ”) Hay địa ô chứa giá trị kiểu Text ( kiểu văn bản)
n: số >
Chức : Hàm cho kết n ký tự phía bên trái chuỗi st VD: B2 = Tin Học TrỴ
(17)= Left(“ICETHTIAFI”, 3) - > ICE 2 Hàm cắt phải
Cú pháp = Right(st, n)
Tham số st: Có thể chuỗi ký tự đợc đặt cặp dấu nháy kép (“”) Hay địa ô chứa giá trị kiểu Text ( kiểu văn bản)
n: lµ mét sè > 0
Chức : Hàm cho kết n ký tự phía bên phải chuỗi st VD: B2 = Tin Häc TrỴ
= Right( B2,3) - > TrỴ
= Right(“ICETHTIAFI”, 4) - > IAFI 3 Hàm cắt giữa
Cú pháp: = Mid(st, n, m)
Tham số st: Có thể chuỗi ký tự đợc đặt cặp dấu nháy kép (“”) Hay địa ô chứa giá trị kiểu Text ( kiểu văn bản)
n: vị trí bắt đầu cắt ( Cắt từ vị trí n cắt đi) m: số ký t cn ly
Chức : Hàm cho kết m ký tự vị trí n chuỗi st VD: B2 = Tin Học Trẻ
= Mid( B2,5,3) - > Häc
= Mid(“ICETHTIAFI”, 4, 3) - > THT
Chú ý: Dấu cách (Space) đợc coi ký tự. III Nhóm hàm ngày tháng
1 Hàm ngày tháng với tham số a Hàm Day – Hàm lấy ngày Cú pháp hàm: = Day(DLNT) Trong đó:
DLNT cã thĨ lµ:
- Ngày đợc nhập trực tiếp vào phải đặt cặp dấu nháy kép - Địa ô chứa liệu kiểu ngày tháng ( Date)
Chức năng: Hàm cho kết Ngày liệu ngày tháng ( DLNT) Ví dụ:
A B C D E F
1 Hä tªn Ngày sinh Tháng sinh Tuổi Hoàng 21/02/80
3 Nga 20/10/85
4 Ngäc 03/06/83
5 Anh 15/10/84
6 Hµ 01/11/82
7 Trang 10/12/81
- Địa ô chứa liệu kiểu ngày tháng ( Date)
Chức năng: Hàm cho kết Ngày liệu ngày tháng ( DLNT) Ví dụ:
(18)b Hµm Month – Hµm lÊy tháng Cú pháp hàm:
= month(DLNT) Trong ú:
DLNT cã thĨ lµ:
- Ngày đợc nhập trực tiếp vào phải đặt cặp dấu nháy kép - Địa ô chứa liệu kiểu ngày tháng ( Date)
Chức năng: Hàm cho kết Tháng liệu ngày tháng ( DLNT) Ví dụ: = Month(02/10/82) trả 10
= Month(B2) trả c Hàm Year Hàm lấy năm Cú pháp hàm:
=Year(DLNT) Trong ú:
DLNT có thĨ lµ:
- Ngày đợc nhập trực tiếp vào phải đặt cặp dấu nháy kép - Địa ô chứa liệu kiểu ngày tháng
Chức năng: Hàm cho kết Năm đối số bên hàm Ví dụ1:= Year(“21/11/04”) trả 2004
= Year(B2) trả 1980
Ví dụ 2: Dựa vào cột ngày sinh điền vào cột tháng sinh tính tuổi ngời danh sách sau:
A B C D E F
1 Họ tên Ngày sinh Tháng sinh Tuổi Hoàng 21/02/80
3 Nga 20/10/82
4 Ngäc 13/06/83
5 Anh 05/12/78
6 Hµ 25/11/82
7 Trang 18/09/81 Thao t¸c thùc hiƯn nh sau: TÝnh th¸ng sinh:
B1: Đặt trỏ vào ô C2
B2: Gõ vào công thức: =Month(B2)
B3: Nhn Enter xem kết chép công thức cho ngời cũn li
Tính tuổi:
B1: Đặt trỏ vào ô D2
B2: Gừ vo cụng thc: =2004 – Year(B2) B3: Nhấn Enter để xem kết
Kết đợc hiển thị nh sau:
A B C D E F
1 Họ tên Ngày sinh Th¸ng sinh Ti
(19)3 Nga 20/10/82 10 22
4 Ngäc 13/06/83 21
5 Anh 05/12/78 12 26
6 Hµ 25/11/82 11 22
7 Trang 18/09/81 23
Chú ý: Sau thực tính tuổi liệu thị không ta cần định dạng lại kiểu liệu cho phù hợp thơi.
d Hàm Weekday Hàm cho thứ tuần Cú pháp hàm:
= Weekday(DLNT) Trong ú: DLNT cú th là:
- Ngày đợc nhập trực tiếp vào phải đặt cặp dấu nháy kép - Địa ô chứa liệu kiểu ngày tháng
Chức năng: Hàm cho kết Thứ tuần đối số hàm Nếu thứ chủ nhật hàm cho kết
T2 ->
…
T7 -> VÝ dô:
= Weekday(“20/11/04”) tr¶ vỊ
= Weekday(B4) tr¶ vỊ có nghĩa ngày 03/06/83 vào thứ tuần 2 Hàm không tham số
a Hàm Now Cú pháp hàm:
= Now()
Chức năng: Hàm trả ngày, tháng, năm hệ thống b Hàm Today
Cú pháp hàm: = Today()
Chức năng: Hàm trả ngày, tháng, năm hệ thống IV Hàm tìm kiếm
1 Hàm dị tìm, tham chiếu theo cột Vlookup Cú pháp = Vlookup(x, bảng dị tìm, n, m) Bảng dị tìm: cịn đợc gọi bảng tham chiếu Tham số:
x: giá trị mang dò tìm
bng dị tìm: địa tuyệt đối bảng tham chiếu khơng bao gồm phần tiêu đề
Trong b¶ng dò tìm cột thờng cột dò tìm ( cét tham chiÕu)
n: số nguyên dơng số thứ tự cột tham chiếu bảng dị tìm ( cột mà hàm dóng sang để lấy giá trị tìm đợc giá trị x ct dũ tỡm)
m: Kiểu dò tìm
(20)Nếu m = bảng dị tìm, cột dị tìm phải đợc xếp theo trật tự tăng dần ( Ascending)
Chức : Hàm tìm giá trị x cột dị tìm bảng tham chiếu, tìm đ -ợc dóng sang cột thứ n bảng dị tìm để lấy giá trị.
Cho ví dụ sau: Cho bảng kết thi nh sau, điền điểm u tiên cho TS dựa vào bảng quy định điểm u tiên bên dới
A B C D E F G H
1 Bảng tổng kết điểm thi
2 Tên
SV Khuvực Khoa Toán Hoá Lý u tiên Tæng
3 Lan
Anh KV1 QTKD
4 Xu©n
Minh KV3 CNTT 8
5 Hoµng
Dịng KV1 SPA
6 Thanh
Hoµ KV2 CNTT
7 Anh
Th¬ KV3 QTKD 7
8 Mü LÖ KV2 QTKD 8 8 7
K L
2 Khu vùc u tiªn
3 KV1 1.5
4 KV2 1
5 KV3 0.5
Để điền đợc điểm u tiên cho thí sinh ta sử dụng hàm Vlookup nh sau Đặt trỏ vào G3 sau gõ vào cơng thức
= Vlookup(B3, $K$3:$L$5, 2, 0)
Các ô lại cột u tiên ta việc chép cơng thức đợc 2 Hàm dị tìm, tham chiếu theo dòng Hlookup
Cú pháp = Hlookup(x, bảng dị tìm, n, m) Bảng dị tìm: cịn đợc gọi l bng tham chiu Tham s:
x: giá trị mang dò tìm
bng dũ tỡm: l a tuyệt đối bảng tham chiếu không bao gồm phần tiêu đề
Trong bảng dị tìm dịng thờng dịng dị tìm ( dịng tham chiếu) n: số nguyên dơng số thứ tự dịng tham chiếu bảng dị tìm (dịng mà hàm dóng xuống để lấy giá trị tìm đợc giá trị x dịng dị tìm)
m: kiĨu dò tìm
Nếu m = giá trị dòng dò tìm không cần phải xếp
(21)Chức : Hàm tìm giá trị x dịng dị tìm bảng tham chiếu, tìm đợc dóng sang dịng thứ n bảng dị tìm để lấy giá trị.
Ví dụ số cách viết hàm tìm kiếm đợc lồng hàm Left, right… = Vlookup( left(st, m), bảng dò tìm, cột lấy giá trị, kiểu tìm)
hc Vlookup(left(st, m1), bảng dò tìm, right(st, m2), kiểu tìm)
Vlookup(left(st, m1), bảng dò tìm, if(lồng), kiểu tìm)
…
Ch¬ng IV Vïng c¬ së liệu & Các hàm vùng CSDL
I Vùng CSDL thao tác vùng CSDL
1 Kh¸i niƯm vïng CSDL
Vùng CSDL vùng có cấu trúc dới dạng cột dịng, cột đợc gọi trờng, cịn dịng gọi ghi
2 C¸c thao tác
2.1 Bổ sung ghi (nhập liệu b»ng Form)
Trong Microsoft Excel nhiều sử dụng hộp thoại Data Form để nhập liệu vào bảng tính truy vấn tin lai tiện dụng Cách sử dụng nh sau:
Đặt trỏ vào bảng tính ( hay cịn gọi VCSDL) Vào Data \ Form -> xuất hộp thoại bên: Trong đó:
New: NhËp míi mÉu tin
Delete: Xo¸ mẫu tin hành
Restore: Khôi phục lại mẫu tin võa sưa
Find Prev: §Õn mÉu tin liỊn tríc
Find next: §Õn m·u tin liỊn sau
Criteria: Nhập điều kiện tìm kiếm
Close: Đóng cửa sỉ
(22)Trong cơng việc nhiều lúc ta cần xếp liệu cột (nh tên l-ơng, ) theo trình tự đó, tăng dần giảm dần để thực điều bn lm thao cỏc bc sau:
- Bôi đen phần bảng tính cần xếp
- Vo Data \ Sort, xuất hộp thoại bên: Sort by: chọn cột làm khố xếp Nếu chọn Ascending cột đợc xếp theo chiều tăng dần, chọn Descending cột đợc xếp theo chiều giảm dần
Then by: Chọn cột làm khoá phụ thứ (nếu có)
Then by: Chọn cột làm khoá phụ thø 2 (nÕu cã)
Header row: Không xếp tiêu đề ( hàng bảng)
No header row: Có xếp tiêu đề
Microsoft Excel xếp lần lợt theo khố chính, sau theo khoá phụ thứ cuối theo khoá phụ thứ hai
2.3 Lọc liệu tự động
Autofilter tính lọc liệu cách nhanh chóng xác, nhờ vào thao tác bạn thống kê liệu VCSDL theo điều kiện định phục vụ cho công việc bạn
* Sử dụng lọc tự động liệu Autofilter + Kích chuột vào ô bảng tính
+ Vào Data chọn Filter tiếp chọn Autofilter ( Xem hình dới)
khi xuất mũi tên hớng xuống cột danh sách liệu * Xác định tiêu chuẩn lọc
(23)Ngoài điều kiện ta chọn tiêu chuẩn sau: All: Hiển lại toàn ghi
Top 10: Lọc số ghi thoả mÃn điều kiện lín nhÊt hay nhá nhÊt cét läc, thao t¸c nh sau:
Sau b¹n chän Top 10 sÏ xt hiƯn hép tho¹i sau:
- Nhấn chọn Ok để xem kết Chú ý:
Top 10 đợc áp dụng cho trờng ( cột) có liệu kiểu số
Khi ghi có giá trị nh cột lọc số ghi hiển thị có thể vợt số ghi đợc chọn hộp thoại số 2
Custom: Läc theo điều kiện phức ( áp dụng cho trờng liệu) Khi bạn nhấn chọn Custom xt hiƯn hép tho¹i sau:
Trong vïng sè chọn toán tử logic, nhấn chọn nhập giá trị cần so sánh vào vùng số
Nu cõu hỏi có thêm điều kiện kết hợp “và” hay “hoặc” chọn tơng ứng hộp chếch and hay or sau làm tơng tự vùng số cho vùng số số Nhấn chọn OK để xem kết
Chú ý : Huỷ bỏ thao tác lọc tự động vào Data chọn Filter sau chọn lại Autofilter
2.4 TÝnh tỉng phơ (tỉng theo thành phần)
Cú nhng trng hp ta cn thống kê theo thành phần ví dụ thống kê theo mặt hàng hay thống kê theo phòng ban,… để thực bạn làm theo bớc sau:
Bớc 1: Sắp xếp trờng làm sở để xét điều kiện tính tổng (sử dụng lệnh Sort) Bớc 2: Vào Data \ Subtotals… xuất hộp thoại:
Chän kiÓu läc
Top : Lọc theo giá trị lớn Bottom: Lọc theo giá trị nhỏ
Chọn số ghi cần hiển thÞ
2
4
3
Chọn hàm cần dùng để thống kê Chọn tr ờng vừa xếp
Hủ bá thao t¸c thèng kª
(24)Sau chọn trờng xếp mục At each change in, chọn hàm thống kê mục Use function tích chọn trờng cần thống kê lựa chọn Add subtotal to nhấn chọn OK bạn nhận đợc bảng thống kê có dạng nh sau:
Chú ý: Trong ví dụ thống kê trung bình, lơng ngày, thởng, Thu nhập phịng ban giá trị đợc thể mầu sám
- Nếu muốn xem tổng quát kết thống kê kích chuột vào nút có dấu ( - ) phía bên phải VCSDL bạn nhận đợc bảng có dạng nh hình sau:
TÝch chọn tr ờng cầntính toán
(25)- Nếu muốn xem chi tiết cần kích vào dÊu (+)
Chú ý: Nếu muốn huỷ bỏ thao tác thống kê: Vào Data chọn Subtotals sau chn Remove all
II Vùng điều kiện(vùng tiêu chuẩn) 1 Khái niệm vùng tiêu chuẩn
Vựng tiờu chun vùng có hai dịng, dịng chứa tiêu đề dòng lại chứa điều kiện
Vùng tiêu chuẩn hay đợc gọi vùng điều kiện đợc dùng để tính tốn, xố hay rút trích liệu, …
Tiêu đề ĐK 2 Cách lập vùng điều kiện
a. Tiªu chuÈn số: Ô chứa điều kiện phải chứa liệu kiĨu sè (Number) VÝ dơ:
Gi¸ 32000
b. Tiêu chuẩn chuỗi ( Text): Điều kiện liệu kiĨu Text Chó ý: Dïng dÊu * thay thÕ cho mét nhãm ký tù
Dïng dÊu ? thay thÕ cho mét ký tù VÝ dô 1:
Tên hàng Cà phê Ví dụ 2:
Tên hàng C* VÝ dơ 3:
Tªn NV ??a
c. Tiêu chuẩn logic
Các toán tử dùng tiêu chn logic: >, >=, <, <=, <> (kh¸c) VÝ dơ:
Cấu trúc vùng tiêu chuẩn
Điều có nghĩa: Giá = 32000
Điều có nghĩa: Tên hàng Cà phê
Điều có nghĩa: Tên hàng bắt đầu C
Điều có nghĩa: Tên NV gồm ký tự, ký tự cuối a
(26)Giá >32000
d. Tiêu chuẩn kết hợp and
Điều kiện tiêu chuẩn nằm dòng nhng cột khác
Ví dụ:
Tên hàng Giá(USD) Computer >3200
e. Tiêu chuẩn kết hợp or hoặc
Điều kiện tiêu chuẩn nằm cột nhng dòng khác
Ví dụ:
Tên hàng Chè Cà phê
f. Tiêu chuẩn hỗn hợp
Đợc kết hợp từ hai loại tiêu chuẩn and or
Với tiêu chuẩn ô trống coi điều kiện Ví dụ:
Tên hàng Giá Speaker 22 Computer 320 Ví dụ:
Tên hàng Giá Viva
>3200
III ứng dụng Vùng điều kiện vào thống kê hàm CSDL
1 Rút trích liệu
Mục đích phần ta dùng chức khác Microsoft Excel để thực việc chép hay số ghi vùng CSDL thoả mãn điều kiện vùng điều kiện vựng khỏc
Cách làm:
B1 Thiết lập vùng điều kiện ( vùng tiêu chuẩn) B2 Đa trỏ vào vùng CSDL ( bảng tính)
B3 Vo Data chọn Filter sau chọn Advanced Filter sau lệnh xuất hộp thoại nh hình dới:
Trong khung Action cđa hép tho¹i Advanced Filter chän Copy to another location, xem chó thÝch h×nh sau:
Chọn Copy to another location để rút trích thoả điều kiện liệu vùng khác
Chọn địa ô vùng đích chứa liệu đ ợc rút trích
Lấy địa vùng tiêu chuẩn ( vùng điều kiện)
Lấy địa vùng CSDL
Điều có nghĩa: Tên hàng Computer Giá(USD) > 3200
Điều có nghĩa: Tên hàng Chè Cà phê
Điều có nghĩa: Tên hàng Speaker giá 22 Tên hàng Computer giá 320
(27)Cuối sau hoàn tất lựa chọn bạn cần nhấn chọn OK, để xem kết qu
2 Hàm sở liệu
S dụng để tính tốn, thống kê ghi vùng CSDL thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn Để sử dụng đợc hàm ta cần phải lập CSDL vùng tiêu chuẩn theo u cầu đề
2.1 Hµm tÝnh tỉng thoả mÃn nhiều điều kiện Cú pháp = dsum(vcsdl, n, vtc)
Tham sè:
vcsdl: địa vùng sở liệu bao gồm dòng tiêu đề vtc: địa vùng tiêu chuẩn
n: Có thể địa chứa tên trờng cần tính tổng Hoặc số thứ tự trờng cần tính tổng VCSDL
Hoặc tên trờng cần tính tổng (phải đặt cặp nháy kép)
Chức năng: Hàm cho kết Tổng giá trị ô cột n, thoả mÃn điều kiƯn cđa vïng tiªu chn
Cho vÝ dơ vỊ bảng lơng tháng sau:
A B C D E F G H I
1
stt Tªn NV P_ban N_công Hệ SL Phụ cấp Thởng Tạm ứng Thực lÜnh
2
1 ChÝ HuÊn HC 21 1.86
2 Cao Tïng KT 22 1.78
3 Thuý V©n TV 20 1.92
4 Mü LƯ HC 23 1.92
6
5 Anh Tó KT 21
7 6 Lan Th¶o TV 22 1.86
1 Häc viªn tù tÝnh thëng, phơ cÊp, điền tạm ứng
2 Tính tổng toàn thực lĩnh nhân viên phòng KT Cách làm ý nh sau:
LËp vïng tiªu chuÈn nh hình bên
t tr vo ụ (khơng thuộc vùng CSDL) sau gõ cơng thức sau vào: = dsum(A1:I7, I1, L1:L2) n địa ô chứa tên trờng Hoặc = dsum(A1:I7, 9, L1:L2) n số thứ tự trờng Hoặc = dsum(A1:I7, “Thực lĩnh”, L1:L2) n tên trờng
Nhấn Enter để xem kết
2.2 Hµm tÝnh trung bình cộng thoả mÃn nhiều điều kiện
Chn a vùng đích chứa liệu đ ợc rút trích
Lấy địa vùng tiêu chuẩn ( vùng điều kiện)
(28)Có ph¸p = daverage(vcsdl, n, vtc) Tham sè:
vcsdl: địa vùng sở liệu bao gồm dòng tiêu đề vtc: địa vùng tiêu chuẩn
n: Có thể địa chứa tên trờng cần tính trung bình Hoặc số thứ tự trờng cần tính trung bình VCSDL
Hoặc tên trờng cần tính trung bình (phải đặt cặp nháy kép) Chức năng: Hàm cho kết giá trị trung bình ô cột n, thoả mãn điều kiện vùng tiờu chun
Ví dụ: Tính bình quân thu nhập nhân viên phòng KT
Các b íc thùc hiƯn :
LËp vïng tiªu chn ( nh vÝ dơ trªn)
Đặt trỏ vào (khơng thuộc vùng CSDL) sau gõ công thức dới vào: = daverage(A1:I7, I1, L1:L2) n địa ô chứa tên trờng Hoặc = daverage(A1:I7, 9, L1:L2) n số thứ tự trờng Hoặc = daverage(A1:I7, “Thực lĩnh”, L1:L2) n tên trờng
Nhấn Enter để xem kết
2.3 Hµm tìm giá trị lớn thoả mÃn nhiều điều kiện Có ph¸p = dmax(vcsdl, n, vtc)
Tham sè:
vcsdl: địa vùng sở liệu bao gồm dòng tiêu đề vtc: địa vùng tiêu chuẩn
n: Có thể địa chứa tên trờng cần tìm Max Hoặc số thứ tự trờng cần tìm Max VCSDL
Hoặc tên trờng cần tìm Max (phải t cp nhỏy kộp)
Chức năng: Hàm cho kết giá trị lớn ô cột n, thoả mÃn điều kiện vùng tiêu chuẩn
Ví dụ: Tìm (giá trị) phụ cấp lớn ngời phòng KT
Làm tơng tự hai ví dụ nhng thay gõ công thức gõ công thức sau vào ô muốn hiển thị kết quả:
= dmax(A1:I7, F1, L1:L2)
Các trờng hợp lại học viên tự thực nh hai ví dụ 2.4 Hàm tìm giá trị nhỏ thoả mÃn nhiều điều kiện Cú pháp = dmin(vcsdl, n, vtc)
Tham sè: t¬ng tù nh hàm dmax
Chức năng: Hàm cho kết giá trị nhỏ ô cột n, thoả mÃn điều kiện vùng tiêu chuẩn
Ví dụ: Tìm (giá trị) phụ cấp nhỏ ngời phòng KT Tơng tự ví dụ: (Trờng hợp lại tự làm)
= dmin(A1:I7, F1, L1:L2)
2.5 Hàm đếm giá trị số thoả mãn nhiều điều kiện Cú pháp = dcount(vcsdl, n, vtc)
Tham sè:
(29)n: Là địa ô chứa tên trờng chứa liệu kiểu số VCSDL Hoặc STT trờng chứa liệu kiểu số VCSDL
Hoặc tên trờng kiểu số VCSDL (phải đặt cặp nhỏy kộp)
Chức năng: Hàm cho kết số ô chứa liệu kiểu số cột n, thoả mÃn điều kiện vùng tiêu chuẩn
Ví dụ: Thống kê xem phịng KT có nhân viên ( đếm số nhân viên của phòng KT)
Các bớc thực hiện:
Lập vùng tiêu chn ( nh vÝ dơ trªn)
Đặt trỏ vào ô (không thuộc vùng CSDL) sau gõ cơng thức dới vào:
= dcount(A1:I7, D1, L1:L2) n địa ô chứa tên trờng Hoặc = dcount(A1:I7, 9, L1:L2) n số thứ tự trờng Hoặc = dcount(A1:I7, “Hệ SL”, L1:L2) n tên trờng
Nhấn Enter để xem kết
Chú ý: Trong ví dụ ta lấy n giá trị ba trờng khác chứa liệu kiểu số.
2.6 Hàm đếm toàn kiểu dl thoả mãn nhiều điều kiện Cú pháp = dcounta(vcsdl, n, vtc)
Tham sè:
vcsdl: địa vùng sở liệu bao gồm dòng tiêu đề vtc: địa vùng tiêu chuẩn
n: Là địa ô chứa tên trờng VCSDL Hoặc STT trờng VCSDL
Hoặc tên trờng VCSDL (phải đặt cặp nháy kép) Chức năng: Hàm cho kết số ô cột n, thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn
Chơng v: Các thao tác chèn định dạng trang in I Vẽ biểu đồ
Excel chứa nhiều công dụng để trang trí cho cho biểu đồ, bao gồm khả thêm legend (ghi chú), văn bản, mũi tên, đồ thị bạn có tồn quyền để điều khiển ký hiệu màu sắc, đồng thời sử dụng hình đồ hoạ thay dùng màu sắc vài dạng biểu đồ
(30)- Từ Menu Insert chọn Chart kích chọn biểu tợng Chart cơng cụ Standard xuất hộp thoại nh hình bên:
Chart type: Chọn kiểu biểu đồ
Hộp thoại cho ta thấy dạng biểu đồ khác Chart Wizard với kiểu dạng cột kiểu mặc định
Chart sub-type: Chọn dạng chi tiết biểu đồ (nhấp chuột chọn dạng biểu đồ bạn cần vẽ)
Sau nhấp chọn Next để chuyển sang bớc
Hép tho¹i Chart Data source xt hiƯn - Víi nh·n Data range
Data range: Lấy địa vùng dữ liệu cần vẽ biểu đồ
Series in: dạng phân tích liệu: + Rows: Phân tích liệu theo dòng. + Colums: Phân tích liƯu theo cét. - Víi nh·n Series
Series: Thêm hay xoá thành phần biểu đồ
+ Add: Thêm thành phần vào biểu đồ Name: Lấy địa chứa tên cột (hay dịng) cần thêm
Values: Lấy địa vùng liệu cần vẽ thêm Remove: Loại bỏ thành phần biểu đồ Nhấp vào Next để chuyển sang bớc
Hộp thoại Chart Options xuất hiện - Nhãn Title: Tiêu đề
Chart title: Nhập tên biểu đồ
Category(x) axis: NhËp tªn trơc x ( trơc n»m ngang)
Value(Z) axis: Nhập tên cho miền giá trị trục Z ( Trục thẳng đứng) - Nhãn Legend: Chú thích
Show Legend: Tích chọn để hiển thị hộp thích Placement: Chọn vị trí đặt hộp thích
- Nhãn Data Labels: Điền nhãn cho liệu biểu đồ None: Không tạo hay huỷ bỏ
Show Value: Hiển thị theo giá trị Show Label: Hiển thị theo tên
Show Percent: Hiển thị theo phần trăm (%)
Show Label and Percent: Hin th theo tên lẫn % Nhấp chọn Next để chọn vị trí đặt biểu đồ
- Hộp thoại Chart Location đợc mở
As new sheet: Chèn thêm sheet đặt biểu đồ lên đó
(31)- Cuối cùng: Nhấp chọn Finish để kết thúc Chú ý:
- Trong vẽ biểu đồ muốn quay lại bớc trớc nhấn chọn Back
- Sau vẽ song biểu đồ ta thờng phải chỉnh lại biểu đồ cho đẹ, cách chỉnh nh sau:
Kích đúp chuột vào bất ký phần biểu đồ cần chỉnh, sau chọn: Font: Cn chnh v font ch
Patterns: Căan chỉnh mầu sắc
Shape: Cn chnh v hỡnh dỏng (vớ dụ: Từ hình vng sang hình chóp, ) Alignment: Thay đổi vị trí hớng liệu
II Một số thao tác khác 1 Đặt chế độ ghi tự động
+ Vào Tools \ Options xuất hộp thoại Options: Chọn thẻ Save
Kích chọn mục Save AutoRecover info Every chỉnh lại thời gian ghi Nhấn chọn OK để chấp nhận chế độ
Chú ý: Muốn bỏ chế độ ghi tự động: Tools \ Options -> xuất hộp thoại Options \ Kích chuột bỏ dấu chọn mục Save AutoRecover info every \ OK. 2 Ghi tệp tin với mật khẩu:
Cho phép ghi bảng lại với mật nhằm bảo vệ bảng tính thay đổi liệu bảng tính
C¸ch thùc hiƯn nh sau:
- Tõ File \ Save as \ Tools -> xuÊt danh sách thả xuống nh hình 5.3
- Chọn General Options \ tiếp bạn thấy hộp thoại nh hình 5.4 bên dới
Trong phÇn File Sharing:
Password to Open: Nhập mật để mở File
Password to modify: Nhập mật để chống thay đổi liệu bảng tính
Nhấn OK xuất hộp thoại Confirm Password -> Nhập lại mật để mở vào hộp Reenter Password Proceed \ OK tiếp nhập lại mạt chống thay đổi liệu vào hộp Reenter Password to modify OK
Gõ tên cho bảng tính vào File name \ Save để kết thúc
Chó ý: Mn xo¸ mËt khÈu làm theo bớc sau:
Các lựa chọn
(32) Dùng mật đặt để mở File cần bỏ mật
File \ Save as \ Tools \ General Options xuất hộp thoại: Trong phần File Sharing: Xoá mật ghi \ OK \ Save\ Yes
III định dạng trang in ấn 1 Định dạng trang in
- Tõ File \ Page setup \ xuÊt hiÖn hộp thoại Page setup nh hình 5.5 :
Thẻ Page: Định dạng hớng giấy khổ giấy Orientation: Chän híng giÊy
Potrait: Híng giÊy däc Landscape: Híng giấy ngang Scaling: Chọn tỷ lệ in, thông thờng 100%
Paper size: Chän cì giÊy
Print quality: Chän chÊt lỵng in
First first page number: Chän số cho trang đầu tiên
Nu chn Auto: Máy tự động đánh số trang trang
Nếu không muốn máy tự động đánh số trang từ nhập vào số trang bắt u ỏnh
Thẻ Margins: Căn chỉnh lề giấy Top: chỉnh lề trên
Bottom: cn chnh l dới Left: chỉnh lề trái Right: chỉnh lề phải Header: độ rộng tiê đề trên Footer: Độ rộng tiêu đề dới Center on Page:
Chọn Horizontally: Căn bảng tính vào trang giấy theo chiều ngang Chọn Vertically: Căn bảng tính vào trang giấy theo chiều dọc Thẻ Header and Footer: Tạo tiêu đề
Header: Chọn tạo nội dung cho tiêu đề trên
Nếu muốn chọn kiểu tự động máy kích lựa chọn Header
NÕu muèn nhËp néi dung theo ý muèn chän nót Custom Header \ xt hiƯn hép tho¹i Header
(33)Nhập nội dung cho tiêu đề vào phần:
- Left section: Nếu muốn nội dung hiển thị bên trái tiêu đề trang in - Centert section: Nếu muốn nội dung hiển thị tiêu đề trang in - Right section: Nếu muốn nội dung hiển thị bên phải tiêu đề trang in. ý nghĩa nút lệnh hộp thoại
Nút thứ 1: Để định dạng font chữ Nút thứ 2: Để chèn số trang in Nút thứ 3: Để chèn tổng số trang Nút thứ 4: Để chèn ngày tháng Nút thứ 5: Để chèn
Nút thứ 6: Để chèn đờng dẫn đến File tên File
Nót thø 7: §Ĩ chÌn tên File Nút thứ 8: Để chèn tên Sheet Nút thứ 9: Để chèn hình ảnh vào
làm tiêu đề
Nút thứ 10: Để định dạng lại hình ảnh
Footer: Tạo tiêu đề dới làm tơng tự Header Cuối nhấn OK để chấp nhận
ThỴ Sheet:
Hộp Print area: Nhập địa vùng cần in (nếu muốn in theo vùng ) Phần Print Title:
Hộp Row to repeat at top: Nhập địa dòng cần lặp lại trang sau
Hộp Column to repeat at left: Nhập địa cột bên trái cần lặp lại trang sau
PhÇn Print:
- Gridlines: In đờng lới
- Black and white: Chỉ in trắng đen.
- Row and column headings: Để in tiêu đề cột A, B, C, … số thứ tự dòng 1, 2, …
- Chän Comment : In phần thích None: Không in thích
At end of sheet : In chó thÝch ë cuèi trang.
At displayed on sheet : In chó thÝch vị trí ô có thích Phần Page order:
Down, then over: Đánh số trang theo trình tự từ xuống dới qua phải. Over, then down: Đánh số trang theo trình tự từ trái qua ph¶i råi xng díi.
Sau hồn thành nhấn OK để chấp nhân định dạng 2 In ấn
2.1 Xem tríc in:
Tõ File \ Print Preview kích chọn biểu tợng Print Preview công cụ
Zoom: Chn t lệ hiển thị trang để xem Print: Tiến hành in
Setup: Định dạng trang in ( Tơng tù môc 2.1)
Margin: Căn chỉnh lề cho trang in ( Thờng chỉnh lề thao tác này) Page break Preview : Hiển thị theo chế độ ngắt trang
Close: Đóng chế độ Print Preview.
(34) Help: Trỵ gióp. 2.2 In b¶ng tÝnh:
Vào File \ Print nhấn đồng thời tổ hợp phím (Ctrl+P) xuất hộp thoại nh hình 5.6
a) PhÇn Print range:
All: In toàn tệp bảng tính ®ang më
Pages From… to… : In từ trang thứ … đến trang thứ … b) Trong phần Print What:
Selection: Để in vùng đợc bôi đen
Active sheet: In sheet hoạt động Entire Word book: In toàn Work book
c) PhÇn Copies:
Number of copies: Chän sè b¶n in Collate
- Đánh dấu vào Collate để chọn chế độ in từ trang đầu đến hết sau tiếp tục in từ trang đầu đến trang cuối cho thứ hai, … (Gọi chế độ in không xếp quyển) - Nếu không đánh dấu vào Collate: Máy in đồng thời in (Gọi chế độ in xếp quyển)
- Kết thúc chọn OK để in