Đang tải... (xem toàn văn)
Tröôùc nhaát ta taïo vuøng tieâu chuaån beân caïnh baûng döõ lieäu, ( Vuøng tieâu chuaån coù theå laø 01 ñieàu kieän hoaëc nhieàu ñieàu kieän) coù theå söû duïng tieâu ñeà döõ lieäu ho[r]
(1)CHƯƠNG II
LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH EXCEL Mở Excel:
Vào Programs =>Microsoft Excel ( Programs =>Microsoft Office => Microsoft Office nếp offic XP3), cửa sổ Excel lên: ta tiến hành nập liệu Phần 1:TẠO BẢNG TÍNH:
Muốn tạo bảng tính theo nội dung cần thống kê ta bao khối ô cần dùng đủ cho việc nhập liệu, sau vào Fortmat => Cells ấn tổ hợp phím Ctrl + 1, hộp thoại Fortmat cells xuất
Ta chọn thẻ Border, chọn kiểu đường kẽ vùng Style, nhắp chuột vào vùng border để tạo khung chọn để thoát
Cách nhậo liệu:
Sử dụng phím mũi tên để di chuyển từ sang ô khác
a Phân biệt dữ liệu:
(2)Dữ liệu kiểu số (number): 0,1,2,3…9 Kiểu liệu dạng chuổi: a,b,c…z, space… Kiểu ngày: dd/mm/yyyy( ngày/tháng/năm) Nguyên tắc nhập liệu kiểu ngày kiểu số :
Không cách phím Space nào, thêm Space biến thành dạng text, khơng thể tính tốn
Trong q trình nhập liệu thêm dịng, thêm cột Worksheet cách vào Insert Chọn =>rows : thêm dòng Chọn columns: thêm cột
Chọn Work sheet thêm sheet Muốn xố ơ, dịng, cột, worksheet Vào Edit =>delete để xố ơ, dịng, cột
Chọn ship cells left để xố (các ơ) chòn , kéo đòng các) dòng hiẹn hành bên phải số dồng xố
Chọn shif cells up xố ơ(các ơ) chọn, kéo cột( số cột) hành lên số ô(các ô) xố
Chọn Entire row: xố dịng chọn Chọn Entire column: xoá cột chọn
Đặt tên sheet: Right click chuột vào chọn Renname sau nhập tên vào
b Định dạng vùng liệu:
Muốn định dạng vùng liệu trước hết phải bao khối
chọn ô cần định dạng sau vào Fortmat => cells (Ctrl + 1) hột thoại Fortmat cells xuất
Ở Number ta định dạng cho kiểu số, kiểu ngày, kiểu chuổi…
Gennerral: theo hệ điều hành, ngôn ngữ, nguyên
Number: định dạng kiểu số, click chuột vào dấu mũi tên vùng Decimal place để chọn số thập phận, nhắp chuột vào
để tách hàng trăm, nghìn… dấu chấm
“-1234.10” ;1234.10(có màu đỏ);”(1234.10)… định dạng cho kiểu hiển thị số âm
(3) Percentage: chỉnh số lượng số thập phân sau phần trăm
Fration: thể hiiện nguyên phép chia dạng phân số,thể thương số, số lẻ phép chia… VD: ¾, giản ước tử, mẫu số … Text: thể tất số thập phân
Srecial: thêm số 01 đứng trước số tự nhiên ứng dụng( phần sử dụng)
Custom: định dạng kiểu ngày, kiểu giờ, thêm số trước, sau số tuỳ thuộc người định dạng
c Sắp xếp liệu ( tăng giảm) bảng.
Microsoft Excel cho phép ta xếp liệu bảng – cột, cột tăng, giảm theo chọn lựa sử dụng Sắp xếp cho kiểu số kiểu chuỗi theo thứ tự a,b,c
Cách xếp:
Bao khối bảng liệu, vào Data => Sort, bảng Sort lên - Chọn No header row xếp theo cột(a,b,c,d…)trong vùng Sortby - Header row chọn tiêu đề ví dụ chọn cột họ tên, xso61 tiền… - Ascending: xếp liệu tăng dần
- Descending: Sắp xếp liệu giảm dần.sau chọn để thực thiện lệnh
d Rút trích liệu
Trong bảng thống kê trích danh sách đối tượng với điểu kiện rút trích
Phương pháp:
Trước ta tạo vùng tiêu chuẩn bên cạnh bảng liệu, ( Vùng tiêu chuẩn 01 điều kiện nhiều điều kiện) sử dụng tiêu đề liệu dùng hào AND, OR… sau ta bao khối tồn bảng liệu, va2oData =>Filter => Advanced ced Filter bàng Advanced Filter lên, tự nhiên tự chọn vùng liệu có liệu thoả kiện cần rút trích vùng Filter the lis (Nếu khơng bao khối bảng
dữ liệu trước lúc ta phải nhập địa vùng liệu vào mục Filter the lis)
(4)e) Trích lọc liệu
Trong bảng liệu có trích lọc để xem, tính tốn copy sang bảng thay cho phương pháp rút trích
Yêu cầu phương pháp này:
Các dịng tiêu đề phải để ngun bản( khơng cộng ô lại) Phương pháp: Vào Data => Filter = Auto Filter biểu tượng tiêu đề xuất hiện, lần lược chọn điều kiện tiến hành trích lọc
Phần 2: VẼ BIỂU BỒ
Trong excel cho phép vẽ biểu đồ thể số liệu hệ trục vuông gốc không gian ba chiều Biểu đồ sử dụng với dạng hình cột, hình đồ thị, hình trịn, hình trụ…
a) Cách sử dụng: -Tạo bảng liệu Ví dụ:
Chú ý: Các liệu ô tiêu đề( cột 1) phải kiểu chuổi tức cho dấu nháy đơn ( ‘) trước số năm ví dụ ‘1990
(5)(6)Nếu không cần chỉnh sửa tiếp tục click vào next đến nút lệnh Finish sáng lên click vào Finish lúc biển đồ xuất hiện, ta nhấp kép chuột vào vùng legend( thích) nhấp chuột phải vào vùng legend, chọn Fort mat Legend để định dạng phấn thích
Ta nhấp kép chuột vào vùng đồ thị để chọn màu cho đồ thị, click kép chuột vào hiển thị để chọn màu cho biểu hiện, click chuột phải vào biểu để đổi lại dạng đồ thị, chọn Y Error bars để đính vào biển số liệu ( chonï Fixed value)…
Khi thay đổ số liệu bảng liệu biểu đồ tự thay đổi theo
Phần 3:CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL
Cú pháp chung hàm Định nghóa hàm
Đặt tên biểu đồ nhập vào Chart title(y) axixs (Atl+t)
Nhập đơn vị tính vào Category (Atl+c) Nhập tên mẫu vào vùng Value (x) axixs ( x trục hồnh đồ thị, y trục tung đồ thị)
(7)Hàm phép toán đặc biệt dùng công thức excel cung cấp sẵn nhằm thực u cầu mà phép tốn thơng thường không xử lý
Cú pháp hàm, toán tử so sánh Cú pháp hàm
=Tên hàm[(các tham số)]
Tên hàm khơng phân biệt chữ thường hay chữ hoa Cú pháp hàm Các tham số hàm viết cách dầu phẩy (,) dâu chấm phẩy (;) tuỳ thuộc vào việc tinh chỉnh mặc định máy control Panel windows Tham số hàm nhiều hay it tuỳ thuộc vào yêu cầu kiện tốn hàm
Các tốn tử só sánh
= Baèng
>= Lớn <= nhỏ <> khác
3.1 Caùc hàm số học
3.1.1 Hàm ABS :
Cú phaùp:=ABS(number)
Chức năng:lấy giá trị tuyệt đối biểu thức số
Ví dụ: =ABS(-125) cho kết =
3.1.2 Haøm INT
Cú pháp: =INT(biểu thức số)
Chức : lấy phần nguyên kết phép toán số cho trước
Ví dụ: =int(3.5) Cho kết =
Int(10/3) Cho kết =
3.1.3 Hàm MOD
Cú pháp =mod(số bị chia; số chia) Chức năng: Lấy số dư phép chia
Ví dụ =mod(16;5) cho kết =1
3.1.4 Hàm ROUND:
Cú pháp: =round(Số ngẫu nhiễn( phép tính);số lượng số thập phân cần lấy)
Chức Làm tròn số number với chữ số thập phân quy định number digits
Ví dụ: Round(120,12;1) cho kết =120,1 Round((1000/1);-1) a3=30
3.1.5 Hàm SQRT:
Cú pháp =SQRT(number)
Chức : Lấy bậc hai số
Ví dụ =SQRT(100) cho kết =10
=SQRT(16) cho kết =4
3.1.6 Hàm SUM
Cú pháp =Sum(Number 1, number 2…)
(8)Chức Tổng giá trị số vùng liệu kiểu number
Ví dụ: Sum(1;2;3) cho kết =6
Sum(A2:A6) cho kết = 75
3.1.7 Hàm SUMIF:
Cú pháp: =Sumif(vùng DL chứa điều kiện;”ĐK”;vùng chứa DL thoả điều kiện cộng)
Chức năng: Tính tổng cột, dòng phải thoả điều kiện
Điều kiền ký tự dạng text phải đưa vào dấu ngoặc kép (“ “) Ví dụ ta có bảng hình
=sumif(B2:B6;”X”;A2:A6) Cho kết = 49
3.2 Các hàm thống kê
3.2.1 Hàm AVERAGE:
Cú pháp” =Average(number 1, number 2,number 3… number n) =Average(A2:A6)
Chức : Tính trung bình cộng số cột, dòng, vùng liệu dạng number
Ví dụ: =Average(A2:A6) cho kết = 15 ( hình 1) 3.2.2Hàm COUNT:
Cú pháp: =count(cột liệu vùng liệu)
Chức : Đếm phần tử (cells) có giá trị kiểu số(number)
Ví dụ =count(A2:A6) cho kết = (hình 1) 3.2.3 Hàm COUNTA
Cú pháp hàm count
Chức năng: đếm tất phần tử khác trống c(có liệu, kể khoảng trống phím
space)
Ví dụ: =counta(A2:B6) cho kết =8 (hình 1) 3.2.4 Hàm COUNTIF:
Cú pháp =Countif(vùng liệu chứa kiện;”dữ kiện”)
Chức năng: đếm phần tử ô(cells) giống thuộc tính
Ví dụ: =counif(B2:B6;”x”) Cho kết = ( (đếm phần tử x, phần tử x đại diện
cho thuộc tính điều kiện, ví dụ x : đại diện cho nữ danh sách…) 3.2.5 Hàm COUNTBLANK:
Cú pháp: = COUNTBLANK(vùng liệu)
Chức năng: đếm ô rổng vùng liệu 3.2.6 Hàm MAX:
Cuù phaùp: = Max(number 1, number 2, num ber 3…number n)
Chức : Tìm giá trị lớn phần tử ( cột, dịng, vùng)
Ví dụ: =Max(12,14,25,14,10) cho kết =25 =max(A2:A6) cho kết =25( hình 1)
(9)3.2.7 Hàm MIN:
Cú pháp Cú pháp: = Max(number 1, number 2, num ber 3…number n)
Chức : Tìm giá trị lớn phần tử ( cột, dịng, vùng)
Ví dụ: =Min(12,14,25,14,10) cho kết =10 =min(A2:A6) cho kết =10( hình 1) 4 CÁC HÀM THỐNG KÊ
4.1.1 Hàm LEFT:
Cú pháp: Left(text;number_chars
Left(địa ơ; số ký tự cần trích chuyển)
Chức năng: Cho chuổi từ chuổi text cho có trước, lấy từ bên trái sang phải 1,2,3…n ký tự
Ví dụ: =left(“Quê hương”;4) cho kết quả: quê (VD hình 2)
Lưu ý: Các chữ ư, ơ, ă, â… xem 02 ký tự 4.1.2 Hàm RIGHT:
Cú pháp: Right(text;number_chars)
Right(địa ơ; số ký tự cần trích chuyển)
Chức năng: Cho chuổi từ chuổi text cho có trước, lấy từ phải bên sang trái 1,2,3…n ký tự
Ví dụ: =RIGHT(“Quê hương”;6) cho kết quả: hương 4.1.3 Hàm MID
Cú pháp: Mid(text;start_num; num_chars)
Mid(“ chuổi ký tự”; số ký tự bắt đầu; số ký tự cần lấy) Chức năng: cho chuổi từ chuổi text cho trước, lấy tự vị trí bắt đầu, số ký tự cần lấy
Ví dụ: Mid(“quê hương”;1;4) cho kết = quê
Mid(A10;1;4) cho kết =hương (Ví dụ hình 2)
4.1.4 Hàm UPPER:
Cú pháp: =UPPER(text)
Chức năng: Đổi chuổi text, chữ thường thành chữ IN HOA 4.1.5 Hàm LOWER:
Cú pháp: = LOWER(text)
Chức năng: Đổi chuổi text chử hoa, hoa đầu thành toàn chữ thường 4.1.6 Hàm PROPER:
Cú pháp: =Proper(text)
Chức : Đổi chuổi text dạng ký tự đầu từ chữ Hoa 4.1.7 Hàm TRIM
Cú pháp: =Trim( text)
Chức năng: cắt khoảng trống thừa hai đầu chuổi text Ví dụ =Trim(“ Cà Mau “) cho kết = Cà Mau
(10)4.1.8 Hàm LEN
Cú pháp: =Len(text)
Chức năng: Đếm chổi text có ký tự (kể khoảng trống) Ví dụ =Len( “Cà Mau”) cho kết =7
=Len(A10) cho kết =10 ( VD hình 2) 4.1.9 Hàm VALUE:
Cú pháp: =Value(text)
Chức đổi chuổi text có chứa ký tự dạng number thành số Ví dụ: =Value( “Xuân 2007”) cho kết = 2007
5 Các hàm Luận Lý 5.1 Hàm AND
Cú pháp: =And(dữ kiện1; kiện2;…dữ kiện n)
Chức năng: Cho giá trị đúng(true), nếumọi biểu thức điều kiện đúng(true) ngược lại làm cho biểu thức sai(FALSE) có biểu thức sai
Ví dụ: =AND(3>2;6<9) Cho giá trị = TRUE
=AND(3>2;”A”=”B”;6>5) cho kết = FALSE 5.2 Hàm OR:
Cú pháp: (OR(logical1;logical 2…logical n)
Cho giá trị tru có biểu thức chứa logical (TRUE) Cho giá trị FALSE tất sai
Ví dụ: OR(3=3;5<6;9>3) cho kết = TRUE OR(3>3;4=5;9<8) Cho kết = FALSE 5.3 Hàm NOT
Cú pháp: =NOT(Biểu thức)
Chức năng: Cho kết ngược lại với biểu thức cho
Ví dụ: NOT(4>5) Cho kết FALSE
NOT(5>4) Cho kết TRUE 5.4 Hàm IF
Cú pháp
=if(logical_text;value_if_true;Value_if_false) =if(vùng liẹu;”dữ kiện1”;giá trị đúng(ta cho);một giá trị khác(ta cho)
Ví dụ: if(E4>=15;”Đ”;”H”)Kết : Đ
7 CÁC HÀM NGÀY THÁNG
7.1 Hàm TODAY:
Cú pháp =TODAY()
Chức năng: Trả ngày tháng hành
Ví dụ:
(11)Cú pháp =Date(year;month;day) = Date(today())
Chức năng: đổi năm; tháng; ngày thành kiểu ngày tháng năm cho ta biết ngày hành
Ví dụ: =Date(2007;8;20) Cho kết =20 (giả sử hôm ngày 20/08/2007)
= Date(today()) 7.3 Hàm NOW:
Cú pháp = NOW()
Chức năng: trả ngày hành
Ví dụ: =NOW() Cho kết =”20/08/2007 09:00( giã sử 09h00, ngày 20/08/2007
7.4 Haøm DAY
Cú pháp =DAY(ngày;tháng;năm)
Chức năng: Cho phần ngày biểu thức kiểu ngày Ví dụ: =day(20/08/2007) cho kết = 20( giả sử hôm
20/08/2007)
7.5 Hàm MONTH: Cú pháp haøm DAY
Chức cho ta biết phần thángcủa biểu thức kiểu ngày( dd/mm/yyyy) 7.6 Hàm YEAR:
Cuù pháp hàm DAY
Chức năng: cho ta biết phần năm biểu thức kiểu ngày(dd/mm/yyyy) 7.7 Hàm HOUR; hàm MINUT; hàm SECOND
Cú pháp: =HOUR(“giờ:phút:giây”) =MINUT(“giờ:phút:giây”) =SECOND(“giờ:phút:giây”:
Chức năng: cho ta biết phần giờ, phần phút, phần giây củabiểu thức kiểu
Ví dụ: =hour(“10:15:38) cho kết =10( giờ) =minut(“10:15:38) cho kết = 15 (phút) =second(“10:15:38) cho kết = 38 (giây) CÁC HÀM TÌM KIẾM
8.1 Hàm VLOOKUP:
Cú pháp: =vlookup(Lookup_value;Table_array;col_index_num;[range_lookup]) =VLOOKUP(Dữ liệu gốc;vùng tiêu chuẩn có liệu qui đổi từ DL gốc; số thứ tự cột;number)
Khi dùng hàm Vlookup liệu dò tìm theo cột Number
(12)Ta đặt trỏ chuột vào ô C4 gõ: =Vlookup(B2;A8:C10;2;0) cho kết 1.674.000
Lưu ý:Sử dụng tham số cuối công thức danh sách vùng tiêu chuẩn tham chiếu; sử dụng tham số vùng tiêu chuẩn tham chiếu xếp tăng dần theo cột dị tìm
Muốn copy công thức cho cột ta bao khối công thức phần vùng tiêu chuẩn, nhấn phím F4 đễ đưa địa tuyệt đối, để không bị sai địa vùng tiêu chuẩn cho dòng
8.2 Haøm HLOOKUP:
Cú pháp: =Hlookup(Lookup_value;table_array;row_index_num;[range_lookup]) =HLOOKUP(Dữ liệu gốc;vùng tiêu chuẩn có liệu qui đổi từ DL gốc; số thứ tự dịng ;number)
Toa hàng
Bảng giá chuẩn
Đặt trỏ chuột G3; gõ =Hlookup(E3;D8:H9;2;0) cho kết = 12.000 Lưu ý: hàm Vlookup:số number cuối công thức số dịng liệu khơng xếp, nhập số liệu xếp tăng dần từ trái sang phải
(13)9 CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE)
9.1 Khái niệm vùng liệu, tạo vùng tiêu chuẩn: a) Vùng liệu (database):
Vùng liệu(database) bảng liệu tạo ra, trân sở ta có thực biện pháp, thao tác tính tốn, thống kê rút trích liệu
b) Vùng liệu chuổi vùng tiêu chuẩn chứa điều kiện để tìm kiếm hay rút trích thống kê, vùng phải có dịng, dịng đầu chứa tiêu đề, dồng cịn lại chứa kiện
c) Vùng rút trích:
Là vùng nằm rút trích chứa nẫu tin thoả điều kiện vùng tiêu chuẩn.Vùng trích(Extract) vùng chứa liệu trích có dịng chứa tiêu dề muốn trích
9.2 Cách tạo vùng tiêu chuẩn
Phương pháp tạo công thức chuổi:
Căn kiện yêu cầu, ta lập công thức hàm OR,AND,OR(AND)…
=OR(điều kiện 1;điều kiện 2;…điền kiện n).( điền kiện dạng text phải đưa vaøo “ “)
Ở trường hợp cần thoả điều kiện công thức đuủ
=AND(điều kiện 1; điều kiện 2…d.kiện n)
Ở trường hợp điều kiện công thức phải thoả mãn u cầu đủ
=OR(điều kiện 1;and(điều kiện x;điều kiện y))
Trong trường hợp phải thoả điện kiện x điều kiện y thoã điều kiện đủ
10 SỬ DỤNG HAØM DATABASE
Các hàm database có tính chất thống kê liệu mậu tintrong vùng liệu(Database) thoả điều kiện vùng tiêu chuẩn
Cách sử dụng :
Cách =Tên hàm(Database;Filed;Criteria)
=Tên hàm(Vùng liệu;tên cột số thứ tự cột;vùng tiêu chuẩn)
10.1 haøm DSUM:
Cú pháp =dsum(vùng liệu;tên cột số thứ tự cột; vùng tiêu chuẩn)
Chức thống kê số loiệu cột thoả từ điều kiện trở lên
Ví dụ ta có bảng lương công nhân
Yêu cầu thống kê tiền lương người nữ có hệ số phụ cấp Chúng ta lập vùng tiêu chuẩn công thức sau:
(14)10.2 Haøm DMAX, DMIN
Cú pháp =DMAX(Vùng liệu;số thứ tự cột cần tìm kiếm; vùng tiêu chuẩn)
=DMIN(Vùng liệu;số thứ tự cột cần tìm kiếm; vùng tiêu chuẩn)
Ví dụ bảng lương trên, tìm số tiền lương thấp người nữ, sau:
10.3 Haøm DCOUNT:
Cú pháp =DCOUNT( vùng liệu; số thứ tự cột chứa
điều kiện cuối cùng; vùng tiêu chuẩn)
Chức năng: Cho phép thống kê đối tượng thoả 02 điều kiện trogn điều kiện
Ví dụ bảng lương trên; thống kế số người nữ có tiền lương >1.300.000
(15)10.4 Haøm DCOUNTA:
Cú pháp = DCOUNTA(vùng liệu; stt cột liệu cuối cùng;vùng tiêu chuẩn)
Chức năng: cho phép ta thống kê đối tượng thoả hai điều kiện điều kiện gồm
cả kiểu số kiểu chuổi)
Ví dụ bảng lương trên: cách lập vùng tiêu chuẩn công thức sau
10.5 Haøm DAVERAGE
Cú pháp: =DAVERAGE(Vùng liệu; cột cần tính trung bình; vùng tiêu chuẩn)