Đang tải... (xem toàn văn)
I.1. Chöùc naêng cô baûn cuûa Footnotes vaø Endnotes Footnotes vaø Endnotes ñöôïc duøng ñeå giaûi thích, ghi chuù, höôùng daãn tham khaûo cho caùc thuaät ngöõ (caùc töø chuyeân moân) hay caùc thoâng tin rieâng bieät veà taùc giaû, taùc phaåm, … ñöôïc söû duïng trong trang hieän haønh hay cho toaøn boä vaên baûn. Footnotes vaø Endnotes ñöôïc söû duïng phoå bieán treân caùc saùch baùo, taïp chí, taøi lieäu khoa hoïc kyõ thuaät, …
Bài CÁC KỸ THUẬT NÂNG CAO TRONG MICROSOFT WORD Tóm tắt Lý thuyết tiết - Thực hành tiết Mục tiêu Kết thúc học này, học viên sử dụng số chức mở rộng trình soạn thảo văn Microsoft Word Các mục I FootNotes EndNotes II Mail Merge III Style IV Table of Contents V Index VI Tracked Changes Bài tập TH Bài tập làm thêm 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.7, 5.6 5.8, 5.9, 5.10 I FootNotes EndNotes vaø Footnotes Endnotes công cụ tiện ích giúp cho người đọc văn hiểu rõ nội dung, thuật ngữ sử dụng văn I.1 Chức Footnotes Endnotes Footnotes Endnotes dùng để giải thích, ghi chú, hướng dẫn tham khảo cho thuật ngữ (các từ chuyên môn) hay thông tin riêng biệt tác giả, tác phẩm, … sử dụng trang hành hay cho toàn văn Footnotes Endnotes sử dụng phổ biến sách báo, tạp chí, tài liệu khoa học kỹ thuật, … Footnotes dùng để thích chi tiết cụ thể thuật ngữ phần diễn giải cho thích đặt cuối trang Endnotes thường cung cấp thông tin cho biết nguồn gốc xuất xứ; phần diễn giải cho thích đặt cuối văn I.2 Cấu trúc Một Footnote hay Endnote bao gồm hai phần liên kết nhau: Ký hiệu thích: số, ký tự hay tập hợp ký tự Nội dung thích: chuỗi thông tin mô tả cụ thể cho vấn đề thích Khi tạo thích, hệ thống MS Word đánh số chữ tự động liên tục cho thích Phần ký hiệu phần nội dung ngăn cách đường thẳng MS Word tự động tạo I.3 Thao tác sử Footnotes Endnotes dụng Để thích thuật ngữ, đặt trỏ vào trước sau thuật ngữ Vào menu Insert \Reference \ Footnote Trong vùng Location, chọn Footnotes Endnotes Trong vùng Format : + Nếu sử dụng ký hiệu có sẵn, chọn danh sách Number format ký hiệu muốn dùng (1,2,3…, I,II,III…,a,b,c…,A,B,C…), xác định giá trị bắt đầu Start at cách đánh số Numbering + Nếu sử dụng ký hiệu khác nhập ký hiệu vào Custom mark nhấn nút Symbol… để lựa chọn danh sách font lúc ô Number format, Start at Numbering mờ Hộp thoại Footnote and Endnote Ta hiệu chỉnh dòng thích (bên đường kẻ ngang) soạn thảo văn bình thường Sau ví dụ minh họa Footnote and Endnote II Mail Merge II.1.1 Chức Mail Merge Mail Merge công cụ dùng để tạo thư tín có thông tin địa chỉ, bì thư theo mẫu có sẵn với mục đích tạo nhiều thư nội dung để gởi cho nhiều người khác Để thực kỹ thuật Mail Merge, cần phải có văn khác Trong : văn dùng làm mẫu thư tín văn chứa liệu (có thể danh sách bao gồm họ tên, địa …) để gắn vào mẫu thư tín Hai văn tạo trước sau sử dụng kỹ thuật Mail Merge để đưa liệu vào thư tín mẫu II.1.2 Cấu trúc Hai thành phần sử dụng chức Mail Merge là: Văn mẫu thư tín : văn chứa nội dung thư tín, giấy mời họp, giấy báo nhận hàng, giấy yêu cầu … Văn chứa liệu : tập tin chứa danh sách người ghi thư tín danh sách mặt hàng gởi cho người nhận thư tín … Văn chứa liệu xem tập tin chứa bảng (Table) danh sách Trong bảng danh sách có nhiều cột, cột chứa thông tin cụ thể Dòng bảng xem dòng tiêu đề dòng chứa nhóm thông tin liên quan với DanhSachKhachHang.doc Văn thư tín (ThuMoi.doc) II.1.3 Thao tác sử dụng Mail Merge Để sử dụng chức Mail Merge Word, ta thực theo bước chương trình trợ giúp sau: Mở tập tin thư tín mẫu hình MS Word để thư tín mẫu văn hành Vào menu Tools, choïn Letters and Mailings, choïn Mail Merge Wizard Xuất cửa sổ bước Chọn loại tài liệu muốn tạo với ý nghóa sau : + Letters : tạo thư tín + E-mail messages : tạo thư điện tử + Envelopes : tạo phong bì + Labels : tạo nhãn địa + Directory : tạo văn chứa danh sách Và nhấn Next: Starting Document để chuyển sang bước ƒ Trên cửa sổ bước hai, chọn tài liệu làm nội dung với lựa chọn: + Use the current document : sử dụng tài liệu hành + Start from a template : tạo từ mẫu có sẵn + Start from existing document : tạo từ tài liệu có sẵn Nhấn Next : Select recipients để qua bước ba Màn hình Mail Merge (Bước - 2) Trên cửa sổ bước ba, chọn danh sách người nhận kết vào nội dung Nhấn vào nút Browse, chọn tập tin liệu (Ví dụ DanhSachKhachHang.doc) lưu trước Màn hình Mail Merge (Bước 3) – Trước chọn nguồn liệu + Use a existing list : sử dụng danh sách có sẵn + Select from Outlook contacts : chọn từ danh sách Outlook contacts + Type a new list : nhập danh sách (khi sẵn) Chọn bỏ chọn danh sách cần tạo thư tín Nhấn Next : Write your letter để qua bước bốn Hộp thoại hiển thị danh sách khách hàng cần tạo thư tín Nếu chưa soạn thảo nội dung, bắt đầu soạn Nếu soạn sẵn, thực sau : + Đưa trỏ đến vị trí muốn chèn thông tin + Trên cửa sổ bước bốn, chọn mục muốn chèn vào Nếu muốn lấy thông tin từ danh sách tạo chọn mục More items… Lúc xuất cửa sổ sau : Hộp thoại Chèn trường (field) vào văn thư tín + Đặt trỏ đến vị trí cần chèn + Chọn field muốn chèn nhấn Insert + Lặp lại bước cho vị trí khác + Để công cụ cho Mail Merge : Tools – Letters and Mailings – Show Mail Merge Toolbar Nhaán Next : Preview your letter để qua bước năm Màn hình Mail Merge (Bước – Sau chọn nguồn liệu) Trên cửa sổ bước năm, sử dụng nút để duyệt qua thư gửi cho người Nhấn Next : Complete the merge để qua bước cuối Trên cửa sổ bước sáu + Nhấn vào Print để in thư + Nhấn Edit individual letters để chỉnh sửa cho thư Trong trình chèn trường (field), ta sử dụng công cụ Mail Merge để chèn Thanh công cụ chọn View\ Toolbars \ Mail Merge Thanh cơng cụ Mail Merge Văn thư tín sau sử dụng Mail Merge III Style III.1 Khái niệm Style Style tập hợp nhiều định dạng chuỗi văn hay Table dùng để định dạng nhanh văn thao tác Ví dụ thay phải thao tác để chọn font VNI-Times, kích cỡ 16, canh văn bản, ta cần tạo style chứa định dạng chọn style Ví dụ Đây dòng văn - Font chữ VNICommerce - Font Size 14- Canh Cách Paragraph 6pt - Cách Paragraph 6pt Và có đườn viền bao quanhĐược đặt tên Style Vidu III.2 Phân loại Style Có loại style tạo áp dụng sau : Định dạng đoạn văn canh lề văn (text alignment), đặt mốc dừng (tab stops), khoảng cách dòng đoạn văn (line spacing), đường viền (border) ký tự định dạng Định dạng chuỗi ký tự chọn đoạn văn font, kích cỡ, in đậm, in nghiêng III.3 Thao tác sử dụng Style Tạo Style mới: Vào menu Format, chọn Styles and Formatting… (hoặc nhấn vào công cụ Formatting) Trên cửa sổ Styles and Formatting, nhấn nút New Style Trên ô Name : nhập vào tên kiểu Trên Style Type , chọn đối tượng muốn tạo Style : đoạn văn, ký tự, bảng, danh sách Trên Style based on , xác định Style tạo dựa Style có Chọn định dạng muốn quy định tên font, kích cỡ, in đậm, in nghiêng, màu chữ, … Để quy định thêm định dạng khác nhấn vào nút Format để có quy định riêng cho loại định dạng Đánh dấu chọn Add to Template muốn đưa Style vừa tạo vào hệ thống mẫu Word Sửa đổi Style: Vào menu Format, chọn Styles and Formatting… (hoặc nhấn nút công cụ Formatting) Trong cửa sổ Styles and Formatting…, nhấn chuột phải vào style cần sửa đổi chọn Modify Style thực đơn sổ xuống hiệu chỉnh định dạng Xóa Style: Vào menu Format, chọn Styles and Formatting… (hoặc nhấn nút công cụ Formatting) Trong cửa sổ Styles and Formatting…, nhấn chuột phải vào style cần xóa chọn Delete thực đơn sổ xuống Thay đổi Style dòng văn bản: Chọn khối văn cần thay đổi định dạng Chọn Style từ công cụ định dạng : Có thể đánh trực tiếp tên định dạng tạo từ trước Có thể sử dụng phím tắt thông qua tổ hợp phím (Ctrl + Shift + S) IV Table Contents of IV.1 Khái niệm Table of Contents Table of Contents danh sách tiêu đề (headings) sử dụng văn Table of contents dùng làm mục lục giúp người đọc tra cứu, tìm kiếm nhanh chủ đề mong muốn Khi tạo Table of Contents, hệ thống MS Word tự động dò tìm tất tiêu đề (headings) có văn bản, xếp tiêu đề theo theo cấp bậc (level) , tạo thành mục lục đặt văn hành IV.2 Cấu trúc Trong Table of contents sử dụng kiểu định dạng: Định dạng tiêu đề (heading style phân làm cấp bậc, đánh số từ Heading đến Heading 9) Định dạng đoạn văn (outline-level phân làm cấp bậc, từ Level đến Level 9) Nếu muốn sử dụng kiểu định dạng khác ta phải sử dụng công cụ fields (Fields tập hợp mã lệnh bên Word dùng để thêm chuỗi, hình ảnh, số thứ tự trang, ngày hành, …) Ở chế độ Print layout Table of contents hiển thị với hình thức mục lục bao gồm tiêu đề số thứ tự trang hiển thị tiêu đề Ở chế độ Web layout tiêu đề hiển thị dạng liên kết (hyperlink) để đến nhanh chủ đề cần tìm Để di chuyển nhanh trang, ta sử dụng công cụ View\Document Map IV.3 Thao tác sử dụng Table of Contents IV.3.1 Tạo mục lục Có số cách để tạo bảng mục lục Word tùy theo văn mà ta sử dụng cách tương ứng Những bước chung cho cách : Đưa trỏ nhập văn đến vị trí muốn tạo mục lục Trên thực đơn Insert, chọn Reference Ỉ Index and Tables Hộp thoại Index and Tabel Chọn trang Table of Contents + Đánh dấu vào Show page numbers, muốn hiển thị số trang mục lục + Đánh dấu vào Right align page numbers, muốn canh lề số trang bên phải (như minh họa hình ô Print Preview.Lúc này, chọn thêm kiểu Tab leader + Muốn chỉnh sửa định dạng cho bảng mục lục, nhấn nút Modify… Cách 1: Tạo bảng mục lục dựa Style Nếu dựa Style Heading (Heading 1,…,Heading 9) Word : + Trên Formats, chọn mẫu định dạng mục lục có sẵn + Ô Show levels, xác định số cấp muốn hiển thị mục lục + Nhấn OK để tạo bảng mục lục Nếu muốn sử dụng tất Style + Trên Formats, chọn mẫu định dạng mục lục có sẵn + Nhấn nút Options… xuất cửa sổ Table of Contents Options + Trong khu vực Available Styles bên dòng TOC Level, ta chọn định dạng muốn đưa vào mục lục cách nhập vào số từ đến theo thứ tự ưu tiên chọn nút OK Nhấn OK cửa sổ Index and Tables để tạo bảng mục lục Cách 2: Tạo bảng mục lục sử dụng Outline Levels Đây cách tạo mục lục dựa cách đánh số Outline Numbered Trên Formats, chọn mẫu định dạng mục lục có sẵn Ô Show levels, xác định số cấp muốn hiển thị mục lục Nhấn nút Options… xuất cửa sổ Table of Contents Options Chọn Outlines levels bỏ chọn Styles, Table entry fields nhấn OK Nhấn OK cửa sổ Index and Tables để tạo bảng mục lục Cách : Tạo bảng mục lục từ tiêu đề người dùng tự đánh dấu ký hiệu Để tạo mục lục theo cách này, trước hết phải đánh dấu tiêu đề muốn đưa vào mục lục theo bước sau: + Quét khối chuỗi tiêu đề cần đánh dấu + Bấm tổ hợp phím Alt + Shift + O, xuất hộp thoại Mark Table of Contents Entry + Tại dòng Level, chọn cấp bậc cho tiêu đề nhấn nút Mark + Lặp lại bước cho tiêu đề khác Tạo mục lục + Thực bước chung + Trên trang Table of Contents, nhấn nút Option + Trên trang Table of Contents Options, bỏ chọn ô Style, Outline Level chọn ô Table entry fields Nhấn OK + Nhấn OK cửa sổ Index and Tables để tạo bảng mục lục IV.3.2 Cập nhật bảng mục lục: Bảng mục lục sau tạo dễ dàng chỉnh sửa bổ sung cho phù hợp với thay đổi văn cách: Đặt trỏ vào mục lục, bấm phím F9 hoặc: Nhấn chuột phải mục lục, chọn Update fields IV.3.3 Xóa bảng mục lục: Quét chọn bảng mục lục Bấm Delete để xóa IV.4 Các lỗi thường gặp Lỗi phát sinh Hướng dẫn Sửa đổi tiêu đề, bảng Vào menu View/ Outline, công cụ Outlining mục lục không thay đổi, bấm nút Update TOC để cập nhật lại mục lục Hoặc trạng cũ đặt trỏ vào bảng mục lục bấm F9 Số thứ tự trang văn không với mục lục Cần cập nhật lại bảng mục lục cách bấm phím F9 Hoặc định dạng ẩn (thường ngắt vùng hay ngắt trang): Hiển thị định dạng ẩn Gỡ bỏ định dạng ẩn Bấm F9 để cập nhật lại Trong bảng mục lục hiển thị chữ “{TOC}” Bảng mục lục bị nhận dạng mã lệnh (fields) Quét khối toàn văn Click chuột phải vào mã lệnh Chọn Toggle Field Codes Số thứ tự trang không Cập nhật lại bảng mục lục hiển thị, thay vào chữ “Error! Bookmark not defined” Khi tạo bảng mục lục, MS Word bỏ qua tiêu đề nằm đối MS Word tạo thiếu số tượng Textbox, Autoshape tiêu đề Đổi Textbox sang chế độ In line with Text Hoặc đổi Textbox Autochape sang dạng Frame Bảng mục lục định dạng không ý muốn Trong bảng mục lục, Word tự động sử dụng kiểu định dạng TOC Style Nếu muốn định dạng khác phải tạo số Style sử dụng định dạng bảng mục lục Tiêu đề đánh dấu không phù hợp Quét khối lại chuỗi tiêu đề.1 Bấm Alt + Shift + O chọn chức cần thiết V Index V.1 Khái niệm Index Index danh sách từ mục (terms) chủ đề (topics) sử dụng trang văn Index dùng để làm mục lục tra cứu theo dạng tự điển từ Chúng ta tạo tự điển cho : Một từ, cụm từ, ký hiệu Một chủ đề mô tả nhiều trang Một từ khóa tham khảo đến chủ đề tương tự nhóm Trước tạo tự điển từ, ta phải đánh dấu từ văn bản, dùng làm từ tra tự điển Khi hệ thống MS Word tự động thêm mã lệnh đặc biệt XE (Special Index Entry field) dùng để tra cứu từ vào văn Sau đánh dấu tất từ văn bản, ta bắt đầu xây dựng tự điển tra cứu từ V.2 Cấu trúc Hệ thống MS Word tự động: Nạp từ đánh dấu vào tự điển Sắp xếp từ theo thứ tự mẫu tự (alphabet) Lấy số thứ tự trang chứa từ đánh dấu Tìm gỡ bỏ từ trùng lắp trang Tạo tự điển tra cứu từ văn Hệ thống MS Word đặt ký hiệu @ vào trước từ đánh dấu Nếu từ có chứa định dạng kể tiêu đề cho nhóm từ ký hiệu # Tự điển tra cứu áp dụng đoạn văn định cho toàn văn V.3 Thao tác sử dụng Index V.3.1 Tạo tự điển tra cứu từ: Đánh dấu từ dùng tự điển Đánh dấu từ, cụm từ + Quét khối từ, cụm từ cần đánh dấu + Bấm tổ hợp phím Alt + Shift + X + Trong hộp thoại Mark Index Entry, chuỗi quét khối đưa vào dòng Main Entry Có thể nhập thêm từ tra đồng nghóa hay tương tự vào Sub Entry + Tại dòng Page Number Format, ta định dạng cho số thứ tự trang in đậm hay in nghiêng + Để định dạng từ hay cụm từ, click chuột phải vào khối chữ chọn dòng Main Entry hay Sub Entry chọn Font + Bấm nút Mark (Nút Mark All dùng để đánh dấu tất nơi chứa từ văn bản) Đánh dấu chuỗi dùng nhiều trang + Quét khối đoạn văn cần đánh dấu + Vào menu Insert, chọn Bookmark + Tại dòng Bookmark Name : nhập vào tên ký hiệu vị trí click nút Add + Click chuột vào cuối đoạn văn đánh dấu bookmark + Bấm tổ hợp phím Alt + Shift + X + Trong hộp thoại Mark Index Entry, chuỗi quét khối đưa vào dòng Main Entry Có thể nhập thêm từ tra đồng nghóa hay tương tự vào Sub Entry + Trên dòng Option, chọn Page range Bookmark, chọn tên ký hiệu vị trí, bấm nút Mark V.3.2 Tạo tự điển tra cứu từ Trên công cụ Standard, click vào nút Show/Hide để tắt chế độ hiển thị ký tự mã lệnh ẩn Vào menu Insert / Index and Tables , chọn trang Index Trên dòng Formats, chọn kiểu định dạng, bấm nút OK Để cập nhật lại tự điển tra từ, ta bấm phím F9 V.3.3 Thay đổi định dạng từ: Trên công cụ Standard, click vào nút Show / Hide để bật hiển thị mã lệnh ẩn Lúc đó, ta nhìn thấy mã lệnh ẩn có dạng sau : {XE “Xe đạp” \t “Tham khảo Phương tiện giao thông đường bộ” Sửa đổi chữ bên dấu nháy đôi bấm F9 để cập nhật lại Theo ví dụ “Xe đạp” từ tra; “Phương tiện giao thông” từ khóa tham khảo V.3.4 Xóa từ tự điển: Trên công cụ Standard, click vào nút Show / Hide để bật hiển thị mã lệnh ẩn Quét khối toàn mã lệnh từ Bấm phím Delete V.4 Các lỗi thường gặp Lỗi phát sinh Hướng dẫn Số thứ tự trang tự điển Cần cập nhật lại mã lệnh từ cách bấm phím F9 không phù hợp với văn Hoặc định dạng ẩn (thường ngắt vùng hay ngắt trang) Trong tự điển hiển thị chữ {INDEX} Click chuột phải vào mã lệnh bấm Shift + F10 để hiển thị menu tiện ích nhanh Chọn Toggle Field Codes VI Tracked Changes VI.1 Khái niệm Tracked Changes Hệ thống MS Word cho phép người dùng xem quản lý thay đổi văn với mục đích lấy lại định dạng trước bị thay đổi VI.2 Thao tác sử dụng Tracked Changes VI.2.1 Bật / Tắt hệ thống ghi nhận: Để bật tắt chế độ ghi nhận Vào menu Tools chọn Track Changes hay tổ hợp phím Ctrl + Shift + E Thanh công cụ Reviewing Khi công cụ Tracked Changes bật lên trạng thái xuất chữ TRK Lúc đó, hệ thống MS Word tự động ghi nhận lại tất thay đổi kể từ bật Tracked Changes Khi người dùng thay đổi nội dung, định dạng văn Khi tắt hệ thống ghi nhận chữ TRK bị mờ Xem lại thay đổi văn Trên công cụ Reviewing Để xem thay đổi ta chọn nút Next hay Previous Và chấp nhận thay đổi ta chọn nút Accept Change phục hồi cũ nút Reject Change / Delete Comment Để chấp nhận tất thay đổi, ta chọn nút Accept All Changes in Document để phục hồi trạng trước bật chế độ ghi nhận, ta chọn nút Reject All Changes in Document Ví dụ: ... thực kỹ thuật Mail Merge, cần phải có văn khác Trong : văn dùng làm mẫu thư tín văn chứa liệu (có thể danh sách bao gồm họ tên, địa …) để gắn vào mẫu thư tín Hai văn tạo trước sau sử dụng kỹ thuật. .. thích, hệ thống MS Word đánh số chữ tự động liên tục cho thích Phần ký hiệu phần nội dung ngăn cách đường thẳng MS Word tự động tạo I.3 Thao tác sử Footnotes Endnotes dụng Để thích thuật ngữ, đặt... Endnotes dụng Để thích thuật ngữ, đặt trỏ vào trước sau thuật ngữ Vào menu Insert Reference Footnote Trong vùng Location, chọn Footnotes Endnotes Trong vùng Format : + Nếu sử dụng ký hiệu có sẵn,