Đang tải... (xem toàn văn)
khóa luận, luận văn, thạc sĩ, tiến sĩ, cao học, đề tài
1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Cơng trình nghiên cứu tại: Đại học Đà Nẵng Người hướng dẫn khoa học: TS Đoàn Thị Ngọc Trai NGUYỄN THỊ LAN ANH Phản biện 1:………………………………………… …………… …….………………………………………………………………… …………………………………………………………………… KIỂM SỐT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CƠNG TY XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN MIỀN TRUNG Phản biện 2:………………………………………… …………… Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60.34.30 …….………………………………………………………………… TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH Luận văn ñược bảo vệ Hội ñồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc ……………………………………………………………………… sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày .tháng .năm 2010 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin Tư liệu – Đại học Đà Nẵng ĐÀ NẴNG ,NĂM 2010 - Thư viện Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng 3 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài 4 Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu công tác kiểm sốt chi phí kinh doanh Cơng ty Kiểm sốt nội chức q trình quản lý, XNK thủy sản miền Trung, tác giả vận dụng phương pháp luận vật kiểm sốt chi phí vấn đề cần quan tâm hàng ñầu biện chứng vật lịch sử sử dụng phương pháp cụ thể việc kiểm sốt chi phí tốt giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi quan sát, vấn trực tiếp, thu thập - xử lý tài liệu, so sánh nhằm làm phí, hạn chế khoản chi phí khơng hợp lý rõ thực trạng cơng tác kiểm sốt chi phí kinh doanh Cơng ty, từ đề Cơng ty cổ phần XNK thủy sản miền Trung doanh nghiệp xuất giải pháp phù hợp thương mại, hoạt ñộng lĩnh vực kinh doanh hàng hải sản ñông Kết cấu luận văn lạnh, vật tư Trong thời gian vừa qua, việc tổ chức công tác kiểm sốt chi phí kinh doanh Cơng ty chưa thực ñáp ứng ñược yêu cầu quản lý, chưa cung cấp thơng tin kịp thời, xác, tin cậy phù hợp để nhà quản trị ñưa ñịnh quản lý, ñồng thời gây nhiều khó khăn cho quan quản lý Nhà nước có liên quan Từ lý tơi chọn đề tài: "Kiểm sốt chi phí kinh doanh Công ty xuất nhập thủy sản miền Trung" Mục tiêu nghiên cứu đề tài Ngồi phần mở ñầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục, luận văn ñược kết cấu thành ba chương: Chương 1: Lý luận chung kiểm soát chi phí kinh doanh doanh nghiệp thương mại Chương 2: Thực trạng cơng tác kiểm sốt chi phí kinh doanh Công ty cổ phần xuất nhập thủy sản miền Trung Chương 3: Hồn thiện cơng tác kiểm sốt chi phí kinh doanh Cơng ty cổ phần xuất nhập thủy sản miền Trung Chương - Về lý luận: Đề tài nghiên cứu, hệ thống hóa lý luận kiểm sốt chi phí kinh doanh doanh nghiệp thương mại nói chung - Về thực tiễn: Đề tài nghiên cứu, ñánh giá thực trạng hoạt ñộng LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SỐT CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI kiểm sốt chi phí kinh doanh Công ty XNK thủy sản miền Trung 1.1 Khái quát chung kiểm soát kiểm soát nội nhằm đề xuất giải pháp hồn thiện cơng tác kiểm sốt chi phí doanh nghiệp kinh doanh Cơng ty 1.1.1 Khái qt chung kiểm sốt quản lý Đối tượng phạm vi nghiên cứu ñề tài Đối tượng nghiên cứu ñề tài cơng tác kiểm sốt nội chi phí kinh doanh Công ty XNK thủy sản miền Trung Phạm vi nghiên cứu giới hạn công tác kiểm sốt chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp giá vốn hàng bán, ba khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn tổng chi phí kinh doanh Cơng ty Kiểm sốt quản lý hợp thành cách lôgic phương pháp nhằm thu thập sử dụng thơng tin để ñưa ñịnh hoạch ñịnh kiểm sốt thúc đẩy hành vi người lao động ñánh giá việc thực 1.1.2 Khái niệm kiểm soát nội doanh nghiệp Kiểm soát nội chức quản lý, phạm vi nghiệp phải ln tìm kiếm thị trường, nghiên cứu cách thức tổ chức, hoạt ñơn vị, sở, KSNB việc tự kiểm tra giám sát hoạt ñộng ñộng thể chế kinh tế quốc tế thị trường đó, từ tạo tất khâu trình quản lý nhằm đảm bảo hoạt thích ứng để tồn phát triển thị trường ñộng ñúng pháp luật ñạt ñược kế hoạch, mục tiêu ñề với hiệu 1.3.2 Phân loại chi phí kinh doanh doanh nghiệp thương mại kinh tế cao ñảm bảo tin cậy báo cáo tài + Phân loại theo nội dung kinh tế 1.2 Các yếu tố hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp + Phân loại theo công dụng chi phí 1.2.1 Mơi trường kiểm sốt Mơi trường kiểm sốt bao gồm tồn nhân tố bên 1.3.3 Mục tiêu kiểm soát chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp giá vốn hàng bán bên ngồi đơn vị có tính mơi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt 1.3.3.1 Mục tiêu kiểm sốt chi phí bán hàng chi phí động xử lý liệu loại hình KSNB quản lý doanh nghiệp 1.2.2 Hệ thống kế tốn Hệ thống kế tốn đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế tốn báo cáo, q trình lập ln chuyển chứng từ đóng vai trị quan trọng cơng tác kiểm sốt doanh nghiệp 1.2.3 Thủ tục kiểm sốt Mỗi đơn vị, tổ chức có đặc thù riêng, nhiên thủ tục kiểm sốt xây dựng theo ngun tắc sau: + Nguyên tắc phân công, phân nhiệm + Bất kiêm nhiệm + Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn 1.3 Kiểm sốt chi phí kinh doanh doanh nghiệp thương mại 1.3.1 Khái quát hoạt ñộng kinh doanh doanh nghiệp thương mại Hoạt ñộng kinh doanh doanh nghiệp thương mại diễn phạm vi nước nước Ở phạm vi hoạt động lại chứa đựng yếu tố mơi trường kinh doanh, luật pháp, kinh tế, văn hóa khác nhau, để hoạt động kinh doanh có hiệu địi hỏi doanh * Mục tiêu kiểm sốt chi phí bán hàng chi phí QLDN: + Kiểm tra tính có thật nghiệp vụ phát sinh, việc tính tốn, đánh giá ghi sổ kế tốn kịp thời, đầy đủ, khoản mục hay khơng + Kiểm tra việc tính phân bổ chi phí cho đối tượng chịu chi phí có đắn, hợp lý quán hay không + Kiểm tra việc trình bày khai báo chi phí bán hàng chi phí QLDN báo cáo tài có phù hợp, đắn hay khơng + Kiểm tra việc phê chuẩn chứng từ có thẩm quyền hay khơng? + Kiểm tra nội dung khoản chi phí số tiền thực tế phát sinh có với dự tốn lập hay khơng + Kiểm tra khoản chi phí có phù hợp với qui định đơn vị đảm bảo tiết kiệm hay khơng * Căn kiểm sốt chi phí bán hàng chi phí QLDN: Căn vào chứng từ, sổ sách, báo cáo tài liệu khác có liên quan 1.3.3.2 Mục tiêu kiểm soát giá vốn hàng bán * Mục tiêu kiểm soát giá vốn hàng bán + Kiểm tra xem giá vốn hạch tốn có đảm bảo có hợp lý, tính tốn, ñánh giá ñúng ghi sổ kế toán kịp thời, ñầy ñủ, ñúng khoản mục hay không + Kiểm tra việc tính tốn giá xuất kho vật tư hàng hóa có qn kỳ hay khơng + Kiểm tra việc trình bày khai báo giá vốn hàng bán báo cáo tài có phù hợp, ñúng ñắn hay không + Kiểm tra việc phê duyệt chứng từ có thẩm quyền hay khơng * Căn kiểm soát giá vốn hàng bán: Căn vào chứng từ, sổ sách, báo cáo tài liệu khác có liên quan 1.4 Thơng tin phục vụ kiểm sốt chi phí kinh doanh Các chứng từ kế tốn liên quan đến nghiệp vụ chi phí kinh doanh phát sinh kỳ ñược phận có liên quan lập trình ban lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt trước chuyển sang phận kế tốn để phản ánh vào sổ sách có liên quan Tổ chức hệ thống sổ kế toán: Mỗi doanh nghiệp có hệ thống sổ kế tốn thức sử dụng cho kỳ kế tốn năm Lập báo cáo chi phí kinh doanh 1.5 Thủ tục kiểm sốt chi phí kinh doanh doanh nghiệp 1.5.1.2 Kiểm sốt chi phí vật liệu, cơng cụ dụng cụ + Kiểm tra việc tuân thủ thủ tục xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ + Kiểm tra, xem xét việc thực nguyên tắc bất kiêm nhiệm + Xem xét quy trình luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế tốn chi phí phận kế tốn việc đối chiếu số liệu phận kế toán thủ kho 1.5.1.3 Kiểm soát chi phí khấu hao tài sản cố định + Đối với nguyên giá TSCĐ: - Quy ñịnh rõ thẩm quyền cấp quản lý ñối với việc phê chuẩn nghiệp vụ kinh tế liên quan ñến TSCĐ Tách biệt quyền phê chuẩn với việc bảo vệ tài sản Tách biệt chức bảo quản với chức ghi chép nghiệp vụ - Các quy ñịnh, nguyên tắc, thủ tục phải ñược thiết lập dựa chuẩn mực kế tốn hành cụ thể hóa theo ñiều kiện cụ thể ñơn vị + Đối với thời gian khấu hao, phương pháp tính khấu hao mức khấu hao có tn thủ theo quy định hành hay không? + Mục tiêu kiểm sốt chi phí khấu hao TSCĐ xem xét thương mại q trình tính tốn, đánh giá xác định phân bổ mức khấu hao TSCĐ 1.5.1 Thủ tục kiểm sốt chi phí bán hàng chi phí quản lý cho ñối tượng sử dụng hợp lý đảm bảo tính qn hay khơng doanh nghiệp 1.5.1.4 Kiểm sốt khoản phí lệ phí 1.5.1.1 Kiểm sốt chi phí tiền lương khoản trích theo lương Việc kiểm sốt khoản chi phí chủ yếu tập trung vào việc Kiểm sốt q trình tiếp nhận quản lý nhân sự; theo dõi ghi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ liên quan, việc tính tốn, nhận thời gian lao động, khối lượng cơng việc hồn thành; tính lương, ghi nhận, phân bổ cho ñối tượng chịu chi phí Đồng thời, kiểm tra lập bảng lương ghi chép sổ sách; toán lương khoản việc tuân thủ nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc ủy khác cho công nhân viên; giải chế ñộ lương, khoản trích theo quyền phê chuẩn việc lập chứng từ liên quan lương chấm dứt hợp đồng lao động 1.5.1.5 Kiểm sốt chi phí dịch vụ mua ngồi chi phí khác tiền + Phải đảm bảo tính có thật nghiệp vụ kinh tế phát sinh: chứng từ phải ñầy ñủ, hợp pháp, hợp lệ 10 nghiệp nhà nước, hạch toán ñộc lập, ñơn vị thành viên Tổng Công ty Thủy sản Việt Nam (Seaprodex Vietnam), ñược nhà nước + Phải ñối chiếu ñịnh mức cho phép với chi phí thực tế phát sinh đầu tư vốn, thành lập tổ chức hoạt ñộng kinh doanh thủy sản, + Phải ñảm bảo tách biệt chức thực nghiệp vụ phục vụ sản xuất kinh doanh thủy sản ngành nghề khác theo qui ñịnh pháp luật với chức ghi sổ kế toán 1.5.2 Kiểm soát giá vốn hàng bán + Đối với trình mua vật tư, hàng hóa nhập kho thực Ngày 09 tháng 12 năm 2006, Cơng ty tổ chức thành cơng Đại hội cổ đơng thành lập Cơng ty cổ phần XNK thuỷ sản miền Trung, chủ yếu dựa vào hợp đồng kinh tế, hóa đơn mua hàng để ngày 01/01/2007, Cơng ty thức ñi vào hoạt ñộng kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ, kiểm tra tính xác 2.1.1.2 Q trình phát triển Cơng ty việc tính tốn tiêu hóa đơn + Đối với q trình xuất bán vật tư hàng hóa: - Tách biệt chức ghi sổ kế toán hàng tồn kho chức bảo vệ tài sản (thủ kho) - Mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan ñến nhập xuất kho hàng hóa phải chứng từ đầy đủ chữ ký bên có liên quan - Thực việc kiểm tra ñối chiếu mặt số lượng giá trị mặt hàng, doanh thu giá vốn nhằm phát dấu hiệu bất thường, khơng hợp lý Chương THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN MIỀN TRUNG 2.1 Khái quát Công ty cổ phần xuất nhập thủy sản miền Trung Giai ñoạn 2007 ñến nay: Sau năm cổ phần hoá, với nổ lực, tâm huyết tập thể cán bộ, công nhân viên ñội ngũ lãnh ñạo, hoạt ñộng Seaprodex Danang ñang dần hoàn thiện bước tạo lập hệ thống hoạt ñộng ñộng - chuyên nghiệp - hiệu quả, mơi trường làm việc thân thiện, văn hố hoàn thiện liên tục tiêu chuẩn chất lượng hệ thống, nguồn lực 2.1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ Cơng ty - Tổ chức hoạt động kinh doanh xuất nhập kinh doanh nội ñịa sản phẩm thủy sản, thức ăn nuôi tôm, gia cầm, gia súc Bên cạnh cơng ty cịn kinh doanh vật tư nhập phục vụ sản xuất ngành thủy sản ngành kinh tế khác - Hợp tác liên doanh, liên kết với tổ chức kinh tế ngồi nước - Khơng ngừng đổi công nghệ, tiếp thị, quản lý công ty 2.1.1 Quá trình hình thành, phát triển chức năng, nhiệm vụ Đồng thời tổ chức quản lý công tác nghiên cứu, ứng dụng tiến Công ty cổ phần xuất nhập thủy sản miền Trung khoa học kỹ thuật cơng nghệ, cơng tác đào tạo, bồi dưỡng cán 2.1.1.1 Q trình hình thành Cơng ty Cơng ty XNK thủy sản miền Trung thành lập theo Quyết ñịnh số 242/TS-QĐ ngày 31/3/1993 Bộ Thủy sản, doanh - Thực vai trò hội tụ việc phát triển ngành kinh tế thủy sản hỗ trợ nghề cá nhân dân khu vực miền Trung 11 12 2.2 Thực trạng kiểm soát nội chi phí kinh doanh cơng 2.2.3 Kiểm sốt nội chi phí kinh doanh Cơng ty thông qua ty cổ phần xuất nhập thủy sản miền Trung thủ tục kiểm soát 2.2.1 Giới thiệu mơi trường kiểm sốt 2.2.3.1 Thủ tục kiểm sốt chi phí quản lý doanh nghiệp 2.2.1.1 Cơ cấu tổ chức Công ty Bộ máy quản lý công ty thực theo mơ hình trực tuyến chức năng, đứng đầu Đại hội đồng cổ đơng 2.2.1.2 Chính sách nhân * Kiểm sốt chi phí tiền lương khoản trích theo lương phận quản lý Vào ñầu tháng, vào bảng chấm cơng khối văn phịng, hệ số lương (theo quy ñịnh Nhà nước) ñể tính lương bản, Hiện nay, Cơng ty xây dựng ban hành quy chế Bảng tổng hợp hệ số lương bình bầu phận sử dụng tuyển dụng ñào tạo lao ñộng phù hợp với nhu cầu cơng ty, lao động gửi lên hàng tháng ñã ñược giám ñốc duyệt (dùng ñể tính tránh ñược tình trạng tuyển người khơng việc, khơng đủ trình lương theo doanh thu), hệ số lương trách nhiệm (do Tổng Cơng ty độ đáp ứng u cầu cơng việc, quy định) để tính số lương phải trả cho cán phận quản Về sách tiền lương, Cơng ty áp dụng chế độ tiền lương lý cơng ty qua Bảng tốn tiền lương khoán theo doanh thu phận Trong trường hợp khơng đạt * Kiểm sốt chi phí vật tư, cơng cụ, dụng cụ dược tiêu doanh thu đề hưởng mức lương Đánh giá rủi ro xảy : 2.2.1.3 Cơng tác kế hoạch Hiện tại, kế hoạch kinh doanh Công ty tiêu chung cho loại hình hoạt động kinh doanh năm kế hoạch Công ty chưa thực việc lập kế hoạch tài chính, khơng - Do Cơng ty khơng khốn ñịnh mức sử dụng vật tư cho chủ ñộng ñược nguồn tiền ñể chi trả khoản nợ kịp thời 2.2.1.4 Bộ phận kiểm tốn nội Cơng ty cổ phần XNK thủy sản miền Trung cơng ty có quy mơ lớn, nhiên Công ty chưa thành lập phận lãnh đạo chưa nhận thức vai trị kiểm tốn nội 2.2.2 Tổ chức thơng tin phục vụ cơng tác kiểm sốt chi phí kinh doanh Cơng ty cổ phần xuất nhập thủy sản miền Trung Luồng thơng tin mà Cơng ty sử dụng để kiểm sốt giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí QLDN chủ yếu thơng tin q khứ phận kế tốn tài cung cấp, thiếu thơng tin kế tốn quản trị phận nên khơng kiểm sốt khâu sử dụng dẫn đến việc sử dụng cịn lãng phí, khơng hiệu làm cho chi phí tăng; - Việc thực nghiệp vụ mua vật tư, cơng cụ dụng cụ phận có nhu cầu thực khơng có phận kiểm tra lại nên khơng đảm bảo số lượng chất lượng vật tư mua về; - Thiếu kiểm soát khâu lựa chọn nhà cung cấp * Kiểm sốt chi phí khấu hao TSCĐ Trong thực tế tồn chi phí khấu hao cơng ty kế tốn hạch tốn vào chi phí quản lý doanh nghiệp, chưa hợp lý Phương pháp khấu hao TSCĐ Công ty phương pháp theo đường thẳng, nhiên cơng ty áp dụng cách tính khấu hao trịn tháng cũ nên số khấu hao tính vào chi phí khơng xác Nhận xét đánh giá khả rủi ro xảy ra: 13 Cơng ty chưa có báo cáo giúp cho việc đánh giá, phân tích tình hình sử dụng hiệu sử dụng TSCĐ như: công suất sử dụng, thời gian sử dụng, hiệu suất sử dụng ñể ñưa biện pháp quản lý TSCĐ có hiệu đề định đổi TSCĐ 14 đồng kinh tế trình Tổng Giám ñốc phê duyệt, tiến hành ký hợp ñồng vận chuyển với ñơn vị vận tải Hợp ñồng chứng từ có liên quan chuyển ban TC - KH - ĐT theo dõi, toán ghi sổ kế tốn chi phí bán hàng * Kiểm sốt chi phí ñiện thoại, internet * Chi phí khác tiền Về chi phí điện thoại Cơng ty có khốn định mức cụ thể Như Tại Cơng ty, chi phí tiền thuộc khoản mục chi phí bán vậy, việc kiểm sốt chi phí cơng ty thực thơng qua ñịnh mức chứng từ sổ sách liên quan hàng gồm có hoa hồng mơi giới, chi phí quảng cáo,… Nhìn chung, khoản mục chi phí bán hàng, Cơng ty Cịn chi phí dịch vụ internet: Chi phí phát sinh hàng dừng lại việc kiểm tra tính xác số liệu tháng chủ yếu phục vụ cho công tác quản lý Công ty chưa chứng từ kế tốn, tính hợp pháp chứng từ mà chưa tiến hành kiểm sốt khâu sử dụng, việc sử dụng cịn lãng phí nhiều cịn sử thủ tục kiểm soát khác lập bảng tổng hợp chi phí bán hàng để dụng sai mục đích dẫn đến làm tăng chi phí giảm hiệu kinh doanh kiểm tra ñối chiếu số liệu với sổ phân tích tiêu kế * Kiểm sốt chi phí dịch vụ mua ngồi chi phí khác tiền hoạch thực chi phí phân tích tính hợp lý số liệu Khi phát sinh nghiệp vụ vào chứng từ (hóa ñơn GTGT, 2.2.3.3 Thủ tục kiểm soát giá vốn hàng bán hợp ñồng kinh tế chứng từ khác có liên quan) kế * Kiểm sốt giá mua vật tư, hàng hóa tiêu thụ kỳ: tốn kiểm tra mặt hình thức, nội dung chứng từ lập phiếu + Quá trình mua vật tư nhập kho chi ủy nhiệm chi trình kế tốn trưởng Tổng giám ñốc ký Đối với vật tư nhập khẩu: Ở công ty thường mua hàng theo duyệt Sau chuyển cho thủ quỹ ngân hàng để toán giá CIF chủ yếu Khi mua hàng theo giá CIF việc thuê tàu vận cho nhà cung cấp chuyển mua bảo hiểm hàng hóa nhà xuất thực 2.2.3.2 Thủ tục kiểm soát chi phí bán hàng Cơng ty làm thủ tục chuẩn bị nhận hàng toán tiền hàng * Đối với tiền lương khoản trích theo lương phận bán hàng: Thủ tục kiểm soát tương tự phận quản lý doanh nghiệp * Đối với khoản phí, lệ phí: Chi phí kiểm sốt thơng qua thủ tục cụ thể sau: Trình tự thủ tục nhập tiến hành sau: Khi phát sinh yêu cầu mua hàng nhập khẩu, nhân viên phòng kinh doanh lập "Phiếu yêu cầu vật tư" ghi nhận thông tin: mặt hàng, số lượng, nhà cung cấp, ñơn giá, ngày cần hàng,, có chữ ký xác nhận trưởng phịng gửi Ban nhập Sau ký kết ñược hợp ñồng cung cấp hàng hóa, tùy theo địa Ban nhập nhập yêu cầu vào hệ thống ñể Ban giám ñốc ñiểm giao hàng, ban XNK lựa chọn phương thức vận chuyển cho phù phê duyệt, phân công người mua hàng kiểm tra mã nhà cung cấp hợp, sau ñó tiến hành khảo sát giá, lựa chọn ñơn vị vận tải lập hợp hệ thống 15 Bộ phận kinh doanh nhập lập phương án kinh doanh 16 Đánh giá rủi ro xảy chi phí mua hàng: trình tổng giám đốc phê duyệt Trên sở phương án kinh doanh ñã - Hàng nhập cảng phải nằm chờ chứng từ văn phịng ký đại diện khối quản lý (Tổng giám đốc) tiến hành ký kết hợp đồng cơng ty gởi vào chi nhánh làm thủ tục nhận hàng nên phát sinh ngoại thương với nhà cung cấp thêm khoản chi phí thuê bãi làm tăng chi phí mua hàng Bộ phận mua hàng có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập hàng theo đơn hàng Kế tốn cơng ty tiến hành thủ tục làm nghiệp vụ kí quĩ mở L/C ngân hàng - Phương thức toán hàng nhập công ty chủ yếu L/C nên thường phải tốn khoản lệ phí mở L/C, tu chỉnh L/C có thay đổi điều khoản hợp đồng dẫn đến làm tăng chi phí mua hàng Khi chứng từ hàng nhập đến ngân hàng, đại diện - Tồn chi phí mua hàng phát sinh cơng ty tính hết cho cơng ty làm thủ tục ngân hàng để lấy chứng từ, sau gửi hàng bán kỳ mà chưa tiến hành phân bổ cho hàng tồn Như chứng từ ñường bưu ñiện cho đại diện cơng ty làm cho việc tính tốn giá vốn hàng tiêu thụ bị sai chi nhánh ñể làm thủ tục hải quan nhận hàng hóa 2.3 Đánh giá cơng tác kiểm sốt nội chi phí kinh doanh Đối với vật tư mua nước: Thủ tục kiểm soát ñược thực chủ yếu chứng từ + Q trình xuất vật tư, hàng hóa tiêu thụ: Thủ tục kiểm sốt thực sau: Cơng ty áp dụng phương thức bán hàng trực hợp ñồng kinh tế Khi bán hàng theo phương thức khách đến trực tiếp kí cơng ty cổ phần xuất nhập thủy sản miền Trung Nhìn chung cơng ty ñã thiết lập ñược hệ thống kiểm soát tương đối hữu hiệu Tuy nhiên, bên cạnh cơng tác kiểm sốt chi phí kinh doanh cơng ty cịn số tồn định 2.3.1 Về mơi trường kiểm sốt hợp đồng mua hàng với cơng ty Phương thức toán * Cơ cấu tổ chức trường hợp bên mua tốn cho bên bán tiền mặt Thứ nhất: Vẫn cịn có tượng đội ngũ cán quản lý chuyển khoản theo thỏa thuận hợp đồng * Kiểm sốt chi phí mua hàng đổi mới, Chủ tịch Hội ñồng quản trị kiêm Tổng giám ñốc Thứ hai: Cơng ty chưa tổ chức hoạt động với loại hình + Đối với chi phí vận chuyển, th kho bãi, bốc xếp hàng hóa cơng ty cổ phần; cịn giữ ngun phương thức điều hành cũ Trong Sau hàng cảng, ñại diện chi nhánh ñược ủy quyền cấu tổ chức, hoàn toàn khơng có tách biệt rõ ràng quản lý - ñiều Giám ñốc lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp (chủ yếu hành (mặc dù Điều lệ cơng ty quy định), tồn Ban giám đốc ñường bộ), lựa chọn ñơn vị vận tải ký kết hợp ñồng vận tải thành viên Hội ñồng quản trị + Các khoản phí, lệ phí: Các khoản phí kiểm sốt chủ yếu chứng từ ngân hàng cung cấp * Chính sách nhân 17 Bộ máy quản lý đổi mới, Cơng ty chưa có sách thu hút nhân tài, cán quản lý giỏi từ ngồi cơng ty Trình độ cán quản lý cơng ty cịn nhiều hạn chế, độ tuổi cán chủ chốt cao Đặc biệt, số cán có trình độ ngoại ngữ, tin học đủ để làm việc trực tiếp với đối tác nước ngồi Công ty không thực việc luân chuyển cán bộ, dễ dẫn đến tình trạng nhân viên có điều kiện che dấu sai phạm dễ dàng thực hành vi gian lận 18 - Chưa thực tốt khâu phê chuẩn việc kiểm sốt q trình lập hợp đồng ngoại thương, hợp ñồng kinh tế - Chưa ñảm bảo nguyên tắc phân công phân nhiệm việc thực nghiệp vụ mua hàng - Thiếu thông tin phục vụ cho việc định: khơng có báo giá, báo cáo tồn kho, - Chi phí mua hàng chưa phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ Chương * Công tác lập kế hoạch dự tốn HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT CHI PHÍ KINH Cơng tác lập kế hoạch dự tốn chưa trọng mức, DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU việc lập thực kế hoạch, dự tốn mang tính hình thức THỦY SẢN MIỀN TRUNG chưa mang tính định hướng, kiểm sốt chi phí 3.1 Sự cần thiết phải hồn thiện cơng tác kiểm sốt chi phí kinh 2.3.2 Về tổ chức hệ thống thông tin phục vụ kiểm sốt chi phí kinh doanh Cơng ty cổ phần xuất nhập thủy sản miền Trung doanh Công tác kiểm sốt chi phí kinh doanh Cơng ty cổ phần Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách phục vụ cho công tác kiểm XNK thủy sản miền Trung thời gian qua cịn tồn sốt chi phí chưa phát huy hết vai trị kiểm sốt việc ñối chiếu số hạn chế ñịnh chưa thực việc khốn chi phí cho liệu, xác nhận tính xác, đầy đủ chứng từ liên quan chưa phận, chưa xây dựng ñịnh mức chi phí, chưa kiểm sốt chặt chẽ khâu đáp ứng cung cấp thơng tin cách tồn diện cho nhà quản lý Các báo mua hàng, lập hợp ñồng, cịn thiếu thơng tin cho việc định cáo kế tốn chưa thể vai trị cung cấp thơng tin, phân tích chi lựa chọn nhà cung cấp, chưa tính tốn phân bổ xác chi phí, thơng tin biến động chi phí so với kế hoạch phí cho đối tượng chịu chi phí Chính điều làm 2.3.3 Các thủ tục kiểm soát giảm hiệu kinh doanh Cơng ty - Cơng ty chưa khốn định mức chi phí vật liệu, đồ dùng văn Do đó, để nâng cao khả cạnh tranh, tăng hiệu kinh phòng cho phận việc sử dụng lãng phí - Đối với chi phí dịch vụ mua ngồi chi phí khác tiền kế tốn tập hợp tính hết vào chi phí QLDN mà không tiến hành phân bổ cho phận khác chưa xác - Đối với việc tính khấu hao TSCĐ cịn chưa theo qui định (tính trịn tháng) hạch tốn tồn nội dung chi phí vào chi phí QLDN chưa phù hợp doanh đảm bảo cho thơng tin trình bày báo cáo tài phản ánh trung thực thời gian tới Cơng ty cần phải hồn thiện cơng tác kiểm sốt chi phí kinh doanh 3.2 Nội dung hồn thiện cơng tác kiểm sốt chi phí kinh doanh Công ty cổ phần xuất nhập thủy sản miền Trung 3.2.1 Hồn thiện mơi trường kiểm sốt 19 3.2.1.1 Hồn thiện cấu tổ chức Công ty - Tách biệt chức danh chủ tịch HĐQT chức danh Tổng giám 20 tác ñiều hành quản lý ñược tốt Bộ phận KTNB phải ñược tổ chức ñộc lập với phận khác Công ty trực thuộc cấp quản lý đốc Cơng ty, đồng thời Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc phải cao Cơng ty thơi khơng kiêm nhiệm chức danh Giám đốc chi nhánh 3.2.2 Hồn thiện hệ thống thông tin phục vụ công tác kiểm sốt - Cơng ty tuyển dụng ứng viên làm cơng chi phí kinh doanh việc kiểm tốn nội có chứng hành nghề kế toán, kiểm toán * Về chứng từ kế toán để làm cơng tác kiểm sốt Việc tổ chức hạch tốn ban đầu sử dụng chứng từ phản ánh 3.2.1.2 Hồn thiện sách nhân + Chiến lược đào tạo nguồn nhân lực cho Cơng ty phải ñược nghiệp vụ kinh tế phát sinh sở để kiểm sốt, xử lý cung cấp thơng tin Vì vậy, hồn thiện theo hướng sau: xây dựng cách chi tiết, khoa học, bao gồm ñào tạo chuyên + Thiết kế mẫu chứng từ phù hợp mơn, phẩm chất trị, lực điều hành quản lý, tác phong, lề + Hồn thiện yếu tố chứng từ lối làm việc Chẳng hạn như: Thiết kế lại mẫu phiếu xuất kho theo hạn + Công ty phải xây dựng sách thu hút nhân tài thơng qua mức (xem bảng 3.1) chế ñộ trả lương, trả thưởng, ưu ñãi mua cổ phần công ty Bảng 3.1: MẪU PHIẾU XUẤT KHO THEO HẠN MỨC thành lập Bộ phận sử dụng: Ban TC-KH-ĐT Định khoản phận phận với Lý xuất: Dùng cho cơng tác văn phịng Nợ TK 642 3.2.1.3 Về công tác lập kế hoạch Xuất kho: Kho cơng ty Có TK 152 ĐVT: ngàn đồng Cần trọng công tác lập kế hoạch Các kế hoạch cần chi tiết cho loại hình hoạt ñộng kinh doanh, thể ĐVT quí D - Giấy A4 Ram - Giấy A4 ram quy cách phẩm Mã số chất vật tư tháng Cần theo dõi thường xuyên, chặt chẽ việc thực kế hoạch tất phòng, ban, theo tháng 3.2.1.4 Thiết lập phận kiểm tốn nội Cơng ty cổ phần xuất nhập thủy sản miền Trung A ñược Ngày TT Ngày15/3 Công ty Trên sở kế hoạch năm ñược chia thành quý, Hạn mức Tên nhãn Ngày2/3 tiêu cần thực quý, tháng ñược lập từ phận Số lượng B C duyệt Cơng + Đồng thời năm lần thực việc luân chuyển cán Ngày tháng năm 2009 Đơn Thành giá tiền 46 92 46 138 46 230 Mục ñích KTNB thực việc kiểm tra, kiểm sốt hoạt động thơng tin kinh tế tài Cơng ty giúp cho cơng Cộng 5 21 22 Việc thiết kế mẫu phiếu xuất kho giúp cho kế toán kiểm Báo cáo chi phí bán hàng theo phận: giúp nhà sốt lượng vật tư xuất dùng q, góp phần tiết kiệm chi phí quản lý kiểm tra đánh giá tình hình sử dụng chi phí, tăng cường * Về sổ sách + Mở sổ kế toán chi tiết chi phí vừa đảm bảo đáp ứng u cầu kiểm sốt, vừa tn theo chế độ kế tốn hành + Mở sổ chi tiết theo khoản mục chi phí, theo yếu tố chi phí kết hợp với việc phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí Các sổ kế tốn chi tiết chi phí kinh doanh mở sau: việc kiểm sốt chi phí phận, đơn vị (xem bảng 3.5) + Sổ kế tốn chi tiết chi phí bán hàng ñược mở cho phận bán hàng ñược chi tiết hóa theo nội dung chi phí theo qui ñịnh (xem bảng 3.3) Bộ phận: Ban xuất Đơn vị tính: ngàn đồng Ghi Nợ TK 641 Diễn giải Số Ngày TK ĐƯ Tổng số tiền Biến phí Định phí bán hàng bán hàng Trong Chỉ tiêu Tổng cộng Ban XK Ban NK Doanh thu 169.107.860 90.656.900 78.450.960 Biến phí 106.221.535 50.720.108 55.501.427 + giá vốn 106.044.414 50.623.560 55.420.854 177.121 96.548 80.573 Lãi biến phí 62.886.325 39.936.792 22.949.533 Định phí trực tiếp 16.422.406 8.798.565 7.623.841 Lãi phận 46.463.919 31.138.227 15.325.692 Định phí chung DN 42.255.680 Lãi DN 4.208.239 16.666,67 + Mục đích cung cấp thơng tin chi phí thu nhập phận riêng biệt doanh nghiệp ñể ñánh giá kết hoạt động kiểm sốt, quản lý ñối với chi phí, thu nhập phận + Việc lập báo cáo phải theo cách ứng xử chi phí giúp nhà quản trị định quản lý thơng qua nhân tố ảnh hưởng 177.121 16.422,4 5/3/09 - Khấu hao TSCĐ 214 16.666,67 HĐ 6/3/09 - Phí vận chuyển 111 4.000 4.000 193.543,4 ĐVT: 1.000đ + Biến phí bán hàng Bảng 3.3: MẪU SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG Chứng từ Bảng 3.5: Báo cáo chi phí phận biến phí định phí, khối lượng, doanh thu… Cộng phát sinh Số kết chuyển Người ghi sổ * Về báo cáo 911 193.543,4 Kế toán trưởng + Các báo cáo phận thường lập mức ñộ khác nhiều phạm vi khác nhau, phản ánh phận hay phạm vi Công ty Trên báo cáo phận chi phí phát sinh trực tiếp phận nhà quản lý phận kiểm sốt + Cơ sở lập: Lấy số liệu từ sổ kế tốn chi tiết chi phí doanh thu phận doanh nghiệp 23 24 3.2.3 Hồn thiện thủ tục kiểm sốt chi phí kinh doanh Bắt đầu chi phí bán hàng * Đối với chi phí vật liệu, đồ dùng văn phịng Cơng ty cần qui định định mức sử dụng cho phận Đồng thời Tổng giám ñốc uỷ quyền cho Phó Giám đốc kinh doanh tiến hành lựa chọn nhà cung cấp dựa báo giá nhà cung cấp gửi ñến Bộ phận yêu cầu mua hàng 3.2.3.1 Hồn thiện thủ tục kiểm sốt chi phí quản lý doanh nghiệp Kiểm tra mã hàng hóa hệ thống Yêu cầu mua hàng Chưa có Phê duyệt yêu cầu mua hàng Lập Yêu cầu mua hàng vào tiêu chí Cơng ty xây dựng giá cả, chất lượng Chuyển KT kho nhập Mã uy tín bán hàng giao hàng Định kỳ, phận vật tư tiến hành ñánh giá lại nhà cung cấp Lựa chọn NCC Không duyệt báo cáo lại cho Giám đốc Cơng ty Cơng ty nên chuyển đổi vị trí nhân viên mua hàng để * Đối với chi phí mua ngồi điện, nước, chi phí tiếp khách, đàm phán ký kết hợp ñồng, Công ty cần phải xác ñịnh phân bổ cho hai hoạt ñộng bán hàng quản lý Ban nhập ñịnh thời gian dài Không duyệt Nhận báo giá Phân cơng người mua tránh tình trạng người có quan hệ với số nhà cung cấp Lập phương án kinh doanh Kiểm tra mã NCC hệ Lập ñơn mua hàng HĐ Gửi yêu cầu báo Công ty tính hết tồn vào chi phí QLDN chịu * Đối với chi phí khấu hao tài sản cố định Cơng ty khơng thực việc tính khấu hao theo ngày kể từ Theo dõi nhận hàng Chưa có Kết thúc ngày tăng giảm TSCĐ mà tính trịn tháng dẫn đến làm cho khấu 3.2.3.2 Hồn thiện thủ tục kiểm soát giá vốn hàng bán * Đối với qui trình mua hàng: (xem lưu đồ 3.1 lưu ñồ 3.2) Lưu ñồ 3.1: Mua hàng nước Kho điều chỉnh lại Kế tốn hao tính vào chi phí kinh doanh chưa xác cần phải tiến hành Phiếu thơng tin NCC Kế tốn theo dõi cơng nợ Nhập thông tin NCC Thông báo hang Kiểm tra hàng hóa Xử lý nhập kho 25 * Với lưu đồ việc kiểm tra, kiểm sốt tăng cường thể chỗ: - Thứ nhất: Tuân thủ ngun tắc phân cơng phân nhiệm 26 u cầu nhà xuất gửi phần chứng từ trực tiếp cho ñại diện chi nhánh ñể làm thủ tục trước, sau lấy ñầy ñủ chứng từ ngân hàng ñi nhận hàng hóa - Thứ hai: Thơng tin phục vụ cho việc định lựa chọn - Cơng ty nên tận dụng lợi để tốn theo nhà cung cấp ñảm bảo khách quan, tránh ñược thơng đồng phương thức tốn T/T D/A chậm trả, hạn chế phương nhà cung cấp với Tổng giám đốc người mua hàng thức tốn L/C nhằm giảm bớt khoản phí ngân hàng, đồng thời - Thứ ba: Đảm bảo nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn Đối với phương án kinh doanh: Cần có phê duyệt Trưởng ban nhập thủ tục lại nhanh gọn - Cuối kỳ kế tốn cần tính tốn phân bổ chi phí mua hàng cho hàng tồn hàng bán kỳ theo tiêu thức phân bổ thích hợp Đối với hợp đồng: Chi phí mua hàng phát sinh kiểm sốt theo chứng từ thực tế - Phịng kinh doanh: Xem xét hình thức hợp ñồng Vào cuối quý, sau xác ñịnh ñược giá vốn hàng tiêu thụ - Ban nhập khẩu: Xem xét nội dung hàng hóa q, kế tốn hàng tồn kho tính phân bổ chi phí mua hàng - Phịng kế tốn: Xem xét phương thức toán, cho hàng tiêu thụ quý theo giá vốn hàng hóa chứng từ - Ban giám đốc: Phê duyệt, ký kết hợp ñồng KẾT LUẬN Luận văn ñã nêu ñược tác dụng hệ thống KSNB * Đối với quy trình xuất hàng: Theo đặc điểm hoạt động kinh việc kiểm sốt chi phí, cung cấp thông tin, ngăn chặn phát doanh cơng ty, cần hồn thiện sau: Đối với khâu lập hợp hành vi gian lận phân tích làm rõ sở lý luận tổ chức hệ đồng cần có tham gia kiểm tra nhiều phận có liên quan để giảm thống KSNB Công ty cổ phần XNK thủy sản miền Trung rủi ro thơng đồng người mua Tổng giám ñốc Luận văn ñã ñi sâu nghiên cứu, phân tích thực trạng tổ chức hệ * Kiểm sốt chi phí mua hàng thống KSNB chi phí kinh doanh công ty cổ phần XNK thủy sản Mọi cơng tác hạch tốn hàng nhập thực phòng miền Trung: kinh doanh, ban nhập phịng kế tốn cơng ty, nhiên - Phân tích thực trạng yếu tố mơi trường kiểm sốt, hệ thực tế hàng nhập lại nhập chi nhánh Hà Nội thành phố Hồ thống kế tốn thủ tục kiểm sốt có ảnh hưởng đến tính hữu hiệu Chí Mnh Khi chứng từ hàng nhập ñến ngân hàng, ñại diện hiệu hệ thống KSNB - Đánh giá ưu ñiểm hạn chế, tồn Luận văn phân tích cần thiết phải hồn thiện hệ thống KSNB chi phí kinh doanh đưa giải pháp để hồn thiện thủ tục kiểm sốt nội chi phí kinh doanh cơng ty làm thủ tục ngân hàng ñể lấy chứng từ, sau gửi chứng từ đường bưu điện cho đại diện cơng ty chi nhánh ñể làm thủ tục hải quan ñi nhận hàng hóa Như vậy, để rút ngắn thời gian nhận hàng, giảm phí lưu kho cảng cơng ty ... LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SỐT CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI kiểm sốt chi phí kinh doanh Công ty XNK thủy sản miền Trung 1.1 Khái quát chung kiểm soát kiểm soát nội nhằm đề xuất giải pháp... Chương THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN MIỀN TRUNG 2.1 Khái quát Công ty cổ phần xuất nhập thủy sản miền Trung Giai ñoạn 2007 ñến nay:... vực miền Trung 11 12 2.2 Thực trạng kiểm soát nội chi phí kinh doanh cơng 2.2.3 Kiểm sốt nội chi phí kinh doanh Cơng ty thông qua ty cổ phần xuất nhập thủy sản miền Trung thủ tục kiểm soát 2.2.1
