Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty kim khí Hà nội. I.Giới thiệu chung về công ty kim khí Hà nội: 1. Quá trình hình thành và phát triển: Công ty kim khí đợc thành lập năm 1960 trên cơ sơ là một chi cục thuộc cục kim khí thiết bị Tổng cục vật t. Hiện nay Công ty là một đơn vị hạch toán độc lập trong mạng lới kinh doanh của Tổng công ty thép Việt Nam- Bộ công nghiệp nặng. Ngày 28 tháng 5 năm 1993 Công ty đợc thành lập lại với tên gọi Công ty kim khí Hà Nội. Địa chỉ: D2- Khơng Thợng- phố Tôn Thất Tùng, quận Đống Đa- Hà nội. Kim khí là một trong những mặt hàng vật t quan trọng trong việc xây dựng và phát triển đất nớc vì hiện nay nớc ta vẫn là một nớc nghèo với cơ sở hạ tầng yếu kém. Trong suốt 38 năm hoạt động công ty luôn thực hiện đúng vai trò và chức năng của mình là cung cấp mặt hàng kim khí cho bất kỳ một đơn vị nào, một tổ chức nào có nhu cầu. Từ năm 1990 trở về trớc, công ty là một đơn vị kinh doanh độc quyền về kim khí theo cơ chế bao cấp với hoạt động chính là nhận hàng của cơ quan chủ quản rồi bán ra cung cấp theo địa chỉ, theo hạn mức và theo giá quy định. Sau 1990, thị tròng kim khí có sự chuyển biến mạnh mẽ về cả tính chất cũng nh cơ cấu, mặt hàng kim khí đợc tự do thơng mại hoá. Hoạt động kinh doanh của công ty gặp rất nhiều khó khăn do phải cạnh tranh gay gắt với các tổ chức kinh tế khác, kể cả t nhân. Đứng trớc khó khăn đó, công ty đã chuyển phơng thức kinh doanh để phù hợp với yêu cầu của thị trờng. Công ty đã tiến hành tự hạch toán kinh doanh và không ngừng phát triển thị trờng trong và ngoài nớc. Với tất cả sự cố gắng của mình công ty cũng đã đạt đợc những kết quả nhất định. Mạng lới hiện nay của công ty gồm 30 cửa hàng bán lẻ ở khắp địa bàn Hà nội, 4 xí nghiệp và 2 cửa hàng lớn trực thuộc công ty. 2. Tổ chức bộ máy quản lý: Công ty kim khí Hà nội là đơn vị do tổng công ty thép Việt Nam thuộc Bộ công nghiệp nặng quản lý. Để thực hiện tốt công tác kinh doanh của đơn vị công ty luôn coi trọng công tác tổ chức, sắp xếp bộ máy lãnh đạo, quản lý của công ty. Cơ cấu bộ máy của công ty luôn có sự thay đổi để phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ của cơ chế thị trờng. Mối quan hệ giữa các bộ phận luôn có sự bình đẳng, hợp tác tạo điều kiện hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau để hoàn thành nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ đợc giao của từng bộ phận. Căn cứ chủ trơng chính sách pháp luật của Nhà nớc giám đốc công ty xây dựng và ban hành nội quy, quy chế phân công quyền tự chủ cho các bộ phận đảm bảo hoạt động kinh doanh đúng pháp luật và có hiệu quả. Thực hiện các chính sách cán bộ, sử dụng lao động an toàn để bảo hộ lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môi trờng, bảo vệ an toàn tài sản xã hội, bảo vệ an ninh chính trị xã hội. Cơ cấu quản lý của công ty bao gồm những bộ phận sau: 1* Giám đốc công ty: là ngời chịu trách nhiệm trớc nhà nớc, các cấp có thẩm quyền và cán bộ công nhân viên trong công ty về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Giám đốc quản lý thông qua sự giúp đỡ của các phó giám đốc. 2* Các phó giám đốc: là ngời giúp việc cho giám đốc , đợc giám đốc giao nhiệm vụ trực tiếp phụ trách chuyên về một lĩnh vực nào đó. 3* Khối các đơn vị quản lý: gồm 5 phòng ban + Phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh: Có nhiệm vụ nắm bát các mặt hàng kinh doanh, nhạy bén với việc xác định nhu cầu của mặt hàng kim khí trên thị tr- òng trong kỳ tới nhằm đa ra những phơng án kinh doanh phù hợp. + Phòng tổ chức lao động hành chính: Thực hiện nhiệm vụ quản lý con ngời của toàn công ty, thuyên chuyển công tác đi, công tác đến, thực hiện chế độ về lao dộng, bảo hộ lao động, chế độ hu trí, mất sức, nghỉ việc . Quản lý toàn bộ về bảo hiểm y tế, công việc hành chính, giúp Giám đốc quản lý lao động, con ngời, giúp Giám đốc nắm đợc năng lực của từng càn bộ để bố trí và phân công công tác sao cho có hiệu quả. + Phòng tài vụ: Phòng này có nhiệm vụ quản lý toàn bộ vốn của công ty, có nghĩa là phải đảm bảo vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm trớc giám đốc về thực hiện nguyên tắc, chế độ hạch toán kinh tế của công ty. Các kế toán viên phải thờng xuyên kiểm soát việc chi tiêu hạch toán của các xí nghiệp trực thuộc, giúp xí nghiệp tăng cờng công tác quản lý, sử dụng vốn có hiệu quản dể thực hiện bảo toàn và phát triển vốn. + Phòng thanh tra bảo vệ: Có nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự cho công ty. Các nhân viên phòng thanh tra bảo vệ sẽ là những ngời đứng ra điều tra và giải quyết những sự cố trong nội bộ công ty nh: mất vật t, mất thiết bị, hoặc đảm bảo trật tự khỏi những kẻ cố tình vào quâý rối. + Phòng quản lý kỹ thuật: Vì công ty có 4 xí nghiệp kinh doanh, gia công, chế biến nên việc có mặt của phòng kỹ thuật trở nên rất quan trọng. Phòng này có nhiệm vụ quản lý kỹ thuật cho toàn công ty. Các nhân viên phòng kỹ thuật cho biết kỹ thuật máy móc nào đã cũ kỹ cần phải thay thế. Bên cạnh đó họ phải nắm bắt đợc sự tiên tiến trên thế giới nhằm đa ra những biện pháp tốt nhất đối với việc đầu t thiết bị máy móc. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty kim khí Hà nội: 3. Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty: 3.1 Tổ chức bộ máy kế toán: Do đặc điểm phạm vi sản xuất kinh doanh rất rộng lớn nên công ty luôn coi trọng công tác tổ chức sắp xếp đội ngũ kế toán phù hợp với chức năng, nhiệm vụ nhằm phát huy hết vai trò của kế toán nói chung và khả năng của từng nhân viên kế toán nói riêng. Để quản lý tốt các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đã áp dung hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Phòng kế toán tài vụ gồm 12 ngời trong dó có một kế toán trởng, một phó phòng kế toán. Các nhân viên còn lại đợc chia thành 3 nhóm: - Nhóm 1: Kế toán chi phí lu thông gồm 3 ngời: Một kế toán tổng hợp, một kế toán chi phí lu thông, một kế toán theo dõi TSCĐ, trích và tính khấu hao cơ bản và lơng. - Nhóm 2: kế toán hàng hoá gồm 4 ngời: + Một kế toán mua hàng : có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ tình hình mua hàng của công ty. + Một kế toán bán hàng: theo dõi tình hình bán. + Một kế toán công nợ: theo dõi cả về thanh toán với ngời bán và với ngời mua. + Một kế toán hàng tồn kho - Nhóm 3: Kế toán vốn bằng tiền. + một kế toán tiền mặt. + Một kế toán TGNH và tiền đang chuyển. + Một thủ quỹ. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty kim khí Hà Nội: Trởng phòng kế toán Phó phòng kế toán Nhóm I Nhóm II Nhóm III Kế toán các Kế toán các xí nghiệp cửa hàng 3.2 Tổ chức công tác kế toán: 4* Công ty kim khí Hà Nội đang áp dụng hệ thống kế toán ban hành tho quyết định số 1141 TC/ QĐ/ CĐKT ngày 1- 11- 1995 của Bộ Tài chính. 5* Tài khoản kế toán: Công ty đăng ký sử dụng một số tài khoản kế toán theo chế độ đã ban hành. 6* Hình thức sổ áp dụng: Nhật ký chứng từ 7* Phơng pháp kế toán TSCĐ: Nguyên tắc đánh giá TSCĐ theo quy định của chế độ Nhà nớc hiện hành. Phơng pháp khấu hao TSCĐ: áp dụng tho QĐ 1062 TC/ QĐ/ CSTC ngày 14/ 11/ 96. 8* Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá, xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ= Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ+ Giá trị hàng nhập trong kỳ- Giá trị hàng xuất trong kỳ. 9* Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thờng xuyên 10* Sổ sách kế toán: Hiện công ty đang sử dụng các sổ sau: Sổ tổng hợp: Sổ cái của tất cả Tk đang kỳ sử dụng. Định kỳ mở sổ cái là một năm, định kỳ ghi sổ cái là một tháng. Sổ chi tiết các tài khoản: sổ này đợc mở để theo dõi chi tiết từng đối tợng có liên quan tới các nghiệp vụ phát sinh theo từng tài khoản tơng ứng. 11* Trình tự ghi sổ: áp dụng đúng quy định của Bộ tài chính đối với hình thức chứng từ ghi sổ. 4. Tình hình luân chuyển chứng từ trong công ty: Chứng từ kế toán vốn bằng tiền là cơ sở để thu nhập thông tin đầy đủ và chính xác về sự biến động của các loại vốn bằng tiền trong công ty, là căn cứ để ghi sổ kế toán. Quá trình luân chuyển chứng từ trong công ty bao gồn các khâu sau: 12* Chứng từ phát sinh trớc khi đến phòng kế toán gồm: + Thông t kèm hợp đồng, biên bản thanh lý, thanh toán + Giấy đề nghị tạm ứng + Các văn bản đã đợc duyệt về chi trả, thanh toán khác kèm các chứng từ hoá đơn liên quan. . 13* Kiểm tra và thực hiện phần hành: Phó phóng kế toán sau khi nhận đợc các chứng từ trên sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ và giao cho kết toán chi tiết phần hành vốn bằng tiền. Căn cứ vào chứng từ này kế toán phần hành lập phiếu thu, phiếu chi . rồi trình lên kế toán trởng kiểm tra sau đó trình lên cấp trên ký duyệt. Kế toán phần hành chịu trách nhiệm cập nhật số liệu vào các sổ kế toán chi tiết rồi bàn giao lại sổ chi tiết cho kế toán tổng hợp. Cuối tháng kế toán tổng hợp lập các bảng kê và nhật ký chứng từ và sử dụng nó làm căn cứ vào sổ cái rồi trình tài liệu này cho phó phòng hoặc trởng phòng ký duyệt. 14* Tập hợp, lu trữ chứng từ: Các chứng từ gốc sau khi đợc dùng làm căn cứ để lập bảng kê Nhật ký chứng từ và sổ kế toán chi tiết sẽ đợc lu một bản trong bảng tổng hợp chứng từ gốc, một bản khác đợc đóng lại thành quyển và lu giữ kèm với sổ kế toán chi tiết. Các chứng từ này đợc bảo quản, lu trữ. Khi hết thời hạn lu trữ sẽ đợc bộ phận lu trữ đa ra huỷ. 5. Đặc điểm thu chi vốn bằng tiền tại công ty kim khí Hà Nội: Lợng tiền luân chuyển trên các tài khoản vốn bằng tiền chủ yếu là từ hoạt động mua và bán các mặt hàng kim khí với các bạn hàng. Bên cạnh đó, do thực tế khách quan để phục vụ cho sản xuất kinh doanh đã làm nảy sinh các khoản thu chi trong lĩnh vực mua bán tài sản, sản xuất gia công . nhng những khoản thu chi này không nhiều so với tổng lợng vốn bằng tiền luân chuyển trong toàn công ty. Có thể khái quát lu lợng vốn bằng tiền phát sinh tại công ty nh sau: Phát sinh từ hoạt động SXKD +Dòng thu +Dòng chi Số d Phát sinh từ hoạt động đầu t Số d đầu kỳ +Dòng thu cuối kỳ +Dòng chi Phát sinh từ hoạt động tài chính +Dòng thu +Dòng chi Cụ thể: 15* Phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh : + Dòng thu: Thu từ bán hàng hoá, sản phẩm. Các khoản thu khác. + Dòng chi: Chi lơng CNV, chi mua NVL, nộp ngân sách, dịch vụ mua ngoài, chi cho bán hàng, QL doanh nghiệp . Các khoản chi phí khác. 16* Phát sinh từ hoạt động đầu t: + Dòng thu: thanh lý máy móc, thiết bị, TSCĐ, các khoản thu khác. + Dòng chi: Mua TCSĐ, trang thiết bị, ĐTXDCB, các khoản chi khác. 17* Phát sinh từ hoạt động tài chính: + Dòng thu: + thu lãi tiền gửi NH, thu tiền lãi do bán ngoại tệ . + Các khoản thu khác. + Dòng chi: + Chi trả nợ vay, trả lãi tiền vay, trả dịch vụ ngân hàng + Các khoản chi khác. II. Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty kim khí Hà Nội. 1. Hạch toán tiền mặt: Để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu hàng ngày tại két bạc của doanh nghiệp luôn có một lợng tiền mặt, lợng tiền này không phụ thuộc vào một tiêu chuẩn, một định mức tiền mặt tồn quỹ nào mà tuỳ thuộc vào từng thời kỳ phát sinh nh để trả lơng, thởng cho cán bộ công nhân viên, mua văn phòng phẩm, tạm ứng . Tuỳ thuộc vào kế hoạch chi tiêu trong tuần tới, tháng tới mà xác định lợng tiền mặt tại quỹ, khi có nhu cầu phát sinh lớn kế toán có thể viết séc để thủ quỹ đi rút tiền mặt ở tài khoản ngân hàng về. Tuy nhiên không phải tất cả các nguồn thu từ tiền mặt tại quỹ đều phát sinh từ Ngân hàng mà còn có những nghiệp vụ phát sinh tiền mặt khác tại công ty nh tiền bán lẻ mặt hàng kim khí (thu bằng tiền mặt) do các cửa hàng gửi lên, tiền thu tạm ứng, tiền thu thanh lý Để theo dõi tình hình biến động của tiền mặt (Việt Nam đồng) tại quỹ kế toán sử dụng tài khoản 111. Hàng ngày căn cứ vào kế hoạch thu , chi, các lệnh chi, các hợp đồng .kế toán tiền mặt sẽ viết phiếu thu hoặc phiếu chi tiền mặt tơng ứng. 1.1. Đối với các nghiệp vụ phát sinh tăng tiền mặt: Khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền kế toán phần hành sẽ lập phiếu thu trình giám đốc, kế toán trởng ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ thu tiền sau đó kế toán phần hành sẽ tiến hành định khoản và cập nhật số liệu vào sổ quỹ tiền mặt (báo cáo quỹ) và đính kèm các chứng từ gốc (phiếu thu, giấy thanh toán tiền tạm ứng). Khi đó kế toán ghi: Nợ TK 111: Số tiền nhập quỹ Có TK 112.1: Rút tiền gửi Ngân hàng về quỹ Có TK 141: Thanh toán tiền tạm ứng. Có TK 511: Doanh thu bán hàng. Có TK 131: Thu các khoản nợ phải thu. . Ví dụ: Ngày 2/ 12/ 1997, Xí nghiệp Đức Giang nộp lên công ty tiền bán hàng (bằng tiền mặt). Kế toán phần hành lập phiếu thu: Đơn vị: . Số 284 Mẫu 01. TT Phiếu thu QĐ số 1141TC/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Ngày 2/ 12/ 1998 của Bộ tài chính. Nợ TK: 111 Có TK: 1368 Họ tên ngời nộp tiền : Nguyễn Văn Bảo Địa chỉ : Xí nghiệp Đức Giang Lý do nộp : Nộp tiền bán hàng Số tiền : 112.000.000 đ. (Viết bằng chữ: Một trăm mời hai triệu đồng chẵn) Kèm theo 01 chứng từ gốc. Ngày 2 tháng 12 năm 1998 Thủ trởng Kế toán Ngời lập Ngời nộp Thủ quỹ đơn vị trởng phiếu Cuối tháng dựa trên số liệu tổng hợp ở báo cáo quỹ tiền mặt kế toán lập bảng kê số 1- ghi Nợ tài khoản 111. [...]... khoản tiền gửi Ngân hàng tại Ngân hàng công thơng Đống Đa.Ngoài ra công ty còn mở tài khoản tại Ngân hàng Nông nghiệp Việt nam, EXIM-BANK, VINAINDO_BANK, ĐT và PT Hà nội, Nông nghiệp II TP HCM Để thuận lợi cho việc ghi chép, theo dõi phản ánh, cùng với nhu cầu quản lý nắm bắt đợc lợng tiền hiện có trong tài khoản Ngân hàng, kế toán hạch toán tiền gửi ngân hàng vào Tài khoản 112 và chi tiết thành tiểu... điện Tên đơn vị trả tiền: Công ty kim khí Hà Nội Số TK: 710A-00251 Tại NH: CTĐĐ, Tỉnh(TP) Hà Nội Phần do NHghi TK nợ Tên đơn vị nhận: Công ty LD SX thép VINASTEEL TK có Số TK: 21287A Tại NH: INDOVINA BANK, Tỉnh (TP) Hải Phòng Số tiền( bằng chữ): Hai tỷ không trăm tám mơi triệu bốn trămlinh bảy ngàn đồng chẵn Nội dung thanh toán: Chi trả tiền hàng Đơn vị trả tiền KT Chủ TK Ngân hàng A Ghi sổ ngày:6/12/97... C 2 Hạch toán tiền gửi Ngân hàng: Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, mặt khác, phạm vi hoạt động của Công ty khá rộng, bao gồm cả ở trong và ngoài nớc nên các hình thức thanh toán không thể thực hiện trực tiếp bằng tiền mặt mà phải thông qua hệ thống Ngân hàng vừa đáp ứng đợc yêu cầu thanh toán nhanh và đảm bảo thực hiện nghiêm chỉnh những quy đinh của chế độ quản lý Hiện nay, công ty đang... thống sổ sách, báo cáo kế toán của công ty sau khi đợc lập và hoàn chỉch, đều đợc lu trữ trong máy vi tính, nhờ vậy đã giảm bớt số lợng sổ sách cần lu trữ cũng nh tạo điều kiện hết sức thuận lợi cho việc tìm kiếm, đối chiếu, kiểm tra, điều chỉnh sổ sách Theo định kỳ hàng tháng, kế toán chi tiết vốn bằng tiền tiến hành in sổ cho từng tài khoản để chuyển cho phó phòng kế toán, kế toán tổng hợp và các bộ... nghiệp vụ chuyển tiền qua tài khoản của công ty tại Ngân hàng, Ngân hàng sẽ gửi cho doanh nghiệp báo cáo số d khách hàng Kế toán dựa vào giấy báo số d này để phân loại kiểm tra những sai sót có thể có Từ đó nhanh chóng phản ánh với Ngân hàng để tìm biện pháp giải quyết 2.1 Đối với các nghiệp vụ phát sinh tăng TGNH: Nợ TK 112: Có TK 111: Nộp tiền mặt vào ngân hàng Có TK 131: Khách hàng thanh toán nợ Có TK... 7.629.880.889 Kế toán trởng Ngoài giấy báo số d khách hàng doanh nghiệp còn nhận đợc rất nhiều chứng từ từ phía Ngân hàng nh: Uỷ nhiệm chi, giấy báo Nợ, phiếu chuyển khoản, bảng kê nộp séc 2.2 Đối với nghiệp vụ giảm TGNH: Nợ TK 111: Rút tiền gửi NH Nợ TK 331: Thanh toán nợ với khách hàng Có TK 112 NHCTĐĐ Số642 giấy báo nợ Ngày 6/12/97 Tài khoản nợ: Công ty kim khí Hà Nội Tài khoản có: Dịch vụ phí Số tiền bằng. .. sinh giảm tiền: Khi nhận đợc các văn bản đề nghi chi trả, lệnh chi, giấy đề nghị tạm ứng kế toán tiền mặt sẽ viết các phiếu chi chuyển cho các cấp có liên quan ký duyệt và chuyển cho thủ quỹ Sau khi thủ quỹ đã chi tiền và ngời nhận đã ký nhận kế toán tiền mặt sẽ tiến hành định khoản và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt Khi đó kế toán ghi: Nợ Tk 112: Nộp tiềm mặt vào Ngân hàng Nợ TK 331: Thanh toán các khoản... 2.080.407.000 đ Ngân hàng B Ghi sổ ngày:6/12/97 KT Trởng P.KT Đơn vị Số bảng kê nộp séc Ngày6/12/97 Phần do NH ghi Ngởi thụ hởng: Công ty kim khí Hà Nội TK nợ: Tài khoản:701A-00251 Tại NH : CT khu vực ĐĐ TK có: STT Số séc Tên ngời phát Số TK của ngờiTên đơn vị Số tiền hành séc phát hành séc thanh toán 25885 Công ty TM Minh Phơng 3611-3000 60295 SG CT CN 20.185.200đ HN Số tờ séc : 1 Tổng số tiền: 20.185.200... công ty KK Hà nội Cho nhận số tiền (viết bằng chữ): Hai mơi triệu đồng chẵn Lý do sử dụng: chuyên chi tháng 12/ 1997 Thời hạn thanh toán: 31/ 12/ 1997 Thủ trởng đv Phụ trách đv Ngày 3/ 12/ 97 Ngời xin tạm ứng Vì cửa hàng kim khí số 2 là đơn vị cấp dới, hạch toán riêng nên khoản tạm ứng này đợc coi nh số tiền cấp trên cho cấp dới và cấp dới phải hoàn trả lại theo thời gian đã quy định Kế toán phần hành... thống nhất số liệu với nhau nhng vẫn chênh lệch với số tiền thực tế còn tồn quỹ khi kiểm kê, thì hai bên lập biên bản với số chênh lệch đó và nhân viên kế toán sẽ có trách nhiệm phản ánh số chênh lệch này vào sổ kế toán Nếu chênh lệch thực tế tăng so với sổ sách kế toán ghi : Nợ TK: 111.1 Có TK: 338.1 Nếu chênh lệch thực tế giảm so với sổ sách, kế toán ghi: Nợ TK: 138.1 Có TK: 111.1 Sau đó sẽ trình lên