ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM 1.1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU Với đặc điểm một công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại nhập khẩu hàng hóa, để đảm bảo hoạt động hiệu quả, hợp lý nên Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam chia hoạt động lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu chia làm hai giai đoạn rõ rệt: Giai đoạn 1: Mua hàng nhập khẩu: bắt đầu với việc ký kết các hợp đồng nhập khẩu, phòng kinh doanh tìm hiểu nhu cầu hàng trong nước, tìm kiếm nhà cung cấp nước ngoài thích hợp trên cơ sở các chỉ tiêu về chất lượng, giá cả, phương thức giao nhận, phương thức thanh toán. Sau đó, trình cho giám đốc duyệt, kí kết hợp đồng với các điều khoản. Sau khi hợp đồng nhập khẩu được ký kết, công ty xin giấy phép nhập khẩu và làm thủ tục hải quan gồm các giấy tờ sau: - Bản chính hợp đồng thương mại - Bản chính hóa đơn thương mại - Bản sao chứng nhận đăng kí kinh doanh - Bản sao vận đơn (nếu có) Sau đó công ty xuất trình các chứng từ cần thiết để hải quan làm thủ tục giao nhận và kiểm tra hàng nhập khẩu. Sau khi hoàn tất các thủ tục hải quan, nhân viên của công ty có nhiệm vụ nhận hàng và vận chuyển hàng bằng đường bộ về kho H6 Văn Điển (được công ty thuê kho của công ty TNHH giao nhận và vận tải TM Duy Tài ). Bộ hồ sơ đi đường gồm có: - Tờ khai hải quan - Hợp đồng thương mại - Hóa đơn thương mại - Bảng kê đóng gói - Vận đơn - Giấy đăng kí kinh doanh - Giấy đăng kí thuốc bảo vệ thực vật - Giấy chứng nhận phẩm chất và xuất xứ. - Hợp đồng thuê kho Hàng nhập kho theo đúng phương thức giao nhận theo hợp đồng thuê kho: “ Bên A giao hàng tại kho bên B để lưu trữ và bảo quản. Khi bên B ký xác nhận đã nhạn hàng tại kho thì coi như hàng đã nhập tại kho. Khi cần lưu chuyển hàng, bên A sẽ nhận hàng tại địa điểm kho của bên B”. ( Trích phụ lục 1: Hợp đồng thuê kho ) Giai đoạn này kết thúc khi lập xong Biên bản giao nhận hàng với bên B và kế toán kho ghi phiếu nhập kho giao liên2 cho thủ kho H6. Giai đoạn 2: Tiêu thụ hàng nhập khẩu Giai đoạn này bắt đầu khi có đơn đặt hàng của khách hàng, thỏa thuận các phương thức, điều khoản thanh toán, bên mua đồng ý thanh toán, hàng được chuyển từ kho H6 về kho Công ty. Sau đó, hàng được kiểm tra chất lượng, dán nhãn mác, đóng hộp ( kiện hàng ) tại kho Công ty, trước khi giao cho nhân viên kinh doanh. Nhân viên kinh doanh vận chuyển hàng cho khách hàng là các đại lý cấp 1, cấp 2. Kết thúc quá trình này khi kế toán xuất hóa đơn GTGT cho nhân viên kinh doanh giao cho bên mua, nhân viên kinh doanh thu tiền ngay từ đại lý về nộp thủ quỹ hoặc ghi nợ vào sổ đại lý nếu đại lý xin thanh toán chậm ( phải được sự phê duyệt của ban giám đốc hoặc kế toán trưởng ). 1.1.1. Đặc điểm hoạt động nhập khẩu 1.1.1.1. Đặc điểm hàng hóa nhập khẩu Hàng hóa nhập khẩu là nhập khẩu thuốc bảo vệ thực vật và phân bón nông nghiệp: Thuốc bảo vệ thực vật: - Thuốc trừ bệnh ELCARIN 0.5SL - Thuốc trừ sâu sinh học RATOIN 1.0EC - Thuốc trừ sâu sinh học RATOIN 5WDG - Thuốc trừ sâu rầy AFENO 30WP Phân bón: ANGEL ONE Tất cả các loại sản phẩm trên đều tồn tại ở hai dạng: dạng bột đóng theo gói và dạng lỏng đóng theo chai. Cơ cấu hàng nhập khẩu: Biểu số 1.1: Cơ cấu hàng nhập khẩu ST T Tên hàng hóa Tỷ trọng (%) Năm 2009 Năm 2008 Năm 2007 1 Ratoin 5WDG 12,7 0 0 2 Ratoin 1.0 EC 8gml 15 17.5 20 3 Ratoin 1.0 EC 50ml 9,2 15 17.5 4 Elcarin 0,5 SL 10ml 10,3 12.8 5 5 Elcarin 0,5 SL 100ml 12,8 11.7 5 6 Elcarin 0,5 SL 240ml 13,2 8.1 5 7 Afeno 30WP 7g 11 5.4 9.5 8 Afeno 30WP 100g 0 4.5 8 9 Phân bón Angel one 15,8 25 30 Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Cơ cấu hàng nhập khẩu biến động qua các năm, hầu như không theo một xu hướng tăng hay giảm nhất định nào, mà do các sản phẩm thuốc bảo vệ thực vật thường xuyên được cải tiến cho phù hợp với đặc điểm nông nghiệp Việt Nam. Từ nguyên nhân chủ đạo đó, mà Công ty nhập khẩu hàng hóa. 1.1.1.2. Thị trường nhập khẩu Do đặc điểm hàng nhập khẩu là các sản phẩm trong nước sản xuất với giá thành cao và chưa đặc chế được các loại sản phẩm này có chất lượng cao do quy trình công nghệ sản xuất còn chưa tân tiến. Vì vậy, công ty chọn nhập khẩu các mặt hàng này từ các nhà cung cấp Trung Quốc, đặc biệt là các bạn hàng quen thuộc như: Công ty Nông nghiệp HEILONGJIANG, Công ty hóa chất HISIGMA, Công ty SHANDONG… 1.1.1.3. Phương thức nhập khẩu Công ty tiến hành nhập khẩu trực tiếp, công ty tự tìm kiếm thị trường nhập khẩu, tự giao dịch, đàm phám, thỏa thuận và ký hợp đồng thương mại với nhà cung cấp nước ngoài. Khi nhận được thông báo hàng về cửa khẩu, công ty cử nhân viên kinh doanh đi nhận hàng và sau thời gian thỏa thuận trên hợp đồng, thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Với hình thức nhập khẩu trực tiếp này công ty tự cân đối được tài chính của mình để xác định nhà cung cấp phù hợp. 1.1.1.4. Phương thức thanh toán mua hàng nhập khẩu Phương thức thanh toán được quy định rõ ràng trong mỗi một hợp đồng thương mại. Phương thức thanh toán là toàn bộ quá trình nhận và trả tiền trong giao dịch mua bán hàng hóa ngoại thương giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu. Tùy vào đặc điểm, khả năng đàm phán, mức độ tin cậy, tính thường xuyên giao dịch, mà có các phương thức thanh toán khác nhau với từng thương vụ và từng nhà xuất khẩu khác nhau. Khi mới thành lập, công ty còn sử dụng tiền mặt trong giao dịch thanh toán. Về sau này, công ty áp dụng các phương thức thanh toán quốc tế được chấp nhận rộng rãi, bởi công ty nhận thấy thanh toán quốc tế là khâu quan trọng trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa các cá nhân, tổ chức thuộc các quốc gia khác nhau. Nó góp phần giải quyết mối quan hệ hàng hóa tiền tệ, tạo nên sự liên tục của quá trình kinh doanh và đẩy nhanh quá trình lưu thông hàng hóa trên phạm vi quốc tế; hoạt động này được tiến hành nhanh chóng, an toàn sẽ khiến hoạt động lưu thông hàng hóa tiền tệ giữa người mua, người bán diễn ra trôi chảy, an toàn hơn, giúp cho quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng, an toàn, tiện lợi và giảm bớt chi phí cho các chủ thể tham gia, ví như chi phí đi lại, giao dịch trả tiền hàng, thời gian chờ đợi giao dịch. Các phương thức thanh toán quốc tế công ty chủ yếu sử dụng: (1)Phương thức chuyển tiền: gồm hai hình thức: - Chuyển tiền bằng điện T/T : Telegraphic Transfer Quy trình thanh toán bằng chuyển tiền: + Người xuất khẩu chuyển giao hàng và bộ chứng từ hàng hoá cho người nhập khẩu. + Người nhập khẩu sau khi kiểm tra hàng hoá (hoặc bộ chứng từ hàng hoá), nếu thấy phù hợp yêu cầu theo thoả thuận đôi bên, lập thủ tục chuyển tiền gửi ngân hàng bên nhập khẩu ( ngân hàng trả tiền ). + Ngân hàng trả tiền chuyển tiền lập thủ tục chuyển tiền qua chi nhánh ngân hàng trả tiền. + Ngân hàng trả tiền thanh toán tiền cho người thụ hưởng - Chuyển tiền bằng điện có bồi hoàn TTR là từ viết tắt của Telegraphic Transfer Reimbursement, thường được sử dụng trong thanh toán L/C. Hai cách chuyển tiền trên chỉ khác nhau ở chỗ là: chuyển tiền bằng điện nhanh hơn chuyển tiền bằng thư, nhưng chi phí chuyển tiền bằng điện cao hơn. (2) Phương thức tín dụng chứng từ: Phương thức tín dụng chứng từ là một sự thoả thuận mà trong đó một ngân hàng theo yêu cầu của khách hàng sẽ trả một số tiền nhất định cho ngân hàng trong phạm vi số tiền đó, khi ngân hàng này xuất trình bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng. Như vậy, để tiến hành thanh toán bằng phương thức này, bắt buộc phải hình thành một thư tín dụng. Đây là một văn bản pháp lý quan trọng của phương thức thanh toán này, vì nếu không có thư tín dụng thì xuất khẩu sẽ không giao hàng và như vậy phương thức tín dụng chứng từ cũng sẽ không hình thành được. Tín dụng thư là văn bản pháp lý trong đó ngân hàng mở tín dụng thư cam kết trả tiền cho người xuất khẩu, nếu như họ xuất trình đầy đủ bộ chứng từ thanh toán phù hợp với nội dung của thư tín dụng đã mở. Thư tín dụng được hình thành trên cơ sở hợp đồng thương mại, tức là phải căn cứ vào nội dung, yêu cầu của hợp đồng để người nhập khẩu làm thủ tục yêu cầu ngân hàng mở thư tín dụng. Nhưng sau khi đã được mở, thư tín dụng lại hoàn toàn độc lập với hoạt động thương mại đó. Điều đó có nghĩa là khi thanh toán, ngân hàng chỉ căn cứ vào nội dung thư tín dụng. Có nhiều loại thư tín dụng, nhưng công ty sử dụng thư tín dụng không thể huỷ ngang ( Irrevocable Letter of Credit – Irrevocable L/C ) là chủ yếu. Đây là loại thư tín dụng sau khi đã được mở thì việc sửa đổi, bổ sung hoặc huỷ bỏ chỉ được ngân hàng tiến hành theo thoả thuận của tất cả các bên có liên quan. Ngoại tệ chính công ty sử dụng trong thanh toán quốc tế là USD. Mặt khác, do đặc điểm hàng hóa là các loại thuốc bảo vệ thực vật cần được kiểm tra độ an toàn và chính xác hóa chất nên thời gian thanh toán khá lâu sau khi công ty nhận được lô hàng nhập khẩu. Vì thế, công ty có lợi thế hơn về mặt tài chính, đặc biệt là trong năm 2009, thời điểm tỷ giá USD/VNĐ có nhiều thay đổi đáng kể. 1.1.1.5. Phương thức giao nhận hàng nhập khẩu Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam áp dụng các quy định của Incoterms 2000 về điều kiện giao nhận hàng, điều khoản này cũng được thỏa thuận trong hợp đồng thương mại. Các loại giá thường được sử dụng là: - Gía CIF ( Cost, Insurance and Freight ) nghĩa là giá của bên bán hàng đã bao gồm giá thành của sản phẩm, cước phí vận chuyển và phí bảo hiểm. Loại giá này thường áp dụng khi công ty nhập khẩu hàng vận chuyển bằng đường biển. - Gía DAF ( Delivered At Frontier ) là giá giao tại biên giới. Công ty nhận hàng tại biên giới quy định; trả tiền cước chuyên chở tiếp từ biên giới tới kho hàng của công ty; hoàn thành thủ tục nhập khẩu, nộp thuế nhập khẩu cũng như các thuế và phí, lệ phí khác liên quan đến nhập khẩu lô hàng; chịu mọi rủi ro và tổn thất kể từ khi hàng được đặt dưới quyền định đoạt của công ty ở địa điểm giao hàng trên biên giới. Loại giá này thường được áp dụng khi hàng được vận chuyển bằng đường bộ. 1.1.2. Đặc điểm hoạt động tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu tại công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam 1.1.2.1. Thị trường tiêu thụ Với gần 85 đại lý cấp 1, 2 ở hầu khắp các tỉnh khu vực đồng bằng sông Hồng và đồng bằng sông Cửu Long; ở miền Bắc cũng như miền Nam; đội ngũ nhân viên kinh doanh năng động, trẻ trung hoạt động theo một số tỉnh phụ trách, ví dụ: Hà Nội, Thái Bình, Nam Định, Hà Nam, Ninh Bình, Thái Nguyên, Hải Phòng, Cần Thơ, An Giang, Hậu Giang là những tỉnh tại đó công ty có nhiều đại lý, họ tiêu thụ hàng với số lượng lớn. Họ chính là cầu nối giữa công ty với đại lý, hướng dẫn việc sử dụng các loại thuốc bảo vệ thực vật và phân bón cho đại lý, dự các buổi gặp gỡ nông dân – những người tiêu dùng chính các mặt hàng nhập khẩu này. Vì vậy, các sản phẩm nhập khẩu của công ty có một thị trường rộng rãi. 1.1.2.2. Phương thức tiêu thụ hàng nhập khẩu Có hai phương thức tiêu thụ hàng nhập khẩu tại công ty là: - Phương thức bán buôn qua kho Sau khi hàng được nhập khẩu, hàng được vận chuyển về nhập kho H6 Văn Điển. Tại đây, sau khi được Giám đốc đồng ý cho xuất hàng và thực hiện các thủ tục kiểm soát của kho và phòng kế toán, hàng được người mua vận chuyển khỏi kho. Phương thức này thường chỉ áp dụng đối với người mua là các chủ trang trại lớn ở đồng bằng sông Cửu Long, khu vực Tây Nam Bộ như Cần Thơ, An Giang. Vì vậy, phương thức này thường rất ít sử dụng. - Phương thức bán hàng qua đại lý Các khách hàng đại lý là các đại lý bán hàng hưởng chênh lệch giá ( đại lý bao tiêu), hàng được nhân viên kinh doanh vận chuyển tới đại lý. Đây là phương thức bán hang sử dụng thường xuyên ở công ty, do đặc điểm hàng hóa có quy cách cỡ nhỏ, giá trị tính trên một đơn vị sản phẩm nhỏ, cần có đại lý tiêu thụ hàng với số lượng lớn. 1.2.3.3. Các phương thức thanh toán Hiện nay, do khách hàng luôn có xu hướng chiếm dụng vốn của nhà cung cấp, nên công ty áp dụng cả hai phương thức thanh toán: trả tiền ngay hoặc trả chậm sau một thời gian thỏa thuận kể từ thời điểm khách hàng nhận hàng. Khách hàng thường trả bằng tiền mặt là chủ yếu, ngoài ra khách hàng mua với tổng tiền thanh toán lớn ( trên 20 triệu đồng ) , công ty yêu cầu bắt buộc phải trả bằng chuyển khoản, để được khấu trừ thuế GTGT theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính. Tuy nhiên hiện nay, hình thức trả chậm chiếm tỷ trọng lớn, vì khách hàng của công ty thường là những khách hàng thường xuyên giao dịch, việc thỏa thuận số tiền trả chậm và thời gian trả chậm phụ thuộc từng khách hàng. 1.2. TỔ CHỨC QUẢN LÝ LƯU CHUYỂN HÀNG NHẬP KHẨU 1.2.1. Tổ chức quản lý nhập khẩu hàng hóa (1) Ký kết hợp đồng nhập khẩu Phòng kinh doanh công ty tìm hiểu thị trường trong nước, xem xét và lên phương án giá cho từng mặt hàng, xác định nhu cầu hàng hóa, tìm kiếm nhà cung cấp nước ngoài thích hợp. Sau khi trình lên giám đốc, công ty tiến hành thỏa thuận các điều khoản về giá cả, số lượng, chất lượng, phương thức thanh toán và ký kết hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp nước ngoài. Việc ký kết hợp đồng nhập khẩu do giám đốc, trưởng phòng kinh doanh sang gặp đối tác tiến hành thỏa thuận, phòng tổ chức - hành chính phối hợp về luật thương mại cho đúng pháp luật của hai nước và công ước quốc tế. (2) Khi có thông báo hàng về Công ty cử nhân viên kinh doanh đi cửa khẩu hải quan làm thủ tục hải quan, cung cấp các chứng từ cần thiết để nhận hàng, kiểm tra niêm phong, số lượng hàng trước khi nhận hàng, xem có đúng theo hợp đồng. Nếu phát hiện việc thừa, thiếu hoặc sai quy định thì công ty sẽ gửi fax cho nhà cung cấp để hai bên cùng giải quyết. Nhân viên này có nhiệm vụ vận chuyển hàng về kho H6 Văn Điển của công ty. (3) Hàng về nhập kho Khi hàng về nhập kho, thủ kho lập biên bản nhận hàng từ nhân viên kinh doanh, phiếu nhập kho ghi cột số lượng. Các chứng từ nhập khẩu và phiếu nhập kho chuyển cho phòng kế toán để vào sổ kế toán. Sau khi hàng về nhập kho, thủ kho kết hợp với phòng kiểm tra chất lượng hàng hóa làm các thủ tục kiểm tra quy cách, lấy mẫu gửi Cục Bảo vệ thực vật –Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn giám định. (4) Thủ tục mở L/C, kê khai thuế, thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp Do phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện tất cả các công việc trên. 1.2.2. Tổ chức quản lý tiêu thụ hàng nhập khẩu Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam thực hiện việc nhập khẩu hàng hóa dựa trên xem xét cầu thị trường, đặc biệt là 2 vụ mùa chính là Đông Xuân và Hè Thu. Đặc điểm những khách hàng chủ yếu của công ty là các đại lý bán hàng hưởng chênh lệch giá ( đại lý bao tiêu) , nên việc tiêu thụ hàng diễn ra như bán hàng thông thường. Tuy nhiên, do đặc điểm đây là những khách hàng thường xuyên, quen thuộc. Vì vậy, quá trình tiêu thụ hàng hóa là quá trình công ty nhận các đơn đặt hàng yêu cầu của khách hàng đại lý hoặc bán hàng qua điện thoại được duyệt qua giám đốc công ty. (1)Khi có đơn đặt hàng Việc tiêu thụ hàng hóa được thông qua phòng kinh doanh, đại lý muốn mua hàng sẽ yêu cầu trực tiếp với phòng kinh doanh, có thể đặt hàng qua điện thoại , thực hiện những thỏa thuận về thanh toán. Sau đó, nhân viên kinh doanh đề đạt yêu cầu đó với kế toán kho, kế toán kho căn cứ vào số lượng hàng tồn kho lập đơn yêu cầu xuất hàng có chữ kí của nhân viên kinh doanh phụ trách khu vực đại lý, gửi giám đốc duyệt xuất. (2) Sau khi đơn đề nghị xuất hàng được duyệt, kế toán kho viết phiếu xuất kho, thủ kho có trách nhiệm xuất hàng đầy đủ ra khỏi kho theo đúng phiếu xuất và hóa đơn GTGT. (3)Hàng tháng phòng kế toán, phòng kiểm tra chất lượng kết hợp với thủ kho kiểm kê hàng hóa tồn kho. Như vậy, việc tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu là sự kết hợp các nhân viên trong công ty: nhân viên kinh doanh, nhân viên kiểm tra chất lượng hàng hóa, nhân viên kế toán thủ kho: Nhân viên kinh doanh có trách nhiệm đề đạt yêu cầu đặt hàng của đại lý với kế toán kho, nhận hàng tại kho, giao hàng, thu tiền hàng hoặc ghi sổ đại lý. Kế toán kho viết phiếu xuất kho sau khi được sự phê duyệt của giám đốc, hóa đơn GTGT giao nhân viên kinh doanh xuống kho lấy hàng về kho Công ty. Thủ kho có trách nhiệm xuất hàng ra khỏi kho H6 theo đúng số lượng ghi trên phiếu xuất và Hóa đơn GTGT. Nhân viên kiểm tra chất lượng hàng hóa có trách nhiệm dập nhãn mác, kiểm tra chất lượng, quy cách; đóng gói hàng trước khi giao nhân viên kinh doanh mang hàng ra khỏi kho Công ty. . ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM 1.1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU. hàng. 1.2. TỔ CHỨC QUẢN LÝ LƯU CHUYỂN HÀNG NHẬP KHẨU 1.2.1. Tổ chức quản lý nhập khẩu hàng hóa (1) Ký kết hợp đồng nhập khẩu Phòng kinh doanh công ty tìm hiểu