ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ TIÊU THỤ SẢN PHẨM CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẦM NHÌN 1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Tầm Nhìn Sau 4 năm hoạt động, với quyết tâm phấn đấu trở thành một trong những Công ty hàng đầu trong lĩnh vực điện tử tại Việt Nam, Ban Giám đốc công ty đã đưa ra phương châm kinh doanh là: • Giới thiệu, cung cấp các sản phẩm công nghệ điện tử mới nhất, đa dạng về chủng loại, hoàn hảo về chất lượng đến tay người tiêu dùng. • Quan hệ, hợp tác với các hãng sản xuất trong và ngoài khu vực nhằm mở rộng hơn nữa các dòng sản phẩm cũng như hợp tác nghiên cứu và phát triển về công nghệ. • Trở thành sự lựa chọn số một đối với người tiêu dùng trong và ngoài nước nhờ vào sự phục vụ chu đáo, dịch vụ hoàn hảo… • Hoàn thiện việc xây dựng quảng bá hình ảnh của Công ty và sản phẩm đến người tiêu dùng bằng sự nỗ lực liên tục của tập thể ban lãnh đạo và nhân viên công ty. • Nâng cao được mức sống của cán bộ, công nhân viên trong công ty tạo thành một đại gia đình lớn. • Tăng cường đào tạo, phát huy tính sáng tạo trong đội ngũ cán bộ công nhân viên nhằm tăng cường được hàm lượng công nghệ trong công việc, cải thiện được năng suất và hiệu quả công việc ngày càng tốt hơn • Giữ vững uy tín, ngày càng hoàn thiện và phát triển hệ thống quản lý chuyên nghiệp, phát triển nhân lực, gia tăng doanh thu, chiếm lĩnh thị phần và nâng cao giá trị thương hiệu của Công ty Cổ phần Tầm Nhìn. 1.1.1. Danh mục bán hàng của Công ty Cổ phần Tầm Nhìn. Công ty Cổ phần Tầm Nhìn là một doanh nghiệp tư nhân với chức năng kinh doanh chủ yếu là: - Cung cấp các giải pháp, các dịch vụ viễn thông và internet. - Lắp ráp máy tính Đông Nam Á - Bảo hành, bảo trì các thiết bị viễn thông và tin học. - Chuyển giao công nghệ. - Thiết kế hệ thống mạng máy tính,…. 1.1.2. Thị trường của Công ty Cổ phần Tầm Nhìn Công ty Cổ phần Tầm Nhìn là một tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có quan hệ đối nội, đối ngoại, trực tiếp đàm phán, giao dịch các hợp đồng trong lĩnh vực đã được cấp phép kinh doanh. Tự chủ về tài chính, hạch toán kinh tế độc lập, công tác kế toán tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, dưới sự kiểm soát của cơ quan nhà nước. Với tiêu chí “Uy tín - Chất lượng - Khách hàng là tất cả”, ban Giám đốc cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty đã và đang đưa Công ty Cổ phần Tầm Nhìn ngày càng lớn mạnh, khối lượng hàng hoá tiêu thụ, doanh thu ngày một tăng tạo điều kiện cho công ty mở rộng kinh doanh, nâng cao đời sống của công nhân viên, đầu tư đổi mới trang thiết bị, nâng cao chất lượng dịch vụ để phù hợp với nền kinh tế thị trường. Thị trường nội địa Chủ yếu ở các tỉnh phía nam, Đà Nẵng 1.1.3. Các phương thức bán hàng tại Công ty Cổ phần Tầm Nhìn. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phương thức bán hàng như bán hàng trực tiếp, bán hàng qua mạng, bán hàng theo phương thức ký gửi. Là một Công ty tư nhân chuyên kinh doanh các mặt hàng điện tử, đây là lĩnh vực kinh doanh cũng được coi là mới từ khi nền kinh tế nước ta phát triển theo cơ chế thị trường, nhất là trong thời đại CNTT như hiện nay thì lĩnh vực kinh doanh này rất phát triển. Do vậy để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, Công ty đã áp dụng 2 phương thức bán hàng là bán buôn, và bán lẻ. Trong bán buôn có bán buôn tại cửa hàng của Công ty và vận chuyển đến tận nơi cho khách hàng khi khách hàng yêu cầu. Với đặc điểm là Công ty thương mại kinh doanh các mặt hàng điện tử nhưng Công ty không áp dụng phương thức bán hàng gửi đại lý hoặc bán hàng trả góp mà chỉ áp dụng phương thức bán hàng tại 1 cửa hàng của Công ty ở A5B Giảng Võ - Ba Đình - Hà Nội. Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng của Công ty, Công ty sẽ cử người tới đó và được tư vấn về các mặt hàng cần mua và sau đó sẽ được chuyển hàng đến tận nơi, sẽ được lắp đặt miễn phí khi mua mới sản phẩm của Công ty. 1.2. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty cổ phần Tầm Nhìn 1.2.1. Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Tầm Nhìn Là một doanh nghiệp tư nhân, Công ty Cổ phần Tầm Nhìn tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình phân cấp chức năng: Đứng đầu là Ban giám đốc công ty chỉ đạo trực tiếp đến các phòng ban, cửa hàng. Giúp việc cho Ban giám đốc là các phòng ban chức năng. Giám đốc Phó giám đốc tài chính Phòng kinh doanh Phòng tài chính kế toán Phòng hành chính Phòng dịch vụ bảo hành Phòng kỹ thuật Bộ máy tổ chức quản lý của công ty được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1 -1 : Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Tầm Nhìn Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận và nhân viên trong công ty - Giám đốc Công ty: là người trực tiếp lãnh đạo điều hành mọi hoạt động của Công ty thông qua các cán bộ phòng ban. Tổ chức bộ máy và hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về những hoạt động này. Chịu trách nhiệm tổ chức quan hệ đối nội, đối ngoại, ký kết hợp đồng và quản lý tài chính trong doanh nghiệp. - Phó giám đốc tài chính: là người trợ giúp Giám đốc về tài chính, chịu trách nhiệm theo dõi về tình hình tài chính, về tính xác thực và hợp pháp trong các hoạt động tài chính của công ty, lên kế hoạch tài chính của công ty và tham mưu cho Giám đốc về các vấn đề tài chính. Lập dự án hợp tác sản xuất kinh doanh và các hợp đồng cung cấp thiết bị. - Phòng kinh doanh: gồm 7 người, đứng đầu là trưởng phòng. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ chủ yếu là trợ giúp Giám đốc về hoạt động kinh doanh như: tổ chức bộ máy kinh doanh, lập kế hoạch mua hàng, tìm kiếm thị trường, thu hút hợp đồng, lập phương án và tổ chức bán hàng tại các cửa hàng cũng như theo các đơn hàng, nghiên cứu thị trường, tham mưu cho Giám đốc các chiến lược kinh doanh hợp lý cho Công ty. - Phòng tài chính kế toán: đứng đầu là trưởng phòng. Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ chủ yếu sau: + Hướng dẫn giúp đỡ các phòng ban, mở sổ sách theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh trong công ty, đồng thời theo dõi và hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty. + Lập kế hoạch tài chính hàng năm, kiểm tra việc chấp hành chế độ tài chính trong công ty. + Thực hiện các công việc liên quan đến nghiệp vụ kế toán như bán hàng, mua hàng, đối chiếu công nợ của công ty. + Mở sổ sách theo dõi từng phòng ban và kiểm tra tính chính xác của số liệu, xác nhận các văn bản thanh lý và báo cáo quyết toán xác định lãi, lỗ hàng năm của Công ty. + Tiến hành phân tích hoạt động kinh tế, làm quyết toán theo yêu cầu của Bộ Tài chính yêu cầu, lập báo cáo theo định kỳ gửi lên cấp trên. + Tham mưu cho Giám đốc về các vấn đề tài chính, thay mặt cho Giám đốc thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước. - Phòng hành chính: trợ giúp Giám đốc về các lĩnh vực hành chính, tổ chức, có nhiệm vụ chăm lo đời sống của cán bộ công nhân viên cũng như hiện thực hoá các chính sách tuyển dụng nhân sự cho công ty. Tham mưu cho Giám đốc về tổ chức, lao động tiền lương, soạn thảo quy chế pháp lý, các công văn quyết định, chỉ thị, quản lý hồ sơ nhân sự. - Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm chính trong phòng là trưởng phòng. Phòng kỹ thuật có chức năng lắp ráp, cài đặt, sửa chữa, bảo trì các thiết bị hệ thống máy theo các hợp đồng kinh tế của công ty. Lắp ráp cài đặt và bảo trì các máy thiết bị cho khách hàng ở các cửa hàng bán lẻ. - Phòng dịch vụ bảo hành: nhận thức được tầm quan trọng của dịch vụ sau bán hàng trong nền kinh tế thị trường, ban Giám đốc rất chú trọng đến bộ phận dịch vụ bảo hành. Đứng đầu là trưởng phòng, phòng có nhiệm vụ quan tâm chăm sóc khách hàng sau bán hàng, đề ra các chính sách bảo hành, nhận và chuyển phòng kỹ thuật các máy thiết bị cần bảo trì của khách hàng. Tham mưu cho Giám đốc về các lĩnh vực dịch vụ sau bán hàng. 1.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Tầm Nhìn Công ty Cổ phần Tầm Nhìn là đơn vị hạch toán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân, được mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng. Để đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý kinh doanh và đảm bảo phản ánh một cách chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn Công ty, Công ty đã áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Trên Công ty có phòng kế toán - tài vụ, dưới cửa hàng là các bộ phận kế toán trực thuộc. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty được khái quát qua sơ đồ sau: Kế toán bán hàng Kế toán thanh toán Kế toán tiền lương Thủ quỹ Kế toán trưởng Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán + Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm điều hành và thực hiện mọi nguyên tắc quản lý tài chính, chế độ chính sách của Nhà nước ban hành liên quan đến công tác quản lý tài chính trong công ty. - Chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về một chức năng nhiệm vụ của phòng. - Xây dựng chức danh và nhiệm vụ của nhân viên dưới quyền lãnh đạo, hoàn thành nhiệm vụ của phòng. - Trực tiếp báo cáo giám đốc về công tác tài chính theo quý, 6 tháng, năm. - Tổ chức hướng dẫn và trực tiếp kiểm tra công tác tài chính của các cửa hàng theo tháng, quý, năm. + Kế toán thanh toán: Là người chịu trách nhiệm theo dõi các khoản thu chi của công ty. Chịu trách nhiệm thanh toán với khách hàng, thanh toán với các nhân viên trong công ty về lương, BHXH. + Kế toán bán hàng: Là người chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ khi bán hàng như lập hoá đơn bán hàng khi có nghiệp vụ mua hàng diễn ra. Khi nghiệp vụ mua hàng diễn ra kế toán bán hàng phải làm tất cả các thủ tục liên quan như lập hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng khác. + Kế toán về lương và các khoản trích theo lương: Là người trực tiếp theo dõi về lương và các khoản trích theo lương như BHYT, BHXH, KPCĐ. Kế toán về tiền lương phải theo dõi về ngày công, giờ công của các nhân viên trong công ty, sau đó lập bảng lương. Cuối tháng chuyển bảng lương cho kế toán thanh toán để thanh toán lương cho nhân viên trong công ty. + Thủ quỹ: là người trực tiếp giữ quỹ của công ty, và trực tiếp xuất quỹ hay nhập quỹ khi có đầy đủ các chứng từ cần thiết. 1.2.3. Hình thức thanh toán của công ty Cổ phần Tầm Nhìn Việc tiêu thụ sản phẩm hàng hoá của Công ty nhất thiết phải được gắn với việc thanh toán với khách hàng. Việc thanh toán với khách hàng về các sản phẩm hàng hoá của Công ty bán ra được thực hiện bằng 2 phương thức chủ yếu là: - Thanh toán trực tiếp: bằng tiền mặt tại Công ty hoặc sau khi đã lắp đặt xong giao cho khách hàng thì khách hàng sẽ thanh toán ngay bằng tiền mặt. Nhưng với điều kiện là khi thoả thuận mua hàng tại cửa hàng của Công ty khách hàng đã trả trước một phần, sau khi giao hàng sẽ thanh toán nốt phần còn lại. - Thanh toán bằng phương thức chuyển khoản qua ngân hàng với các hợp đồng cung cấp dịch vụ cho các đơn vị hành chính sự nghiệp hoặc các cơ quan, các Công ty khác trên địa bàn Hà Nội hoặc các tỉnh trong cả nước khi có nhu cầu mua hàng của Công ty. . ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ TIÊU THỤ SẢN PHẨM CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẦM NHÌN 1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần. phẩm của Công ty. 1.2. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty cổ phần Tầm Nhìn 1.2.1. Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Cổ