TIỂU LUẬN: Công tác tổ chức hoạt động văn phịng cơng ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT A Lời mở đầu Công tác văn phịng cơng tác quan trọng khơng thể thiểu hoạt động tât quan, tổ chức Các quan, tổ chức muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ phải tổ chức tốt cơng tác văn phịng văn phòng phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo quan, nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thơng tin phục vụ việc định quản lý điều hành lãnh đạo Vì vậy, văn phịng đưoc tổ chức làm việc khoa học, trật tự, nếp việc quản lý điều hành công việc quan, tổ chức thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu nhiệm vụ chuyên môn tổ chức, đơn vị Tổ chức điều hành hoạt động VP công tác quan trọng, tiên muốn đưa VP họat động cách hướng, khoa học đem lại suất cao Chính em nghiên cứu đề tài " Cơng tác tổ chức hoạt động văn phịng cơng ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT" làm tiểu luận mơn học Quản trị văn phịng doanh nghiệp Bài tiểu luận kết cấu gồm phần sau: Chương I: Tổng quan cơng ty Thương mại sản xuất vật tư, thiết bị GTVT Chương II: Công tác tổ chức hoạt động văn phịng cơng ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT Chương III: Một số nhận xét đánh giá hoạt động văn phịng cơng ty Từ viết tắt QTVP : Quản trị văn phòng QTKD: Quản trị Kinh doanh CBCNV: Cán công nhân viên GTVT : Giao thông vận tải DNNN: Doanh nghiệp nhà nước QĐ: Quyết định BGTVT: Bộ Giao thông vận tải TCCB–LĐ: Tổ chức cán – Lao động LĐTBXH: Lao động thương binh xã hội HBT: Hai Bà Trưng TM: Thương mại SXKD: Sản xuất kinh doanh TCKT : Tài kế tốn Mục lục A Lời mở đầu Từ viết tắt QTVP: Quản trị văn phòng B Nội dung Chương I Tổng quan công ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT I Tổ chức công ty: II Lĩnh vực hoạt động Công ty TM sản xuất vật tư thiết bị GTVT 10 Chương II 12 Nghiệp vụ hành chĩnh phịng Hành -Tổng hợp cơng ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT .12 I Tổ chức máy văn phòng 12 II Chức nhiệm vụ văn phòng 13 III Cơ cấu tổ chức phịng Hành - Tổng hợp cơng ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT 15 IV Tình hình hoạt động văn phịng cơng ty 17 Chương III 17 Một số nhận xét đánh giá hoạt động công ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT 17 I Một số nhận xét chung hoạt động công ty 17 II Nhận xét hoạt động văn phịng cơng ty 19 C Kết luận 21 B Nội dung Chương I Tổng quan công ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT Tổng cơng ty khí GTVT I Tổ chức cơng ty: 1.1 Q trình hình thành phát triển công ty Công ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc liên hiệp xí nghiệp khí GTVT-Bộ GTVT.Được thành lập theo định số 602/QĐ/TCCB-LĐ ngày 5/4/1993 Bộ GTVT - Tên công ty: Cơng ty vật tư thiết bị khí GTVT (mã số 25) - Trụ sở giao dịch: Km 9, Đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân Bắc, Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội - Nay DNNN đổi tên thành: Công ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT - trực thuộc Tổng cơng ty khí GTVT kể từ ngày ký định theo số 2195-1998/ QĐ BGTVT Nay chuyển đến 199B phố Minh Khai - Quận HBT - Hà Nội - Tên giao dịch QuốcTế: TMT - Trade Manufacture Transportation Công ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT- trực thuộc Liên hiệp xí nghiệp khí GTVT với quy mơ ban đầu sơ khai với tổng số vốn kinh doanh là:190 triệu đồng Và thành lập vào ngày 19/3/1993 có trụ sở đặt Km Đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân Bắc, Quận Đống Đa-TP Hà Nội - Thuận lợi: + Được quan tâm Tổng công ty khí GTVT, Bộ GTVT, Quận uỷ quận Đống Đa tạo điều kiện tháo gỡ khó khăn cho chương trình SXKD cơng ty để có điều kiện phát triển sản xuất, nâng cao tính cạnhtranh + Cơ chế sách Nhà nước có thay đổi theo hướng khuyến khích doanh nghiệp thuộc thành phần kinh tế mạnh dạn đầu tư động sáng tạo SXKD + Một số cán cơng ty chưa hồ nhập kịp thời, đáp ứng yêu cầu kinh tế thị trường, nên có nhiều hội kinh doanh bị bỏ lỡ + Đội ngũ cán kỹ thuật, cán quản lý, cơng nhân lành nghề…cịn thiếu nhiều + Vốn đầu tư vốn kinh doanh thiếu trầm trọng, công ty hoạt động chủ yếu vốn vay + Tổng số tiền phải trả cho ngân hàng năm lên tới: tỷ đồng 1.2 Chức năng, nhiệm vụ công ty theo định thành lập Theo QĐ số 602 – QĐ/TCCB - LĐ ngày tháng năm 1993 Bộ trưởng Bộ GTVT việc thành lập doanh nghiệp Nhà nưóc: Cơng ty Vật tư Thiết bị Cơ khí GTVT, trực thuộc tổng cơng ty khí GTVT Cơng ty có nhiệm vụ chủ yếu là: - Kinh doanh xuất nhập vật tư, thiết bị, phụ tùng, phương tiện vận tải, nông sản hàng tiêu dùng - Đại lý, kinh doanh vật tư, thiết bị, phụ tùng, vật liệu xây dựng dịch vụ vận tải hàng hóa - Xuất lao động (Có giấy phép số 81/LĐTBXH – GP ngày 28/4/2000 Bộ Lao động Thương binh Xã hội Quyết định số 896/2000/QĐ - GTVT ngày 18/4/2000 Bộ GTVT) - Sản xuất, lắp ráp xe ôtô, xe gắn máy hai bánh, KDXNK vật tư, thiết bị, phụ tùng ôtô, xe gắn máy hai bánh (Có QĐ số 4000/ QĐ - Bộ GTVT ngày 27/01/2001 Bộ GTVT) Với nhiệm vụ cơng ty hồn thành tốt nhiệm vụ trưởng Bộ GTVT giao ngày khẳng định vị nghành Giao thơng Việt Nam Cho đến ngày 4/11/1994 ngày 8/9/1998 theo QĐ số 2195/1998/QĐ - Bộ GTVT ngày 1/9/1998 GTVT công ty đổi tên thành công ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT công ty bổ sung thêm nhiệm vụ là: - Kinh doanh xuất nhập vật tư, thiết bị, phụ tùng, phương tiện vận tải, nông sản hàng tiêu dùng - Đại lý, kinh doanh vật tư, thiết bị, phụ tùng, vật liệu xây dựng dịch vụ vận tải hàng hóa - Gia cơng phục hồi, kinh doanh vật tư phụ tùng, phương tiện thiết bị khí GTVT Sửa chữa, kinh doanh, ký gửi loại xe gắn máy hai bánh, kinh doanh hàng điện tử, hàng trang trí nội thất Làm dịch vụ xuất nhập thiết bị, phụ tùng, phương tiện GTVT 1.3 Tổ chức công ty Công ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT đơn vị hạch toán độc lập Bộ máy quản lý công ty theo kiểu “Trực tuyến chức năng” đạo thống từ xuống có nghĩa phịng ban tham mưu với giám đốc theo chức nhiệm vụ giúp ban giám đốc điều hành định có lợi cho cơng ty Ban giám đốc gồm có: - Giám đốc cơng ty: Do trưởng Bộ GTVT bổ nhiệm, có quyền tổ chức điều hành hoạt động công ty theo chế độ thủ trưởng chịu trách nhiệm toàn diện trước cấp tập thể CBCNV cơng ty - Phó giám đốc: Do giám đốc đề nghị, Bộ trưởng Bộ GTVT bổ nhiệm có nhiệm vụ giúp giám đốc tổ chức kinh doanh, phụ trách theo chức Gồm có 02 phó giám đốc: + Phó giám đốc kỹ thuật + Phó giám đốc nội Các phịng chức gồm có: - Phịng tổ chức hành - Phịng Tài Kế tốn - Phịng kinh doanh XNK - Phịng thị trường - Phịng khoa học cơngnghệ Ngồi cịn có đơn vị trực thuộc bao gồm: - Nhà xưởng sản xuất dây chuyền sản xuất ly hợp, côn 199B MinhKhai -Nhà máy sản xuất, lắp ráp xe gắn máy HưngYên - Nhà máy sản xuất lắp ráp xe ôtô tải nhẹ HưngYên - Chi nhánh thành phố HCM (Số 23 Đặng Thị Nhu - Q.1 – TPHCM) Sơ Đồ: Cơ cấu tổ chức Công ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT (1) Phòng tổ chức – Lao động – Hànhchính: Có chức nhiệm vụ sau: - Lập phương án tổ chức – Cán xây dựng định biên hàng năm phù hợp với tình hình sản xuất cơng ty - Lập kế hoạch lao động tiền lương - Quản lý sử dụng lao động như: Tuyển dụng, bồi dưỡng, đào tạo, đề bạt, điều động - Quản lý tham mưu giúp lãnh đạo phân phối quỹ tiềnlương - Đề xuất phương án thực hiệnvề công tác tra, pháp chế quân sự, bảo vệ phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt - Hướng dẫn đạo cơng tác an tồn lao động, phịng chống dịch bệnh, khám sức khoẻ điều dưỡng, điều trị, làm thủ tục hưu trí, sức cho CBCNV - Quản lý cơng tác thống kê hành nhân công ty - Trực tiếp quản lý xe ôtô, cấp phát xăng dầu, điều động xe phục vụ lãnh đạo cơng tác cơng ty (2) Phịng tài kế tốn: Có chức nhiệm vụ sau: - Tổ chức thực luật TCKT mà nhà nước ban hành - Phân tích hoạt động kinh tế phục vụ SXKD côngty - Lập kế hoạch thu chi tài hàng tháng, hàng q,năm - Quyết tốn tài hàng quý hợp đồng hàngnăm - Tổ chức theo dõi nguồn vốn công ty, lập kế hoạc cân đối thu- chi theo quy định nhà nước tài - Hàng tháng, quý, năm tổ chức kiểm tra nghiệp vụ kế toán văn phịng cơng ty xí nghiệp trực thuộc cơng ty - Phối hợp với phịng kế hoạch kỹ thuật để làm nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo công ty mặt theo dõi, quản lý, mua sắm vật tư, thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh (3) Phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu: Có chức nhiệm vụ sau: - Làm công tác tiếp nhận mặt hàng vật tư xuất nhập - Kinh doanh mặt hàng cơng ty - Nhập hàng hố xuất hàng hố cơng ty (4) Phịng khoa học cơng nghệ: Có chức nhiệm vụ sau: - Kiểm tra giám định chất lượng sản phẩm công ty - Đảm bảo môi trường cho chất lượng xe gắn máy - Nghiên cứu đưa khoa học vào ứng dụng thực tế cho sản phẩm công ty II Lĩnh vực hoạt động Cơng ty TM sản xuất vật tư thiết bị GTVT 2.1 Lĩnh vực hoạt động Công ty TM sản xuất vật tư thiết bị GTVT chuyên sản xuất lắp ráp kinh doanh xe gắn máy, ô tô Công ty đầu tư dây chuyền lắp ráp động xe gắn máy, sản xuất khung xe máy loại đầu tư sản xuất số chi tiết động xe máy Sản phẩm công ty sản xuất, lắp ráp đạt chất lượng cao, mẫu mã đẹp phù hợp, giá thành rẻ thị trường chấp nhận ưachuộng 2.2 Kết thực hoạt động SXKD – sách đời sống văn hố xã hội – an ninh quốc phòng Kết thực SXKD tiêu chủ yếu đạt 200% so với năm 2001, năm 2002 trung bình CBCNV Cơng ty đóng góp xây dựng ngân sách Nhà nước (637 triệu đồng Kết cho thấy Công ty nỗ lực phấn đấu để hoà nhập với phát triển chung toàn Tổng cơngty 2.2.2 Kết thực sách, đời sống văn hố, xã hội Hai năm vừa qua (2001-2002) cơng ty giải trả lương trực tiếp thêm cho 40 lao động tuyển dụng vào công ty làm việc gián tiếp cho hàng ngàn người công ty khác có việc làm thu nhập ổn định, đặc biệt năm vừa qua công ty hợp tác sản xuất số đơn vị tổng công ty, tạo việc làm tăng thêm nguồn thu số công ty khác thuộc Tổng cơng ty như: + Cơng ty khí ơtơ 3/2: 3.774.369.000đồng + Cơng ty cơkhí120: 3.641.026.000đồng + Cơng ty khí NgơGiaTự: 1.206.197.500đồng + Cơng ty sản xuất kinh doanh xe máy: 290.000.000đồng + Công ty xây dựng khísố1: 355.000.000đồng - Chế độ BHXH, BHYT thực đầy đủ theo qui định nhà nước người lao động Khen thưởng động viên kịp thời CBCNV có thành tích SXKD, em CBCNV có thành tích tốt học tập hàng năm Thường xuyên quan tâm đến công tác hiếu hỷ, ủng hộ giúp đỡ trẻ em, người tàn tật, giúp đỡ đồng bào lũ lụt, giúp đỡ học sinh nghèo vượt khó… - Tổ chức phong trào thi đua lao động giỏi, giáo dục xây dựng đội ngũ công nhân, lao động nhằm hoàn thành toàn diện kế hoạch XSKD - Tổ chức đại hội công nhân viên chức, xây dựng thực qui chế dân chủ, lắng nghe ý kiến, kiến nghị người lao động vấn đề liên quan đến hoạt động XSKD - Thường xuyên quan tâm đến phong trào văn hoá, văn nghệ, thể dục, thể thao góp phần nâng cao đời sống tinh thần người lao động 2.2.3 Kết thực công tác an ninh trị, trật tự, an tồn xã hội - Cơng ty có nhiều địa điểm SXKD việc tiếp nhận hàng hoá nhập cửa có nhiều phức tạp cơng ty chưa để xảy an toàn người hàng hố Trật tự an tồn cơng ty ln ln đảmbảo - Cơng ty thường xun có chun gia, khách nước ngồi đến làm việc Cơng ty coi trọng việc kết hợp với quan chức địa phương, có phương án phịng ngừa, bảo vệ, chấp hành nghiêm chỉnh qui định nhà nước người nước đến làm việc Công ty, không để xảy trường hợp đáng tiếc vi phạm sách Nhà nước lĩnh vựcnày Năm 2001 năm đổi cách làm việc công ty nên đạt kết to lớn, đáng khích lệ tự hào Thành tích cổ vũ khích lệ CBCNV tiếp tục đổi nhằm hoàn thành vượt mức kế hoặch đề năm tiếptheo Nguyên nhân thắng lợi, yếu cần khắc phục: - Nguyên nhân thắng lợi: + Công ty thường xuyên quan tâm, đạo trực tiếp Tổng công ty khí GTVT Bộ GTVT + Sự đồn kết trí máy lãnh đạo, Đảng hạt nhân, sở vững cho việc thực thành công chủ chương lớn công ty Hoạt động SXKD phát triển tiền đề, sở để xây dựng mối đồn kết trí cơng ty + Vai trị lãnh đạo, đạo Ban giám đốc công ty đổi mới, cách mạng xếp bố trí hợp lý đội ngũ cán lãnh đạo chủ chốt có ý nghĩa định đến phát triển hoạt động công ty + Công ty xác lập mối quan hệ tin cậy với thành phần kinh tế nước nước ngồi, yếu tố quan trngj SXKD Thực tế SXKD năm qua, vị trí, vai trị bạn hàng đóng góp đáng kể cho phát triển cơng ty Chính họ người đáng trân trọng cầu nối người sản xuất người tiêudùng + Công ty mạnh dạn đầu tư đầu tư đủ mức độ cần thiết khâu then chốt có tính định đến chất lượng sản lượng, bước đảm bảo sức cạnh tranh cho sản phẩm công ty thị trường - Trong trình SXKD bộc lộ yếu cần lhắc phục đólà: + Cơng ty mở rộng nhiều ngành nghề kinh doanh, song đội ngũ cán quản lý, chuyên viên thợ lành nghề thiếu trầm trọng cần bổ sung nâng cao hiệu làm việc hơnnữa + Công tác quản lý kỹ thuật, quản lý chất lượng, quản lý hàng hoá, phụ kiện lắp ráp chưa chặt chẽ, chưa thúc đẩy sản xuất, phù hợp u cầu trongSXKD + Cơng tác quản lý tài chính-kế tốn, tốn cơng nợ, cần phải phân định rõ trách nhiệm CBCNV làm công tác tài vụ tài + Cơng tác tiếp thị, thơng tin thị trường yếu Khả khai thác mặt hàng kinh doanh nhiều hạn chế Chương II Nghiệp vụ hành chĩnh phịng Hành -Tổng hợp cơng ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT I Tổ chức máy văn phòng Bộ máy văn phịng cơng ty bao gồm phịng ban sau: - Ban giám đốc điều hành hoạt động cơngty - Phịng tài kếtốn - Phịng khoa học cơng nghệ - Phịng kinh doanh xuất nhậpkhẩu - Phịng tổ chức lao động hành chính: Bao gồm: + Nhân viên văn thư lưu trữ + Tổ bảo vệ + Tổ xe + Nhà ăn + Tạp vụ II Chức nhiệm vụ văn phòng - Chức tổng hợp: Là chức phân tích tổng hợp thông tin từ nguồn thông tin đầu vào, thông tin đầu thông tin nội nhằm giúp cho thủ trưởng đơn vị đưa định quản lý kịp thời xác Trong thơng tin tổng hợp thơng qua phận tham mưu trực tiếp tiến trình cho lãnh đạo - Chức tham mưu: chức nghiên cứu, đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo đề định đạo, điều hành cơng việc có hiệu Trong quan thủ trưởng người đạo tất công việc đơn vị cần phải nắm bắt hiểu rõ tất hoạt động đơn vị Bên cạnh đó, hoạt động quan diễn phạm vi không gian lớn tất ngành tham gia Vì địi hỏi phải có phận tham mưu thủ trưởng điều hành quết định quản lý - Chức hậu cần: chức tổ chức, xếp bảo đảm điều kiện, vật chất, phương tiện cho quan văn phòng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làm việc quan, tổ chức họp, hội nghị, tiếp khách, chuẩn bị chuyến công tác cho thủ trưởng, kinh phí, y tế mơi trường…có thể nói chức hậu cần quan trọng trình hoạt động quan đơn vị Nếu không đảm bảo yếu tố đó, tiến độ cơng việc bị trì trệ, ngắt quãng làm việc thực mục tiêu quan không đảm bảo Tóm lại chức quan trọng chúng nhằm trì phát triển hoạt động quan nói chung nhiệm vụ văn phịng nói riêng Trong chức tổng hợp quan trọng hoạt động quan cần đến nhu cầu tối thiểu thơng tin văn phịng tổng hợp trình quan trọng dể người lãnh đạo định Để thực chức mình, văn phịng phải thực hàng loạt nhiệm vụ tương ứng với chức Nhiệm vụ văn phịng: Là công việc cụ thể thực chức văn phòng Để thực chức tổng hợp, văn phòng phải thực nhiệm vụ tiếp nhận khai thác thơng tin liệu đầu vào, phân tích đánh giá xử lý thông tin để thủ trưởng định quản lý Tổ chức công tác văn thư soạn thảo ban hành quản lý văn quan văn bên gửi đến, giúp thủ trưởng theo dõi giải văn theo sách, pháp luật nhà nước, tổ chức công tác hồ sơ, tài liệu quan đơn vị giúp thủ trưởng kiểm tra mặt pháp chế văn quan soạn thảo ban hành Với nhiệm vụ văn phòng phải thiết lập trạm thu thông tin đầu vào qua kênh thu thức phi thức Quản lý đầu cách chặt chẽ, thông tin xử lý sử dụng để tham mưu cho cấp định quản lý, điềuhành Để thực chức tham mưu: Văn phòng phải xây dựng chương trình cơng tác hàng năm, tháng, tháng, hàng tháng xếp lịch làm việc hàng tuần quan đơn vị Hoạt động quan có tốt hay khơng chương trình hoạt động văn phòng lập Văn phòng phải tham gia điều phối hoạt động toàn quan Thường xuyên theo dõi đôn đốc đơn vị thực chương trình theo kế hoạch đề giải vấn đề đột xuất, khó khăn trở ngại việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác, đảmbảo chế độ thông tin báo cáo lên cấp kịp thời Để thực chức hậu cần: văn phòng phải đảm bảo nhiệm vụ cung cấp dịch vụ Văn phịng, bố trí phương tiện lại cho cán lãnh đạo công ty, chonCBCNV Quản lý tài sản có trụ sở quan nhà cửa, xe cộ, thiết bị phòng ban Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, giữ vị trí cầu nối liên hệ với quan cấp trên, cấp ngang, cấp dối với nhân dân Văn phòng tổ chức hội nghị tiếp khách chuẩn bị cho chuyến công tác xa cho lãnh đạo, văn phòng phải quản lý công tác thi đua khen thưởng quan III Cơ cấu tổ chức phịng Hành - Tổng hợp công ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT 3.1 Sơ đồ máy Công ty xếp CBCNV phịng Hành – Tổng hợp gồm 19 người, đó: Trưởng phịng: 01 người, Văn thư : 04 người Tổ xe : 05 người Bảo vệ : 03 người Tạp vụ : 01 người Nhà ăn : 05 người 3.2 Chức danh, nhiệm vụ CBCNV văn phòng Trưởng phịng hành tổng hợp: Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo việc điều hành quản lý phân công giao nhiệm vụ hàng ngày cho phận văn phịng Tổng hợp tình hình chung công ty để báo cáo lãnh đạo, tham gia họp mà công ty tổ chức để ghi chép biên hội nghị, thông báo mời họp, hội nghị định họp chịu trách nhiệm tổ chức hội nghị, sơ tổng kết, tổ chức triển lãm Xây dựng kế hoạch trung dài hạn, văn chế độ sách, chế độ quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc lĩnh vực chun mơn mà phụ trách sở chủ trương sách nhà nước ngành Xây dựng lịch làm việc cho lãnh đạo Tham mưu cho lãnh đạo công ty xây dựng chế quản lý sản xuất kinh doanh theo nghiệp vụ lĩnh vực giao, giúp giám đốc phối hợp hoạt động với Đảng uỷ, cơng đồn, đồn niên Tổ chức soạn thảo văn tài liệu hướng dẫn, chuyên môn nghiệp vụ nghành + Trực tiếp phụ trách phần sau: Làm công tác đối nội, đối ngoại quan hệ khách mời, dự họp hội nghị công ty, tổ chức khai thác thông tin phục vụ cho đạo điều hành sản xuất kinh doanh công ty Thống quản lý khai thác sử dụng mạng lưới thông tin, công tác văn thư lưu trữ, đánh máy tính, tổ xe, ký văn bản, giấy tờ mời họp, giấy giới thiệu, giấy đường cho CBCNV côngty Cán văn thư lưu trữ: Có trách nhiệm xây dựng kế hoạch để triển khai công việc giao Tiếp nhận giấy tờ quan hữu quan đơn vị trực thuộc gửi đến để vào sổ cơng văn đến trình duyệt lãnh đạo chuyển cơng văn đến phịng có trách nhiệm giải Vào sổ quản lý tốt công văn Tiếp nhận cơng văn hồ sơ lưu trữ tồn công ty, bảo quản tốt công văn giấy tờ Quản lý sử dụng tốt dấu công ty loại giấy tờ khống chỉ, giấy giới thiệu, giấy đường, thông báo họp cho công ty, mua sắm phân phối văn phịng phẩm cho cơng ty Chịu trách nhiệm đón khách phịng khách trước đưa họ làm việc với lãnh đạo công ty, phục vụ nước uống cho phòng ban họp Quản lý tài sản trang bị phòng làm việc lãnh đạo phịng họp, phịng khách Hàng ngày có nhiệm vụ đưa báo chí đến phịng làm việc lãnh đạo, ngồi cịn phải thường xun đánh máy, photocopy tài liệu cho phòng nghiệp vụ, thực nghiêm chỉnh quy chế bảo quản sử dụng máy vi tính, máy photocopy trang bị cơng ty Lái xe: Có nhiệm vụ bảo quản sửa chữa xe đảm bảo cho ôtô vận hành liên tục cho chuyến công tác lãnh đạo CBCNV Mua sắm xăng dầu, quản lý sử dụng xăng dầuvà phụ tùng thay báo cáo hoạt động, toán xăng dầu hàng tháng Nhân viên bảo vệ: Thực nhiệm vụ bảo vệ quan 24/24 ngày Quản lý người cư trú lại công ty làm việc, khai báo tạm trú, tạm vắng với quan công an Ngăn ngừa nghiêm cấm tình trạng đánh bạc, rượu chè cơng ty Đảm bảo cơng tác phịng cháy, chữa cháy cơng ty, tham gia tập huấn phòng cháy, chữa cháy công an thành phố Nhân viên tạp vụ: Làm nhiệm vụ dọn vệ sinh quan có nhiệm vụ mua dụng cụ phục vụ cho công tác xà phòng, chổi… Nhân viên nhà ăn: Làm nhiệm vụ phục vụ bữa ăn trưa CBCNV công ty phục vụ đầy đủ nước uống cho phịng ban IV Tình hình hoạt động văn phịng cơng ty Từ thực tiễn cho thấy văn phịng công ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ quy định Văn phòng cơng ty tồn yếu tố vật chất phi vật chất phù hợp với hoạt động thông tin nhằm thực mục tiêu công ty Văn phịng nơi giúp ban giám đốc cơng ty đưa định để ứng xử với tình xảy Đồng thời,văn phịng nơi kiểm tra, giám sát hoạt động đôn đốc đơn vị công ty thực định giám đốc Để tạo cho công ty có điều kiện ổn định vị trí, mục tiêu, cấu trúc… hoạt động hậu cần tham mưu văn phịng cơng ty tương đối khoa học việc lựa chọn yếu tố cấu thành nên thực thể cơng ty Vì văn phịng đầu mối công ty để tạo diều kiện, tiền đề phát triển cho cơng ty hoạt động văn phòng hướng tới việc bố trí địa điểm, xác định mục tiêu thu xử lý thông tin tạo điều kiện cho việc thu xử lý thông tin, cho giao lưu hợp tác cơng ty mơi trường bên ngồi Tóm lại, xu phát triển tổ chức văn phịng trở thành yếu tố trung tâm thiếu quan đơn vị Chương III Một số nhận xét đánh giá hoạt động công ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT I Một số nhận xét chung hoạt động công ty 1.1 Những ưu điểm - Công ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT phát triển trọng đầu tư, phát triển sản xuất lắp ráp xe gắn máy tạo mặt hàng có chất lượng phục vụ nhu cầu nước quốc tế với nhãn mác thương mại côngty - Công ty đẩy mạnh công tác thị trường, khách hàng, xây dựng thực chiến lược thị trường sản phẩm cơngty - Có kế hoạch tổ chức cho đoàn khảo sát thị trường, xúc tiến thương mại tìm kiếm khách hàng số thị trường có tiềm Trung Quốc, Đài Loan, Hồng Kông.Đây công tác để không ngừng nâng cao chất lượng kim ngạch xuấtkhẩu - Công ty tăng cường công tác quản lý điều hành, kiểm tra, kiểm soát Nghiên cứu đổi hoàn thiện chế quản lý phù hợp với yêu cầu kinh doanh Nâng cao hiệu sử dụng vốn, tăng tích luỹ, cải thiện đời sống người laođộng - Công ty trọng công tác tổ chức đào tạo bồi dưỡng cán Đảm bảo có đủ lực lượng cán có lực trình độ phù hợp đáp ứng yêu cầu công tác tiến trình hội nhập khu vực giới - Đề cao vai trò lãnh đạo tổ chức Đảng lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh Cơng ty tăng cường đồn kết, trí nội cán công nhân viên công ty Thực tốt quy chế dân chủ, làm tốt công tác thi đua khen thưởng, phát huy vai trò tổ chức đoàn thể, khai thác cao lực nội dể đạt kết cao - Thực tế nộp ngân sách hàng năm đảm bảo tiêu kế hoạch vượt mức kế hoạch - Ngồi cơng ty cịn có số ưu điểm khác như: + Ban lãnh đạo công ty quan tâm tặng quà cho CBCNV nghỉ hưu nhân ngày lễ, ngày tết, tặng quà cho gia đình sách nhân ngày 27/7 + An ninh trật tự nội giữ vững, không nảy sinh đơn từ, khiếu nại + Hiện nay, thị trường ngành giao thông, đặc biệt thị trường loại phương tiện giao thông sôi động với tham gia hàng loạt tổ chức, công ty ngồi nước Nhưng động ban lãnh đạo cơng ty tạo cho đứng vững thương trường tạo nhiều công ăn việc làm cho CBCNV, tạo thu nhập ổn định Thu nhập bình quân cho CBCNV đạt 1.000.000đ/người/tháng vào năm 2002, hướng phấn đấu cho năm 2003 năm tới cao Bên cạnh ưu điểm kể cơng ty khơng tránh khỏi nhược điểm tồn mình: 1.2 Những nhược điểm - Do cạnh tranh gay gắt thị trường năm gần nên công ty phải chịu nhiều sức ép thị trường, công ty phải thay đổi chất lượng, mẫu mã sản phẩm, điều làm ảnh hưởng khơng nhỏ đến kết kinh doanh công ty kết chưa thực cao - Việc mở rộng thị trường chưa thực xúc tiến mạnh phạm vi thị trường hẹp, cần xúc tiến mở rộng thị trường bên lãnh thổ đảm bảo cho việc nâng cao kim ngạch xuất - Công nghệ cần đại hố có quy mơ phù hợp cho việc tăng chất lượng sản phẩm - Cần xây dựng hoàn thiện dần quy chế, chế độ Nhà nước hướng dẫn ban hành công ty đảm bảo đồn kết – bình dẳng dân chủ thựcsự - Phải phát huy trí tuệ tập thể, xây dựng thực tốt nguyên tắc tập trung dân chủ, sửa chữa yếu sản xuất kinhdoanh - Một số cán chưa thực chuyên sâu nghiệp vụ công tác, không sát thực tế cần phải sửa chữa, khắcphục II Nhận xét hoạt động văn phịng cơng ty Qua học tập lý thuyết chức nhiệm vụ văn phòng nghiên cứu hoạt động văn phịng cơng ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT, em nhận thấy văn phịng nói chung, văn phịng cơng ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT thực chức sau: - Chức tổng hợp - Chức tham mưu - Chức hậu cần Một văn phịng muốn hoạt động tốt phải thực đầy đủ chức nói Cả chức quan trọng Nhưng đồng thời phải thực với cấp độ khối lượng đạt nhịp nhàng hiệu cao Trong chức tổng hợp quan trọng nhất, ngồi chức nhiệm vụ riêng phịng cịn có nhiệm vụ kiểm tra giám sát hoạt động Các hoạt động khơng bị bó hẹp phạm vi phịng mà ln có mối quan hệ chặt chẽ với tạo thành hệ thống dây chuyền mắt xích Trang thiết bị văn phịng tươn g đối đủ nên ứng dụng tiến Khoa học Cơng nghệ vào cơng tác văn phịng, đặc biệt công tác văn thư lưu trữ Công ty ngày hoàn thiện máy hoạt động cấu tổ chức phòng ban, điều thể phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm , quyền hạn phòng ban, thêm vào có đội ngũ cán nhân viên có trình độ cao tương đối nhiều mặt mạnh cơng ty Đối với chức hậu cần văn phịng cơng ty thực tốt từ việc đón, tiếp khách, đối nội, đối ngoại đến việc tổ chức hội nghị, họp, ký kết, hội thảo việc chuẩn bị điều kiện cho lãnh đạo cơng tác Ngồi văn phịng cịn chuẩn bị đầy đủ sở vật chất, trang thiết bị cho phịng ban làm việc Bên cạn cịn tồn nhược điểm như: - Công tác văn phòng chưa thực rõ ràng, cán nhân viên chưa đượcđào tạo kỹ lưỡng, người kiêm nhiệm đến công việc, chức văn phòng cán văn thư lưu trữ phải làm thêm nhiệm vụ lễ tân - Văn phòng chưa thực chức tham mưu tốt, hiệu Văn phòng làm nhiệm vụ tổng hợp ý kiến phòng sản xuất kinh doanh chịu trách nhiệm Qua tiểu luận này, em xin đưa ý kiến đóng góp cơng ty cần phải tăng cường chức tổng hợp đặc biệt phải tăng cường chức tham mưu văn phịng có văn phịng - đơn vị trung tâm toàn quan, nơi nắm giữ nhiều thông tin đầu vào, đầu thông tin nội có khả tổng hợp tham mưu cho cấp lãnh đạo ý kiến xác kịp thời có hiệu cao Để ngày khẳng định tầm quan trọng vị trí văn phịng phải khơng ngừng phát huy cơng tác tham mưu C Kết luận Tổ chức điều hành hoạt động VP công tác quan trọng, tiên muốn đưa VP họat động cách hướng, khoa học đem lại suất cao Vì vậy, văn phịng tổ chức làm việc khoa học, trật tự, nếp việc quản lý điều hành công việc quan, tổ chức thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu nhiệm vụ chuyên môn tổ chức, đơn vị  ... I Tổng quan công ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT Tổng cơng ty khí GTVT I Tổ chức cơng ty: 1.1 Q trình hình thành phát triển công ty Công ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT. .. vụ văn phòng nghiên cứu hoạt động văn phịng cơng ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT, em nhận thấy văn phịng nói chung, văn phịng công ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT thực chức. .. khoa học vào ứng dụng thực tế cho sản phẩm cơng ty II Lĩnh vực hoạt động Công ty TM sản xuất vật tư thiết bị GTVT 2.1 Lĩnh vực hoạt động Công ty TM sản xuất vật tư thiết bị GTVT chuyên sản xuất