1 Chuyên đề tốt nghiệp NHỮNG KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ THƯƠNG MẠI VÀ 3C I. MỤC TIÊU VÀ QUAN ĐIỂM HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ. 1. Mục tiêu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý . Mục tiêu xây dựng một bộ máy quản lý hoàn chỉnh với các bộ phận chức năng với đội ngũ nhân viên trình độ lành nghề cao hệ thống trang thiết bị phục vụ hiện đại, và luôn bám sát mục tiêu kinh doanh của công ty vừa kinh doanh vừa phục vụ khách hàng. - Tinh giảm bộ máy quản lý gọn nhẹ linh hoạt có mức độ tin cậy cao, không chồng chéo chức năng nhiệm vụ nhiệm vụ đảm nhận. - Làm cho bộ máy thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ của mình. - Phát huy được vai trò của bộ máy trong quá trình điều hành. - Thực hiện tốt mối quan hệ chỉ đạo giữa lãnh đạo và các phòng ban chức năng . 2. Quan điểm hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty. + Hoàn thiện quản lý cũng như cơ chế quản lý và tổ chức hoạt động của công ty phải gắn liền với những mục tiêu chiến lược kinh doanh để định hình phương hướng tổ chức bộ máy quản lý. Đây là cơ sở khoa học và cơ sở thực tiễn cho việc xác định chức năng nhiệm vụ thiết kế mô hình tổ chức bộ máy quản lý lựa chọn đội ngũ cán bộ quản lý phù hợp và quy định cơ cấu quản lý tối ưu. Trong quá trình xây dưng và hoàn thiện bộ máy quản lý phải đặt nó trong sự vận động của thị trường, nó gắn liền với mục tiêu kinh doanh của công ty SV:Nguyễn Tiến Dũng Lớp: QTNL K8 1 2 Chuyên đề tốt nghiệp + Trong quá trình hoàn thiện bộ máy quản lý phải chú ý tới môi trường kinh doanh và đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp. + Hoàn thiện bộ máy quản lý phải đảm bảo được tối ưu, linh hoạt hiệu quả. Với quy mô ngày càng mở rộng của công ty dẫn đến bộ máy quản lý ngày xẽ càng cồng kềnh và nhiều chức năng. Vì vậy việc sắp sếp và tổ chức bộ máy phải phù hợp và đảm bảo được các chức năng của nó. Giữa các phòng ban cần thiết lập được mối liên hệ hợp lý tránh tình trạng chồng chéo. Phải đảm bảo tính chính xác của các thông tin, sự phối hợp tốt giữa các hoạt động và các nhiệm vụ của các bộ phận. Các quyết định quản lý luôn được đưa ra kịp thời và thực hiện triệt để, thông tin trong quản lý là thông suốt. + Hoàn thiện bộ máy quản lý cần phải gắn liền với việc phân cấp, phân quyền và chỉ huy thống nhất + Hoàn thiện bộ máy quản lý phải đi đôi với sự tự chủ của các nhân viên, đề cao vai trò của các bộ phận quản lý. Đảm bảo chế độ một thủ trưởng và chế độ trách nhiệm cá nhân, đảm bảo sự cân xứng giữa các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của cán bộ quản lý. Phải phân cấp và phân bổ hợp lý, Tránh tình trạng một chức năng do nhiều bộ phận đảm nhận dẫn đến tình trạng chồng tréo gây mất đoàn kết trong nội bộ. Thu hút sự tham gia của cán bộ công nhân viên trong công ty vào hoạt động quản lý, tiêu chuẩn hóa đội ngũ cán bộ quản lý, thực hiện kiên quyết đưa cán bộ có trình độ chuyên môn, phù hợp với công việc vào nhằm xây dựng lớp quản lý kế thừa cho lớp quản lý cũ. II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ THƯƠNG MAI 3C. Sau khi phân tích thực trạng bộ máy quả lý, và mục tiêu của công ty tôi xin được ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý: SV:Nguyễn Tiến Dũng Lớp: QTNL K8 2 3 Chuyên đề tốt nghiệp 1. Sắp xếp và tổ chức lại lao động ở một số phòng ban . - Hiện nay cơ cấu của bộ máy quản lý của công ty đã tương đối hoàn thiện nhưng còn một số vấn đề. Như Trong phòng tổ hành chính số lượng lao động như vậy chưa hợp lý cần phải tuyển chọn thêm nhân viên, cho phù hợp với nhu cầu mở rộng của công ty. Hiện tại: Phòng tổ chức hành chính được cơ cấu như sau: Tổng số lao động trong phòng gồm : 8 người Trong đó: 1 trưởng phòng, 1phó phòng. 6 nhân viên. Nhưng có 4 nhân viên là không có trình độ chuyên môn (02 người bảo vê, 02 người là lái xe) Nên do đó không đáp ứng được nhu cầu phát triển của công ty. Đề xuất: Phòng tổ chức hành chính phải tuyển thêm 1 phó phòng và 2 nhân viên có trình độ chuyên môn, thì mới phù hợp nhu cầu phát triển của công ty công ty phải có hai phó phòng và 4 nhân viên -Như vậy tổng số lao động trong phòng là 11 người. 1 trưởng phòng 2 phó phòng 4 nhân viên (chuyên môn) Quản lý toàn bộ lao động tại các phòng chức năng: + Theo dõi toàn bộ lao động trong các phòng tổ chức ở các chi nhánh hướng dẫn và chuyền đạt các quyết định từ tổng giám đốc xuống các phòng chức năng và chị nhánh. + Phó phòng 1 phụ trách khen thưởng, đào tạo và tổ chức bố trí lao động. SV:Nguyễn Tiến Dũng Lớp: QTNL K8 3 4 Chuyên đề tốt nghiệp + Phó phòng 2 phụ trách công tác tiền lương thu nhập. 4 nhân viên 02 Phụ trách khen thưởng kỷ luật, đánh gía lao động tổ chức phục vụ, 1 Phụ trách các vấn đề tổ chức bố trí sử dụng lao động. 1 Phụ trách vấn đề đào tạo, tuyển chọn, các phương pháp thu hút nguồn nhân lực cho công ty - Hiện nay công ty chưa có phòng thư ký tông hợp, mọi công việc đều ro phòng hành chính đảm nhận. Vì vậy theo tôi cần bổ xung thêm phòng Thư ký tổng hợp, Cơ cấu quản lý của phòng như sau: Phòng thư ký tổng hợp. gồm 1 trưởng phòng 1 phó phòng 2 nhân viên. + Trưởng phòng thư ký sẽ giúp đỡ tổng giam đốc các vấn đề về tổng hợp giấy tờ hồ sơ và các báo cáo thu thập thông tin từ các phòng ban chức năng và các chi nhánh các văn phongf đại diện để trình lên tổng giám đốc. 1 nhân viên phụ trách thư ký về kinh doanh 1 nhân viên phụ trách về mảng hành chính. Với việc sử dụng lao động như vậy sẽ hợp lý với bộ máy quản lý và yêu cầu mở rộng công ty giảm bớt gánh nặng cho các lãnh đạo. 2. Tuyển chọn và đào tạo nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ cán bộ quản lý. + Tuyển chọn: SV:Nguyễn Tiến Dũng Lớp: QTNL K8 4 5 Chuyên đề tốt nghiệp Để đạt được định hướng và mục tiêu phát triển đồng thời nâng cao năng lực cạnh tranh, Công ty cân tập trung vào việc hoàn thiện công tác tuyển dụng. Theo đó, công ty cần tập trung tuyển chọn những người có trình độ chuyên môn , kinh nghiệm cần thiết cho công việc. Tuyển được người có kỹ luật, trung thực gắn bó với công việc, với tổ chức thông qua các phương pháp sau: * Đối với tuyển dụng bên ngoài: - Cần khuyến khích cán bộ công nhân viên trong công ty giới thiệu những người có năng lực phù hợp với ví trí cần tuyển, đặc biệt là lòng tâm huyết, gắn bó với công việc, có tổ chức kỹ luật lao động tốt nhằm đáp ứng với mục tiêu đề, chiến lược phát triển bền vững của công ty. - Tăng cường quảng cáo tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng như truyền hình, báo, và các ấn phẩm khác. - Liên kết với các trung tâm giới thiệu việc làm, các công ty có chức năng cung ứng lao động để tuyển chọn những lao động phù hợp với vị trí cần tuyển chọn. - Liên kết với các trường Đại học, cao đẳng, các trường dạy nghề để tuyển chọn những sinh viên có trình độ chuyên môn phù hợp. - Cần liên kết với các công ty, tổ chức nước ngoài để có thể tuyển dụng các cố vấn, cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn cao, đặc biệt là việc áp dụng các hình thức tổ chức, quản lý hiện đại. Đi cùng với định hướng thu hút nhân tài từ bên ngoài là các hình thức khuyến khích động viên, tăng lương, thưởng, điều kiện làm việc, môi trường làm viêc, cơ hôi thăng tiến, văn hóa doanh nghiệp … để lôi kéo chất xám bên ngoài vào công ty làm việc. * Đối với tuyển dụng từ bên trong tổ chức SV:Nguyễn Tiến Dũng Lớp: QTNL K8 5 6 Chuyên đề tốt nghiệp - Tăng cường thông báo về các vị trí cần tuyển và yêu cầu về vị trí cần tuyển để tất cả cán bộ trong công ty thảm khảo đánh giá, kiểm tra năng lực có thể phù hợp với vị trí cần tuyển hay không. - Khuyến khích tất cả các cán bộ công nhân viên trong công ty giới thiệu những cán bộ, nhân viên có trình độ, nghiệp vụ chuyên môn phù hợp với vị trí tuyển mộ. - Ban giám đốc cần đánh giá trình độ, năng lực của từng cán bộ, nhân viên thông qua những hoạt động cụ thể và trình độ chuyên môn được đào tạo ở các trường Đại học, cao đẳng… để tuyển dụng vào vị trí cần tuyển một cách hợp lý - Khuyến khích cán bộ công nhân viên trong công ty có tinh thần tự đảm nhận những công việc cần tuyển dụng thông qua năng lực, trình độ chuyên môn của họ. * Một số kỹ năng cần thiết cho cán bộ quản lý: - Các kỹ năng cần thiết cho một nhà quản lý doanh nghiệp kỹ năng về chuyên môn và những hiểu biết về thực hành quy trình và lĩnh vực xây dựng tài chính kinh tế. - Kỹ năng về quan hệ con người trong công việc khả năng làm việc cùng những hiểu biết và khuyến khích người khác trong quá trình hoạt động xây dựng những quan hệ giữa người và người trong quá trình làm việc. -Kỹ năng tư duy kỹ năng phân tích và xây dựng chiến lược trong kinh doanh điều phối kết hợp lợi ích của doanh nghiệp với hoạt động kinh doanh. Đòi hỏi một tầm nhìn một giác quan linh cảm và bản lĩnh kinh doanh của nhà quản lý. Yêu cầu về mỗi loại kỹ năng cho từng cấp quản lý cũng khác nhau. SV:Nguyễn Tiến Dũng Lớp: QTNL K8 6 7 Chuyên đề tốt nghiệp - Đối với cán bộ ở cấp cơ sở đòi hỏi phải nắm vững chắc các chuyên môn kỹ năng về quan hệ con người, các cán bộ quản lý ở cấp này nhìn chung mới bước vào lĩnh vực quản lý biết vận dụng những kiến thức chuyên môn vào hoạt động thực tiễn. - Cán bộ quản lý cấp trung gian nhất thiết phải có kỹ năng về quan hệ con người trong công việc họ đã qua giai đoạn cần đến những kỹ năng chuyên môn để thực hiện công tác quản lý tốt hơn trong khi nhiệm vụ và vai trò nặng hơn họ cần phải xây được các mối quan hệ trong công việc đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ. - Cán bộ lãnh đạo cấp cao với tầm nhìn chiến lược để điều hành công ty phát triển không ngừng, khả năng tư duy phải được phát huy cao độ để vạch ra định hướng phát triển cho công ty nhằm thu được lợi ích cao nhất và giảm được rủi ro thấp nhất cho công ty. - Cả ba kỹ năng này không thể thiếu trong một cán bộ quản lý giỏi ngoài ra các yêu cầu về trình độ kiến thức đối với một cán bộ quản lý là văn hoá chuyên môn, ngoại ngữ giao tiếp xã hội đây là nền tảng để người quản lý phát triển các kỹ năng trong hoạt động của mình. + Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ quản lý: Việt Nam đang trong quá trình đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa, thực hiện hội nhập vào nên kinh tế khu vực và thế giới, đặc biệtt đã trở thành thành viên của Tổ chức thương mại thế giới (WTO). Bên cạnh những thuận lợi thì các doanh nghiệp Việt Nam gặp không ít những khó khăn. Trong đó công ty 3C không ngoại lệ, phải tham gia vào môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt khốc liệt. Yếu quyết nâng cao cơ hội canh tranh để tồn tại và phát triển trong cuộc chiến này chính là nguồn nhân lưc, Cơ cấu bộ máy quản lý. Hay nói SV:Nguyễn Tiến Dũng Lớp: QTNL K8 7 8 Chuyên đề tốt nghiệp cách khác chiến thắng chỉ giành cho những doanh nghiệp có đội ngũ cán bộ, công nhân viên có trình độ, và được tổ chức đúng đắn. Vì vậy Công ty 3C có thể đứng vững trên thị trường thì cần tập trung vao công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Công ty phải tập trung vào các biện pháp đào tạo và phát triển sau đây: + Một là: Cần tăng cường đào tạo theo hình thức chỉ dẫn, kèm cặp và chỉ bảo cho cán bộ công nhân viên về các kỹ năng quản lý, kinh doanh, Marketing, ngoại ngữ, công nghệ thông tin, các kỹ năng tiếp xúc khách hàng. Cách ứng xử xã hội… + Hai là: tập trung luân chuyển và thuyên chuyển công tác theo hướng bố trí và sử dụng cán bộ nhân viên trong công ty một cánh khoa học và hợp lý, phù hợp với năng lực chuyên môn, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kinh nghiệm, của từng người đối với từng công việc theo các hình thức sau: chuyển đối tượng đào tạo đến nhận cương vị quản lý ở một bộ phận khác ở trong công ty nhưng vẫn chức năng và quyền hạn như củ, điều chuyển người quản lý được cử đến nhận công tác mới ngoài lĩnh vực chuyên môn của họ. Người quản lý được bố trí luân chuyển công việc trong phạm vi nội bộ một nghề chuyên môn. Tuy nhiên, một trong những vấn đề quan trọng là, công ty cần mời những giáo viên, giảng viên có trình độ và kinh nghiệm, đáp ứng được yêu cầu đào tạo về trình độ chuyên môn, mức độ thành thạo trong công việc và phương pháp truyền thụ. Bên cạnh đó là hình thành các chương trình đào tạo một cách bài bản và chặt chẻ, đáp ứng với yêu câu và xu hướng phát triển của công ty. Ngoài ra còn áp dụng các phương pháp khác như tổ chức các lớp học cho doanh nghiệp, củ cán bộ đi học, cho đi tham gia các cuộc hội nghị hội thảo, đào tạo theo kiêu chương trình hóa, mô hình hóa hành vi, Cho các cán SV:Nguyễn Tiến Dũng Lớp: QTNL K8 8 9 Chuyên đề tốt nghiệp bộ công nhân viên đi học hỏi ở các tổ chức sản xuất kinh doanh lớn để hoc hoi cung cách quan lý của họ… Tóm lại để có được một đội ngũ cán bộ đầy đủ tiêu chuẩn đề ra đáp ứng được các yêu cầu công việc của công ty thì cần phải trú trọng công tác tuyển chọn và đào tạo bồi dưỡng cán bộ quản lý và cần trú trọng đề bạt cán bộ có trình độ cán bộ trẻ mặt khác cẩn trú ý đến tuyển chọn cán bộ trẻ tạo điều kiện trẻ hoá đội ngũ cán bộ. 3. Tạo động lực cho cán bộ nhân viên quản lý. Ta biết rằng nhà lãnh đạo trong bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng là những người ảnh hưởng rất lớn là nhân tố quyết định sự thành bại trên thương trường. Họ là những người điều phối hoạt động trong doanh nghiệp. Trong những năm gần đây các công ty nước ngoài đến Việt Nam làm ăn rất đông họ có những chính sách thu hút lao động trẻ giỏi làm việc. Như vậy để tránh tình trạng nhân viên giỏi chuyển sang làm việc cho các công ty khác cần có những chính sách đãi ngộ hợp lý đối với họ biết coi trọng và khuyến khích nhân viên, đạt niềm tin và làm cho họ tin và gắn bó với công ty .Có thể áp dụng các chính sách khuyến khích đối với người lao động bao gồm cả chính sách tài chính và phi tài chính. - Đối với chính sách khuyến khích tài chính. Thực tế cho thấy người lao động làm việc tích cực hơn và sản xuất nhiều hơn thì phải được thù lao nhiều hơn, điều nay được tán thành ở hầu hết các doanh nghiệp. Đa số người lao động quan niệm rằng họ phải được tính thù lao tương xứng và các khoản thù lao phải được phân phối công bằng. Nếu họ thấy thù lao không được phân phối công bằng và tương xứng họ sẽ trở nên ít gắn bó với tổ chức và sẽ tìm kiếm những cơ hội làm việc khác. Hệ thống khuyến khích tài chính (còn gọi là hệ thống thù lao cho thực hiện công việc) SV:Nguyễn Tiến Dũng Lớp: QTNL K8 9 10 Chuyên đề tốt nghiệp được thiết kế nhằm hướng vào sự thực hiện công việc đối với người lao động. Do vậy để xây dựng và phát triển tốt nguồn nhân lực công ty cần thực hiện tốt các chính sách khuyến khích tài chính cho người lao động. Theo đó cần tiếp tục đẩy mạnh cung cấp những khoản phụ thêm ngoài tiền công và tiền lương để thù lao cho người lao động thực hiện vượt mức kế hoạch đề ra. Hàng năm công ty cần đề ra một tỷ lệ đáng kể lợi nhuận để thưởng cho người lao đông. Như áp dụng chế độ thưởng đối với các cá nhân đạt mức vượt doanh thu so với chỉ tiêu công ty giao cụ thể như cứ tăng 10% doanh thu sẽ được hưởng 10% của 10% vượt đó. - Khuyến khích về tinh thần như qua đánh giá thực hiện công việc các cá nhân tiên tiến xuất sắc sẽ được cử đi học ở nước ngoài, sâu đó sẽ được nâng lên làm vị trí cao hơn. - Khuyến khích sự hoạt động sáng tạo của nhân viên qua thu nhận ý kiến đóng góp của họ khi một người thấy ý kiến của họ được thu nhận và được áp dụng thì bản thân họ cũng tự hào và thêm quyết tâm thực hiện công việc mà họ đang phụ trách. Do vậy phải có chế độ đãi ngộ xứng đáng với cán bộ quản lý. SV:Nguyễn Tiến Dũng Lớp: QTNL K8 10 . nghiệp NHỮNG KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ THƯƠNG MẠI VÀ 3C I. MỤC TIÊU VÀ QUAN ĐIỂM HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ lãnh đạo và các phòng ban chức năng . 2. Quan điểm hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty. + Hoàn thiện quản lý cũng như cơ chế quản lý và tổ chức hoạt