THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KHÍ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM 1. Đặc điểm của công tác vốn bằng tiền mặt - Kế toán tiền mặt có vai trò vô cùng quan trọng trong Công ty và việc quản lý đơn vị và là tài sản tồn tại trực tiếp. Bởi kế toán tiền mặt sẽ cung cấp cho thống kê nguồn số liệu quan trọng để tiến hành phân tích các chỉ tiêu kinh tế như: - Từ nguồn số liệu kế toán tiền mặt (chi tiết thu chi) thì sẽ biết được việc ghi chỉ tiêu là tiết kiệm hay lãng phí để từ đó có biện pháp khắc phục cho phù hợp. - Từ nguồn số liệu kế toán tiền mặt (chi tiết thu - chi) các nhà kinh doanh có thể tiến hành phân tích để tính ra được vòng quay của vốn, lợi nhuận trên đồng vốn. Cũng như xác định được kết quả hoạt động SXKD lãi hay lỗ một cách chính xác. Để có nguồn vốn hoạt động kinh doanh đơn vị chủ yếu dựa vào nguồn vốn tự có cộng với vốn vay của quỹ đầu tư phát triển 1, 5 tỷ đồng. Do vậy việc theo dõi sự vận động cảu đồng tiền là quan trọng. * Nguyên tắc quản lý tiền: Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc quy định, chế độ quản lý, lưu thông tiền tệ hiện hành của nhà nước. Tiền tệ được sử dụng một cách thống nhất. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là “đồng” ngân hàng Nhà nước Việt Nam để phản ánh. Nguyên tắc cập nhật: kế toán phản ánh kịp thời chính xác số tiền hiện có và tình hình thu chi. Do đơn vị là một Công ty mang những nét riêng hoạt động rải rác phân tán tuy không rộng những kế toán tiền mặt có nhiệm vụ: - Hàng ngày phản ánh kịp thời đầy đủ các loại số liệu có liên quan. 1 1 - Tổ chức phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác số liệu, tình hình biến động, giám sát chặt chẽ việc chấp hành thu, chi quản lý quỹ. - Kế toán tiền mặt với công tác kiểm tra, giám sát chặt chẽ giúp Công ty sử dụng vốn có hiệu quả. Mục đích của nó làm sao cho quá trình hoạt động kinh doanh của mình được tiến hành một cách thường xuyên liên tục, phát hiện ngăn ngừa hiện tượng tham ô, lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh. Chính vì vậy kế toán tiền mặt là cần thiết không thể thiếu được với tất cả hoạt động SXKD của Công ty. Nó là công cụ để tiến hành quản lý một hoạt động kinh doanh, kiểm tra việc sử dụng vốn trong kinh doanh có hiệu quả nhất. 2. Kế toán tiền mặt của Công ty Để phục vụ cho nhu cầu hoạt động SXKD hàng ngày, Công ty luôn có một lượng tiền nhất định, lượng tiền này không phụ thuộc vào tiêu chuẩn một định mức, phụ thuộc vào từng thời kỳ phát sinh. Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam và sử dụng phần mềm kế toán EFFECT từ các chứng từ ban đầu kế toán tiến hành nhạp liệu và các mẫu sổ chi tiết tự động cập nhật. Phiếu thu : Mẫu 01 - TT Phiếu chi : Mẫu 02 - TT Ngoài ra còn có chứng từ liên quan đến việc thu chi bản đề nghị vốn vay, bản đề nghị tạm ứng, bản đề nghị thanh toán hoạt động kinh doanh. a. Hạch toán chi tiết: Công ty luôn luôn có một lượng tiền nhất định tuỳ thuộc vào nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của từng thời kỳ. Mọi khoản thu chi đều phải thể hiện trên phiếu thu, phiếu chi và phải có đầy đủ chữ ký của người thu, người nhận, người cho phép nhập xuất quỹ (thủ trưởng đơn vị hoặc người được uỷ quyền là kế toán trưởngt) sau khi thu tiền, chi tiền, thủ quỹ đóng dấu “ đã thu tiền” hoặc “chi tiền” vào chứng từ. Cuối cùng kế toán căn cứ vào chứng từ thu, chi để chuyển cho kế toán tiền mặt ghi sổ. Thủ 2 2 quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý quỹ và nhập xuất quỹ tiền mặt hàng ngày, thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ, sổ kế toán. Nếu có chênh lệch thủ quỹ và kế toán phải tự kiểm tra để xác định nguyên nhân và kiến nghị để giải quyết. Kế toán tiền mặt sau khi nhận được báo cáo quỹ (có kèm chứng từ gốcc) do thủ qũy chuyển đến phải kiểm tra chứng từ và cách ghi chép trên báo cáo quỹ rồi tiến hành định khoản. sau đó mới tiến hành định khoản. Sau đó mới ghi vào sổ quỹ tiền mặt (nhập chứng từ vào máy) theo trình tự phát sinh các khoản thu chi tiền mặt, tính ra số tồn quỹ cuối ngày. Cuối mỗi tháng kế toán trưởng sẽ tiến hành kiểm quỹ đối chiếu số tiền tồn thực tế với sổ sách có liên quan đến quỹ tiền mặt đồng thời lập biên bản kiểm quỹ. Cách nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quỹ tiền mặt phát sinh rất nhiều, một số nghiệp vụ kinh tế trong thời gian xảy ra khác nhau nhưng nội dung về kinh tế thì giống nhau như là cùng thu tiền bán hàng, cùng rút tiền gửi về quỹ tiền mặt, cùng mua hàng; cùng thanh toán lương… như vậy những nghiệp vụ kinh tế có nội dung giống nhau (khác nhau về chứng từ gốc đơn xin tạm ứng của nghiệp vụ tạm ứng, giấy báo nợ của ngân hàng của nghiệp vụ rút tiền về quỹ tiền mặt…) nhưng chúng đều có điểm chung là ghi vào sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết tiền mặt dựa vào các chứng từ phiếu thu, phiếu chi, do vậy vì hạn chế thời gian nên em chỉ xin lấy một vài ví dụ nghiệp vụ kinh tế phát sinh để minh hoạ. * Các hoạt động kinh tế liên quan đến nghiệp vụ thu chi tiền mặt. a.1. Hạch toán thu tiền mặt. Tiền mặt của Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp Việt Nam tăng chủ yếu từ hoạt động sản xuất kinh doanh. + Nội dung cơ bản của phiếu. * Nội dung cơ bản của phiếu: 3 3 - Tên gọi chứng từ là "phiếu thu" tức là khi gọi đến phiếu thu ta hiểu ngay đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt. - Tên gọi địa chỉ cá nhân (người nộp): Đây là tiêu thức quan trọng nó dùng để quy trách nhiệm vật chất của nhiệm vụ khi cần nó là cơ sở để đối chiếu thanh toán của nghiệp vụ phát sinh khi đó. - Ngày, tháng, năm là số liệu của chứng từ, đây là yếu tố xác định thời gian, số thứ tự mà nghiệp vụ kinh tế phát sinh đồng thời nó cũng là cơ sở để thanh tra tài chính. - Nội dung kinh tế (lý do nộp): Đây là yếu tố cơ bản làm rõ ý nghĩa nghiệp vụ của chứng từ (phần này phải ghi ngắn gọn song phải đầy đủ, dễ hiểu). - Số tiền: Phản ánh quy mô nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng giá trị, phần này được ghi cả số và chữ (ghi rõ đơn vị tính). - Phiếu thu sau khi được lập song ít nhất phải có 2 chữ ký của mỗi người tham gia vào việc nghiệp vụ kinh tế phát sinh kèm theo chữ ký của người xét duyệt và nhất thiết phải có dấu của mỗi doanh nghiệp. - Ngoài các nội dung trên, phiếu thu còn có yếu tố bổ sung như định khoản, phương pháp thanh toán có thời hạn. * Cách ghi: - Sau khi bắt đầu lập phiếu thu, kế toán phải ghi số lượng chứng từ gốc đính kèm theo phiếu thu, phiếu thu phải đóng thành quyển dùng trong 1 năm, trong mỗi phiếu thu phải ghi sổ quyển và số từng phiếu thu và số phiếu thu phải đảm bảo liên tục trong 1 kỳ kế toán. - Phiếu được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần) ghi đầy đủ các nội dung và kế toán ký vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ để làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) trước khi vào phiếu thu. 4 4 - Còn một liên thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, một liên giao cho người nộp, một liên lưu lại nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi vào sổ kế toán. * Mục đích sử dụng: Xác định số tiền thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan chặt chẽ và chính xác. * Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): . Số tiền quy đổi: . - Về các tên mục của phiếu chi thì tương tự như phiếu thu, chỉ khác ở chỗ phiếu thu thì họ tên, địa chỉ, lý do nộp, là người nộp tiền, còn ở phiếu chi là người nhận tiền. + Các lập phiếu chi: - Phiếu chi được lập ngay sau khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phải ghi đầy đủ rõ ràng, dễ hiểu, phải có đầy đủ chữ ký của người có liên quan. - Xác định rõ tiền mặt xuất quỹ làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ và ghi sổ kế toán. + Các sổ sách kế toán và bảng biểu kế toán liên quan * Chứng từ: - Chứng từ: + Phiếu chi + Hóa đơn (Hóa đơn GTGT) + Bảng lương + Sổ quỹ tiền mặt 5 5 + Bảng kê số 1 + Sổ Nhật ký chứng từ số 1 + Sổ cái TK 111 - Kế toán căn cứ vào chứng từ thu đã được kiểm tra tính toán hợp lệ, hợp pháp của chứng từ để làm căn cứ ghi sổ kế toán. - Cứ mỗi ngày kế toán phải khóa sổ quỹ tiền mặt trình tự ghi sổ. Sau đó phiếu thu, phiếu chi được kiểm tra hợp lệ thì kế toán đồng thời ghi sổ quỹ tiền mặt và bảng kê số 1 và chứng từ số 1. Cuối tháng kế toán căn cứ vào sổ cái. Mẫu biểu Phiếu thu, phiếu chi Sổ quỹ Bảng kê số 1s Sổ cái TK 111 Nhật ký chứng từ Số 1 Các tài khoản liên quan đến kế toán tiền mặt TK 111 TK 112 TK 152, 133, 334, 642, 635 6 6 TK 511, 3331, 141, 131 Mẫu biểu 1 Mẫu số 01/GTKT - 3 LL C/2007 B HOÁ ĐƠN GTGT Liên 3: Dùng để thanh toán Ngày 01 tháng 3 năm 2007 - Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần khí công nghiệp - Địa chỉ: Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội - Số tài khoản: - Điện thoại: 04.8357445 MST: . Họ tên người mua hàng: Hoàng Thị Hà Tên đơn vị: Xưởng Cơ khí Nam Hà - Đại chỉ: - Số tài khoản: - Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 Khách hàng thanh toán tiền mua khí CO2 kg 10 140.000 140.000 Cộng tiền hàng 14.000.000 Thuế suất GTGT 10%: tiền thuế GTGT 1.400.000 Tổng cộng tiền thanh toán 15.400.000 Số tiền bằng chữ: Mười năm triệu, bốn trăm nghìn đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) - Căn cứ vào hoá đơn mua hàng 01/03/2007 kế toán lập phiếu thu số 06 Đơn vị: 7 7 ĐƠN VỊ: CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ CÔNG NGHIỆP ĐỊA CHỈ: ĐỨC GIANG - GIA LÂM - HÀ NỘI ĐIỆN THOẠI: 8448273374 Mẫu số C 22 - H QĐ số 999 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC Quyển số: 06 Số: 01 PHIẾU THU Ngày 01 tháng 3 năm 2007 Nợ TK: 111 Có TK: 511, 3331 Họ tên người nhận: Hoàng Thị Hà Địa chỉ: Từ Liêm - Hà Nội Lý do chi: Trả tiền mua khí CO2 Số tiền: 15.400.000 đồng (Viết bằng chữ: Mười năm triệu, bốn trăm nghìn đồng chẵn) Kèm theo 01 chứng từ gốc: (hoá đơn GTGT) Đã nhận đủ số tiền: (Viết bằng chữ: Mười năm triệu, bốn trăm nghìn đồng chẵn) Ngày 01 tháng 3 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị (Ký tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Tỷ giá ngoại tệ (Vàng bạc, đá quý) Số tiền quy đổi: . 8 8 Biểu mẫu: 2 Số Séc AC 012341 Cleque No: CHI NHÁNH / BRANCK: 128CHƯƠNG DƯƠNG BRANCK NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM INDUS TRIAC AND COM ME RCIAL BANU OF VIỆT NAM SÉC / CHEEUE Trả tiền cho /pleare payto: Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp Việt Nam Địa chỉ: Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp Việt Nam - Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội Số GCM / ID num ber: 010657830 ngày cấp / Dateof iasue 25/9/1999 Nơi cấp / Place of idsue: CA Hà Nội Trả vào tài khoản / AC Cout mumber: 102100.00049441 tại NH Công thương Chương Dương Số tiền (bằng số) Amount in figuer 320.000.000 đ Số tiền (Bằng chữ) AC Cout in word: 9 Phần ghi do --------------------- TK có --------------------- Bảo chi: Ký tên, đóng dấu 9 Ba trăm hai mươi triệu đồng chẵn % Người ký phát séc / SSuo: Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp Việt Nam Địa chỉ / Adress: Đức Giang - Long Biên - Hà Nội Ngày ký phát / mồng một tháng ba năm 2007 Dấu Kế toán trưởng Người phát ĐƠN VỊ: CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ CÔNG NGHIỆP ĐỊA CHỈ: ĐỨC GIANG - GIA LÂM - HÀ NỘI ĐIỆN THOẠI: 8448273374 Mẫu số C 22 - H QĐ số 999 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC Quyển số: 06 Số: 02 PHIẾU THU Ngày 02 tháng 3 năm 2007 Nợ TK: 111 Có TK: 112 Họ tên người nhận: Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp 10 10 [...]... tháng, cuối kỳ, kế toán trưởng cùng kế toán tiền mặt và thủ quỹ kiểm kê quỹ và lập biên bản kiểm kê quỹ có đầy đủ chữ ký của thủ quỹ, kế toán tiền mặt, kế toán trưởng CÔNG TY CỔ PHẦN KHÍ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc *** BIÊN BẢN KIỂM QUỸ TIỀN MẶT Hôm nay, vào lúc 17h ngày 31 tháng 3 năm 2007, tại Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp Việt Nam, chúng... 43.846.200) 3 Kế toán tiền gửi Ngân hàng Công ty có tài khoản ở các ngân hàng khác nhau, em xin lấy ví dụ ở Ngân hàng Công thương Chương Dương: Vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần khí công nghiệp Việt Nam bao gồm: Một phần tồn tại quỹ, phần còn lại gửi ở các Ngân hàng khác nhau như Ngân hàng Công thương Đông Anh, Ngân hàng Công thương Chương Dương Khi cần chi tiêu Công ty làm thủ tục rút tiền hoặc chuyển tiền. .. biểu 7 Số tiền bằng số / Amount in figure - VND: - Khác / Other: Người nộp tiền ký Depositor's signature Giao dịch viên Teller Kiểm soát viên Supervisor Tài khoản có / Credit A/C No: Tên tài khoản / Account name: Công ty Cổ phần khí công nghiệp Việt Nam Số tiền bằng chữ/ In words: Một trăm ba mươi chín triệu đồng chẵn Người nộp / Deposited By: Công ty Cổ phần khí Công nghiệp Việt Nam Địa... Chương Dương 08/01/2007 là: 90.700.000 34 Căn cứ vào giấy báo nợ và hợp đồng vay kế toán thực hiện các bút toán sau: 34 Nợ TK 6351 Có TK 1121 Căn cứ vào giấy báo nợ, giấy báo có, và các chứng từ liên quan kế toán nhập liệu vào máy tính phần mềm kế toán tự động hoá vào sổ Bảng kê số 2, nhật ký chứng từ số 2 35 35 Đơn vị: Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp Việt Nam Địa chỉ: Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội ĐT:... quỹ tiền mặt của Công ty nói chung là phù hợp và chặt chẽ, Công ty quản lý duy nhất một loại tiền là tiền Việt Nam đồng, chứng từ luân chuyển phù hợp đảm bảo chế độ nguyên tắc hạch toán quỹ tiền mặt do Nhà nước ban hành, 26 26 qua sổ sách kế toán cho thấy quan hệ đối chiếu giữa các số liệu và giữa các phần hành kế toán chặt chẽ Cụ thể là số dư trên sổ quỹ phải bằng số dư tiền mặt thực tế (TK 111 bằng. .. 14.864.000 - Khác / Other: Người nộp tiền ký Depositor's signature Giao dịch viên Teller Kiểm soát viên Supervisor Tài khoản có / Credit A/C No: Tên tài khoản / Account name: Công ty Cổ phần khí công nghiệp Việt Nam Số tiền bằng chữ/ In words: Mười bốn triệu tám trăm sáu mươi ngàn đồng chẵn Người nộp / Deposited By: Công ty Cổ phần khí Công nghiệp Việt Nam Địa chỉ / Address: Đức Giang - Gia Lâm... 438.462.000 200.000.000 70.000.000 168.400.000 60.000 1 2.000 0 Kết luận: Quan điểm kê thực tế, kế toán trưởng, thủ quỹ kế toán tiền mặt chịu trách nhiệm ký vào biên bản kiểm quỹ xác định số liệu trên là đúng Biên bản kết thúc vào lúc 17h30' cùng ngày Tổng giám đốc Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Đơn vị: Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp Địa chỉ: Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội ĐT: 8448273374 Mẫu... tiền quy đổi: 11 Người nộp 11 b.2 Hạch toán chi tiền mặt Tiền mặt giảm chủ yếu do HĐSXKH cụ thể do chi mua hàng hoá, vật tư, cước vận chuyển Xét ví dụ sau: VD3: Tiền mặt của Công ty giảm do mua sổ sách phục vụ cho quản lý doanh nghiệp Ngày 04N/3/2007 thanh toán tiền mua tài liệu phục vụ cho hoạt động của Công ty Từ hoá đơn giá trị gia tăng kế toán thanh toán tiền mua tài liệu cho Công ty. .. cung cấp hàng hóa dịch vụ - Chứng từ thực hiện giấy báo nợ của Ngân hàng Công ty viết ủy nhiệm chi cho Ngân hàng đề nghị trích từ tài khoản của Công ty để thanh toán cho khách hàng, khi nhận được giấy báo nợ của Ngân hàng, kế toán tiền gửi Ngân hàng cập nhật chứng từ vào phần mềm kế toán sẽ tự động lên sổ chi tiết VD8: Ngày 17 Công ty viết ủy nhiệm chi cho Ngân hàng Công thương Chương Dương nộp thuế GTGT:... nhận: Lê Thị Bích Địa chỉ: Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp Lý do nộp: Thanh toán tiền mua tài liệu phục vụ cho Công ty Số tiền: 2.970.000 đồng 14 (Viết bằng chữ: Hai triệu, chín trăm bảy mươi nghìn đồng) 14 Kèm theo 01 chứng từ gốc: (hoá đơn thanh toán) Đã nhận đủ số tiền: (Viết bằng chữ: Hai triệu, chín trăm bảy mươi nghìn đồng) Ngày 04 tháng 3 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập biểu . THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KHÍ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM 1. Đặc điểm của công tác vốn bằng tiền mặt - Kế toán. hoạ. * Các hoạt động kinh tế liên quan đến nghiệp vụ thu chi tiền mặt. a.1. Hạch toán thu tiền mặt. Tiền mặt của Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp Việt Nam