Những vấn đề chung về hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý tại công ty xây dựng và phát triển nông thôn. I: Lịch sử hình thành và phát triển tại công ty xây dựng và phát triển nông thôn. Công ty xây dựng và phát triển nông thôn tiền thân là xí nghiệp khảo sát thiết kế theo quy chế thành lập và giải thể doanh nghiệp Nhà nớc ban hành kèm theo nghị định 388/NĐ- HĐBT ngày 20/11/1991 của HĐBT. Lúc này, số vốn đợc cấp là 1.320.300.000 đồng Sau này do nhu cầu, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động nên đổi thành Công ty xây dựng và phát triển nông thôn, là thành viên của Tổng công ty xây dựng và phát triển nông thôn, đợc thành lập theo quyết định số 188- NN-TCCB/ QĐ ngày 24/3/1993 của Bộ nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm (nay là Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn). Tên giao dịch quốc tế: Contruction and Rural Development Company Công ty có trụ sở chính 61B Trờng Chinh- Đống Đa- Hà Nội Số đăng ký kinh doanh: 108352 ngày 24/8/1993 do trọng tài kinh tế Nhà nớc cấp và bổ sung ngành nghề kinh doanh ngày 27/5/1995. Ngoài trụ sở chính công ty còn có chi nhánh văn phòng đại diện tại Vinh: 152 Đờng Hồng Bàng- Lê Mao- Thành phố Vinh- Tỉnh Nghệ An. Tài khoản: 43101000068 - Ngân hàng nông nghiệp TP Hà Nội E - mail: tamxdptnt com@hn.vnn.vn Qua nhiều năm phấn đấu, công ty liên tục bảo toàn và phát triển vốn. Đến năm 2003 tổng số vốn chủ sở hữu của công ty là 4.698.250.210 đồng, trong đó: vốn cố định: 2.067.637.005đồng (vốn ngân sách:765.855.963 đồng, vốn tự bổ sung: 1.301.781.042 đồng), vốn lu động: 2.630.613.205 đồng (vốn ngân sách: 2.596.643.208 đồng, vốn tự bổ sung: 33.969.997 đồng). Công ty Xây dựng và Phát triển nông thôn là một Doanh nghiệp đã đợc Nhà nớc xếp Doanh nghiệp hạng I theo Quyết định số 2292/NN - TCCB/QĐ ngày 23/12/1996. Công ty hoạt động trên phạm vi cả nớc (theo chứng chỉ hành nghề xây dựng số 220 BXD/CSXD của Bộ xây dựng ngày 29/5/1997). Cho đến nay công ty đã 5 lần đăng ký bổ sung ngành kinh doanh - Ngày 27/ 5/ 1995 công ty đăng ký khi thay đổi kinh doanh lần 1: bổ sung kinh doanh bất động sản, lúc này số vốn của công ty là: 2.786.993.253 đồng trong đó vốn cố định là: 1.363.843.035 đồng, vốn lu động 1.423.150.218 đồng - Ngày 28/6/1996 công ty đăng ký khi thay đổi kinh doanh lần 2: bổ sung xây dựng công trình giao thông và thủy lợi, lúc này tổng số vốn 5.5 47.907.200 đồng trong đó vốn cố định là: 4.055.922.000 đồng và vốn lu động là: 1.423.150.000 đồng. - Ngày 12/8/1998 công ty đăng ký kinh doanh khi thay đổi lần 3: bổ sung khoan giếng lấy nớc phục vụ cho đời sống và sản xuất. Xây lắp công trình đờng dây và trạm biến áp <35 KW. - Ngày 19/10/2000 công ty đăng ký kinh doanh khi thay đổi lần 4: bổ sung xây dựng các công trình kè bAỏ vệ bờ sông, bờ biển. Xây dựng kênh và các công trình trên kênh của công trình thủy lợi, xây dựng đập đất hồ chứa nớc có chiều cao đập dới 10 m, xây dựng các công trình giao thông và các công trình kỹ thuật hạ tầng nông thôn và miền núi (có quyết định 267 QĐ/TCT XĐ/KH ngày 12/11/1999 của Tổng công ty xây dựng và phát triển nông thôn. - Ngày 15/11/2000 công ty đăng ký kinh doanh khi thay đổi lần 5: bổ sung t vấn đầu t và xây dựng (có quyết định số 4034/QĐ/BNN-TCCB ngày 28/9/2000 của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn. II: Loại hình doanh nghiệp Công ty xây dựng và phát triển nông thôn là một doanh nghiệp nhà nớc, trực thuộc bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn. Công ty là doanh nghiệp thực hiện chế độ hạch toán độc lập, có con dấu, có đầy đủ t cách pháp nhân, có tài khoản và chịu trách nhiệm trớc nhà nớc theo luật định. Tự tìm kiếm việc làm, tự vay vốn, tự trang trải các khoản thuế, lãi vay và các chi phí khác theo pháp luật hiện hành vì vậy công ty có thể đấu thầu thi công các công trình trên phạm vi cả nớc. III: Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty xây dựng và phát triển nông thôn. 1. Chức năng Lĩnh vực xây lắp - Xây dựng dân dụng và công nghiệp - Xây dựng công trình thủy lợi - Xây dựng công trình giao thông - Trang trí nội thất - Xây dựng công trình khai hoang và xây dựng đồng ruộng - Kinh doanh bất động sản - Xây dựng đờng dây tải điện và trạm biến áp < 35 KV - Khai thác nớc ngầm phục vụ sinh hoạt và sản xuất. Lĩnh vực t vấn - Lập dự án đầu t và xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, lâm nghiêp, cải tạo đồng ruộng, kỹ thuật hạ tầng nông nghiệp nông thôn, đờng dây và trạm biến áp < 35 KV. - Khảo sát địa hình, địa chất, thủy văn, địa chất công trình, môi trờng sinh thái - Thiết kế quy hoạch, thiết kế công trình và lập dự toán các công trình - T vấn đấu thầu, chọn thầu, các hợp đồng xây lắp và mua sắm thiết bị - Thẩm định các dự án đầu t, thẩm định thiết kế và dự toán công trình - Quản lý dự án đầu t xây dựng - Thí nghiệm và xây dựng thực nghiệm các công việc thuộc đề tài nghiên cứu về chất lợng vật liệu, chất lợng kỹ thuật, mỹ thuật công trình 1. Thị trờng Công ty xây dựng và phát triển nông thôn là một công ty có quy mô vừa nhng địa bàn hoạt động rộng, phân tán trên nhiều vùng của đất nớc. Xuất phát từ địa bàn là một thành phố công nghiệp- thành phố Hà Nội, công ty nhanh chóng ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào trong sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao chất lợng sản phẩm, hoàn thiện kiểu mẫu, tiết kiệm thời gian để đáp ứng yêu cầu khách hàng mọi nơi, mọi lúc. Xuất phát từ cơ chế khoán mà công ty áp dụng, sau khi nhận thầu hoặc đấu thầu các công trình mới tiến hành giao khoán cho các đội xây dựng. Các đội tự tổ chức cung ứng nguyên vật liệu, lao độngVì vậy công trình của công ty ở đâu thì tổ chức mua sắm và thuê lao động ở đó hoặc ở những nơi gần thi công công trình 2. Tình hình kinh tế- tài chính , lao động. Trải qua 10 năm hoạt động, công ty đã đạt đợc nhiều thành công rực rỡ. Công ty không những đứng vững trớc những khó khăn do cơ chế thị trờng gây ra mà còn tận dụng đợc những lợi thế của nó để phát triển. Công ty luôn luôn hoàn thành và hoàn thành vợt mức kế hoạch đợc giao với quy mô năm sau cao hơn năm trớc. Năm 2003 quy mô vốn kinh doanh của công ty đã lớn hơn nhiều so với khi mới thành lập. Qua bảng dới đây ta thấy: trong hai năm hoạt động gần đây bộ máy điều hành của công ty đợc củng cố nhằm phù hợp với yêu cầu phát triển kinh doanh ngày càng cao và phù hợp với cơ chế thị trờng, vì vậy các chỉ tiêu về hoạt động kinh doanh của công ty nhìn một cách tổng quát đều tăng lên: Đơn vị: đồng stt Chỉ tiêu 2002 2003 Chênh lệch + % 1 Doanh thu thuần 49.785.478.940 71.748.606.126 21.963.127.186 44,1% 2. Giá vốn hàng bán 46.508.038.407 68.016.285.274 21.508.246.867 46,2% 3. Tổng lợi nhuận tr- ớc thuế 539.497.782 565.987.757 26.489.975 4,9% 4. Nộp ngân sách 2.881.385.868 3.757.966.693 876.580.825 30,4% 5. Thu nhập bình quân đầu ngời 1.199.800 1.300.000 100.200 8,4% Quy mô và kết quả hoạt động kinh doanh Doanh thu thuần năm 2003 tăng so với năm 2002 là 21.963.127.186 đồng tức tăng 44,1% làm cho giá vốn hàng bán cũng tăng lên tơng ứng là 21.508.246.867 đồng tức tăng 46.2%. Vì vậy, lợi nhuận trớc thuế cũng tăng lên 26.489.975 đồng tức tăng 4.9%. Tuy tốc độ tăng lợi nhuận năm 2003 so với năm 2002 nhng từ đó cũng cho thấy công ty đã làm ăn có hiệu quả, đời sống của ngời lao động đợc nâng cao thể hiện qua chỉ tiêu thu nhập bình quân đầu ngời đã tăng lên 8,4%. Với những kết quả đã đạt đợc đã cho ta thấy sự cố gắng phấn đấu của ban lãnh đạo công ty cũng nh toàn bộ công nhân viên trong toàn công ty. IV: Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty xây dựng và phát triển nông thôn 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty Công ty xây dựng và phát triển nông thôn là một đơn vị xây lắp nên việc tổ chức bộ máy quản lý ở công ty chịu ảnh hởng trực tiếp theo đặc điểm chung của ngành xây lắp. Căn cứ vào đặc điểm cũng nh quy mô sản xuất, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo sơ đồ sau: Phó giám đốc Phòng tổ chứchành chính Phòng tài chính kế toánPhòng kế hoạch dự thầu Phòng quản lý thi côngTTTV đầu tư và xây dựng Giám đốc Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty xây dựng và phát triển nông thôn Chú thích: quan hệ chủ đạo 2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty. Giám đốc công ty: Do hội đồng quản trị của công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thởng, kỷ luật theo đề nghị của tổng giám đốc. Giám đốc công ty vừa là ngời đại diện cho nhà nớc, vừa là ngời đại diện cho cán bộ công nhân viên chức trong công ty. Thay mặt công ty giám đốc chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh, bảo toàn vốn và phát triển về vốn. Đại diện cho công ty thực hiện mọi quyền và nghĩa vụ cho nhà nớc đồng thời chăm lo đến đời sống cán bộ công nhân viên. Phó giám đốc công ty: là ngời giúp giám đốc công ty theo sự phân công và ủy quyền của giám đốc công ty đồng thời chịu trách nhiệm về pháp luật và nhiệm vụ đợc giám đốc phân công và ủy quyền. Phòng tổ chức hành chính: Với nhiệm vụ là phòng phụ trách nhân sự của công ty. Phòng tổ chức hành chính có thể bố trí điều động nhân lực kịp thời, đầy đủ cho hoạt động sản xuất kinh doanh (thờng xuyên bồi dỡng nâng cao tay nghề cho đội ngũ công nhân, hàng năm thi tổ chức tay nghề giữa các đội xây dựng trong công ty) ngoài ra còn có các chức năng, nhiệm vụ sau: - Hớng dẫn kiểm tra đôn đốc các đơn vị trong công ty thực hiện các quy định của pháp luật về an toàn lao động, vệ sinh lao động. - Giúp lãnh đạo công ty thực hiện chức năng thanh tra(thanh tra định kỳ, hàng năm, đột xuất), giúp giám đốc công ty giải quyết kịp thời đúng pháp luật các sự việc phát sinh trong công ty. - Quản lý theo dõi, kiểm tra các phòng ban đội chi nhánh trong công tác quản lý nhân sự, tiền lơng đồng thời quản lý lu trữ tài liệu cùng công văn chỉ thị của cấp trên, phân phát các tài liệu cho các phòng ban. Phòng tài chính kế toán: là phòng nghiệp vụ quản lý tài chính kế toán của công ty có nhiệm vụ và quyền hạn sau: - Thu thập tài liệu, phân tích và cung cấp đầy đủ thông tin kinh tế về hoạt động sản xuất kinh doanh, đáp ứng yêu cầu lãnh đạo cà quản lý kinh tế của công ty. - Đảm bảo ghi chép phản ánh toàn bộ vốn hiện có của công ty và nguồn hình thành vốn, kế toán thu thập và phản ánh kết quả lao động của tập thể và cá nhân ngời lao động. - Kế toán thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh bằng đồng tiền thông qua công tác kế toán ở công ty, đồng thời cung cấp chứng từ, tài liệu kế toán phục vụ cho việc kiểm kê, kiểm soát của nhà nớc đối với hoạt động kinh tế của công ty. - Kiểm tra việc báo cáo hạch toán thu chi của các đơn vị theo biểu mẫu công ty hớng dẫn các chứng từ vật t, chứng từ chi khác. Nếu phát hiện sai sót hoặc cha hợp lý yêu cầu công ty sửa ngay để đảm bảo tính chính xác số liệu. - Hạch toán giá thành, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trên cơ sở các thông t hớng dẫn của Bộ tài chính và chế độ chính sách của nhà nớc. Phòng kế hoạch dự thầu: Có trách nhiệm xây dựng kế hoạch sản xuất và lập các hồ sơ dự thầu - Với chức năng tham mu cho ban Giám đốc Công ty trong các lĩnh vực: kế hoạch sản xuất kinh doanh, kinh tế, quản lý khoa học kỹ thuật, nghiên cứu ứng dụng kỹ thuật tiên tiến và sản xuất kinh doanh của Công ty, dự thầu các công trình - Ngoài ra, trởng phòng còn phải thờng xuyên cử cán bộ đi kiểm tra, giám sát theo dõi chặt chẽ tình hình thi công các công trình đã trúng thầu, đến từng công trình để giảng bài về chế độ an toàn lao động cho các chỉ huy trởng công trờng xây dựng công trình đó. Phòng quản lý thi công: bao gồm các đội xây dựng có nhiệm vụ sau - Tổ chức và quản lý thi công theo yêu cầu, nhiệm vụ của Giám đốc giao cho. - Tổ chức ký kết hợp đồng kinh tế nội bộ, thanh toán hợp đồng khoán của đội. - Các đội là nơi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu, do đó có các chứng từ ban đầu nh: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho - Các đội sau khi thực hiện các nhiệm vụ, chức năng của mình thì đều có những thông tin phản hồi lên Ban Giám giám đốc. Từ đó giúp cho Ban giám đốc đề ra chính sách, kế hoạch phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh đồng thời thực hiện chế độ một thủ trởng. Trung tâm t vấn đầu t và xây dựng: Là đơn vị trực thuộc Công ty có nhiệm vụ tìm kiếm thông tin, khai thác thị trờng, tổ chức khảo sát thiết kế, lập báo cáo đầu t, t vấn trong các tổ chức đấu thầu, khảo sát thi công cho các chủ đầu t và tổ chức đấu thầu, khảo sát thi công cho các chủ đầu t và tổ chức khác theo hợp đồng t vấn. V: Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm trong công ty xây dựng và phát triển nông thôn 1. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì địa bàn hoạt động rộng nên để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, công ty phân thành 25 đội xây dựng và một trung tâm t vấn đầu t và xây dựng. Các đội này tự cân đối hạch toán kinh doanh, lời đội hởng, lỗ đội chịu. Việc tổ chức lực l- ợng nh vậy giúp cho công ty trong việc quản lý lao động và phân công lao động thành nhiều điểm thi công khác nhau với nhiều công trình có hiệu quả. Là công ty với nhiệm vụ thi công xây dựng mới, nâng cấp, cải tạo, hoàn thành trang trí nội thất các công trình công nghiệp, thủy lợi Có đặc thù riêng của ngành xây dựng cơ bản, quy trình sản xuất mang tính liên tục đa dạng, kéo dài và phức tạp, trải qua nhiều giai đoạn khác nhau do đó quy trình sản xuất của công ty khép kín từ giai đoạn thi công xây dựng đến giai đoạn hoàn thiện và đa vào sử dụng. Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là xây lắp có bao thầu và tổ chức sản xuất với phơng thức nhận thầu. Khi công ty trúng thầu thì các đội đợc công ty giao khoán cho một trong số 25 đội xây dựng. Đội xây dựng này đợc công ty giao cho quản lý và sử dụng một phần tài sản, máy móc thiết bị và đồng thời công ty giao cho đội chi phí để thực hiện thi công công trình theo một tỷ lệ nhất định tùy theo từng loại công trình cụ thể là: - Đối với xây dựng các công trình giao thông, thủy lợi công ty giao cho đội sản xuất hoặc ban chấp hành công trình đợc chi phí 88,5% (tám mơi tám phẩy năm phần trăm) giá trị quyết toán công trình (đợc các cấp có thẩm quyền phê duyệt) - Đối với xây dựng các công trình khác ngoài các công trình đã nêu trên công ty giao cho đội sản xuất hoặc ban chấp hành công trình đợc chi phí 89,5% (tám mơi chín phẩy năm phần trăm) giá trị quyết toán công trình (đ- ợc các cấp có thẩm quyền phê duyệt). Về nguồn vốn của công ty, đội phải lập khế ớc vay công ty hoặc nhờ công ty vay ngân hàng hoặc đội tự huy động vốn và tự bảo lãnh hợp động. Mỗi đội có một kế toán riêng nhng chỉ làm công việc thu thập xử lý chứng từ ban đầu sau đó gửi về phòng kế toan của công ty. Phòng kế toán của công ty có trách nhiệm tổng hợp lại rồi vào sổ sách kế toán liên quan và lập báo cáo chung cho toàn công ty. 2. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm. Đặc điểm sản phẩm xây lắp - Sản phẩm xây lắp là những công trình, vật kiến trúc có quy mô lớn, kết cấu phức tạp mang tính chất đơn chiếc, thời gian sản xuất sản phẩm xây lắp dài, ảnh hởng lớn đến môi trờng sinh thái. Những đặc điểm này làm cho tổ chức và hạch toán khác biệt với các ngành sản xuất kinh doanh khác. Sản phẩm xây lắp nó phải theo điều lệ quản lý đầu t và xây dựng do Nhà nớc ban hành. Quá trình thi công phải so sánh với dự toán, phải lấy dự toán làm thớc đo. - Do tính chất hàng hóa của sản phẩm không rõ cho nên sản phẩm xây lắp đ- ợc tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thỏa thuận với chủ đầu t từ trớc. - Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất, còn các điều kiện sản xuất (xe máy thi công, thiết bị vật t, ngời lao động) phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm. Đặc điểm này làm cho công tác quản lý tài sản, thiết bị, vật t, lao động cũng nh hạch toán chi phí sản xuất rất phức tạp vì chịu ảnh hởng tác động của môi trờng, dễ tổn thất h hỏng. - Giá trị sản phẩm lớn, thời gian sử dụng lâu dài và có nhu cầu sửa chữa th- ờng xuyên, phí đầu t cho công trình kéo dài trong nhiều kỳ. Quy trình hoạt động của công ty Hiện nay công ty đã có chiến lợc mở rộng thị trờng trên phạm vi hoạt động trên toàn quốc. Chính vì vậy công ty tìm mọi cách tạo ra nhiều vệ tinh, chi nhánh ở các vùng khác nhau, các tỉnh khác nhau để tiện cho việc chỉ đạo điều hành thi công công trình đồng thời đi tìm kiếm khách hàng. Trong giai đoạn mở rộng thị trờng, công ty phải nắm bắt thông tin kịp thời để tham gia đấu thầu công trình. Lập hồ sơ dự thầu do phòng kế hoạch dự thầu thực hiện dới sự chỉđạo của ban giám đốc gồm có: - Hồ sơ giới thiệu năng lực của công ty - Biện pháp tổ chức thi công - Đa ra tiến độ thi công Sau khi lập hồ sơ dự thầu ban đại diện của công ty tiến hành đấu thầu + Nếu không trúng thầu thì phải quay lại giai đoạn tìm kiếm khách hàng + Nếu trúng thầu thì tiến hành tổ chức thi công công trình Giai đoạn thi công công trình, đội sẽ dựa vào hồ sơ dự thầu và yêu cầu của chủ đầu t. Ban đại diện của hai bên sẽ ký hợp đồng để tiến hành thi công. Sau khi bên chủ đầu t tiếp nhận hồ sơ nghiên cứu bản vẽ thiết kế đề xuất ý kiến đồng thời tiến hành kiểm tra giám sát công trình. Công trình sau khi hoàn thành, chủ đầu t sẽ nghiệm thu công trình từ bên thi công Không trúng thầu Mở rộng thị trờng (tìm kiếm khách hàng) Lập hồ sơ dự thầu Trúng thầu Sơ đồ tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty Nhận thầu Thi công công trình Kiểm tra bàn giao công trình