PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG TY TNHH HỖ TRỢ ĐẦU TƯ, HỢP TÁC KINH TẾ VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ I. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY IET. 1. Nhận xét chung. Trong những năm vừa qua, Công ty IET đã trải qua những giai đoạn thuận lợi và khó khăn, những bước thăng trầm và nhiều biến động của thị trường. Tuy nhiên, Công ty IET vẫn gặt hái được nhiều thành tích to lớn, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh, tiêu thụ hàng hoá. Có được thành tích như trên, Công ty IET đã không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ, khai thác triệt để các vùng thị trường tiềm năng, đồng thời có các biện pháp thoả đáng đối với các khách hàng quen thuộc nhằm tạo ra sự gắn bó hơn nữa để tạo ra một nguồn cung cấp hàng hoá dồi dào và một thị trường tiêu thụ luôn ổn định. Ngoài ra, để có thể đạt được kết quả như trên phải có sự cố gắng nỗ lực không ngừng của tất cả các thành viên của công ty, trong đó có sự đóng góp không nhỏ của phòng tài chính kế toán. Với cách bố trí công việc khoa học, hợp lý như hiện nay, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của Công ty IET đã đi vào nề nếp và đã đạt được những hiệu quả nhất định. 2. Đánh giá công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty IET. * Ưu điểm: Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty IET được tiến hành tương đối hoàn chỉnh. - Đối với khâu tổ chức hạch toán ban đầu: + Các chứng từ được sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ. + Các chứng từ đều được sử dụng đúng mẫu của Bộ tài chính ban hành, những thông tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ. + Các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời. + Công ty có kế hoạch lưu chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hoá theo các nghiệp vụ, trình tự thời gian trước khi đi vào khâu lưu trữ. - Đối với công tác tổ chức hạch toán tổng hợp: + Kế toán đã áp dụng “ Hệ thống chế độ kế toán Doanh nghiệp” mới được Bộ tài chính ban hành. Để phù hợp với tình hình và đặc điểm của Công ty, kế toán đã mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 nhằm phản ánh một cách chi tiết, cụ thể hơn tình hình biến động của các loại tài sản của Công ty và giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục, giảm nhẹ được phần nào khối lượng công việc kế toán, tránh được sự chồng chéo trong công việc ghi chép kế toán. + Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho là hợp lý, vì Công ty IET là một Công ty kinh doanh nhiều chủng loại hàng hoá khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng hoá nhiều không thể định kỳ mới tiến hành hạch toán - Đối với công tác tổ chức hệ thống sổ sách: + Công ty đã áp dụng chương trình phần mềm kế toán trên máy nên đã giảm bớt khối lượng công việc ghi chép trên sổ sách, đảm bảo cung cấp số liệu nhanh chóng, chính xác. + Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên hình thức này cũng được kế toán Công ty thay đổi, cải tiến cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Mỗi nhân viên kế toán chịu trách nhiệm theo dõi một số loại tài khoản riêng, nhất định, thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu và kiểm tra, giúp cho kế toán trưởng nắm bắt được nhanh chóng các khoản mục phát sinh. Nói tóm lại, tổ chức hạch toán hàng hoá, bán hàng và xác định kết quả bán hàng là nội dung quan trọng trong công tác kế toán hàng hoá của Công ty. Nó liên quan đến các khoản thu nhập thực tế và cần nộp cho Ngân Sách Nhà Nước, đồng thời nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của Công ty trong lưu thông. II. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY IET. Bên cạnh những kết quả trong công tác tổ chức kế toán hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ mà kế toán Công ty IET đã đạt được, còn có những tồn tại mà Công ty IET có khả năng cải tiến và cần hoàn thiện nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của Công ty. Mặc dù về cơ bản, Công ty đã tổ chức tốt việc hạch toán bán hàng, bán hàng và xác định kết quả bán hàng nhưng Công ty vẫn còn có một số điểm nên khắc phục như sau: - Thứ nhất: Công ty IET là một Công ty kinh doanh thương mại, đặc biệt chủ yếu kinh doanh hàng xuất nhập khẩu, có nhiều nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, nhưng trong thực tế Công ty không sử dụng tài khoản 413 “ Chênh lệch tỷ giá” và tài khoản 007 “ Nguyên tệ các loại” để phản ánh. Điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc hạch toán hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ của các mặt hàng được thanh toán bằng ngoại tệ. - Thứ hai: Công ty thường phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng tiêu thụ vào cuối mỗi tháng, không phân bổ chi phí này cho từng mặt hàng tiêu thụ, vì vậy không xác định được chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng để từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp. - Thứ ba: Do đặc điểm kinh doanh của Công ty IET có một số khách trả chậm với số lượng tiền khá lớn nhưng Công ty không tiến hành trích khoản dự phòng phải thu khó đòi, điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc hoàn vốn và xác định kết quả bán hàng. - Thứ tư: Công ty IET là một đơn vị kinh doanh thương mại, để tiến hành kinh doanh không nhiều trường hợp Công ty phải tiến hành mua hàng nhập kho sau đó mới đem đi bán. Điều này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên của hàng trong kho. Tuy nhiên kế toán công ty lại không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. III. MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG. 1. Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng tiêu thụ để tính chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng. Một trong những vấn đề quan trọng nhất để tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là việc lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý, khoa học. Bởi vì mỗi nhóm hàng có tính chất thương phẩm khác nhau, dung lượng chi phí quản lý doanh nghiệp có tính chất khác nhau, công dụng đối với từng nhóm hàng cũng khác nhau nên không thể sử dụng chung một tiêu thức phân bổ mà phải tuỳ thuộc vào tính chất của từng khoản mục chi phí để lựa chọn tiêu thức phân bổ thích hợp. - Đối với các khoản chi phí bán hàng có thể phân bổ theo doanh số bán: - Tương tự ta sẽ có tiêu thức phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp theo doanh số bán như sau: Chi phí QLDN phân bổ cho nhóm hàng thứ i = Chi phí QLDN cần phân bổ x Doanh số bán nhóm hàng thứ i Tổng doanh số bán Khi phân bổ được chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng nhóm hàng, lô hàng tiêu thụ, ta sẽ xác định được kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, lô hàng theo công thức: Chi phí BH phân bổ cho hàng "i" nhóm hàng thứ "i" = Chi phí bán hàng cần phân bổ x Doanh số bán nhóm hàng thứ "i" Tổng doanh số bán 2. Sử dụng tỷ giá hạch toán trong thanh toán có dùng ngoại tệ: Công ty IET là một công ty kinh doanh Thương Mại và XNK nên việc sử dụng ngoại tệ trong thanh toán là rất thường xuyên, tuy nhiên thực tế hiện nay kế toán Công ty không sử dụng tỷ giá hạch toán để hạch toán ngoại tệ. Do vậy, khi xuất bán hàng nhập khẩu và được xác định là tiêu thụ, kế toán ghi: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng được xác định là tiêu thụ. Có TK 156 : Hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Nếu việc thanh toán không thu được tiền ngay thì kế toán ghi: Nợ TK 131 : Tổng số tiền phải thu của khách. Có TK 511 : Doanh thu theo tỷ giá thực tế. Có TK 33311 : Thuế GTGT phải nộp. Như ta đã biết tỷ giá ngoại tệ trên thị trường thường xuyên biến động, nếu việc thu tiền hàng không được thực hiện ngay thì kế toán sẽ tính sai kết quả bán hàng, từ đó phản ánh không đúng thực trạng bán hàng của Công ty. Do vậy, để theo dõi ngoại tệ và xác định kết quả bán hàng một cách chính xác kế toán của Công ty nên dùng tỷ giá hạch toán để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ. • Ví dụ cụ thể: Ngày 7/2 Công ty IET bán cho Công ty Lập Thanh 01 Máy Photo Ricoh FT 4422, 01 Máy Photo Ricoh FT 5640 . Tổng cộng số tiền phải thu là 7 960 USD . Tuy nhiên, việc thanh toán không được thực hiện ngay mà tới ngày 22/2 mới có giấy báo có của Ngân hàng về việc Công ty Lập Thanh thanh toán tiền hàng. Tỷ giá thực tế ngày 22/2 với 1 USD =15 500 Vậy nếu Công ty sử dụng tỷ giá hạch toán này thì số tiền mà Công ty thu được sẽ là : 7 960USD *15 500 VNĐ = 123 380 000 VNĐ. Còn nếu sử dụng tỷ giá thực tế thì số tiền thu được là: 7 960 USD * 15 400VNĐ = 122 584 000 VNĐ Số tiền chênh lệch là : 123 380 000đ - 122 584 000đ = 796 000đ, vậy do không sử dụng tỷ giá hạch toán đã làm Công ty thất thu một khoản là :796 000 VNĐ. Nếu sử dụng tỷ giá hạch toán, kế toán sẽ hạch toán như sau: Nợ TK131 : 135 638 400đ Có TK511 : 122 584 000đ Có TK33311 : 12 258 400đ Có TK413 : 796 000đ Khi thu được tiền kế toán hạch toán : Nợ TK112 : 135 638 400đ Có TK131 : 135 638 400đ 3. Trích trước chi phí bảo hành Là một Công ty kinh doanh các loại máy văn phòng nên thường xuyên phát sinh các khoản chi phí bảo hành. Với khối lượng máy bán ra ngoài thị trường là rất lớn nên việc bảo hành cũng nhiều, việc bảo hành máy chỉ xảy ra khi khách hàng yêu cầu. Máy móc chỉ được bảo hành khi phát sinh các vấn đề về không bình thường: như hỏng, trục trặc kỹ thuật, và công ty cũng không thể đoán trước được bao giờ thì sẽ phải bảo hành, nó thường xảy ra một cách đột ngột. Chính vì vậy, với lượng máy bán ra trên thị trường lớn như vậy nếu Công ty không có kế hoạch trích trước chi phí bảo hành máy móc thì sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến việc xác định kết quả bán hàng một cách chính xác. Như vậy, với số lượng máy móc tiêu thụ lớn Công ty cần phải trích trước chi phí bảo hành. Kế toán trích trước chi phí bảo hành sử dụng các tài khoản sau: TK 335 : Chi phí trả trước TK 641: Chi phí bán hàng . Đầu năm, căn cứ vào khả năng bán hàng của Công ty, kế toán tiến hành trích trước chi phí bảo hành theo một tỷ lệ phần trăm được xác định: Tỷ lệ phần trăm này là tuỳ thuộc vào sự tính toán của kế toán Công ty.Ví dụ, với các mặt hàng có giá trị cao kế toán tiến hành trích trước chi phí bảo hành là 4% của giá vốn hàng xuất bán ( các loại máy photocopy Ricoh ), cũng có thể là 2% của giá vốn xuất ra ( như các loại máy vi tính, máy Fax, máy in ). Việc xác định tỷ lệ trích trước không phải đơn thuần là lấy bao nhiêu phần trăm của giá vốn hàng xuất bán cũng được mà nó còn phụ thuộc vào khả năng thu được lãi từ việc bán sản phẩm đó là bao nhiêu, từ đó mới tính toán và xác định tỷ lệ trích trước chi phí bảo hành. Khi đã tính toán được tỷ lệ trích trước kế toán tiến hành lập định khoản: Nợ TK 641: Theo tỷ lệ xác định Có TK 335: Khi phát sinh nghiệp vụ bảo hành máy móc, kế toán tiền hành phân bổ dần: Nợ TK 335 Có TK 1111,1112 KẾT LUẬN Bán hàng có một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh đặc biệt trong ngành kinh doanh thương mại, bán hàng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp vì vậy tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả nói riêng là một phương thức quản lý tài chính trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là một công việc phức tạp lâu dài . Trong thời gian nghiên cứu và thực tế tại Công ty IET em đã đi sâu nghiên cứu một số vấn đề chủ yếu về cơ sở lý luận của tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Từ cơ sở lý luận đã nêu góp phần làm sáng tỏ hơn những tồn tại trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh phương hướng hoàn thiện. Đó là quá trình nghiên cứu được trình bày trên cơ sở lý luận cơ bản và đựơc vận dụng vào thực tế ở Công ty. Các nhận xét này sẽ góp một phần nhỏ vào hoàn thiện công tác kế toán của doanh nghiệp. Thời gian thực tập ở Công ty là cơ hội để em vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế trong thời gian này. Em đã cố gắng học hỏi trao đổi kiến thức để hoàn thành chuyên đề với đề tài: “Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Hỗ Trợ Đầu Tư Hợp Tác Kinh Tế Và Chuyển Giao Công Nghệ” Tuy vậy trong bài viết này sẽ không tránh khỏi những sai sót qua cách trình bày và nhận xét vấn đề em mong được các thầy cô, các cán bộ của Công ty thông cảm. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn: PGS - Nguyễn Thị Lời và các Anh Chị trong phòng kế toán đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành tốt chuyên đề này . Em xin chân thành cảm ơn ! . PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG TY TNHH HỖ TRỢ ĐẦU TƯ, HỢP TÁC KINH TẾ VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG. thức để hoàn thành chuyên đề với đề tài: “Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Hỗ Trợ Đầu Tư Hợp Tác Kinh Tế Và Chuyển