HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - TSI 3.1. SỰ CẦN THIẾT VÀ NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QỦA BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - TSI 3.1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Tìm kiếm nhà cung cấp hàng hoá đầu vào cho quá trình lưu thông hàng hoá sao cho thật đáng tin cậy, hàng hoá đảm bảo chất lượng cao, mẫu mã đẹp, giá cả hợp lí là một vấn đề rất khó, đòi hỏi tốn nhiều công sức, thời gian lâu dài để thiết lập mối quan hệ đó. Nhưng việc giới thiệu sản phẩm để sản phẩm được thị trường chấp nhận rộng rãi với khả năng tiêu thụ nhanh chóng, vòng quay của vốn ngắn lại là một vấn đề khó hơn rất nhiều. Điều đó đòi hỏi các nhà ra quyết định phải đưa ra được các quyết định về việc tiêu thụ sản phẩm đó một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Đặc biệt trong xu thế toàn cầu hoá hiện nay, Nhà nước ta đã đề ra nhiều chính sách, biện pháp nhằm tăng trưởng kinh tế, khuyến khích và thúc đẩy nền kinh tế phát triển mạnh theo kịp với các nước khác trên thế giới. Với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt ấy, để tồn tại và chiếm được vị trí quan trọng trên thị trường kinh doanh đòi hỏi Công ty không ngừng tìm tòi để giải đáp cho câu hỏi của mình sao cho đạt được mục tiêu của mình theo đuổi một cách tốt nhất với tổng chi phí hoạt động là nhỏ nhất và phù hợp với tình hình thực tế của mình. Để giúp cho Ban Giám đốc Công ty tìm ra được phương án giải quyết nhanh chóng, đúng đắn, kịp thời cho kỳ kế toán tiếp theo thì kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng sẽ là một công cụ đắc lực. Bởi thông qua việc hạch toán tình hình bán hàng và xác định kết quả bán hàng bằng việc phản ánh chính xác, nhanh chóng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên các chứng từ và sổ sách liên quan, kế toán sẽ cung cấp cho Ban Giám đốc Công ty cũng như những nhà quan tâm những thông tin chính xác nhất về thị trường tiêu thụ, tình hình tiêu thụ, các thông tin trực tiếp về sản phẩm cũng như tình hình thanh toán của khách hàng, kết quả lãi, lỗ của hoạt động kinh doanh đó. Mặt khác, do đặc điểm kinh doanh của mình, cơ sở vật chất kĩ thuật còn hạn chế và do chế độ kế toán luôn luôn thay đổi nên đôi khi kế toán của Công ty chưa cập nhật và thay đổi theo một cách kịp thời cho phù hợp. Vì vậy, việc hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cũng còn tồn tại một số những hạn chế nhất định. Điều đó sẽ ảnh hưởng đến tính chính xác và kịp thời của thông tin do kế toán cung cấp. Do vậy, để kế toán phát huy hết chức năng của kế toán là cung cấp thông tin một cách nhanh chóng nhất, chính xác nhất, khoa học nhất và là công cụ quản lí kinh tế hữu hiệu của Công ty nói riêng và của Nhà nước nói chung để tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh và quản lí có hiệu quả hơn thì việc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty là một tất yếu khách quan. Việc hoàn thiện đó phải được thực hiện ngay từ việc tổ chức công tác kế toán ban đầu, hệ thống chứng từ cho đến phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng sao cho phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh và phù hợp với chuẩn mực kế toán ban hành. 3.1.2. Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện Hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có ý nghĩa và vai trò hết sức quan trọng trong doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại. Do vậy, để hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cũng phải tuân theo những yêu cầu và nguyên tắc nhất định để đảm bảo cho việc cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác, phát huy tối đa chức năng cung cấp thông tin của kế toán. Hoàn thiện phải được tiến hành trên cả mặt nội dung và phương pháp hạch toán. Các yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện đó bao gồm như sau: Trước hết, hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trên cơ sở tôn trọng các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính. Bởi kế toán không những chỉ là công cụ quản lí của mỗi Công ty mà còn là công cụ quản lí hữu hiệu của Nhà nước. Mỗi doanh nghiệp khi bước vào hoạt động cũng cần thiết tổ chức bộ máy quản lí, bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán để theo dõi, quản lí tình hình hoạt động của đơn vị mình. Trên cơ sở đó đưa ra được các quyết định kinh doanh đúng đắn. Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh của Công ty, trình độ kế toán trong bộ máy kế toán, cơ sở vật chất và tuỳ thuộc vào tổ chức bộ máy quản lí mà mỗi Công ty có thể tổ chức công tác kế toán nói chung, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng sao cho đơn giản, dễ làm, dễ theo dõi, phù hợp song vẫn đảm bảo đúng chế độ do Nhà nước ban hành. Có như vậy mới đảm bảo tính thống nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho sự quản lí vĩ mô của các cơ quan quản lí có liên quan. Thứ hai, việc hoàn thiện phải căn cứ vào đặc điểm quản lí, hoạt động kinh doanh, tình hình thực tế của Công ty và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các nhân viên trong bộ máy kế toán. Như vậy, mới đảm bảo cho việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ, sổ sách liên quan nhanh chóng, chính xác, kịp thời, cung cấp đầy đủ thông tin kế toán. Thứ ba, hoàn thiện kế toán hàng và xác định kết quả bán hàng trên hai mặt nội dung và phương pháp hạch toán sao cho các nội dung chỉnh sửa đó được truyền đạt đến các nhân viên trong Công ty một cách nhanh chóng, dễ hiểu, dễ vận dụng và tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng hệ thống thông tin hiện đại, áp dụng phần mềm kế toán hoàn thiện tới đây của Công ty được triển khai có hiệu quả. Thứ tư, việc hoàn thiện phải có tính khả thi xét về mặt chi phí bỏ ra và lợi nhuận thu được từ việc hoàn thiện đó. Để đảm bảo việc hoàn thiện tuân thủ được các nguyên tắc trên thì Công ty cần phải đảm bảo các yêu cầu sau: Thứ nhất, hệ thống chứng từ kế toán ban đầu liên quan đến các nghiệp vụ mua, bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải được thiết lập phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty trên cơ sở các chứng từ bắt buộc theo quy định của Nhà nước. Việc luân chuyển chứng từ sao cho phù hợp với tình hình thực tế của Công ty, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, thuận tiện. Vì như vậy sẽ nâng cao tính pháp lí, tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán theo dõi và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thứ hai, trang bị cơ sở vật chất kĩ thuật, hệ thống thông tin hiện đại tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán phản ánh một cách dễ dàng, chính xác, nhanh chóng và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để đảm bảo tính đúng kỳ của các nghiệp vụ kế toán. Ngoài ra, còn có một số yêu cầu khác như: môi trường làm việc, các biện pháp khuyến khích vật chất, tinh thần tạo nên một môi trường làm việc năng động, có sự cạnh tranh lành mạnh giữa các nhân viên và phòng ban, ham học hỏi để tích luỹ kinh nghiệm ngày càng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của mình, đáp ứng kịp với sự thay đổi của chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán hiện hành, nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty. 3.2. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QỦA BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - TSI 3.2.1. Những ưu điểm Sau hơn 9 năm thành lập và hoạt động có thể khẳng định rằng Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI đã đạt được nhiều thành tích đáng khích lệ. Công ty đáp ứng ngày càng tốt nhu cầu của khách hàng, vì thế thị trường tiêu thụ hàng hoá của Công ty không chỉ trên địa bàn Hà Nội mà còn được mở rộng trên khắp các tỉnh thành trong nước; thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với hệ thống khách hàng rộng khắp. Công ty ngày càng chiếm được một vị trí quan trọng trên thị trường công nghệ thông tin, tạo công ăn việc làm cho người lao động, đóng góp một phần lớn vào Ngân sách Nhà nước và một phần công sức cho sự nghiệp giáo dục và đào tạo công nghệ thông tin cho đất nước. Đạt được những thành tựu trên điều trước tiên phải kể đến đó là nhân tố con người. Đội ngũ nhân viên của Công ty hiện nay tương đối trẻ, năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về công nghệ thông tin, kế toán tài chính, marketing, dự án, tự động hoá cùng với sự lãnh đạo tài tình, đưa ra các chiến lược kinh doanh đúng đắn, kịp thời của Ban Giám đốc Công ty. Công ty đã xây dựng được mối quan hệ ứng xử tốt đẹp giữa các thành viên trong cộng đồng Công ty tạo nền tảng để đạt tới sự thống nhất sức mạnh trong công việc kinh doanh như thăm hỏi, giúp đỡ lẫn nhau khi gặp khó khăn, cùng quan tâm đến lợi ích chung của Công ty, quan hệ cởi mở với đối tác bên ngoài: khách hàng, đối thủ cạnh tranh, tuân thủ pháp luật, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước, tạo hưng phấn thi đua học hỏi, tích luỹ kinh nghiệm và hăng say làm việc, thường xuyên tổ chức các buổi tham quan, nghỉ mát, hoạt động vui chơi giải trí. Bộ máy kế toán: Được tổ chức theo mô hình tập trung với sự bố trí nhân lực hợp lí, có trình độ chuyên môn về kế toán vững chắc, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán và quản lí được tập trung. Trong đó là hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng được đặc biệt quan tâm. Nhờ vậy, kế toán phản ánh nhanh chóng, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên chứng từ, sổ sách kế toán đúng chế độ kế toán để theo dõi kết quả hoạt động kinh doanh của cả Công ty nói chung và kết quả của từng mặt hàng nói riêng. Về hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán tại Công ty áp dụng theo Quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính, căn cứ vào đặc điểm, quy mô và lĩnh vực kinh doanh của Công ty mà lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán. Việc xây dựng hệ thống tài khoản như hiện nay tại Công ty rất đơn giản, gọn nhẹ nhưng vẫn phản ánh, theo dõi đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế, giúp cho việc quản lí đối tượng kế toán chính xác và đầy đủ. Về hệ thống chứng từ kế toán: Hệ thống chứng từ kế toán của Công ty rất đa dạng và phong phú. Ngoài những chứng từ bắt buộc theo mẫu quy định của Bộ Tài chính, còn có các chứng từ hướng dẫn được thiết kế dựa trên các mẫu có sẵn do nhân viên kế toán các phần hành lập sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh, đặc điểm tổ chức công tác kế toán, tiện lợi cho việc ghi chép. Vì vậy, mỗi nghiệp vụ kinh tế đều được kế toán phản ánh đầy đủ lên chứng từ và được phê duyệt đầy đủ. Sau khi lập và được kiểm tra các thông tin trên chứng từ thì các chứng từ này được nhập vào máy tính theo phần mềm kế toán AT - Soft và được lưu trong máy tính để quản lí và làm căn cứ ghi sổ kế toán, đối chiếu. Hệ thống sổ sách kế toán: Hiện nay Công ty áp dụng hình thức ghi sổ là hình thức chứng từ ghi sổ. Với loại hình kinh doanh là thương mại,các nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá diễn ra rất nhiều, vì vậy việc áp dụng hình thức ghi sổ này là rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Đây là một hình thức ghi sổ đơn giản, kết cấu ghi sổ dễ ghi, số liệu trên các sổ dễ đối chiếu và dễ kiểm tra. Với hình thức ghi sổ này, giúp cho kế toán giảm bớt việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách kế toán thông qua việc lập chứng từ ghi sổ. Hệ thống sổ sách kế toán được nhân viên kế toán lập và vận dụng linh hoạt sao cho tiện lợi cho việc ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế. Vì vậy, hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cũng được theo dõi đầy đủ và cung cấp các thông tin kế toán chính xác. Kế toán còn mở sổ chi tiết hàng hoá cho từng mặt hàng, sổ chi tiết bán hàng từng mặt hàng, sổ kế toán chi tiết giá vốn hàng bán, sổ kế toán chi tiết doanh thu để theo dõi các tình hình nhập, xuất hàng hoá. Nhờ vậy, mặc dù Công ty không mở chi tiết các TK 156, TK 632, TK 511 theo từng mặt hàng nhưng vẫn có thể xác định doanh thu bán hàng theo từng sản phẩm. Từ đó sẽ xác định được lãi, lỗ theo từng mặt hàng, và đưa ra các quyết định về việc nhập, xuất hàng hoá đó cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh của Công ty. Về phương pháp kế toán hàng tồn kho: Với phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên cho phép kế toán có thể theo dõi tình hình biến động của hàng hoá thường xuyên, tính ra giá trị hàng hoá tồn kho vào bất kì thời điểm nào. Nhờ vậy, có thể xác định được giá trị hàng hoá thừa, thiếu và tìm ra nguyên nhân và biện pháp xử lí kịp thời. Phương pháp tính giá hàng hoá xuất kho: Hoạt động trong lĩnh vực thương mại, số lượng hàng hoá, mặt hàng kinh doanh rất phong phú đa dạng, số lần nhập, xuất mỗi loại hàng hoá là rất nhiều. Vì vậy, Công ty áp dụng phương pháp tính giá vốn hàng hoá xuất bán theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ cho mỗi hàng hoá trong một tháng là rất phù hợp. Với phương pháp này đã làm giảm khối lượng công việc hạch toán chi tiết hàng hoá, không phụ thuộc vào số lần nhập hàng hoá trong mỗi tháng. Về kế toán b án h àng và xác định kết quả bán hàng : Nhờ có việc tổ chức công tác hạch toán kế toán hợp lí và phù hợp mà việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ b án h àng và xác định kết quả bán hàng cũng được phản ánh kịp thời, chính xác và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Từ đó xác định được kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, các mặt hàng trong một tháng và trong cả năm tài chính. Qua đó đưa ra được các quyết định kinh doanh đúng đắn. Trong quá trình bán hàng, Công ty cũng có nhiều chính sách ưu đãi với khách hàng, khuyến khích tiêu dùng ngày càng nhiều của khách hàng như khuyến mãi và chiết khấu thương mại cho những khách hàng mua hàng hoá với số lượng nhiều. Hệ thống giá cả và chính sách ưu đãi này được xây dựng phù hợp với từng khách hàng khác nhau. Thiết lập được kênh phân phối hàng hoá đến đại lí và tận tay người tiêu dùng cuối cùng. Việc làm này đã giúp cho Công ty có thể kiểm soát được quá trình phân phối hàng hoá và tiêu thụ sản phẩm của Công ty và có thể nắm bắt trực tiếp các thông tin về tình hình thị trường như về khách hàng, đối thủ cạnh tranh, đặc tính của sản phẩm, phản ứng của khách hàng về các sản phẩm mà Công ty cung cấp, giá cả, cung cầu hàng hoá, dịch vụ mà Công ty kinh doanh thông qua phòng nghiên cứu và phát triển thị trường. Từ đó nâng cao chất lượng phục khách hàng và nâng cao uy tín của Công ty trên thị trường, đề ra được các chiến lược và biện pháp kinh doanh cụ thể. Việc hạch toán, quyết toán thuế và các khoản phải nộp khác cho Nhà nước cũng được tiến hành nhanh chóng, đúng thời gian quy định của Nhà nước. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, theo dõi và quản lí của cơ quan chủ quản. Về tin học trong công tác kế toán: Hiện tại Công ty đã áp dụng tin học hoá vào quá trình hoạt động kinh doanh thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán AT - Soft để theo dõi tình hình tăng giảm hàng hoá, thu, chi tiền mặt; quản lí và theo dõi công nợ với khách hàng và nhà cung cấp; quản lí, nhập liệu các chứng từ ; xây dựng mạng tin học nối mạng internet nhằm thu thập thông tin ở thị trường thế giới; sử dụng thương mại điện tử như mở trang Web của Công ty (http:// www.TSI.com.vn ) để quảng cáo trên mạng, tiến hành giao dịch với nhà cung cấp trước khi kí kết hợp đồng kinh tế thông qua mạng Internet. Vì vậy, công việc hạch toán, ghi chép và tính toán của kế toán cũng như việc cập nhật thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty và giao dịch với khách hàng được giảm bớt, nhanh chóng, chính xác và tính bảo mật cao hơn rất nhiều. Và một ưu điểm nữa mà Công ty đã đạt được và góp một phần quan trọng trong việc tăng doanh thu bán hàng trong thời gian qua mà không thể không kể đến đó là Công ty đã quan tâm đến việc xây dựng và bảo hộ thương hiệu cho Công ty mình. Thương hiệu chính là tài sản của Công ty cần được bảo vệ và chính là vũ khí cạnh tranh sắc bén nhất. Vì thế Công ty đã tạo nên thương hiệu cho các sản phẩm kinh doanh chủ yếu và nổi trội của Công ty như màn hình HCT, loa HCT, case HCT. Cùng với uy tín hoạt động của Công ty trong nhiều năm qua trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng, Công ty đã ngày càng làm cho thương hiệu của mình trở nên gần gũi, quen thuộc với thị trường công nghệ thông tin, với khách hàng và đã trở thành một công cụ cạnh tranh, công cụ bán hàng có hiệu quả. Với những yếu tố trên đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo được các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi như nguyên tắc hoạt động liên tục, nguyên tắc thận trọng, nguyên tắc nhất quán, nguyên tắc phù hợp và nguyên tắc trọng yếu . 3.2.2. Những tồn tại Bên cạnh những ưu điểm to lớn kể trên, trong việc tổ chức công tác kế toán nói chung, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI vẫn còn tồn tại một số những hạn chế nhất định mà Công ty có thể hoàn thiện những tồn tại này nhằm giúp cho việc quản lí hoạt động kinh doanh tốt hơn, từ đó sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh lên cao hơn. Những hạn chế đó cụ thể là: Thứ nhất, về hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán: Vì các mặt hàng kinh doanh tại Công ty rất nhiều nên Công ty không mở chi tiết các TK 511, TK 632, TK 156 theo từng mặt hàng để tránh sự cồng kềnh trong hệ thống tài khoản, mà kế toán mở sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết hàng hoá cho từng mặt hàng cụ thể để theo dõi doanh thu của từng mặt hàng trong một tháng. Tuy nhiên, sổ chi tiết tài khoản 632, sổ chi tiết tài khoản 511, sổ chi tiết tài khoản 911 lại không mở cho từng mặt hàng mà lại mở cho tất cả các mặt hàng trong một tháng. Hơn nữa kết cấu ghi chép trên sổ chi tiết TK 632, TK 511, TK 911 giống với cách ghi chép trên sổ cái TK 632, TK 511, TK 911. Điều này tạo nên một sự trùng lặp trong việc phản ánh và ghi chép. Nếu sau khi đã lập chứng từ ghi sổ giá vốn hàng bán, doanh thu và kết chuyển theo định kỳ tháng thì việc lập các sổ kế toán trên là không cần thiết. Mà có thể từ chứng từ ghi sổ tập hợp vào sổ cái các tài khoản này. Còn nếu không lập chứng từ ghi sổ thì vẫn lập sổ chi tiết tài khoản 632, sổ chi tiết tài khoản 511, sổ chi tiết tài khoản 911 nhưng kết cấu ghi chép phải được thiết kế lại để phù hợp và tiện lợi cho việc theo dõi, tập hợp số liệu. Thứ hai, trong việc tính giá mua hàng nhập kho, chỉ có hàng nhập khẩu từ nước ngoài thì mọi chi phí phát sinh trong quá trình thu mua hàng nhập khẩu mới được tập hợp và tính vào giá mua hàng nhập kho. Còn với chi phí thu mua hàng trong nước không được tập hợp, phân bổ cho các mặt hàng và tính giá nhập kho hàng hoá đó. Các chi phí này được tập hợp trên tài khoản 642 - Chi phí quản lí doanh nghiệp. Cuối kỳ kết chuyển các chi phí này sang tài khoản 911 để xác định kết quả tiêu thụ. Việc hạch toán như thế này tuy nhiên lợi nhuận trước và sau thuế của Công ty không bị thay đổi, nhưng lãi gộp lại bị thay đổi (vì Lãi gộp = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán). Điều này nhiều khi gây khó khăn cho việc ra quyết định của Ban Giám đốc Công ty. Thứ ba, hoạt động kinh doanh thương mại với quy mô tương đối lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thường xuyên. Điều đó đòi hỏi Công ty luôn luôn dự trữ một lượng hàng hoá nhất định trong kho để đảm bảo cho việc lưu thông hàng hoá diễn ra một cách liên tục, đảm bảo sự hoạt động liên tục của Công ty, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, thiết lập mạng lưới hệ thống khách hàng rộng khắp. Bên cạnh đó khi bán hàng, Công ty cũng sử dụng nhiều phương thức thanh toán với khách hàng: thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, trả chậm, bù trừ công nợ. Tuỳ theo quy mô công nợ, mức độ thường xuyên hay không thường xuyên của khách hàng mà Công ty có những quy định về thời hạn nợ khác nhau. Mặc dù vậy, hiện nay Công ty không lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng là những khoản chi phí thực tế chưa được chi nhưng được trích trước vào chi phí quản lí doanh nghiệp (với dự phòng các khoản nợ khó đòi), vào giá vốn hàng bán (với dự phòng giảm giá hàng tồn kho) để nhằm tạo một nguồn dự trữ tài chính cần thiết để bù đắp cho những thiệt hại xảy ra về các khoản nợ và hàng tồn kho cho niên độ kế toán liền sau. Vì vậy, nếu không lập dự phòng cho các khoản này thì khi xảy ra rủi ro trong kinh doanh do các yếu tố khách quan gây ra thiệt hại như giảm giá hàng tồn kho so với giá của thị trường, khách hàng không trả được nợ vì phá sản, mất tích .thì không có khoản tài chính dự trữ để bù đắp cho khoản này. Thứ tư, về khoản giảm trừ doanh thu chiết khấu thương mại được Công ty vận dụng đối với những khách hàng mua nhiều hàng hoá. Nhưng Công ty không mở riêng TK 521 để theo dõi riêng các khoản giảm trừ này gây khó khăn cho việc theo dõi và quản lí các khoản chiết khấu thương mại cũng như theo dõi các khách hàng mua hàng của Công ty với số lượng lớn. Bên cạnh đó Công ty có thể mở tài khoản 532 – Giảm giá hàng bán để theo dõi các khoản giảm giá do mặt hàng bị lỗi thời, tồn kho lâu ngày không tiêu thụ được để tiện lợi cho việc theo dõi các mặt hàng tồn kho, kém phẩm chất này. Thứ năm, tài khoản 642 được mở ra để theo dõi tất cả các khoản chi phí liên quan đến hoạt động quản lí, hoạt động bán hàng, chi phí thu mua hàng hoá ngoài giá mua trừ các chi phí liên quan đến hoạt động tài chính. Chi phí này đến cuối kì sẽ được tập hợp và kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả tiêu thụ trong kì đó mà không được phân bổ cho hàng hoá bán ra và hàng hoá tồn kho trong tháng. Như vậy, nếu số lượng hàng hoá tồn kho nhiều thì kết quả kinh doanh bị giảm đi rất nhiều và không chính xác. Thứ sáu, hiện nay hệ thống máy tính được trang bị và phần mềm kế toán áp dụng tại Công ty mới chỉ mang tính chất hỗ trợ cho việc tính toán, quản lí hàng hoá, công nợ mà thôi. Còn việc phản ánh ghi chép lên sổ sách kế toán, kết chuyển doanh thu, chi phí để xác định kết quả, in ra báo cáo là do kế toán viên trong Công ty làm theo phương pháp thủ công. Hoạt động kinh doanh thương mại, dịch vụ, chuyên cung cấp các sản phẩm công nghệ thông tin, điện tử viễn thông, các phần mềm máy tính đặc biệt trong điều kiện kinh tế hiện nay, cạnh tranh ngày càng gay gắt việc cung cấp thông tin đòi hỏi phải chính xác, nhanh chóng, kịp thời. Vì vậy, việc áp dụng kế toán máy một cách đầy đủ là một yêu cầu hết sức cần thiết. Có như vậy thì công việc kế toán được giảm bớt đi rất nhiều, nhanh chóng và chính xác hơn. 3.3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN B ÁN H ÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - TSI 3.3.1. Chi phí mua hàng và phân bổ chi phí mua hàng Hiện tại chỉ có chi phí mua hàng nhập khẩu được tính vào giá thực tế nhập kho, còn chi phí mua hàng nội địa, chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty được tập hợp hết trên tài khoản 642 - Chi phí quản lí doanh nghiệp, đến cuối mỗi tháng được tập hợp và kết chuyển sang tài khoản 911- Xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ kế toán đó, chi phí này bị loại ra khỏi hàng tồn kho trong kỳ. Như vậy, nếu hàng tồn kho nhiều thì việc xác định kết quả kinh doanh trở nên không chính xác. Theo em thay vì tính chi phí thu mua hàng hoá vào giá thực tế nhập kho như trên, kế toán nên mở tài khoản 156 - Hàng hoá, chi tiết thành tài khoản 1561 - Giá trị hàng hoá nhập kho và tài khoản 1562 - Chi phí thu mua hàng hoá. Đến cuối mỗi tháng sau khi đã tính được giá trị hàng hoá xuất kho, kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua này cho số hàng hoá bán ra trong kỳ đó theo công thức như sau: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán = Chi phí thu mua đầu tháng + Chí phí thu mua trong tháng x Giá mua hàng xuất bán Giá mua hàng xuất bán tháng + Giá mua hàng tồn kho cuối tháng Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho = Tổng chi phí thu mua - Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán Với cách phân bổ như thế này thì một phần chí phí sẽ nằm trong hàng tồn kho và được loại ra khỏi chi phí trong kỳ hoạt động và việc tính kết quả hoạt động kinh doanh sẽ chính xác hơn. Tương tự như vậy, chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp phát sinh trong kỳ cũng nên phân bổ như trên theo tiêu thức trên. CPBH, CPQL phân bổ cho hàng xuất bán = CPBH, CPQL đầu tháng + CPBH, CPQL trong tháng x Giá mua hàng xuất bán Giá mua hàng xuất bán + Giá mua hàng tồn kho cuối tháng Khi đó kế toán sẽ phản ánh như sau: Nợ TK 911- Chi phí phân bổ cho hàng hoá bán ra trong kỳ Có TK 642 - CPBH, CPQL phân bổ cho hàng hoá bán ra trong kỳ Số chi phí phân bổ cho hàng tồn kho phản ánh như sau: [...]... nghiệp bước vào hoạt động kinh doanh để nhằm thúc đẩy nền kinh tế phát triển thì kế toán nói chung và kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng lại càng phát huy hết tác dụng của mình trong việc giúp cho các nhà quản trị tìm lời giải đáp cho bài toán lợi nhuận của mình Với đề tài: Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI... LUẬN Với toàn bộ nội dung từ lí luận cơ sở đến thực trạng kết toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI mà em đã trình bày ở trên đã thể hiện thấy rõ tầm quan trọng của công cụ quản lí kinh tế kế toán trong Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI nói riêng và đối với toàn bộ nền kinh tế Quốc dân nói chung Đặc biệt trong điều... doanh số bán, mở rộng mối quan hệ với khách hàng Với phương thức bán hàng này Công ty sẽ gửi hàng cho các đơn vị khác, cửa hàng, đại lí buôn bán các sản phẩm công nghệ thông tin và Công ty sẽ trả cho các đại lí đó một khoản được gọi là hoa hồng bán hàng và khoản này sẽ được hạch toán vào chi phí bán hàng Khi đó: Công ty xuất hàng giao đại lí, kế toán sẽ ghi: Nợ TK 157 - Hàng gửi đại lí Có TK 156 - Hàng. .. của toàn Công ty Tuy nhiên nếu được áp dụng phần mềm kế toán hoàn thiện, kế toán chỉ cần cập nhật số liệu khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phân tích, thực hiện lệnh, phần mềm kế toán và máy tính sẽ tự động kết chuyển vào các sổ kế toán liên quan, tính ra kết quả hoạt động cuối kỳ kế toán và in ra báo cáo thì khối lượng công việc của kế toán sẽ được giảm đi rất nhiều và thời gian hoàn thành công việc... thanh toán nợ cho Công ty 3.3.5 Đa dạng hoá phương thức bán hàng Hiện tại Công ty đang áp dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn qua kho và bán lẻ thu tiền tập trung Đây là hai phương thức bán hàng mà trong nhiều năm qua đã giúp Công ty đạt được nhiều kết quả to lớn Tuy nhiên, Công ty nên áp dụng hình thức nữa là bán hàng theo đại lí, kí gửi Đây cũng là một phương thức bán hàng có hiệu quả. .. tiền hàng từ đại lí Nợ TK 111,112 Có TK 131 - Phải thu đại lí Với hình thức bán hàng này thì Công ty và đại lí nhận kí gửi phải có sự liên lạc thường xuyên với nhau về tình hình bán hàng Có như vậy, Công ty mới hạch toán kịp thời các nghiệp vụ bán hàng và phản ánh doanh thu lên sổ kế toán để đảm bảo tính đúng kỳ của doanh thu 3.3.6 Về sổ kế toán Hiện nay, việc hạch toán doanh thu bán hàng và giá vốn hàng. .. mới và khi phổ biến cho nhân viên sẽ tiếp cận dễ dàng hơn Hoặc Công ty cũng có thể sử dụng phần mềm kế toán mới bên cạnh việc sử dụng phần mềm kế toán AT – Soft là phần mềm kế toán Misa Đây cũng là một phần mềm kế toán phổ biến ,hoàn chỉnh, đơn giản, dễ sử dụng, thuận lợi cho việc quản lí, theo dõi, hạch toán đối tượng kế toán KẾT LUẬN Với toàn bộ nội dung từ lí luận cơ sở đến thực trạng kết toán bán. .. hơn Thông qua đó có thể kiểm soát được các khách hàng thường xuyên, mua hàng với số lượng lớn và doanh số bán hàng hoá Khi đó cuối mỗi tháng kế toán sẽ tập hợp các khoản giảm trừ này và kết chuyển sang tài khoản 511 để tính ra doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ thuần theo bút toán như sau: Tập hợp các khoảm giảm trừ doanh thu: Nợ TK 521 – Chiết khấu thương mại Nợ TK 532 – Giảm giá hàng bán. .. vậy, kế toán sẽ theo dõi được toàn bộ tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng thông qua tài khoản duy nhất là tài khoản 131, việc theo dõi, đối chiếu công nợ sẽ đạt được hiệu quả cao hơn Mặt khác, kế toán cũng sẽ theo dõi được tổng nợ của các khách hàng và từng khách hàng riêng biệt, khách hàng nào là khách hàng thường xuyên, khách hàng nào là khách hàng không thường xuyên và tình hình thanh toán. .. hàng tồn kho Sang kỳ sau nếu hàng tồn kho này được xuất bán thì sẽ kết chuyển chi phí này để xác định kết quả như sau: Nợ TK 911 Có TK 142 Bên cạnh đó, kế toán nên mở thêm TK 641 - Chi phí bán hàng để theo dõi riêng biệt chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả của việc ghi chép, theo dõi các khoản chi phí phát sinh trong kỳ liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty . HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - TSI 3.1. SỰ CẦN THIẾT VÀ NGUYÊN. TẮC HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QỦA BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - TSI 3.1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện