MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY IN HÀNG KHÔNG 1. Một số nhận xét về công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu 1.1. Ưu điểm: Cùng với sự lớn mạnh không ngừng cả về quy mô và tốc độ của nền kinh tế n- ước ta, Công ty cổ phần In Hàng không ngày càng lớn mạnh về nhiều mặt, trong đó, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng cũng không ngừng đ- ược củng cố và hoàn thiện đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác quản lý, hạch toán NVL trong điều kiện nền kinh tế thị trường nước ta hiện nay. Ngay sau khi Bộ trưởng Bộ tài chính ra quyết định số 1141/CT/QĐ-CĐ kế toán về việc áp dụng chế độ kế toán mới, nhìn chung Công ty đã nhanh chóng áp dụng. Các công việc kế toán từ khâu mua, bảo quản, dự trữ đều được các cán bộ nhân viên của Công ty thực hiện tương đối tốt. Việc cung ứng, bảo quản dự trữ vật tư đã đảm bảo cho sản xuất của Công ty diễn ra liên tục, chưa một trường hợp nào bị ngừng lại do thiếu NVL. Về thủ tục nhập kho xuất kho đều có đầy đủ hoá đơn, chứng từ bên bán, có kiểm nghiệm vật tư nhập kho. Vật tư xuất kho có phiếu xuất kho, được tính trên cơ sở nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao NVL, có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan. Về tổ chức kho: Hệ thống kho mà Công ty tổ chức rất hợp lý, phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty, đảm bảo theo dõi tình hình NVL, tính toán phân bổ chính xác kịp thời cho từng đối tượng. Nét nổi bật trong quản lý công tác kế toán NVL là hầu hết công việc trong phần hành kế toán NVL được đăng ký quản lý vào máy theo từng kho và từng loại thuận tiện cho kế toán chi tiết NVL. Khi muốn biết về tình hình nhập, xuất, tồn của một loại vật tư nào trong một tháng thì chỉ cần vào đúng mã kho, mã loại là có thể xem được. Trị giá NVL mua ngoài nhập kho bao gồm giá mua và chi phí thu mua, bốc dỡ, vận chuyển, phản ánh đúng trị giá thực tế của NVL nhập kho.Trị giá thực tế NVL xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền, được thực hiện trên máy nên độ chính xác cao. Đối với việc hạch toán chi tiết NVL, Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song, phương pháp này đơn giản, dễ làm, kết hợp với hình thức kế toán là nhật ký sổ cái nên dễ kiểm tra. Mặt khác, với phương pháp kê khai thường xuyên nên có thể theo dõi liên tục và thường xuyên số dư của NVL. Như vậy, cùng với sự nỗ lực không ngừng của các cán bộ trong phòng kế toán, kết hợp với sự trợ giúp của máy tính mà việc tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức công tác kế toán NVL nói riêng giúp cho nhà quản trị nắm bắt được tình hình tài chính của Công ty luôn kịp thời, chính xác giúp cho việc ra quyết định nhanh chóng, thích hợp. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán NVL ở Công ty cổ phần In Hàng không không còn một số hạn chế nhất định. Cụ thể là: 1.2 Những tồn tại chủ yếu: * Tồn tại 1: Về công tác quản lý NVL NVL ở công ty gồm nhiều loại, nhiều nhóm và quy cách khác nhau có thể nhớ hết mã NVL để phục vụ cho công tác quản lý nhng mới theo dõi đến từng thứ NVL chứ chưa theo dõi chi tiết cụ thể đến từng nhóm : Ví dụ : Kẽm ở công ty có rất nhiều loại bao gồm : - Kẽm Nhật (61x72), (55x65)… - Kẽm Trung Quốc (61x72), (55x65), (64x68)… Và còn nhiều loại nhưng chỉ được hạch toán vào TK 1521: NVL trực tiếp. Điều này khiến cho công tác kế toán dễ bị nhầm lẫn gây khó khăn cho công tác kế toán. * Tồn tại 2: Việc tập hợp chi phí NVL dùng trong tháng: Ở Công ty in cổ phần Hàng không, tất cả các NVL sử dụng đều coi là xuất kho sản xuất và tập hợp vào TK 621 “ Chi phí NVL trực tiếp”. Kế toán trong công ty sử dụng TK 627, 642 nhng lại không mở chi tiết đến TK cấp 2: TK 6272, TK 642 để tập hợp chi phí NVL phục vụ cho sản xuất và cho người quản lý công ty. Việc hạch toán như vậy sẽ không phản ánh đúng thực tế từng khoản mục chi phí nằm trong giá thành sản phẩm. Chi phí NVL trực tiếp quá mức thực tế bỏ ra còn chi phí sản xuât chung lại ít hơn. Từ đó sẽ không thuận lợi cho việc phấn đấu tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm của công ty. Ngoài ra công ty còn mở TK 154 “chi phí sản xất kinh doanh dở dang” nên cuối kỳ các TK 621,627 được kết chuyển sang TK 623 như vậy là không đúng với chế độ kế toán, vừa gây khó khăn cho việc tập hợp chi phí, xác định giá thành sản phẩm trong kỳ. * Tồn tại 3: Tổ chức theo dõi phế liệu thu hồi: Tại công ty, phế liệu thu hồi nhập kho không được phản ánh trên giấy tờ sổ sách về lượng cũng như giá trị. Điều này dẫn đến tình trạng mất mát hao hụt phế liệu làm thất thoát một phần nguồn thu nhập của công ty. * Tồn tại 4: Về việc thanh toán với người bán hàng: Hiện nay để theo dõi tình hình thanh toán với người bán hàng, công ty đã mở sổ chi tiết thanh toán với người bán. Mỗi nhà cung cấp đợc theo dõi riêng một quyển sổ. Theo em, việc theo dõi tình hình thanh toán như vậy là không cần thiết vì có nhiều nhà cung ứng trong tháng công ty không có phát sinh mua hàng họăc có phát sinh nh- ưng rất ít. Tuy nhiên, đối với những nhà cung cấp thường xuyên công ty nên mở sổ chi tiết riêng để theo dõi, còn đối với những nhà cung cấp không thường xuyên thì có thể mở chung một quyển sổ. * Tồn tại 5: Vấn đề lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phần nào bù đắp thiệt hại xảy ra khi NVL bị giảm giá. Nhng công ty in cổ phần Hàng không lại chưa tổ chức hạch toán dự phòng do đó phần nào ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh kỳ phân tích khi giá các loại NVL giảm đột ngột. 2. Những vấn đề hoàn thiện công tác quản ly và kế toán NVL tại công ty in cổ phần Hàng không. 2.1. Kiến nghị thứ nhất. Hoàn thiện công tác quản lý NVL (lập sổ danh điểm NVL) “Sổ danh điểm NVL” là sổ tổng hợp toàn bộ các NVL mà công ty đang sử dụng. Trong sổ danh điểm NVL được theo dõi từng loại, từng nhóm, từng thứ quy cách một cách chặt chẽ, thuận tiện cho việc tìm kiếm thông tin về một thứ, một nhóm, một loại NVL nào đó. Để lập “Sổ danh điểm NVL”, điều quan trọng nhất là phải sử dụng được bộ mã NVL chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ sung những lợi NVL mới thuận tiện và hợp lý. Hiện nay, công ty đã xây dựng bộ mã NVL nhưng rất phức tạp, khó nhớ. Do vậy, công ty có thể xây dựng cụ thể bộ mã NVL theo các đặc điểm sau: Loại vật liệu Nhóm vật liệu trong mỗi loại Thứ vật liệu trong mỗi nhóm Quy cách vật liệu trong mỗi nhóm Trước hết bộ mã vật liệu được xây dựng trên cơ sở số liệu các tak cấp 2 đối vật liệu với vật liệu: Vật liệu chính : 1521 Vật liệu phụ : 1522 Nhiên liệu : 1523 Phụ tùng thay thế : 1524 Phế liệu : 1525 Đối vật liệu với mỗi loại vật liệu, tiếp tục phân chia thàng nhóm vật liệu và lập mã cho từng nhóm. Trong loại NVL chính ta phân vật liệu đặt mã như sau: Nhóm giấy : 1521-1 Nhóm kẽm : 1521-2 Nhóm mực : 1521-3 Trong loại NVL phụ ta phân vật liệu đặt mã như sau: Nhóm vỏ lô nước : 1522-1 Nhóm xà phòng : 1521-2 Nhóm các vật liệu dán sách(keo, hồ .) : 1522-3 Nhóm vật liệu phụ khác: 1522-4 Trong nhóm nhiên liệu: Nhóm than : 1523-1 Nhóm xăng : 1523-2 Nhómdầu hoả : 1523-3 Trong nhóm phụ tùng thay thế: Nhóm phụ tùng (dây cu roa, vòng bi .) : 1524-1 Nhóm phụ tùng điện (bóng điện, pin, điện thoại .): 1524-2 Trong nhóm phế liệu: Nhóm giấy xước : 1525-1 Nhóm giấy lõi : 1525-2 Nhóm giấy lề : 1525-3 Nhóm giấy in hỏng : 1525-4 Nhóm giấy bìa hỏng : 1525-5 2.2. Kiến nghị thứ hai: Hoàn thiện việc tổ chức theo dõi kế toán phế liệu thu hồi. Tại công ty, phế liệu không có phiếu nhập kho do đó công ty nên tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu. Phế liệu trước khi nhập kho phải được bộ phận có trách nhiệm tổ chức cân, ước tính giá trị, hạch toán vật liệu phế liệu theo bút toán. Nợ TK 152 Có TK 515 Theo giá ước tính Và khi xuất bán phế liệu thu tiền ngay, kế toán cũng phải lập hoá đơn GTGT, ghi vào giá vốn hàng bán và danh thu hàng bán như đối với trường hợp tiêu thụ thành phẩm hàng hoá, theo bút toán: Nợ TK 632 Có TK 152 Theo giá ước tính Nợ TK 111, 112 Có TK 511 Có TK 3331 Theo giá ước tính 2.3. Kiến nghị thứ ba: Về các cách hạch toán chi tiết với người bán Để theo dõi chung đối với những nhà cung cấp không thường xuyên, kế toán mở chung một quyển sổ chi tiết với mẫu như sau: Sổ chi tiết TK 331 “Phải trả nhà cung cấp” Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn được triết khấu Phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có Công Ty TNHH Kim Ngọc ---------------- SDDK SPS trong kỳ SDCK Công ty VPP Hồng Hà SDDK SPS trong kỳ SDCK Trong sổ chi tiết thanh toán nên đưa thêm thời hạn chiết khấu vào để có kế hoạch trả nợ thứ tự các khoản phải trả người bán 2.4. Kiến nghị thứ tư: Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phần nào bù đắp thiệt hại xảy ra khi sản phẩm vật tư bị giảm giá. Đồng thời cũng phản ánh giá thực tế thuần tuý hàng tồn kho của công ty nhằm đa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của công ty khi lập báo cáo cuối kỳ kế toán. KẾT LUẬN Vấn đề tổ chức công tác kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất là một công việc hết sức quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở các doanh nghiệp. Hạch toán NVL là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo Công ty nắm bắt được tình hình và chỉ đạo sản xuất, cũng như việc lập kế hoạch thu mua. Như chúng ta đã biết, chi phí về các loại NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Do đó, tăng cường công tác quản lý kế toán NVL đảm bảo cho việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả vật liệu nhằm thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất trong nền kinh tế thị tr- ường. Qua một thời gian ngắn thực tập, tìm hiểu công tác kế toán NVL tại Công ty cổ phần In Hàng không, em đã đưa ra được những nét nổi bật và một số thiếu sót trong công tác tổ chức kế toán NVL, để từ đó không ngừng nâng cao sự hoàn thiện, phát huy những mặt sẵn có trong công tác kế toán NVL của Công ty. Trong quá trình hoàn thành bản báo cáo tốt nghiệp, em đã được sự hướng dẫn, gợi ý của cô giáo, sự giúp đỡ tạo điều kiện tận tình của các anh chị trong phòng Tài chính - Kế toán Công ty cổ phần In Hàng không. Do nguồn tài liệu hạn chế và khả năng của người viết chuyên đề tốt nghiệp không thể tránh khỏi những sai sót. Em rất mong được sự góp ý và chỉ bảo thêm của cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn Cô giáo Thạc sỹ Nguyễn Thị Hoà, cảm ơn các thầy cô giáo, cảm ơn Phòng Tài chính - Kế toán Công ty cổ phần In Hàng không đã giúp đỡ em hoàn thành bài viết này. Hà nội, ngày 31 tháng 10 năm 2003 Sinh viên thực hiện Bùi Thị Lan Phương TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Giáo trình Kế toán doanh nghiệp (theo luật kế toán mới) TT : Tác giả học viện tài chính Chủ biên : PGS.TS Ngô Thế Chi TS Trương Thị Thuỷ - Nhà xuất bản thống kê Hà nội - 2.Giáo trình Kế toán quản trị Đồng chủ biên : PGS.TS Vương Đình Huệ TS Đào Xuân Tiên - Nhà xuất bản tài chính- 3. Một số sách báo, tạp chí tài chính khác 4.Tài liệu về công ty : - Tài liệu về lịch sử hình thành và phát triển công ty - Báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2004-2005. . MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY IN HÀNG KHÔNG 1. Một số nhận xét về công tác quản lý và kế toán nguyên. 1525-5 2.2. Kiến nghị thứ hai: Hoàn thiện việc tổ chức theo dõi kế toán phế liệu thu hồi. Tại công ty, phế liệu không có phiếu nhập kho do đó công ty nên tiến