HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY KINH DOANH THAN HÀ NỘI I. NHẬN XÉT VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY KINH DOANH THAN HÀ NỘI Trong nền kinh tế hiện nay, kết quả công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Nó phản ánh thực trạng kinh doanh của doanh nghiệp dựa trên các số liệu cụ thể, giúp cho ban lãnh đạo để ra đường lối kinh doanh có hiệu quả nhất. Đồng thời, công tác tiêu thụ hàng hoá cũng giúp doanh nghiệp thự hiện tốt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận. Có thể nói, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng rất được coi trọng trong Công ty kinh doanh Than Hà Nội. Qua thời gian thực tập tại Công ty, tôi nhận thấy Công ty đã đạt được một số ưu diểm và tồn tại một số nhượ điểm sau: 1. Ưu điểm Công ty luôn chủ động nắm bắt nhu cầu khách hàng, tạo điều kiện cho việc mua và thanh toán tiền hàng được thực hiện một cáh hợp lý và thuận tiện, nâng cao uy tín của công ty trên thị trường. Bộ phận quản lý, trong đó bộ máy kế toán đã không ngừng hoàn thiện, đăc biệt là bộ phận kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh. Mặt hàng Than là một mặt hàng đa dạng, có nhiều chủng loại Than. Do vây, việc theo dõi công tác bán hàng không hề đơn giản, đòi hỏi có sự thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán khoa học hợp lý. Trên thực tế, bộ phận kế toán tiêu thụ của công ty đã phản ánh, ghi chép đầy đủ tình hình bán hàng, chi tiết về số lượng giá trị hàng hoá xuất bán, hàng đã bán ra và tồn cuối kỳ, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho nhà quản lý. Kế toán tiêu thụ đã thực hiện đúng nguyên tắc và phản ánh đầy đủ doanh thu, đảm bảo thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế đối với Nhà nước. Các chứng từ kế toán của công ty được lập đều tuân thủ theo các quy định tài chính hiện hành. Các nghiệp vụ mua bán Than đều có hoá đơn tài chính với đầy đủ chữ ký của các cá nhân có liên quan. Chứng từ của công ty được sắp xếp, phân loại theo từng nghiệp vụ tài chính và theo trình tự thời gian một cách hợp lý. Chứng từ kế toán ở các trạm gửi về công ty định kỳ 3 ngày một lần, cách làm này làm cho công việc kế toán được thực hiện một cách thường xuyên liên tục, không tạo áp lực vào cuối tháng cho phòng kế toán. Tổ chức hệ thống sổ sách và luân chuyển sổ sách ở công ty là hợp lý, khoa học, đảm bảo nguyên tắc của chế độ sổ sách kế toán hiện hành, phù hợp với khả năng trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán và đặc điểm quản lý của công ty. Mỗi kế toán viên được phân công theo dõi và lập một số sổ nhất định, giúp cho việc ghi chép được thống nhất, đảm bảo thuận tiên cho công tác kiểm tra, đối chiều giữa các bộ phận kế toán. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong kế toán hàng tồn kho là hợp lý, vì phương pháp này giúp công việc ghi chép chính xác, kịp thời thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức chặt chẽ phù hợp với tình hình đặc điểm thực tế. Đội ngũ kế toán có năng lực, trình độ, nhiệt tình trong công tác nên các việc được thực hiện nhanh chóng, chính xác. Việc lập báo cáo tiến hành một cách đều đặn, đúng định kỳ đảm bảo cho việc cung cấp thông tin tài chính nhanh, chính xác và đầy đủ. 2. Nhược điểm Công ty bán theo hợp đồng số lượng lớn hàng hoá cho các doanh nghiệp thanh toán theo hình thức trả chậm. Nên còn một số lượng tiền chưa thu được, nhưng công ty chưa lập dự phòng phải thu khó đòi. Công ty sử dụng TK 641_”Chi phí bán hàng” để hạch toán cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, điều này không đúng với cơ chế quản lý tài chính hiện hành, đồng thời gây khó khăn cho công tác dự toán chi phí và kiểm soát chi phí của doanh nghiệp. Hệ thống tài khoản của công ty còn khá đơn giản, ít có các tài khoản chi tiết, kế toán chủ yếu sử dụng các tài khoản tổng hợp để theo dõi doanh thu, chi phí và hạch toán kết quả kinh doanh. Điều này làm chi việc theo dõi thông tin chi tiết khá khó khăn. Công ty có nhiều khách hàng mua với số lượng lớn, thanh toán bằng chuyển khoản. Tuy nhiên, công ty chưa áp dụng các biện pháp như: khuyến mãi, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, trong công tác bán hàng để khuyến khích khách hàng tăng cường tiêu thụ hàng hoá của công ty. Chi phí bán hàng của công ty phát sinh còn khá lớn, nên xem xét lại để tiết kiệm chi phí, nâng cao kết quả kinh doanh. II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY KINH DOANH THAN HÀ NỘI Qua quá trình thực tập tại Công ty, trên cơ sở tìm hiểu, nắm vững tình hình thực tế cũng như những vấn đề lý luận đã được học, tôi nhận thấy trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công ty còn có những hạn chế mà nếu có được khắc phụ thì phần hành kế toán nay của Công ty sẽ được hoàn thiện hơn, có hiệu quả hơn. Tôi xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại Công ty như sau: 1. Hoàn thiện hạch toán ban đầu Đặc điểm của kế toán tài chính là kế thừa số liệu cảu các phần hành kế toán trước đó như: kế toán bán hàng, kế toán chi phí kinh doanh, kế toán các hoạt động kinh doanh khác. Do đó các chứng từ phát sinh đều là các chứng từ tự lập. Các chứng từ này được sử dụng trong nội bộ đơn vị làm căn cứ để hạch toán kết quả kinh doanh. Mục đích của việc lập các chứng từ này là để tập hợp và phảm ánh một cách đầy đủ và chi tiết các khoản doanh thu, chi phí (theo từng hoạt động kinh doanh), được kết chuyển để xác định kết quả kinh daonh. Số liệu được phản ánh trong các chứng từ này được thu thập từ các sổ cái TK 511, TK 632, TK 641,… và các sổ chi tiết doanh thu bán hàng, sổ chi tiết chi phí kinh doanh. hoặc từ các nhật ký chứng từ số 7, số 8. Do Công ty đang quản lý và hạch toán các nghiệp vụ mua bán theo từng chủng loại và theo từng trạm kinh doanh, nên khi kế thừa số liệu của phần hành kế toán trước đó, kế toán tài chính cần lập các chứng từ có thể giúp cho việc hạch toán chi tiết kết quả theo từng địa điểm phát sinh. Chẳng hạn như bảng tổng hợp chi phí kinh doanh của các trạm lập theo mẫu sau: Mẫu số 1 ( phần phụ lục) 2. Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán 2.1. Hoàn thiện tài khoản kế toán phản ánh chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán Hiện nay trên thị trường có rất nhiều tập thể và cá nhân hoạt động kinh doanh mặt hàng Than nên tình hình cạnh tranh diễn ra rất gay gắt. Công ty hiện nay đang có một lượng khách hàng truyền thống, là những nhà máy, xí nghiệp lớn. Những khách hàng này thường mua Than với số lượng lớn, thanh toán bằng séc. Do vậy, Công ty nên áp dụng một số biện pháp khuyến mãi như bớt giá, chiết khấu thương mại khi khách hàng mua với số lượng lớn, thanh toán tiền nhanh, nhằm giữ được khách hàng. bằng biện pháp khuyến mãi này có thể Công ty còn tăng được khối lượng khách hàng trong tương lai vì có sự ưu đãi trong việc bán hàng và thanh toán. Khi áp dụng các biện pháp này kế toán phải mở TK 521 “Chiết khấu thương mại” và TK 532 “ Giảm giá hàng bán” để theo dõi. Phương pháp kế toán TK 521 “ chiết khấu thương mại” như sau: Phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh: Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại khách hàng được hưởng Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp theo chiết khấu thương mại Có TK 111, 112, 131: Số tiền trả lại hoặc giảm nợ cho khách hàng Cuối kỳ, kết chuyển số tiền ( Chiết khấu bán hàng đã chấp thuận) cho khách hàng sang TK 511 “ Doanh thu bán hàng” Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 521: Chiết khấu bán hàng Phương pháp kế toán TK 532 “giảm giá hàng bán” Khi phát sinh nghiệp vụ giảm giá hàng bán, kế toán phản ánh: Nợ TK 532: Số tiền giảm giá cho hàng bán Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp theo số tiền giảm giá Có TK 111, 112, 131: Tổng số tiền trả lại hoặc giảm nợ cho khách hàng Cuôi kỳ hạch toán kết chuyển giảm giá hàng bán để điều chỉnh giảm doanh thu: Nợ TK 511: Giảm giá hàng bán Có TK 532: Kết chuyển giảm giá hàng bán 2.2. Hoàn thiện tài khoản kế toán phản ánh chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Các nhà quản lý kinh doanh rất cần biết các thông tin chi tiết, cụ thể về các khoản mục chi phí cũng như việc sử dụng các loại phí này, để từ đó lập dự toán chi phí và chủ động điều tiết chi phí. Nhưng ở Công ty, tất cả các khoản chi phí phát sinh đều được phản ánh trên TK 641 “ Chi phí bán hàng” và không hạch toán chi tiết theo từng khoản mục chi phí. Do đó, thông tin mà kế toán cung cấp chưa đáp ứng được ưu cầu của công tác quan lý. Kế toán nên mở TK 642 “ Chi phí QLDN” để hạch toán riêng chi phí quản lý phát sinh tại Công ty. Tài khoản này dùng để tập hợp các khoản chi phí phát sinh ở bộ phận văn phòng Công ty và các chi phí liên quan đến tất cả hoạt động kinh doanh của đơn vị. Khi đó TK 641 chi phí phản ánh các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ. Để theo dõi các khoản mục chi phí phát sinh ở bộ phận bán hàng, kế toán có thể mở các TK cấp 2 của TK 642 như sau: TK 641.1: Chi phí nhân viên bán hang TK 641.2: Chi phí vật liệu, bao bì TK 641.3: Chi phí sụng cụ đồ dùng TK 641.4: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 641.7: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 641.8: Chi phí bằng tiền khác Hơn nữa, kế toán cần phải mở các tài khoản cấp 3 để theo dõi chi phí bán hàng của từng trạm. Ví dụ chi phí nhân viên bán hàng có thể mở như sau: TK 6411.1: Chi phí nhân viên bán hàng trạm Vĩnh Tuy TK 6411.2: Chi phí nhân viên bán hàng trạm Cổ Loa TK 6411.3: Chi phí nhân viên bán hàng trạm Giáp Nhị TK 6411.4: Chi phí nhân viên bán hàng trạm Ô Cách Tương tự mở chi tiết các tài khoản cấp 3 theo dõi các khoản mục chi phí ở từng trạm, Riêng chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty, nếu hạch toán chi tiết theo từng khoản mục phí sẽ gặp khó khăn và phức tạp. Do đó, kế toán chỉ nên hạch toán chi tiết chi phí quản lý theo từng trạm kinh doanh để có căn cứ xác định kết quả kinh doanh của từng trạm. Kế toán mở các tài khoản chi tiết của TK 642 như sau: TK 6420.1: Chi phí quản lý trạm Vĩnh Tuy TK 6420.2: Chi phí quản lý trạm Cổ Loa TK 6420.3: Chi phí quản lý trạm Giáp Nhị TK 6420.4: Chi phí quản lý trạm Ô Cách 3. Hoàn thiện sổ sách kế toán Hệ thống sổ kế toán mà Công ty đang áp dụng được tổ chức theo hình thức sổ Nhật ký chứng từ. Theo hình thức này, kế toán phải mở các loại sổ tổng hợp, sổ chi tiết, các bảng kê và bảng phân bổ để ghi chép, phản ánh, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu các chứng từ kế toán nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo kế toán. Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán là tổ chức hợp lý một hệ thống sổ phù hợp với đặc điểm kinh doanh, quy mô kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán, trang bị cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật cho kế toán. Việc tổ chức một hệ thống sổ phù hợp phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm chi phí, giảm đến mức thấp nhất công việc ghi chép cảu kế toán, thuận lợi cho việc lưu trữ bảo quản và dễ dàng kiểm tra, kiểm soát. 3.1. Hoàn thiện việc ghi chép doanh thu bán hàng Trong quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ Than ở Công ty, ké toán ghi toàn bộ doanh thu vào bảng kê số 10 và hộ trọng điểm vào sổ chi tiết doanh thu TK 511 ( theo năm) thì Công ty không theo dõi được số mỗi chủng loại, giá bán của mỗi chủng loại, của từng trạm. Để giải quyết vấn đề này, Công ty nên xây dựng một bảng chi tiết riêng để theo dõi cho từng trạm (Theo từng phương thức thanh toán, theo từng chủng loại Than). Dựa trên sổ chi tiết doanh thu bán hàng của từng trạm để lập báo cáo bán hàng toàn Công ty, thuận lợi cho việc theo dõi hoạt động kinh doanh của các trạm Mẫu có thể như sau: Mẫu Số 2 (Phần phụ lục) 3.2. Hoàn thiện việc ghi chép giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán là chỉ tiêu hết sức quan trọng của quá trình tiêu thụ. Công ty kinh doanh Than Hà Nội xác định giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân gia quyền, dựa vào bảng kê số 8 “Nhập, xuất, tồn kho hàng hoá”. Sau khi tính giá vốn bình quân thì tính ngay trị giá vốn, lập báo cáo bán hàng. Do đó, khó có thể tránh khỏi nhầm lẫn. Vì vậy, để tránh nhầm lẫn và giúp cho việc tính toán dễ dàng hơn, Công ty nên lập bảng tính giá vốn bán hàng bình quân. Mẫu có thể như sau: Mẫu số 3 (Phần phụ lục) 3.3. Hoàn thiện sổ chi tiết chi phí bán hàng Để thực hiện kế toán chi phí bán hàng theo địa điểm kinh doanh, kế toán cần phải sử dụng các sổ chi tiết tập hợp chi phí. Sổ chi tiết này được mở chi tiết theo từng địa điểm kinh doanh kết hợp với việc theo dõi từng khoản mục chi phí bán hàng. Công ty có thể sử dụng mẫu sổ sau và mẫu này theo tôi là tiện lợi vì có thể theo dõi được cả phần thuế GTGT đầu vào của các khoản chi phí bán hàng. Mẫu có thể như sau: Mẫu số 4 (Phần phụ lục) 4. Hoàn thiện công tác lập báo cáo kế toán Báo cáo kế toán của doanh nghiệp là hệ thống các báo cáo tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán và các tài liệu liên quan khác theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính, nhằm cung cấp thông tin cần thiết về tình hình và kết quả hoat jđọng kinh doanh của doanh nghiệp cho các đối tượng sử dụng thông tin khác nhau, để đề ra các quyết định phù hợp với mục đích sử dụng thông tin của mình và phù hợp với yêu cầu quản lý vĩ mô và vi mô. Hệ thống bào cáo kế toán của Công ty kinh doanh Than Hà Nội được chia thành: Báo cáo tài chính: Là các báo cáo định kỳ bắt buộc được lập theo mẫu biểu thống nhất do Nhà nước quy định, dựa trên cơ sở số liệu mà kế toán cung cấp. Báo cáo kế toán nội bộ: Là những báo cáo được lập theo yêu cầu quản lý của ngành và nội bộ Công ty. Chúng phản ánh chi tiết, cụ thể về một hoặc một số loại nghiệp vụ kinh tế tài chính trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là các báo cáo nhanh được lập trong các khoảng thời gian ngắn hơn so với các báo cáo tài chính. Thực trạng ở Công ty kinh doanh Than Hà Nội, hầu hết các báo cáo kế toán (Chủ yếu là các báo cáo tài chính) đã đáp ứng được yêu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng khác nhau, đảm bảo được yêu cầu về tính kịp thời, trung thực, khách quan, mức độ tin cậy cao. Tuy nhiên một số báo cáo mà Công ty lập lại chưa thể hiện được các chỉ tiêu so sánh. Do vậy, kế toán cần phải thiết kế các thông tin trên báo cáo ở dạng so sánh được, nhằm giúp các nhà quản lý phân tích, đánh giá một cách toàn diện từng mặt hoạt đọng của đơn vị. Từ đó xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp. Ví dụ: Mẫu báo cáo kết quả bán hàng nội bộ như sau: Mẫu số 5 (phần phụ lục) 5. Áp dụng máy vi tính vảo công tác hạch toán kế toán Hiện nay, Công ty đã áp dụng máy vi tính vào công tác hạch toán kế toán. Tuy vậy hệ thống sổ và trình tự ghi sổ của Công ty chưa được thực hiện trên một phần mềm kế toán nào mà mới chỉ được xây dựng trên chương trình EXCEL. Do vậy đã giảm nhiều hiệu quả của việc áp dụng máy vi tính vào công tác hạch toán kế toán. Mặt khác, trong điều kiện áp dụng máy vi tính vào công tác hạch toán kế toán thì hình thức Nhật ký chung là hình thức mang lại hiệu quả cao nhất. Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ có tiên tiến hơn nhưng chỉ phát huy hiệu quả cao trong điều kiện làm thủ công. Theo tôi, Công ty đã áp dụng máy vi tính vào công tác hạch toán kế toán. Vậy Công ty nên áp dụng hình thức Nhật ký chung và áp dụng phần mềm kế toán phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả của việc áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán và không ngừng hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong Công ty. KẾT LUẬN Như vậy, bán hàng trong các Doanh nghiệp thương mại chiếm một vị trí quan trọng trong quá trình kinh doanh, tổ chức khâu tiêu thụ tốt mới có thể đạt được kết qua kinh doanh cao. Kết quả cuối cùng sẽ đánh giá được thực chất năng lực kinh doanh, khẳng định được vị trí của các doanh nghệp. Điều đó đòi hỏi bộ máy quản lý phải có kiến thức tổng hợp và chuyên sâu về lĩnh vực kinh tế, tổ chức và quản lý để có thể thiết lập chiến lược lâu dài cho Công ty. Trong chiến lược về quản lý, kế toán giữ một vai trò rất quan trọng, cung cấp những thông tin cho việc ra quyết định của Ban giám đốc. Vì vậy, việc hạch toán khoa học và hợp lý toàn bộ công tác kế toán và đặc biệt là kế toán trong khâu bán hàng có liên quan đến sự tồn tại và phát triển của Công ty. Qua quá trình học tập tại trường và tìm hiểu thực tế tại Công ty kinh doanh Than Hà Nội cùng sự hướng dẫn của giáo viên cũng như của các cán bộ Công ty, em đã có điều kiện nghiên cứu đề tài: "Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty kinh doanh Than Hà Nội”. Do hạn chế về trình độ và thời gian nên bài luận văn này không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong sự đóng góp ý kiến của thầy, cô giáo để bài luận văn của em được hoàn thiện hơn. [...]...Em xin chân thành cảm ơn cô giáo: Ths.Đoàn Vân Khánh cùng các cán bộ trong Công ty đã giúp em hoàn thành bài luận văn này Sinh viên Hoàng Thị Hồng Loan . HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY KINH DOANH THAN HÀ NỘI I. NHẬN XÉT VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG. nâng cao kết quả kinh doanh. II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY KINH DOANH THAN HÀ NỘI Qua quá