Đang tải... (xem toàn văn)
ứng dụng tin học trong công tác quản lý thiết bị khoa công nghệ thông tin
Quản lý thiết bị trường học Mục Lục Lời nói đầu .2 Phần 1: Mục tiêu yêu cầu đề tài .3 Bài toán đặt 1.1Ưu điểm hệ thống cũ: 1.2Nhược điểm hệ thống cũ: 2.Yêu cầu đề tài 3.Xác lập dự án .3 Phần 2: Phân tích hệ thống 1.Mô tả môi trường hoạt động: 2Khảo sát nghiệp vụ có 2.1.Mô tả nghiệp vụ: 2.2.Quy trình nghiệp vụ sau: Phần 3: Mơ hình quản lý 12 1.Sơ Đồ Phân Rã Chức Năng 12 2.Sơ Đồ Mức Ngữ Cảnh .13 3.Sơ Đồ Mức Đỉnh 15 4.Xác định thực thể thuộc tính 22 4.1.Tài sản thiết bị 22 4.2 Nhập Thiết Bị 22 4.3 Giao Cho Bộ Môn .22 4.4 Chuyển Trả Khoa 23 4.5 Xuất Thiết Bị .23 4.6 Hồ Sơ Thiết Bị 23 4.7 Chuyển Giao Quản Lý 24 Bảng thực thể thuộc tính 24 Phần 4: Thiết kế 26 1.Mơ hình quan hệ 26 2.Chuẩn hóa 26 Mơ hình ER 27 Phần 5: Thiết kế giao diện : Giao diện người dùng 28 1Giao diện nhập thiết bị 28 2Giao diện xuất thiết bị .29 3Giao diện tìm kiếm 29 Phần 6: Kết Luận 30 Nhóm _ 09Q303B Quản lý thiết bị trường học Lời nói đầu Ngày phát triển mạnh mẽ tin học làm cho máy tính khơng thể thiếu lĩnh vực đời sống với phát triển công nghệ thông tin giúp cho việc quản lí hồ sơ, sổ sách quan , trường học trở nên tiện lợi Khác với việc quản lí hồ sơ, sổ sách theo phương pháp thủ cơng truyền thống, việc quản lí hồ sơ máy tính khắc phục khó khăn yếu quản lí theo phương pháp truyền thống, giảm số lượng người tham gia quản lí, vịng quy trình xử lí, tốc độ việc cập nhật lấy thông tin tăng lên nhiều, thông tin tập trung gọn nhẹ khơng cồng kềnh, việc tính tốn máy giảm tối thiểu sai sót Vì ứng dụng tin học công tác quản lý thiết bị khoa cơng nghệ thơng tin mơ hình quản lý mới, đem lại khả công tác quản lý trường thuận lợi dễ dàng Và công việc người làm tin học chúng em Bài tốn phân tích thiét kế hệ thống quản lí thiết bị khoa cơng nghệ thơng tin đề tài nhóm sinh viên chúng em, nhằm giúp sinh viên tiến hành khảo sát thực phân tích thiết kế hệ thống có thực, giúp sinh viên nắm vững mơn học bước đầu làm quen với công việc phân tích thiết kế hệ thống tin học, có hiểu biết cơng việc Dựa kiến thức mơn này, nhóm chúng em chọn đề tài : Quản lí thiết bị khoa công nghệ thông tin trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hải Phịng Nhóm chúng em hy vọng đề tài giải pháp tối ưu giải khâu chủ yếu trình quản lý sử dụng phổ biến trường học Vì thời gian làm việc kiến thức mơn học cịn sâu rộng nên đề tài chúng em không tránh khỏi nhược điểm sai sót, nhóm chúng em hy vọng nhận đóng góp ý kiến thầy đề tài Xin cảm ơn thầy thời gian qua truyền dạy cho chúng em kiến thức kinh nghiệm làm tảng tri thức cho nhóm chúng em hồn thành đề tài Nhóm _ 09Q303B Quản lý thiết bị trường học Phần 1: Mục tiêu yêu cầu đề tài Bài toán đặt Quản lý trang thiết bị giao môn khoa CNTT với hệ thống quản lý cũ văn giấy tờ: Quản lý sử dụng văn giấy tờ; dùng sổ để theo dõi tình trạng thiết bị phòng; nhập thiết bị thủ cơng, có tính tốn máy tính; tìm kiếm, tra cứu thủ công sổ sách 1.1Ưu điểm hệ thống cũ: a) Hệ thống quen thuộc b) Giá thành thấp 1.2Nhược điểm hệ thống cũ: c) Do quản lý sổ sách giấy tờ nên tốn thời gian nhân lực d) Dễ xảy sai sót e) Khó quản lý cách xác thiết bị f) Dữ liệu bị mát g) Tìm kiếm, tra cứu nhiều thời gian Do vậy, yêu cầu đặt phải có hệ thống mới, ứng dụng tin học vào trình quản lý nhằm loại bỏ tất nhược điểm hệ thống cũ , đồng thời có tính vượt trội so với hệ thống cũ 2.Yêu cầu đề tài Hệ thống phải có tính sau đây: Quản lý giao nhận, nhập xuất thiết bị Quản lý trang thiết bị phịng ban mơn: có trang thiết bị gì, số lượng trang thiết bị, tình trạng sao, thêm sửa chữa Quản lý chuyển quản lý thiết bị mơn, phịng đặt Tìm kiếm báo cáo theo nhiều mục khác 3.Xác lập dự án Dự trù: nhóm người hồn thành thời gian tuần Môi trường phát triển: Microsoft word 2003 – dùng để viết báo cáo Nhóm _ 09Q303B Quản lý thiết bị trường học Phần 2: Phân tích hệ thống 1.Mơ tả mơi trường hoạt động: Hệ thống quản lý thiết bị khoa CNTT cài đặt, hoạt động máy tính văn phòng khoa CNTT vận hành nhân viên khoa Hệ thống cần có chức : - Quản trị hệ thống: phân chia cấp độ người dùng khác nhau, người sử dụng chức vụ khác có tác vụ khác nhau, quản lý thiết bị có mơn, thiết bị kho( tình trạng, số lượng…) - Nhập xuất thiết bị từ phịng hành tổ hợp khoa ngược lại - Theo dõi hồ sơ thiết bị, kiếm tra đánh giá tình trạng thiết bị - Có khả chuyển giao thiết bị môn khoa 2Khảo sát nghiệp vụ có 2.1.Mơ tả nghiệp vụ: Khoa Công nghệ thông tin trường Cao Đẳng Cộng Đồng nơi chịu trách nhiệm cung cấp thiết bị liên quan tới tin học để phục vụ công tác, phục vụ thí nghiệm, thực hành, thực tập sinh viên khoa đơn vị hay khoa khác theo quy định, xếp nhà trường Cơng nghệ thơng tin với tính chất ngành phát triển nhanh với phát triển khoa học cơng nghệ, lẽ mà để bắt kịp phát triển cơng nghệ hàng năm khoa thiết bị khoa luôn mua để đáp ứng nhu cầu thực hành, tìm tòi sinh viên - Các thiết bị sau có thời gian sử dụng lâu dài, mua cung cấp, tài trợ…Thiết bị nhập lưu kho trường, sau phịng hành tổng hợp chuyển giao khoa Các khoa dựa theo tình hình thực tế phân thiết bị môn tương ứng - Các thiết bị trình sử dụng chuyển đổi lẫn mơn khoa Thiết bị hỏng hóc hay cần lý chuyển trả phòng hành tổng hợp Nhóm _ 09Q303B Quản lý thiết bị trường học - Trong phạm vi tập xét trình quản lý thiết bị cụ thể khoa CNTT sau thiết bị giao khoa, khơng xét đến q trình nhập thiết bị trường hay lưu kho phịng hành tổng hợp Sự phân cấp khoa sau: Khoa Khoa Bộ Bộ môn môn Người Người chịu chịu trách trách nhiệm nhiệm Phòng Phòng lắp lắp đặt đặt 2.2.Quy trình nghiệp vụ sau: Thiết bị sau phịng hành tổng hợp mua đưa vào kho nhà trường Để chuyển giao số thiết bị cho khoa phải làm thủ tục nhập kho, với phiếu xuất kho theo biểu mẫu sau: Nhóm _ 09Q303B Quản lý thiết bị trường học PHIẾU NHẬP KHO Số: Ngày tháng năm 20 - Họ tên người giao: - Số ngày tháng năm 20 - Của - Nhập kho: STT Mã Thiết Tên Thiết Đơn Vị Bị Bị Tính Số Lượng Ghi Chú Tổng số tiền (viết chữ): Nhập ngày tháng năm 20 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họtên) Thiết bị sau phịng hành tổng hợp bàn giao khoa ( Nhóm _ 09Q303B Quản lý thiết bị trường học khoa CNTT ) theo biểu mẫu sau: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự Do – Hạnh Phúc Số :……………… /HCTH BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ, VẬT TƯ, DỤNG CỤ Đại diện phịng HCTH : Ơng (bà) …………………………………………………… Đại diện bên giao :Ông (bà)………………………………………………………………… Đại diện bên nhận : Ông (bà)…………………………………………………………………… Theo lệnh điều động số:……………./HCTH Trường, bên liên quan tiến hành bàn giao loại thiết bị , dụng cụ vật tư sau: ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ĐẠI DIỆN P.HCTH ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN Tại đơn vị phân bổ thiết bị ( khoa CNTT ), thiết bị phân môn cụ thể đồng thời mơn có người phân công quản lý thiết bị, chịu trách nhiệm cụ thể thiết bị Biên bàn giao có dạng : Nhóm _ 09Q303B Quản lý thiết bị trường học CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự Do – Hạnh Phúc Số :……………… /Khoa CNTT BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ Bàn giao thiết bị từ khoa CNTT Tới môn Đại diện bên giao :Ông (bà)………………………………………………………………… Đại diện bên nhận : Ông (bà)…………………………………………………………………… Người chịu trách nhiệm quản lý : Ông (bà) …………………… ………………………… Theo lệnh điều động số:……………./HCTH Khoa CNTT, bên liên quan tiến hành bàn giao loại thiết bị , dụng cụ vật tư sau: ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Nhóm _ 09Q303B Quản lý thiết bị trường học Người phân công quản lý thiết bị có trách nhiệm kiểm tra theo dõi tình hình thiết bị ghi vào sổ theo dõi với mẫu sau: SỔ THEO DÕI THIẾT BỊ TẠI NƠI SỬ DỤNG Số TT - Năm Mã số Tên thiết bị Số đưa vào ĐVT SD lượng Phịng Đặt Tình trạng thiết bị Trong trình sử dụng, vận hành có bất thường phải báo với người quản lý chịu trách nhiệm thiết bị Mọi thay đổi, điều chuyển phải theo dõi ghi vào sổ theo dõi thiết bị - Người quản lý phải có trách nhiệm báo cáo tình trạng thiết bị theo khoảng thời gian quy định trước Nhóm _ 09Q303B Quản lý thiết bị trường học Trong q trình sử dụng, thường có u cầu di chuyển thiết bị từ môn sang môn khác, từ phòng lắp đặt sang phòng lắp đặt khác, từ người chịu trách nhiệm sang người khác thực theo biểu mẫu : Số:…………./………… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc ngày tháng năm BIÊN BẢN BÀN GIAO THU HỒI, ĐIỀU CHUYỂN TÀI SẢN Hôm nay, ngày…… tháng… năm……tại……………………………………………… ……….…… ……………………………………………………………………………… Đại diện bên giao: Ông (bà):……………………………………………………………… Đại diện bên nhận: Ông (bà):……………………………………………………………… Theo lệnh điều động số…………/…………của khoa , bên liên quan tiến hành bàn giao loại thiết bị, vật tư sau: ……….…… ……………………………………………………………………………… ……….…… ……………………………………………………………………………… ……….…… ……………………………………………………………………………… ……….…… ……………………………………………………………………………… ……….…… ……………………………………………………………………………… ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Nhóm _ 09Q303B 10 Quản lý thiết bị trường học Bàn giao thiết bị khoa Thông tin thiết bị Báo cáo khoa Tổng hợp thông tin thiết bị Liệt kê thiết bị, Lấy, trả thông tin thiết bị Theo dõi tình hình thiết bị, Dịch chuyển thiết bị Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh Quản lý giao nhận( Mức ) a sổ tài sản thiết bị Người quản lý thiết bị f sổ theo dõi thiết bị cố định Quản lý giao nhận b hồ sơ thiết bị Khoa c dịch chuyển thiết bị Nhóm _ 09Q303B 16 Quản lý thiết bị trường học 1.1 a sổ tài sản thiết bị f sổ theo dõi thiết bị cố định Nhập thiết bị 1.2 Người quản lý thiết bị Giao cho môn 1.3 1.4 Xuất thiết bị Giao trả khoa b hồ sơ thiết bị Khoa c dịch chuyển thiết bị Chú thích: 1, Bàn giao thiết bị 2, Tiếp nhận thiết bị Giao trả thiết bị khoa Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh Quản lý sử dụng( Mức ) Nhóm _ 09Q303B 17 Quản lý thiết bị trường học a sổ tài sản thiết bị f sổ theo dõi thiết bị cố định Quản lý sử dụng c dịch chuyển thiết bị a Khoa sổ tài sản thiết bị f sổ theo dõi thiết bị cố định 2.1 2.2 Hồ sơ thiết bị Chuyển quản lý c Khoa dịch chuyển thiết bị a Sổ tài sản thiết bị Chú thích: b Hồ1.sơThông thiết bịtin thiết bị d kiểm kê thiết bị Biểu đồ luồng liệu mức Quản lý đỉnh Quản lý danh mục dùng chung danh mục ( Mức ) dùng chung Nhóm _ 09Q303B f sổ theo dõi thiết bị cố định 18 Khoa Quản lý thiết bị trường học a sổ tài sản thiết bị b hồ sơ thiết bị 3.1 Bộ môn 3.2 3.3 Khoa Phòng đặt Người quản lý 3.4 f sổ theo dõi thiết bị cố định Chú thích: a Thiết bị d kiểm kê thiết bị Theo dõi tình hình thiết bị sổ tài sản thiết 2, Dịch chuyển thiết bị bị d kiểm kê thiết bị Nhân viên Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh Thống kê báo cáo( Mức ) Thống kê báo cáo Khoa b hồ sơ thiết bị Nhóm _ 09Q303B c dịch chuyển thiết bị 19 e báo cáo Quản lý thiết bị trường học a 4.2 sổ tài sản thiết bị Nhân viên Bảng thiết bị 4.1 d kiểm kê thiết bị Bảng tính thống kê b hồ sơ thiết bị 4.3 Khoa c dịch chuyển thiết bị Báo cáo tình hình thiết bị e báo cáo Chú thích: 1,2 Tổng hợp thông tin thiết bị c Báo cáo khoa dịch chuyển thiết bị f sổ theo dõi thiết Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh Tìm kiếm( Mức bị )cố định Tìm kiếm a Nhân viên sổ tài sản thiết bị Nhóm _ 09Q303B b hồ sơ 20 thiết bị ... 14 Quản lý thiết bị trường học 1 Người quản lý thiết bị 1 a Quản lý giao nhận sổ tài sản thiết bị Quản lý sử dụng d kiểm kê thiết bị b hồ sơ thiết bị c Quản lý danh mục dùng chung dịch chuyển thiết. .. sản thiết bị Người quản lý thiết bị f sổ theo dõi thiết bị cố định Quản lý giao nhận b hồ sơ thiết bị Khoa c dịch chuyển thiết bị Nhóm _ 09Q303B 16 Quản lý thiết bị trường học 1.1 a sổ tài sản thiết. .. Nhóm _ 09Q303B 11 Quản lý thiết bị trường học Phần 3: Mơ hình quản lý 1.Sơ Đồ Phân Rã Chức Năng Quản lý thiết bị Quản lý giao nhận Quản lý sử dụng 1.1 Nhập thiết bị 2.1 Hồ sơ thiết bị 1.2 Giao cho