THỰC TIỄN QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Ở CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI 2.1 Giới thiệu khái quát công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty Công ty TNHH TM Vận Tải An Thái, có trụ sở 630 Lê Thánh Tơng - Hải An - TP Hải Phòng thành lập từ ngày 1/6/2005 với số vốn ban đầu là2.000.000.000 đ Do nhu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh năm 2007 Công ty huy động thêm số vốn là2.000.000.000đ, nâng tổng số vốn có lên 4.000.000.000đ Trải qua gần 04 năm hoạt động, Công ty đạt nhiều thành tương xứng với nỗ lực không ngừng mình, thời gian hoạt động chưa lâu Cơng ty sớm khẳng định vị trí uy tín thị trường Đến Cơng ty thực trở thành công ty có uy tín lĩnh vực vận tải Với đội ngũ cán giỏi chuyên môn, công nhân lành nghề, trang thiết bị đại, sản phẩm, dịch vụ công ty đáp ứng tiêu chuẩn khắt khe khách hàng khó tính Công ty chinh phục nhiều khách hàng tính chun nghiệp, chất lượng, nhiệt tình, thời gian phục vụ nhanh chóng… 2.1.2 Mục đích hoạt động trách nhiệm Cơng ty 2.1.2.1 Mục đích Do u cầu đẩy mạnh tiến trình đại hóa cơng nghiệp hóa đất nước, đồng thời địi hỏi kinh tế thị trường, số doanh nghiệp Nhà nước hoạt động hiệu quả, chưa phát huy vai trò chủ đạo kinh tế đòi hỏi phải có giải pháp tích cực Vì Cơng ty đời nhằm số mục đích: - Giải bế tắc khủng hoảng vốn doanh nghiệp, tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng sản xuất kinh doanh, thu hút rộng rãi nguồn vốn vào sản xuất kinh doanh - Tạo việc làm cho người lao động 2.1.2.2 Trách nhiệm Công ty - Đăng ký kinh doanh kinh doanh ngành nghề đăng ký, doanh nghiệp kinh doanh có đủ điều kiện theo qui định pháp luật Tự chủ hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm trước pháp luật kết hoạt động kinh doanh mình, chịu trách nhiệm trước khách hàng sản phẩm Công ty thực - Nghiên cứu, xây dựng tổ chức thực kế hoạch kinh doanh có hiệu quả, tổ chức lưu lượng hàng hóa phong phú số lượng, đa dạng chủng loại mẫu mã chất lượng nhằm đáp ứng yêu cầu thị trường mục tiêu phát triển Công ty + Tự huy động vốn để hoạt động kinh doanh, quản lý sử dụng nguồn vốn đó, bảo tồn phát triển nguồn vốn theo chế độ sách, đạt hiệu kinh tế, đảm bảo tự trang trải tài đồng thời phải chấp hành đầy đủ chế độ sách pháp luật hành + Thực sách chế độ qui định lao động tiền lương, quản lý tài sản, tài chịu trách nhiệm tính chất xác thực hoạt động tài Thực đầy đủ cam kết hợp đồng mua bán, liên doanh hợp tác đầu tư với tổ chức kinh tế thuộc thành phần kinh tế khác + Thực đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế khoản nộp ngân sách Nhà nước theo qui định pháp luật +Tuân thủ qui định tra quan tài quan Nhà nước có thẩm quyền theo qui định pháp luật Cùng với phát triển lên đáp ứng nhu cầu ngày cao khách hàng, công ty thương xuyên bổ sung nhiều thiết bị mới, đại phục vụ cho công tác tổ chức lý cơng ty, cơng ty có hợp tác liên doanh với nhiều công ty lớn ngành để không ngừng cải tiến nâng cao chất lượng phục vụ sản phẩm, nâng cao uy tin công ty thi trường, trì liên tục cải tiến nâng cao hệ thông quản lý chất lượng tốt nhât Trong giai đọan công ty gặp phải số khó khăn ,thử thách như: hoà nhập thi trường quốc tế mức độ cao, đặc biệt từ Việt Nam nhập tổ chức thương mại giới WTO, thị trường Việt Nam mở rộng cho doanh nghiệp nước ngoài, khiến cho mức độ cạnh tranh ngày gay gắt, loại hình dịch vụ vận tải gia tăng, cạnh tranh quyêt liệt,về chất lượng sản phẩm giá cả… Song lãnh đạo giám đốc công ty nhiệt tinh làm việc tồn thể nhân viên cơng ty tiêu kinh tế tăng so với kỳ năm trước công ty bước vào hoạt động ổn định theo quỹ đạo Sau năm thành lập ngày tháng gian khổ, song với lỗ lực lãnh đạo cung nhân viên công ty với quan tâm gúp đỡ Đảng nhà nước, công ty không ngừng phát triển chiều rộng vá chiều sâu, xây dựng sở vật chất kỹ thuật đầy đủ, nâng cao chất lượng sản phẩm trình độ quản lý, tạo dựng uy tín thi trường Mục tiêu phát triển giai đoạn tới công ty không ngừng cải tiến chất lượng dịch vụ mở rộng phạm vi hoạt động, đa dạng hố loại hình dịch vụ đáp ứng nhu cầu cao khách hàng, đảm bảo uy tín chất lượng sản phẩm thị trường, sản phẩm công ty cung cấp đảm bảo chất lượng uy tín tạo chỗ đứng thị trường 2.1.3 Đặc điểm tổ chức máy quản lý Công ty Bộ máy quản lý tổ chức Cơng ty áp dụng theo hình thức trực tuyến chức nhằm đáp ứng kịp thời thông tin, số liệu cho cấp lãnh đạo ngược lại thị, mệnh lệnh từ lãnh đạo truyền đạt trực tiếp, rõ ràng nhanh chóng đến người tổ chức thực Cơ cấu phần thích ứng với biến đổi thị trường làm giảm gánh nặng công tác quản lý giám đốc Đứng đầu Công ty giám đốc, người chịu trách nhiệm hoàn toàn trước Nhà nước Công ty hoạt động Cơng ty Giám đốc có quyền định hoạt động kinh doanh Công ty theo chế độ sách, pháp luật Nhà nước qui định Công ty Về công tác lao động giám đốc có quyền hoạch định, tuyển chọn lao động theo u cầu sản xuất kinh doanh Cơng ty, có quyền kỷ luật chấm dứt hợp đồng lao động vi phạm hợp đồng lao động Giám đốc phải có trách nhiệm tổ chức thực tốt pháp lệnh bảo hộ lao động, đảm bảo an toàn vệ sinh lao động Đối với phịng ban Giám đốc làm việc theo chế độ thủ trưởng, hàng năm giao kế hoạch kiểm tra việc thực kế hoạch với phòng ban Giúp việc cho Giám đốc có phó Giám đốc, phân cơng phụ trách số lĩnh vực công tác chịu trách nhiệm trước Giám đốc lĩnh vực giao Phó Giám đốc chịu trách nhiệm lĩnh vực liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty, giám sát hoạt động phòng ban Mỗi phịng ban có chức năng, nhiệm vụ cụ thể có mối quan hệ mật thiết với Hình : Sơ đồ cấu tổ chức máy quản lý cơng ty Giám đốc Phó giám đốc Bộ phận kinh doanh Bộ phận kỹ thuật Bộ phận kế tốn Bộ phận quản lý đội xe Nguồn: Phịng hành tổng hợp cơng ty Bộ phận Hành tổng hợp Giám đốc: người quản lý cao nhất, có quyền định vấn đề chiến lược sản xuất kinh doanh quyền định nhân sự, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật tồn hoạt động kinh doanh Cơng ty Phó giám đốc: người trực tiếp giúp việc cho giám đốc giao phụ trách số lĩnh vực chuyên môn, phân công phụ trách số lĩnh vực công tác chịu trách nhiệm trước Giám đốc lĩnh vực giao Phó Giám đốc chịu trách nhiệm lĩnh vực liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Bộ phận kinh doanh :Có nhiệm vụ giúp việc cho giám đốc Công ty việc lập thực kế hoạch SXKD Cơng ty, tìm hiểu mở rộng thị trường, xây dựng phương hướng chiến lược sản xuất kinh doanh Bộ phận kỹ thuật: Phụ trách vấn đề kỹ thuật, người chịu trách nhiệm lĩnh vực kỹ thuật có nhiệm vụ sửa chữa bảo dưỡng máy móc thiết bị để thực tốt việc vận hành chúng sản xuất Bộ phận kế toán : Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc quản lý nhân sự, tuyển dụng đào tạo cán bộ, tổ chức quản lý văn phòng, đề nội dung quy chế công ty, chịu trách nhiệm công tác bảo vệ tài sản, thủ tục hành chính, cung cấp lưu trữ văn bản, công văn, phụ trách công tác đối nội, đối ngoại công ty, có nhiệm vụ hạch tốn kinh tế hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp thông tin , số liệu hoạt động sản xuất kinh doanh báo cáo tài cho đơn vị quản lý giám đốc.Thực việc quản lý tiền - vốn, tính tốn chi trả lương cho người lao động Bộ phận quản lý đội xe: Có nhiệm vụ quản lý giấc đI lại đầu xe, điều động xe có đơn đặt hàng, kiểm tra tình trạng đầu xe để có biện pháp xử lý kịp thời nhằm tránh rủi ro nguy thiệt hại tài sản Công ty Đội xe: Đây phận tham gia trực tiếp vào việc sản xuất sản phẩm phải thể tính kỷ luật cơng việc đáp ứng tốt yêu cầu khách hàng Bộ phân hành chí tổng hợp : Lưu giữ hồ sơ sổ sách quan trọng, tài liệu, thông báo, định Giám đốc Phòng HC-TH đại diện cho cơng ty, có gặp mặt, giao tiếp với khách hàng, văn phòng phải vạch kế hoạch đốn tiếp , hàng ngày văn phòng nhận bưu phẩm bưu kiện, fax sau trình Giám đốc Hàng ngày văn phòng phải lấy báo cáo từ phận phịng ban để cập nhật thơng tin hàng ngày Nguồn nhân lực Để thành công việc phát triển sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải hoạch định kế hoạch phát triển tương lai mình, phải coi trọng cơng tác đào tạo nguồn nhân lực Cùng với phát triển kinh tế, người lao động làm việc doanh nghiệp cần phải có tay nghề, có trình độ chuyên môn ngày cao Đứng trước yêu cầu này, năm qua việc nâng cao, đổi cách thức cơng việc, Cơng ty cịn đào tạo tuyển thêm lao động có trình độ tay nghề cao vào làm việc phịng ban Cơng ty Số lao động Công ty chia làm loại: Lao động trực tiếp lao động gián tiếp, tùy theo chức nhiệm vụ phận lao động 2.1 Hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Do đặc thù ngành vận tải khơng có sản phẩm tồn kho, sản phẩm doanh nghiệp thực hình thành có đơn đặt hàng khách hàng Quy trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp tóm tắt qua sơ đồ sau: Hình 2: Quy trình sản xuất kinh doanh Bốc xếp giao nhận hàng hoá cho chủ hà Hợp đồng vận chuyểnĐ Kiểm iều động nhận, bốc xếp hàng hố theo Vận hợp chuyển đồng hàng hóa Phương tiện Nguồn: Phịng kinh doanh cơng ty Căn hợp đồng vận chuyển, phận quản lý đội xe thực việc điều động phương tiện chuyên chở tới địa điểm nhận hàng, cán kinh doanh người chuyên chở trước bốc xếp hàng hoá lên phương tiện chuyên chở phải thực việc kiểm nhận hàng hoá với bên giao hàng Sau thực xong cơng việc tiến hành vận chuyển hàng hoá địa điêm thoả thuận hợp đồng, hàng hoá tới địa điểm quy định cán kinh doanh người chuyên chở phải kiểm nhận lại hàng hoá làm thủ tục bàn giao hàng hố cho chủ hàng Cơng ty TNHH TM Vân Tải An Thái thành lập bước đứng vững có bước phát triển ban đầu kinh tế thị trường Doanh nghiệp mở sổ sách theo dõi đầy đủ, không để khách hàng chiếm dụng vốn Khấu hao Tài sản cố định theo quy định hướng dẫn tài Doanh nghiệp đảm bảo đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách thuế, trả lãi vay ngân hàng theo sách, chế độ thủ tục quy định Doanh nghiệp ln có sách để nâng cao hiệu kinh doanh, mở rộng thị phần, tăng lợi nhuận, tạo điều kiện tăng thu nhập cho nhân viên Về chi phí gồm: tiền lương, tiền điện, tiền nhà, tiền nước, trả lãi vay, khấu hao Tài sản cố định chi phí khác mức hợp lý Từ thành lập đến nay, Công ty thực qui định Nhà nước pháp luật Cơng ty ln trì, củng cố phát triển mối quan hệ làm ăn với khách hàng, đóng góp phần to lớn vào cơng cơng nghiệp hóa - đại hóa đất nước Sau số tiêu kinh tế chủ yếu thời gian hoạt động vừa qua Hình 3: Báo cáo kết hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2008 MÉu B02- DNN (Ban hành theo định số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 Bộ trưởng BTC) BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH Năm 2008 Đơn vị tính:VNĐ Chỉ tiêu Mã số Năm Năm trước Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ 01 100,696,852 90,634,512 Các khoản giảm trừ 02 - Doanh thu 10 100,696,852 90,634,512 Giá vốn hàng bán 11 55,382,310 50,123,654 Lợi nhuận gộp bán hàng cung cấp dv 20 45,314,542 40,510,858 Doanh thu hoạt động tài 21 17,796 15,657 Chi phí tài 22 - - 8.Chi Phí quản lý kd 24 35,110,627 30,731,256 9.Lợi nhuận từ hoạt động kd 30 10,221,711 9,795,259 10 Thu nhập khác 31 180,000 - 11 chi phí khác 32 180,000 - 12 Lợi nhuân khác 40 - - 13.Tổng lợi nhuận trước thuế 50 10,221,711 9,795,259 14 Chi phí thuế TNDN 51 2,862,079 2,742,672 15 Lợi nhuận sau thuế TNDN(60=50-51) 60 7,359,632 7,052,586 Nguồn: Phịng tài kế tốn cơng ty- (Năm2008) Hình 4: Các tiêu tài chủ yếu doanh nghiệp Chỉ tiêu ĐVT Năm 2007 Năm 2008 So sánh(%) Chênh lệch Tổng thu Đ 90,650,169 100,894,378 111.3 10,244,209 Tổng chi Đ 83,597,582 93,535,016 111.9 9,937,434 Lợi nhuận Đ 7,052,587 7,359,362 104.3 306,775 Nguồn: Phịng tài kế tốn cơng ty Qua bảng số liệu Kết sản xuất kinh doanh Công ty nhìn chung cho thấy tình hình sản xuất kinh doanh cơng ty có hiệu chưa cao, thể qua tiêu : - Doanh thu năm 2008 tăng so với năm 2007 10,244,209 tức tăng 11% chứng tỏ công ty kinh doanh tốt, chất lượng dịch vụ nâng cao, đáp ứng nhu cầu khách hàng - Chi phí năm 2008 so với năm 2007 tăng 9,937,434 tức tăng 11% Chí phí tăng việc đầu tư trang thiết bị, sở vật chất chất kỹ thuật công ty năm qua thị trường có công ty mở, sức cạnh tranh lớn, dịch vụ vận tải tăng song tốc độ tăng chi phí băng tốc độ tăng doanh thu doanh nghiệp Điều chứng tỏ doanh nhiệp chưa tiết kiệm chi phí ,chi phí tăng dấn đến lợi nhuận doanh nghiệp thấp - Lợi nhuận năm 2008 tăng so với năm 2007 306,775 tức tăng 4% ... doanh nhiều mặt hàng đa dạng phong phú Cần có chiến lược phát triển kinh doanh cho phù hợp với xu hướng chung nước 2.2 Thực tiễn cơng tác quản trị văn phịng cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái. .. chức văn phịng cơng ty Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái khơng có cấu tổ chức văn phịng riêng, nội dung cơng tác văn phịng công ty đảm bảo đơn vị chức có tên phịng Hành chính-Tổng hợp, thực. .. quan trọng công ty Bởi lãnh đạo nắm bắt vai trị quan trọng thơng tin hoạt động công ty tầm quan trọng thông tin gắn liền với hoạt động văn pịng Chính gặp nhiều khó khăn trưởng phòng nhân viên văn