Thực trạng số biện pháp nâng cao hiệu quản trị văn phịng Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Ở CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI 3.1 Nâng cao chất lượng nhân Con người yếu tố quan trọng hàng đầu doanh nghiệp nói chung Vì hoàn thiện máy quản lý đồng thời vời việc hoàn thiện người quản lý, lãnh đạo cán nhân viên văn phịng nói chung phận văn phịng nói riêng - Vai trị người quản lý quan tâm, thiết bị phục vụ hoạt động văn phòng khơng quản lý, theo dõi chặt chẽ khơng tận dụng hết tối đa lượng mà đem lại - Đào tạo đội ngũ nhân viên văn phịng lịch sự, chun mơn nghiệp vụ cao, có tay nghề, có kinh nghiệm Để đáp ứng yêu câu quản lý thời đại đáp ứng tốt nhiệm vụ giao địi hỏi phải có yêu cầu cụ thể đội ngũ nhân viên lãnh đạo văn phòng sau: 3.1.1 Đối với người lãnh đạo Nhìn chung trình điều hành phận văn phịng cơng ty trưởng phó phịng ln tỏ người lãnh đạo gương mẫu việc, có lực quản lý, điều hành, ln giám đốc phòng ban tin tưởng trở thành cánh tay phải đắc lực cho giám đốc Tuy nhiên để bắt kịp với tiến khoa học, kỹ thuật việc áp dụng tiến việc quản lý, điều hành phận văn phịng lãnh đạo cần phải cung cấp, bổ sung kiến thức chun mơn cao để giúp giám đốc giải vấn đề chuyên môn buổi đấu thầu theo dõi, giám sát việc thực công việc công ty Cần bổ sung kiến thức tâm lý thông qua buổi thảo luận tâm lý lãnh đạo, điều hành giúp nâng cao kỹ năng, nghệ thuật quản lý cho trưởng phó phịng để họ nhận thấy yếu tố tâm lý có ảnh hưởng tới hiệu việc điều hành kết công việc Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P Thực trạng số biện pháp nâng cao hiệu quản trị văn phịng Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái Phịng hành nên tổ chức buổi giao lưu, tổng kết cuối quý để cán nhân viên văn phịng thêm tình đồn kết, giao lưu học hỏi, nhận thấy thiếu sót việc điều hành, thực công việc giao, giúp trưởng phịng hiểu thêm nhân viên để có phương thức quản lý, điếu hành cho phù hợp Những yều cầu cần có nhà quản trị Hiện nay, công ty, doanh nghiệp, tổ chức cần sở hữu nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, động biết cảm thơng Tuy khơng cần trang bị nhiều lực chuyên môn quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ Không nhân viên phận khác “việc người làm”, nhà quản trị văn phòng gần phải thâu tóm, nắm bắt hết chuyện xảy cơng ty Đơi nhà quản trị văn phòng phải người đứng giải quyết, vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ Ngoài việc quản lý giấy tờ, liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cần phải biết cách dung hoà mối quan hệ nhân viên, tất lợi nhuận cơng ty Ngồi ra, họ cần có kỹ sau để làm việc hiệu quả: Thành thạo nghiệp vụ văn phịng: Khơng cịn thời xưa, tài liệu giấy tờ xếp đống núi, suốt ngày cắm mặt vào ghi ghi chép chép Giờ đây, hỗ trợ công nghệ đại giúp ích cho nhà quản trị văn phòng nhiều Chỉ cần nhà quản trị văn phịng trang bị cho kiến thức máy tính, sử dụng thành thạo chương trình phần mềm; mạng; thiết bị văn phòng điện thoại nội bộ, máy photo, fax Kỹ quản lý nhân sự: Tuy người quản trị văn phịng khơng phải giám đốc nhân họ người thường xuyên tiếp xúc với nhân viên cơng ty, họ có trách nhiệm hịa giải mâu thuẫn, giải đáp khúc mắc, hóa giải xúc lịng nhân viên cơng việc Kỹ quản lý dự án: Đôi lúc nhà quản trị văn phịng đóng vai trị làm người giám sát, đánh giá cơng việc hồn thành lực nhân viên Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P Thực trạng số biện pháp nâng cao hiệu quản trị văn phịng Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái Vì phải trang bị kiến thức chuyên môn vừa đủ để biết đội làm dự án làm gì, làm nào, kết sao… Kỹ điều hành họp: Có thể giữ vai trị điều hành, nhà quản trị văn phịng người xếp bố trí thời gian họp, thơng báo xác đầy đủ thơng tin họp cho tất người Và họp, nhà quản trị văn phịng đóng vai trị chủ tọa Kỹ tổ chức: Nếu cơng ty có quy mơ khơng lớn, nhà quản trị văn phịng đơi cịn “kiêm” ln vai trị cán Cơng đồn, chun tổ chức hoạt động, tham quan du lịch, tiệc tùng cho cán công nhân viên công ty Tất nhiên, họ làm việc công ty khơng có cán cơng đồn 3.1.2 Đối với nhân viên văn phòng Tổ chức khoa học bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn Tổ chức hội thảo, giao lưu cho nhân viên văn phịng cơng ty với khóa học với đơn vị khác để học hỏi giao tiếp, ứng xử, văn hóa cơng sở để hồn thiện văn phịng vật chất lẫn người Tổ chức chương trình phổ biến kiến thức nâng cao khả tin học như: hội thảo tiện ích tin học văn phịng chun viên máy tính có trình độ giỏi Khuyến khích nhân viên nâng cao trình độ ngoại ngữ mục tiêu công ty mở rộng quan hệ với đối tác nước ngồi Cơng ty nên tổ chức chuyến thăm quan ,du lịch cho nhân viên cơng ty nói chung nhân viên văn phịng nói riêng để nhân viên giảm áp lực cơng việc, tăng thêm tình đồn kết, giúp hiểu thêm đồng nghiệp, học hỏi kinh nghiệm Có thể nói đội ngũ nhân viên văn phịng có vai trị quan trọng định việc thành cơng q trình điều hành lãnh đạo hiệu cơng việc tồn cơng ty Vì trinh hoạt động nhân viên văn phịng phải có Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P Thực trạng số biện pháp nâng cao hiệu quản trị văn phịng Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái trách nhiệm cao, thái độ làm việc nghiêm túc, có chun mơn nghiệp vụ cao đáp ứng yêu cầu công việc 3.1.3 Quản trị nhân kết hợp khoa học nghệ thuật Một công ty hay tổ chức dù có nguồn tài dồi dào, máy móc kỹ thuật đại đến đâu trở nên vô nghĩa khơng biết quản trị nhân Chính phương thức quản trị nhân tạo mặt, bầu khơng khí vui tươi phấn khởi hay căng thẳng, u ám cơng ty Bầu khơng khí sinh hoạt công ty định thành đạt bạn Chúng ta khơng phủ nhận vai trị lĩnh vực khác quản trị tài chính, quản trị sản xuất, quản trị hành chính, kế tốn… rõ ràng quản trị nhân đóng vai trị quan trọng doanh nghiệp Bất cấp quản trị phải biết quản trị nhân viên Quản trị nhân lĩnh vực phức tạp khó khăn Nó bao gồm nhiều vấn đề tâm sinh lý, xã hội, đạo đức… Nó trộn lẫn khoa học nghệ thuật - nghệ thuật quản trị người Công việc quản trị không dễ dàng khiến cho vai trò nhà quản trị trở nên quan trọng hết Một nhà quản trị giỏi cần biết phân tích nắm vững yếu tố mơi trường có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến công tác quản trị nhân Muốn lãnh đạo nhân viên thành công, muốn nhân viên an tâm nhiệt tình cơng tác, nhà quản trị phải có bí riêng Nghệ thuật quản lý nhân dựa ba bí đơn giản hiệu nhằm tăng suất làm việc nhân viên, tăng lợi nhuận thỏa mãn khách hàng Nhân viên làm việc suất họ biết bạn muốn họ làm gì, họ khen ngợi làm bị khiển trách rõ ràng làm việc không tốt, nhân cách họ phải tôn trọng Những nhà quản trị nhân áp dụng bí bị căng thẳng dễ đạt thành cơng Bí một: xác định mục tiêu Bí tảng cho thứ khác Nếu mục tiêu không rõ Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P Thực trạng số biện pháp nâng cao hiệu quản trị văn phịng Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái ràng, khơng thể đánh giá thành công việc nhân viên Trong hầu hết công ty, nhân viên ban giám đốc có hai mục tiêu khác biệt Nếu ban lãnh đạo nhân viên không thông tin cho để tìm số mục tiêu chung mà hai bên trí, chẳng có bên thỏa mãn, chí lại gây phiền tối cho Nếu bạn hỏi nhân viên họ có làm việc tốt hay khơng, câu trả lời thông thường là: “Gần đây, chưa bị sếp khiến trách” “khơng nói động tới tơi tốt rồi” Để tránh cho nhân viên có thái độ tiêu cực này, bạn phải xác định mục tiêu rõ ràng Các nhà quản trị nhân khôn khéo nên cho nhân viên biết từ đầu họ phải làm Để hồn tất trình này, viết mục tiêu mảnh giấy nhỏ, không 250 từ Tại phải viết giấy? Để nhân viên ban lãnh đạo đọc hàng ngày, xem hành vi có phù hợp với mục tiêu hay khơng Bí hai: khen ngợi Nhà quản trị nhân khôn khéo áp dụng kỹ thuật khen ngợi gồm ba phần bản: Khen - luôn khen nhân viên lúc họ làm tốt Đừng để dành lời khen Khen cụ thể - muốn đối xử tốt người ta cảm thấy thích nói xác làm tốt Chia sẻ tình cảm - phát biểu cảm nhận - khơng phải bạn nghĩ mà bạn cảm thấy Tình cảm yếu tố thân mật ý nghĩ mối quan hệ người Quan trọng nhớ khen ngợi nhân viên lúc đầu, mà họ bắt đầu hiểu thực gần công việc Đừng chờ đến nhân viên làm thật khen Những việc làm gần tạo nên việc làm thật Ngoài ra, đừng khiển trách phạt nhân viên họ tìm tịi, học hỏi cách làm tốt cơng việc Khiển trách họ vào lúc làm cho họ chán nản muốn trả đũa chí làm họ muốn lui Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P Thực trạng số biện pháp nâng cao hiệu quản trị văn phịng Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái Bí ba: Khiển trách Bí thứ ba nhà quản trị nhân giỏi sửa chữa điều sai trái nhân viên để tạo nên kết tích cực Có bốn quy tắc để khiển trách hiệu quả: Khiển trách ngay: khiển trách nhân viên làm sai Đừng gom lời khiển trách lại “làm lượt” Nếu khơng khiển trách nhân viên bạn khùng Khiển trách cụ thể: đừng nói chung chung “Anh làm muốn khùng lên…” người bị khiển trách hỏi nhà quản trị nhân giỏi ln nói rõ ngun nhân để họ sửa đổi Chia sẻ tình cảm: bạn giải thích người ta làm sai giải thích bạn cảm thấy điều - giận, khó chịu, thất vọng hay cảm giác khác Nói cho người ta biết họ tốt nào: giai đoạn cuối có lẽ quan trọng Hãy chấm dứt lời khiển trách cách nói với nhân viên thái độ mà bạn phê phán thái độ mà bạn thường thấy họ lại thái độ mà bạn mong muốn tương lai Hành vi sai trái tượng thời Về chất, họ nhân viên tốt Có thế, bạn hướng ý người bị khiển trách vào điều họ làm sai, không ý vào cách bạn đối xử với người Trong q trình cơng tác, hẳn khơng có cấp quản trị lại thuận buồm xi gió chèo lái nhân viên sóng biển n lặng Mâu thuẫn nhân viên với nhau, mâu thuẫn nhân viên với cấp quản trị, mâu thuẫn nhân viên với sách cơng ty thường xuyên xuất Nhà quản trị phải khôn ngoan, khéo léo giải vấn đề cách khoa học nên uyển chuyển, tránh để xảy xơ xát, đình cơng hay bãi cơng Và tốt nhà quản trị biết giao tế nhân giỏi, biết thu phục biết động viên nhân viên để họ làm việc cách hăng hái, đưa công ty đến đỉnh thành cơng 3.2 Hồn thiện mơ hình tổ chức văn phòng Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P Thực trạng số biện pháp nâng cao hiệu quản trị văn phịng Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái Theo hướng chung chương trình cải cách nhà nước hành phủ giai đoạn hội nhập kinh tế phát triển xây dựng mơ hình văn phịng gọn nhẹ với chức nhiệm vụ rõ rang cụ thể mang tính chuyên nghiệp quản lý lãnh đạo chuyên môn sâu nghiệp vụ Các mơ hình phận văn phịng doanh nghiệp xây dựng cho phù hợp với xu thế, phù hợp với tình hình phát triển, lĩnh vực kinh doanh doanh nghiệp để khai thác tối đa nguồn lực sắn có doanh nghiệp Hồn thiện văn phịng đồng thời xây dựng nết văn hóa nơi cơng sở trang trọng, lịch sự, có chun mơn, xây dựng tinh thần tập thể đồn kết giúp đỡ lẫn công việc để đạt mục tiêu chung công ty Thực tế việc bố trí phịng làm việc phịng hành cịn nhiều bất cập ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu cơng việc Vì việc bố trí phịng tiếp khách tách riêng phịng làm việc nhân viên văn phòng vấn đề cần thực Cần mở rộng thêm không gian làm việc cho trưởng phịng tách riêng với nhân viên, nên bố trí vách ngăn bàn làm việc nhân viên văn phong để hạn chế ảnh hưởng tâm lý cơng việc, tạo tính tập chung cao, hạn chế nói chuyên riêng làm việc Mầu sắc ánh sang văn phong ảnh hưởn đến tâm lý làm việc nhân viên Nhận thấy văn phòng thường chưa ý đến vấn đề này, ánh sáng văn phòng tối, sơn mầu vàng làm ấm phòng dễ gây mệt mỏi làm việc cần có kết hợp ánh sáng tự nhiên ánh sáng nhân tạo để tạo môi trường làm việc động 3.3 Đổi mới, hồn thiện cơng tác quản lý, điều hành công ty Để công việc cơng ty giải nhanh chóng, xác, hiệu cơng việc phải chun mơn hóa nhiệm vụ quyền hạn Xây dựng chương trình làm việc cách cụ thể mơi diễn cách kho học, logic, xác, kịp thời Đây vấn đề cốt lõi mà phòng hành cần nắm rõ bám trọng tâm trọng điểm Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P Thực trạng số biện pháp nâng cao hiệu quản trị văn phịng Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái Để tránh văn phòng hoạt động cách bị động lãnh đạo văn phịng phối hợp nhân viên chun mơn kiểm tra, rà soát để lãnh đạo chủ động nắm rõ tình hình thực tế, có phân tích, định kịp thời Việc thực công việc văn phịng phải dựa quy chế hoạt đơng chung , quy trình tiêu chuẩn cho hoạt động cơng ty Để theo kịp xu hướng phát triển mơ hình tổ chức quản lý văn phịng xây dựng mấu hình người quản lý chun nghiệp cơng ty nên tổ chức cho cán lý học tập nâng cao trình độ, khả quản lý chuyên nghiệp Đặc biệt ngoại ngữ tin học phần mềm quản lý ứng dụng văn phòng Xây dựng quan hệ đồn kết giúp đỡ lẫn cơng việc mục tiêu chung cơng ty thơng qua chuyên du lịch, thăm quan công ty bạn nhằm giao lưu học hỏi kinh nghiệm nâng cao tinh thần làm việc tập thể Đặc biệt người lãnh đạo tạo quan hệ tốt nội văn phòng, thân thiện động viên, giúp đỡ khiến họ cảm thấy quan tâm chia sẻ họ làm việc nhiệt tình hơn, hăng say cơng việc, nhiệt tình trung thành với cơng ty Người lãnh đạo phải khéo léo việc phê bình nhân viên tránh phê bình trước mặt nhân viên khác 3.4 Đổi mơi trang thiết bị , ứng dụng công nghệ thông tin quản lý Trang thiết bị tương đối hiên đại tạo môi trường làm việc khoa học, văn minh, lịch sự, giảm thiểu lao động thủ cơng, tăng suất lao động mà cịn nâng cao sức khỏe cán nhân viên để họ làm việc ổn định, yêu nghề, sáng tạo Việc đưa công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý trở thành xu chung, phần mềm quản lý ứng dụng triệt để nhằm khai thác lợi ích mà cơng nghệ thơng tin mang lại Hiện công ty cần thay số thiết bị cũ đầu tư kho lưu trữ để bảo quản tài liệu tốt nhận thấy số tài liệu có dấu hiệu hư hại làm ảnh hưởng đến trình lưu trữ sử dụng văn Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P Thực trạng số biện pháp nâng cao hiệu quản trị văn phịng Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái Hiện không gian văn phòng bị han chế đồng thời trang thiết bị văn phòng lại cồng kềnh làm ảnh hưởng đến không gian bàn làm việc nhân viên, thiếu gon gàng thống mát Hiện phịng hành áp dụng số phần mềm kế tốn văn phịng sử dụng hệ thống kết nối mạng nội tốc độ đường chuyền chưa cao làm ảnh hưởn đến trình quản lý lãnh đạo Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P Thực trạng số biện pháp nâng cao hiệu quản trị văn phòng Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái KẾT LUẬN Trong xu phát triển kinh tế tri thức nay, cơng tác văn phịng nhiệm vụ then chốt nhiều quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho q trình quản lý Thắng lợi cạnh tranh phát triển tổ chức tuỳ thuộc vào nguồn lực thơng tin trị, kinh tế, văn hố – xã hội, cơng nghệ - kỹ thuật tiên tiến… Để tăng cường nguồn lực thông tin phải khoa học - hợp lý, phải thu chun mơn hố thành phận chức tổ chức Vì việc củng cố, hồn thiện tổ chức hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực công tác thông tin cho quản lý trở thành nhu cầu thiết xã hội Trước yêu cầu chung đó, việc nghiên cứu Quản trị văn phòng cần phải đạt hiểu biết mức độ sâu sắc Sau thời gian nghiên cứu văn phòng vấn đề quản trị văn phòng luận văn đối chiếu lý luận với thực tế nhận thấy văn phịng cơng tác quản trị văn phịng cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái không khác so với lý luận chuyên môn nghiệp vụ nhân viên quản lý, điều hành trưởng phịng Tuy nhiên cơng ty khơng vận dụng cách dập khn theo lý ln mà có cải tiến, vận dụng linh hoạt đẻ phù hợp vơi tình hình thực tế đặc trưng cơng ty Luận văn trình bầy lý luận chung quản trị văn phòng như: lý luận văn phong, lý luận trị văn phòng; chức năng, nhiệm vụ; yếu tố ảnh hưởng đến quản trị văn phòng Về mặt thực tiễn luận văn nghiên cứu quản trị văn phịng thơng qua nghiệp vụ phịng hành chinh tổng hợp cơng ty để rút thuận lợi, khó khăn, vấn đề tồn để từ đưa đề xuất, biện pháp nhằm giúp cơng ty tìm biện pháp nhân trang thiết bị phục vụ hoạt động văn phịng để nâng cao cơng tác quản lý, điều hành hoàn thiện máy văn phịng cơng ty Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 10 Thực trạng số biện pháp nâng cao hiệu quản trị văn phòng Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái TÀI LIỆU THAM KHẢO Thạc sỹ Trần Thị Ngà – Giảng viên Học Viện Hành Chính Quốc Gia Bài giảng cho lớp QT901P năm 2008 Tổ chức quản trị văn phịng Giáo trình: Thư ký lãnh đạo quan tổ chức- Học Viện Hành Chính Quốc Gia Giáo trình quản trị văn phịng – trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân/khoa Quản Trị Kinh Doanh Tiến sỹ Trần Thị Thanh Thủy – Văn hóa tổ chức số giải pháp phát triển văn hóa cơng sở Mike Hervey (2001)- Quản trị văn phịng, Nhà xuất thống kê Hà Nội Giáo trình Tổ chức hoạt động văn phòng-Tác giả Thạc sỹ Trần Thị Ngà Tổ chức hoạt động công sở nhà nước (luân văn thạc sỹ quản lý nhà nước tác giả Khuất Văn Sách) Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái- Quy chế hoạt động văn phịng cơng ty Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái-Báo cáo tài công ty năm 2007, 2008 10.Các tài liệu tham khảo khác Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 11 Thực trạng số biện pháp nâng cao hiệu quản trị văn phịng Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái LỜI CẢM ƠN Nhân dịp hồn thành khóa luận em xin gủi lời cảm ơn đến tồn thể thày giáo môn Quản trị kinh doanh trường ĐH Dân Lập Hải Phòng giúp đỡ em suốt năm học vừa qua Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến anh Nguyễn Huy Công giám đốc công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái, anh Đàn Hải Long Phó giám đốc cơng ty giúp đỡ em nhiêu thời gian thực tập công ty cung cấp nhiều tài liệu để em hồn thành khóa luận Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn tới cô giáo Tiến Sỹ Trần Thị Thanh Thủy người trực tiếp hướng dẫn em hồn thành khóa luận Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên Lương Thị Kim Ngân Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 12 ... động công sở nhà nước (luân văn thạc sỹ quản lý nhà nước tác giả Khuất Văn Sách) Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái- Quy chế hoạt động văn phịng cơng ty Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái- Báo... trạng số biện pháp nâng cao hiệu quản trị văn phịng Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái Hiện khơng gian văn phịng bị han chế đồng thời trang thiết bị văn phòng lại cồng kềnh làm ảnh hưởng đến... Thực trạng số biện pháp nâng cao hiệu quản trị văn phòng Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái trách nhiệm cao, thái độ làm việc nghiêm túc, có chuyên môn nghiệp vụ cao đáp ứng yêu cầu công việc