NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ Với bất kỳ một vấn đề nào đó trước khi muốn phân tích đánh giá, nhận xét về nó thì chúng ta cần phải hiểu rõ về nó.Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài này chúng ta sẽ đi sâu về mảng quản trò nhân sự vì thế thật cần thiết để chúng ta biết thế nào là quản trò nhân sự? Mục tiêu của quản trò nhân sự là gì? Vai trò, chức năng và nhiệm vụ của quản trò nhân sự trong tổ chức ra sao? .Chương 1 của bài viết này sẽ trang bò cho độc giả ít nhiều những khái niệm cơ bản về quản trò nhân sự. 1.1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN S 1.1.1. Khái niệm chung về quản trò nhân sự Quản trò nhân sự hay còn gọi là quản trò nguồn tài nguyên nhân sự là sự phối hợp một cách tổng thể các hoạt động hoạch đònh, tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tài nguyên nhân sự thông qua tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu chiến lược và đònh hướng viễn cảnh của tổ chức. Tài nguyên nhân sự bao gồm tất cả mọi cá nhân tham gia bất cứ hoạt động nào của một tổ chức, bất kể vai trò của họ là gì. Cơ quan tổ chức có thể là một hãng sản xuất, một công ty bảo hiểm, một cơ quan nhà nước, một bệnh viện, một liên đoàn lao động, hãng hàng không hay quân đội,…Tổ chức có thể lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp. Như vậy, quản trò tài nguyên nhân sự gắn liền với mọi tổ chức bất kể cơ quan đó có tồn tại phòng hay bộ phận quản trò nhân sự hay không. Quản trò tài nguyên nhân sự là một thành tố quan trọng của chức năng quản trò , và nó có gốc rễ và các nhánh rộng rãi khắp nơi trong một tổ chức. 1.1.2. Mục tiêu của quản trò nhân sự Nhằm cung cấp cho cơ quan, tổ chức một lực lượng lao động có hiệu quả. Để đạt được mục tiêu này, các nhà quản trò phải biết cách thâu dụng, đánh giá phân tích và duy trì nhân viên của mình. Để cho công ty được phát triển, có lãi và tồn tại được, nhà quản trò cần nắm vững 4 mục tiêu cơ bản sau đây : Mục tiêu xã hội : Công ty phải đáp ứng nhu cầu và thách thức của xã hội. Công ty hoạt động vì lợi ích của xã hội chứ không phải của riêng mình. Mục tiêu tổ chức : Quản trò nhân sự là làm cách nào để cơ quan, tổ chức hoạt động có hiệu quả. Quản trò nhân sự tự nó không phải là cứu cánh. Nó chỉ là một phương tiện giúp cơ quan, tổ chức, đạt được mục tiêu của mình. Mục tiêu các bộ phận chức năng : Mỗi bộ phận phòng ban đều có chức năng và nhiệm vụ riêng. Vì thế mỗi bộ phận phòng ban phải đóng góp, phục vụ cho nhu cầu của cơ quan tổ chức. Mức độ phục vụ này phải phù hợp với mục tiêu của cơ quan tổ chức. Mục tiêu cá nhân : Nhà quản trò phải giúp nhân viên mình đạt được các mục tiêu của họ. Nhà quản trò phải nhận thức rằng nếu lãng quên mục tiêu cá nhân của nhân viên, năng suất lao động sẽ giảm, việc hoàn thành công tác sẽ suy giảm, và nhân viên sẽ rời bỏ cơ quan. CÁC MỤC TIÊU NHÂN SỰ CÁC HOẠT ĐỘNG HỖ TR 1. Mục tiêu xã hội a.Tuân theo pháp luật b. Các dòch vụ theo yêu cầu c. Mối tương quan giữa công đoàn và cấp quản trò 2. Mục tiêu tổ chức a. Hoạch đònh tài nguyên nhân sự b. Tuyển mộ c. Tuyển chọn d. Đào tạo và phát triển e. Đánh giá f. Sắp xếp g. Các hoạt động kiểm tra 3. Mục tiêu các bộ phận chức năng a. Đánh giá b. Sắp xếp c. Các hoạt động kiểm tra 4. Mục tiêu cá nhân a. Đào tạo và phát triển b. Đánh giá c. Sắp xếp d. Lương bổng e. Các hoạt động kiểm tra Bảng 1.1 : Mối tương quan giữa các hoạt động quản trò tài nguyên nhân sự và mục tiêu quản trò tài nguyên nhân sự. 1.1.3. Vai trò và chức năng của quản trò nhân sự  Vai trò Giám đốc nhân sự chỉ có quyền hạn trực tiếp đối với cấp dưới trong tuyến quyền hạn của mình. Tuy nhiên đối với các vấn đề liên quan đến nhân sự trong toàn công ty, giám đốc nhân sự nói riêng, và bộ phận nhân sự nói chung chỉ đóng các vai trò làm chính sách, cố vấn, cung cấp các dòch vụ, và kiểm tra. - Đề ra chính sách Bộ phận nhân sự đề ra chính sách hoặc cố vấn cho lãnh đạo cấp cao đề ra chính sách liên quan đến tài nguyên nhân sự trong toàn bộ cơ quan. - Cố vấn Bộ phận nhân sự đóng vai trò tư vấn và cố vấn (đưa ra các ý kiến) cho các cấp quản trò khác khi một bộ phận nào đó có vấn đề về nhân sự. - Cung cấp dòch vụ Bộ phận nhân sự còn cung cấp các dòch vụ như tuyển dụng, đào tạo và huấn luyện cho các bộ phận khác. - Kiểm tra Ngoài ra bộ phận nhân sự cũng còn đảm nhận chức năng kiểm tra bằng các giám sát các bộ phận khác có đảm bảo thực hiện các chính sách, các chương trình thuộc về nhân sự đã đề ra hay không.  Chức năng Sơ đồ sau đây sẽ giúp chúng ta có một cái nhìn tổng quát về chức năng và nhiệm vụ của bộ phận nhân sự phổ biến trên thế giới hiện nay. TRƯỞNG BỘ PHẬN NHÂN SỰ HAY PHÒNG NHÂN SỰ Nghiên cứu tài nguyên nhân sự Hoạch đònh tài nguyên nhân sự Tuyển dụng Đào tạo và phát triển Quản trò tiền lương Quan hệ lao động Dòch vụ và phúc lợi Y tế và an toàn Các chức năng nhiệm vụ nêu trên đây là các chức năng chủ yếu của bộ phận nhân sự phổ biến trên thế giới. Một số cơ quan tổ chức thêm chức năng nghiên cứu tài nguyên nhân sự vào sơ đồ này. Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của bộ phận nhân sự bao gồm tám chức năng nêu trên đây và có tính cách bao quát trong toàn cơ quan, xí nghiệp – nghóa là giám đốc Tài nguyên nhân sự (Human Resource Manager) có chức năng nhiệm vụ nghiên cứu, hoạch đònh tài nguyên nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và phát triển, quản trò lương bổng, quan hệ lao động, dòch vụ và quỹ phúc lợi, y tế và an toàn lao động trong toàn cơ quan. 1.2. NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ NHÂN S 1.2.1. Hoạch đònh nhân sự Hoạch đònh tài nguyên nhân sự có thể tạo nên hoặc phá vỡ một tổ chức. Hoạch đònh tài nguyên nhân sự không có hiệu quả giống như một tổ chức có một nhà máy và một văn phòng mà không có người điều hành nó một cách có hiệu năng. Nhờ hoạch đònh tài nguyên nhân sự mà các cấp chuẩn bò cho mình có một đội ngũ đúng người, đúng việc, và đúng lúc thoả mãn các mục tiêu của cơ quan cũng như của cá nhân.  Đònh nghóa Có nhiều đònh nghóa khác nhau về hoạch đònh tài nguyên nhân sự Hoạch đònh tài nguyên nhân sự là một tiến trình triển khai thực hiện các kế hoạch và các chương trình nhằm đảm bảo rằng cơ quan sẽ có đúng số lượng, đúng số người được bố trí đúng lúc, đúng nơi, và đúng chổ Hay nói một cách khác, hoạch đònh tài nguyên nhân sự là một tiến trình duyệt xét lại một cách có hệ thống những yêu cầu về tài nguyên nhân sự để đảm bảo rằng cơ quan sẽ có đúng số người có đầy đủ các kỹ năng theo đúng nhu cầu • Tiến trình hoạch đònh nhân sự Trước khi hoạch đònh tài nguyên nhân sự, nhà quản trò phải nghiên cứu kỹ các kế hoạch chiến lược của tổ chức mình. Dựa theo các kế hoạch chiến lược của toàn công ty, mỗi nhà quản trò sẽ hoạch đònh tài nguyên nhân sự cho bộ phận mình, và giám đốc (trưởng phòng nhân sự) sẽ từ đó hoạch đònh chiến lược nhân sự cho toàn cơ quan. Sơ đồ 1.1. Chức năng của Phòng Nhân Sự Bước 1: Đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu Khi dự báo nhà quản trò cần phải suy xét nhiều yếu tố khác nhau. Theo thực tế suy xét kỹ nhu cầu sản phẩm và dòch vụ của công ty là việc quan trọng nhất và trên hết. Trong một cơ quan sản xuất kinh doanh thì doanh thu cần phải dự tính trước tiên. Sau đó là khối lượng sản phẩm đáp ứng với khối lượng doanh thu này và sau cùng là ước tính số lao động cần thiết đáp ứng nhu cầu sản xuất. Bên cạnh đó, nhà quản trò còn phải tính đến các yếu tố sau : o Số người thay thế dự kiến o Chất lượng và nhân cách nhân viên o Những quyết đònh nâng cấp chất lượng sản phẩm, dòch vụ, hoặc xâm nhập vào những thò trường mới. o Những thay đổi về khoa học kỹ thuật và quản trò đưa đến gia tăng năng suất o Nguồn tài chính có sẵn Bước 2 : Đề ra chính sách Sau khi các chuyên viên phân tích và đối chiếu giữa nhu cầu và khả năng của công ty nhờ vào hệ thống thông tin, bộ phận nhân sự sẽ đề xuất một số chính sách, thủ tục, và các kế hoạch cụ thể. Giám đốc nhân sự cần phải cân nhắc, tính toán sao cho phù hợp với ngân sách của công ty và trình cho Ban Giám Đốc phê chuẩn. Bước 3 : Thực hiện các kế hoạch Sau khi đã có các chính sách và kế hoạch, nhà quản trò sẽ phối hợp với các trưởng các bộ phận liên quan để thực hiện chương trình và kế hoạch nhân sự theo nhu cầu cụ thể : Thứ nhất, trong trường hợp khiếm dụng- nghóa là thiếu nhân viên đúng theo khả năng, nhà quản trò cần phải thực hiện chương trình thuyên chuyển nhân viên theo đúng khả năng và tiềm năng của họ, hoặc thăng chức và giáng chức theo đúng khả năng và nhu cầu của cộng ty. Sau khi sắp xếp lại mà công ty vẫn thấy nguồn tài nguyên nhân sự không đủ theo nhu cầu công ty, công ty sẽ tiến hành chương trình tuyển mộ và tuyển chọn nhân viên. Thứ hai, trong trường hợp thặng dư, nhà quản trò sẽ áp dụng các biện pháp sau đây : o Hạn chế tuyển dụng o Giảm bớt giờ lao động o Cho nghỉ hưu sớm o Giãn thợ, cho nghỉ tạm thời Bước 4: Kiểm tra và đánh giá Trong mỗi giai đoạn, nhà quản trò phải thường xuyên kiểm soát xem các kế hoạch và chương trình có phù hợp với mục tiêu đã đề ra hay không. Cần phải tiến hành đánh giá các kế hoạch để rút kinh nghiệm. Dưới đây là sơ đồ tiến trình hoạch đònh tài nguyên nhân sự trong toàn công ty -Thuyên chuyển -Thăng chức -Giáng chức -Đào tạo phát triển Kiểm soát và đánh giá MÔI TRƯỜNG BÊN NGOÀI MÔI TRƯỜNG BÊN TRONG HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯC HOẠCH ĐỊNH TNNS So sánh giữa nhu cầu và khả năng sẵn có Dự báo nhu cầu về TNNS Khả năng sẵn có về TNNS Cung = cầu Dư thừa nhân viên Khiếm dụng nhân viên Đề ra chính sách và kế hoạch Không hành động -Hạn chế tuyển dụng -Giảm giờ lao động -Về hưu sớm -Nghỉ tạm thời Tuyển mộ Tuyển chọn Bước 4 Bước 3 Bước 2 Bước 1 1.2.2. Tuyển dụng nhân viên  Tuyển mộ Tuyển mộ nhân viên là một tiến trình thu hút những ngưới có khả năng từ nhiều nguồn khác nhau đến đăng ký hoặc nộp đơn tìm việc làm. Làm tốt được tiến trình này thì nhà quản trò đã thành công một phần. Tuyển mộ nhân viên là cả một quá trình phức tạp mà trước đó nhà quản trò cần phải phân tích công việc và hoạch đònh tài nguyên nhân sự một cách cụ thể. • Tuyển mộ từ nguồn nội bộ Tuyển mộ nhân viên trong nội bộ công ty là cả một thủ tục phức tạp. Đối với các chức vụ quản trò gia cao cấp, thường các công ty áp dụng hồ sơ thuyên chuyển. Đối với các chức vụ hoặc công việc ở cấp thấp hơn, các công ty nước ngoài tại Việt Nam và trên thế giới thường sử dụng phương pháp niêm yết chổ làm hay công việc đang cần tuyển người, được gọi tắt là niêm yết công việc còn trống (job posting). Bảng niêm yết này được dán ở chổ công cộng để mọi người đều biết. Thông qua bảng này nhân viên trong công ty có thể biết được là công ty đang cần tuyển người cho công việc và bộ phận nào. Nhà quản trò khuyến khích mọi người đủ điều kiện hãy đăng ký tham gia. Lợi điểm của hình thức này là nhân viên nhận thấy được rằng công ty luôn tạo cơ hội để họ được thăng tiến, và vì thế họ có thể gắn bó với công ty và làm việc tích cực hơn. Công ty đánh giá khả năng của họ qua quá trình làm việc. Ngoài ra việc tuyển mộ từ nguồn nội bộ sẽ đỡ tốn kém hơn là tuyển dụng từ nguồn bên ngoài. • Tuyển mộ từ nguồn bên ngoài - Nguồn tuyển mộ Có rất nhiều nguồn tuyển mộ từ bên ngoài. Sau đây là một số nguồn chính : o Bạn bè của nhân viên o Nhân viên cũ (cựu nhân viên) o Ứng viên tự nộp đơn xin việc o Nhân viên của các công ty khác o Sinh viên tốt nghiệp từ các trường đại học o Người thất nghiệp o Người làm nghề tự do Sơ đồ 1.2 : Tiến trình hoạch đònh tài nguyên nhân sự - Phương pháp tuyển mộ Có rất nhiều phương pháp tuyển mộ nhân viên từ nguồn bên ngoài : o Quảng cáo o Cử nhân viên tuyển mộ đến các trường o Đến các công ty tuyển dụng o Thuê chuyên gia tuyển mộ o Sinh viên thực tập o Ứng viên tự nộp đơn xin việc o Các công ty săn đầu người  Tuyển chọn Ông cha ta thường nói “ thiên thời, đòa lợi, nhân hoà”. Nhưng thiên thời không bằng đòa lợi và đòa lợi thì không bằng nhân hoà. Muốn cho yếu tố nhân được “hoà’ø thì cần phải biết “ thuật dụng ngườiø”. Thuật dụng người được các nước Âu Mỹ tóm gọn trong câu “đúng người, đúng chổ, đúng lúc”. (The right man in the right place at the right time)- nghóa là lựa chọn đúng người, bố trí họ đúng vò trí vào đúng thời điểm cần thiết. Tuyển chọn nhân viên là cả một quá trình không đơn giản như chúng ta thường nghó . Công việc này không những đòi hỏi phải có nghiệp vụ chuyên môn một cách khoa học mà còn tuỳ thuộc vào chiến lược nhân sự để dònh hướng viễn cảnh của công ty. Tuyển mộ là tập trung các ứng viên lại, còn tuyển chọn là quyết đònh xem trong số các ứng viên ấy ai là người hội đủ các tiêu chuẩn để làm việc cho công ty. Tiêu chuẩn tuyển chọn Việc tuyển chọn nhân viên cần phải dựa trên các tiêu chuẩn sau đây : o Khả năng nhân cách o Khả năng chuyên môn o Khả năng giao tế o Khả năng lãnh đạo Xét một cách tổng quát, nếu công ty muốn tuyển ứng viên vào các chức vụ càng cao bao nhiêu càng đòi hỏi ứng viên phải có kỹ năng quản trò rộng và bao quát bấy nhiêu. Ngược lại, ứng viên ứng cử vào các chức vụ càng thấp bao nhiêu càng đòi hỏi phải có nhiều kỹ năng kỹ thuật, nghiệp vụ chuyên môn (technical skill), chuyên sâu bấy nhiêu. Kỹ năng quản trò (managerial skill) bao gồm : kỹ năng nhận thức (conceptual skill) và kỹ năng giao tế (interpersonal skill). Sơ đồ 1.3 sẽ giúp chúng ta có cái nhìn tổng quát hơn [...]... hiện nay, khi nhân tố con người nổi lên là yếu tố quyết đònh cho sự tồn tại và phát triển của tổ chức, nhân tố con người vừa là mục tiêu, vừa là động lực cho sự phát triển thì sự hiểu biết về những nhu cầu cũng như những động lực của hành vi và khả năng làm cho nhân tố con người phát huy đầy đủ, có hiệu quả là yêu cầu cần thiết mà mọi nhà quản lý hiện nay phải quan tâm vì nó gắn liền với sự thành bại... các cá nhân trong tổ chức Các đặc tính quan trọng của văn hoá tổ chức : Tính hợp thức của hành vi : khi các cá nhân tương tác với nhau, họ sử dụng cùng một ngôn ngữ , thuật ngữ, và những nghi lễ liên quan tới sự tôn kính và những cách cư xử Các chuẩn mực : những tiêu chuẩn của hành vi Những tiêu chuẩn không rõ ràng song nó tạo ra những ràng buộc đối với những thành viên trong tổ chức và đòi hỏi những. .. có những giá trò chủ yếu mà tổ chức tán thành, ủng hộ và mong đợi những người tham gia chia xẻ nó Những giá trò này được nói , được thông báo công khai như những nguyên tắc và những giá trò mà tổ chức và các thành viên của nó cố gắng đạt tới Triết lý : có những chính sách và những tư tưởng xác đònh những niềm tin của tổ chức và cách thức đối xử với người lao động, khách hàng và người tiêu dùng Những. .. nguyên nhân sự Tuyển mộ và tuyển chọn Phát triển tài nguyên nhân sự Hoạch đònh và phát triển nghề nghiệp Lương bổng và đãi ngộ Quan hệ nhân sự nội bộ Đánh giá tiềm năng của nhân viên Chính sách : các chính sách đánh giá thành tích công tác của nhân viên nhằm các mục đích sau : o Duy trì và khuyến khích cho những thành tích vượt trội o Duy trì và cải tiến chất lượng lãnh đạo, đồng thời thăng thưởng cho những. .. Những triết lý này chỉ dẫn những hoạt động của tổ chức và các thành viên của nó Những luật lệ : có những nguyên tắc chặt chẽ liên quan tới việc được chấp nhận là thành viên của tổ chức Những người mới tới luôn phải học những điều này để được chấp nhận là thành viên một cách đầy đủ của nhóm và của tổ chức Bầu không khí tổ chức : tổng thể những cảm giác được tạo ra từ những điều kiện làm việc, những cách... thú -Phấn đấu -Trách nhiệm -Cơ hội được cấp trên nhận biết -Cảm giác hoàn thành công tác -Cơ hội thăng tiến Phòng tuyễn dụng Đại Lý Bảo Hiểm Sơ đồ 1.7 : Các yếu tố của một chương trình lương bổng, đãi ngộ toàn diện 1.3.VĂN HOÁ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY Những tổ chức thành công thường là những tổ chức độc đáo, khác biệt bởi nó tạo ra những giá trò, chuẩn mực, những người anh hùng, những nghi thức và lễ hội... quả cho sự phát triển của tổ chức và trong việc hướng dẫn hành vi của người lao động Từ kết luận trên, chúng ta có thể nhận đònh được giá trò đóng góp của văn hoá tổ chức vào kết quả hoạt động của công ty Đây là một chủ đề phức tạp, mặc dù có những sự không nhất trí về khái niệm văn hoá tổ chức , song phần lớn những đònh nghóa đã nhận dạng tầm quan trọng của những chuẩn mực và giá trò chung mà những. .. cho những người được đánh giá tốt o Đẩy mạnh cơ hội cho nhân viên có khả năng tham gia vào các quyết đònh quản trò mà họ am hiểu o Làm cho nhân viên hội nhập và gắn bó với tổ chức cũng như các mục tiêu của tổ chức o Tăng cường tối đa các cơ hội để nhân viên có khả năng phát triển, khẳng đònh được tài năng cao nhất của mình, và phát triển tiềm năng o Cấp quản trò là người thầy, là huấn luyện viên luôn... Tài chính gián tiếp: Bao gồm các kế hoạch bảo hiểm bảo hiểm nhân thọ, y tế, giải phẫu, các loại trợ cấp xã hội,… Lương bổng và đãi ngộ về mặt phi tài chính đó chính là bản thân công việc và môi trường làm việc Bản thân công việc có hấp dẫn không , có thử thách không, có đòi hỏi sự phấn đấu không, nhân viên có được giao trách nhiệm không, nhân viên có được cấp trên ghi nhận thành tích của mình hay không,... Xem xét công việc được thực hiện Đánh giá sự hoàn thành công việc Thảo luận việc đánh giá với nhân viên Sơ đồ 1.6 : Tiến trình đánh giá thành tích công tác 1.2.5 Lương bổng và đãi ngộ Lương bổng và đãi ngộ (compensation) chỉ về mọi loại phần thưởng mà một cá nhân nhận được để đổi lấy sức lao động của mình Lương bổng và đãi ngộ gồm 2 phần : Lương bổng và đãi ngộ về mặt tài chính bao gồm mục tài chính trực . KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN S 1.1.1. Khái niệm chung về quản trò nhân sự Quản trò nhân sự hay còn gọi là quản trò nguồn tài nguyên nhân sự là sự phối. NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ Với bất kỳ một vấn đề nào đó trước khi muốn phân tích đánh giá, nhận xét về nó thì chúng ta cần phải hiểu rõ về