BỘ Y TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI LÊ THỊ KHÁNH HÀ KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG CẤP PHÁT THUỐC NỘI TRÚ TẠI BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ THÀNH PHỐ HÀ NỘI NĂM 2019 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP DƯỢC SĨ HÀ NỘI – 2020 BỘ Y TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI LÊ THỊ KHÁNH HÀ MÃ SINH VIÊN: 1501131 KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG CẤP PHÁT THUỐC NỘI TRÚ TẠI BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ THÀNH PHỐ HÀ NỘI NĂM 2019 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP DƯỢC SĨ Người hướng dẫn: TS Trần Thị Lan Anh Th.S Phạm Thị Diệu Huyền Nơi thực hiện: Bộ môn Quản lý Kinh tế Dược Bệnh viện Hữu Nghị HÀ NỘI – 2020 LỜI CẢM ƠN Trước hết, xin bày tỏ biết ơn tới TS Trần Thị Lan Anh – Giảng viên Bộ môn Quản lý Kinh tế Dược Cơ tận tình dạy, hướng dẫn, tạo điều kiện giúp đỡ tơi suốt q trình thực đề tài Tiếp theo, xin bày tỏ biết ơn chân thành tới Th.S Phạm Thị Diệu Huyền – Phó trưởng khoa Dược bệnh viện Hữu Nghị hết lịng giúp đỡ, đóng góp ý kiến tạo nhiều điều kiện cho để hồn thành khóa luận Tơi xin gửi lời cảm ơn tới thầy cô Bộ môn Quản lý Kinh tế Dược tận tình giảng dạy tạo nhiều điều kiện thuận lợi suốt trình học tập hồn thành khóa luận Tơi xin gửi lời cảm ơn tới thầy cô Ban Giám hiệu, Phòng Đào tạo tất thầy cô trường Đại học Dược Hà Nội ln hết lịng cơng tác giảng dạy Nhờ đó, tơi tích góp nhiều kiến thức kinh nghiệm quý giá, không giúp năm tháng giảng đường mà hành trang sống nghiệp sau Cuối cùng, muốn gửi lời cảm ơn tới gia đình bạn bè Họ người ln chia sẻ, động viên khích lệ tơi tơi gặp khó khăn suốt q trình thực khóa luận Hà Nội, ngày 18 tháng năm 2020 Sinh viên Lê Thị Khánh Hà MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VÀ CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ VÀ ĐỒ THỊ ĐẶT VẤN ĐỀ CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN 1.1 Tổng quan hoạt động cấp phát 1.1.1 Môi trường cấp phát 1.1.2 Nhân viên cấp phát 1.1.3 Quy trình cấp phát 1.2 Tổng quan Lean ứng dụng số hành động quản trị bệnh viện 1.2.1 Giới thiệu Lean 1.2.2 Ứng dụng Lean số hoạt động quản trị bệnh viện 1.2.2.2 Nguyên tắc Lean 1.2.2.3 Giá trị lãng phí 1.2.2.4 Phát lãng phí: Quan sát quy trình dịng giá trị 1.2.2.5 Chủ động giải vấn đề nguyên nhân gốc rễ 1.2.2.6 Tiêu chuẩn hóa cơng việc tảng Lean 1.2.2.7 Phương pháp Lean: Quản lý trực quan, 5S Kanban 10 1.3 Thực trạng hoạt động cấp phát thuốc bệnh viện 11 1.3.1 Trên giới 11 1.3.2 Tại Việt Nam 14 1.4 Tổng quan bệnh viện Hữu Nghị 15 1.4.1 Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bệnh viện Hữu Nghị 15 1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức khoa Dược bệnh viện Hữu Nghị 16 1.4.3 Hoạt động kho Nội trú bệnh viện Hữu Nghị 17 CHƯƠNG 2: ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 19 2.1 Đối tượng nghiên cứu 19 2.2 Thời gian địa điểm nghiên cứu 19 2.3 Phương pháp nghiên cứu 19 2.3.1 Biến số nghiên cứu 19 2.3.2 Thiết kế nghiên cứu 20 2.3.3 Phương pháp thu thập số liệu 22 2.4 Mẫu nghiên cứu 23 2.4.1 Phương pháp chọn mẫu 23 2.4.2 Cách chọn mẫu 23 2.5 Xử lý phân tích số liệu 24 2.6 Vấn đề đạo đức 25 CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ BÀN LUẬN 26 1.1 Kết nghiên cứu 26 1.1.1 Mô tả thực trạng hoạt động kho Nội trú Bệnh viện Hữu Nghị 26 1.1.1.1 Khảo sát quy trình số hoạt động kho Nội trú Bệnh viện Hữu Nghị 26 1.1.1.2 Phân tích hiệu công việc kho Nội trú bệnh viện Hữu Nghị 28 1.1.2 Một số yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động Kho nội trú bệnh viện Hữu Nghị 35 1.1.2.1 Quy trình làm việc 35 1.1.2.2 Thời gian thực công việc 37 1.1.2.3 Nhân lực 39 1.2 Bàn luận 40 1.2.1 Mô tả thực trạng hoạt động kho Nội trú bệnh viện Hữu Nghị 40 1.2.1.1 Khảo sát quy trình số hoạt động kho Nội trú bệnh viện Hữu Nghị 40 1.2.1.2 Phân tích hiệu cơng việc kho Nội trú bệnh viện Hữu Nghị 42 1.2.2 Một số yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động cấp phát Kho Nội trú bệnh viện Hữu Nghị 46 1.2.2.1 Quy trình làm việc 46 1.2.2.2 Thời gian thực công việc 48 1.2.2.3 Nhân lực 49 1.3 Ưu điểm hạn chế nghiên cứu 50 1.4 Đề xuất hướng nghiên cứu 50 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 51 1.1 Kết luận 51 1.1.1 Mô tả thực trạng hoạt động kho Nội trú bệnh viện Hữu Nghị 51 1.1.2 Một số yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kho Nội trú bệnh viện Hữu Nghị 51 1.2 Kiến nghị 52 PHỤ LỤC 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO 67 DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VÀ CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chú giải nghĩa BVSK Bảo vệ sức khỏe CPTNT Cấp phát thuốc nội trú Median Giá trị trung vị Mean Giá trị trung bình Max Giá trị lớn Min Giá trị nhỏ SD Độ lệch chuẩn IQR Khoảng tứ phân vị SOP Quy trình thao tác chuẩn DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1.1 Quan sát hoạt động xét nghiệm phịng thí nghiệm Bảng 2.1 Biến số nghiên cứu Bảng 3.1 Thời gian biểu công việc tuần Bảng 3.2 Phân bố thời gian nhân lực làm việc tuần kho nội trú Bảng 3.3 Số khoản mục cấp phát vào ngày tuần tháng 11 (khoản) Bảng 3.4 Thời gian lấy kiểm khoản thuốc viên ngày thứ 2, thứ 4, thứ (giây) Bảng 3.5 So sánh thời gian làm việc ngày thứ 2, 4, Bảng 3.6 Số khoản mục thuốc hoàn trả thuốc tuần (khoản) DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ VÀ ĐỒ THỊ Hình 1.1 Biểu đồ Xương cá Hình 1.2 Tổ chức bệnh viện Hữu Nghị Hình 1.3 Sơ đồ tổ chức khoa Dược bệnh viện Hữu Nghị Hình 2.1 Sơ đồ nội dung nghiên cứu Hình 3.1 Sơ đồ kho nội trú Hình 3.3 Biểu đồ phân bố thời gian xuất phiếu lĩnh thuốc ngày khoa phịng tháng 11 Hình 3.4 Biểu đồ phân bố số phiếu lĩnh thuốc ngày thứ 3, thứ theo khung tháng 11 Hình 3.5 Đường di chuyển nhân viên lấy thuốc cho 14 tờ phiếu lĩnh liên tục vào ngày X Hình 3.6 Đường di chuyển nhân viên 2, 3, lấy thuốc cho 25 tờ phiếu lĩnh liên tục vào ngày X Hình 3.7 Đường di chuyển nhân viên 1, lấy thuốc cho 22 tờ phiếu lĩnh liên tục vào ngày Y Hình 3.8 Biểu đồ phân bố số phiếu hồn trả theo khung tháng 11 Hình 3.9 Biểu đồ phân bố số lần hoàn trả thuốc theo tuần khoa tháng 10, 11 Hình 4.1 Sơ đồ kho đường nhân viên trình cấp phát ĐẶT VẤN ĐỀ Bệnh viện sở khám chữa bệnh chăm sóc sức khỏe cho người bệnh Một nhiệm vụ quan trọng bệnh viện cung ứng thuốc đầy đủ, kịp thời đảm bảo chất lượng đến bệnh nhân Cung ứng thuốc hiệu có ảnh hưởng lớn đến chất lượng điều trị chăm sóc sức khỏe người bệnh, vừa làm giảm chất lượng dịch vụ chăm sóc đồng thời tăng thời gian chi phí điều trị Việc cung ứng thuốc hiệu kết đóng góp từ nhiều giai đoạn: xây dựng danh mục thuốc lựa chọn thuốc, tồn trữ bảo quản thuốc, cấp phát thuốc, giám sát sử dụng thuốc,…Mỗi giai đoạn không thực hiệu gây ảnh hưởng xấu tới chất lượng cung ứng Cấp phát thuốc phần trình cung ứng Đây trình ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng dịch vụ chăm sóc bệnh nhân Một quy trình cấp phát khơng hiệu trước hết gây lãng phí thời gian Theo phương pháp quản lý tinh gọn Lean, tiêu tốn thời gian ảnh hưởng đến thời gian tất nhân viên liên quan q trình cấp phát, gây lãng phí cho hệ thống [20] Hơn nữa, quy trình cấp phát không hiệu gây nhiều sai sót Trong nghiên cứu Brazil, có tới 82% số đơn cấp phát chứa lỗi sai không ngăn chặn [19] Tại nghiên cứu khác, việc áp dụng biện can thiệp để nâng cao chất lượng cấp phát thuốc cải thiện đáng kể tỷ lệ sai sót q trình cấp phát Cụ thể, số lần thiếu thuốc trước can thiệp 86,0 giảm 20,0 sau can thiệp Số trường hợp nhầm hàm lượng từ 32,5 giảm 4,0 trường hợp sau can thiệp [14] Tại bệnh viện Hữu Nghị, đối tượng đặc thù bệnh viện cán trung cao cấp, người có cơng với cách mạng Đảng Nhà nước, cán Trung ương, việc cấp phát thuốc an toàn hiệu cần trọng Chính , đề tài “Khảo sát hoạt động cấp phát thuốc nội trú bệnh viện Hữu Nghị thành phố Hà Nội năm 2019” thực Bệnh viện Hữu Nghị nhằm thực mục tiêu sau: Mô tả thực trạng hoạt động kho Nội trú bệnh viện Hữu Nghị từ tháng 10 năm 2019 Khảo sát số yếu tố tác động đến hoạt động kho Nội trú bệnh viện Hữu Nghị Kết nghiên cứu đưa chứng khoa học thực trạng nguyên nhân dẫn tới tồn tại, từ đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động cấp phát thuốc Bệnh viện Hữu Nghị nói riêng bệnh viện nói chung Phụ lục 03 Quy trình cấp phát thuốc nội trú Trách nhiệm Các bước Mô tả /Biểu mẫu thực Tiếp nhận DS kho CP Nội trú phiếu lĩnh - Tiếp nhận phiếu lĩnh thuốc Điều dưỡng khoa phòng thuốc Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ phiếu lĩnh thuốc: - Chữ ký Trưởng khoa LS (hoặc BS ủy quyền), Kiểm tra cập nhật số Trưởng khoa Dược (hoặc DS ủy quyền), người lĩnh thuốc liệu vào phần - Tên thuốc, nồng độ, hàm lượng thuốc DS kho CP Nội - Phiếu lĩnh thuốc rõ ràng, không tẩy xóa mềm trú - Đối chiếu tên thuốc, hàm lượng, số lượng máy so với phiếu lĩnh thuốc, cập nhật vào máy phiếu hợp lệ - Ký xác nhận phiếu hợp lệ, chia phiếu cho phận thuốc ống thuốc viên - Trả lại phiếu không hợp lệ yêu cầu làm lại Soạn thuốc theo DS cấp phát thuốc phiếu lĩnh ống, thuốc viên Soạn thuốc đảm bảo yêu cầu: - Đúng tên thuốc, nồng độ, hàm lượng số lượng - Phiếu lĩnh thuốc phải lấy nhanh gọn - Xếp thuốc thuận tiện cho việc kiểm đếm - Đối với thuốc lẻ, phải cho vào túi bấm Ghi nhãn tên thuốc, hàm lượng; số lượng, hạn dùng - Tuân thủ nguyên tắc FIFO/FEFO - Chuyển thuốc phiếu lĩnh thuốc quầy giao thuốc DS kho CP Nội trú; ĐD Giao thuốc cho ĐD - Tuân thủ nguyên tắc: “3 kiểm tra, đối chiếu” - Việc kiểm đếm phải thực giao - DS ĐD ký xác nhận vào phiếu lĩnh thuốc khoa phòng DS kho CP Nội trú, Thống kê Lưu hồ sơ - Lưu phiếu lĩnh thuốc 55 Phụ lục 04 Quy trình nhận thuốc, hóa chất, cao đơn dược liệu hồn trả từ khoa lâm sàng, cận lâm sàng Trách nhiệm Các bước thực Mô tả/Biểu mẫu - DS kho cấp phát kiểm tra, đối chiếu thông tin phiếu hồn trả phải trùng với thơng tin thực tế phần Kiểm tra mềm Với trường hợp: số lô, hạn dùng phần mềm nhận không trùng với thực tế phải ghi lại thông tin thuốc, thuốc, hóa hóa chất thực tế vào phiếu hồn trả ký xác nhận bên chất hoàn trả DS kho CP cạnh - Đối với thuốc lẻ không cịn ngun bao gói phải đóng gói lại túi bấm có nhãn ghi tên thuốc, nồng độ (hàm lượng), số lô, hạn dùng - DS chấp nhận phiếu hoàn trả phần mềm xếp, bảo quản thuốc, hóa chất hồn trả theo quy định: + Thuốc, hóa chất nhận lại đảm bảo số lô đủ hạn dùng, đạt tiêu chuẩn chất lượng cảm quan cho nhập kho để cấp phát trở lại + Thuốc, hóa chất khơng đảm bảo chất lượng để vào khu vực chờ hủy DS kho CP Điều dưỡng Lưu hồ sơ - Khoa Dược khoa Lâm sàng khoa lưu 01 phiếu hồn trả thuốc, hóa chất theo thời gian quy định 56 Phụ lục 05 Quy trình kiểm kê định kỳ hàng tuần hàng tháng kho Dược Trách nhiệm DS kho CP Các bước thực Mô tả/Biểu mẫu Tiếp nhận - Định kỳ 01 tháng/lần Tổ trưởng phân công danh mục DM kiểm kiểm kê cho DS kho CP Tổ trưởng tổ kê kho CP - DS kho CP giao nhận danh mục kiểm kê phân công quản lý theo BM.12.DUOC.01 chuyển biên cho Tổ trưởng sau ngày kiểm kê cuối tháng 01 ngày Tiến hành - DS rút báo cáo “Biên kiểm kê” phần mềm FPT kiểm kê theo BM.12.DUOC.02 tiến hành kiểm kê đối chiếu sổ sách với thực tế Ghi nhận số lượng, hạn dùng thực tế vào Biên kiểm kê ký xác nhận - Đối với thuốc hết hạn sử dụng: + DS làm phiếu hoàn trả vào kho Chờ hủy (trên phần mềm) ký Trưởng khoa nộp cho Tổ trưởng 01 lưu + Chuyển thuốc khu vực thuốc chờ xử lý (Thuốc DS kho CP lẻ cho vào túi bấm ghi nhãn đầy đủ Tên thuốc, hàm lượng, hạn dùng, số lơ) Tìm ngun - DS có trách nhiệm quản lý danh mục kiểm kê phân cơng: tìm nguyên nhân thừa thiếu, báo cáo nhân thừa, thuốc hạn dùng 06 tháng chậm cấp phát.Trường DS kho CP thiếu hợp khơng tìm ngun nhân thừa thiếu cần báo theo dõi Nhóm trưởng Tổ trưởng để phối hợp xử lý Nếu hạn dùng cá nhân không báo cáo không đảm bảo kiểm soát đủ số lượng, hạn dùng theo quy định, khoa đưa họp xem xét mức phân loại thu nhập tăng thêm cá nhân Phê duyệt DS kho CP Nhóm trưởng Tổ trưởng - Thứ hàng tuần, DS báo cáo số liệu kiểm kê theo BM.12.DUOC.03 cho nhóm trưởng tổng hợp phối hợp tìm ngun nhân - Trong vòng 02 ngày kể từ ngày kiểm kê cuối tháng, nhóm trưởng tổng hợp báo cáo theo BM.12.DUOC.04 chuyển cho Tổ trưởng 57 Trách nhiệm Các bước thực Mơ tả/Biểu mẫu - Trong vịng 05 ngày kể từ ngày kiểm kê cuối tháng, Tổ trưởng tổng hợp báo cáo tình hình kiểm kê theo BM.12.DUOC.05 in thơng báo danh mục thuốc, hóa chất, cao đơn dược liệu có hạn dùng 06 tháng, chậm cấp phát theo BM.12.DUOC.06 trình Trưởng khoa Dược phê duyệt Báo cáo tình hình Trưởng kiểm kê khoa Dược theo - Trưởng khoa Dược phê duyệt thông báo gửi khoa, phòng bệnh viện danh mục thuốc, hóa chất, cao đơn dược liệu có hạn dùng 06 tháng, chậm cấp phát dõi hạn dùng - Cuối tháng nhóm trưởng lập biên kiểm kê (rút báo cáo từ phần mềm FPT) có đầy đủ chữ ký thành Nộp biên Nhóm trưởng kiểm kê gửi thông báo DS kho CP; Tổ trưởng; DS trưởng viên hội đồng chuyển DS Trưởng (Ds.Thịnh) lưu biên theo quy định - Nhóm trưởng gửi thơng báo danh mục thuốc, hóa chất, cao đơn dược liệu có hạn dùng 06 tháng, chậm cấp phát tới Trưởng khoa, phịng bệnh viện (có sổ ký nhận) Lưu hồ sơ - Biên kiểm kê - Báo cáo tình hình kiểm kê - Thơng báo danh mục thuốc, hóa chất, cao đơn dược liệu có hạn dùng 06 tháng, chậm cấp phát 58 B: CÁC QUY TRÌNH CHI TIẾT DỰA TRÊN QUAN SÁT THỰC TẾ CỦA NGHIÊN CỨU VIÊN TẠI BỆNH VIỆN Phụ lục 06 Các bước thực chi tiết công việc cấp phát nội trú nhân viên cấp phát Bước 1: Nhận phiếu từ khoa phòng lâm sàng, cận lâm sàng Bước 2: Kiểm tra xem số phiếu thực tế máy số lượng, số khoản thuốc Chấp nhận đơn hợp lệ giống Bước 3: Phân loại phiếu lĩnh theo thuốc độc, hướng thần, thuốc gây nghiện, thuốc viên thường (gọi chung thuốc viên) thuốc ống/dịch thường Bước 4: Nhân viên cấp phát lấy thuốc theo phiếu lĩnh khoa Mỗi tờ phiếu lĩnh có khoản nhiều 18 khoản thuốc Mỗi lượt lấy thuốc thường lấy khoảng 18 khoản thuốc, có lượt lấy số khoản nhiều khơng 27 khoản Các khoản thuốc xếp chung vào giỏ trộn lẫn với Bước 5: Thuốc viên: Đưa giỏ thuốc lấy kèm phiếu lĩnh cho nhân viên cấp phát khác để kiểm lại thuốc theo phiếu lĩnh kèm Khi kiểm đủ, nhân viên cấp phát kí tên, để phiếu vào vị trí phiếu lĩnh phát Thuốc ống: Tương tự thuốc viên Thuốc chai: Phát trực tiếp cho điều dưỡng, điều dưỡng kiểm lại Bước 6: Sau kiểm lại nhân viên cấp phát, thuốc đưa cho điều dưỡng kiểm lại lần Quá trình kiểm lại thuốc nhân viên cấp phát điều dưỡng tiến hành lúc rời rạc Phụ lục 07 Các bước chi tiết thực công việc cấp phát thuốc cho Tổ bảo vệ sức khỏe Bước 1: Điều dưỡng nhập đơn thuốc ghi đơn bác sĩ kê vào phần mềm in thành đơn, bao gồm đơn lưu Tổ bảo vệ sức khỏe, đơn đưa cho DS phát thuốc với đơn viết tay bác sĩ Điều dưỡng mang đơn thuốc xác nhận bảo hiểm y tế đưa cho DS phát thuốc Bước 2: DS phát thuốc tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu đơn thuốc BS kê với đơn thuốc in từ phần mềm Bệnh viện thông tin bao gồm: tên Người bệnh, tên thuốc, hàm lượng, số lượng, số khoản thuốc Chấp nhận đơn thuốc Bước 2: Một nhân viên cấp phát lấy thuốc theo đơn thuốc (đơn in từ máy tính) vào giỏ Bước 3: Một nhân viên cấp phát khác kiểm lại thuốc lần theo đơn bác sĩ viết tay Nếu đúng, giao thuốc cho điều dưỡng 59 Phụ lục 08 Quy trình chi tiết nhận thuốc, hóa chất, cao đơn dược liệu hồn trả từ khoa lâm sàng, cận lâm sàng Bước 1: Nhân viên cấp phát nhận phiếu hoàn trả từ điều dưỡng Đối chiếu thơng tin thuốc hồn trả thực tế so với phiếu hoàn trả Bước 2: Đối chiếu thơng tin phiếu hồn trả thơng tin phần mềm Nếu đúng, chấp nhận đơn hoàn trả Bước 3: Nhân viên cấp phát xếp lại thuốc vị trí, quy định Các khoản thuốc xếp chung vào giỏ trộn lẫn với Phụ lục 09 Quy trình chi tiết việc kiểm kê định kỳ hàng tuần hàng tháng: Bước 1: Tổ trưởng phân công danh mục kiểm kê cho dược sĩ kho cấp phát Bước 2: Rút báo cáo “Biên kiểm kê” phần mềm FPT tiến hành kiểm kê, đối chiếu số lượng sổ sách so với thực tế Ghi nhận số lượng, hạn sử dụng vào Biên kiểm kê Với thuốc hết hạn sử dụng, nhân viên làm phiếu hoàn trả vào kho Chờ hủy chuyển thuốc khu vực thuốc chờ xử lý Tất nhân viên: Mỗi người tủ thuốc, kiểm kê thuốc viên, thuốc ống, thuốc chai, lọ, dịch truyền, thuốc cho Tổ bảo vệ sức khỏe Bước 3: Báo cáo: Báo cáo thuốc có hạn dùng tháng, thuốc chậm cấp phát tìm ngun nhân thừa thiếu thuốc Quy trình cơng việc lĩnh thuốc kho Phụ lục 10 Quy trình chi tiết cơng việc lĩnh thuốc kho chính: Bước 1: Dược sĩ kho cấp phát lập phiếu lĩnh thuốc từ kho phần mềm Kho vào lượng tồn kho để xuất thuốc theo phiếu lĩnh cho kho thuốc nội trú Bước 2: Dược sĩ kho cấp phát lĩnh thuốc, đối chiếu số lượng thực tế số lượng thuốc phiếu lĩnh Bước 3: Thuốc đưa kho nội trú Một nhân viên khác kiểm lại số lượng thuốc xếp thuốc lên giá Về phân công công việc lĩnh thuốc kho chính, cơng việc người đảm nhiệm vịng tháng Sau tháng, cơng việc luân chuyển cho người khác quay vòng cho nhân viên 60 C: CÁC BIỂU MẪU THEO DÕI HOẠT ĐỘNG CẤP PHÁT TẠI KHO NỘI TRÚ Phụ lục 11 Biểu mẫu Thời gian biểu công việc Thứ Thứ Thứ Thứ Thứ Sáng Chiều Phụ lục 12 Biểu mẫu theo dõi Thời gian xuất phiếu lĩnh thuốc ngày khoa phịng khối lượng cơng việc tương ứng Khung 7h 7h30 8h 8h30 9h … 16h 16h30 17h Tên khoa phịng (*) Phần tơ đậm: Số khoản thuốc phiếu lĩnh Phụ lục 13 Biểu mẫu phân bố thời gian nhân lực làm việc tuần kho cấp phát nội trú Thời gian Cấp phát thuốc Mô tả phân … Tổ BVSK bố nhân lực Cấp phát thuốc nội trú thứ 2, 4, Kiểm kê thuốc Cấp phát thuốc nội trú thứ 3, Lĩnh thuốc kho Nhận hồn trả thuốc 61 Phụ lục 14 Biểu mẫu Thời gian xuất phiếu hoàn trả ngày khoa phòng khối lượng cơng việc tương ứng Thứ Ngày Số đơn hồn Khoa Khoa … Khoa 18 trả ngày Khung hoàn trả Số khoản hoàn trả … Phụ lục 15 Biểu mẫu theo dõi Thời gian thực bước công việc cấp phát thuốc Ngày Thứ STT Số Thời khoản điểm thuốc Thời điểm Thời Thời Thời điểm Thời gian điểm bắt kết thúc gian bắt đầu kết thúc lấy lấy lấy 62 đầu kiểm kiểm kiểm D: BỘ CÔNG CỤ PHỎNG VẤN Phụ lục 16 Câu hỏi vấn nhân viên cấp phát Chung: Quy trình: Có tất loại cơng việc cần làm? Thời gian: Phân bố cơng việc tuần ? Nhân lực: Số lượng nhân viên cho công việc nào? Kiêm nhiệm hay khơng? Cấp phát thuốc nội trú: Quy trình: - Hiện anh/ chị thực cấp phát theo bước nào? - Có khâu quy trình phải thực không cần thiết hay không ? Tại sao? - Quy trình thường xảy sai sót khâu ? Nguyên nhân đâu? - Anh/chị có đề xuất thay đổi quy trình ko? Nếu có, thay đổi nào? Thời gian: Thời gian cấp phát cho khoa có cần điều chỉnh hay khơng? Nếu có, anh/chị đề xuất giải pháp nào? Nhân lực: - Theo anh/chị, việc phân công công việc phận cấp phát nội trú có hợp lý hay không? Nếu không, chưa hợp lý nào? - Anh/chị có thấy q tải hay áp lực cơng việc không? Áp lực nào? (số lượng phiếu lĩnh, số lượng thuốc, kho chật hẹp…? Nếu có, anh/chị đề xuất giải pháp gì? - Cấp phát thuốc tổ BVSK: Quy trình: - Hiện anh/chị thực cấp phát theo bước nào? - Có khâu quy trình phải thực khơng cần thiết hay khơng ? Tại sao? - Quy trình thường xảy sai sót khâu ? Nguyên nhân đâu? - Anh/chị có đề xuất cải tiến quy trình khơng? Nếu có, thay đổi nào? Thời gian: - Thường công việc bắt đầu kết thúc lúc giờ? Thời gian cấp phát có cần điều chỉnh hay khơng? Nếu có điều chỉnh đến thời gian hợp lý? Anh/chị có đề xuất để cải thiện khơng? Nhân lực: - Phân chia nhân lực làm công việc nào? - 63 - Anh/chị thấy việc phân công hợp lý hay chưa? Nếu chưa hợp lý chỗ nào? Nếu hợp lý ? - Cơng việc có khiến anh/chị cảm thấy tải hay áp lực hay không? Anh/chị nghĩ nguyên nhân đâu? - Anh chị có đề xuất để cải tiến mặt nhân lực hay khơng? Nhận hồn trả thuốc: Quy trình: - Quy trình anh/chị thực ? - Khối lượng cơng việc theo anh chị đánh giá có nhiều hay khơng? Có khâu quy trình anh/chị cảm thấy khơng cần thiết hay khơng? Tại sao? Quy trình thường xảy sai sót khâu ? Nguyên nhân đâu? - Anh /chị thấy khâu quy trình cải tiến? Nếu có, thay đổi nào? Thời gian: - Các khoa thường hoàn trả vào lúc nào? Thời gian hồn trả có gây bất tiện cho anh chị hay khơng? Khâu quy trình thường tốn thời gian ? - Anh chị thấy lượng thời gian làm việc có phù hợp với khối lượng công việc hay không? Nhân lực: - Cách phân chia nhân lực công việc nào? - Anh/chị thấy việc phân công hợp lý hay chưa? Nếu chưa hợp lý - chỗ nào? Nếu hợp lý sao? Cơng việc có khiến anh/chị cảm thấy tải hay áp lực hay không? Anh/chị nghĩ nguyên nhân đâu? Anh chị có đề xuất để cải tiến mặt nhân lực hay không? Kiểm kê thuốc: Quy trình - Quy trình kiểm kê anh chị thực gì? - Làm để kiểm sốt số lượng thuốc? - Việc sai sót có thường xảy hay khơng? Có thường giải khơng ? Đâu ngun nhân? Có khâu quy trình anh/chị cảm thấy khơng cần thiết hay khơng? Tại sao? Anh /chị thấy khâu quy trình cải tiến? Nếu có, thay đổi nào? Thời gian: 64 - Mỗi lần kiểm kê bao lâu? Khâu quy trình anh/chị thấy tốn thời gian nhất? - Nguyên nhân đâu? Hay khó khăn anh chị gặp phải kiểm kê gì? - Anh/chị thấy phân bố thời gian hợp lý hay chưa? Nếu chưa phân bố lại - nào? Anh chị có giải pháp để cải tiến hay không? Nhân lực: - Phân chia công việc kiểm kê cho nhân viên nào? Vì lại phân bố - thế? Anh/chị thấy việc phân công hợp lý hay chưa? Nếu chưa hợp lý chỗ nào? Nếu hợp lý sao? - Cơng việc có khiến anh/chị cảm thấy tải hay áp lực hay không? Anh/chị nghĩ nguyên nhân đâu? - Anh chị có đề xuất để cải tiến mặt nhân lực hay không? Lĩnh thuốc kho chính: Quy trình: - Quy trình lĩnh thuốc anh chị thực gì? Có khâu quy trình anh/chị cảm thấy khơng cần thiết hay khơng? Tại sao? - Quy trình thường xảy sai sót khâu ? Nguyên nhân đâu? - Anh /chị thấy khâu quy trình cải tiến? Nếu có, thay đổi nào? Thời gian: - Lĩnh thuốc theo thực tế lần/1 tuần? Mất thời gian cho lần lĩnh thuốc? Khâu quy trình anh/chị thấy tốn thời gian nhất? Nguyên nhân đâu? Anh chị thấy việc lĩnh thuốc ảnh hưởng đến trình cấp phát? - Anh chị nghĩ phân bố thời gian lĩnh thuốc hợp lý? - Anh chị có đề xuất để cải tiến hay khơng? Nhân lực: - Cách phân chia nhân lực công việc nào? Có nhân viên - lĩnh thuốc lần ? Anh/chị thấy việc phân công hợp lý hay chưa? Nếu chưa hợp lý chỗ nào? Nếu hợp lý sao? Cơng việc có khiến anh/chị cảm thấy tải hay áp lực hay không? Anh/chị nghĩ nguyên nhân đâu? 65 - Anh chị có đề xuất để cải tiến mặt nhân lực hay không? Các công việc khác: Quy trình: - Các cơng việc khác khơng liên quan đến trình cấp phát nhân viên thường phải - làm gì? Ảnh hưởng cơng việc đến q trình cấp phát nào? - Có công việc anh/chị cảm thấy không cần thiết hay không? Tại sao? Anh /chị thấy khâu quy trình cải tiến? Nếu có, thay đổi nào? Thời gian: - Thời gian làm công việc ? - Tần suất làm công việc nào? - Mỗi công việc tốn thời gian? - Anh chị thấy cách phân bố thời gian ảnh hưởng đến trình - cấp phát? Thời gian làm Anh chị nghĩ thời gian nên phân bố hợp lý? Anh chị có đề xuất để cải tiến ? Nhân lực: - Phân chia công việc khác cho nhân viên nào? - Anh chị có đề xuất để cải tiến mặt nhân lực hay không? 66 TÀI LIỆU THAM KHẢO TIẾNG VIỆT Bệnh viện Hữu Nghị, Website: http://huunghihospital.vn/index.php?lang=vi Huỳnh Hiền Trung (2012), Nghiên cứu số giải pháp nâng cao chất lượng cung ứng thuốc Bệnh viện Nhân dân 115, Luận án tiến sỹ, Trường Đại học Dược Hà Nội, pp 83-106 Bộ Y Tế (2014), Thông tư số 19/2014/TT-BYT Quy định quản lý thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần tiền chất dùng làm thuốc, Hà Nội Đào Thị Minh Doan (2014), Phân tích hoạt động cung ứng thuốc bệnh viện đa khoa Phố Nối năm 2013, Luận văn Thạc sĩ Dược học, trường Đại học Dược Hà Nội, Hà Nội, pp 46-51, 66-69 Hoàng Thị Minh Hiền (2012), Hoạt động cung ứng thuốc Bệnh viện Hữu Nghị Thực trạng số giải pháp, Luận án Tiến sỹ Dược học, trường Đại học Dược Hà Nội, Hà Nội, pp 53-84, 122-124 Ngô Thanh Sơn (2015), Phân tích hoạt động cung ứng thuốc bệnh viện hàm mặt thành phố Hồ Chí Minh năm 2014, Luận văn Dược sĩ Chuyên khoa cấp I, trường Đại học Dược Hà Nội, Hà Nội, pp 14-16, 58-62 Phạm Thị Hiếu (2016), Khảo sát hoạt động cung ứng thuốc Bệnh viện Quân y – Quân đoàn năm 2014, Luận văn Dược sĩ Chuyên khoa cấp I, trường Đại học Dược Hà Nội, Hà Nội, pp 7-11, 57-64 Trần Tuấn Phong (2015), Phân tích hoạt động cung ứng thuốc bệnh viện da liễu thành phố Cần Thơ năm 2014, Luận văn Dược sĩ Chuyên khoa cấp I, trường Đại học Dược Hà Nội, Hà Nội, pp 14-16, 58-64 Võ Thị Hải Phượng (2019), Phân tích hoạt động kê đơn, cấp phát thuốc ngoại trú Bệnh viện Đa khoa tỉnh Hà Tĩnh năm 2018, Luận văn Thạc sĩ Dược học, trường Đại học Dược Hà Nội, Hà Nội, pp 73-74 10 Bùi Đức Trung (2016), Phân tích hoạt động tồn trữ cấp phát thuốc điều trị ung thư bệnh viện Hữu Nghị năm 2015, Luận văn Thạc sĩ Dược học, trường Đại học Dược Hà Nội, Hà Nội, pp 72-78 11 Huynh Tuan Bao, Pham Linh Le Khanh, Tran Nhut Minh (2017), "Lean application for the pharmacy in medication administration to out-patients with health insurance at Hoan My Saigon Hospital", Science & Technology Development JournalEconomics-Law and Management, 1(Q4), pp 34-41 12 Nguyễn Thanh Tuấn (2015), Nghiên cứu hoạt động cung ứng thuốc trung tâm y tế quận Sơn Trà, Đà Nẵng năm 2013, Luận án Dược sĩ Chuyên khoa cấp II, trường Đại học Dược Hà Nội, Hà Nội, pp 87-108 67 13 Nguyễn Trung Hà (2014), Nghiên cứu số giải pháp nâng cao chất lượng cung ứng thuốc bệnh viện Trung ương Quân đội 108, Luận án Tiến sỹ Dược học, trường Đại học Dược Hà Nội, Hà Nội, pp 106-123 14 Nguyễn Trung Nghĩa (2019), Phân tích thực trạng cung ứng thuốc đánh giá số giải pháp nâng cao chất lượng cung ứng thuốc Bệnh viện Đa khoa Bắc Cạn, Luận án Tiến sỹ Dược học, trường Đại học Dược Hà Nội, Hà Nội, pp 55-70 TIẾNG ANH 15 Aldhwaihi Khaled, Schifano Fabrizio, Pezzolesi Cinzia, Umaru Nkiruka (2016), "A systematic review of the nature of dispensing errors in hospital pharmacies", Integrated pharmacy research & practice, 5, pp 16 Anacleto Tânia Azevedo, Perini Edson, Rosa Mário Borges, César Cibele Comini (2007), "Drug-dispensing errors in the hospital pharmacy", Clinics, 62(3), pp 243250 17 Costa Lindemberg Assunỗóo, Valli Cleidenete, Alvarenga Angra Pimentel (2008), "Medication dispensing errors at a public pediatric hospital", Revista latinoamericana de enfermagem, 16(5), pp 812-817 18 First My Dog Always Eats, People Homeless (2014), "MDS-3: managing access to medicines and health technologies", pp 19 Flynn Elizabeth Allan, Barker Kenneth N, Gibson J Tyrone, Pearson Robert E, Berger Bruce A, Smith Leo A (1999), "Impact of interruptions and distractions on dispensing errors in an ambulatory care pharmacy", American Journal of HealthSystem Pharmacy, 56(13), pp 1319-1325 20 Graban Mark (2016), Lean hospitals: improving quality, patient safety, and employee engagement, CRC press, pp 21 James K Lynette, Barlow Dave, McArtney Rowena, Hiom Sarah, Roberts Dave, Whittlesea Cate, Incidence, type and causes of dispensing errors: a review of the literature, in International journal of pharmacy practice 2009 p 9-30 22 Mettu Salini, Mayorga Rene V, Peng Wei, A Fuzzy Risk Analysis Approach to Improve Patient Safety by Risks Prioritization in Medication Dispensing, in International Journal of Economics and Management Systems 2016 23 (2015), "Guidelines for dispensing of medicines", Pharmacy Board of Australia, pp 24 Chapuis Claire, Roustit Matthieu, Bal Gaelle, Schwebel Carole, Pansu Pascal, David-Tchouda Sandra, Foroni Luc, Calop Jean, Timsit Jean-Franỗois, Allenet Benoợt (2010), "Automated drug dispensing system reduces medication errors in an intensive care setting", Critical care medicine, 38(12), pp 2275-2281 25 Cheung Ka‐Chun, Bouvy Marcel L, De Smet Peter AGM (2009), "Medication errors: the importance of safe dispensing", British journal of clinical pharmacology, 67(6), pp 676-680 68 26 Michelet-Huot E, Bacouillard JB, Quillet P, Bonnet M, Mongaret C, Hettler D, PS106 Look-alike and sound-alike drug incidents in a hospital: a retrospective analysis 2017, British Medical Journal Publishing Group 27 Rosso Caroline Brum, Vieira Letớcia Canal, da Silva Sabrina Letớcia Couto, Amaral Fernando Gonỗalves (2016), "Work analysis of drug-dispensing process in a hospital emergency pharmacy", Independent Journal of Management & Production, 7(1), pp 134-150 28 Silva AEBC, Adriana I MIASSO, Oliveira Regina C, Fakih Flavio T, Gimenes Fernanda RE, Divaldo P, Cassiani Silvia HB (2008), "The process of drug dispensing and distribution at four Brazilian hospitals: a multicenter descriptive study", Lat Am J Pharm, 27(3), pp 446-53 29 Tseng Hsiang-Yi, Wen Chen-Fan, Lee Ya-Lun, Jeng Kee-Ching, Chen Pei-Liang (2018), "Dispensing errors from look-alike drug trade names", Eur J Hosp Pharm, 25(2), pp 96-99 69 ... ? ?Khảo sát hoạt động cấp phát thuốc nội trú bệnh viện Hữu Nghị thành phố Hà Nội năm 2019? ?? thực Bệnh viện Hữu Nghị nhằm thực mục tiêu sau: Mô tả thực trạng hoạt động kho Nội trú bệnh viện Hữu Nghị. .. trạng hoạt động kho Nội trú Bệnh viện Hữu Nghị 26 1.1.1.1 Khảo sát quy trình số hoạt động kho Nội trú Bệnh viện Hữu Nghị 26 1.1.1.2 Phân tích hiệu cơng việc kho Nội trú bệnh viện Hữu Nghị ... trạng hoạt động kho Nội trú bệnh viện Hữu Nghị 40 1.2.1.1 Khảo sát quy trình số hoạt động kho Nội trú bệnh viện Hữu Nghị 40 1.2.1.2 Phân tích hiệu cơng việc kho Nội trú bệnh viện Hữu Nghị