Đang tải... (xem toàn văn)
Bài giảng: Quan hệ công chúng - Chương 5: Tổ chức sự kiện gồm các nội dung về tổng quan tổ chức sự kiện, nguyên tắc tổ chức sự kiện, xây dựng kế hoạch cho sự kiện, các loại hình của sự kiện, chiến lược tài trợ sự kiện,... Mời các bạn cùng tham khảo làm tư liệu học tập.
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH Bộ mơn Marketing • Mơn học: QUAN HỆ CƠNG CHÚNG (PR- PUBLIC RELATION) G.v.c Th.s Ngơ Minh Cách (Trưởng môn Marketing) CHƯƠNG 5: TỔ CHỨC SỰ KIỆN 5.1 Tổng quan tổ chức kiện - Khái niệm - Nguyên tắc tổ chức kiện 5.2 Xây dựng kế hoạch cho kiện - Quản trị nhân - Quản trị tài - Kế hoạch tổ chức thực 5.3 Các loại hình kiện 5.4 Chiến lược tài trợ kiện KHÁI NIỆM Tổ chức kiện( Events) trình kết hợp hoạt động lao động với tư liệu lao động ,thực dịch vụ không gian thời gian cụ thể, đảm bảo tồn cơng việc chuẩn bị hoạt động triển khai cuả kiện diễn kế hoạch, nhằm chuyển tới đối tượng tham dự kiện thông điệp truyền thông theo yêu cầu khách hàng mục tiêu CÁC THÀNH TỐ TRONG MỘT SỰ KIỆN Chủ sở hữu kiện: người có nhu cầu tổ chức kiện để truyền thơng Họ tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp đoàn thể Họ người đầu tư cho kiện Người tổ chức kiện: người thực kiện, chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu thành công kiện Đối tượng tham dự kiện: khách mời theo yêu cầu chủ kiện.Đó đối tượng nhận thông điệp truyền thông từ chủ kiện CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC SỰ KIỆN Event phải đặt chiến lược marketing công ty Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu Phải đặt mục tiêu rõ ràng cho kiện làm sở cho việc xây dựng chiến lược, chiến thuật hoạt động đánh giá Phải quảng bá cho kiện nhằm thu hút xác định rõ khách hàng mục tiêu Phải có kế hoạch thực cụ thể, rõ ràng Nhân lực yếu tố quan trọng nhất( Cả người tham gia người thực hiện) Xác định rõ ngân sách dành cho kiện XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CHO SỰ KIỆN Quản trị nhân Quản trị tài Kế hoạch tổ chức triển khai thực QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO SỰ KIỆN Hai loại nhân : Full- time & Part- time Phân bố nguồn nhân lực Phân công nhiệm vụ trách nhiêm cụ thể cho loại nhân Huấn luyện nhân viên NHIỆM VỤ CỦA TỪNG LOẠI NHÂN SỰ Quản lý dự án/Sự kiện; Trợ lý quản lý dự án Trưởng phận phụ trách nghệ thuật; quản lý khu trò chơi Trưởng phận phụ trách pháp lý Trưởng phận điện nước bảo vệ Trưởng phận phụ trách giao thông, an ninh Trưởng phận phụ trách thông tin liên lạc; quảng cáo Trưởng phận nhân Quản lý khu vực VIP, thủ kho… QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH CỦA SỰ KIỆN Yêu cầu bản: Nhà tổ chức cần phải khẳng định có đủ nguồn ngân sách để tổ chức kiện Nhà tổ chức kiện cần phải thu xếp sử dụng nguồn ngân sách cách hợp lý cho dù kiện lớn hay nhỏ, không để thiếu tiền tổ chức kiện Nhà tổ chức kiện cững cần xác định rõ quy mơ, vị trí, địa điểm tổ chức kiện cho phù hợp với nguồn ngân sách Việc chi tiêu ngân sách cần phải có kế hoạch chi tiết , đảm bảo u cầu cơng việc tính hiệu QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH CỦA SỰ KIỆN Dự toán ngân sách: Việc dự toán ngân sách phụ thuộc lớn vào mục đích tổ chức kiện.Vì vậy, tổ chức kiện nhà tổ chức cần trả lời: Mục đích kiện gì? Mục đích chi phối đến quy mô thiết kế tổ chức hoạt động kiện Cần phải dự kiến danh mục hàng hóa dịch vụ, khối lượng công việc cần thiết cho tổ chức kiện Nhà tổ chức cần phân tích mối tương quan ngân sách danh mục hàng hóa,dịch vụ để điều chỉnh cho phù hợp 10 KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ TRIỂN KHAI SỰ KIỆN Phân tuyến hoạch định: Tuyến tĩnh vật: Địa điểm,sân khấu, âm thanh,ánh sáng Tuyến nhân vật : Khách hàng, truyền thông, công an, nhân viên, tham gia biểu diễn Lên kịch chi tiết :Thời gian Tiết mục Người phụ trách Nội dung Điều kiện hỗ trợ cố khắc phục Tính tốn chi phí : chi phí nhân cơng; chi phí trang thiết bị; chi phí in ấn trang trí; chi phí điện thoại fax; chi phí giấy phép, chi phí an ninh truyền thơng 20 CÁC LOẠI HÌNH EVENTS CHỦ YẾU Hội chợ triển lãm Khai trương Giới thiệu sản phẩm Các ngày lễ, kỳ nghỉ Sự xuất người tiếng Kỷ niệm thành lập Tổ chức trò chơi thi Đồng tài trợ… 21 HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM (FAIR) Khái niệm hội chợ : • “ Ngành cơng nghiệp hội chợ triển lãm với mục tiêu cung cấp giá trị gia tăng (value added) cho nhà trưng bày (exhibitor) khách viếng thăm (visitors) • “Mang người mua người bán ngành công nghiệp tới địa điểm thời gian định” Vincent Gerard – Giám đốc điều hành UFI 22 HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM (FAIR) Mục tiêu hội chợ: Hội chợ (hay triển lãm thương mại) hoạt động xúc tiến thương mại thực tập trung thời gian địa điểm định để công ty trưng bày, giới thiệu hàng hóa dịch vụ nhằm quảng cáo tìm kiếm hội giao kết hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ Hội chợ hội tốt để trao đổi kinh nghiệm, chuyển giao công nghệ, xúc tiến đầu tư, hợp tác kinh tế doanh nghiệp, địa phương quốc gia 23 HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM (FAIR) Tổ chức hội chợ : Là hoạt động điều phối nhằm mục tiêu thỏa mãn nhu cầu khách hàng tham quan triển lãm (visitor) khách hàng tham dự triển lãm(exhibitor) 24 HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM (FAIR) Người tổ chức hội chợ : Do thương nhân kinh doanh dịch vụ hội chợ - triển lãm thương mại thực Do tổ chức, quan, hiệp hội đứng tổ chức Thông thường, quan quan xúc tiến thương mại quốc gia hay địa phương, dùng ngân sách hay quỹ để hỗ trợ, Việt Nam VIETRADE (Cục Xúc tiến thương mại thuộc Bộ Công Thương), Nhật Bản JETRO, Australia AUSTRADE 25 HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM (FAIR) Chủ thể tham gia trưng bày hàng hóa: Là doanh nghiệp & thương nhân với mục tiêu tìm đối tác; Do đối tượng khách hàng mà thương nhân hướng tới chủ yếu bạn hàng Các loại hội chợ: Hội chợ đa ngành Hội chợ chuyên ngành Cách tổ chức hội chợ : Nhà tổ chức (organizer) đứng mời, kêu gọi, tập hợp đơn vị tham gia hội chợ; sau xếp họ vào vị trí gian hàng địa điểm phải trả chi phí 26 HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM (FAIR) Các dịch vụ hội chợ : Dịch vụ cung cấp mặt bằng, gian hàng Dịch vụ cung cấp điện nước Dịch vụ kho, bãi vận chuyển hàng hóa Dịch vụ cung cấp thơng tin; Dịch vụ quảng cáo, hải quan Dịch vụ cung cấp trang thiết bị trưng bày Dịch vụ tổ chức kiện, phiên dịch Dịch vụ hội thảo theo chủ đề Dịch vụ ăn uống, thăm quan cho khách… 27 HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM (FAIR) • • • • • Mời khách tham quan hội chợ : Xỏc định khỏch hàng mục tiờu phự hợp với mục đớch Fair Dựng cỏc biện phỏp truyền thụng để tiếp cận đỳng khỏch hàng thăm quan triển lóm Giới thiệu mục đớch lợi ớch mà hội chợ mang lại Giới thiệu dịch vụ bổ sung cho người tham dự: tham quan, tham dự hội thảo, thơng tin trị chơi,khuyến Thơng tin liên quan đến việc tiếp cận hội chợ: máy bay, khách sạn, dịch vụ khác 28 HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM (FAIR) Quyết định tham gia hội chợ?: • Tầm quan trọng hội chợ thị trường cơng ty? • Đối tượng khách tham quan (KH tiềm năng;các nhà phân phối; giới truyền thơng; đối thủ cạnh tranh…) • Tầm quan trọng hội chợ với ngành kinh doanh tương ứng • Sản phẩm trưng bày cơng ty có thu hút ý? • Hiệu so với sử dụng cơng cụ marketing khác? • Chi phí tham dự so với lợi nhuận? • Khả đạt mục tiêu tham gia hội chợ? • Sự phù hợp với chiến lược marketing phát triển thị trường? 29 CHIẾN LƯỢC TÀI TRỢ SỰ KIỆN Vai trị tài trợ nâng cao vị uy tín nhằm xây dựng hình ảnh thương hiệu cơng ty.Tuy nhiên, hoạt động phức tạp Để thực thi thành công hoạt động cần giải vấn đề: Tại chọn tài trợ Đánh giá lợi ích tài trợ Ngân sách dành cho tài trợ Xây dựng kế hoạch tài trợ 30 LÝ DO TÀI TRỢ SỰ KIỆN Tài trợ nhằm hướng đến nhóm KH mục tiêu Nhằm thiết lập mối liên kết giá trị thương hiệu sẵn có với thương hiệu lớn khác ( bánh chưng giỗ tổ ) Tài trợ mang tính tương tác cao, thơng qua việc tạo xây dựng mối quan hệ trải nghiệm khách hàng ( tài trợ nước uống cho SEA game) Tài trợ cho phép cơng ty mở rộng thị trường, quảng bá thị trường giới ( Coca-Cola & olympic với 160 nước) 31 ĐÁNH GIÁ LỢI ÍCH CỦA TÀI TRỢ Loại hình tài trợ có phù hợp với mục tiêu chiến lược marketing hướng đến khách hàng mục tiêu? Đâu lợi ích mang lại từ hoạt động tài trợ khả khai thác lợi ích công ty Khả tổ chức thành công kiện ảnh hưởng đến nhà tài trợ Nguồn lực công ty đảm bảo cho hoạt động tài trợ thành công 32 NGÂN SÁCH DÀNH CHO TÀI TRỢ Xác định ngân sách dành cho tài trợ (4 phương pháp) Ngân sách bao gồm phần chính: - Dùng để mua quyền tài trợ - Dùng để thực thi quyền tài trợ Cần đánh giá hiệu chi phí tài trợ 33 XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TÀI TRỢ Xác định mục tiêu :Bám sát mục tiêu marketing, xây dựng thương hiệu thời kỳ Lựa chọn hình thức tài trợ Xác định tiêu đánh giá hiệu tài trợ mang lại Lập kế hoạch hành động ( chọn đối tác,ký hợp đồng, triển khai công việc) Xác định kiện chính: Lễ khai mạc, thể thao, ca nhạc, chương trình truyền hình… Kế hoạch truyền thơng toàn diện Ngân sách đánh giá hiệu 34 ...CHƯƠNG 5: TỔ CHỨC SỰ KIỆN 5.1 Tổng quan tổ chức kiện - Khái niệm - Nguyên tắc tổ chức kiện 5.2 Xây dựng kế hoạch cho kiện - Quản trị nhân - Quản trị tài - Kế hoạch tổ chức thực 5.3... cầu công việc tính hiệu QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH CỦA SỰ KIỆN Dự toán ngân sách: Việc dự toán ngân sách phụ thuộc lớn vào mục đích tổ chức kiện. Vì vậy, tổ chức kiện nhà tổ chức cần trả lời: Mục đích kiện. .. TÀI CHÍNH CỦA SỰ KIỆN Yêu cầu bản: Nhà tổ chức cần phải khẳng định có đủ nguồn ngân sách để tổ chức kiện Nhà tổ chức kiện cần phải thu xếp sử dụng nguồn ngân sách cách hợp lý cho dù kiện lớn hay