Word+Excel+Powerpoint 2010

96 35 0
Word+Excel+Powerpoint 2010

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

Bộ công cụ văn phòng hiệu quả cho những bạn nào cần làm việc hay sinh viên cần nghiên cứu đầy đủ công cụ word, excel, Powerpoint 2010. Các bạn cần thi chứng chỉ tin học cơ bản để đạt trình độ cao hơn trong các kỳ thi về tin văn phòng thì đây là bộ sách hữu hiệu, đầy đủ gồm cả lý thuyết và bài tập áp dụng sau mỗi chương.

CHƯƠNG HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS VÀ INTERNET 1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS 1.1.1Giới thiệu Windows tập hợp chương trình điều khiển máy tính thực chức như:  Điều khiển phần cứng máy tính Ví dụ, nhận thơng tin nhập từ bàn phím gửi thơng tin xuất hình máy in  Làm cho chương trình ứng dụng khác chạy Ví dụ chương trình xử lý văn bản, hình ảnh, âm thanh…  Quản lý việc lưu trữ thông tin ổ đĩa  Cung cấp khả kết nối trao đổi thơng tin máy tính  Windows có giao diện đồ họa (GUI – Graphics User Interface) Nó dùng phần tử đồ họa biểu tượng (Icon), thực đơn (Menu) hộp thoại (Dialog) chứa lệnh cần thực Windows chương trình hãng Microsoft sản xuất Từ version 3.0 đời vào tháng năm 1990 đến nay, Microsoft không ngừng cải tiến làm cho môi trường ngày hồn thiện Hiện nay, hệ điều hành thơng dụng Windows 8.1 - Cho phép đặt tên cho tập tin dài đến 255 ký tự Điều quan trọng tên dài giúp ta gợi nhớ đến nội dung tập tin 1.1.2 Các thao tác với tập tin thư mục Khi làm việc với tập tin thư mục Windows, thao tác với tập tin, thư mục chọn Cách chọn thư mục:  Chọn tập tin, thư mục: click vào biểu tượng tập tin hay thư mục  Chọn nhiều tập tin, thư mục khơng liên tiếp nhau: Ấn giữ phím Ctrl, đồng thời click vào tên tập tin thư mục cần chọn  Chọn nhiều tập tin, thư mục liên tiếp nhau: Ấn giữ phím Shift, đồng thời click vào tập tin thư mục đầu dãy cuối dãy chọn  Chọn tất tâp tin thư mục cửa sổ mở: Ctrl A 1.1.2.1 Tạo thư mục  Mở thư mục muốn tạo thêm thư mục  Chọn menu File \ New \ Folder hay chọn Make a new Folder bên khung trái Một thư mục hiển thị với tên mặc định New Folder  Gõ tên thư mục (nếu muốn) ấn phím Enter 1.1.2.2 Đổi tên tập tin hay thư mục  Mở ổ đĩa hay thư mục chứa tập tin thư mục cần đổi tên  Click vào tên tập tin hay thư mục muốn đổi tên  Chọn menu File\ Rename hay chọn Rename this file Rename this folder bên khung trái  Gõ tên mới, sau ấn phím Enter 1.1.2.3 Sao chép tập tin hay thư mục:  Mở ổ đĩa hay thư mục chứa tập tin hay thư mục cần chép  Chọn tên tập tin hay thư mục muốn chép  Chọn menu Edit\Copy  Mở thư mục đích: Edit\Copy Hoặc  Chọn menu Edit\Copy To Folder … hay chọn Copy this file Copy this folder Hộp thoại Copy Items xuất  Trong hộp thoại này, click chọn ổ đĩa, thư mục muốn chuyển đến, sau click nút Copy 1.1.2.4 Di chuyển tập tin hay thư mục  Mở ổ đĩa hay thư mục chứa tập tin hay thư mục cần chép  Chọn tên tập tin hay thư mục muốn chép  Chọn menu Edit\Cut  Mở thư mục đích: Edit\Cut Hoặc  Chọn menu Edit\Move To Folder … hay chọn move this file move this folder Hộp thoại Copy Items xuất  Trong hộp thoại này, click chọn ổ đĩa, thư mục muốn chuyển đến, sau click nút move 1.1.2.5 Xóa tập tin hay thư mục Khi xóa tập tin hay thư mục đĩa cứng, Windows di chuyển tập tin hay thư mục vào Recycle Bin Đây thư mục Windows dùng chứa file bị xóa Bạn mở thư mục để phục hồi lại xóa hẳn khỏi đĩa cứng Nếu xóa liệu đĩa mềm hay đĩa CD ghi khơng chuyển vào Recycle Bin Nếu liệu nằm ổ đĩa mạng Windows chuyển vào Recycle Bin hay xóa tùy thuộc vào cài đặt người quản trị mạng  Chọn tập tin hay thư mục cần xóa  Chọn menu File\Delete hay chọn mục Delete this file hay Delete this folder  Windows Explorer hiển thị hộp thoại xác nhận xóa Click nút Yes để thực hiện; click No không Chú ý: Bạn Click phải vào đối tượng cần xóa chọn mục Delete Với cách xóa bạn phục hồi lại cách Click phải vào vùng trống bên khung phải chọn mục Undo Delete Để xóa vĩnh viễn tập tin hay thư mục, bạn giữ phím Shift chọn mục Delete 1.1.2.6 Xóa file tạm 11 Click phải vào tên ổ cứng (Hard Disk Drive) chọn mục Properties Click nút Disk Cleanup 13 Click chuột để đánh dấu chọn loại files cần xóa bỏ dấu chọn loại file khơng muốn xóa Sau đó, click nút OK 1.1.2.7 Đặt gỡ bỏ thuộc tính cho tập tin, thư mục Chọn tập tin, thư mục cần đặt gỡ bỏ thuộc tính Menu File (hoặc Right click) Properties xuất hộp thoại Properties - Read Only: thuộc tính đọc - Hidden : thuộc tính ẩn - Archive: thuộc tính lưu trữ * Chú ý: Muốn gỡ bỏ thuộc tính ẩn Để thấy tập tin, thư mục mang thuộc tính ẩn, thực hiện: Tools/ Folder Options/ View/ Show hidden files and folders/OK 1.1.2.8 Tìm kiếm tập tin, thư mục 11 Click nút Search công cụ (hoặc Start/ Settings/ Search) 22 Click mục All files and folders 33 Nếu muốn tìm theo tên tập tin hay thư mục, gõ vào đầy đủ hay phần tên file hộp All or part of file name 44 Hoặc muốn tìm nội dung file gõ vào từ hay cụm từ đại diện cần tìm hộp A word or phrase in the file 55 Bạn nơi cần tìm vào cách click vào mũi tên hướng xuống hộp Look in, sau chọn ổ đĩa hay thư mục Click nút Search Chú ý: Kết tìm kiếm bên khung phải Nếu có nhiều tập tin tìm thấy, bạn sử dụng điều kiện bổ sung để lọc tập tin cần thiết 1.2 KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG INTERNET 1.2.1 Tổng quan Internet Internet mạng khổng lồ kết nối máy tính toàn giới Internet sử dụng để:  Truy xuất thông tin: Internet cung cấp khả truy cập đến kho thơng tin rộng lớn, ví dụ: thể thao, giao dục, kinh tế  Giao tiếp: Internet giúp cho giao tiếp xuyên suốt giới dễ dàng nhanh chóng thơng qua dịch vụ, ví dụ: thư điện tử (e-mail), đối thoại trực tiếp (chat) 1.2.1.1 Hoạt động Internet Internet dựa mô hình khách – chủ (client – server), liệu trao đổi thông qua trang web Trong mơ hình client – server, máy tính xác định địa Internet protocol (IP) máy tính client, server chấp nhận giao thức chung để để giao tiếp với 1.2.1.2 Các giao thức Các giao thức tập luật mà máy tính phải tuân theo giao tiếp Internet  Tranmission Control Protocol (TCP): thiết lập kết nối hai máy tính để truyền tải liệu, chia liệu thành gói nhỏ đảm bảo việc truyền nhận liệu TCP giao thức hướng kết nối (connection-oriented protocol)  User Datagram Protocol (UDP): thiết lập kết nối nhanh không chắn máy tính để truyền tải liệu, cung cấp dịch vụ để khắc phục lỗi  Internet Protocol (IP): điều chỉnh đường gói liệu đường truyền nhận Internet TCP giao thức phi kết nối (connectionless protocol)  HTTP: cho phép trao đổi thông tin Internet  FTP: cho phép truyền nhận file Internet  SMTP: cho phép gửi thư điện tử Internet  POP3: cho phép nhận thư điện tử Internet TCP/IP dùng làm giao thức chuẩn giao tiếp Internet độc lập với hệ thống (platform independent) khơng có tổ chức có quyền sở hữu giao thức 1.2.1.3 Địa IP Internet mạng kết nối rộng lớn máy tính Để xác định máy tính mạng này, người ta dùng số gọi địa IP Địa IP gồm tập số nhỏ 255 ngăn cách dấu ‘.’ Ví dụ: 41.212.196.197 1.2.1.4 Mơ hình khách – chủ Trong mơ hình khách - chủ, máy khách (client computer) yêu cầu thông tin từ máy chủ (server) Máy chủ chấp nhận yêu cầu gửi thông tin cho máy khách Việc trao đổi thông tin diễn thông qua trang web 1.2.1.5 Hệ thống tiên miền Mỗi máy tính mạng Internet xác định địa IP, số khó nhớ Để khắc phục nhược điểm này, người ta dùng hệ thống tên miền để đặt tên cho máy tính Ví dụ: tên miền www.yahoo.com ứng với địa IP 216.109.127.28 Miền (domain) ứng với tập máy tính Internet Phần mở rộng tên miền (domain name extension) dùng để xác định quốc gia hay tổ chức Mở rộng tên miền Loại tổ chức Com Edu Org …… Các tổ chức thương mại Các tổng tổ chức giáo dục Các tổ chức phủ … Mở rộng tên miền Quốc gia Us Uk Vn …… Mỹ Anh Vietnam … 1.2.1.6 Kết nối với Internet Để kết nối với Internet cần có số yêu cầu phần cứng phần mềm sau:  Phần cứng: máy tính, kết nối thơng qua đường dây điện thoại kết nối cáp, modem  Phần mềm: kết nối internet, hệ điều hành, giao thức TCP/IP, trình duyệt web  Các yêu cầu thiết yếu kết nối với Internet: kết nối với Internet thông qua nhà cung cấp Internet (Internet Service Provider), modem, trình duyệt địa URL 1.2.1.7 Các dịch vụ trao đổi thông tin Internet  FTP: giao thức gửi nhận file từ máy tính khác mạng Internet Trước có WWW đời hầu hết file truyền nhận thông qua giao thức FTP Hiện nay, FTP sử dụng rộng rãi để download tài liệu từ trang web thông qua liên kết download (download link) Ví dụ: download tài liệu giảng từ trang web cá nhân giảng viên khoa công nghệ thông tin  E-mail: thư điện tử (e-mail) dịch vụ cung cấp Internet, ứng dụng phổ biến Internet Để gửi nhận thư điện tử, người sử dụng cần phải đăng kí địa email hay cịn gọi tài khoản (account) với nhà cung cấp dịch vụ email, ví dụ: yahoo.com, hotmail.com 1.2.2 Dịch vụ WWW (Word Wide Web) WWW nơi lưu trữ thông tin Internet Đó tập hợp tài liệu gọi trang web (web page) Những trang web liên kết với thông qua siêu liên kết kí tự (hyper-text) WWW gồm thành phần sau:  Web page: tượng trưng cho tài liệu điện tử chứa nội dụng web site  Web site: tập hợp trang web liên kết lẫn nhau, chứa thông tin cung liên quan đến chủ đề  Uniform Resource Locator (URL): địa web site Internet Ví dụ: địa trang web Trường Đại học Bách khoa http://www.hcmut.edu.vn  Web browsers: chương trình dùng truy xuất trang web thơng qua địa URL  Tìm kiếm thơng tin Internet Mạng Internet nơi chứa nguồn thông tin dồi Hầu người sử sử dụng cơng cụ tìm kiếm (search engine) để tìm thấy thơng tin lĩnh vực Cơng cụ tìm kiếm web site cho phép người sử dụng tìm kiếm thơng tin dựa theo từ khóa tổ hợp từ khóa Cơng cụ tìm kiếm nhận từ khóa người sử dụng nhập vào trả địa URL chứa thơng tin có từ khóa ta muốn tìm Ví dụ : vào trang web http://www.google.com nhập từ khóa: C/C++ Bấm nút “Tìm với Google” ta thu kết sau: 1.2.3 Thư điện tử Để gửi nhận thư điện tử, người sử dụng cần phải đăng kí địa email hay gọi tài khoản (account) với nhà cung cấp dịch vụ email, ví dụ: gmail.com Đăng kí địa e-mail với dịch vụ Gmail Vào trang chủ Yahoo: http://www.gmail.com Chọn mục Mail Chọn mục đăng ký Rồi điền thông tin để đăng ký tài khoản 10 Trong trình chép cơng thức địa tự động thay đổi theo hàng, cột để bảo tồn mối quan hệ tương đối  Địa tuyệt đối $$ Ví dụ $B$3 Khi chép cơng thức địa không thay đổi  Địa hỗn hợp $ $ Ví dụ $A5; B$4 Khi chép công thức, địa bị thay đổi theo thành phần tương đối Tùy loại cơng thức, mục đích sử dụng mà sử dụng loại địa khác cho phù hợp Ví dụ để tính tốn cho tất tham chiếu đến địa cố định cơng thức phải địa tuyệt đối Để chuyển đổi loại địa công thức, sau chọn vùng tham chiếu (địa ơ) nhấn phím F4 Để đưa địa ô (tham chiếu) vào công thức không nên nhập trực tiếp từ bàn phím mà cần dùng chuột chọn dùng phím mũi tên (hoặc kết hợp với phím Shift để chọn nhiều ơ) 4.2 XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH 4.2.1 Nhập liệu vào bảng tính - Đưa vệt sáng đến cần nhập - Nhập liệu vào - Kết thúc trình nhập phím ENTER, hủy bỏ liệu nhập phím Esc Ghi chú: Muốn hiệu chỉnh liệu nhập ta chuyển trỏ ô đến ô cần hiệu chỉnh nhấn phím F2 D_Click vào cần hiệu chỉnh tiến hành hiệu chỉnh liệu 4.2.2 Các kiểu liệu bảng tính Trong ô chứa kiểu liệu Kiểu liệu ô phụ thuộc vào ký tự gõ vào Các kiểu liệu ô phân sau : 4.2.2.1 Dữ liệu dạng chuỗi (Text) -Bắt đầu chữ a đến z A đến Z 82 -Những liệu chuỗi dạng số : số điện thoại, số nhà, mã số, v.v nhập vào phải bắt đầu dấu nháy đơn (') khơng có giá trị tính tốn -Theo mặc định, liệu dạng chuỗi sang trái ô 4.2.2.2 Dữ liệu dạng số (Number) Bắt đầu : - Các số từ đến -Các dấu +, - , (, *, $ (hoặc dấu đơn vị tiền khác tuỳ thuộc vào việc đặt thông số quốc tế Windows) -Theo mặc định, liệu dạng số sang phải ô 4.2.2.3 Dữ liệu dạng công thức (Formulas) Bắt đầu dấu = + Sau ấn ? công thức nhập vào thể cơng thức cịn kết thể Để chuyển đổi loại địa công thức, sau chọn vùng tham chiếu (địa ơ) nhấn phím F4 4.2.2.4 Dữ liệu dạng Ngày (Date), (Time) Trong cách trình bày đây: DD số Ngày, MM số Tháng, YY số Năm Nhập theo dạng MM/DD/YY DDMM/YY tuỳ thuộc vào việc đặt thông số quốc tế Windows, ví dụ đặt thơng số quốc tế kiểu Pháp, ta gõ vào 27/09/04, trường hợp dùng kiểu Mỹ (ngầm định) ta gõ vào 09/27/04 Khi nhập sai dạng thức, Excel tự động chuyển sang dạng chuỗi (căn sang trái ô) ta dùng liệu kiểu để tính tốn Có thể nhập ngày cách : - Nhập hàm =DATE(YY,MM,DD), cách nhập ngày tốt Theo mặc định, liệu dạng ngày tháng sang phải ô 4.2.3 Thao tác xử lý ô, cột, hàng 4.2.3.1 Thêm hàng, cột vào bảng tính a Thêm hàng (Row) + Chọn hàng mà muốn chèn thêm hàng vào + Vào menu Insert/ Rows; R_Click, chọn Insert Lưu ý: hàng thêm vào đẩy hàng chọn xuống phía 83 b Thêm cột (Column) + Chọn cột mà muốn chèn thêm cột vào + Vào menu Insert/ Columns; R_Click, chọn Insert Lưu ý: cột thêm vào đẩy cột chọn sang bên phải c Thêm ô + Chọn ô đưa trỏ đến mà muốn chèn trống vào + Vào menu Insert/ Cells 4.2.3.2 Xoá Cột, ô, hàng + Chọn cột, ô, hàng + Vào Menu Edit| Delete 4.3 SỬ DỤNG HÀM TRONG BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ 4.3.1 Tổng quát hàm - Hàm đoạn chương trình viết sẵn nhằm thực thao tác tính tốn, xử lý - Hàm trả kiểu liệu định thông qua tên hàm - Dạng tổng quát hàm: Tên hàm(Các đối số) Ví dụ : TODAY( ) ? cho kết ngày máy (hàm không cần tham biến) LEN("Excel 5.0") ? cho kết độ dài chuỗi (hàm tham biến) AVERAGE(A1,B5,D8) cho kết trung bình cộng số ô A1, B5, D5 (hàm nhiều tham biến)  Các tham biến có khơng phải đặt hai dấu ( ) cách dấu phẩy (như tài liệu này), chấm phẩy dấu ngăn cách khác tuỳ theo cách đặt thơng số quốc tế Trong hàm chứa nhiều 30 tham biến không vượt q 255 ký tự  Trong hàm khơng có dấu cách  Hàm phải bắt đầu dấu = dấu phép tính Trường hợp dùng hàm để làm tham biến cho hàm khác (hàm lồng nhau, nhiều mức) 84 không cần viết dấu = trước tên hàm Ví dụ : ô A1, B1 chứa số đo cạnh tam giác vng, cơng thức = SQRT(SUM(A1^2, B1^2)) gõ ô C1 cho số đo cạnh huyền  đây, SQRT hàm khai bậc 2, SUM hàm tính tổng (bình phương cạnh góc vng), ta thấy trước hàm khơng có dấu = dùng làm tham biến (đối số) cho hàm SQRT - Tên hàm định nghĩa sẵn MS Excel Tên hàm viết thường hay hoa vừa viết thường vừa viết hoa - Các đối số: trị số, chuỗi, địa ô, địa khối, tên khối, tên hàm Có cách nhập hàm Cách 1: nhập trực tiếp từ bàn phím - Đặt trỏ chuột muốn nhập hàm - Nhập dấu = (hoặc dấu @, dấu +) - Nhập tên hàm đối số theo cú pháp - Gõ Enter để kết thúc Cách 2: thông qua hộp thoại Paste Function - Đặt trỏ ô muốn nhập hàm - Click chọn nút Paste Function Standard chọn menu Insert/ Function gõ tổ hợp phím Shift + F3 Hộp thoại Paste Function xuất hiện: - Chọn nhóm hàm danh sách Function category - Chọn hàm cần sử dụng danh sách Function name - Click OK để chọn hàm - Tuỳ theo hàm chọn, Excel mở hộp thoại cho phép nhập đối số Tiến hành nhập đối số - Click OK để kết thúc 4.3.2 Nhóm hàm số  Chúng ta thường sử dụng số hàm số như:  ABS(x) : Giá trị tuyệt đối số x SQRT(x) : hàm bậc hai x 85  INT(x) : Số ngun lớn khơng vượt q (nhỏ hơn) x Ví dụ : = INT(2.789) trả = INT(-2.4) trả -3 (vì -3 nhỏ -2.4) MOD(n,t) : Số dư phép chia nguyên n/t Ví dụ : =MOD(11,3) trả PI( ) : Trả số p 3.141592654  ROUND(x,n) Làm tròn số x với độ xác đến số thứ n - Nếu n < x làm trịn đến chữ số thập phân thứ n -Nếu n > x làm tròn đến chữ số bên trái thứ n dấu (chấm) thập phân Ví dụ: A1 chứa số 347 645.146, cơng thức =ROUND(A1,2) trả 347 645.15 =ROUND(A1,1) trả 347 645.10 =ROUND(A1,-3) trả 348 000 (làm trịn đến hàng nghìn) o Ngồi cịn có số hàm số khác:  SIN(x) : Hàm sin x, x góc theo radian, độ, phải nhân với PI()/180  COS(x) : Hàm cos x Ví dụ: = COS(0.785398) trả 0.707107 (cos p/4) = COS(45*PI()/180) trả 0.707107 (cos 45o)  EXP(x) : Hàm mũ ex (trả luỹ thừa e) Ví dụ : = EXP(1) trả 2.718281  LN(x) : logarit tự nhiên x  TRUNC(x) Cắt bỏ phần thập phân số x để lấy phần nguyên Ví dụ : = TRUNC(2.789) trả = TRUNC(-2.4) trả -2, = INT(-2.4) trả -3 4.3.3 Nhóm hàm chuỗi  TRIM(text): Cắt bỏ ký tự trống vô nghĩa text Ví dụ : =TRIM(" MS Excel 5.0 ") trả MS Excel 5.0  LEFT(text, number): Lấy number ký tự bên trái text Ví dụ : =LEFT("Excel 5.0", 5) trả Excel  RIGHT(text, number): Lấy number ký tự bên phải text Ví dụ : =RIGHT("Excel 5.0", 3) trả 5.0  MID(text, numstart, numchar): Trả lại numchar ký tự text vị trí 86 numstart Ví dụ: =MID("Excel for Windows",11,3) trả Win  LEN(text): Trả lại Độ dài chuỗi ký tự text Ví dụ : =LEN("Excel 5.0", 5) trả  VALUE(text): Chuyển text sang số Ví dụ: =VALUE(RIGHT("Tel 533332",6)) trả 533332  UPPER(text): Chuyển text thành chữ in hoa tồn Ví dụ: =UPPER("excel") trả EXCEL  LOWER(text): Chuyển text thành chữ thường Ví dụ : =LOWER("EXCEL") trả excel  PROPER(text): Chuyển chữ đầu từ text thành chữ viết hoa Ví dụ : =PROPER("excel for windows") trả Excel For Windows Chú ý : text tiếng Việt, hàm cho kết sai Ví dụ : = PROPER("việt") trả Viửt  FIND(find_text, text, atnum): Vị trí chuỗi (Find_text) chuỗi lớn (text ) vị trí atnum, bỏ qua atnum cho Hàm phân biệt chữ HOA thường Ví dụ : =FIND("e","Excel 5.0") trả =FIND("E","Excel 5.0") trả =FIND("A","Excel 5.0") trả #VALUE! (lỗi)  SEARCH(find_text, text, atnum) Tương tự hàm Find không phân biệt chữ in hoa hay chữ in thường 4.3.4 Nhóm hàm thống kê  MIN(num1,num2, ): giá trị nhỏ số num1,num2, Ví dụ : = MIN(E1:E5) trả 60000 MODE(DC) : trả lại giá trị hay gặp vùng DC Ví dụ : = MODE(1,2,4,5,2) trả  MAX(num1,num2, ) : giá trị lớn số num1,num2, 87 Ví dụ : = MAX(E1:E5) trả 420000  AVERAGE(num1, num2, ): Tính trung bình cộng số num1, num2, Ví dụ : =AVERAGE(10,8,9,3) trả 7.5  SUM(n1, n2, ): Tính tổng số n1, n2, khơng theo điều kiện  SUMif(range, criteria, sum_range) : Tính tổng vùng ô có điều kiện Range Là vùng ô để so sánh với Criteria Criteria Là điều kiện cộng, số, chữ biểu thức Quyêt định ô vùng Sum_Range cộng Sum_Range Là vùng ô cộng Các ô Sum_range cộng tương ứng với Range thoả mãn Criteria Xét bảng trang dưới, để tính tổng lương người: + Nữ, dùng công thức : = SUMIF(C2 : C10, “Nữ”,D2 : D10) cho kết 280 + người có Lương từ 50 trở lên, dùng công thức : = SUMIF(D2 : D10,">50",D2 : D10) (chú ý dấu nháy kép ” ) + Tên bắt đầu chữ H dùng công thức : = SUMIF(A2 : A10,”H*”,D2 : D10) (chú ý dấu nháy kép ” dấu * ) Hàm SUMIF tính tổng theo điều kiện Nếu cần tính tổng theo điều kiện trở lên phải dùng công thức mảng hàm DSMUM  COUNT(Địa chỉ) : Đếm số ô có liệu kiểu số, kiểu ngày, kiểu miền Địa  Countif(range, criteria) : Đếm số ô không rỗng thoả tiêu chuẩn cho trước 88 Range Là tập hợp ô mà ta muốn đếm Criteria Tiêu chuẩn, số, chữ biểu thức, xác định xem đếm Xét bảng ví dụ trên, để đếm số người: + Có Lương 50, dùng công thức : Công thức =COUNTIF(D2:D10,50) cho kết + Tuổi từ 30 trở lên dùng công thức : =COUNTIF(D2:D10,”>=30”) (phải để biểu thức dấu nháy kép ”) + Tên bắt đầu chữ H dùng công thức : =COUNTIF(A2:A10,”H*”) (phải để chữ dấu * dấu nháy kép ”) Hàm COUNTIF đếm theo điều kiện, ví dụ đếm số Nữ đếm số Tuổi từ 30 trở lên + Nếu cần đếm số Nữ có tuổi từ 30 trở lên (kết hợp điều kiện) phải dùng hàm DCOUNT  COUNTA(Dịa chỉ): Tính số khơng rỗng vùng DC Ví dụ : = COUNTA(A1:E5) trả 23 (có ô rỗng A5 D5)  RANK(số, Danh sách, Tuỳ chọn) : xác định thứ hạng số so với chuỗi số danh sách, tức xem số đứng thứ chuỗi số -xếp giảm dần khơng có Tuỳ chọn Tuỳ chọn (Ví dụ 1) -xếp tăng dần Tuỳ chọn số lớn (Ví dụ 2) Địa Danh sách phải tuyệt đối Ví dụ Giả sử ô E3:E12 ghi điểm trung bình thí sinh, để xếp thứ vào điểm trung bình, F3 nhập =RANK(E3,$E$3:$E$12) =RANK(E3,$E$3:$E$12,0), sau copy cơng thức xuống ô từ E4 đến E12 Ví dụ Giả sử ô B3:B12 ghi thời gian chạy 100 m vận đọng viên, để xếp thứ vào thời gian, C3 nhập =RANK(B3,$B$3:$B$12,1), sau copy công thức xuống ô từ C4 đến C12 Có thể thay số tham số thứ số khác 4.3.5 Nhóm hàm Logic  AND(bt logic1, bt logic2, ): Nhận giá trị TRUE (Đúng) tất biểu thức logic1, logic2, TRUE, nhận giá trị FALSE (Sai) có đối số FALSE 89 Ví dụ : =AND(5>3,6>4) trả TRUE =AND(5>3,63,60,"Số dương", IF(D2=0,"Số khơng",Số âm")) 4.3.6 Nhóm hàm thời gian  DAY(date): Số ngày tháng biến ngày tháng date Ví dụ : =DAY(27-09-04) trả 27 =DAY("27-Sep") trả 27  MONTH(date): Số tháng năm biến ngày tháng date Ví dụ : =MONTH(27-09-04) trả =MONTH("27-Sep") trả  YEAR(date): Số năm biến ngày tháng date Ví dụ : =YEAR(27-09-04) trả 2004  DATE(year,month,day): Chỉ ngày dạng số ứng với ngày tháng năm Ví dụ : =DATE(04,09,27) trả 27-09-04  WEEKDAY(date): Chỉ số thứ tự ngày tuần biến ngày tháng date (Thứ Hai ngày thứ 1, Thứ Ba ngày thứ 2, , Chủ Nhật ngày thứ 7) Ví dụ : =WEEKDAY(27-09-04) trả  Time(hour, minute, second): Chỉ thời gian dạng số Ví dụ : =TIME(19,5,14) trả 19:05:14 7:05 PM  MINUTE(time): Trả giá trị phút kiểu 90 Ví dụ: =Minute(3:25) tởa 25  HOUR(time): Trả giá trị kiểu 4.3.7 Nhóm hàm Tìm kiếm  VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup) Tìm giá trị lookup_value cột trái bảng table_array theo chuẩn dị tìm range_lookup, trả trị tương ứng cột thứ col_index_num (nếu tìm thấy) range_lookup = (mặc nhiên): Tìm tương đối, danh sách giá trị dị tìm bảng table_array phải xếp theo thứ tự tăng dần Nếu tìm khơng thấy trả giá trị lớn nhỏ lookup_value range_lookup = 0: Tìm xác, danh sách giá trị dị tìm bảng table_array khơng cần xếp thứ tự Nếu tìm khơng thấy trả lỗi #N/A  HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup) Tương tự hàm VLOOKUP tìm giá trị lookup_value dịng bảng table_array theo chuẩn dị tìm range_lookup, trả trị tương ứng dịng thứ row_index_num (nếu tìm thấy) Ví dụ: Cho bảng tính với số liệu sau: 91 =VLOOKUP("B75", A1:B3, 2, 0) = HLOOKUP(16, D1:F3, 3, 0) 22 =VLOOKUP("B8", A1:B3, 2, 0) = HLOOKUP(15, D1:F3, 3, 0) #N/A #N/A =VLOOKUP("B85", A1:B3, 2, 1) = HLOOKUP(15, D1:F3, 3, 1) 25 =VLOOKUP("B85", A1:B3, 2) =VLOOKUP(A6, A5:B7, 2, 0) 12 =VLOOKUP("B555", A5:B7, 2, = HLOOKUP(15, D1:F3, 3) 25 = HLOOKUP(F5, D5:F7, 2, 0) GẠO = HLOOKUP(“B75”, D5:F7, 3, 1) 0) 12 NƯỚC =VLOOKUP("B85", A5:B7, 2, 1) = HLOOKUP(“E95”, D5:F7, 2, 0) 12 #N/A =VLOOKUP("E05", A5:B7, 2) = 15 TRONG  Các lỗi thông dụng: 92 HLOOKUP(“E95”, D5:F7, 3) 4.4 CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG EXCEL 4.4.1 Khái niệm Trong Excel, sở liệu có dạng danh sách, ví dụ danh sách nhân viên, danh sách hàng hóa, Mỗi danh sách gồm có hay nhiều cột, cột gọi trường (field) sở liệu, tên cột gọi tên trường Hàng danh sách (cơ sở liệu) chứa tên trường gọi hàng tiêu đề (Header row), hàng hàng mẫu tin (record) cho biết thông tin đối tượng mà ta quản lý Ví dụ: Xét sở liệu BẢNG LƯƠNG CHI TIẾT nhân viên quan sau: A B C D E F G BẢNG LƯƠNG CHI TIẾT THÁNG 7/2015 STT HỌ VÀ TÊN BẬC HỆ SỐ Ngày BĐ LƯƠNG PHỤ CẤP Trần Thanh Binh 2.58 25/01/97 541,800 108,360 Phan Thanh Bình 2.34 30/01/98 491,400 98,280 Nguyễn Văn Huy 1.00 01/01/99 210,000 105,000 Nguyễn Văn Hùng 1.09 15/01/99 228,900 114,450 Nguyễn Anh Dũng 1.86 01810/97 390,600 78,120 Châu Thanh Khiết 1.00 01805/98 210,000 105,000 Lê Minh Lợi 1.18 01808/98 247,800 123,900 Tổng cộng 2,320,500 733,110 1+ Mỗi cột gọi trường (field): trường HO TEN, trường MANG, trường BAC, trường HE SO, … 2+ Hàng thứ ba gọi hàng tiêu đề (Header row) 3+ Từ hàng thứ tư đến hàng thứ mười, hàng mẫu tin (record) Một số công việc thường gặp làm việc sở liệu (bảng tính) như: xếp (Sort) mẫu tin sở liệu theo thứ tự tăng/ giảm trường (gọi trường khố), trích lọc (Filter) mẫu tin thoả mãn điều kiện định, thống kê, tổng 93 hợp mẫu tin theo nhóm (Subtotals), 4.4.2 Sắp xếp liệu Sắp xếp (Sort) lọc liệu (Filter) tính cho phép bạn thao tác liệu bảng tính thiết lập dựa tiêu chuẩn Để thực xếp theo chiều tăng dần giảm dần cột  Đánh dấu muốn xếp  Kích nút Sort & Filter tab Home  Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A) o Tùy chỉnh xếp Để xếp nhiều cột  Kích nút Sort & Filter tab Home  Chọn cột mà bạn muốn xếp  Kích Add Level  Chọn cột bạn muốn xếp  Kích OK 94 4.4.3 Chức lọc liệu Bộ lọc cho phép bạn hiển thị liệu mà đáp ứng tiêu chuẩn định Để sử dụng lọc:  Kích vào cột chọn cột chứa liệu mà bạn muốn lọc  Trên tab Home, kích Sort & Filter  Kích nút Filter  Kích vào mũi tên phía  Kích Text Filter  Kích Words bạn muốn lọc 95  Để khơng áp dụng lọc  kích nút Sort & Filter  Kích Clear 96 ... menu chương trình đây, Office 2010 lại tạo nên cấp độ thay đổi menu công cụ chương trình Khi lựa chọn menu cơng cụ, thay sổ xuống menu trước đây, toàn cửa sổ Office 2010 thay đổi màu sắc cung cấp... 2.4.4 Chèn biểu tượng hình học Để vẽ hình học word 2010 ta làm sau: - Chọn Insert >Shapes bạn tùy chọn hình để vẽ tương tự Word 2003 45 - Word 2010 tích hợp nhiều hình mẫu có sẵn, thêm tính Recently... 2003 (trong danh sách Save as type hộp thoại Save As, bạn chọn Word 97- 2003 Document) Muốn Word 2010 mặc định lưu với định dạng Word 2003, bạn nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn

Ngày đăng: 29/09/2020, 14:35

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan