BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM VŨ THÁI HƯNG HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TỔNG CÔNG TY MẠNG LƯỚI VIETTEL LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH HÀ NỘI, NĂM 2015 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM VŨ THÁI HƯNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TỔNG CÔNG TY MẠNG LƯỚI VIETTEL CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH MÃ SỐ: 60.34.01.02 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS BÙI BẰNG ĐOÀN HÀ NỘI, NĂM 2015 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa sử dụng để bảo vệ học vị Tôi xin cam đoan rằng, giúp đỡ cho vệc thực luận văn cảm ơn thơng tin trích dẫn ghi rõ nguồn gốc Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Tác giả luận văn Học viên Vũ Thái Hưng ii LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh mình, ngồi nỗ lực cố gắng thân, nhận giúp đỡ nhiệt tình nhiều cá nhân, tập thể Trước hết xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tồn thể thầy giáo Học viện Nơng nghiệp Việt Nam, thầy giáo Khoa Kế tốn & Quản trị kinh doanh trang bị cho kiến thức Đặc biệt xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo PGS.TS Bùi Bằng Đồn (Bộ mơn Kế tốn quản trị Kiểm toán) giành nhiều thời gian trực tiếp bảo tận tình, hướng dẫn tơi hồn thành luận văn Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tồn thể nhân viên phịng ban Tổng công ty Mạng lưới Viettel tạo điều kiện giúp đỡ tơi q trình nghiên cứu thu thập tài liệu phục vụ luận văn Cuối xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới gia đình, bạn bè động viên giúp đỡ tơi suốt trình học tập nghiên cứu luận văn Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Tác giả luận văn Học viên Vũ Thái Hưng iii MỤC LỤC Lời cam đoan ii Lời cảm ơn iii Mục lục iv Danh mục bảng vii Danh mục sơ đồ ix Danh mục biểu đồ ix Danh mục từ viết tắt x PHẦN I MỞ ĐẦU 1.1 Tính cấp thiết đề tài 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1 Mục tiêu chung 1.2.1 Mục tiêu cụthể 1.3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu PHẦN II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN 2.1 Lý luận kiểm soát nội quản lý nhân doanh nghiệp 2.1.1 Một số kháiniệm 2.1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội 11 2.1.3 Những hạn chế hệ thống kiểm soát nội 26 2.1.4 Kiểm soát nội quản lý nhân 27 2.2 Cơ sở thực tiễn 38 2.2.1 Bài học kinh nghiệm quốc tế xây dựng hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp 38 2.2.2 Bài học kinh nghiệm kiểm soát nội số doanh nghiệp Việt Nam 42 2.2.3 Một số cơng trình nghiên cứu có liên quan 43 PHẦN III ĐẶC ĐIỂM ĐỊA BÀN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 44 3.1 Đặc điểm chung Tổng công ty Mạng lưới Viettel 44 iv 3.1.1 Giới thiệu chung Tập đoàn Viễn thông Quân đội 44 3.1.2 Quá trình hình thành phát triển Tổng công ty Mạng lưới Viettel 44 3.1.2 Bộ máy tổ chức hoạt động Tổng công ty Mạng lưới Viettel 45 3.1.3 Chức lĩnh vực hoạt động Công ty 47 3.1.4 Tình hình hoạt động Tổng công ty Mạng lưới Viettel 48 3.1.5 Kết hoạt động sản xuất kinh doanh Tổng công ty Mạng lưới Viettel 49 3.2 Phương pháp nghiên cứu 54 3.2.1 Phương pháp thu thập số liệu 54 3.2.2 Phương pháp xử lý số liệu 54 3.2.3 Phương pháp phân tích số liệu, thơng tin 55 PHẦN IV KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 56 4.1 Thực trạng quản lý nhân Tổng công ty Mạng lưới Viettel 56 4.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội quản lý nhân Tổng công ty Mạng lưới Viettel 60 4.2.1 Mơi trường kiểm sốt 60 4.2.2 Các rủi ro chủ yếu xảy hoạt động quản lý nhân Tổng công ty Mạng lưới Viettel 63 4.2.3 Hệ thống thơng tin truyền thơng với kiểm sốt nội hoạt động quản lý nhân Tổng công ty 85 4.2.4 Cơ chế/thủ tục kiểm soát tronghoạt động quản lý nhân tạiTổng CôngtyMạng lưới Viettel 88 4.2.5 Hoạt động giám sát quản lý nhân Tổng Công ty Mạng lưới Viettel 92 4.3 Đánh giá hoạt động kiểm soát nội quản lý nhân Tổng công ty Mạng lưới Viettel 93 4.3.1 Mơi trường kiểm sốt 93 4.3.2 Hoạt động đánh giá rủi ro 95 4.3.3 Hệ thống thông tin truyền thông 96 4.3.4 Hoạt động kiểm soát 97 v 4.4 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội quản lý nhân Tổng công ty Mạng lưới Viettel 98 4.4.1 Hoàn thiện cấu tổ chức, biên chế 98 4.4.2 Hồn thiện quy trình đánh giá rủi ro 99 4.4.3 Hoàn thiện thủ tục, chế hệ thống giám sát, kiểm soát 100 4.4.4 Bổ sung nâng cao chất lượng nhân viên kiểm soát 102 4.4.5 Tăng cường áp dụng công nghệ thông tin 103 PHẦN V KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 105 5.1 Kết luận 105 5.2 Kiến nghị 107 TÀI LIỆU THAM KHẢO 108 vi DANH MỤC BẢNG Số bảng Tên Bảng Trang 2.1: Đánh giá rủi ro 17 2.2: Các bước quy trình tuyển dụng nhân 28 2.3: Các bước quy trình chấm cơng 31 2.4: Các bước đánh giá công việc 32 2.5: Các bước điều chỉnh nhân 33 2.6: Các bước điều chỉnh lương 34 2.7: Các bước đạo tạo nhân 35 2.8: Các bước tính lương 37 4.1: Tình hình nhân Tổng cơng ty Mạng lưới Viettel 57 4.2: Tình hình tuyển dụng lao động Tổng cơng ty, 2014 58 4.3: Kết điều tra cấu tổ chức Công ty 62 4.4: Kết điều tra đánh giá rủi ro Công ty 64 4.5: Mẫu đề nghị bổ sung nhân Tổng công ty Mạng lưới Viettel 68 4.6: Danh sách nhân đề xuất tuyển dụng vào làm việc Tổng công ty Mạng lưới Viettel 71 4.7: Rủi ro trình tuyển dụng nhân Tổng công ty Mạng lưới Viettel 73 4.8: Rủi ro quy trình đánh giá sử dụng lao động Tổng công ty Mạng lưới Viettel 79 4.9: Tình hình đào tạo nhân cho Tổng công ty 80 4.10: Rủi ro quy trình hoạt động đào tạo nhân 81 4.11: Ý kiến cán nhân viên việc bố trí xếp nhân Tổng cơng ty Mạng lưới Viettel 82 4.12: Dự đốn rủi ro quy trình điều chỉnh nhân Tổng công ty Mạng lưới Viettel 83 4.13: Dự đốn rủi ro quy trình điều chỉnh lương Tổng công ty Mạng lưới Viettel 84 vii 4.14: Dự đốn rủi ro quy trình chấm cơng tính lương Tổng cơng ty Mạng lưới Viettel 84 4.15: Đánh giá hệ thống thông tin truyền thông Tổng Công ty 87 4.16: Tình hình phân phối quỹ lương xét nâng ngạch lương cho cán nhân viên Tổng công ty Mạng lưới Viettel năm 2014 89 4.17: Đánh giá nhân viên chế độ tiền lương Tổng công ty 90 4.18: Đánh giá cán nhân viên hệ thống giám sát Tổng công ty Mạng lưới Viettel 92 4.19: Thủ tục kiểm soát quản lý nhân Tổng công ty Mạng lưới Viettel 95 4.20: Khả xảy rủi ro 99 viii DANH MỤC SƠ ĐỒ Số sơ đồ Tên sơ đồ Trang 2.1: Mơ hình tổ chức kiểm sốt nội 25 2.2: Quy trình sử dụng lao động 30 3.1: Mơ hình tổ chức Tổng công ty Mạng lưới Viettel 46 4.1: Công tác hoạch định nhân Tổng công ty Mạng lưới Viettel 66 4.2: Q trình thi tuyển Tổng cơng ty Mạng lưới Viettel 70 4.3: Quản lý nhân Tổng công ty Mạng lưới Viettel 75 4.4: Quản lý nhân thức Tổng cơng ty Mạng lưới Viettel 77 DANH MỤC BIỂU ĐỒ Số biểu đồ Tên biểu đồ Trang 3.1: Doanh thu tổng công ty Mạng lưới Viettel 50 3.2: Thu nhập bình quân đầu người/tháng lao động Tổng công ty Mạng lưới Viettel 51 4.1: Tình hình đào tạo nhân cho Tổng cơng ty 80 ix lập báo cáo xác hơn, giảm thiếu khối lượng cơng việc, giảm thiểu sai sót giúp cho việc lập báo cáo nhanh chóng thuận tiện Trong hoạt động quy trình quản lý nhân Tổng cơng ty nhận diện rủi ro xảy Để hạn chế rủi ro xảy nghiệp vụ quản lý nhân có kiểm tra, phê chuẩn trưởng phận, phòng kế hoạch, phòng tổ chức lao động Tổng công ty báo cáo cho Ban Giám đốc Tổng công ty Các trường hợp vượt quyền, có hoạt động bất thường báo cáo trực tiếp xin ý kiến Ban giám đốc Tổng Cơng ty Tập đồn Tổng cơng ty Mạng lưới Viettel Tổng công ty Tập đồn Viễn thơng Qn đội đơn vị độc lập, có chức nhiệm vụ phạm vi hợp tác, hạch toán thu chi quản lý riêng rẽ chịu giám sát, quản lý chung Tập đoàn Nhân phạm vi hoạt động, quản lý sản xuất kinh doanh lớn, nguy xảy sai sót, gian lận, mát tài sản, việc thực sai chế độ sách tiềm ẩn xảy lúc nào, xảy ảnh hưởng lớn đến hoạt động chung Tập đoàn Tuy nhiên, hoạt động đánh giá rủi ro Tổng Cơng ty chưa thực trọng vào phân tích đánh giá rủi ro xảy tương lai hay có biện pháp phịng ngừa hữu hiệu Mặc dù, Tổng công ty nhận thức việc quản lý rủi ro chức quan trọng KSNB, nhận diện rủi ro xảy Tổng cơng ty chưa xây dựng sách quản lý rủi ro, khơng có người chịu trách nhiệm quản lý rủi ro khơng có khn khổ để đánh giá rủi ro theo quy chuẩn thống tồn Tổng cơng ty, phận đánh giá rủi ro theo cảm tính phận Ngun nhân Tổng cơng ty chưa có người thực có trình độ am hiểu việc quản lý rủi ro để xây dựng quy trình chuẩn mực chung thống tồn Tổng cơng ty cho việc đánh giá rủi ro 4.3.3 Hệ thống thông tin truyền thông Hiện Tổng công ty Mạng lưới Viettel áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý nhân Tiếp nhận máy nhiệm vụ khai thác cơng nghệ thơng tin từ Tập đồn tổ chức vận hành tốt máy tác động tập trung gồm tác động viễn thông công nghệ thông tin (trên sở tham khảo tư vấn 96 Ericsson) Bộ máy tác động phân theo lớp để kiểm soát chặt chẽ, độc lập việc tác động vào hệ thống nâng cao hiệu kiểm soát Bên cạnh đó, nhân viên vào làm Tổng cơng ty tập huấn, đào tạo phổ biến nội quy, quy chế, văn hóa doanh nghiệp Viettel, chuẩn mực Tổng công ty Tập đồn Tổng cơng ty có lực lượng chun trách thực tiên công tác tổ chức lao động Trung tâm thuộc Tổng cơng ty; Thường xun có đào tạo nghiệp vụ cho lực lượng ngành dọc; kịp thời nắm bắt giải nhanh chóng, chặt chẽ, thống khó khăn, vướng mắc, bất cập công tác tổ chức lao động quan đơn vị Tổng công ty Chấp hành nghiêm quy định phân cấp ủy quyền thực công tác tổ chức lao động theo quy định Tập đoàn Thực hoàn thành nhiệm vụ ngành dọc Phịng Tổ chức Nhân lực Tập đồn giao Hiện áp dụng công nghệ thông tin vào trình quản lý nhân Tổng cơng ty chưa triệt để Một số hoạt động tiến hành thủ công, nhiều thời gian tiềm ẩn nhiều rủi ro như: Hồ sơ cán nhân viên: chưa có profile nhân cho cán nhân viên hệ thống phần mềm để thường xuyên cập nhập tồn thơng tin cá nhân (đặc biệt kết thực nhiệm vụ) để theo dõi, đánh giá, xếp, ghi nhận xác, khách quan; Chưa có hệ thống tiêu chí thống để đánh giá, phân loại thang bậc kỹ sư để cá nhân biết lộ trình thăng tiến Tổng Cơng ty có thước đo đánh giá sử dụng từ lớp Tổng công ty đến chi nhánh; Công tác định biên nhân cho máy kỹ thuật có nhiều bất cập, chưa có định biên xác nên chưa đánh giá lực lượng kỹ thuật đủ/ thừa/ hay thiếu (mới theo phương phát truyền thống đo việc số nhiệm vụ thực tế đề xuất đơn vị) 4.3.4 Hoạt động kiểm soát Việc phân chia trách nhiệm phận cá nhân tổng công ty quy định thông báo rõ ràng nhân viên, phận tự kiểm soát chéo lẫn đảm bảo việc độc lập thực quản lý nhân Tổng Công ty Tổng Công ty đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân để đảm bảo tăng suất lao động, quản lý giám sát 97 nhân cách cơng khai, minh bạch giảm sai sót, vi phạm quản lý nhân Định kỳ hàng tháng kiểm sốt đối chiếu phân tích so sánh kết đạt so với tháng trước so với kế hoạch đặt để có vi phạm bất thường có hướng giải nhanh chóng kịp thời Các thủ tục kiểm sốt cịn chưa chặt chẽ dẫn đến tình trạng lách luật nhân viên cấp có nhân viên làm muộn, nghỉ làm khơng chấm cơng có quen biết với nhân viên chấm cơng tính cơng cho lao động đó; nhân vi phạm quen biết với nhân viên phòng pháp chế giảm nhẹ vi phạm; móc nối khâu tuyển dụng để tuyển dụng người quen vào làm việc Tổng công ty,…hoặc tuyển dụng thực chậm chưa đáp ứng yêu cầu đơn vị, tuyển dụng thường thực sau sinh viên trường nên không tuyển người tốt cho Tổng Công ty 4.4 Giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội quản lý nhân Tổng công ty Mạng lưới Viettel Khơng hệ thống kiểm sốt ln coi tuyệt đối, khơng có nhược điểm, lẽ hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp tồn nhược điểm cố hữu Vì vậy, việc phát sửa chữa yếu điểm, củng cố hoàn thiện hệ thống kiểm soát nhiệm vụ quan trọng, thường trực tất doanh nghiệp, đơn vị chế thị trường Đứng quan điểm góc độ đó, vào yếu chất lượng kiểm sốt nội Tổng cơng ty Mạng lưới Viettel số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng kiểm sốt nội hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Tổng cơng ty Mạng lưới Viettel sau: 4.4.1 Hoàn thiện cấu tổ chức, biên chế Để Tổng công ty Mạng lưới Viettel hoạt động hiệu quả, quản trị tốt rủi ro xảy việc tái cấu trúc, xếp lại phòng, ban, đơn vị, phận cá nhân quan trọng, phát huy khả trí tuệ tập thể cá nhân, tránh chồng chéo nhiệm vụ công việc, đảm bảo cho tập thể cá nhân hoạt động chức năng, nhiệm vụ, thúc đẩy doanh nghiệp phát triển lành mạnh, tránh lãng phí nguồn lực hạn chế rủi ro xảy trình hoạt động 98 Lãnh đạo Tổng cơng ty cầncoi nhiệm vụ quan trọng, cấp bách cần phải tâm nỗ lực thực hiện, triển khai giải pháp đồng bộ, cụ thể: - Rà sốt lại mơ hình tổ chức, chức nhiệm vụ, định biên phòng, ban, đơn vị, phận Tổng công ty, phát bất cập tổ chức biên chế, chức nhiệm vụ, tính hiệu hoạt động - Xây dựng đề án tái cấu trúc lại Tổng cơng ty, báo cáo cấp (Tập đồn) phê duyệt - Triển khai thực đề án phê duyệt - Định kỳ đánh giá kết hoạt động, kịp thời điều chỉnh, rút kinh nghiệm, đảm bảo cho máy hoạt động hiệu quả, phát huy tối đa nguồn lực tập thể cá nhân q trình hoạt động 4.4.2 Hồn thiện quy trình đánh giá rủi ro Kiểm sốt nội coi có hiệu lực yếu tố đánh giá quản lý rủi ro thiết lập hoạt động có hiệu quả.Thơng qua đánh giá rủi ro, Tổng cơng ty phát rủi ro thực sự, rủi ro gây thiệt hại nghiêm trọng tới hoạt động kinh doanh, sở tiến hành phân tích đưa biện pháp ngăn ngừa xử lý Vì Tổng công ty cần trọng đến việc đánh giá quản lý rủi ro cách giao cho phận chuyên trách để đánh giá Ban giám đốc Tổng Công ty nên xây dựng quy định tiêu chuẩn để đánh giá rủi ro xảy hoạt động kinh doanh, hoạt động quy trình quản lý nhân phận để lấy làm sở tham chiếu cho hoạt động kiểm sốt Hiện Tổng Cơng ty xác định, nhận dạng rủi ro, nhiên nên xây dựng thành danh mục rủi ro tiêu chuẩn đánh giá bao gồm công việc cụ thể sau: Xây dựng tiêu chuẩn khả xảy rủi ro: Khả xảy rủi ro biểu dạng mức độ % xác suất xảy rủi ro bảng sau: Bảng 4.20: Khả xảy rủi ro Khả xuất Rất thường xuyên Thường xuyên Khá thường xuyên Có thể xảy Hiếm xảy Biểu Trên 80% khả xảy 60%-80% khả xảy 40%-60% khả xảy 20%-40% khả xảy Dưới 20% khả xảy 99 Vậy đánh giá rủi ro yếu tố quan trọng KSNB giúp Tổng Cơng ty trì phát triển hoạt động kinh doanh đảm bảo tuân thủ pháp luật 4.4.3 Hoàn thiện thủ tục, chế hệ thống giám sát, kiểm soát Các nguyên tắc máy kiểm soát nội là: Độc lập với hoạt động nghiệp vụ kiểm soát, với hoạt động điều hành hàng ngày Tổng cơng ty, độc lập đánh giá trình bày ý kiến báo cáo mình; Đảm bảo tính khách quan, trung thực thực nhiệm vụ; Đảm bảo tính chun trách Do đó, để đảm bảo tính khách quan, phận kiểm sốt nội phải tách khỏi máy quản lý điều hành Tổng cơng ty, Phịng kiểm sốt nội trực tiếp chịu đạo Ban giám đốc Như vậy, phận kiểm soát nội phận tách khỏi máy điều hành Giám đốc Chính độc lập giúp cho kiểm sốt viên có nhìn khách quan không chịu tác động đạo lãnh đạo phòng giao dịch, khả phát sai sót bất hợp lý nâng cao Tổng công ty Mạng lưới Viettel Tổng công ty Tập đồn Viễn thơng Qn đội đơn vị độc lập, có chức nhiệm vụ phạm vi hợp tác, hạch toán thu chi quản lý riêng rẽ chịu giám sát, quản lý chung Tập đoàn Nhân phạm vi hoạt động, quản lý sản xuất kinh doanh lớn, nguy xảy sai sót, gian lận, mát tài sản, việc thực sai chế độ sách tiềm ẩn xảy lúc nào, xảy ảnh hưởng lớn đến hoạt động chung Tập đồn Vì vậy, Tổng cơng ty Mạng lưới Viettel cần thiết phải thành lập bán Kiểm soát nội độc lập, chịu giám sát thường xuyên báo cáo lại cho Ban giám đốc Với hoạt động Ban kiểm sốt nội giảm cơng việc duyệt tốn, kiểm tra phịng tài chính, phịng tổ chức lao động, phịng kế hoạch phịng nghiệp vụ khác, góp phần tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu hoạt động kiểm tra, kiểm soát Việc kiểm tra tiến hành chun nghiệp cán có trình độ chun mơn góp phần củng cố, hồn thiện quy chế kiểm sốt, giảm thiểu sai sót nghiệp vụ hành vi gian lận, vi phạm pháp luật Tổng công ty 100 Cần xây dựng ban hành điều lệ kiểm soát nội dành riêng cho Tổng cơng ty Tập đồn với yêu cầu bản: mục tiêu, phương pháp tiến hành kiểm soát nội bộ, xác định rõ nhiệm vụ kiểm soát nội nguyên tắc tiến hành kiểm toán nhằm tạo điều kiện cho cơng tác kiểm sốt nội thực cách thống có hiệu tồn Tổng cơng ty nói riêng Tập đồn nói chung Xây dựng sách, quy chế, quy trình, kế hoạch kiểm soát nội cụ thể theo sát với chuẩn mực, đặc biệt chế tài, cần quan tâm đến chế động lực: lương, phụ cấp chế độ đãi ngộ khác thoả đáng để bù đắp áp lực cơng việc kiểm sốt viên nội Khi thực công việc phải có mục tiêu, nội dung phương pháp thực Tất yếu tố quy định thống quy trình Quy trình mang tính chất hướng dẫn định hướng cho cơng việc kiểm soát nội mà phần lớn kết kiểm soát nội phụ thuộc vào hệ thống phương pháp kiểm soát Hệ thống phương pháp kiểm soát chia thành: thử nghiệm kiểm sốt, thử nghiệm tuân thủ, thủ tục phân tích thử nghiệm Thử nghiệm kiểm soát bao gồm biện pháp nhằm đánh giá tính hữu hiệu lực hệ thống kiểm sốt nội có Thử nghiệm tuân thủ nhằm kiểm tra tính tuân thủ quy định Nhà nước quy định nội Tổng cơng ty, Tập đồn Thủ tục phân tích giúp kiểm sốt viên khoanh vùng rủi ro nhằm giảm bớt số lượng thử nghiệm Thử nghiệm thực nhằm thu thập chứng kiểm sốt Trong quy trình kiểm sốt nội cần xây dựng chương trình kiểm soát nội chuẩn áp dụng cho nội dung kiểm sốt Chương trình bao gồm: bước thực kiểm soát hệ thống phương pháp kiểm sốt áp dụng cho loại hình nghiệp vụ cần kiểm soát Về bước thực kiểm soát xây dựng mơ hình gồm bước sau: Bước 1: Xác định rủi ro Bước 2: Lập kế hoạch kiểm soát Bước 3: Thực kiểm soát Bước 4: Kết thúc kiểm soát: Lập báo cáo kiểm soát, theo dõi khắc phục Bước 5: Lưu hồ sơ kiểm soát nội 101 4.4.4 Bổ sung nâng cao chất lượng nhân viên kiểm soát Mặc dù quy mô hoạt động kinh doanh Tổng công ty Tập đoàn ngày phát triển nên khối lượng cơng việc phịng Kiểm sốt nội ngày lớn, nhiên số lượng nhân viên Kiểm soát nội chưa tăng lên tương xứng Do đó, nhu cầu tuyển thêm nhân viên nhu cầu thiết thực Số lượng nhân viên tăng lên giảm tải bớt khối lượng công việc cho nhân viên thời, hạn chế sai sót xảy khối lượng công việc lớn Tuy nhiên, hiệu hoạt động phận kiểm tra nội phịng ban, trung tâm, sở Tổng cơng ty chưa có, có trình độ thấp cán chưa đào tạo chuyên sâu, hầu hết luân chuyển từ phòng ban khác sang luân chuyển tương đối liên tục, khơng đảm bảo tính khách quan hoạt động kiểm sốt Ban lãnh đạo có trách nhiệm đảm bảo nhân trang thiết bị máy kiểm soát nội bộ, số lượng chất lượng để đáp ứng tính chất quy mơ cơng việc Tổ chức nhân kiểm soát nội trước hết phải định hướng theo hoạt động tổ chức: lĩnh vực hoạt động kinh doanh, cấu rủi ro hoạt động quản lý nhân quy định tra, giám sát Thông qua biện pháp thích hợp, cần đảm bảo người làm cơng tác kiểm sốt nội ln có trình độ chun mơn nghiệp vụ phù hợp với bước phát triển quy trình hoạt động kinh doanh kiểm toán Họ phải thấu hiểu cấu rủi ro, phải có kiến thức cập nhật kiểm soát hiểu biết đầy đủ lĩnh vực kiểm sốt để hồn thành tốt nhiệm vụ kiểm sốt Có lĩnh vực cần phải “nâng cao chuyên môn thường xuyên”, là: Kiến thức hoạt động quản lý nhân kiến thức chung, gồm: kiến thức kinh tế học quản trị kinh doanh, luật pháp thống kê, tính tốn chi phí, cơng nghệ thơng tin, tiếng Anh,…; Phương pháp kiểm tốn: phương pháp thu thập liệu, phương pháp thuyết trình,…; Trao đổi thông tin công chứng Vấn đề quan trọng đào tạo đào tạo lại kiểm sốt viên Có nghĩa kiểm sốt viên phải tham gia vào khoá đào tạo nghiệp vụ Tổng công tyđể không bị lạc hậu so với nhân viên nghiệp vụ đồng thời phải cập nhật thông tin pháp luật, văn ngành Đào tạo đào tạo chuyên sâu 102 kiểm soát Hầu hết kiểm soát viên nội xuất phát từ phòng ban nghiệp vụ có bề dày kinh nghiệm chuyển sang Do mà kỹ thuật kiểm soát, phương pháp nội dung kiểm soát nội Tổng công ty Mạng lưới Viettel dường kinh nghiệm tham khảo Bởi thế, trước mắt đào tạo họ kiến thức loại hình, nội dung kiểm sốt, kiểm toán Thời gian đào tạo tối thiểu hợp lý 40 năm Tổ chức cho kiểm sốt viên Tổng cơng ty Mạng lưới Viettelđến Trung tâm, chinh nhánh Tổng công Ty Tập đoànđể học hỏi chia sẻ kinh nghiệm biện pháp tốt để nâng cao chất lượng kinh nghiệm cho nhân viên Ngồi ra, phịng kiểm soát nội cần tổ chức buổi trao đổi kinh nghiệm chỗ nhân viên phòng với chuyên gia lĩnh vực kiểm sốt nội 4.4.5 Tăng cường áp dụng cơng nghệ thông tin Do đặc trưng riêng mặt kỹ thuật nghiệp vụ kiểm tra, kiểm sốt nên khơng phải tất cơng việc kiểm sốt xử lý máy tính Tuy nhiên, đơn vị trang bị công nghệ đại việc xử lý chứng từ, sổ sách hầu hết thực thơng qua máy tính việc ứng dụng trợ giúp máy tính vào cơng tác kiểm tra, kiểm soát đảm bảo cho đơn vị thu kết tốt nhiều Vì thế, việc áp dụng máy tính vào cơng tác kiểm soát xu hướng tất yếu trước thử thách khắc nghiệt kinh tế thị trường, nơi địi hỏi phải có độ tin cậy cao thông tin quản lý nội kiểm sốt chặt chẽ sai phạm xảy nội ngân hàng Tăng cường ứng dụng tin học công tác quản trị điều hành, đặc biệt quản lý tài chính, quản lý nhân quản lý tài sản, tin học hố hồn tồn hệ thống kế toán đơn vị thành viên Điều cho phép xây dựng chế giám sát tự động, thường xuyên liên tục, hoạt động thống Tổng cơng ty, có khả phát ngăn chặn kịp thời sai sót phát sinh có biện pháp xử lý kịp thời Sự phát triển công nghệ tin học đưa đến đời phần mềm kiểm toán nội chun dụng, hỗ trợ cho q trình xử lý cơng việc kiểm sốt viên Các phần mềm có phân hệ như: công cụ đánh giá rủi ro, hệ thống 103 hồ sơ kiểm toán điện tử, hỗ trợ khả tìm kiếm thơng tin internet, Các phần mềm giúp tăng suất lao động phận kiểm soát nội lên nhiều Tuy nhiên, thực tế phần mềm chưa thể thực vào hệ thống kiểm soát nội Tổng công ty mạng lưới Viettel Tại đây, Tổng công ty áp dụng công nghệ thông tin học tập mơ hình tổ chức lao động, quản lý nhân chưa có áp dụng phần mềm kiểm soát quản ly nhân Tăng cường ứng dụng công nghệ tin học đặt yêu cầu kiểm sốt cơng nghệ tin học Bởi lẽ quy trình xử lý tự động máy tính, độ xác phù hợp quy trình trước triển khai có ý nghĩa lớn Việc ứng dụng công nghệ tin học hệ thống kiểm soát nội phải vào chiến lược ứng dụng công nghệ thông tin tổng thể điều kiện sở hạ tầng công nghệ Tổng công ty Tập đoàn giai đoạn 104 PHẦN V KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 5.1 Kết luận Hệ thống kiểm soát nội vững mạnh cần thiết tất doanh nghiệp Nó giống công cụ quản lý để giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro sản xuất kinh doanh, bảo vệ nguồn tài sản tổng công ty, giúp doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu để đạt mục tiêu đề doanh nghiệp Thơng qua tình trạng hệ thống kiểm sốt nội đối tượng bên ngồi doanh nghiệp biết tình trạng hoạt động sản xuất kinh doanh tổng cơng ty để từ định làm ăn, hợp tác với tổng cơng ty 1) Kiểm sốt nội tồn biện pháp nhà quản lý nhằm đảm bảo mục tiêu đơn vị thực Trong thể kỷ qua, khái niệm kiểm soát nội phát triển từ chỗ xem phương pháp giúp cho kiểm soát viên độc lập xác định phương pháp hiệu việc lập kế hoạch kiểm toán, kiểm soát đến chỗ coi phận chủ yếu hệ thống quản lý hữu hiệu phát triển lên khơng kiểm soát nội hoạt động kế toán mà cịn hoạt động phát huy vai trị nhiều lĩnh vực quản lý nhân sự, góp phần hạn chế rủi ro mà doanh nghiệp gặp phải trình quản lý nhân doanh nghiệp để hướng đến phát triển sản xuất, kinh doanh, quản lý doanh nghiệp 2) Hoạt động kiểm soát nội quản lý nhân Tổng công ty Mạng lưới Viettel thể rõ vai trị tư vấn cho tổng cơng ty hồn thiện cấu tổ chức, tạo điều kiện cho mơi trường kiểm sốt hoạt động thuận lợi thực mô tả công việc cho vị trí tốt (với số lượng nhân viên đánh giá cao gân 98%) Hoạt động kiểm soát nội quản lý nhân Tổng công ty năm qua thể rõ vai trị q trình tuyển dụng phát nhiều trường hợp vi phạm giảm thiểu nhiều rủi ro trình tuyển dụng nhân Tổng công ty tuyển cháu cán nhân viên vào làm, hồ sơ không đạt yêu cầu tuyển dụng, tay nghề chuyên môn không đủ tuyển, Tuy nhiên nhân cịn ít, cịn phải phụ trách nhiều cơng 105 việc nên Hệ thống kiểm soát nội Tổng cơng ty chưa thể hết vai trị giảm thiểu tất rủi ro cho Tổng công ty Hoạt động đánh giá nhân điều chuyển nhân Tổng công ty Mạng lưới Viettel năm qua đạt nhiều kết quả, thể rõ tăng trưởng nhanh doanh thu tổng cơng ty tập đồn hữu nhiều rủi ro cử cán đào tạo không sát với thực tế công việc; đánh giá khơng trình độ nhân viên, bố trí xếp cơng việc khơng xác Việc đánh giá nhân sự, lấy ý kiến nhân tổng công ty cán nhân viên công ty đánh giá tốt số nội dung chưa thực tốt việc lấy ý kiến cơng khai minh bạch (chiểm 70%; bố trí nhân hợp lý (hơn 60% nhân sự); hay quy hoạch nhân diễn minh bạch (Trên 70% nhân đánh giá công khai minh bạch) Việc xây dựng hệ thống kiểm sốt nội ln dựa việc dự đốn rủi ro, sai sót gian lận xảy Tuy nhiên, khơng thể dự đoán hết rủi ro mà doanh nghiệp gặp phải nên hệ thống kiểm sốt nội ln có hạn chế tiềm tàng khơng có biện pháp kiểm sốt cho tình bất thường Hệ thống KSNB thiết kế vận hành người Vì hiệu hệ thống kiểm soát bị ảnh hưởng phong cách điều hành chủ doanh nghiệp Các thủ tục kiểm soát xây dựng dựa mối quan hệ lợi ích chi phí, có rủi ro không thiết kế thủ tục kiểm sốt chi phí vượt q lợi ích mà mang lại Với quy mơ đơn vị, việc thiết lập hệ thống KSNB nói chung hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua sắm sử dụng vật tư nói riêng, ban lãnh đạo cần cân nhắc lợi ích chi phí mà hệ thống KSNB mang lại Quá trình phát triển doanh nghiệp thay đổi môi trường kinh doanh làm cho thủ tục kiểm sốt bị lỗi thời khơng phù hợp Do đó, để có hệ thống KSNB hoạt động hữu hiệu cần có giám sát đánh giá thủ tục kiểm sốt để có biện pháp khắc phục hoàn thiện hệ thống KSNB cho doanh nghiệp 3) Để hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội quản lý nhân Tổng công ty Mạng lưới Viettel cần thực số giải pháp đồng sau: hồn thiện phát triển mơi trường kiểm sốt; hồn thiện quy trình đánh giá rủi ro quản 106 lý nhân sự; hoàn thiện thủ tục, chế hệ thống giám sát, kiểm soát quản lý nhân sự; bổ sung nâng cao chất lượng kiểm sốt viên; tăng cường áp dụng cơng nghệ thông tin vào quản lý nhân kiểm soát nội quản lý nhân 5.2 Kiến nghị Người chủ trì kế hoạch, chương trình phải “nhìn tồn trình” suốt q trình điều hành, tăng cường tư giải pháp đột phá, ý tưởng đột phá để tập trung điều hành đạt mục tiêu cao Xây dựng ban hành quy định profile cán nhân viên Đặt hàng trung tâm công nghệ thông tin xây dựng thiết kế phần mềm để thực Triển khai triệt để xây dựng ban hành khung lực chức danh tồn Tổng Cơng ty để áp dụng; triển khai triệt để đánh giá phân bậc kỹ sư Th tư vấn mơ hình tổ chức quản lý Khai thác triệt để hợp đồng tư vấn Ericsson đồng thời kết hợp học tập, nghiên cứu nhà mạng lớn giới Cơ chế thuê tư vấn quản lý: Từng lĩnh vực phép chủ động liên hệ trình TGD cho thuê tư vấn để tư vấn lĩnh vực đảm bảo hồn thành tốt nhiệm vụ 107 TÀI LIỆU THAM KHẢO Brian E Becker and Markv A Huselid, Dịch giả Nhân Văn (2002) Sổ tay người quản lý - Quản lý nhân NXB Thanh Niên Đinh Thị Thúy Hằng (2010) Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng, bán hàng siêu thị SMAT, Long Biên, Hà Nội Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Nông Nghiệp Hà Nội Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (2012) "Internal Control—Integrated Framework" In Article 232 – Risk tolerance Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (2012) "Internal Control—Integrated Framework" In Article 372 – security management processes Le Petit Larousse (2006) NXB Larousse Tổng công ty Mạng lưới Viettel (2014) Báo cáo kết thực nhiệm vụ năm 2014 phương hướng nhiệm vụ năm 2015 Tổng công ty Mạng lưới Viettel (2014) Báo cáo kết thực công tác Tổ chức lao động năm 2014 phương hướng nhiệm vụ năm 2015 Đinh Ngụy Ngân Trang (2007) Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội cơng ty Nuplex Resins Việt Nam Luận văn thạc sĩ, Trường Đại học kinh tế, TP.Hồ Chí Minh Nguyễn Thị Phương Trâm (2009) Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội trường Cao đẳng sư phạm trung ương TP.Hồ Chí Minh Luận văn thạc sĩ, Trường Đại học kinh tế, TP.Hồ Chí Minh 12 IFAC kiemtoannoibo.com.vn 12 12, 2012 http://tintuc.kiemtoannoibo.com.vn/index.php?language=vi&nv=news&op=Kiemtoan-noi-bo/He-thong-kiem-soat-noi-bo-hieu-qua-chia-khoa-thanh-cong-choDoanh-nghiep-501 (accessed 03 25, 2015) 13 Tập đồn bưu viễn thông Việt Nam, 2011 http://www.vnpt.vn /Default aspx? Tabid = 88&catid=195&temidclicked=195 Truy cập 11h, ngày 17.04.2015 14 Lại Thị Thu Thủy (2014) “Xây dựng hệ thống kiểm soát nội hướng đến quản lý rủi ro doanh nghiệp”, http://www.sav.gov.vn/1680-1-ndt/xay-dung-he-thongkiem-soat-noi-bo-huong-den-quan-ly-rui-ro-trong-doanh-nghiep.sav Truy cập 11h, ngày 17.04.2015 15 Viện FMIT(2014) Kiểm soát nội phương tiện sống doanh nghiệp”, http:// fmit.vn/tin-tuc/kiem-soat-noi-bo-la-phuong-tien-song-con-cua-doanhnghiep/72/ Truy cập 11h, ngày 17.04.2015 108 PHỤ LỤC PHIẾU THU THẬP THÔNG TIN VỀ ĐÁNH GIÁ CỦA NHÂN SỰ VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY MẠNG LƯỚI VIETTEL I II THÔNG TIN CÁ NHÂN Họ, tên: Tel Email: Cơng việc tại: Số năm cơng tác: Trình độ học vấn nay: Kỹ sư/ Cử nhân Thạc sỹ Tiến sỹ ĐÀNH GIÁ VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY MẠNG LƯỚI VIETTEL Chỉ tiêu Có Tổng cơng ty có cấu sơ đồ tổ chức hợp lý, đảm bảo công tác quản lý thực hoạt động kinh doanh Tổ chức máy hoạt động tổng cơng ty có đảm bảo độc lập tương đối phận Giữa phận có chồng chéo chức nhiệm vụ Tổng cơng ty có đưa quy định văn chức nhiệm vụ, trách nhiệm nghĩa vụ, tác nghiệp phòng ban Các vị trí chủ chốt phận đáp ứng yêu cầu công việc Tổng công ty có sử dụng bảng mơ tả cơng việc quy định rõ yêu cầu công việc tương ứng với vị trí phận, cá nhân Nhà quản lý có thường xuyên xem xét điều chỉnh cấu tổ chức điều kiện hoạt động kinh doanh DN thay đổi Hoạt động quản lý rủi ro có quan trọng doanh nghiệp Tổng cơng ty có xây dựng quy trình quản lý rủi ro Ban lãnh đạo Tổng công ty quan tâm khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá phân tích định lượng tác hại rủi ro hữu tiềm ẩn Tổng công ty đề biện pháp, kế hoạch quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro Tổng cơng ty có phổ biến miệng văn để toàn nhân viên nhận thức rõ ràng tác hại rủi ro Tổng công ty đề mục tiêu tổng thể chi tiết để nhân viên lấy làm sở tham chiếu triển khai công việc Lấy ý kiến nhân từ nhân viên 109 Không Chỉ tiêu Có Việc lấy ý kiến cơng khai minh bạch Việc xếp, bố trí nhân viên hợp lý Lấy ý kiến tín nhiệm với lãnh đạo Việc quy hoạch nhân diễn minh bạch Tổng công ty thường xuyên cập nhật thông tin quan trọng cho người có thẩm quyền Hệ thống truyền thơng Tổng cơng ty có đảm bảo cho nhân viên hiểu nắm rõ nội quy, chuẩn mực Tổng cơng ty, đảm bảo cung cấp kịp thời, xác đến cấp có thẩm quyền theo quy định Tổng công ty thiết lập kênh thông tin nóng cho phép nhân viên báo cáo hành vi, kiện bất thường có khả gây thiệt hại cho DN Tổng công ty lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa truy cập, tiếp cận người khơng có thẩm quyền Tổng cơng ty xây dựng chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa kế hoạch ứng cứu cố thơng tin số liệu Có bị chấm công nhầm Nhận lương ngày Nhận nhầm số tiền lương Anh chị có biết người nâng lương tháng Cơng tác nâng lương có cơng khai, minh bạch, cơng khơng Hài lịng với mức điều chỉnh lương Hài lịng với tổ trưởng, người quản lý khơng Có hệ thống báo cáo cho phép phát sai lệch so vớichỉ tiêu, kế hoạch định Khi phát sai lệch, doanh nghiệp triển khai biện pháp điều chỉnh thích hợp Tổng cơng ty yêu cầu cấp quản lý trung gian báo cáo với Lãnh đạo trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận Các Trưởng phận có làm tròn trách nhiệm việc giám sát tuân thủ quy trình phận Bộ phận pháp chế có làm tốt công tác kiểm tra giám sát tuân thủ phận khác Ban lãnh đạo có thường xuyên giám sát hoạt động Tổng công ty Xin trân trọng cảm ơn! 110 Không ... quản lý nhân tạiTổng CôngtyMạng lưới Viettel 88 4.2.5 Hoạt động giám sát quản lý nhân Tổng Công ty Mạng lưới Viettel 92 4.3 Đánh giá hoạt động kiểm soát nội quản lý nhân Tổng công ty. .. nhân sựcủa Tổng công ty Mạng lưới Viettel, đề tài ? ?Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội quản lý nhân Tổng công ty Mạng lưới Viettel? ?? lựa chọn nghiên cứu nghiên cứu sử dụng lý luận hệ thống kiểm soát. .. 4.1 Thực trạng quản lý nhân Tổng công ty Mạng lưới Viettel 56 4.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội quản lý nhân Tổng công ty Mạng lưới Viettel 60 4.2.1 Mơi trường kiểm sốt