Đang tải... (xem toàn văn)
Giáo trình Tin học đại cương: Phần 2 được nối tiếp phần 1 gồm 2 chương tìm hiểu về hướng dẫn sử dụng phần mềm bảng tính; giới thiệu về mạng máy tính. Mời các bạn cùng tham khảo giáo trình để nắm chi tiết hơn nội dung kiến thức.
Giáo Trình Tin Học Đại Cương CHƯƠNG IV – HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM BẢNG TÍNH 4.1 NHỮNG KHÁI NIỆM CHUNG VỀ BẢNG TÍNH 4.1.1 KHÁI NIỆM VÀ PHẠM VI ỨNG DỤNG CỦA BẢNG TÍNH a Giới thiệu - Microsoft Excel (gọi tắt Excel) phần mềm bảng tính điện tử cao cấp sản phẩm Microsoft Office hãng Microsoft (Mỹ), sử dụng rộng rãi nghiệp vụ quản lý xử lý số liệu, cơng tác kế tốn, tài chính, thương mại hoạt động khoa học cơng nghệ Excel cho phép tổ chức thông tin cần lưu trữ xử lý dạng bảng, tự động thực tính tốn theo biểu thức xây dựng Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định “.XLSX” (dựa chuẩn XML giúp việc trao đổi liệu ứng dụng dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước “.XLS” b Khởi động Microsoft Excel 2010 Khởi động: Có 02 cách khởi động thông dụng: Cách 1: Nhấp đúp chuột lên biểu tượng Microsoft Excel 2010 ( hình (Desktop) Cách 2: Vào menu Start\Programs\Microsoft Office, chọn Microsoft Excel 2010 ) Thốt: Có 03 cách thơng dụng: Cách 1: Trong cửa sổ chương trình Excel, vào menu File, chọn lệnh Exit Cách 2: Nhấp chuột biểu tượng Close( ) tiêu đề Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt+F4 c Cửa sổ giao diện Microsoft Excel Hình: Cửa sổ giao diện Microsoft Excel - Nút lệnh File chứa lệnh thường hay sử dụng tạo tập tin mới, mở tập tin, … danh mục tập tin mở trước - Chúng ta chế biến lệnh truy cập nhanh chứa lệnh mà ta hay sử dụng Nhấn vào Giảng viên: PhanThị Thanh Thảo để mở danh mục lệnh vào lệnh cần cho lên Trang 68 Giáo Trình Tin Học Đại Cương lệnh truy cập nhanh Nếu nút lệnh q bạn nhấn chọn More Commands… để mở cửa sổ điều chế lệnh truy cập nhanh Các lệnh thực đơn File Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh Hộp thoại để chế biến lệnh truy cập nhanh Ribbon gì? Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng thực đơn truyền thống thành cụm lệnh dễ dàng truy cập trình bày hình gọi Ribbon Có nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins Giảng viên: PhanThị Thanh Thảo Trang 69 Giáo Trình Tin Học Đại Cương Thanh công cụ Ribbon Home: Là nơi chứa nút lệnh sử dụng thường xuyên trình làm : cắt, dán, chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dịng cột, xếp, tìm kiếm, lọc liệu,… Insert: Chèn loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, kýhiệu, … Page Layout: Chứa nút lệnh việc hiển thị bảng tính thiết lập in ấn Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi cơng thức, điều khiển việc tính toán Excel Data: Các nút lệnh thao liệu Excel, danh sách, phân tích liệu,… Review: Các nút lệnh kiễm lỗi tả, hỗ trợ dịch từ, thêm thích vào ơ, thiết lập bảo vệ bảng tính View: Thiết lập chế độ hiển thị bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia hình, … Developer: Tab mặc định ẩn hữu dụng cho lập trình viên, người có hiểu biết VBA Để mở nhóm nhấn vào File Excel Options Popular Chọn Show Developer tab in the Ribbon Add-Ins: Tab xuất Excel mở tập tin có sử dụng tiện ích bổ sung, hàm bổ sung,… Sử dụng shortcut menu Khi muốn thực thao tác đối tượng (ơ, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) bảng tính, bạn nhấp phải chuột lên đối tượng Lập tức thựcđơn chứa lệnh thơng dụng hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tượng mà bạn chọn Thực đơn ngữ cảnh d Quản lý Workbook Một tập tin Microsoft Excel gọi Workbook có phần mở rộng XLSX Tạo tập tin Excel mới: Cách 1: Chọn Tab File New Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N Cách 3: Nhấp chuột vào biểu tượng New( truy cập nhanh Mở tập tin Excel có đĩa: Giảng viên: PhanThị Thanh Thảo Trang 70 Giáo Trình Tin Học Đại Cương Cách 1: Chọn menu Tab File Open Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O Cách 3: Nhấp chuột vào biểu tượng Open ( ) truy cập nhanh Sau thực cách trên, hộp thoại Open xuất hình Hình: Hộp thoại Open Xác định đường dẫn đến tập tin Excel cần mở, chọn tập tin chọn Open Lưu tập tin Excel: Cách 1: Chọn Tab File Save Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S Cách 3: Nhấp chuột vào biểu tượng Save ( truy cập nhanh Nếu lưu tập tin Excel lần đầu tiên, chương trình mở hộp thoại Save As hình: Hình: Hộp thoại Save As Xác định thư mục chứa tập tin, đặt tên cho tập tin dòng File name chọn Save Lưu tập tin Excel với tên khác: Giảng viên: PhanThị Thanh Thảo Trang 71 Giáo Trình Tin Học Đại Cương Muốn lưu tập tin Excel có thành tập tin Excel khác, chọn Tab File Save As(Hoặc nhấn phím F12) để mở hộp thoại Save As Ta cần xác định thư mục chứa tập tin, đặt tên khác cho tập tin chọn Save Chú ý: Một điều cần lưu ý làm việc máy tính bạn phải nhớ thực lệnhlưu lại công việc thực thường xuyên Việc lệnh lưu trữ không tốn nhiều thời gian máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột làm việc bạn Nhằm an toàn cho liệu, bạn nên bật tính Auto Recover, Excel tự động thực lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc định 10 phút lưu lần) Để sử dụng tính Auto Recover bạn chọn File Excel Options Save, sau đánh dấu chọn vào Save AutoRecover information every minutes 4.1.2 CẤU TRÚC CƠ BẢN CỦA BẢNG TÍNH a Cấu tạo bảng tính Các thành phần Workbook - Workbook: Trong Excel, workbook tập tin mà bạn làm việc ( tính tốn, vẽ đồ thị, …) lưu trữ liệu Vì workbook chứa nhiều sheet (bảng tính), bạn tổ chức, lưu trữ nhiều loại thơng tin có liên quan với tập tin (file) Một workbook chứa nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào nhớ máy tính bạn - Worksheet: Còn gọi tắt sheet, nơi lưu trữ làm việc với liệu, cịn gọi làbảng tính Một worksheet chứa nhiều (cell), tổ chức thành cột dòng Worksheet chứa workbook - Cột (Columns): tập hợp bảng tính theo chiều dọc, bề rộng cột thay đổi khoảng từ đến 255 kí tự Bảng tính có tối đa 16,384 cột Mỗi cột gán cho tên theo thứ tự: A, B, Z, AA, AB, AZ, BA, BB, - Dòng (Rows): tập hợp bảng tính theo chiều ngang Mỗi bảng tính có tối đa 1,048,576 dịng Mỗi dịng gán cho số thứ tự băt đầu từ kết thúc 1,048,576 (phiên cũ chứa 256 cột 65,536 dịng) - Ơ (Cells): giao dịng cột Mỗi có địa (toạ độ) gồm tên cột số dịng Ví dụ: A1 bảng tính, tọa độ xác định cột A dịng số Ơ Giảng viên: PhanThị Thanh Thảo Trang 72 Giáo Trình Tin Học Đại Cương làm việc gọi ô hành ô lựa chọn (selection cell), có đường viền đậm nét bao quanh Địa ô hộp tên công thức - Chart sheet: Cũng sheet workbook, chứa đồ thị Một chart sheet hữu ích bạn muốn xem riêng lẻ đồ thị - Sheet tabs: Tên sheet thể tab đặt góc trái cửa sổworkbook Để di chuyển từ sheet sang sheet khác ta việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến sheet tab - Vùng (Range): tập hợp gồm ô kế cận xác định địa (góc trái) địa cuối (góc bên phải) vùng Vùng ơ, nhóm ơ, tồn bảng tính Địa vùng gồm địa ô địa ô cuối cùng, phân cách dấu (:) Ví dụ: Vùng A1:C3 xác định bảng: b Các thao tác bảng tính Chọn Word Sheet: Nhấp chuột vào Sheet cần chuyển đến chọn bảng tính nhấn tổ hợp phím Ctrl+PageUp (Ctrl+PageDown) để chuyển đến Sheet trước (sau) Sheet hành Đổi tên Sheet: Theo mặc định, Sheet đặt tên Sheet1, Sheet2, Để đổi tên, nhắp đúp chuột vào tên Sheet cũ chọn bảng tính (Hoặc Right Click tên Sheet cũ chọn bảng tính chọn Rename) nhập tên vào Chèn thêm Sheet: - Cách 1: Nhấn vào nút sheet tab - Cách 2: Dùng tổ hợp phím chèn sheet vào trước sheet hành - Cách 3: Nhấn chọn nhóm Home đến nhóm Cells Insert Insert sheet - Cách 4: Nhấp phải chuột lên sheet tab chọn Insert…, hộp thoại Insert ra, chọn Worksheet nhấn nút OK Sheet chèn vào trước sheet hành Xóa Sheet: - Cách 1: Chọn sheet muốn xóa chọn nhóm Home chọn nhóm Cells Delete Delete sheet - Cách 2: Nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau chọn Delete, xác nhận xóa Di chuyển ô hành: - Các phím mũi tên , , , : Qua trái, phải, lên, xuống - Ctrl+Home: Trở A1 (ơ bảng tính) - PageDown+PageUp: Lên, xuống trang hình - Alt+PageDown: Sang phải trang hình - Alt+PageUp: Sang trái trang hình Giảng viên: PhanThị Thanh Thảo Trang 73 Giáo Trình Tin Học Đại Cương c Chọn vùng bảng tính Ví dụ: Hình bên hành có địa B11 có tiêu đề cột B số dòng 11, vùng bao nét chấm đứt có địa H2:H12 vùng có địa H2 ô cuối vùng H12 Địa ô vùng Trước định dạng liệu chép, xoá v.v liệu, ta phải chọn vùng liệu cần tác động Ta dùng chuột hay bàn phím để chọn vùng liệu Chọn bảng tính: Có cách thực hiện: - Cách 1: Nhấp chuột ô giao tiêu đề cột tiêu đề dòng - Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+A Chọn cột, hay dịng: Có cách thực hiện: - Cách 1: Nhấp chuột tiêu đề cột, phía trái tiêu đề dịng - Cách 2: Nhấn giữ phím Shift dùng phím mũi tên , , , Chọn vùng: Có cách thực hiện: - - Cách 1: (Dùng bàn phím) Đặt trỏ ô cuối vùng định chọn Nhấn giữ phím Shift dùng phím mũi tên , , , để xác định vùng chọn Cách 2: (Dùng chuột) Chuyển trỏ ô ô cuối vùng định chọn Rê chuột để xác định vùng chọn 4.2 CÁC KIỂU DỮ LIỆU, PHÉP TỐN, HÀM, BIỂU THỨC, CƠNG THỨC 4.2.1 CÁC KIỂU DỮ LIỆU, PHÉP TOÁN VÀ BIỂU THỨC a Các kiểu liệu Dữ liệu (data) Excel thơng tin mà máy tính xử lý Trong bảng tính chứa kiểu liệu Kiểu liệu ô phụ thuộc vào ký tự Giảng viên: PhanThị Thanh Thảo Trang 74 Giáo Trình Tin Học Đại Cương Dữ liệu kiểu số (Number): Ký tự nhập vào số Ở chế độ mặc định, liệu kiểu số hiển thị phía bên phải ô (canh lề phải) Nếu dấu âm nhập dấu trừ phía trước số để dấu trừ ngoặc đơn Dữ liệu kiểu chuỗi (Text): Ký tự nhập vào chữ Ở chế độ mặc định, liệu kiểu chuỗi hiển thị phía bên trái (canh lề trái) Nếu liệu kiểu số muốn Excel hiểu liệu kiểu chuỗi trước nhập số phải nhập dấu nháy đơn (') Ví dụ: Số điện thoại Dữ liệu kiểu ngày tháng (Date): Nhập ngày, tháng, năm bình thường Dấu phân cách ngày, tháng, năm dấu (-) dấu (/) Nhập ngày trước, hay tháng trước tuỳ thuộc người dùng cài đặt từ hệ điều hành Dữ liệu kiểu công thức (Formula): Ký tự gõ vào dấu (=) trường hợp riêng dấu (+), hay dấu @ Kết trình bày khơng phải kí tự gõ vào mà giá trị cơng thức Ví dụ: Nhập =(2*3+4)/2 kết b Các tốn tử Danh sách toán tử độ ưu tiên: Độ ưu tiên 10 Toán tử () ^ *, / +, =, >, >=