Đang tải... (xem toàn văn)
Một ứng dụng phần mềm được quan tâm và hiện nay không ít doanh nghiệp đã, đang và chuẩn bị triển khai là ERP. Hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP gồm nhiều ứng dụng riêng biệt được tích hợp tự động trong quá trình xử lý giúp nâng cao năng suất lao động, cung cấp cho lãnh đạo thông tin nhằm ra quyết định tốt hơn, hiệu quả hơn. Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống ERP(Enterprise Resource Planning) là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v....
LỜI MỞ ĐẦU Với phát triển nhanh chóng công nghệ thông tin cho phép doanh nghiệp khai thác công nghệ tiên tiến để triển khai mơ hình kinh doanh mới, tăng khả cạnh tranh, quản lý chặt chẽ nguồn lực doanh nghiệp Hơn hết, hội thách thức cho doanh nghiệp họ muốn thành công thị trường cạnh tranh ác liệt mang tính tồn cầu Sự phức tạp môi trường kinh doanh buộc doanh nghiệp cần phần chủ động tình Họ cần phải tự động hóa quy trình nghiệp vụ với nhau, cung cấp thơng tin đầy đủ, nhanh chóng xác, hỗ trợ lãnh đạo đưa định Một ứng dụng phần mềm quan tâm khơng doanh nghiệp đã, chuẩn bị triển khai ERP Hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP gồm nhiều ứng dụng riêng biệt tích hợp tự động trình xử lý giúp nâng cao suất lao động, cung cấp cho lãnh đạo thông tin nhằm định tốt hơn, hiệu 1|Page A)Lý thuyết I Giới thiệu tổng quát ERP 1) Khái niệm ERP: Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hệ thống ERP(Enterprise Resource Planning) thuật ngữ dùng liên quan đến loạt hoạt động cơng ty, phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý hoạt động chủ chốt nó, bao gồm: kế tốn, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v Mục tiêu tổng quát hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp doanh nghiệp nhân lực, vật tư, máy móc tiền bạc có sẵn với số lượng đủ cần, cách sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch Một phần mềm ERP phần mềm máy tính cho phép cơng ty cung cấp tổng hợp số liệu nhiều hoạt động riêng rẽ khác để đạt mục tiêu 2|Page 3|Page 2)Tính Phân hệ Phần mềm ERP: Đặc trưng phần mềm ERP có cấu trúc phân hệ (module) Phần mềm có cấu trúc phân hệ tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, phần mềm có chức riêng Từng phân hệ hoạt động độc lập chất hệ thống ERP, chúng kết nối với để tự động chia sẻ thông tin với phân hệ khác nhằm tạo nên hệ thống mạnh Các phân hệ phần mềm ERP điển sau: M UA HÀ VN ẬG N CH U YQ U Ể NẢ N TRỊ NS KỸ TH UẬ T K Ế T O Á N BÁO CÁO HOẠ PH ÂN CH T ÍC H Đ ỊN B Á H SX N HÀ E NG R P SẢ N XU ẤT KI Ể M K Ê Ngoài phân hệ ERP trên, doanh nghiệp triển khai mở rộng ERP với việc triển khai CRM (Customer Relationship Management - Quản lí quan hệ khách hàng) SCM (Supply Chain Planning - Quản lí dây chuyền cung ứng) Các nhà cung cấp ERP có loại phân hệ khác có mức độ tích hợp khác phân hệ Ở Việt Nam, công ty thường bắt đầu sử dụng phân hệ kế toán sau bổ sung phân hệ khác nhu cầu sử dụng họ tăng cao II Tổ chức liệu ERP Dữ liệu ERP tổ chức phân hệ, tích hợp hệ thống quản lý chung Mọi phân hệ ERP cuối đưa liệu CSDL chung 4|Page nhất, sau liệu tự tìm đường để có mặt bước xử lý phận liên quan, báo cáo tài quản trị Nói cách khác, khơng có liệu cần phải nhập vào hai lần Cụ thể sau: • Kế tốn: Phân hệ chia thành nhiều phân hệ sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục đầu tư, v.v Các phân hệ kế toán tảng phần mềm ERP Cung cấp cho doanh nghiệp toàn tranh tình hình tài minh cho phép kiểm sốt tồn giao dịch nghiệp vụ, giúp tăng tốc độ khai thác thơng tin tính minh bạch báo cáo tài từ độ tăng hiệu hoạt động doanh nghiệp Doanh nghiệp đóng sổ cuối kì nhanh hơn, định xác dựa số liệu tức hệ thống cung cấp, góp phần làm giảm chi phí vận hành doanh nghiệp • Mua hàng: gồm phân hệ thiết kế nhằm quản lí hiệu việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ như: số lượng hàng, tên hàng, thời gian mua hàng, số tiền, mã vạch, hóa đơn mua,giá thành Các phân hệ quản lí mua sắm cho phép doanh nghiệp quản lí yêu cầu mua sắm tồn doanh nghiệp, cơng tác mua sắm, quản lý lựa chọn nhà cung cấp • Hàng tồn kho: mã vạch, tên hàng, số lượng, hạn sử dụng (nếu có) • Sản xuất: tên hàng, mã vạch, số lượng, thời gian, ngày sản xuất, hạn sử dụng, nguyên liệu, thành phần hàng, giá trị dinh dưỡng (nếu có) Quản lí sản xuất giúp tối ưu hóa lực sản xuất, từ khâu nguyên liệu đến thành phẩm cuối Hỗ trợ mội trường sản xuất lắp ráp giản đơn (Discrete Manufacturing) mội trường sản xuất chế biến phức tạp (Process Manufacturing), giúp cải tiến kiểm sốt quy trình sản xuất tốt • Bán hàng: tên hàng, mã vạch, số lượng, thời gian bán, giấy bảo hành, hóa đơn bán , giá thành Cho phép quản lí quy trình bán hàng mềm dẻo, cung cấp số liệu kịp thời, góp phần tăng khả thực hạn đơn hàng khách hàng, tự động hóa quy trình từ bán hàng đến thu tiền, góp phần làm giảm chi phí bán hàng • Quản lý nhân tính lương: số nhân viên, số cơng, mức lương (bậc lương), thưởng (phạt) Các phân hệ Quản trị nhân giúp doanh nghiệp quản lý hiệu nguồn nhân lực mình, đồng thời cung cấp cơng cụ để gắn người lao động với mục tiêu tổ chức, hỗ trợ tất nghiệp vụ quản lý nhân viên, tuyển dụng, đào tạo, lương… 5|Page • Quản lý quan hệ với khách hàng, cổ đông, cơng chúng: dịch vụ hậu mãi, chương trình khuyến III Ứng dụng ERP Đặc điểm ERP - HTTT quản lí với quy trình đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả quản lí điều hành doanh nghiệp chi lãnh đạo tác nghiệp nhân viên - Tính tích hợp: Dùng chung CSDL, khơng có dự liệu cần phải nhập hai lần hệ thống Tránh sai sót nhiều người dùng nhập liệu Tăng tốc độ công việc Tập trung liệu Dễ dàng kiểm soát Đặt điểm bật ERP hệ thống phần mềm sống mở rộng phát triển theo thời gian theo loại hình doanh nghiệp mà khơng làm ảnh hưởng đến cấu trúc chương trình Các module chức năng: Tùy vào việc ứng dụng ERP cho cấu trúc cơng ty khác mà có module phần mềm hệ thống khác Tuy nhiên, hệ thống ERP điển hình thường bao gồm module sau: (Các Module phần mềm tách dời hệ thống hoạt động độc lập phần mềm chuyên dụng) 1.ACC: Quản lý tài kế tốn (Accounting system) 2.OPS: Quản lý đơn hàng (Order Processing System) 3.SMS: Quản lý bán hàng (Sale Management System) 4.STM: Quản lý kho (Stock Management) 5.IAM: Quản lý thiết bị tài sản (Instrument & Asset Man) 6.MRP: Quản trị sản xuất (Manufacture Resource Planning) 7.HRM: Quản lý nhân 8.TKM: Quản lý chấm công (Timekeeper System) 9.SLM: Tính lương (Salary Management) 6|Page 10.SYS: Quản trị hệ thống CHI TIẾT CÁC MODULE NHƯ SAU: ACC: Quản lý tài kế tốn (Accounting system) Module Quản lý Tài Kế toán gồm sub Modules Những số liệu tập hợp luân chuyển từ phòng ban khác kế thừa, xử lý thống Cơ sở liệu Phịng Kế tốn khơng phải nhập lại toàn chứng từ phát sinh mà thực xử lý số liệu theo trình tự, quy trình, chức nhiệm vụ giao OPS: Quản lý đơn hàng (Order Processing System) Module OPS bao gồm sub module : SO Đơn hàng người mua (Sale Order) PO Đơn đặt hàng người bán (Purchase Order) Chức chủ yếu Module giúp nhân viên kế hoạch, soạn đơn hàng theo dõi tiến độ thực đơn mua hàng bán hàng hóa, vật tư SO - Đơn hàng mua cịn giúp phòng kế hoạch lập kế hoạch sản xuất, lập lệnh sản xuất SMS: Quản lý bán hàng (Sale Management System) Module Quản lý Bán hàng có chức hỗ trợ cho nhân viên bán hàng ghi nhận lưu giữ tất thông tin liên quan đến khách hàng, sản phẩm dịch vụ; có chức hỗ trợ để gia tăng hiệu công tác bán hàng theo dõi tình hình thực hợp đồng, tình hình biến động thị trường ; có chức hỗ trợ nhà quản lý phân tích hiệu kinh doanh, hiêu làm việc nhân viên, lập báo cáo, thống kê lập kế hoạch Đồng thời, cánh tay đắc lực hỗ trợ hiệu cho hoạt động Marketing STM: Quản lý kho (Stock Management) Theo dõi nhập, xuất, tồn kho theo kho,nhóm hàng, mã hàng, đơn hàng (khách hàng đặt hàng) Quản lý tổng kho cho phép liên kết số liệu với phận kế toán tạo nên quy trình khép kín từ khâu nhập, xuất vật tư, hàng hóa phận kho đến khâu kiểm tra, định khoản chốt số liệu phịng kế tốn Với Moudule giúp doanh nghiệp, nhà quản lý giảm thời gian luân chuẩn chứng từ, tiết kiệm công sức, nhập số liệu lần (1 lần từ phận quản lý kho lần nhập lại từ phịng kế tốn - kế tốn vật tư) Nhưng ưu điểm 7|Page giúp cho thời gian thống kê, phân tích số liệu trở nên đơn giản, nhanh chóng Khắc phục hồn tồn tình trạng số liệu phận quản lý kho chênh lệch với số liệu phịng kế tốn IAM: Quản lý thiết bị tài sản (Instrument & Asset Management) Module IAM quản lý tất thông tin liên quan đến trang thiết bị, tài sản doanh nghiệp Module có mối liên hệ chặt chẽ với Module MRP Quản trị sản xuất lập kế hoạch sử dụng trang thiết bị phục vụ sản xuất MRP: Quản trị sản xuất (Manufacture Resource Planning) Module Quản trị sản xuất chịu trách nhiệm tất thông tin liên quan đến Kế hoạch sản xuất trình sản xuất Quản trị sản xuất công cụ để cung cấp thông tin kịp thời cho người điều hành nắm bắt tiến độ sản xuất so với kế hoạch đề ra, có điều chỉnh kịp thời, trường hợp cố, lý khách quan, chủ quan mà tiến độ diễn không kế hoạch Trong trường hợp đặc biệt điều chỉnh lại kế hoạch sản xuất Module quản trị sản xuất có điểm xuất phát sản phẩm Bắt đầu từ việc khai báo cấu trúc sản phẩm theo nguyên vật liệu, chi phí nguồn lực khác bao gồm máy móc, thiết bị nhân cơng Về phương diện kế tốn cấu trúc chi phí sản phẩm, phương diện điều hành sản xuất cấu trúc nguồn lực phục vụ sản xuất sản phẩm Các chưc MRP gồm:Khai báo cấu trúc thành phẩm (BOM); Lên giá thành kế hoạch; So sánh tiến độ thực tế kế hoạch; Cập nhật số lượng sản lượng sản xuất cho xí nghiệp, công đoạn công nhân HRM: Quản lý nhân Lập hồ sơ lý lịch theo phòng ban, phận Quản lý tiền lương, BHXH, BHYT (được thiết kế dựa Quyết định Bộ Lao động Thương binh Xã hội theo chế độ tiền lương Nhà nước áp dụng cho loại hình Doanh nghiệp) Quản lý số lượng lao động phận; Theo dõi kỷ luật lao động; Theo dõi tăng giảm lao động; Theo dõi trình (tăng lương, nghỉ phép, đào tạo, khen thưởng ) Lập báo cáo chi tiết nhân 8|Page TKM: Quản lý chấm công (Timekeeper System) Cho phép chấm công theo ngày công hành chính, theo sản phẩm, chấm cơng làm thêm giờ, chấm công thời vụ Áp dụng công nghệ nhận dạng đại mã vạch, thẻ từ, polyme, sinh học.Chương trình liên kết, kế thừa sử dụng chung CSDL với Module nhân để quản lý chấm công cho nhân viên vận hành độc lập SLM: Tính lương (Salary Management) Xây dựng hệ thống tính đơn giá chuẩn cho đơn hàng Xây dựng dây chuyền cập nhật sản lượng cho công nhân cách nhanh nhất, xác kiểm tra Tự động cập nhật ngày công, sản lượng số đầu vào phát sinh khác lên hệ thống tính lương Lập bảng lương in lương theo mẫu doanh nghiệp In quĩ tiền lương công nhân nghỉ việc cơng nhân cịn làm việc công ty Hệ thống báo cáo hỗ trợ với công cụ thiết kế lập báo cáo động, người dùng tự thiết kế báo cáo theo nhu cầu công việc Hệ thống báo cáo động giúp người dùng lập báo cáo quản trị cho ban lãnh đạo cách nhanh chóng xác SYS: Quản trị hệ thống Cho phép khai báo, sửa đổi, xóa phân quyền cho người sử dụng theo phần hành chức chương trình Đồng thời cho phép phân quyền đến phạm vi phân vùng liệu, chi tiết đến thao tác (thêm sửa, xóa) cho người sử dụng Module SYS phân quyền sử dụng theo phòng ban, tức phòng ban phép truy cập điều chỉnh số liệu phạm vi phịng ban Ngồi khái qt ứng dụng ERP đối tượng doanh nghiệp sau: - Đối với Công ty đa quốc gia: triển khai cho chi nhánh kết nối chi nhánh tồn cầu - Đối với cơng ty nhỏ: cơng cụ để tăng hiệu quản lý - Giải vấn đề: + Tạo hệ thống kiểm sốt tìa nội với kiểm tra chéo + Tạo báo cáo phân tích nhiều chiều cách nhanh chóng 9|Page + Quản lý hệ thống nhiều kho để tránh tình trạng nơi xuất, nơi không nhập + Quản lý công nợ khách hàng + Tính giá thành sản xuất 3) Quy trình ứng dụng ERP • Các giai đoạn triển khai: Bước 1: Phân tích lập kế hoạch: Mục tiêu: Đưa thống với khách hàng tài liệu yêu cầu doanh nghiệp Các công đoạn: - Thiết lập đội dự án phòng dự án - Thiết lập thủ tục quản trị dự án - Đặt thống mục tiêu dự án - Đặt thống kế hoạch dự án - Cài đặt hệ thống ERP lên hệ thống máy chủ máy trạm - Thiết kế mẫu thử cho nghiệp vụ Bước 2: Thiết kế: Các công đoạn: - Đưa quy trình nghiệp vụ - Thiết kế đầu vào, liệu giao diện - Thiết lập thử cấu hình hệ thống - Huấn luyện người dùng Bước Chuyển đối liệu: Các công đoạn: - Định nghĩa yêu cầu chuyển đổi liệu - Đưa phương pháp thủ tục chuyển đối - Chuyển đổi liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống - Kiểm tra xác nhận liệu hệ thống Bước Chạy thử: Các công đoạn: - Chạy thử để kiểm tra - Điều chỉnh lần cuối 10 | P a g e Bước Bàn giao: Các cơng đoạn: - Chạy thức - Kiểm toán hệ thống đánh giá chất lượng - Chuyển sang cho phận hỗ trợ Các điểm cần ghi nhớ hỏi trang bị ERP: Yêu cầu Nhà triển khai ERP trình bày: Cách họ triển khai hệ thống, Sự tham gia doanh nghiệp vào trình triển khai, Danh sách chuyên viên khác tham gia triển khai, Ngân sách cần cho việc triển khai, (ngoài ngân sách cho việc mua phần mềm) Chú ý: Khơng nên tìm cách cắt giảm ngân sách triển khai, dẫn đến việc nhà cung cấp ERP phải cắt ngắn thời gian cắt bớt nhân lực, làm giảm chất lượng việc triển khai Kết doanh nghiệp không dùng hết khả hệ thống 4)Ví dụ thực tế mơ hình doanh nghiệp ứng dụng thành cơng ERP: Dẫn đầu Việt Nam thị phần sữa đậu nành hộp bịch giấy với 70% thị phần toàn quốc với tốc độ tăng trưởng bình quân hàng năm 150%, riêng năm 2010 đạt 175% Những ứng dụng CNTT hoạt động quản lý kinh doanh Vinasoy góp phần khơng nhỏ cho phát triển này, đặc biệt vai trò hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp ERP Vinasoy Khái quát ERP Vinasoy 11 | P a g e Qua thời gian khảo sát, phân tích chuẩn hóa quy trình, đầu năm 2008, Vinasoy đưa vào ứng dụng modules PO OP, tiếp sau đến cuối năm 2010 modules lại chuyển giao Hệ thống ERP tích hợp 10 modules sau: - Mua hàng (PO) - Quản trị kho hoạch định nhu cầu dự trữ tối ưu (IN-MRP) - Quản trị sản xuất (MA) - Kiểm soát chất lượng (QC) - Bảo trì xử lý cố thiết bị (MR) - Điều phối bán hàng (OP) - Kế toán tài kế tốn quản trị (FA) - Quản trị hệ thống phân phối (DM) - Quản trị nguồn nhân lực (HR) - Quản trị văn phòng (EO) Thuận lợi: Khi triển khai hệ thống ERP, Vinasoy nhận quan tâm đạo Phòng CNTT, Lãnh đạo Công ty Đường Quảng Ngãi với hỗ trợ tài liệu kỹ thuật Sở TTTT Quảng Ngãi, đặc biệt cam kết tâm cao Ban Giám đốc toàn thể CNV Vinasoy; Ngoài phải kể đến vai trò nhà cung cấp dịch vụ với lực kinh nghiệm triển khai thành công ERP doanh nghiệp lớn, đội ngũ CNTT nhiệt huyết, nhiều kinh nghiệm góp phần vào thành công dự án 12 | P a g e Khó khăn: Tuy nhiên, q trình triển khai cơng ty gặp khơng khó khăn Những khó khăn liên quan tới vấn đề tư vấn giải pháp, phát triển theo hướng ERP nội nhìn chung Việt Nam chưa có thị trường cung cấp giải pháp ERP chuyên nghiệp, mà triển khai ERP phần lớn 80% khối lượng công việc nằm khâu tư vấn giải pháp, lại 20% lập trình Thực trạng quy định quản lý bộc lộ nhiều điểm bất cập, nhiều phải thay đổi để thích ứng với phát triển nóng năm gần Cộng với tâm lý ngại thay đổi môi trường làm việc nhân viên vận hành cấp quản trị thách thức khơng nhỏ việc tin học hóa quy trình quản lý sản xuất cơng ty Lợi ích sau ứng dụng Triển khai hệ thống ERP tiêu tốn nhiều tiền công sức doanh nghiệp Chưa hết, vận hành để ERP thực mang lại hiệu không dễ dàng chút Có thể khái quát số thay đổi mà ERP mang lại cho VinaSoy sau: Ứng dụng ERP, nghĩa Vinasoy phải rà sốt lại tồn để chuẩn hóa bước quy trình: gỡ bỏ thủ tục rườm rà, hiệu quả; giảm thiểu bước cơng việc chồng chéo, khơng cần thiết; quy trình tinh gọn, tiên tiến phân tích theo hướng tổng thể; tiên lượng khả xảy để phát triển mở rộng Thay đổi thói quen, tư làm việc nâng cao kỹ quản lý: nhân viên không cịn trơng chờ vào cuối tháng đối chiếu, kiện phát sinh ghi nhận theo thời gian thực; tự nghiên cứu học hỏi, tự đào tạo để bắt kịp với chuẩn mực quản lý đại; khái niệm ranh giới phịng ban gần khơng cịn nữa, ERP vừa phục vụ cho tác nghiệp chi tiết nhân viên, vừa giải mối quan hệ tổng thể doanh nghiệp, tất tích hợp xuyên suốt Chia sẻ thông tin môi trường cộng tác, hỗ trợ lẫn nhau: liệu nhập lần, hợp cho nhiều người sử dụng; tự động hóa tác nghiệp, tính xác cao, kiểm sốt chéo lẫn theo bước quy trình; tính bảo mật đảm bảo, trách nhiệm quản trị thông tin phân định rõ ràng; giảm phần lớn khối lượng cơng việc cho phận kế tốn thống kê; tạo điều kiện để nâng cao suất lao động Kiểm sốt tốt nhờ tối ưu hóa nguồn lực: giảm lượng hàng tồn kho, thu hồi tốt khoản công nợ; sản xuất dùng vừa đủ, lúc nguyên vật liệu; giảm đáng kể chi phí sản xuất kinh doanh nhằm tăng trưởng lợi nhuận; nâng cao hội cạnh tranh, hoạch định chiến lược, làm gia tăng giá trị thương hiệu Vinasoy Và quan trọng hệ thống phân phối: gồm khoảng 75.000 điểm bán, 380 nhân viên 130 Nhà phân phối hưởng lợi từ dự án ERP, giúp Vinasoy quản lý kiểm sốt 13 | P a g e tốt tình hình biến động thị trường, điều quan trọng có ý nghĩa sống cịn doanh nghiệp Cty CP Giấy Sài Gịn (GSG) cơng bố việc hoàn tất thiết lập hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp – ERP sử dụng giải pháp phần mềm Oracle với tên gọi Oracle E-Business Suite Đây kết trình gần năm nỗ lực liên tục, khởi động từ năm 2006 nghiệm thu tổng thể vào cuối năm 2007 Với hệ thống ERP này, GSG thực tin học hóa tồn quy trình quản lý kinh doanh công ty, từ mua hàng, bán hàng, kế tốn tài chính, quản lý kho, sản xuất ứng dụng cho tồn văn phịng, chi nhánh Giấy Sài Gòn, bao gồm Văn phòng Giấy Sài Gòn TP HCM, tổng kho, Nhà máy Sản xuất khu công nghiệp Mỹ Xuân chi nhánh Hà Nội Thành lập năm 1997, từ sở sản xuất giấy carton nhỏ, Cơng ty Cổ phần Giấy Sài Gịn phát triển trở thành doanh nghiệp lớn chuyên sản xuất kinh doanh sản phẩm giấy công nghiệp Với vốn điều lệ 226 tỷ, lực sản xuất 105.000 tấn/năm, dây chuyền sản xuất đại, Công ty Cổ phần Giấy Sài Gòn Hiệp hội Giấy Bột giấy Việt Nam đánh giá công ty tăng trưởng cao ngành Hiện công ty quản lý theo hệ thống quản lý chất lượng: ISO 9001:2000 QUACERT chứng nhận Ngày 18/11/2007, Giấy Sài Gòn 12 công ty 14 | P a g e khối ASEAN trao giải “Doanh nghiệp ASEAN ngưỡng mộ nhất” Hội nghị Thượng đỉnh thường niên ASEAN tổ chức Singapore Ngồi cịn nhiều doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng thành công hệ thống ERP Thép Việt, ngân hàng… B)Phần tập Phương án xây dựng HTTT cho doanh nghiệp Hoàng Kim phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp I)Mơ tả Doanh nghiệp Hồng Kim phân bổ gồm phận gồm: Bộ phận khách hàng, phận lập hóa đơn, phận giao kho vận phận kế tốn Khách hàng cơng ty xây dựng( bên mua) Bộ phận bán hàng: dựa vào phiếu yêu cầu bên mua để lập lệnh bán hàng Trên lệnh bán hàng nhân viên ghi rõ số lệnh bán hàng, ngày, diễn giải, mã số khách hàng, số phiếu yêu cầu mua hàng, mặt hàng mà bên mua đặt mua ghi rõ mã số( theo mã cơng ty Hồng Kim).Lệnh bán hàng lập thành nhiều liên, liên gửi lại cho bên mua để xác nhận công ty thực theo yêu cầu bên mua Mỗi nhân viên làm phận bán hàng chịu trách nhiệm lệnh bán hàng lập Một cơng ty bên mua gửi phiếu đặt hàng tùy theo tiến độ thi cơng cơng trình họ, nhằm làm giảm chi phí lưu kho Bộ phận giao nhận kho vận: nhận hai liên lệnh bán hàng, theo đó,bộ phận giao nhận kho vận đóng gói hàng hóa, lập giấy giao hàng theo nội dung lệnh bán hàng tiến Hành giao hàng cho khách Ngoài liên giấy giao hàng lưu kèm với lệnh bán hàng phận liên giao cho khách hàng với hàng hóa Bộ phận lập hóa đơn: Khi nhận chứng từ này(một liên giấy giao hàng, kèm với liên lệnh bán hàng trước giao hàng cho khách), phận lập hóa đơn tìm hồ sơ lưu lệnh bán hàng chưa xử lý lấy liên lệnh bán hàng có số = vs số lệnhbán hàng vừa nhận được- có kèm với yêu cầu mua hàng bên mua- để lập hóa đơn, liên gửi cho khách hàng Trên hóa đơn lập, ngồi việc theo giá hàng bán duyệt để tính số phải trả cho khách hàng, số thuế mặt hàng tốn, ngày đến hạn tốn… liên hóa đơn dùng làm 15 | P a g e ghi sổ nhật ký chi tiết bán hàng sau lưu lại phận lập hóa đơn, với tồn chứng từ gốc trước Bộ phận kế tốn: Một liên hóa đơn gửi cho phận kế toán khoản phải thu khách hàng, kế toán viên định khoản nghiệp vụ, ghi chép vào sổ chi tiết tương ứng lưu hóa đơn phận a)Khảo sát: Hoạt động : Lý DN cần xây dựng HTTT + Mục tiêu : tin học hóa đồng tiến trình xử lý thơng tin , hỗ trợ kinh doanh , với công tác quản lý hoạt động bán hàng doanh nghiệp Từ hạn chế biến động lớn nhân doanh nghiệp mang lại hiệu kinh tế thiết thực + Cơ hội : thuận tiện giao hàng bán nhiều hàng , tránh sai sót , giao hàng nhanh chóng cho khách, thu hút khác hàng + Phạm vi cho hệ thống dự kiến : trình giao hàng nhận hóa đơn xử lý thơng tin công tác quản lý bán hàng doanh nghiệp Hoàng Kim Đưa ước lượng : + Về thời gian : + Nguồn lực cần thiết : nhân viên bán hàng, giao hàng , người dùng cuối , người lập trình liệu , người quản trị CSDL + Dự kiến giải vấn đề giải doanh nghiệp : không đủ hàng để giao hàng , gặp cố trình quản lý hàng hóa giao hàng cho khách hàng, tận dung hội kinh doanh , b) Phân tích - Nhu cầu thông tin người dùng cuối : cung cấp thông tin , lệnh cho phận kho nhận để xuất hàng , từ đưa lệnh cho phận kế toán để lưu trữ , xử lý khoản thu khách - Môi trường doanh nghiệp : Trong tồn cơng ty HTTT xun suốt tiếp nhận , xử lý thông tin từ phận tiếp nhận phiếu đặt hàng cho phận bán hàng thuận tiện cho giao dịch -Phản ánh hệ thống : Phản ánh thơng tin tồn hệ thống để có xử lý thông tin nhanh & giao hàng cho khách hàng nhanh c) Thiết kế: 16 | P a g e - Phần cứng : máy tính , ổ , cổng thơng tin lưu trữ - Phần mềm hệ thống: hệ điều hành : WIN , ngơn ngữ lập trình , chương trình dịch - Phần mềm hệ thống đa : bảng tính excel, hệ quản trị CSDL - Dữ liệu : đơn giao hàng , liệu , lệnh , liên - Nguồn lực liệu : người dùng cuối người lập trình ứng dụng người quản trị CSDL - Nguồn nhân lực : II) Biểu đồ hệ thống: 17 | P a g e BH TN LĐ K V G iháậiậóhráT ếiểop apnảậT tm sognchT bổhtáóglh áóroa ocnahigệờđàb àấóniơáhđ ciậđtnyhgơ átơhngđ otnơghbơđ ikn tếýgiàánặ htiant ốbat náoigđ hặgn hàt khàđàn êànơngh ng gà hn àg n g Biểu đồ liệu phân cấp chức 18 | P a g e Thanh toán tiền Phiếu đặt hàng Khách hàng Hệ thống thông tin Bán hàng Yêu cầu Hàng hóa Ban lãnh đạo Hóa đơn Báo cáo Lệnh bán hàng Giấy giao hàng Biều đồ luồng liệu mức ngữ cảnh Lệnh bán hàng Bán hàng (1.0) Phiếu đặt hàng Giao hàng (2.0) Phiếu đặt hàng Lệnh bán hàng Khách hàng Khách hàng Giấy giao hàng Hóa đơn Lập hóa đơn (3.0) Báo cáo (4.0) Hóa đơn Hóa đơn Báo cáo Sổ chi tiết Sổ nhật ký bán hàng Ban giám đốc Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh 19 | P a g e Nhận đơn dặt hàng Phiếu đặt hàng xử lý Lập lệnh bán hàng Phiếu đặt hàng Khách hàng Khách hàng Lệnh bán hàng Hóa đơn Thanh tốn Thơng tin đơn hàng Trả lời đơn đặt hàng Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh 1.0 Lập giấy giao hàng Giấy giao hàng Đóng gói hàng Phiếu đặt hàng Lệnh bán hàng Giấy giao hàng Giấy giao hàng Giao hàng Giấy giao hàng Khách hàng Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh 2.0 20 | P a g e Kiểm tra thông tin đơn hàng Thông tin đơn hàng xử lý Viết hóa đơn giao hàng Hóa đơn Lệnh bán hàng Hóa đơn Khách hàng Ghi sổ nhật ký bán hàng Thơng tin đơn hàng Hóa đơn xử lý Sổ nhật ký bán hàng Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh 3.0 Ghi sổ chi tiết Viết báo cáo Báo cáo Sổ chi tiết Số liệu đơn hàng xử lý Hóa đơn Báo cáo Ban giám đốc Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh 4.0 21 | P a g e KẾT LUẬN ERP ứng dụng quan trọng giải pháp hàng đầu cho hệ thống thông tin quản lý cho nhiều doanh nghiệp Bằng việc tích hợp nhiều phân hệ, lúc quản lý kho liệu riêng lẻ vào hệ thống chung, cho phép quản lý thống nhiều công việc riêng biệt, ERP giúp tiết kiệm nhiều khâu không cần thiết Từ giúp tiết kiệm cơng sức, tiền của, thời gian, nhân lực…, đem lại hiệu tối ưu Là toán quản lý mà nhiều nhà quản trị doanh nghiệp tìm kiếm Tuy nhiên để hoạch định, xây dựng sử dụng ERP cách hiệu cần phải có tìm hiểu kỹ lưỡng chuẩn bị đầy đủ nguồn lực, yếu tố cần thiết Trên thực tế, có khơng doanh nghiệp ứng dụng thành công ERP đem lại nhiều thành đáng kể Tuy nhiên có khơng dự án ERP không đem lại kết mong muốn Tận dụng ưu điểm ERP bước đáng ghi nhận công tác quản lý thông tin doanh nghiệp, nhiên không nắm vững tin tưởng kết lâu dài mà đem lại khó lịng thay đổi nhược điểm, đồng thời khó cải thiện khâu quản lý thơng tin cịn trì trệ doanh nghiệp Với tổng quát này, có nhìn tổng thể hệ thống ERP Từ bước có định hướng cụ thể việc tìm hiểu hệ thống ERP tồn diện phù hợp cho doanh nghiệp Cịn nhiều bất cập khác việc ứng dụng ERP Tuy nhiên tin tưởng vào phát triển vị trí hệ thống việc quản lý hệ thống thông tin doanh nghiệp 22 | P a g e Mục lục LỜI MỞ ĐẦU A)Lý thuyết .2 Giới thiệu tổng quát ERP I 1) Khái niệm ERP: 2)Tính Phân hệ Phần mềm ERP: .3 II Tổ chức liệu ERP III Ứng dụng ERP Đặc điểm ERP .5 Các module chức năng: 3) Quy trình ứng dụng ERP 10 4)Ví dụ thực tế mơ hình doanh nghiệp ứng dụng thành cơng ERP: .11 B)Phần tập .14 I)Mô tả 15 II) Biểu đồ hệ thống: 17 KẾT LUẬN 21 23 | P a g e Tài liệu tham khảo Giáo trình “Hệ thống thơng tin quản lý” http://tailieu.vn/tag/tailieu/%E1%BB%A9ng%20d%E1%BB%A5ng%20c %E1%BB%A7a%20ERP.html http://www.saigonpaper.com/vn/tintuc/truyen-thong-ve-giay-sai-gon/kinh- nghiem-ung-dung-erp-thanh-cong-tai-giay-sai-gon http://www.sinnovasoft.com/vn/Tintuc/003-003-05_Kien-thuc-ERP/107-Tac- dung-cua-ERP-trong-doanh-nghiep.aspx http://www.vinamain.com/2011/02/ebook-tong-quan-ve-erp-tieng-viet.html http://www.fast.com.vn http://www.erpsolution.vn http://www.diendandaihoc.com http://www.erpvietnam.wordpress.com 10 … 24 | P a g e ... a g e KẾT LUẬN ERP ứng dụng quan trọng giải pháp hàng đầu cho hệ thống thông tin quản lý cho nhiều doanh nghiệp Bằng việc tích hợp nhiều phân hệ, lúc quản lý kho liệu riêng lẻ vào hệ thống chung,... chức riêng Từng phân hệ hoạt động độc lập chất hệ thống ERP, chúng kết nối với để tự động chia sẻ thông tin với phân hệ khác nhằm tạo nên hệ thống mạnh Các phân hệ phần mềm ERP điển sau: M UA HÀ... năng: Tùy vào việc ứng dụng ERP cho cấu trúc công ty khác mà có module phần mềm hệ thống khác Tuy nhiên, hệ thống ERP điển hình thường bao gồm module sau: (Các Module phần mềm tách dời hệ thống hoạt