ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐINH THỊ HẢI YẾN XÂY DỰNG MƠ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ CƠNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN (Khảo sát thực tế số doanh nghiệp địa bàn Thành phố Hà Nội) LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học HÀ NỘI – 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐINH THỊ HẢI YẾN XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ CƠNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN (Khảo sát thực tế số doanh nghiệp địa bàn Thành phố Hà Nội) Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Mã số: 60 32 03 01 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Dương Văn Khảm HÀ NỘI - 2014 LỜI CẢM ƠN Luận văn thạc sĩ với đề tài “Xây dựng mơ hình tổ chức, quản lý hoạt động lưu trữ doanh nghiệp tư nhân” hoàn thành với nỗ lực thân tác giả quan tâm giúp đỡ từ nhiều phía Trước hết, xin gửi lời cảm ơn tới giảng viên hướng dẫn – PGS.TS Dương Văn Khảm, người nhiệt tình dẫn, giúp đỡ góp ý kiến cho tơi nhiều suốt trình thực đề tài Xin chân thành cảm ơn thầy giáo, cô giáo thuộc Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng – Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn – người giúp đỡ chia sẻ nhiều thơng tin q báu giúp tơi hồn hành đề tài nghiên cứu Ngồi ra, chân thành cảm ơn vị lãnh đạo, cán chuyên môn, cán trực tiếp đảm nhận nhiệm vụ lưu trữ doanh nghiệp mà đến khảo sát Nhờ họ mà đề tài nghiên cứu có thơng tin khách quan, số liệu thực tế góp phần định hướng cho nội dung nghiên cứu đề tài Luận văn khó tránh khỏi thiếu sót, tác giả mong nhận ý kiến phản hồi góp ý Xin chân thành cảm ơn! HỌC VIÊN Đinh Thị Hải Yến Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng Các số liệu kết nghiên cứu luận văn trung thực không trùng lặp với đề tài khác Mọi sai lệch nội dung thông tin luận văn (nếu có) tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm HỌC VIÊN Đinh Thị Hải Yến MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐỂ XÂY DỰNG MƠ HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CƠNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN 10 1.1 Tổng quan doanh nghiệp đặc điểm hoạt động doanh nghiệp tư nhân 10 1.2 Cơ sở lý luận để xây dựng mơ hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp tư nhân 12 1.2.1 Tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động cuả doanh nghiệp tư nhân 13 1.2.2 Đặc điểm nội dung tài liệu hình thành hoạt động doanh nghiệp tư nhân 14 1.2.3 Ý nghĩa, giá trị tài liệu 22 1.2.4 Sự cần thiết việc xây dựng mơ hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp tư nhân 29 1.3 Cơ sở pháp lý để xây dựng mơ hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp tư nhân 34 1.3.1 Quy định nhà nước vấn để quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp tư nhân 34 1.3.2 Quyền doanh nghiệp việc tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ 37 1.4 Các yêu cầu đặt với công tác quản lý tài liệu hình thành doanh nghiệp tư nhân 42 Tiểu kết chương 45 CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CÁC DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN (KHẢO SÁT THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀNTHÀNH PHỒ HÀ NỘI) 46 2.1 Sự đạo lãnh đạo doanh nghiệp công tác lưu trữ 46 2.2 Thực trạng tổ chức thực nghiệp vụ lưu trữ 50 2.2.1 Thu thập bổ sung tài liệu 50 2.2.2 Phân loại tài liệu 53 2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 55 2.2.4 Thống kê kiểm tra tình hình tài liệu 58 2.2.5 Bảo quản tài liệu 59 2.2.6 Ứng dụng CNTT vào lưu trữ tài liệu khai thác sử dụng tài liệu 61 2.2.7 Hiệu việc sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động doanh nghiệp tư nhân 63 Tiểu kết chương 64 CHƯƠNG 3: MƠ HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CƠNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÁC DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN 66 3.1 Nguyên tắc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ 66 3.2 Mô hình tổ chức, quản lý cơng tác lưu trữ doanh nghiệp tư nhân 67 3.2.1 Tư vai trị tầm quan trọng cơng tác lưu trữ hoạt động doanh nghiệp tư nhân 67 3.1.2 Tổ chức máy thực công tác lưu trữ 69 3.1.3 Nhận đảm nhận công tác lưu trữ 71 3.1.4 Ban hành quy chế văn thư lưu trữ 73 3.1.5 Hướng dẫn thực văn quy định công tác lưu trữ ban hành doanh nghiệp tư nhân .75 3.1.6 Kiểm tra, đánh giá tình hình thực cơng tác lưu trữ doanh nghiệp tư nhân .77 3.1.7 Kinh phí phục vụ cho cơng tác lưu trữ doanh nghiệp tư nhân 79 3.3 Tính khả thi thực mơ hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp tư nhân 81 3.3.1 Những thuận lợi áp dụng mơ hình tổ chức, quản lý cơng tác lưu trữ doanh nghiệp tư nhân .81 3.3.2 Những khó khăn, thách thức áp dụng mơ hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp tư nhân 84 3.4 Các giải pháp để triển khai mô hình tổ chức, quản lý cơng tác lưu trữ doanh nghiệp tư nhân thực tiễn 86 3.4.1 Nhóm giải pháp quản lý Nhà nước .86 3.4.2 Nhóm giải pháp doanh nghiệp tư nhân 92 3.4.3 Nhóm giải pháp sở đào tạo 98 KẾT LUẬN 101 DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN Số lượng từ/ cụm từ Viết tắt Viết đầy đủ TLLT Tài liệu lưu trữ 77 CTLT Công tác lưu trữ 54 CTCP Công ty cổ phần 03 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 04 DNTN Doanh nghiệp tư nhân 319 viết tắt luận văn LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lý luận thực tiễn lưu trữ học cho thấy với quan dù lớn hay nhỏ làm tốt công tác lưu trữ giúp quan đơn vị quản lý chặt chẽ tài liệu, bảo vệ bí mật thơng tin tài liệu tạo thuận lợi lớn cho hoạt động quản lý quan Đặc biệt giai đoạn nay, doanh nghiệp tư nhân hình thành ngày nhiều ngày có đóng góp khơng nhỏ cho nến kinh tế đất nước Nói đến thành tựu phát triển kinh tế Việt Nam thời gian qua, khơng thể phủ nhận đóng góp to lớn doanh nghiệp – tế bào quan trọng kinh tế Việt Nam Theo kết rà soát Bộ kế hoạch Đầu tư tính đến 01/01/2012 Việt Nam có 541.000 doanh nghiệp tồn mặt pháp lý, có 375.000 doanh nghiệp thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh [24; 08] Cũng theo Phịng Thương mại Cơng nghiệp Việt Nam (VCCI), số doanh nghiệp hoạt động Việt Nam, 96.5% doanh nghiệp vừa nhỏ, hàng năm đóng góp khoảng 40% GDP nước, thu hút khoảng 50% tổng số lao động Năm 2008, tỷ lệ đóng góp GDP đóng doanh nghiệp quốc doanh chiếm tới 46.97% Bên cạnh số công bố hàng năm, doanh nghiệp Việt Nam cịn góp phần quan trọng vào phát triển khoa học – kỹ thuật – công nghệ đất nước Và đằng sau thành tựu đó, tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động doanh nghiệp đóng vai trị khơng nhỏ Vì vậy, tổ chức, quản lý tốt công tác lưu trữ doanh nghiệp nhằm hồn thiện khơng ngừng thành phần tài liệu lưu trữ hành nói riêng thành phần tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia nói chung địi hỏi đặt với doanh nghiệp Bên cạnh đó, phát triển đời sống dẫn đến nhu cầu trao đổi thông tin ngày cao Trong khơng thể khơng kể đến vai trò văn hoạt động đời sống người hay hoạt động sản xuất kinh doanh, giao dịch doanh nghiệp với doanh nghiệp khác, doanh nghiệp với quan Nhà nước, tổ chức xã hội nước Như hệ tất yếu, doanh nghiệp nói chung q trình hoạt động sản sinh hệ thống văn đa dạng mặt hình thức, phong phú mặt nội dung phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Những tài liệu có ý nghĩa to lớn không thân doanh nghiệp mà cịn có ý nghĩa quốc gia Đối với doanh nghiệp tư nhân (dưới viết tắt DNTN), tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý, phát triển doanh nghiệp kho kinh nghiệm quý giá để doanh nghiệp rút kinh nghiệm quý báu cho hoạt động sản xuất kinh doanh Tài liệu lưu trữ mang giá trị pháp lý để chứng minh cho hoạt động lành mạnh doanh nghiệp trước pháp luật Cịn quốc gia, tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động DNTN “tấm gương” phản ánh chủ trương, đường lối phát triển kinh tế Đảng Nhà nước ta bước tiến kinh tế đất nước thời kỳ mới… Những ý nghĩa to lớn tài liệu lưu trữ hình thành DNTN đặt yêu cầu phải tổ chức, quản lý, bảo quản tốt khối tài liệu Song thực tế cho thấy việc tổ chức, quản lý tài liệu DNTN chưa thực quan tâm mức Về phía DNTN, sau cơng việc giải xong, tài liệu chưa tổ chức lưu trữ, bảo quản thống Hiện DNTN trọng kinh doanh, sản xuất nhằm mục đích cao lợi nhuận mà coi nhẹ tới việc bảo quản tổ chức tài liệu lưu trữ Do đó, tài liệu cần lưu trữ khơng lưu cất cẩn thận, việc tổ chức, quản lý thiếu thống nhất, khoa học Về phía Nhà nước, cịn chưa có chế tài quản lý chặt chẽ thiếu quy định, hướng dẫn cụ thể mặt quản lý tổ chức nghiệp vụ lưu trữ cho DNTN Về bản, việc tổ chức công tác lưu trữ DNTN dựa lý luận chung lưu trữ học, thực tế công tác lưu trữ DNTN tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động doanh nghiệp lại có nét khác biệt so với lý luận Do vậy, việc sâu nghiên cứu để quản lý, tổ chức tài liệu lưu trữ DNTN nói riêng cơng tác lưu trữ doanh nghiệp nói chung vấn đề mang tính cấp thiết Việt Nam, mà trước vào xây dựng mơ hình tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ cho DNTN bước quan trọng yếu Trước thực trạng đó, để góp phần hồn thiện vào hệ thống lý luận công tác lưu trữ DNTN mạnh dạn lựa chọn đề tài “Xây dựng mơ hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp tư nhân” để làm luận văn tốt nghiệp với mong muốn ý kiến nhỏ đóng góp việc làm sáng rõ sở lý luận thực tiễn công tác lưu trữ DNTN Mục đích mục tiêu nghiên cứu đề tài Mục đích nghiên cứu đề tài: - Trên sở khoa học, sở pháp lý khái quát tình hình thực tiễn tổ chức, quản lý công tác lưu trữ DNTN nay, nghiên cứu xây dựng mô hình tổ chức, quản lý cơng tác lưu trữ cho doanh nghiệp tương đối phù hợp với quy mô, lĩnh vực hoạt động doanh nghiệp Đồng thời, tác giả mong muốn đóng góp ý kiến nhỏ vào việc hồn thiện hệ thống lý luận cho cơng tác lưu trữ DNTN giai đoạn - Thơng qua đề tài, tác giả mong muốn cầu nối đưa tài liệu lưu trữ DNTN đến gần với nhà nghiên cứu thông qua việc tiếp cận khái niệm, đặc điểm tài liệu tìm hiểu giá trị mà tài liệu mang lại… từ nâng cao vị trí việc lưu trữ tài liệu nhận thức quan, doanh nghiệp người dân Mục tiêu nghiên cứu đề tài: - Phân tích sở lý luận, sở thực tiễn sở pháp lý việc xây dựng mơ hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ cho doanh nghiệp - Đề xuất mơ hình tổ chức, quản lý cơng tác lưu trữ (dưới viết tắt CTLT) tương đối phù hợp với DNTN nhằm giúp CTLT DNTN quản lý chặt chẽ, có tác động tích cực đến trình hoạt động doanh nghiệp Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Để đạt mục tiêu đây, đề tài đặt cho tác giả phải giải số nhiệm vụ sau đây: -Tìm hiểu văn quy định Nhà nước tổ chức, quản lý công tác lưu trữ quan; - Thấy vai trò to lớn tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động DNTN việc quản lý doanh nghiệp Nhà nước; - Thông qua tài liệu lưu trữ DNTN so sánh đánh giá với tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước để xây dựng hồn thiện mơ hình tổ chức lưu trữ DNTN; - Khảo sát, nghiên cứu, phân tích thực trạng tình hình lưu trữ tài liệu doanh nghiệp, hình thành tài liệu, đặc điểm, nội dung tài liệu, phương pháp lưu giữ, bảo quản… nhằm đưa mơ hình tổ chức, quản lý cơng tác lưu trữ mang tính tồn diện, khả thi DNTN ... CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CÁC DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN (KHẢO SÁT THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀNTHÀNH PHỒ HÀ NỘI) 46 2.1 Sự đạo lãnh đạo doanh nghiệp. .. lý luận sở pháp lý để xây dựng mơ hình tổ chức, quản lý cơng tác lưu trữ doanh nghiệp tư nhân Chương 2: Cơ sở thực tiễn tổ chức, quản lý hoạt động (gì? )các doanh nghiệp tư nhân qua khảo sát thực. .. HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐINH THỊ HẢI YẾN XÂY DỰNG MƠ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ CƠNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN (Khảo sát thực tế số doanh nghiệp địa bàn Thành