QUY ĐỊNH HỘI NHẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC I MỤC ĐÍCH: −Xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn Phong Nhân Sự Trưởng Đơn Vị CBCNV −Giúp cho CBCNV tân tuyển hội nhập vào môi trường làm việc Công ty nhanh chóng nắm bắt công việc −Giúp cho đơn vị có khả thiết kế chương trình hội nhập vào môi trường làm việc vừa hoàn chỉnh nội dung, vừa phù hợp với điều kiện SXKD thực tế Công ty/Đơn vị trình độ CBCNV II TIẾN TRÌNH HỘI NHẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC: 2.1 Đối tượng - Phạm vi áp dụng: − Đối tượng: Tất CBCNV tuyển không phân biệt dạng hợp đồng lao động, vị trí tuyển dụng, tuổi tác, giới tính, nơi làm việc, làm việc Công ty hay chưa thuộc đối tượng áp dụng qui định − Phạm vi áp dụng: Qui định có giá trị áp dụng tất đơn vị: Công ty bao gồm chi nhánh, đơn vị đóng tỉnh, thành phố khác 2.2 Trách nhiệm thực hiện: − Phong NS: thực CBQL cấp Trưởng/Phó đơn vị trực thuộc Công ty, Giám đốc CBCNV khác trực thuộc khối Phòng Công ty − Các Ngành: PNS Ngành thực CBQL cấp Phó Giám đốc XN, Phó Phòng trực thuộc Ngành, Quản đốc Xưởng trực thuộc Ngành, Trưởng/Phó Phòng trực thuộc Xí Nghiệp CBCNV Phòng trực thuộc Ngành không thuộc đối tượng nêu − CBCNV khác Xí Nghiệp PNV Xí Nghiệp thực 2.3 Tiến trình hội nhập: Tiến trình hội nhập bắt đầu kể từ định tuyển dụng phê duyệt kéo dài từ 3-6 tháng, tùy theo đối tượng (CBQL, CBĐH: tháng; CNV khác: tháng) Quá trình hội nhập gồm giai đoạn sau: 2.3.1 Giai đoạn chuẩn bị trước CBCNV đến nhận việc: Trưởng đơn vị có trách nhiệm thông báo toàn đơn vị thời điểm CBCNV đến nhận việc công việc CBCNV Ngoài việc yêu cầu toàn thể CBCNV đơn vị hoan nghênh giúp đỡ CBCNV mới, Trưởng Đơn vị có trách nhiệm định người đồng nghiệp với nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn suốt tuần lễ Các công việc cần thực giai đoạn gồm: - Chuẩn bị Bảng Mô Tả Công Việc - Chuẩn bị Chương Trình Thử Việc - Chuẩn bị phương tiện cho nhân viên - Thời gian biểu cho tuần lễ làm việc - Bảng giới thiệu tóm tắt đơn vị - Các tài liệu đơn vị cần thiết để CBCNV đọc 2-3 ngày 2.3.2 Giai đoạn huấn luyện: a.) Trách nhiệm phận nhân sự: Hướng dẫn hội nhập nhân viên (Biểu mẫu Hướng dẫn hội nhập), nội dung hướng dẫn: - Hoàn chỉnh thủ tục giấy tờ cần thiết - Quá trình hình thành phát triển công ty - Sơ đồ tổ chức công ty/ đơn vị giải thích mối quan hệ sơ đồ - Nội quy lao động Công ty đơn vị - Chính sách thủ tục công ty HĐLĐ, HĐTV, thủ tục thử việc đánh giá thử việc - Các sách thủ tục nhân - Chính sách/các qui định khoán lương/phân phối tiền lương Công ty/đơn vị, chế độ lương bổng, khen thưởng, phụ cấp, trợ cấp, phúc lợi - Qui định công tác toán công tác phí - Qui định sử sụng văn phòng phẩm, máy fax - Qui định ATLĐ, BHLĐ, VSLĐ b) Trách nhiệm Trưởng Đơn vị:  Tuần lễ hội nhập: Để giảm bớt lo âu nhân viên ngày làm việc đầu tiên, Trưởng Đơn vị có trách nhiệm tạo môi trường làm việc thân thiện Những việc Trưởng Đơn vị có trách nhiệm thực ngày làm việc nhân viên bao gồm: - Nói lời chào mừng thảo luận với họ kế hoạch ngày làm việc - Đưa nhân viên đến nơi làm việc họ - Đưa nhân viên tham quan toàn đơn vị nơi làm việc liên quan đồng thời giới thiệu họ với nhân viên khác - Giao bảng mô tả công việc cho nhân viên giải thích cho họ công việc ghi bảng mô tả công việc - Giới thiệu hướng dẫn sách, thủ tục đơn vị bao gồm: + Qui định hội họp + Qui định trách nhiệm CBCNV + Triết lý phục vụ khách hàng đơn vị + Qui định bảo mật thông tin +… - Xây dựng phương án đào tạo, hỗ trợ cần thiết - Tạo mối quan hệ phối hợp CBCNV cũ CBCNV - Giới thiệu nhân viên với người bạn đồng nghiệp chịu trách nhiệm hướng dẫn tuần lễ đầu tiên, bao gồm công việc: + Hướng dẫn sử dụng thiết bị máy tính phục vụ cho công việc + Hướng dẫn cách sử dụng điện thoại, email, Internet, phần mềm liên quan công việc (nếu có) + Qui định quản lý sử dụng tài liệu, hồ sơ đơn vị + Qui định thời gian làm việc + Chỉ dẫn vị trí nhà vệ sinh, nơi nghỉ giải lao, nhà ăn ca, nơi để xe + Giao sổ tay nhân viên, chìa khoá, dụng cụ, phương tiện làm việc cần thiết cho công việc họ + Hướng dẫn nhân viên ăn trưa  Giai đoạn huấn luyện chuyên môn: Giai đoạn tuần lễ thứ kết thúc tiến trình hội nhập môi trường làm việc Các công việc tiến hành giai đoạn bao gồm: - Trưởng đơn vị giao chương trình thử việc hướng dẫn phương pháp thực công việc chương trình thử việc - Trưởng đơn vị giải thích chi tiết công việc dựa vào MTCV, hướng dẫn cách thức thực bao gồm mối quan hệ với công việc, đồng nghiệp khác rõ mục tiêu mà đơn vị kỳ vọng nhân - Trong thời gian thử việc, Trưởng đơn vị có trách nhiệm gặp gỡ nhân viên giờ/tuần để thảo luận vấn đề khó khăn thường lệ công việc cách thức tránh vượt qua vấn đề - Trưởng đơn vị có trách nhiệm cử CBCNV có kinh nghiệm theo dõi hướng dẫn nhân viên suốt thời gian hội nhập: + Thực nhiệm vụ công việc cụ thể + Cách thức kiểm tra công cụ làm việc, nhận dụng cụ, vật tư, hồ sơ, tài liệu + Cách thức sử dụng phương tiện BHLĐ, ATLĐ, phòng ngừa tường trình cố tai nạn nơi làm việc III Bố trí xếp khóa đào tạo theo phương án đào tạo xây dựng ĐÁNH GIÁ TRONG QUÁ TRÌNH HỘI NHẬP: 3.1 Đối tượng - Phạm vi áp dụng: − Đối tượng: Tất CBCNV tân tuyển từ Trưởng/Phó Phòng trực thuộc Xí Nghiệp trở lên CBCNV trình độ đại học − Phạm vi áp dụng: Qui định có giá trị áp dụng tất đơn vị: Ngành, Phịng Phòng Công ty bao gồm chi nhánh, đơn vị đóng tỉnh, thành phố khác 3.2 Trách nhiệm thực hiện: − Phịng NS kết hợp với Trưởng Đơn vị: thực CBQL cấp Trưởng/Phó đơn vị trực thuộc Công ty, Giám đốc Xí Nghiệp, Trưởng Phòng trực thuộc Ngành CBCNV khác trực thuộc khối Phịng, Phòng, chi nhánh Công ty − Các Ngành: thực đánh giá với đối tượng CBQL cấp Phó Giám đốc XN, Phó Phòng trực thuộc Ngành, Quản đốc Xưởng trực thuộc Ngành CBCNV trình độ đại học Phòng trực thuộc Ngành − Các Xí Nghiệp: thực đánh giá Trưởng/Phó Phòng trực thuộc Xí Nghiệp CBCNV trình độ đại học 3.3 Đánh giá thời gian hội nhập: Trong thời gian thử việc định kỳ 02 tuần/lần, Trưởng đơn vị có trách nhiệm thực đánh giá, nhận xét trình làm việc, tác phong đề kế hoạch làm việc 02 tuần kết thúc thời gian thử việc (theo biểu mẫu đánh giá hội nhập đính kèm) - Cuối thời gian thử việc: Trưởng đơn vị có trách nhiệm đánh giá kết thử việc với nội dung sau: + Kết thực chương trình thử việc + Sự chấp hành nội qui, kỷ luật công ty + Trưởng đơn vị phải mạnh dạn đề xuất rút ngắn thời gian thử việc với nhân viên có lực, nhiều triển vọng đề xuất chất dứt thời gian thử việc trước thời hạn kết công việc tính cách, tố chất nhân viên không phù hợp yêu cầu công việc - Trong thời gian hội nhập (kể từ kết thúc thử việc), định kỳ hàng tháng Trưởng đơn vị tiếp tục thực đánh giá thời hạn: 06 tháng CBQL, 03 tháng nhân viên trình độ CĐ trở lên; nội dung đánh giá: + Kết công việc thực suốt thời gian hội nhập + Khả thực công việc bảng MTCV + Mức độ am hiểu quy định, nội quy công ty IV TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN TRONG VIỆC CHUẨN BỊ PHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC CHO CBCNV: 4.1 - Trưởng Đơn vị: Trước CBCNV đến nhận việc 01 ngày, Trưởng đơn vị có trách nhiệm lập bảng danh mục phương tiện làm việc cần thiết để CBCNV hoàn thành nhiệm vụ quy định bảng MTCV, trường hợp đơn vị chưa có sẵn phương tiện làm việc (như yêu cầu), Trưởng đơn vị phải lập phiếu đề nghị cung cấp gửi đến đơn vị có trách nhiệm liên quan để thực - Tổ chức kiểm tra tình trạng phương tiện làm việc nói tập kết nơi làm việc ngày làm việc CBCNV Trường hợp có phương tiện dùng chung, Trưởng đơn vị phải định rõ phương tiện dùng chung bao gồm vị trí đặt, cất giữ chúng 4.2 Trưởng Phịng Nhân Sự: Trách nhiệm, quyền hạn Trưởng Phịng NS việc chuẩn bị phương tiện làm việc đối tượng CBQL trực thuộc Công ty quy định sau: - Trưởng Phịng NS có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc đơn vị liên quan việc chuẩn bị/cung ứng phương tiện làm việc kiểm tra lần cuối trước nhân đến nhận việc - Nếu nhận thấy việc chuẩn bị chưa tốt ảnh hưởng đến khả hội nhập nhân mới, Trưởng Phịng NS có quyền dời thời điểm mời nhận việc đến ngày Trưởng đơn vị liên quan phải hoàn toàn chịu trách nhiệm hậu việc chậm trể (nếu có) - Để giải kịp thời việc chuẩn bị phương tiện làm việc cần thiết cho nhân mới, Trưởng Phịng NS có quyền: + Huy động nhân đơn vị (thông qua Trưởng đơn vị) có chức sửa chữa điện, vi tính, mạng, máy văn phòng để thực công việc nhằm chuẩn bị phương tiện làm viêc cho nhân viên + TUN.TGĐ phê duyệt phiếu đề xuất mua sắm/sửa chữa phương tiện làm việc với mức tương đương từ 1.000.000đồng/người trở xuống: áp dụng trường hợp chuẩn bị phương tiện làm việc cho CBQL + Trưởng Phịng NS chịu trách nhiệm trước TGĐ nhân vào làm việc mà thiếu phương tiện làm việc cần thiết theo yêu cầu công việc 4.3 - Trách nhiệm kiểm tra: Phịng NS có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc thực qui định - Căn vào trách nhiệm thực quy định mục 3.3 quy định này, đơn vị có trách nhiệm theo dõi trình hội nhập CBCNV tân tuyển: + Gặp gỡ trao đổi với CBNV Trưởng đơn vị họ tháng/ lần để nắm bắt tình hình hội nhập; khó khăn vướng mắc, tâm tư nguyện vọng CBNV tân tuyển + Hỗ trợ họ giải khó khăn Nếu vượt thẩm quyền báo cáo cấp xem xét giải + Tìm hiểu, động viên có biện pháp phù hợp trường hợp khó hội nhập, dao động tư tưởng V TỔ CHỨC THỰC HIỆN: - Qui định có giá trị áp dụng kể từ ngày Phịng hành có hiệu lực Mọi qui định trước trái với qui định giá trị thực - Trưởng Phịng Nhân Trưởng đơn vị trực thuộc Công ty có trách nhiệm phổ biến hướng dẫn cho toàn thể CBCNV biết thực qui định Trong trình thực hiện, có khó khăn vướng mắc Trưởng đơn vị có trách nhiệm báo cáo cho Phịng NS hướng dẫn giải nghiên cứu đề xuất TGĐ bổ sung, hiệu chỉnh quy định cho phù hợp - Biểu mẫu đính kèm: Form 01 Chuong trinh thu viec Form 02 Huong dan nhan viec Form 03 Danh gia hoi nhap ... cứu đề xuất TGĐ bổ sung, hiệu chỉnh quy định cho phù hợp - Biểu mẫu đính kèm: Form 01 Chuong trinh thu viec Form 02 Huong dan nhan viec Form 03 Danh gia hoi nhap ... thực suốt thời gian hội nhập + Khả thực công việc bảng MTCV + Mức độ am hiểu quy định, nội quy công ty IV TRÁCH NHIỆM VÀ QUY? ??N HẠN TRONG VIỆC CHUẨN BỊ PHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC CHO CBCNV: 4.1 - Trưởng... Phịng NS có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc thực qui định - Căn vào trách nhiệm thực quy định mục 3.3 quy định này, đơn vị có trách nhiệm theo dõi trình hội nhập CBCNV tân tuyển: + Gặp gỡ trao