CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ KẾ HOẠCH HOÁ NGUỒN NHÂN LỰC I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN. 1. Khái niệm kế hoạch hoá nguồn nhân lực và chất lương nhân lực Để tồn tại và phát triển một doanh nghiệp phải giải quyết hiệu quả của các vấn đề liên quan đến bốn lĩnh cơ bản đó là: tài chính, quản trị sản xuất, marketing và quản trị nhân lực. Việc giải quyết không chỉ tập trung vào những vấn đề đã và đang phát sinh đòi hỏi sự giải quyết mà phải hướng tới tương lai nhằm dự đoán và đối phó với những vấn đề sẽ xảy ra trong tương lai. Do vậy, nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực là cần thiết mang lại tính chủ động, giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu quả. Đứng dươí góc độ như vậy, công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực là quan trọng, cần thiết làm cơ sở cho hiệu quả của việc sử dụng nguồn nhân lực cũng như hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. “Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực là nâng cao trình độ ,năng lực của công nhân và nhân viên.Là sự phân công lao động phù hợp đồng thời đào tạo và phát triển một cách khoa học về lao động”. Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về kế hoạch hoá nguồn nhân lực đã được đưa ra, cụ thể: “ Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là quá trình mà thông qua nó, doanh nghiệp bảo đảm được đầy đủ về số lượng và chất lượng người làm việc, phù hợp với yêu cầu của công việc”. (Quản trị nhân sự-Phạm Đức Thành-NXB Thống kê, 1998 ) “ Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là tiến trình triển khai thực hiện các kế hoạch và chương trình nhằm đảm bảo rằng cơ quam sẽ có đúng số lượng, đúng chất lượng được bố trí đúng lúc đúng lúc, đúng số lượng. chất lượng, đúng vị chí và đúng chỗ”. ( Quản trị nhân sự-Nguyễn Hữu Thân, 1996 ) Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là một hoạt động quản lý và là quá trình xét duyệt lại một cách có hệ thống những yêu cầu về nguồn nhân lực để đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ có đúng số người làm việc có đầy đủ các kỹ năng theo đúng yêu cầu và đúng thời điểm mà doanh nghiệp cần. Mặc dù có nhiều định nghĩa khác nhau, song tất cả đều có điểm chung đó là phân tích nhu cầu nhân lực trong tương lai và xây dựng các kế hoạch cụ thể để có nguồn nhân lực phục vụ cho mục đích kinh doanh. Có thể đưa ra một định nghĩa tổng hợp cho các định nghĩa trên như sau: -Trước hết, kế hoạch hoá được hiểu là sự tiên liệu, dự đoán những thay đổi, biến thiên, phòng ngừa các rủi ro trong tương lai. Hoạch định hay kế hoạch hoá, là một quá trình mang tính khoa học đồng thời mang tính nghệ thuật cao. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là một qua trình xác định các nhu cầu về nguồn nhân lực của tổ chức một cách có hệ thống để phục vụ các mục tiêu của tổ chức, đồng thời phải tiến hành đưa ra các chính sách, xây dựng các kế hoạch về nguồn nhân lực để phục vụ cho nhu cầu đó. 2. Mục tiêu, nhiệm vụ và ý nghĩa của việc nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực. . Mục tiêu nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá của nguồn nhân lực. -Với số lượng lao động: xác định những tiêu chuẩn để bố trí lại nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, xác định rõ lao động lưu chuyển, số lao động cần thu hút vào làm việc thông qua tuyển dụng, xác định số người cần đào tạo mới, đào tạo lại, hay nâng cao. -Với chi phí tiền lương: dự đoán được mức tăng năng suất lao động và nâng cao hiệu quả làm việc. -Về năng suất dự đoán được mức tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả làm việc trong những điều kiện cần thiết.  Nhiệm vụ nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực. - Phân tích, đánh giá sự thực hiên công việc của từng cá nhân trong doanh nghiệp, dự đoán khả năng của họ trong tương lai. - Căn cứ vào nhiệm vụ của kế hoạch sản xuất kinh doanh các mức hao phí lao động,sự phục vụ , các tiêu chuẩn tính toán định biên cần thiết trong kỳ kế hoạch nhằm bảo đảm cho sản xuất trong doanh nghiệp được tiến hành bình thường và tiết kiệm tối đa chi phí lao động , chi phí để tạo ra sản phẩm thông qua quá trình dự đoán phân tích để đưa ra số nhân lực cần thiết nhằm thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh trong tương lai, đồng thời chuẩn bị đầu tư vào con người mà doanh nghiệp yêu cầu về cả số lượng, chất lượng và thời điểm.  ý nghĩa của nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực. Việc nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực mang lại nhiều ý nghĩa thiết thực cho doanh nghiệp. - Giúp doanh nghiệp thích nghi với môi trường cạnh tranh khốc liệt. - Đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai được ổn định và hiệu qủa. II. VAI TRÒ CỦA VIỆC NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ KẾ HOẠCH HOÁ NGUỒN NHÂN LỰC. Tất cả các doanh nghiệp dù có các chương trình kế hoạch hoá chính thức hay không chính thức, dù nhận thức được đầy đủ vai trò , tầm quan trọng của công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực hay không thì hoạt động đó vẫn thường xuyên được thực hiện trong doanh nghiệp . Từ đó có thể thấy sự cần thiết của công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực. Có thể thấy rằng nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực thường được dựa trên các chiến lược và các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra. Đến lượt nó kế hoạch hoá nguồn nhân lực lại tác động trở lại nhằm phục vụ cho các chiến lược, mục tiêu đó . Tầm quan trọng của công tác nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá guồn nhân lực thể hiện cụ thể như sau:  Nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực là điều kiện để thực hiện thắng lợi và có hiệu quả mục tiêu của tổ chức. Thông qua công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực, doanh nghiệp có thể nắm bắt được thực chất đội ngũ lao động của mình mà cụ thể nhất là qua công tác phân tích tình hình sử dụng nguồn nhân lực. Việc phân tích tình hình sử dụng nguồn nhân lực sẽ cho biết cơ cấu nguồn nhân lực trong doanh nghiệp theo số lượng, theo nghề, theo tuổi, theo thâm niên , theo trình độ học vấn, trình độ chuyên môn. Từ đó ta có thể đánh giá được thực trạng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.  Nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực giúp cho việc thực hiện thắng lợi các chức năng quản lý nhân lực khác tại doanh nghiệp. Bao gồm: - Giúp cho doanh nghiệp có thể xác định được nhu cầu nhân lực trong thời gian tới và từ đó kết hợp với việc phần tích cung nhân lực để đưa ra các quyết định về công tác tuyển mộ, tuyển chọn có hiệu quả kinh tế. Bên cạnh đó nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực là cơ sở và có quan hệ chặt chẽ tới công tác biên chế nhân lực trong doanh nghiệp. - Biên chế đúng người , đúng việc , đúng lúc, đúng nơi sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. - Giúp cho doanh nghiệp xây dựng chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực có hiệu quả cao thông qua việc trả lời các câu hỏi: + Doanh nghiệp cần bao nhiêu nhân lực? + Cơ cấu đào tạo như thế nào? + Trình độ sau đào tạo ra sao? + Lao động theo ngành nghề nào ? + Khi nào cần những lao động đó? + Bộ phận nào cần những lao động đó ? Việc trả lời các câu hỏi này sẽ là cơ sở cho chương trình đào tạo và phát triển hợp lý, hiệu quả.  Nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực tạo điều kiện phối hợp hài hoà các chương trình khác của doanh nghiệp tổ chức. Điều này được thể hiện khá rõ đó là các chương trình khác về quản lý nguồn nhân lực phải dựa trên và lấy kế hoạch hoá nguồn nhân lực làm cơ sở. III. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ KẾ HOẠCH HOÁ NGUỒN NHÂN LỰC. Nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực không phải là một công tác riêng rẽ , biệt lập, không bị tác động mà nó luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhiều công tác nhân sự khác, luôn chi phối và bị chi phối bởi các yếu tố liên quan đến nó. Do vậy khi tiến hành nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá kế hoạch hoá nguồn nhân lực các quản trị viên nhân lực luôn phải quan tâm đến các yếu tố ảnh hưởng. Có thể biểu thị các yếu tố qua sơ đồ sau. Sơ đồ kế hoạch hoá nguồn nhân lực : Môi trường bên ngoài Môi trường bên trong Kế hoạch hoá chiến lược Kế hoạch hoá nguồn nhân lực 1. Môi trường kinh doanh: Bao gồm môi trường bên trong và bên ngoài.  Môi trường bên ngoài là các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản trị nhân lực và kế hoạch hoá nhân lực từ bên ngoài của công ty. Bao gồm: - Khung cảnh về kinh tế: các chu kỳ kinh tế và chu kỳ kinh doanh ảnh hưởng đến công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực. Chẳng hạn các giai đoạn nền kinh tế khủng hoảng hay phát trriển thì các chính sách về lao động của doanh nghiệp sẽ phải điều chỉnh để phù hợp với khung cảnh kinh tế. - Đặc điểm dân số: trong đó quan trọng nhất là đặc điểm lực lượng lao động , yếu tố này ảnh hưởng rất lớn đến nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực đặc biệt là nguồn cung nhân lực từ bên ngoài mà trọng tâm là chất lượng của nó. - Hệ thống luật pháp: trong đó luật lao động đóng vai trò chính và tác động rất lớn đến các chính sách và kế hoạch mà doanh nghiệp đã đề ra. - Nền văn hoá của quốc gia. - Chính quyền và đoàn thể. - Khách hàng của doanh nghiệp : khách hàng là trọng tâm của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, là mục tiêu phục vụ của doanh nghiệp. Vì vậy, để thoả mãn khách hàng doanh nghiệp phải thường xuyên điều chỉnh các quyết định của mình nhằm thoả mãn nhu cầu của họ. - Khoa học kỹ thuật: khi khoa học kỹ thuật thay đổi một số Công việc hay một số kỹ năng không còn cần thiết phù hợp hoặc thay đổi nhiều kỹ năng và đặc biệt khi đó năng suất lao động tăng, số người lao động giảm xuống. Do vậy, ảnh hưởng không nhỏ đến nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực. - Đối thủ cạnh tranh: doanh nghiệp không chỉ phải cạnh tranh về thị trường, về sản phẩm mà còn phải cạnh tranh cả về tài nguyên nhân lực. Vì lẽ đó , khi hoạch định tài nguyên nhân lực hay cồn gọi là kế hoạch hoá nguồn nhân lực mà đặc biệt là giai đoạn đề ra các chính sách kế hoạch doanh nghiệp phải cân nhắc đến các yếu tố này.  Môi trường bên trong, gồm các yếu tố cơ bản sau: - Mục tiêu của Công ty: mục tiêu này chi phối tác động đến nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực và ngược lại kế hoạch hoá nguồn nhân lực là nhằm phục vụ mục tiêu đó. Có nhiều loại mục tiêu có thể là mục tiêu tổng quát hay mục tiếu cụ thể tuỳ theo từng doanh nghiệp , chẳng hạn mục tiêu có thể là trở thành một doanh nghiệp đứng đầu thị trường về khoa học kỹ thuật hay mục tiêu có thể là nắm được phần lớn thị phần. - Chính sách của Công ty. - Cổ đông hay công đoàn . - Bầu không khí văn hoá của Công ty. Môi tường kinh doanh của doanh nghiệp luôn luôn thay đổi và vận động theo thời gian đặc biệt là trong xu thế kinh tế hiện nay. Nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực phải tính được sự thay đổi đó để từ đó đưa ra các quyết định hợp lý. Môi trường kinh doanh càng rộng lớn càng đa dạng thì yếu tố ngẫu nhiên bất chắc càng lớn sự thay đổi càng nhiều. 2. Các chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chiến lược kinh doanh được hiểu là tổng thể các quyết định các hành động có liên quan đến việc lưạ chọn các phương tiện và phân bổ nguồn lực nhằm đạt mục tiêu nhất định của doanh nghiệp. Chiến lược sẽ chi phối đến nội dung, các thể thức kế hoạch hoá nguồn hân lực của doanh nghiệp. Đặc biệt là các nội dung của các chính sách về cân đối cung cầu nhân lực. Có nhiều loại chiến lược mà doanh nghiệp có thể lựa chọn có thể là chiến lược tối thiểu hoá chi phí có thể là chiến lược phân biệt hoá hoặc chiến lược tập trung vào đoạn thị trường . Tuỳ thuộc vào sứ mạng mục tiêu cũng như điều kiện cụ thể của doanh nghiệp sẽ lựa chọn chiến lược nào để nhằm đạt được các mục tiêu đã dặt ra. 3. Độ dài thời giàn để nhằm nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực. Độ dài thời gian có ảnh hưởng lớn đến tính chính xác của công tác dự báo. Độ dài thời gian dự báo càng dài thì yếu tố ngẫu nhiên không lường trước được càng lớn nên sự rủi ro càng cáo độ tin cây càng nhỏ. Trên thực tế, người ta chia công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực làm 3 loại dựa vào độ dài thời gian của dự báo và khi đó mỗi loại mang một ý nghĩa khác nhau. - Kế hoạch hoá ngắn hạn: từ 6 tháng đến một năm. - Kế hoạch hoá trung hạn: 1 đến 3 năm. - Kế hoạch hoá dài hạn: từ 3đến 5 năm. Với kế hoạch hoá ngắn hạn các chỉ tiêu phải mang tính cụ thể , chi tiết và độ chính xác cao hơn. Với kế hoạch hoá trung và dài hạn thường dự đoán về cơ cấu lao động nói chung và nó thường mang tính định hướng. Ngoài ra, kế hoạch hoá nguồn nhân lực lấy kế hoạch hoá sản xuất kinh doanh làm cơ sở nên khi độ dài thời gian kế hoạch hoá dài thì kế hoạch sản xuất kinh doanh càng biến động. Vì vậy, ảnh hưởng tới tính chính xác của công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực. IV. CƠ SỞ CỦA VIỆC NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ KẾ HOẠCH HOÁ NGUỒN NHÂN LỰC. Về lý luận, để nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực được khoa học và chính xác nhất khi tiến hành người ta dựa vào một số cơ sở sau: 1. Phân tích công việc. Phân tích công việc được hiểu là một quá trình xác định một các có hệ thống các nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một tổ chức. Phân tích công việc được coi là công cụ cơ bản và quan trọng nhất để quản trị nhân sự , nó là cơ sở để thực hiên tất cả các chức năng về nhân sự trong doanh nghiệp . Vì vậy cơ sở đầu tiên của nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực là phân tích công việc. Hiểu một cách cụ thể, phân tích công việc là quá trình mô tả và ghi lại mục tiêu của công việc, các nhiệm vụ và hoạt động của nó , các điều kiện hoàn thành công việc, các kỹ năng , kiến thức và thái độ cần thiết để hoàn thành công việc. Khi tiến hành phân tích công việc nhà quản trị phải trả lời câu hỏi sau: - Nhân viên thực hiên công tác gì? - Khi nào công việc hoàn thành? - Công việc được thực hiên ở đâu? - Công nhân viên thực hiên công việc đó như thế nào? - Tại sao phải thực hiên công việc đó? - để thực hiện công việc đó cần phải hội đủ những tiêu chuẩn nào? Bảng phân tích công việc gồm 2 bản sau: + Bảng mô tả công việc: là một văn bản cung cấp các thông tin liên quan đến các nhiệm vụ và trách nhiệm của từng người. + Bảng mô tả công việc cho biết nhiệm vụ chủ yếu mà mỗi nhân viên phải [...]... và kế hoạch hoá nguồn nhân lực Với nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực thì đánh giá thực hiện công việclà cơ sở quan trọng trong việc đưa ra mức cung về lao động cũng như đưa ra các chính sách kế hoạch cân bằng cung cầu lao động và đưa ra các chính sách kế hoạch cân bằng cung cầu nhân lực Để đánh giá thực hiện công việc thì việc đầu tiên là phải xây dựng về các mức tiêu chuẩn công việc, ... - Với trung hạn, nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực sẽ phải xác định được cơ cấu về lao động theo từng loại công việc, sự biến động lao động trong từng bộ phận và sự biến động về năng suất lao động - Với ngắn hạnn nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá guồn nhân lực sẽ dự tính được số người theo mỗi loại kỹ năng và trình độ cần thiết để đạt được mục tiêu của công việc và các giải pháp... sau và đến hiệu quả của nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực a Đề ra nhu cầu: Thông thường nhu cầu nhân lực xuất phát từ yêu cầu của kế hoạch sản xuất kinh doanh đặc biệt đó là kế hoạch về khối lượng sản phẩm và doanh thu ngoài ra, một số yếu tố khác cũng được tính đến như quyết định nâng cấp chất lượng sản phẩm , như quyết định thay đổi công nghệ, hay khi sự biến động nguồn nhân lực. .. yếu, cơ hội, thách thức để làm cơ sở cho kế hoạch hoá nguồn nhân lực b Phân tích sự biến động lao động của doanh nghiệp phân tích sự biến động về mặt số lượng, nguồn , đích tới, nguyên nhân để thấy được su hướng biến thiên nhân lực trong một giai đoạn , nghiên cứu này giup cho nhà quản trị đưa ra các giải pháp bổ xung V QUÁ TRÌNH NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ KẾ HOẠCH HOÁ NGUỒN NHÂN LỰC 1 Đề ra nhu cầu và. .. được 2 quan hệ này có quan hệ khăng khít và có ảnh hưởng nhân quả đến nhau, do đó, khi tiến hành nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực thì cơ sở quan trọng nhất là kế hoạch hoá sản xuất kinh doanh 3 Đánh giá thực hiện công việc Khi dự đoán cung về nhân lực, một trong những cơ sở quan trọng mà quản trị viên sử dụng đó là hệ thống thông tin nguồn nhân lực mà trong đó quan trọng nhất là thông... thành kế hoạch sản xuất đã đề ra Do đó, tính chính xác của công tác kế hoach hoá nhân lực phụ thuộc khá nhiều vào độ chính xác của kế hoạch hoá sản xuất kinh doanh Quan hệ giữa hai công tác này được phản ánh như sau: - Với kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn sẽ tương ứng với kế hoạch hoá nguồn nhân lực dài hạn , khi đó quản trị viên nhân lực sẽ kiểm tra, rà soát môi trường để xác định cơ cấu lực lượng. .. cung nhân lực bên trong: Bước 1: phân loại công việc: để phân loại công việc phải dựa vào cơ sở sau: - Bản chất công việc - Tầm quan trong của công việc và mức độ phức tạp trong nấc thang công việc của tổ chức - Sự đồi hỏi kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc đó Bước 2 : xác định cung nhân lực của từng công việc trong kỳ kế hoạch Nguồn cung nội bộ = số người hiện có + nguồn tăng - nguồn. .. trong bộ phận họ quản lý Từ đó tiến hành kế hoạch hoá nguồn nhân lực trong bộ phận để đáp ứng nhu cầu ngắn hạn  Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực: có trách nhiệm xây dựng và duy trì một hệ thống chất lương và kế hoạch hoá nguồn nhân lực trong tổ chức Đồng thời được sự xét đuyệt của lãnh đạo cấp cao, sẽ tiến hành thực hiện các công việc theo chính sách kế hoạch đã đề ra 5 Kiểm tra và đánh giá: Thông... việc thường xuyên của doanh nghiệp 4.Thực hiện các chính sách: Trách nhiệm của các bộ phận cá nhân trong doanh nghiệp như sau:  Các lãnh đạo cấp cao và quản lý cấp cao có trách nhiệm đưa ra các quyết định về nguồn nhân lực là giải pháp cân bằng cung cầu nhưng phải có sử trợ giúp của bộ phận chuyên trách  Cán bộ quản lý cấp thấp: có trách nhiệm trong việc nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá công việc. .. hiện công việc và so sánh với tiêu chuẩn đã đề ra rồi thảo luận với người lao động để cải thiện kết quả công việc Các thông tin về các kỳ đánh gía sẽ được lưu trữ trong từng nhân viên để phục vụ cho công tác quản trị nhân lực trong đó có nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá hoá nguồn nhân lực 4 Định mức lao động: Hiểu một các đầy đủ, định mức lao động là một quá trình nghiên cứu và áp dụng vào thực tiễn . xác của công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực. IV. CƠ SỞ CỦA VIỆC NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ KẾ HOẠCH HOÁ NGUỒN NHÂN LỰC. Về lý luận, để nâng cao chất lượng và. lượng, chất lượng và thời điểm.  ý nghĩa của nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực. Việc nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực