cơ sở lý luận của việc tổ chức hạch toán kế toán nguyên liệu - vật liệu 1. Sự cần thiết của tổ chức hạch toán nguyên vật liệu Nguyên vật liệu cũng giống như tài sản cố định là những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Nhưng nếu như tài sản cố định tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, trị giá sẽ chuyển dần vào giá trị sản phẩm và giữ nguyên hình thái cho đến khi hết sử dụng thì nguyên liệu - vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, giá trị chuyển hoàn toàn vào giá trị sản phẩm và hình thái vật chất sẽ bị biến đổi hoàn toàn. Do đó, cách tổ chức hạch toán, kế toán nguyên , vật liệu cũng sẽ khác cách hạch toán của tài sản cố định. Tuy có sự khác nhau về giá trị, cách thức sử dụng nhưng cả nguyên - vật liệu và tài sản cố định đều là những tài sản của doanh nghiệp, là những yếu tố tiên quyết cho quá trình sản xuất và cấu thành nên giá trị của sản phẩm. Giá trị của nguyên, vật liệu chiếm phần lớn trong giá trị của sản phẩm . Do đó, để đạt được lợi nhuận như mong muốn thì doanh nghiệp cần quan tâm tới nhiều chiến lược. Sử dụng nguyên liệu, vật liệu có hiệu quả sẽ một trong nhiều chiến lược đó. Muốn sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả thì phải tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán phải đảm bảo tốt mọi khâu từ mua sắm, dự trữ , vận chuyển và bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu . Mua sắm , dự trữ kịp thời sẽ giúp cho quá trình sản xuất được liên tục; vận chuyển và bảo quản tốt sẽ giảm bớt chi phí hư hỏng, mất phẩm chất. Sử dụng nguyên liệu - vật liệu hợp lý sẽ tạo ra được nhiều sản phẩm hơn, giá thành sẽ hạ hơn. Tất cả những điều đó là kết quả của việc tổ chức quản lý và hạch toán kế toán nguyên liệu - vật liệu. 2. Đặc điểm, phân loại vật liệu. Đối tượng lao động là một điều kiện không thể thiéu để tiến hành sản xuất . Vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, khác với tư liệu lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm . Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, giá trị của vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, nó là một bộ phận cấu thành giá trị sản phẩm dịch vụ. Bởi vậy, vật liệu là một trong những tài sản lưu động của doanh nghiệp , giá trị vật liệu thuộc vốn lưu động dự trữ của doanh nghiệp. Tỉ trọng của vật liệu trong giá trị sản phẩm, dịch vụ tuỳ thuộc vào loại hình doanh nghiệp . Đối với các doanh nghiệp sản xuất, xây dựng . giá trị của vật liệu thường chiếm tỉ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm . Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh, nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán , cần thiết phải phân loại vật liệu. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất , vật liệu được chia thành các loại sau: Nguyên liệu, vật liệu chính: là những nguyên , vật liệu sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (bông trong nhà máy dệt, thép trong nhà máy cơ khí chế tạo .) Khái niệm nguyên liệu dùng để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp. Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất , được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm hoạc được sử dụng để làm cho công cụ lao động hoạt động bình thường ( dầu nhờn, thuốc chống rỉ .) , hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, quản lý và bảo quản (thuốc nhuộm, thuốc tẩy, hồ , keo, hương liệu, giẻ lau .). Nhiên liệu: là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, than bùn, củi ( nhiên liệu rắn), xăng, dầu ( nhiên liệu lỏng). Đây thực chất là một loại vật liệu phụ nhưng nó được tách ra thành một loại riêng vì tỉ trọng sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu lớn, mặt khác nó có yêu cầu và kỹ thuật quản lí hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thường. Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng và thay thế cho máy móc thiết bị, phương tiện vận tải . Trong các doanh nghiệp để bảo quản, bảo dưỡng sửa chữa khôi phục năng lực hoạt động của tài sản cố định đòi hỏi các doanh nghiệp phải mua sắm, dự trữ các loại phụ tùng thay thế. Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là các loại vật liệu và thiết bị(cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ khí cụ .) phục vụ cho hoạt động xây dựng cơ bản tái tạo tài sản cố định. Phế liệu thu hồi: Là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài. Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng . Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu. 3. Yêu cấu quản lý vật liệu: Từ đặc điểm và cách phân loại vật liệu cho thấy vật liệu là một trong những tài sản lưu động của doanh nghiệp , nó bao gồm nhiều loại với vai trò và công dụng hết sức khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Do vậy, tất yếu phải có yêu cầu về quản lý vật liệu. Về mặt hiện vật, để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu thì điều kiện quan trọng đầu tiên là các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản vật liệu, kho phải được trang bị các phương tiện bảo quản và cân, đo , đong đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp, thông thạo các loại vật liệu. Việc bố trí sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi, kiểm tra. Tuy nhiên, quản lí vật liệu về mặt hiện vật chưa phản ánh được lượng vật liệu thực tế tiêu hao vào quá trình sản xuất kinh doanh, chưa đáp ứng được yêu cầu hạch toán vật liệu. Vì vậy phải quản lí và hạch toán vật liệu cả về mặt giá trị. Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất , vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Việc quản lý về mặt giá trị vật liệu phải đạt được các yêu cầu sau: Để thực hiện quản lý vật liệu về mặt giá trị phải xác định được giá trị của vật liệu. Trong công tác hạch toán vật liệu được tính giá theo hai cách: theo giá thực tế và theo giá hạch toán (vấn đề này sẽ được xem xét ở phần II). Xác định hợp lý giá trị vật liệu tồn, nhập, xuất theo các phương pháp đánh giá là điều kiện quan trọng chủ yếu để quản lí vật liệu về mặt giá trị. Tổ chức hạch toán vật liệu hợp lí. Để đảm bảo thuận tiện cho công tác quản lí và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ vật liệu, trên cơ sở phân loại vật liệu doanh nghiệp phải xây dựng "sổ danh điểm vật liệu, xác định thống nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, ký mã hiệu, số hiệu của mỗi thứ vật liệu, đơn vị tính và giá hạch toán của vật liệu. Đối với từng thứ vật liệu phải xây dựng định mức dự trũ, xác định rõ giới hạn dự trũ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất hoặc dự trữ vật tư quá nhiều gây ứ đọng vốn. Cùng với việc xây dựng định mức dự trũ, việc xây dựng định mức tiêu hao vật liệu là điều quan trọng để tổ chức quản lý vật liệu, không những phải có đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ sản phẩm mà còn không ngừng được cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến. Với những đặc điểm và yêu cầu quản lý như trên, vật liệu đóng vai trò hết sức quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Yêu cầu về tổ chức hạch toán vật liệu đặt ra đòi hỏi tính hợp lý và hiệu quả. 4. Sự cần thiết phải tổ chức hợp lý quá trình hạch toán vật liệu 4.1. Nhiệm vụ của hạch toán vật liệu Để thực hiện yêu cầu quản lý vật liệu, việc tổ chức tốt quá trình hạch toán vật liệu thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất , dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện tượng như hư hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Tổ chức tốt quá trình hạch toán nhằm: Tính toán và phản ánh hợp lý, trung thực và kịp thời số lượng, chất lượng và giá thực tế của vật liệu nhập kho. Đây là cơ sở để bộ phận quản lý xác định được số vật liệu nhập kho cả về mặt hiện vật lẫn giá trị, từ đó tiến hành đánh giá vật liệu xuất kho một cách hợp lý. Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu. Giá trị vật liệu xuất kho là căn cứ để phân bổ giá trị vật liệu sử dụng để tính giá thành sản phẩm dịch vụ. Trong quá trình bảo quản và sử dụng vật liệu thì tuỳ mỗi loại vật liệu có những mức hao hụt do những nguyên nhân khách quan như hao hụt trong quá trình vận chuyển, do thời tiết . Do vậy xây dựng định mức tiêu hao cho từng loại vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý vật liệu, phải thường xuyên kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu đã xây dựng. Phân bổ hợp lý giá vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. Giá trị của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh là một bộ phận cấu thành giá trị sản phẩm, dịch vụ, do vậy cần phải xác định rõ giá trị vật liệu đã sử dụng được phân bổ vào giá trị sản phẩm dở dang là bao nhiêu, cho sản phẩm hoàn thành là bao nhiêu để xác định được giá trị vật liệu thực tế đã hoàn thành một quá trình luân chuyển. Tính toán và phản ánh chính xác sản lượng và giá trị vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. Đây chính là mục tiêu nhằm cung cấp thông tin cho quản lý để có những kế hoạch quản lý vật liệu, hoàn thành sửa chữa hệ thống kho bãi, lựa chọn đối tác để mua vật liệu . Từ những nhiệm vụ trên và những thông tin của nó phục vụ cho quản lý vật liệu, có thể nói rằng việc tổ chức tốt công tác hạch toán vật liệu là điều quan trọng không thể thiếu được để quản lý vật liệu. 4.2. Quá trình hạch toán vật liệu và vai trò của nó trong việc kiểm soát tài sản chi phí, giá thành sản phẩm , dịch vụ cũng như đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý Vật liệu là tài sản lưu động, đồng thời là một yếu tố chi phí của doanh nghiệp . Do vậy, việc tổ chức hạch toán vật liệu một cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa rất quan trọng trong việc kiểm soát tài sản chi phí, giá thành sản phẩm, và đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý. 4.2.1. Đối với việc kiểm soát tài sản chi phí. Bảo quản vốn kinh doanh, nhất là vốn lưu động, cả về mặt hiện vật lẫn giá trị là mối quan tâm của các doanh nghiệp . Vật liệu với tư cách là tài sản lưu động, thường chiếm tỉ trọng lớn và chủ yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh, nên nó là đối tượng tất yếu của việc kiểm soát tài sản chi phí của doanh nghiệp . Quá trình vật liệu tham gia vào sản xuất kinh doanhcho tới khi rút khỏi qúa trình sản xuất kinh doanh chuẩn bị cho quá trình kinh doanh tiếp theo, có thể biểu diễn qua sơ đồ sau: Đây là sơ đồ đơn giản phản ánh trị giá vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh và tiêu hao toàn bộ vào sản phẩm , dịch vụ. Qua đó cho thấy để kiểm soát sự xuất hiện và tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của vật liệu về mặt giá trị phải có một quá trình hạch toán vật liệu hợp lý. Việc đánh giá đúng giá trị thực của vật liệu tồn, nhập, xuất là điều kiện quan trọng để xác định giá trị đích thực của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó có cơ sở xác định lợi nhuận đã đạt được. Mặt khác, vật liệu thường có nhiều chủng loại khác nhau, mỗi loại có công dụng khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ngừng sản xuất . Trong khi đó, việc nhập xuất vật liệu thường xuyên diễn ra. Do đó chỉ có hạch toán vật liệu một cách hợp lý mới đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại vật liệu. Đó là cơ sở cho việc theo dõi, kiểm soát vật liệu. 4.2.2. Đối với giá thành sản phẩm dịch vụ: Giá thành là chi phí sản xuất tính cho khối lượng hoặc đơn vị sản phẩm (công việc, lao vụ) do doanh nghiệp đã sản xuất hoàn thành. Căn cứ cơ sở để tính giá thành của sản phẩm, công việc, lao vụ đã hoàn thành là các chi phí sản xuất trong kỳ. Cùng với chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là căn cứ quan trọng để đánh giá thành sản phẩm. S d ng ngayử ụ Xu t theo ấ yêu c uầ Tiêu thụ s nả S nả ph mẩ Nh p khoậV t ậ li u ệ Tái s n xu t ả ấ Để tính toán và tập hợp chính xác chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán cần phải xác định được trị giá nguyên vật liệu sản xuất đưa vào sử dụng, đồng thời phải chú ý kiểm tra xác định số nguyên vật liệu đã lĩnh nhưng cuối kỳ chưa sử dụng hết và giá trị của phế liệu thu hồi nếu có, để loại ra khỏi chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp trong kỳ: Chi phí thực tế nguyên vật liệu trực tiếp trong kỳ = Trị giá nguyên vật liệu sản xuất đưa vào sử dụng - Trị giá phế liệu thu hồi Trong sử dụng, nguyên vật liệu các loại, với tư cách là những đối tượng lao động, sẽ được tiêu hao hoàn toàn để cấu tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm, tăng thêm chất lượng, màu sắc giá trị sử dụng, giá trị thương mại của sản phẩm hoặc phục vụ gián tiếp cho quá trình sáng tạo khối lượng sản phẩm mới đó. Bởi vậy giá trị của vật liệu đã tiêu dùng được chu chuyển một lần hoàn toàn vào giá phí của sản phẩm mới. Để cho sản xuất liên tục với mục tiêu sản lượng hàng hoá , kinh doanh, dịch vụ được hoàn thành doanh nghiệp phải đảm bảo tốt vấn đề cung ứng đối tượng lao động cho nó, mà trong đó vật liệu là một đối tượng cơ bản, vì quá trình sản xuất kinh doanhlà quá trình tiêu hao một khối lượng vật liệu và các đối tượng lao động khác để tạo ra một khối lượng vật liệu và các đối tượng lao động khác để tạo ra một khối lượng vật chất hữu ích khác cho tiêu dùng xã hội. Để tổ chức tốt các yêu cầu trên thì tổ chức quá trình hạch toán vật liệu một cách khoa học, phù hợp là căn cứ, cơ sở hạch toán tính giá thành sản phẩm, dịch vụ. 4.2.3. Đối với việc đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý: Quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là yêu cầu quan trọng vì doanh nghiệp phải cần có số lượng thông tin về: Mức tồn kho thực tế về nguyên vật liệu, chênh lệch của mỗi loại vật liệu tồn kho so với định mức dự trữ an toàn của kinh doanh và định mức tối thiểu, tối đa. Mức nguyên vật liệu nhập vào trong kỳ cho mục đích sản xuất kinh doanh. Tình hình tiêu dùng vật liệu các loại cho sản xuất và sử dụng hiệu quả số vật liệu đó. Mặt khác, nhiệm vụ của hạch toán vật liệu như đã phân tích ở phần I 3.1 cho thấy các thông tin này đều được lấy từ kết quả của quá trình hạch toán vật liệu. Do đó, tổ chức hợp lý quá trình hạch toán vật liệu sẽ có được những số liệu chính xác đáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp về vật liệu. Từ tất cả những điều đã phân tích trong phần I này, có thể nói rằng: Vật liệu là một trong những tài sản lưu động, đồng thời là một yếu tố chi phí của doanh nghiệp. Do vậy, việc tổ chức hạch toán vật liệu một cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa rất quan trọng trong việc kiểm soát tài sản chi phí , giá thành sản phẩm, dịch vụ cũng như đáp ứng có hiệu quả các nhu cầu quản lý. Với tầm quan trọng và sự cần thiết phải tổ chức quá trình hạch toán vật liệu hợp lý thì vấn đề đặt ra là tổ chức quá trình này như thế nào để phù hợp với quy mô, tính chất kinh doanh của mỗi loại hình doanh nghiệp. . cơ sở lý luận của việc tổ chức hạch toán kế toán nguyên liệu - vật liệu 1. Sự cần thiết của tổ chức hạch toán nguyên vật liệu Nguyên. hợp lý và hiệu quả. 4. Sự cần thiết phải tổ chức hợp lý quá trình hạch toán vật liệu 4.1. Nhiệm vụ của hạch toán vật liệu Để thực hiện yêu cầu quản lý