THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH ERNST YOUNG VIỆT NAM THỰC HIỆN 1.1 Mục tiêu kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính của công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam Trước khi bắt đầu thực hiện một cuộc kiểm toán, kiểm toán viên phải xác định rõ ràng mục tiêu của cuộc kiểm toán đó, bắt đầu từ những mục tiêu chung cho đến những mục tiêu cụ thể cho từng phần hành kiểm toán, kết hợp với những hiểu biết về đơn vị để quyết định mục tiêu trọng yếu và cần tập trung vào phần hành nào. Mục tiêu kiểm toán giúp kiểm toán viên xây dựng kế hoạch và chương trình kiểm toán phù hợp, từ đó xác định khối lượng công việc, thiết kế các thủ tục kiểm toán phù hợp phục vụ cho việc thực hiện kiểm toán và hoàn thành công việc trong tiến độ. Khi tiến hành kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên theo các thủ tục được thiết kế sẵn của công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam. Trong kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên, cụ thể các mục tiêu kiểm toán được xác định như sau: Mục tiêu kiểm toán chung: Khẳng định tính trung thực hợp lý của các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương và nhân viên, phù hợp với nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành, để có đủ bằng chứng kết luận về con số của các khoản mục phải trả liên quan đến tiền lương trên BCTC của đơn vị. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Bảng 1.1: Mục tiêu kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên của công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam Mục tiêu kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên Mục tiêu về tài chính (Cơ sở dẫn liệu) • Tính hiện hữu, tính trọn vẹn, tính đo lường của chi phí tiền lương. • Tính trọn vẹn, tính định giá, tính quyền và nghĩa vụ của số dư cuối kỳ phải trả lương nhân viên và các khoản trích theo lương. Mục tiêu về thực hiện (Thời gian/Chi phí/Chất lượng) • Tính toán chi phí tiền lương một cách chính xác. Mục tiêu về tuân thủ • Tuân thủ theo Luật Lao động và những văn bản luật có liên quan liên quan đến việc chi trả lương của Chính phủ Việt Nam. Trong đó, cụ thể: Tính trọn vẹn: Những khoản phải trả công nhân viên phát sinh trong kỳ đã được hạch toán đầy đủ trên sổ sách kế toán của đơn vị. Tính hiện hữu: Số dư phải trả công nhân viên, tức con số được trình bày trên BCTC là có thực, là kết quả của các nghiệp vụ thực tế đã phát sinh trong niên độ tài chính. Tính phân loại và trình bày: Việc hạch toán chi phí vào khoản phải trả công nhân viên (TK 334), và các khoản trích theo lương (TK 3382, 3383, 3384, TK BHTN) là đúng đắn, phù hợp với tính chất hạch toán của tài khoản. Tính chính xác cơ học: Việc đặt công thức tính lương (kế toán trên excel) và các khoản trích theo lương là đúng đắn, các công thức cộng tổng là đầy đủ và không bỏ sót để đảm bảo con số tổng hợp cuối cùng được tính toán chính xác. Tính định giá: Việc tính toán lương theo quy định đã đúng hay chưa, mức lương cơ bản áp dụng như thế nào, có đúng như trong hợp đồng lao động hay không (chọn mẫu để xem xét việc thực hiện này, chủ yếu được thực hiện trong thử nghiệm kiểm soát). Tính quyền và nghĩa vụ: Số dư của TK 334 và 338 thể hiện nghĩa vụ của đơn vị về chi trả tiền lương và thực hiện việc quản lý các khoản trích theo lương. Đặc biệt trong phần hành này, kiểm toán viên phải hết sức chú ý đến việc trích thuế thu nhập cá nhân Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 của nhân viên có ký hợp đồng với công ty theo văn bản pháp luật, thông tư mới nhất ban hành và được áp dụng hiện hành. Đặc biệt, phần lương còn có liên hệ đến phần thuế và các khoản phải nộp Nhà nước, cụ thể là thuế thu nhập cá nhân (TK 3335), trong phần kiểm toán này sẽ đề cập đến việc kiểm toán tính thuế thu nhập cá nhân, để thể hiện tính gắn kết của các khoản mục. Như vậy, việc xác định mục tiêu kiểm toán trong chu trình tiền lương và nhân viên, đi từ tính có thực của các nghiệp vụ, cho đến tính có thực của số dư cuối kỳ trên bảng cân đối kế toán. Kiểm toán viên phải xác định được đối với doanh nghiệp được kiểm toán, phần chi phí chiếm tỷ trọng bao nhiêu, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh như thế nào. Trả lời được những câu hỏi đó, nghĩa là kiểm toán viên có thể xác định được tính chất quan trọng của chu trình trong hoạt động của đơn vị được kiểm toán, cũng như phân bổ mức trọng yếu cho các khoản mục phải trả công nhân viên và các khoản trích theo lương trên bảng cân đối kế toán. 1.2 Đặc điểm kế toán nghiệp vụ tính lương và chi trả lương, các khoản trích theo lương ở khách thể kiểm toán của Công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam có ảnh hưởng đến kiểm toán Trong phần hành kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên, điều quan trọng đó là kiểm toán viên phải tìm hiểu được đặc điểm kế toán của đơn vị được kiểm toán để nắm bắt được rủi ro tiềm tàng cũng như rủi ro kiểm soát đối với chu trình này. Từ đó, kiểm toán viên có thể khoanh vùng và tập trung, chú ý đến những phần mà theo nhận định có thể sai phạm. Khi tiến hành xem xét cách thức vận hành của một hệ thống, mà ở đây được đề cập đến là chu trình nhân viên, kiểm toán viên phải tìm hiểu về chính sách chi phối hoạt động của hệ thống, từ chính sách của Nhà nước cho đến những quy định có tính tổ chức của doanh nghiệp bằng cách xem xét hệ thống thông tư, văn bản tính và trích lập lương được đơn vị sử dụng và tính cập nhật của các văn bản này (mức trợ cấp thất nghiệp…), ví dụ như trong thời gian gần đây, việc doanh nghiệp cũng như cá nhân phải đóng thêm bảo hiểm trợ cấp thất nghiệp cho người lao động cũng như họ phải trích thêm từ lương Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 của mình để chi trả cho loại bảo hiểm bảo vệ quyền lợi người lao động này. Từ đó, nhận định về tính cập nhật thông tin và thực hiện thông tư, như quyết định về tăng mức lương cơ bản của Nhà nước, các thông tư hướng dẫn về thuế, như thuế thu nhập doanh nghiệp và đặc biệt trong thời gian gần đây khi có những điều chỉnh về thuế thu nhập cá nhân thì vấn đề này đang hết sức được quan tâm và các cuộc kiểm toán cũng chú trọng hơn đến việc thực hiện thể hiện tính cập nhật và sự hiểu biết của doanh nghiệp đối với thông tư. Đối với những chính sách quy định ở đơn vị, kiểm toán viên phải đánh giá được tính tuân thủ luật, tính hợp lý, tính hiệu quả của quy định, liệu quy định có gây cản trở cho việc hạch toán, thực hiện các chế độ đãi ngộ dành cho nhân viên hay không. Khi đảm bảo được nền tảng hạch toán của chu trình, kiểm toán viên phải đi sâu vào soát xét tính hiệu lực của chính sách trong việc thực hiện, được thể hiện ở công tác tổ chức kế toán. Bắt đầu từ những thông tin tổng quan về người tiến hành thực hiện các công đoạn thuộc quy trình, từ đó có kết luận về tính phân công, phân nhiệm và phân cách trách nhiệm, cũng như khả năng sai sót, gian lận có thể xảy ra từ tính chất tổ chức kế toán này. Đi sâu hơn vào công tác tổ chức kế toán tiền lương và nhân viên, kiểm toán viên có thể xem xét hình thức kiểm soát hồ sơ nhân viên để chi trả lương, việc cập nhật danh sách và quản lý về cấp bậc lương, lương cơ bản để trích lập bảo hiểm, các yếu tố liên quan đến thuế thu nhập cá nhân bằng cách phỏng vấn khách hàng và cập nhật những quyết định có liên quan đến vấn đề chi trả lương từ Ban giám đốc của đơn vị để đối chiếu việc thực hiện và hiểu biết thêm về quy chế thực hiện. Đồng thời, kiểm toán viên phải đánh giá được quy mô thực hiện chu trình thông qua số lượng nhân viên của đơn vị, việc phân chia thành tổ đội, phòng ban để nhận định được tính hợp lý trong tổ chức công tác kế toán, ví dụ như quy mô nhân viên ở doanh nghiệp quá lớn nhưng doanh nghiệp không ưu tiên nhân sự kế toán thực hiện riêng phần hành này mà giao cho một nhân viên kế toán cùng lúc thực hiện nhiều phần hành. Cụ thể vào việc thực hiện công tác kế toán, tức là đi từ hệ thống TK kế toán được thiết lập sử dụng, các tiểu khoản được áp dụng có phù hợp với quy mô hay không, quy Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 trình xử lý các chứng từ kế toán của doanh nghiệp, những đặc điểm này của hệ thống sẽ góp phần giúp kiểm toán viên đánh giá được mức rủi ro, khả năng gian lận đối với việc thực hiện chu trình tiền lương và nhân viên của đơn vị. Trước hết, kiểm toán viên phải nắm bắt được chu trình luân chuyển ở trong doanh nghiệp để có thể kết hợp một cách khoa học kiểm tra những vấn đề phát sinh trong doanh nghiệp và ghi chú những điểm có khả năng xảy ra sai phạm. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Sơ đồ 1.1 Sự cấu thành và chu chuyển của tiền lương nhân viên Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Người lao động Thuế thu nhập cá nhân Doanh nghiệp thu hộ cơ quan Thuế Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Thông thường, tiền lương chỉ được ghi nhận là chi phí khi đã có lao động sống phát sinh của người lao động trong kỳ, như vậy kế toán phải ghi nhận khoản phải trả đối với những lao động sống phát sinh mà chưa được chi trả, chính vì lẽ đó, đối với phần hành này, kiểm toán viên cần đặc biệt chú ý tới việc ghi nhận phải trả để phản ánh đúng chi phí phát sinh trong kỳ, dẫn tới việc tính toán đúng đắn giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp để có được con số phản ánh trung thực tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị (lãi, lỗ). Từ đó, kiểm toán viên phải xác định được tính trung thực, hợp lý của các khoản mục tương ứng trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) cũng như các khoản trích thuế thu nhập cá nhân với những đối tượng được cơ quan Thuế quy định. Kiểm toán viên cần quan tâm đến việc thực hiện chi trả lương để đảm bảo tiêu chí của phần hành này là đúng người-đúng thời gian-đúng lượng. Nghĩa là kiểm toán viên phải xem xét các giấy tờ, thủ tục từ thông lệ quy định của công ty (ngày trả lương, mức thưởng, phương thức thanh toán,…) cho đến việc thực hiện trong thực tế thông qua các giấy tờ kế toán (bảng tính lương, bảng chi trả lương, chữ ký của những người có thẩm quyền, chữ ký ký nhận của nhân viên), ngoài ra còn cần phải chú ý đến việc xử lý các khoản giữ lương, hoặc chưa chi trả cho nhân viên trong trường hợp họ chưa kịp ký nhận. Như thế, trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, kiểm toán viên phải vạch ra được trình tự thực hiện chu trình tiền lương và nhân viên của đơn vị, thủ tục này được gọi là “walkthrough”, tức vạch ra sơ đồ, thể hiện các bước từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc chu trình. Phần này sẽ được trình bày chi tiết hơn ở trong các bước thuộc quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán BCTC dưới đây. 1.3 Quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam thực hiện 1.3.1 Chuẩn bị kiểm toán Phân công công việc Đoàn kiểm toán gồm 4 người. Danh sách được lập nên trước khi tiến hành kiểm toán để trình giám đốc kiểm toán phê duyệt. Trong đó phần hành kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên do một trợ lý kiểm toán bậc 2 (staff 2) thực hiện, việc phân Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 công được dựa trên tài liệu “Phân công công việc” (Work allocation), phần hành được đánh ký hiệu là VB-payroll, giấy tờ làm việc của kiểm toán đều được chuẩn bị bằng Tiếng Anh để phục vụ cho việc kiểm soát chất lượng hàng năm do Ernst & Young khu vực Châu Á- Thái Bình Dương tiến hành. Mọi giấy tờ được trích dẫn sau đây đều đã được dịch từ bản gốc Tiếng Anh sang Tiếng Việt, bên cạnh đó, để đảm bảo tính bí mật về thông tin cho khách hàng, tên của Công ty được kiểm toán sẽ không được công bố, thay vào đó, tên ABC sẽ được dùng đại diện cho tất cả tài liệu kiểm toán được sử dụng trong bài chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Trong đó, công ty TNHH ABC là một doanh nghiệp kinh doanh về năng lượng, trực tiếp sản xuất than và các nguồn năng lượng chất đốt khác để cung cấp trên thị trường trong và ngoài nước. Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán là một công đoạn hết sức quan trọng trong một cuộc kiểm toán. Có thể coi đây là tiền đề cho việc thực hiện kiểm toán, bởi những công việc mang tính nền tảng được thực hiện trong giai đoạn này. Chuẩn bị kiểm toán cho một cuộc kiểm toán nói chung là việc tìm hiểu hệ thống và xác lập các mức trọng yếu cho toàn bộ BCTC, còn đối với cá thể phần hành tiền lương và nhân viên, công việc cụ thể được thực hiện để đạt được mục đích tìm hiểu về: Đặc điểm về quy mô nhân sự của khách hàng Tìm hiểu quy mô nhân sự của khách hàng là bước đầu tiên để xác định tính trọng yếu của khoản mục phải trả công nhân viên trên bảng cân đối kế toán, cũng như khả năng sai phạm khi hạch toán của kế toán. Trong cuộc kiểm toán cho công ty TNHH ABC cho năm tài chính kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm 2009, kiểm toán viên đã tiến hành yêu cầu cung cấp thông tin và tài liệu thống kê từ phía phòng nhân sự để nắm được số nhân viên của công ty, bước nàu có thể giúp kiểm toán viên thực hiện thủ tục ước lượng từ một tháng lương đến cả năm và xác định mức thu nhập trung bình để xem xét về tính hợp lý của con số trong phần thủ tục phân tích sẽ được thực hiện trong giai đoạn sau. Tuy nhiên, ở giai đoạn này, tìm hiểu đặc điểm quy mô nhân sự cho phép kiểm toán viên biết được mức độ phức tạp của các nghiệp vụ liên quan, tính trọng yếu của khoản Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 mục, từ đó có những quyết định trong phân công nhiệm vụ cho thành viên thuộc đoàn kiểm toán. Công ty TNHH ABC là một công ty có lượng công nhân và nhân viên hành chính lớn, trong năm 2009 có biến đổi lớn về nhân sự (từ 251 tại tháng 1 lên đến 580 vào tháng 12) vì có hình thành thêm nhà máy mới. Bảng 1.2 Thống kê về số nhân viên trong 12 tháng trong năm 2009 của công ty TNHH ABC Tháng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Số nhân viên (người) 251 253 307 307 317 318 360 511 572 575 576 580 Tìm hiểu về tổ chức phòng ban, tổ chức sản xuất, bố trí nhân sự Sau khi tìm hiểu về quy mô nhân sự, kiểm toán viên đã có cái nhìn tổng thể về đơn vị, ngay sau đó, kiểm toán viên đã tiến hành tìm hiểu chi tiết hơn về việc tổ chức phòng ban, bố trí tổ chức sản xuất, phân chia nhân sự ứng với việc đặt mã TK để dễ dàng cho việc hạch toán. Tại công ty TNHH ABC, nhân sự gồm nhân viên quản trị cấp cao (Ban giám đốc), nhân viên hành chính (thuộc phòng tổ chức, phòng kế toán, phòng vật tư) và công nhân (thuộc bộ phận sản xuất và bộ phận kho vận). Ngoài ra công ty còn có một số nhân viên có nhiệm vụ nấu bữa trưa cho nhân viên và công nhân, chi phí này được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Bộ phận sản xuất gồm có công nhân sản xuất tại phân xưởng chính, công nhân sản xuất tại lò than cốc số 7 và 8 (được bắt đầu mở ra từ tháng 10) và công nhân tuyển than (bắt đầu được tuyển dụng từ tháng 11) . Điều này sẽ tương ứng với hạch toán đầu tài khoản chi phí của đơn vị. Kiểm toán viên dựa vào đặc điểm tìm hiểu này để đối chiếu và tạo mối liên hệ từ thực tế đến hạch toán của công ty TNHH ABC. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 [...]... trả công nhân viên và các khoản phải trích theo lương TK 62211: Hạch toán chi phí tiền lương của công nhân xưởng than cốc 7 và 8 TK 62213: Hạch toán chi phí tiền lương của công nhân tuyển than TK 627111: Hạch toán lương công nhân phân xưởng chế biến TK 642817: Hạch toán chi phí lương nhân viên hành chính Bố trí nhân sự kiểm toán thực hiện phần hành Sau khi đã tìm hiểu những đặc điểm về nhân viên trong. .. tiềm tàng và rủi ro kiểm soát, từ đó xác định được rủi ro kiểm toán kết hợp, ở đây công ty TNHH ABC tuy có quy mô nhân sự tương đối lớn nhưng cách thức kiểm soát thông qua quy trình xét duyệt và thực hiện, cũng như công ty TNHH ABC đã được kiểm toán vào năm tài chính 2008, do đó kiểm toán viên đánh giá mức rủi ro kiểm soát là thấp Mục tiêu của việc xác định rủi ro kết hợp chính là để kiểm toán viên nắm... sự 5 Tính toán bảng lương sử dụng mức lương được lưu trong hồ sơ nhân viên Bảng tính lương được chu n bị Kế toán lương 6 7 Bảng lương được phê duyệt Kế toán trưởng, Giám đốc hoạt động 8 Trả lương được thực hiện thông qua chuyển khoản Kế toán lương 9 Nghiệp vụ được ghi nhận vào hệ thống Kế toán lương Kế toán lương Những tài khoản có liên quan đến kiểm toán bảng lương • Chi phí tiền lương • Tài khoản... tiền lương của nhân viên công ty Tại công ty TNHH ABC, tiền lương theo tháng được chia làm 2 kỳ để nhân viên nhận trong tháng, kỳ một vào giữa tháng (ngày 15) và kỳ 2 vào đầu tháng sau Tiền lương được chi trả theo hình thức chi trả trực tiếp, tức bằng tiền mặt thông qua thủ quỹ của đơn vị Ở bước này, nhân viên kiểm toán cập nhật hệ thống tài khoản hạch toán và quy trình hướng dẫn hạch toán ở đơn vị Tài. .. cao, tiến hành thực hiện kiểm soát nội bộ cho toàn doanh nghiệp cũng đồng thời là tiến hành kiểm soát để xác định mức tin cậy vào hệ thống của doanh nghiệp trong việc tiến hành thực hiện chu trình tiền lương và nhân viên Những câu hỏi được thiết lập sẵn trong tài liệu hướng dẫn GAM-x của công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam, tuy nhiên khi tiến hành thủ tục kiểm soát, thông thường kiểm toán viên không sử... tờ thanh toán lương Công ty TNHH ABC là khách hàng kiểm toán năm thứ ba của công ty, trong cuộc kiểm toán gần đây, kiểm toán viên đã đánh giá hệ thống kiểm soát của ABC là có hiệu lực, vì thế trong cuộc kiểm toán cho năm tài chính 2009, kiểm toán viên quy t định tiếp tục thực hiện thử nghiệm kiểm soát Nếu có ngoại lệ khác với đánh giá ban đầu, phải tăng cương thử nghiệm cơ bản Thử nghiệm kiểm soát... tục kiểm soát và xác định rủi ro gian lận, tuy nhiên đối với từng khách hàng cụ thể, kiểm toán viên chỉ thực hiện một phần nội dung của thủ tục kiểm toán, nhấn mạnh vào tính trọng yếu và ứng dụng phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp Cụ thể về chu trình tiền lương và nhân viên, phần thủ tục kiểm soát sẽ giúp cho kiểm toán viên kết luận về tính hiệu quả trong việc thực hiện tính toán và chi trả lương. .. nghiệp vụ đơn lẻ và hoạt động kiểm soát tương ứng Điểm bắt đầu và kết thúc của chu trình tiền lương và nhân viên • Điểm bắt đầu của chu trình: Hợp đồng lao động, báo cáo về tình hình thực hiện của nhân viên, bảng theo dõi thời gian • Điểm kết thúc của chu trình: Tiền lương được trả cho người lao động, chi phí tiền lương được ghi nhận vào sổ cái Tiến hành phỏng vấn nhân viên của Công ty về hiểu biết... việc kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên nói riêng Cụ thể, khi tiến hành kiểm toán công ty TNHH ABC, kiểm toán viên đã thực hiện thủ tục này theo nội dung đã được liệt kê ở trên Thứ nhất, là về môi trường kiểm soát, cụ thể từ tính liêm khiết của bản thân nhà quản trị cho đến trách nhiệm, sự tham gia vào việc xây dựng doanh nghiệp, vào hoạt động điều hành, giám sát của doanh nghiệp Kiểm toán viên. .. nhập cá nhân từ lương và tiền công của nhân viên; và kiểm tra thông tin cũng như thủ tục từ những tài liệu bổ sung như hợp đồng, chứng từ chi trả lương, thủ tục chấm công, bảng tính toán lương, giấy tờ giảm trừ gia cảnh, tờ kê khai thuế thu nhập cá nhân đối với một số đối tượng chọn mẫu Dựa vào dòng chu chuyển chi phí tiền lương nhân viên (đã được nêu trong giai đoạn tìm hiểu đặc điểm kế toán tại doanh . THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH ERNST YOUNG VIỆT NAM THỰC HIỆN. 1.3 Quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam thực hiện 1.3.1 Chu n