Thực trạng quy trình tổ chức thực hợp đồng xuất công ty cổ phần nhựa môi trường xanh An Phát I Đặc điểm công ty cổ phần nhựa môi trường xanh An Phát ảnh hưởng đến quy trình tổ chức thực hợp đồng xuất ( theo chức quản trị) Tài Trong mười năm qua, ngành cơng nghiệp nhựa Việt Nam phát triển với tốc độ nhanh, tốc độ tăng trưởng hàng năm đạt 15-25% Có thể nói mức phát triển ấn tượng ngành cơng nghiệp cịn non trẻ Nhìn chung tình hình kinh doanh cơng ty năm gần khả quan Tuy cổ phần hóa từ năm 2006 cơng ty cổ phần nhựa môi trường xanh An Phát ngày phát triển, mở rộng Đặc biệt với xu hướng phát triển kinh tế, An Phát dự kiến niêm yết thị trường chứng khoán vào năm 2010 Để đạt điều này, năm qua ban lãnh đạo cơng ty tồn thể nhân viên ngày đêm nỗ lực thể tiềm lực phát triển cơng nghệ, người tài công ty Thể chỗ: năm gần đây, kinh tế chịu ảnh hưởng nghiêm trọng khủng hoảng kinh tế tổng lợi nhuận trước thuế công ty đạt 15 tỷ đồng chiếm 25% so với tổng vốn đầu tư Marketing Việc tham gia hội chợ triển lãm ngồi nước góp phần quan trọng uy tín thương hiệu cơng ty Đặc biệt việc có tài khoản vàng alibaba nâng cao sản lượng xuất công ty năm 2008, 2009 Trang thiết bị, máy móc, nhà xưởng Các nhà máy trang bị máy thổi, máy cắt, máy in, máy tạo đại với số lượng lớn Tại văn phịng đại diện trung bình nhân viên trang bị máy tính laptop, điện thoại bàn vật dụng khác Công ty trang bị đầy đủ máy fax, máy scan để phục vụ công việc Quy mô sản xuất công ty ngày mở rộng, nhà máy đưa vào sản xuất với diện tích: Nhà máy Diện tích nhà xưởng Mục đích sử dụng Diện tích để máy móc Diện tích kho hàng Văn phịng làm việc Diện tích để máy móc Diện tích kho hàng Văn phịng làm việc Diện tích để máy móc Diện tích kho hàng Văn phịng làm việc m2 10000 7500 1950 90.675 3708 2775 140 ( Nguồn phòng xnk cung cấp) Nhân lực Là doanh nghiệp cổ phần thành lập cấu lao động công ty tương đối trẻ Với 1000 công nhân viên, năm 2009, công ty có nguồn nhân lực mạnh mẽ Bảng 1: Cơ cấu lao động trình độ lao động công ty thời điểm cuối năm 2009: STT Bộ phận Văn phòng hà nội Nhà điều hành Nhà máy Nhà máy Nhà máy Trình độ Số Trung cấp lượng Đại học Cao đẳng phổ thông 34 82.35% 5.88% 11.76% 45 66.67% 22.22% 11.11% 425 1.18% 4.71% 94.12% 372 3.72% 5.91% 91.37% 124 6.45% 6.45% 87.1% (Nguồn: phịng hành tổng hợp) Tại văn phịng hà nội: vào ngày 31/12/2009 có 34 cơng nhân viên trình độ đại học, cao đẳng nhân viên làm phịng ban phịng hành chính, phịng kế tốn, phịng kinh doanh tổng hợp, phòng xuất nhập lãnh đạo; trình độ trung cấp phịng bảo vệ ban lễ tân Tại nhà điều hành: 45 nhân viên nhân viên làm việc phịng ban tuyển với trình độ đại học cao đẳng nhân viên bảo vệ, tiếp tân, nhà ăn trình độ trung cấp phổ thơng Bảng 2: Thông tin nhân lực nhà máy Thông tin nhân lực nhà máy Chức vụ Số lượng Nhà máy Nam Nữ Quản lý 1 Công nhân 79 55 Quản lý Công nhân 115 75 Quản lý Công nhân 73 15 Nhân viên 35 10 Độ tuổi TB Nam Nữ 27 25 19 26 28 25 27 29 26 23 25 Trình độ CĐ trở lên THCS trở lên CĐ trở lên THCS trở lên CĐ trở lên THCS trở lên Trung cấp trở lên ( Nguồn phòng XNK điều tra ) Các nhà máy : lao động trình độ trung cấp phổ thông công nhân làm việc nhà máy, lao động trình độ cao đẳng đại học nhân viên quản lý nhà máy bao gồm giám đốc nhà máy, ban kế toán, ban kiểm soát chất lượng, kỹ thuật viên Do đặc điểm nhà máy khác nên cấu lao động trình độ có phần sai khác Nhà máy có diện tích nhỏ đặc điểm nhà máy xây dựng vào hoạt động lâu năm nên trình độ lao động nhà máy tương đối thấp nhà máy khác phần lớn lao động làm việc lâu năm công ty Nhà máy vào hoạt động lại nhà máy xây dựng với dây chuyền cơng nghệ sản xuất bao bì nhựa tân tiến nên số lượng công nhân viên nhà máy trình độ tốt II Thực trạng quy trình tổ chức thực hợp đồng xuất công ty cổ phần nhựa môi trường xanh An Phát Sau hợp đồng kí kết, khách hàng chuyển tiền cho cơng ty hợp đồng coi thành cơng Sau nhận tiền đặt cọc, Sales có nhiệm vụ tạo lập hồ sơ đơn hàng cho có nhiệm vụ cung cấp đầy đủ thơng tin cho đơn hàng Trong thời gian chờ tiền chuyển về, cán xuất nhập (XNK) có nhiệm vụ tổng hợp tất thông số làm hàng Để sẵn sàng chuyển đơn hàng tiền tài khoản công ty Làm thông báo mẫu khách hàng yêu cầu, làm thông báo sản xuất (TBSX) cho đơn hàng Việc tổ chức thực hợp đồng xuất công ty thức thực từ nhận tiền đặt cọc khách hàng L/C mở Hàng hố xuất cơng ty túi nhựa hạt nhựa thuộc nhóm hàng hố khuyến khích xuất nên khồng cần xin giấy phép Và bước quy trình tổ chức thực hợp đồng xuất công ty sau: Kiểm tra xác nhận tốn Chính sách tốn cơng ty chấp nhận hình thức sau: • Hình thức tốn T/T : 30% đặt cọc, 70% toán, ttrc khách hàng nhận hàng, khách hàng toán xong nhận hàng • Hình thức tóan L/C, Cơng ty chấp nhận hình thức Thanh tốn L/C at Sight • Hình thức T/T D/P: 30% đặt cọc, 70% toán D/P, L/C at sight THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG CONTRACT EXECUTION - Checking and ordering: Lable, cylinder, and carton - Preparing and asking for approving Production Anoucement THEO DÕI ĐƠN HÀNG ORDER FOLLOW-UP - Dealing with quality and quantity of products, lable, carton, cylinder - Following up the capacity (delivery time) each day/month THƠNG BÁO ĐĨNG HÀNG GOODS PACKING ANOUNCEMENT - Checking available quantity of products before week of shipment - Finding the shipping line, selecting the best price and booking - Anoucing goods packing to Fatory and Custom Dept TÌM KIẾM NHU CẦU BUYER ACESSING - Acessing buyers through: media communication, relationships ĐÀM PHÁN NEGOTIATION Negotition with customers: - Specification of products, Price, Payment terms, Quantity, Delivery time Negotiation with Business Centre: - Price, Delivery time approval LÀM HỢP ĐỒNG CONTRACT PREPARATION LÀM CHỨNG TỪ DOCUMENT PREPARATION - Preparing Custom Contract - Preparing Packing List for Bill of lading - Preparing Maritime Insurance request (if any) - Preparing DOC required for Certificate of Origin (if any) ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN CHO CÁC CHỨNG TỪ LIÊN QUAN PREPARATION PAYMENT REQUEST FOR REALED BILLS For ex: Bill of lading, order of lable, cylinder, etc GỬI CHỨNG TỪ SEDING OUT DOCs - Noticing customer to wire out balance (Sales) - Sending DOCs (Hỗ trợ) Sơ đồ 2: Quy trình xuất cơng ty (Nguồn: phịng XNK cung cấp) Để đẩy nhanh tiến độ toán, nhân viên sales công ty thường viết email gửi cho khách hàng giục toán toán sớm việc làm mẫu nhanh tiến hành giao hàng sớm Đưa lại cho khách hàng mã swift công ty để họ kiểm tra lại xác Khi tốn T/T cơng ty thực nghiệp vụ yêu cầu nhà nhập fax “ lệnh chuyển tiền” kiểm tra số dư có ngân hàng BIDV Khi toán L/C nhân viên phịng kế tốn sales xem xét thơng tin chung L/C, gửi L/C nháp cho nhà nhập để họ check Chuẩn bị hàng xuất – hay thực hợp đồng Bước giao cho phòng hỗ trợ chứng từ làm gồm: Mr Nghĩa, Miss.Tâm, Thuỳ, Tuyến Và nên chuấn bị làm TBSX trước nhận tiền đặt cọc khách 2.1 Thu thập thông tin cần thiết từ nhà máy: Tỉ lệ pha trộn: Lấy theo phương án kinh doanh (PAKD) Tiêu chí chất lượng, từ đơn hàng có, từ yêu cầu khách hàng 2.2 Làm Thông Báo Sản Xuất (TBSX) 2.2.1 Điền đủ thông tin theo form TBSX Về cước tàu: Cần thể giá có thời điểm làm TBSX Về thời gian giao hàng: Dựa thông tin mà Ban Kế Hoạch sản xuất xác nhận Lúc làm hợp đồng ban kế hoạch sản xuất xác nhận Thông báo sản xuất hàng, nội dung đàm phán trình làm việc cán XNK với khách hàng Mọi thông số phải lơgic phù hợp xác Cán XNK cần có thơng tin sau làm TBSX: Chi tiết hộp carton Chi tiết hàng gồm có: Kích thước hàng, màu film, màu in, Cách thức đóng gói, số lượng sản xuất, kiểu dáng túi, hàng cuộn, thường hay gấp sao, hàng cuộn có lõi hay khơng có lõi, kích thước lõi, Cách đóng gói, số chiếc/ thêp, Hàng có nhám hay khơng có nhám, Số thếp hộp carton Đơn giá sản phẩm, trọng lượng túi Mẫu thông báo sản xuất đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục 3.1 2.2.2 Điền đầy đủ thông tin vào Chi tiết đơn hàng Ghi thêm đơn vị đo quy cách túi, quy định dùng chung đơn vị đo Mẫu chi tiết đơn hàng cần có đủ thông tin: tem dán cuộn, tem dán hộp, kiểu quai túi Mẫu chi tiết đơn hàng mã đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục 3.2 2.3 Làm PAKD (From PAKD) Dựa PAKD nháp làm phần đàm phán (Phải theo tỉ lệ làm mẫu hay chất lượng thống với khách hàng Trường hợp có thay đổi phải có xác nhận lãnh đạo TTKD) Mẫu PAKD mã đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục 3.3 2.4 Làm đơn đề nghị đặt tem/lô in (điền thông tin theo form) Số lượng tem đặt cộng thêm 3% dung sai Và ghi rõ ngày cần hàng phải dựa theo nguyên tắc với nhà cung cấp: …ngày làm tem, …ngày làm lô in Mẫu đặt hộp carton đơn hàng EVENPLAST 3368 - xem phụ lục 3.4 2.5 Trình duyệt TBSX lên trưởng phòng Giám đốc TTKD Bộ TBSX gồm: - Chi tiết mã hàng TBSX - PAKD cho mã hàng - PI khách hàng xác nhận (hoặc L/C gốc (tùy trường hợp lấy L/C nháp) - Các thông tin tem dán, lô in carton > để xác nhận thông tin ghi TBSX - Các thông tin khác xác nhận với khách hàng Chú ý: Với đơn L/C cần phải kiểm tra hãng tàu để xác nhận ngày giao hàng phù hợp với sản xuất điều kiện thời gian giao hàng L/C 2.6 Thông báo sản xuất: Chuyển TBSX (TBSX, Chi tiết đơn hàng, market tem, carton, ) qua fax email tới phận liên quan nhà máy gồm: Giám đốc phó giám đốc sản xuất, KCS; CC tới ban thư kí hội đồng quản trị lãnh đạo trung tâm kinh doanh Giải vấn đề phát sinh - Kiểm tra hàng xuất Sau fax thông báo sản xuất xuống cho nhà máy sản xuất, cán XNK, có nhiệm vụ phối hợp với trưởng phòngKCS nhà máy để kiểm soát, kiểm tra chất lượng Việc kiểm tra chất lượng, cán XNK có nhiệm vụ cung cấp thơng tin, bố trí thời gian xuống nhà máy trực tiếp kiểm tra hướng dẫn cán KCS kiểm tra sản phẩm Giải vấn đề vật tư: Đôn đốc tiến độ tem dán lô in Kiểm tra chất lượng số lượng: kiểm tra vài tem, xác nhận số lượng tem dán thông qua bảo vệ Đối với lô in, giải vấn đề sau nhận phản hồi từ nhà máy Kí hóa đơn đặt hàng Thơng báo với người vận chuyển chuyển tem NM Giải vấn đề phát sinh trình đưa vật tư vào sản xuất.Kiểm tra số lượng chất lượng hàng hoá Kiểm tra chất lượng hàng hoá gồm: dùng thước đo chiều dài rộng, kích thước biên túi, dùng cân định lượng đo trọng lượng túi, dùng tay, dùng máy đo độ chịu nén túi.Và kiểm tra đơn hàng hàng ngày để xem có kịp tiến độ để giao hàng hay không? Bằng cách hỏi cán KCS tiến độ làm hàng Cán KCS khơng có nhiệm vụ xác nhận thời gian làm xong hàng, Chỉ có nhiệm vụ kiểm tra tiến độ sản xuất cảnh báo đơn hàng có dấu hiệu sản xuất chậm Ảnh kiểm tra chất lượng hàng hố: Theo dõi hàng hóa sản xuất: Giải vấn đề phát sinh liên quan đến hàng hóa, theo dõi tồn kho qua báo cáo từ nhà máy nhập liệu vào Production Update phịng Làm tốn Cước tàu, Bảo Hiểm , làm đề nghị toán sau ngày kể từ tàu chạy gồm: Giấy đề nghị toán, Tờ khai ( Copy) Thơng báo sản xuất, Có chữ ký, Hóa đơn Gốc , ( trường hợp khơng có hóa đơn gốc, sử dụng hóa đơn Copy, phải bổ xung vòng ngày kể từ ngày Thanh toán cho khách hàng ) Làm toán Lơ in, Tem dán, làm đề nghị tốn sau ngày kể từ nhà cung cấp thông báo gồm: Giấy đề nghị tốn, tờ khai ( Copy), thơng báo sản xuất, Có chữ ký, hóa đơn Gốc , ( trường hợp khơng có hóa đơn gốc, sử dụng hóa đơn Copy, phải bổ xung vịng ngày kể từ ngày tốn cho nhà cung cấp), giấy đề nghị làm lô, tem ( copy), đơn đặt hàng hợp đồng với nhà cung cấp Có Packing List, cán XNK, có nhiệm vụ gửi Packing list sang cho hãng tàu thuê đề nghị họ làm Bill (Packing list đầy đủ Tên Hàng theo hợp đồng, Số lượng hàng bao gồm Net Weight Gross weight) Sau có Bill, Cần phải kiểm tra Bill xem có khơng ( gồm có, Shiper, Consignee, Tên Hàng, Số lượng hàng, Net weight Gross Weigh) • Làm Bill of Lading Gửi Packing List cho hãng tàu đề nghị làm Bill Sau làm tốn nhận B/L cần kiểm tra đủ thơng tin: Shiper, Consignee, Tên Hàng, Số lượng hàng, Net weight, Gross Weight, Ngày giao hàng ( Gửi trước tàu chạy) Mẫu Bill đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục số 3.12 • Làm bảo hiểm (Nếu Có): Cán XNK tiến hành làm bảo hiểm (Nếu có) cách gửi Form yêu cầu bảo hiểm cho đơn vị làm bảo hiểm Làm form yêu cầu bảo hiểm gửi cho đơn vị làm bảo hiểm (làm bảo hiểm trước ngày tàu chạy) Mẫu bảo hiểm đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục số 3.13 • Làm C/O Với khách hàng Eu, Nhật, Canada, cần phải C.O form A cho khách hàng, chứng từ để làm C.O gồm có: Bill, Invoice theo đơn giá tấn, packing list, tờ khai Chuyển cho Anh Thành ( Phịng XNK) Tờ khai lấy từ phía Hải Phòng ( anh Long fax lên ) tờ khai có sau phía Hải Phịng làm xong thủ tục Hải Quan, Bill lấy fax từ phía hãng tàu sau hàng lên tàu Mẫu C/O đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục số 3.14 Gửi chứng từ 6.1 Thông báo cho khách hàng việc toán Chuẩn bị Bộ chứng từ đầy đủ: B/L, Invoice, Packing List, C/O (nếu có), Bảo Hiểm (Nếu có) Thơng báo cho khách hàng lên lên tàu cách gửi ảnh đóng cont; gửi chứng từ copy qua Email Fax Và đề nghị khách hàng toán hạn 6.2 Gửi chứng từ Sau nhận đc tiền toán gửi chứng từ gốc cho khách hàng ( Với trường hợp toán T.T) Chứng từ gốc gửi nhận tiền toán khách hàng Đối với hợp đồng toán L/C D/P chuyển ngân hàng ( Kế tốn nhà Hành ) có L/C để phát hành địi tiền Chứng từ L/C phải thật xác theo yêu cầu L/C 6.3 Theo dõi công nợ Theo dõi công nợ theo Form theo dõi công nợ: Việc theo dõi công nợ quan trọng đến việc biết lượng tiền khách nợ công ty thời gian hạn Theo dõi công nợ dựa việc làm ghi chép lại khoản tiền phát sinh hàng ngày Công Ty Khách hàng Các khoản phát sinh tính sau: Các khoản đặt cọc Và khoản tiền Hàng phát sinh ngày Giải khiếu nại 7.1 Giải khiếu nại với khách hàng: Về quan điểm, giải khiếu nại với KH, cán đặt lợi ích cơng ty lên hàng đầu Và tơn trọng ý kiến khách hàng Khi khách hàng có ý kiến phàn nàn chất lượng,hay dịch vụ công ty, cán Kinh doanh cần phải hỏi rõ khách hàng ý kiến họ đưa ra, khai thác triệt để thơng tin thơng tin đó, số lượng hàng lỗi ( quan trọng) Tỏ thái độ lấy làm tiếc việc trên, cám ơn khách hàng ý kiến đóng góp quý báo Ý kiến khách hàng thơng tin để rà sốt lại quy trình kiểm tra chất lg Và cám kết với khách hàng kiểm tra lại việc trả lời vào ngày hôm sau Lưu ý, cần khẳng định với khách hàng việc chưa xảy với công ty Cách giải tiếp theo: Dựa số liệu thông tin khách hàng phản ánh, tập hợp lại, phản ánh lại với Hỗ Trọ, Trưởng phịng để tìm dõ nguyên nhân đâu, lỗi SX, cần phải có mẫu đối chứng Cán Kinh doanh cần phải thông báo lại cho khách hàng để gửi mẫu xác nhận Và lưu ý, giải mâu thuẫn, cần đứng lập trường SX Khi nhận mẫu có cách giải cụ thể 7.2 Giải khiếu nại với nhà cung cấp nc vấn đề này, dựa nguyên tắc Lưu giữ gửi hồ sơ khoản 8.1 Lưu giữ hồ sơ Mọi đơn hàng bên cạnh việc lưu trữ chứng từ gốc, Hỗ trợ Kinh doanh phải lưu vào hồ sơ gốc để thuận tiện cho việc xem xét Hồ sơ tối thiểu gồm có: - PAKD sơ - Hợp đồng với KH - Yêu Cầu làm mẫu - Tiêu chí chất lượng - Giấy báo có cho tiền đặt cọc ( L/C ), Điện chuyển tiền khách - TBSX+ Chi tiết đơn hàng+ PAKD, chi tiết khác liên quan đến việc SX - BOOKING + Thơng báo đóng hàng - Hợp đồng Hải quan - Biên đóng hàng + Phiếu cân ( lấy từ phía anh Long, Anh Chương ) - Giấy yêu cầu bảo hiểm - Tờ khai ( copy), Bill, Invoice, List, C.O, bảo hiểm ( Copy) - Giấy báo có ( Tiền toán ) - Đề nghị mua vật tư, đơn làm lô, làm tem - Một số giấy tờ khác: Market hình in, Mẫu, Inquiry - Bill thực xuất ( Có dấu hãng tàu ) để làm khoản 8.2 Thanh khoản Ngày 15 hàng tháng, phải cung cấp bill thực xuất cho Cán làm hồ sơ khoản Bill thực xuất phải có dấu hãng tàu Cung cấp giấy báo có theo yêu cầu Cán làm hồ sơ Thanh khoan cần, giải thích cho Cán Thanh khoản Mỗi slaes phải lập theo dõi lý lịch đơn hàng theo: Mẫu lý lịch theo dõi đơn hàng – xem phụ lục số 3.15 III Thực trạng hoàn thiện quy trình tổ chức thực hợp đồng xuất công ty cổ phần nhựa môi trường xanh An Phát Thực trạng thực hợp đồng công ty cổ phần nhựa môi trường xanh An Phát Thực trạng thực hợp đồng xuất công ty Trong năm từ 2007 đến công ty cổ phần nhựa môi trường xanh An Phát thu thành tựu sau: • Sản lượng xuất năm Năm Sản lượng XK (tấn) 2007 1697 2008 3307 2009 8080 tháng đầu 2010 1723 ( Nguồn phịng kế tốn) Cơng ty cổ phần Nhựa Môi trường xanh An Phát công bố kết kinh doanh năm 2009 Theo đó, doanh thu công ty thực năm 2009 đạt 384,5 tỷ đồng tăng 54,9% so với năm trước Lợi nhuận trước thuế đạt 38,4 tỷ đồng tăng 67,8% Lợi nhuận ròng mà An Phát thực năm 2009 37 tỷ đồng, vượt gần 15 tỷ đồng so với số 22,8 tỷ đồng năm trước • Trung bình số hợp đồng XK/ tháng năm: Năm Số hợp đồng XK TB/tháng 2007 - 10 2008 10 – 12 2009 15 - 20 (Nguồn phịng XNK) • Số hợp đồng thực năm: Năm Số hợp đồng XK thực 2007 86 2008 126 2009 189 (Nguồn phịng XNK) • Số hợp đồng vướng mắc năm: ST Năm T Số hợp đồng vướng mắc Về toán Về giao hàng Về chất lượng tháng 2007 2008 2009 đầu 2010 1 ( Nguồn phòng XNK cung cấp) Đồ thị 1: Biểu thị số hợp đồng gặp phải vướng mắc qua năm công ty Nhìn vào biểu đồ bảng số liệu ta thấy tỉ lệ vướng mắc cơng ty qua năm cịn cao Năm 2007 12/86 ( 13%), năm 2008 13/126 ( 10,3%), năm 2009 9/189 ( 4,7 %) Năm 2008 có nhiều vướng mắc năm 2007 số tuyệt đối số tương đối có xu hướng giảm dần theo năm Nhưng nhìn chung tỉ lệ gặp phải vướng mắc cao cần có hướng khắc phục Trong năm 2008 cụ thể vướng mắc với Nippon giken industrial co.,ltd tiền chậm, với As prime parter, Geordian ltd vấn đề tiền toán bị thiếu Về vấn đề giao hàng có gặp vướng mắc với khách Evenplast S.A.S đơn hàng 1153 2268 thời gian giao, khách Ocimex AB Ardale international ltd số lượng hàng giao thiếu Về vấn đề chất lượng có gặp phải vướng mắc với khách Publi embal mầu sản phẩm túi không yêu cầu bị bục, khách Achaika kích thước túi, với khách Evenplast S.A.S lực nén dọc túi Và năm 2009 vấn đề vướng mắc với khách hàng tổ chức thực hợp đồng xuất có giảm so với năm 2008 cụ thể sau: Về vấn đề toán vướng mắc với khách hàng MBA –Celestine 2256, LeSand, Ismail Fawaz tiền chậm Về vấn đề giao hàng có gặp phải vướng mắc với khách Evenplast S.A.S giao hàng muộn, khách Xeny đơn Hisham Việc phân tích vướng mắc trình bày kỹ phần tiếp sau Các vướng mắc gặp phải thực hợp đồng 1.2.1 Thông tin trung tâm kinh doanh ( TTKD) sản xuất Thông tin hai phận không thống đầy đủ, dẫn đến mâu thuẫn phận sản xuẩt với TTKD Do nhân viên kinh doanh có suy nghĩ sản xuất biết, họ chưa lường hết hậu Cịn phía nhà máy họ cho đương nhiên nhân viên kinh doanh phải biết Khi kiểm tra TBSX, số lỗi sau lặp lặp lại chưa khắc phục Vì lỗi nhỏ mà người phải làm lại PAKD – kiểm tra lại - xin lại chữ kí, tốn nhiều thời gian Nhà máy nhận TBSX không phản hồi lại, bắt đầu sản xuất phát thiếu sót TBSX, lơ in, Ví dụ; Đơn hàng EURO, nhà máy không kiểm tra lô in trước sản xuất, nhiên tháng sau bắt đầu sản xuất nhà máy phản ánh lô hỏng, lô khác, dẫn đến chậm tiến độ giao hàng Việc làm thông báo kinh doanh chi tiết đơn hàng bị lỗi, nhà máy tiếp nhận thông số sai, dẫn đến sản xuất sai Như đơn hàng Achaika khách yêu cầu chất liệu hàng HDPE làm thông báo sản xuất cho nhà máy thơng tin thơng báo sản xuất hàng LDPE dẫn đến tình trạng hàng khơng đạt yêu cầu khách hàng Giữa KCS KD khơng có điểm chung, chủ yếu diễn với KCS nhà máy XNK KCS đưa tiêu chí thấp hàng, “ Chất lượng tốt rồi” Trong đơn hàng xuất sang Nhật đơn Eko, chất lượng yêu cầu cao, hình in market túi có vệt mực mà máy khơng ý đến điểm Và dẫn đến hình in sai, hàng không đủ tiêu chuẩn 1.2.2 Xác nhận thời gian giao hàng Khi triển khai xác nhận thời gian giao hàng không xác nhận sản xuất, dẫn đến bị chậm tiến độ giao hàng so với hợp đồng kí Khi buộc phải thúc đẩy sản xuất nhanh hơn, sản xuất đẩy nhanh tiến độ sản xuất, báo lại với khách hàng làm uy tín cơng ty Cụ thể đơn hàng Evenplast 3356 hợp đồng ký với khách giao hàng 3/2/2010 không xác nhận nhà máy nên nhà máy không sản xuất kịp hàng dẫn đến tình trạng giao hàng kịp theo hợp đồng ký kết với khách Đơn hàng Hisham nhiều thời gian giành cho việc đóng hàng sản xuất hàng chậm so với kế hoạch dẫn đến tình trạng khơng đủ hàng cho khách theo yêu cầu ngày giao hàng Giao hàng ngày 3/3/2010 với khối lượng container 20feet ( khoảng 36tấn ) loại Star sealed bag ngày 27/02/2010 nhà máy sản xuất 12 Khi cần có biện pháp ép nhà máy đẩy nhanh tiến độ sản xuất kịp thời gian giao hàng Đơn hàng MBA –Celestine , nhà máy vấn để đóng hàng tình trạng rỗng container 1.2.3 Hồ sơ xuất Trong thực tiễn thương mại quốc tế, khơng doanh nghiệp xuất nhập nước gặp khó khăn giao dịch L/C, mà nguyên nhân chủ yếu xoay quanh vấn đề việc toán chậm trễ, khiếu kiện kéo dài, khơng tốn chí bị lừa, gây thiệt hại thời gian kinh tế doanh nghiệp Chính vậy, nhằm hạn chế đáng kể thiệt hại xảy ra, doanh nghiệp cần nắm vững hiểu rõ nguyên nhân dẫn đến sai sót giao dịch L/C Giao dịch L/C gắn với hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế cụ thể hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế sở để hình thành L/C, L/C phát hành lại hồn tồn độc lập với hợp đồng thương mại quốc tế L/C dẫn chiếu đến hợp đồng phái sinh Như vậy, doanh nghiệp xuất xuất trình chứng từ phù hợp ngân hàng phát hành có nghĩa vụ phải toán tiền cho họ doanh nghiệp nhập khiếu nại hàng hóa thực tế khơng hợp đồng, chí hàng hóa khơng giao Đây nguyên tắc giao dịch L/C mà doanh nghiệp xuất doanh nghiệp nhập cần phải hiểu rõ Bởi giao dịch L/C vào chứng từ, doanh nghiệp xuất lập chứng từ toán phù hợp yêu cầu tiên để phương thức L/C trở thành cơng cụ tốn hữu hiệu cho họ Người làm hồ sơ xuất chưa hiểu hết L/C, nhiều thời gian giải vướng mắc L/C, lịch tàu, ngày hết hạn L/C Kết thống kê phịng XNK có đến 90% sai L/C Và chứng từ tập hợp tất chứng từ chứng minh hàng hoá mua bán chủng loại hàng hoá, xuất xứ, chất lượng, tiêud chí, chứng thực khai quan để tạo điều kiện thuận lợi cho nghiệp vụ giao nhận hàng hố tốn Có đơn hàng hồ sơ sai với L/C, có lỗi ngân hàng họ bỏ qua cho mình, có trường hợp lỗi ngân hàng bỏ qua, cơng ty phải chịu phạt Ví dụ đơn hàng Publi embal 2256 L/C mơ tả hàng hóa 407 cartons of hdpe plastic bags, suất 500 hộp, phải làm giống L/C Nên Bill ghi 407 cartons Ví dụ điển hình sai dung sai Trường hợp đơn hàng Hisham L/C mô tả dung sai 10% cho dung sai số lượng cho tổng mã hàng lại làm 10% cho tổng Và mã lại lệch Trường hợp sai thời hạn xuất hàng bị sai Trong đơn hàng Eko điều kiện CIF gặp lỗi chứng từ ngày bảo hiểm chậm so với ngày tàu chạy Ngày giao tàu chạy 23/12/2009 chứng từ bảo hiểm 24/ 12/2009 1.2.4 Thanh toán Khi toán T/T: khách hàng nhận hàng nhanh cần tốn nhanh, để toán khoảng – ngày để nhận tiền Cơng ty khách hàng muốn giải phóng hàng ngay, sách cơng ty nhận tiền giải phóng hàng Do tiến độ giao hàng bị chậm khách hàng không tin tưởng vào chất lượng phục vụ Khách hàng Publi embal đơn 1233 toán theo T/T, họ cần giao hàng gấp quy trình tốn theo T/T nên hàng giải phóng chậm Khách điện chuyển tiền ngày 1.2 họ muốn tàu chạy ngày 3.2 ngày để nhận tiền nên đến ngày 4.2 hàng giải phịng Một trường hợp vướng mắc toán khác giá trị hoá đơn khơng xác với nội dung L/C đơn hàng Hisham 1.2.5 Giải khiếu nại với khách hàng Về chất lượng triển khai không tốt, sales phải cầu nối sản xuất khách hàng việc làm khơng tốt Vì thực tế đứng góc độ người bán ln ln cho khách hàng đúng, áp đặt thông tin với nhà máy, bắt nhà máy phải làm Để khắc phục vướng mắc công ty cổ phần nhựa mơi trường xanh An Phát có biện pháp khắc phục cụ thể Các biện pháp xử lý vướng mắc công ty cổ phần nhựa môi trường xanh An Phát 2.1 Thông tin trung tâm kinh doanh ( TTKD) sản xuất Chun mơn hố phịng XNK thành phịng slaes hỗ trợ Sales giữ phần lớn trách nhiệm giao dịch với khách hàng từ đầu quy trình tới cơng đoạn làm hợp đồng (Cung cấp cho bên Hỗ trợ đầy đủ thơng tin cho TBSX) Khi có đủ chứng từ, Sales thông báo với khách hàng việc tốn cho Cơng ty Khi kiểm tra TBSX, thấy số lỗi sau lặp lặp lại chưa khắc phục Vì lỗi nhỏ mà người phải làm lại PAKD – kiểm tra lại - xin lại chữ kí, tốn nhiều thời gian Để khắc phục việc công ty cổ phần nhựa mơi trường xanh An Phát có số đề nghị phận Sales làm TBSX lưu ý sau: - Hộp carton: với tất túi thường (khơng cuộn), đề nghị tính kích thước hộp carton theo cơng thức có PAKD + Với hàng làm trước đây, đề nghị liên hệ với nhà máy để lấy kích thước chuẩn - Tem: Như thống từ trước, đơn hàng cần làm tem, đề nghị xuất nhập lấy báo giá tem Nếu thiếu, đồng chí Yến khơng kiểm tra PAKD Với cách làm bạn Sales ko lo bị tính thiệt giá vật tư, có giá sát thực tế Hỗ trợ làm tốn cơng việc quy trình có trách nhiệm liên hệ với sales việc lấy thông tin kiểm tra thông tin Trong số trường hợp hỗ trợ Sales trực tiếp giao dịch với khách hàng lấy thông tin bổ sung cho TBSX Và lưu trữ thông tin chứng từ liên quan tới đơn hàng 2.2 Xác nhận thời gian giao hàng Biện pháp mà công ty sử dụng trước kí hợp đồng, xác nhận thơng tin với nhà máy Vì lực cơng ty lớn nhiều đơn hàng khác nhiều mặt hàng cần thời gian định Hiện tượng nhà máy phản ánh, gửi u cầu đóng cont muộn, chí khơng gửi, biện pháp mà công ty cổ phần nhựa môi trường xanh An Phát áp dụng để xử lý vướng mắc là: Khi gửi book biên đóng cont xuống cho anh Chương đồng thời phải gửi xuống nhà máy Biện pháp mà công ty áp dụng để hạn chế tối đa việc giao hàng chậm với khách hàng, lãnh đạo phòng đưa cách làm sau: Thời hạn giao hàng xác nhận hợp đồng = thời gian giao nhà máy xác nhận + ngày Nhưng ngày giao hàng TBSX ngày nhà máy xác nhận) 2.3 Hồ sơ xuất Trong trường hợp toán thư tín dụng chứng từ trả khơng hủy ngang việc tốn tiền hàng xuất dựa vào việc xuất trình chứng từ tốn hợp lệ với ngân hàng Bộ chứng từ toán với ngân hàng quy định chi tiết thư tín dụng với yêu cầu: tất chứng từ phải hợp lệ, chứng từ phải khơng có sai xót mặt hình thức, số lượng, xuất trình thời gian hiệu Chứng từ tốn địi hỏi phải phù hợp hình thức nội dung Cơng ty mở buổi bồi dưỡng kiến thức L/C cho hỗ trợ Phòng hỗ trợ kiểm tra chứng từ khách hàng gửi L/C hợp đồng gốc Khi chun mơn hố hỗ trợ có nhiều thời gian để quản lý đơn hàng Trước sales phải làm tất công việc từ đàm phán đến chứng từ đơn hàng Khi có hỗ trợ check, sales check, quản lý phòng check ( qua nhiều cầu ) sai sót chứng từ 2.4 Thanh tốn Biện pháp mà công ty sử dụng để khắc phục tượng toán T/T chậm sau nhận điện chuyển tiền gửi chứng từ cho khách Sau tiền nhờ bên chuyển phát nhanh chuyển chứng từ cho khách Làm rút ngắn -4 ngày Và đẩy nhanh tiến độ giao hàng Biện pháp khác mà công ty áp dụng quy định rõ cho khách hàng điều kiện tốn cơng ty bắt buộc 2.5 Giải khiếu nại với khách hàng Xác định quy trình giải khiếu nại hợp đồng ngoại thương Nghiệp vụ khiếu nại xảy có khiếu nại từ phía khách hàng Khi có khiếu nại khách hàng hàng hóa cơng ty giải theo tinh thần hợp đồng Điều khoản quy định rõ trách nhiệm liên đới đến thủ tục khiếu nại Khi phát sinh khiếu nại khách hàng vịng ngày khách hàng phải gửi mẫu để bên An Phát kiểm tra trogn vòng ngày kể từ nhận mẫu kiểm tra lỗi, vịng khơng q ngày từ xác nhận lỗi giải Công ty xử dụng biện pháp giải khiếu nại sau: gửi hàng thiếu , hay bồi thường tiền hàng thiếu, biện pháp chiết khấu, giảm giá, đổi hàng.Trong đơn hàng Lesand, khách hàng phàn nàn chất lượng hàng xuất , công ty sang tận bên nước bạn để kiểm tra hàng, xử lý khiếu nại Ngoài cơng ty cịn áp dụng biện pháp kiểm tra hàng khác như: yêu cầu bên nhập gửi ảnh,clip kiểm tra… Đánh giá việc hồn thiện quy trình tổ chức thực hợp đồng công ty cổ phần nhựa môi trường xanh An Phát 3.1 Mặt Tình hình tổ chức thực hợp đồng ảnh hưởng lớn đến doanh số kinh doanh công ty Điều khẳng định vai trò quan trọng công tác tổ chức thực hợp đồng công ty Nó khơng ảnh hưởng lớn đến doanh số kinh doanh cơng ty mà cịn ảnh hưởng đến uy tín cơng ty Kết sản xuất kinh doanh Công ty năm 2008 So sánh với tháng năm 2007 Tổng doanh thu 249,181,853,277 VNĐ tăng 127.73% so với tháng năm 2007 Lợi nhuận sau thuế đạt: 22,874,646,653 VNĐ tăng 41.60% so với tháng năm 2007 Thu nhập bình quân người lao động năm 2008 1.900.000 VNĐ tăng so với năm 2007 35.71% So sánh với kế hoạch năm 2008 Năm 2009, doanh thu công ty thực đạt 384,5 tỷ đồng tăng 54,9% so với năm trước Lợi nhuận trước thuế đạt 38,4 tỷ đồng tăng 67,8% Lợi nhuận ròng mà APG thực năm 2009 37 tỷ đồng, vượt gần 15 tỷ đồng so với số 22,8 tỷ đồng năm trước Trong thời gian công ty cổ phần nhựa môi trường xanh An Phát ngày hoàn thiện quy trình xuất nhập nói chung quy trình tổ chức thực hợp đồng xuất nói riêng Qua góp phần khơng nhỏ làm nên hợp đồng thành công Khách hàng ngày tin tưởng nâng cao uy tín cơng ty, giảm thiểu đáng kể vụ tranh chấp vướng mắc tổ chức thực hợp đồng ( theo bảng số hợp đồng vướng mắc năm ) tăng sản lượng xuất doanh thu xuất Biểu đồ 2: Bểu thị tỉ lệ số hợp đồng vướng mắc năm Nhìn vào biểu đồ ta có nhận xét cơng ty hồn thiện quy trình tổ chức thực hợp đồng xuất, giảm dần tỉ lệ vướng mắc từ 13% 4,7% 3.2 Mặt hạn chế Bên cạnh mặt việc hồn thiện quy trình tổ chức thực hợp đồng xuất công ty cổ phần nhựa mơi trường xanh An Phát cịn số điểm hạn chế như: Thời gian cho giao dịch bị gián đoạn phải giải vấn đề phát sinh, cán XNK , không hỗ trợ SX, lo lắng chất lượng Chậm q trình check thơng tin từ phía ngân hàng cho tiền LC , ảnh hưởng đến kế hoạch làm hàng TTKD nhà máy Và giải phóng hàng cho khách hàng Có tượng đến làm gần hết hàng phát thiếu tem TTKD có nhiệm vụ kiểm tra thơng tin kích thước tem; nhà máy có trách nhiệm kiểm tra tem về, so sánh với số tem theo yêu cầu TBSX TB lại cho TTKD KCS nhà máy I tính tự chưa cao, Ví dụ khách hàng Wally, khách hang đề nghị màu vàng nhạt màu làm cho khách ko dám quyết, với túi in Asian Chao, market khách hang gửi in túi, nhà máy làm lại in lệch xuống phía đáy túi Sau phản ánh nhà máy kiên ko làm sai Phải kiểm tra kỹ làm việc nhân viên XNK nhiều thời gian kiểm tra kiểm sốt, việc làm lơ việc khiến nhân viên XNK tốn nhiều thời gian Theo dõi đơn hàng, Nhân viên XNK phải theo sát, kể ngày làm lô, ngày lô về, thời gian làm, ngày giao hàng, việc làm nhiều thời gian, hay xảy bất đồng XNK Sản xuất Các cán XNK làm việc độc lập, hỗ trợ cho cán XNK ít, từ việc sản xuất làm mẫu đến việc làm toán, theo dõi tiền về.sản xuất, cơng việc XNK tốt XNK có lực lượng hỗ trợ SX, hỗ trợ toán, Hỗ trợ triển khai đơn hàng 3.3 Ngun nhân: Việc hồn thiện quy trình chưa xác định xác nguyên nhân hạn chế Và điểm hạn chế xuất phát từ nguyên nhân sau: 3.3.1 Quá trình làm TBSX hay mắc lỗi nguyên nhân - Lỗi chuẩn bị hàng xuất Thông tin XNK với khách hàng chưa thông nhất, chưa đầy đủ thông tin Áp lực thời gian giao hàng Với đơn hàng phức tạp tốn nhiều thời gian để làm Không cẩn thận việc làm TBSX, lỗi cắt dán Nhà máy nhận TBSX không phản hồi lại, bắt đầu SX phát thiếu sót TBSX, lơ in, Ví dụ; Đơn hàng EURO, đề nghị nhà máy kiểm tra lô in trước SX, nhiên tháng sau bắt đầu SX nhà máy phản ánh lô hỏng, lô khác, dẫn đến chậm tiến độ Khi kiểm tra TBSX, thấy số lỗi sau lặp lặp lại chưa khắc phục Vì lỗi nhỏ mà phải làm lại PAKD – kiểm tra lại - xin lại chữ kí, tốn nhiều thời gian Đặc biệt gặp khó khăn vấn đề tem : số lượng chất lượng Có tượng đến làm gần hết hàng phát thiếu tem 3.3.2 Công tác kiểm tra hàng xuất Việc mẫu sản phẩm xuất bị khách hàng phản ánh không theo yêu cầu khách hàng Nhà máy không tin TTKD phàn nàn mẫu, hàng TTKD dựa vào tiêu chí khách để duyệt hàng (hàng xuất cho khách hàng Alo) Khi khách hàng phàn nàn chất lượng hàng, nhà máy cho hàng đạt chất lượng Trong đơn hàng Evenplast, nhà máy không thực hợp tác để giải đơn hàng giao yêu cầu TTKD Do phát sinh tranh chấp chất lượng hàng xuất, hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng Hàng giao không thời gian giao hàng 3.3.3 Sai lệch thông tin phận Thông tin nhân viên kinh doanh với nhà máy, sales hỗ trợ chứng từ hay phận khác với hiểu sai thông tin thông tin truyền sai, hay không đầy đủ kịp thời ... trình tổ chức thực hợp đồng xuất công ty cổ phần nhựa môi trường xanh An Phát Thực trạng thực hợp đồng công ty cổ phần nhựa môi trường xanh An Phát Thực trạng thực hợp đồng xuất công ty Trong năm... thiện quy trình tổ chức thực hợp đồng công ty cổ phần nhựa môi trường xanh An Phát 3.1 Mặt Tình hình tổ chức thực hợp đồng ảnh hưởng lớn đến doanh số kinh doanh công ty Điều khẳng định vai trò quan... 22,8 tỷ đồng năm trước Trong thời gian công ty cổ phần nhựa môi trường xanh An Phát ngày hoàn thiện quy trình xuất nhập nói chung quy trình tổ chức thực hợp đồng xuất nói riêng Qua góp phần khơng