: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY 20 GIAI ĐOẠN 2008 2010 I – Định hướng phát triển của công ty Để hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn công ty cần: - Tiếp tục giữ vững hiệu quả kinh doanh của mặt hàng Quốc phòng, tăng cường tìm kiếm những bạn hàng mới, những hợp đồng kinh tế xuất khẩu tiềm năng. - Nghiên cứu tìm kiếm những nguồn nguyên phụ liệu mới, rẻ hơn nhưng vẫn đảm bảo chất lượng để phục vụ sản xuất. Chủ động hơn trong việc tìm kiếm nguyên phụ liệu để không phụ thuộc vào nguồn nguyên phụ liệu từ các bạn hàng. Giảm dần các nhà cung cấp kém hiệu quả, dành thế chủ động trong việc cung cấp nguyên phụ liệu. - Tập trung nghiên cứu thiết kế mẫu mốt thời trang, tăng cường nhiệm vụ marketing, để tìm kiếm những thị trường có tiềm năng. - Đầu tư vào thiết bị, công nghệ tiên tiến, đồng bộ, cải tiến tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý nhằm nâng cao năng suất lao động, chất lượng và hạ giá thành sản phẩm. - Tạo lòng tin, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nước. Mục tiêu trước mắt: - Củng cố thị trường truyền thống là Nhật Bản và Hàn Quốc, phát triển thị trường mới. - Chú trọng đến yếu tố con người, đáp ứng mục tiêu chiến lược của công ty. - Đầu tư có hiệu quả nhằm giảm thiểu chi phí, đầu tư có chiều sâu. - Tập trung đầu tư cho bộ phận sáng chế mẫu thời trang để công ty có đủ năng lực cạnh tranh khi tham gia hội nhập kinh tế khu vực và thế giới. Trên những căn cứ đó để có thể đánh giá được khả năng thực hiện kế hoạch của Công ty, ta sử dụng phương pháp hồi quy tuyến tính: từ xu hướng phát triển của công ty trong giai đoạn trước để dự báo cho giai đoạn này. Phương pháp cụ thể như sau: dựa vào bảng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty giai đoạn 2003 – 2007 xác định tốc độ biến động trung bình từ đó tính toán các chỉ tiêu của năm kế hoạch, cụ thể như sau: Ta xác định các chỉ tiêu kế hoạch của giai đoạn tiếp theo bằng cách lập một bảng biểu như sau ( lấy chỉ tiêu doanh thu làm ví dụ minh họa) Năm t Doanh thu ( DT) t’= t – t 0 Y = Ln ( DT) _ t’ – t’ _ (t’ – t’) y _ ( t’ – t’ ) 2 1 2 3 4 5 6 7 2003 358,590 0 12.79 -2 -25.58 4 2004 361,520 1 12.79 -1 -12.8 1 2005 446,828 2 13.01 0 0 0 2006 480,461 3 13.08 1 13.08 1 2007 505,750 4 13.13 2 26.27 4 Tổng 10 0.97 10 _ t’ = ( ) 5 3 ∑ = = 5 10 2 k = ( ) [ ] ∑ ∑ 7 6 = 10 97.0 = 0.097 r = e k - 1 = 0.102 ( r là tốc độ tăng trưởng bình quân giai đoạn 2003-2007) Dùng công thức ta tính được doanh thu của các năm tiếp theo DT t = DT t-1 ( 1+ r) Ví dụ DT 2008 = DT 2007 x ( 1+ r) = 557,337 Tương tự tính cho các chỉ tiêu khác, ta có bảng sau: Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 1. Thu nhập bình quân Triệu đ/ng/tháng 1,867,400 2,060,000 2,273,000 2. Doanh thu thuần Triệu đồng 557,337 614,185 676,832 3. Lợi nhuận thuần Triệu đồng 20,172 21,645 23,225 II – Đổi mới quy trình lập kế hoạch tại Công ty 20 Sau khi nghiên cứu quy trình lập kế hoạch tại Công ty 20, dựa trên những cơ sở lý luận chung, nhận thấy công ty cần có một số điểm đổi mới trong công tác lập kế hoạch sản xuất. - Lý do đổi mới: Việc xây dựng một hệ thống kế hoạch sản xuất hợp lý, thuận tiện là một trong những yếu tố giúp cho kế hoạch chính xác và mang tính khả thi, đồng thời đảm bảo cho cán bộ kế hoạch hoàn thành nhiệm vụ của mình, các kế hoạch thống nhất với nhau và sử dụng dễ dàng. - Nội dung của giải pháp: Hiện tại, công ty chỉ dừng lại ở việc xây dựng các kế hoạch sản xuất theo đơn hàng vì vậy các kế hoạch sản xuất thường là các kế hoạch ngắn hạn, sát với thời gian thực hiện. Để xây dựng cho mình một mô hình chuẩn về công tác lập kế hoạch sản xuất là điều gần như không thể với thời gian ngắn như vậy, chính vì vậy mà các kế hoạch có thời gian dài nhất cũng chỉ một năm, còn lại đều gắn sát với thời gian đưa vào sản xuất. Bổ sung thêm kế hoạch huy động nguyên phụ liệu, dựa trên các định mức và thông số kĩ thuật, việc tính toán này sẽ có tác động ngược trở lại các chỉ tiêu sản lượng, đưa vào những phương án để đảm bảo đầy đủ nguyên phụ liệu cần thiết, từ đó đáp ứng đúng và đủ sản lượng sản phẩm cần có. III – Giải pháp thực hiện đổi mới quy trình lập kế hoạch sản xuất tại Công ty 20 Trong giai đoạn 2003- 2007, bên cạnh những cơ hội từ có được từ bên trong và bên ngoài Công ty còn tồn tại nhiều hạn chế, khó khăn trong nội bộ công ty và thách thức từ thị trường. Để có thể hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh giai đoạn này, Công ty đã xác định một số công việc cấp bách cần thực hiện 3.1 Tổng hợp các thông tin cần thiết chuẩn bị cho quy trình lập kế hoạch Hiện tại các chỉ tiêu được cán bộ lập kế hoạch sử dụng chủ yếu là số lượng sản phẩm thông qua bảng. Tình hình kí kết hợp đồng và khả năng đáp ứng sản xuất được các xí nghiệp cung cấp. Việc nhận đơn hàng chỉ dựa trên đơn hàng mà khách hàng tìm đến công ty mà bỏ qua định hướng chiến lược phát triển mặt hàng của công ty cũng như mảng sản xuất và tiêu thụ trực tiếp. Vì vậy, về lâu dài, cùng với xu hướng phát triển chung của nền kinh tế, công ty cũng cần có những thay đổi trong sản xuất. Có thể bổ sung thêm chiến lược phát triển sản phẩm của công ty. - Lý do của giải pháp: Công ty đưa ra một vài thông số cho sự tăng trưởng mà chưa có chiến lược về sản phẩm cụ thể. Hoạt động Marketing chưa được chú ý. Chiến lược phát triển sản phẩm nói chung được coi như một khung cơ bản cho các kế hoạch tác nghiệp và là căn cứ cho kế hoạch sản xuất. - Cách thức thực hiện: Lập phòng Marketing. Nhiệm vụ chủ yếu của phòng là tìm kiếm đơn hàng mới tại những thị trường mới, kiểm tra và báo cáo sản lượng xuất nhập khẩu…Hiện tại, công ty đã có đội ngũ thiết kế mẫu mã hợp với xu hướng thời trang và được đánh giá cao. - Công việc cụ thể: Phân tích hoạt động sản xuất của công ty thông qua phân tích SWOT, từ đó đưa ra các phương án chiến lược và chọn cho công ty một chiến lược phù hợp với mục tiêu dài hạn và có hiệu quả cùng với nó đưa ra các giải pháp cụ thể để thực hiện. Đánh giá qua 4 mặt sau: + Điểm mạnh của công ty: công ty nắm trong tay những gì, những công việc nào công ty có thể thực hiện tốt nhất, ưu thế mà công ty có hơn so với các đối thủ của mình, nguồn lực nào mà công ty có thể huy động. Các ưu thế này thường được hình thành khi so sánh với đối thủ cạnh tranh. + Điểm yếu của công ty: công việc nào công ty làm kém nhất, tại sao đối thủ làm được mà công ty chưa làm được hay làm tốt hơn mình, cần phải tránh làm gì, có thể cải thiện được điều gì? + Cơ hội của công ty: Cơ hội có thể xuất phát từ sự thay đổi công nghệ và thị trường trong nước hay quốc tế, từ sự thay đổi trong chính sách của nhà nước có liên quan tới lĩnh vực hoạt động sản xuất của công ty, có thể rà soát lại các ưu thế của mình và tự đặt cho mình cầu hỏi liệu các ưu thế đó có mở ra cơ hội nào không, ngược lại, có thể loại bỏ được điểm yếu của mình hay không? + Nguy cơ đối với công ty: trong quá trình hoạt động kinh doanh, công ty đã gặp những trở ngại nào, các đối thủ cạnh tranh đang làm gì để càn trở hoạt động của mình, những đòi hỏi đặc thù về công việc, về sản phẩm hay dịch vụ có gây khó khăn cho công ty, có điểm yếu nào đang đe dọa công ty? Cụ thể hơn cần phân tích các yếu tố: + Yếu tố bên trong như: hình ảnh công ty, khả năng sử dụng các nguồn lực, kinh nghiệm đã có, hiệu quả hoạt động, năng lực hoạt động, danh tiếng thương hiệu, thị phần, nguồn tài chính, hợp đồng chính yếu… + Yếu tố bên ngoài như: khách hàng, đối thủ cạnh tranh, xu hướng thị trường, nhà cung cấp, đối tác, thay đổi xã hội, công nghệ mới, môi trường kinh tế, môi trường chính trị và pháp luật. - Điều kiện để thực hiện: + Cần có sự quan tâm của ban lãnh đạo công ty và sự nhận thức đúng đắn vai trò của chiến lược kinh doanh trong hoạt động của công ty. + Xây dựng được hệ thống thông tin phục vụ cho công tác phân tích và dự báo môi trường kinh doanh. + Nguồn tài chính đảm bảo. + Cán bộ marketing có chuyên môn. + Sự đồng bộ và phối hợp của các phòng ban trong việc tìm kiếm và chia sẻ thông tin. Chiến lược phát triển sản phẩm là một căn cứ để khách hàng nhận biết, đưa ra những nhu cầu phù hợp, giúp cho công ty có thể đáp ứng tốt hơn yêu cầu của khách hàng. 3.2 Kế hoạch nhu cầu nguyên phụ liệu: - Lý do của giải pháp: Nguyên vật liệu là những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, cung ứng vật tư đúng và đủ về lượng. chất cũng như thời gian sẽ giúp cho quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ, hiệu quả. Công ty có dây chuyền sản xuất hiện đại, nếu như việc cung ứng vật tư bị chậm trễ có thể dẫn đến tắc dây chuyền. Tuy vây, nguyên phụ liệu của công ty lại phụ thuộc vào khách hàng, chính vì vậy trước thời điểm sản xuất, công ty thường phải đốc thúc khách hàng giao nguyên phụ liệu( NPL), điều này dẫn đến sự thụ động trong cung ứng vật tư, không huy động kịp cho sản xuất hoặc không đảm bảo chất lượng. - Nội dung cụ thể: Căn cứ trên dự báo nhu cầu nguyên phụ liệu từ các đơn hàng và định mức tiêu hao nguyên phụ liệu theo thiết kế. Có thể xây dựng kế hoạch huy động nguyên phụ liệu. Dựa trên các thông số về định mức và tỷ lệ hao hụt nguyên phụ liệu có thể cho phép của từng mã hàng để xây dựng bảng định mức và tỉ lệ hao hụt như sau: Bảng số 13: Mẫu bảng Kế hoạch huy động nguyên phụ liệu Mã hàng… số lượng Tên NPL Mã NPL Đơn vị Đmức/SP Số lượng TổngĐMứ c Hao hụt Vải 1 7288 Mét 1,2 150.000 180.000 0.2 Vải 2 Katê Mét 1.25 200.000 250.000 0.25 Tổng định mức = Định mức/ sản phẩm x số lượng sản phẩm Tổng nhu cầu NPL = ( 1 + tỉ lệ hao hụt) x Tổng định mức. Từ đó tính toán tổng nhu cầu NPL để kiểm tra đốc thúc việc cung ứng NPL từ khách hàng hoặc tiến hành đặt NPL sao cho đảm bảo kịp tiến độ sản xuất. 3.3 Đẩy mạnh các hoạt động giám sát và điều hành việc thực hiện kế hoạch Mục tiêu của doanh nghiệp có đạt được hay không không chỉ phụ thuộc vào bản kế hoạch có được xây dựng hay không mà còn phụ thuộc vào công tác tổ chức triển khai. Trong những năm qua, công tác theo dõi giám sát thực hiện kế hoạch của công ty đã thực hiện nhưng chưa thường xuyên và kịp thời, chưa sâu sát với thực tế dẫn đến công ty không bám sát được quá trình thực hiện kế hoạch của đơn vị, từ đó không có những điều chỉnh kịp thời. Mặt khác, công ty điều chỉnh cũng hết sức bị động chỉ khi nào xảy ra sự cố mới tiến hành điều chỉnh. Vì vậy, công ty cần thành lập một ban kiểm soát tại xưởng, chịu trách nhiệm, theo dõi giám sát từng khâu thực hiện kế hoạch của đơn vị mình, có chế độ khen thưởng, kỷ luật trong việc thực hiện nhiệm vụ. Đồng thời cử người xuống tận xưởng cùng với ban kiểm soát theo dõi việc thực hiện kế hoạch của đơn vị sản xuất. Có như vậy, mới nhanh chóng phát hiện và nắm bắt những yếu tố phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch từ đó điều chỉnh kịp thời, để không xảy ra sự cố. Công ty cần phải hoàn thiện công tác đánh giá cụ thể như sau: + Lập một đội ngũ kiểm tra giám sát, đánh giá thực hiện kế hoạch để việc đánh giá khoa học và chính xác hơn. Đội này phải bao gồm những người có trình độ, năng lực, có kinh nghiệm và năng động. Đối với các đơn vị trực thuộc công ty, nếu không đủ điều kiện lập một đội kiểm tra như vậy thì nên giao cho một người có trình độ để có thể đảm bảo tính nhất quán trong đánh giá. + Cần tiến hành đánh giá thực hiện thường xuyên theo từng thời kỳ ngắn hạn, có thể tiến hành đánh giá theo từng quý để đảm bảo phát hiện những sai sót, những nguyên nhân làm ảnh hưởng tới thành công của kế hoạch, từ đó có những điều chỉnh thích hợp. 3.4 Tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ nâng cao trình độ của cán bộ lập kế hoạch Để có thể có được bản kế hoạch tốt, phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp và thị trường, ngoài những yêu cầu đặt ra đối với các căn cứ để xây dựng kế hoạch, yếu tố con người cũng là một yêu cầu quan trọng. Công ty cần nâng cao trình độ của đội ngũ làm kế hoạch trong công ty. Hàng năm tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ ngắn hạn để cung cấp các kỹ thuật nghiệp vụ mới và phù hợp với tình hình của công ty cho đội ngũ cán bộ này. Như vậy, bằng việc nâng cao trình độ nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ làm hoạt động kế hoạch, công ty có thể xây dựng được những bản kế hoạch khả thi, sát thực tế, tốt hơn đáp ứng được yêu cầu. Từ đó, giúp công ty phát triển đúng hướng và đạt được những mục tiêu trong ngắn hạn và dài hạn của mình. Song song với việc bồi dưỡng đào tạo các cán bộ kế hoạch Công ty cần tuyển thêm những cán bộ có 3.5 Giải pháp về thị trường Trong nền kinh tế thị trường, thị phần đóng một vai trò rất quan trọng, quyết định một phần đến thành công của các doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có thị phần lớn bao giờ cũng có cơ hội phát triển cao hơn các doanh nghiệp khác. Vậy nên mở rộng thị trường là mục tiêu của tất cả các doanh nghiệp hiện nay. Đặc biệt là công ty đang trong tiến trình cổ phần hóa. Hiện nay, hàng Quốc phòng có số lượng ổn định qua các năm thì mặt hàng kinh tế xuất khẩu cũng chiếm thị phần quan trọng trong các mặt hàng của Công ty. Vì vậy, mở rộng thị trường là giải pháp quan trọng nhằm thúc đẩy việc hoàn thành các kế hoạch đặt ra, đưa công ty phát triển hơn. Để làm được điều đó, Công ty cần phải tăng cường hoạt động xúc tiến thương mại như tham gia các hội chợ, triển lãm để khách hàng biết tới Công ty nhiều hơn…Bên cạnh đó, Công ty có thể tiến hành chào hàng trên Internet hoặc quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng như báo chí, phát thanh truyền hình…Đồng thời Công ty cần xây một website cho mình. Đây là một vấn đề cấp thiết cần giải quyết ngay bởi công nghệ thông tin ngày càng phát triển và xâm nhập vào trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, kinh tế, các hợp đồng giao dịch được ký kết qua mạng ngày càng phổ biến; hầu hết các doanh nghiệp khi tham gia vào thị trường đều xây dựng cho mình một webside riêng để cung cấp cho khách hàng và các nhà đầu tư các thông tin cần thiết về doanh nghiệp. Tập hợp một số cán bộ trẻ, năng động, có năng lực để xây dựng một bộ phần chuyên trách về vấn đề nghiên cứu, tìm kiếm thị trường mới. Như vậy, một mặt làm tăng hiệu quả của công tác xây dựng kế hoạch, một mặt giúp Công ty nắm bắt được các cơ hội từ thị trường góp phần tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tạo tiền để thâm nhập thị trường mới. Tiếp tục tạo dựng cho Công ty một thương hiệu có uy tín trên thị trường. Hiện nay, thương hiệu đang được coi là chìa khóa dẫn tới thành công của mọi doanh nghiệp. Thông thường, khách hàng chỉ chú ý tới sản phẩm khi nó đi kèm với thương hiệu nào đó. 3.6 Giải pháp thu hút và sử dụng hiệu quả vốn đầu tư Vốn đầu tư có vai trò rất quan trọng trong phát triển doanh nghiệp. Nó vừa có thể là động lực thúc đẩy sản xuất kinh doanh, vừa có thể là nguyên nhân phá vỡ các kế hoạch, chiến lược đặt ra vì vốn là một trong bốn nguồn lực chính của doanh nghiệp. Hiện nay, Công ty là một doanh nghiệp Nhà nước, nguồn vốn sử dụng trong sản xuất kinh doanh chủ yếu là thuộc sở hữu của Nhà nước. Nhưng công ty đang trong tiến trình cổ phần hóa trở thành công ty cổ phần, vốn thuộc sở hữu của Nhà nước sẽ không còn nhiều như trước. Vì vậy, Công ty cần có những biện pháp để thu hút sự chú ý của các nhà đầu tư, để làm được điều ấy Công ty cần : - Hoàn thiện việc xác định các phương án kinh doanh. Khó khăn của Công ty khi huy động vốn là thiếu các phương án kinh doanh có tính khả thi, vì vậy cần phải tìm kiếm và xây dựng nhiều phương án kinh doanh hiệu quả để có thể thu hút được các nhà đầu tư. - Đa dạng các hình thức huy động vốn, lựa chọn hình thức phù hợp với Công ty nhất. 3.7 Giải pháp thúc đầy việc phân công, phối hợp thực hiện kế hoạch giữa các bộ phần chức năng và các đơn vị trực thuộc Công tác kế hoạch hóa doanh nghiệp đòi hỏi sự tham gia không chỉ của các nhà kế hoạch mà còn là công việc của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, các phòng ban chức năng và sẽ tốt hơn nếu lôi kéo được sự tham gia của người lao động vào việc thảo luân và soạn lập cũng như tổ chức thực hiện kế hoạch. Tuy nhiên, nếu không có sự phân công các công việc cụ thể, rõ ràng thì sẽ dễ dẫn đến sự chồng chéo, hiệu quả thực hiện giảm đi gây lãng phí nguồn lực. Do đó, cần phải có sự phân công phối hợp thực hiện giữa các bộ phân chức năng và các đơn vị trực thuộc Công ty. Để việc phân công, phối hợp thực hiện kế hoạch giữa các bộ phân chức năng và các đơn vị trực thuộc Công ty đạt hiệu quả cao nhất cần phải tiến hành phân công, phân cấp rõ ràng, chi tiết đến từng bộ phận trong Công ty và các đơn vị trực thuộc Công ty. Thực hiện giải pháp này, thay vì triển khai giao kế hoạch thực hiện xuống các đơn vị trực thuộc thì nội dung của bản kế hoạch năm của các đơn vị sẽ được thể hiện trong phụ lục hợp đồng kèm theo. [...]... đạt được và những tồn tại yếu kém về công tác kế hoạch của Công ty 20 Đồng thời đưa ra giải pháp hoàn thiện công tác kế hoạch hóa tại công ty, đưa công tác kế hoạch hóa trở thành công cụ quản lý hiệu quả đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo, TS Nguyễn Tiến Dũng, các cán bộ phòng Kế hoạch tổ chức sản xuất của công ty 20 đã giúp em hoàn thành đề tài này... giám sát kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch, trong đó xây dựng kế hoạch là khâu đầu tiên quan trọng, có tính quyết định công tác kế hoạch hóa Trong những năm vừa qua, Công ty 20 đã thực hiện khá tốt, phát huy phần nào vai trò của công tác kế hoạch hóa đối với hoạt động quản lý công ty, song còn nhiều bất cập cần khắc phục Trong đề tài của mình em đã nghiên cứu, phân tích và đánh giá những kết quả đạt...KẾT LUẬN Kế hoạch là một công cụ quản lý hữu hiệu, không thể thiếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của bất cư doanh nghiệp nào Thông qua công cụ này, doanh nghiệp có thể kiểm soát và điều chỉnh các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, đồng thời hướng các hoạt động đó theo mục tiêu đã đặt ra Quy trình kế hoạch hóa gồm 4 khâu: xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm tra giám sát kế. .. giúp em hoàn thành đề tài này Danh mục tài liệu tham khảo 1 ThS Bùi Đức Tuân ( chủ biên), giáo trình kế hoạch kinh doanh, NXB Lao động xã hội 2 Nguyễn Thành Độ – Giáo trình chiến lược và kế hoạch phát triển doanh nghiệp, NXB Thống Kê 3 Các báo cáo bảng biểu từ phòng Kế hoạch tổ chức sản xuất của Công ty 20 4 Các luận văn của các anh chị khóa trên . : MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY 20 GIAI ĐOẠN 200 8 201 0 I – Định hướng phát triển của công ty Để hoạt động. kém về công tác kế hoạch của Công ty 20. Đồng thời đưa ra giải pháp hoàn thiện công tác kế hoạch hóa tại công ty, đưa công tác kế hoạch hóa trở thành công