BÁO CÁO THỰC TẬP Hạch toán Nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quản lý sử dụng Nguyên vật liệu công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Nội Giáo viên hướng dẫn : Nguyễn Hữu Đồng Sinh viên thực : Nguyễn Thị Xuân LỜI MỞ ĐẦU Trong chuyển kinh tế nước ta, để tồn phát triển doanh nghiệp phải tự chủ hoạt động sản xuất kinh doanh làm ăn có lãi Muốn thực điều đó, doanh nghiệp phải khơng ngừng đổi mới, hồn thiện máy quản lý, máy kế toán, cải tiến sở vật chất kỹ thuật, đầu tư cho việc áp dụng tiến khoa học công nghệ, đồng thời nâng cao trình độ đội ngũ cán cơng nhân viên Mục tiêu hàng đầu Doanh nghiệp đạt mức lợi nhuận tối đa với mức chi phí tối thiểu, đặc biệt doanh nghiệp sản xuất chi phí sản xuất sản phẩm ln mối quan tâm hàng đầu Tiết kiệm chi phí sản xuất ln coi chìa khố tăng trưởng phát triển Để làm điều này, thiết Doanh nghiệp sản xuất phải quan tâm đến yếu tố đầu vào chi phí ngun vật liệu yếu tố chi phí chiếm tỷ trọng lớn tồn chi phí sản xuất Nguyên vật liệu phận quan trọng hàng tồn kho, phản ánh tình hình sản xuất doanh nghiệp có tiến hành bình thường không, kế hoạch thu mua dự trữ NVL doanh nghiệp có hợp lý khơng Mặt khác biến động NVL ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm lợi nhuận doanh nghiệp, điều thể chỗ NVL đối tượng cấu thành thực thể sản phẩm tiết kiệm cho phí NVL biện pháp hữu hiệu để giảm giá thành tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Thành lập từ năm 1965, Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Nội chuyên sản xuất kinh doanh mặt hàng thuốc phục vụ cho nhu cầu chữa bệnh nhân dân Sản phẩm công ty đa dạng chủng loại mẫu mã, NVL cơng ty chiếm 65-75% giá thành, có loại tới 85% phận dự trữ quan trọng Chính đặc điểm khiến cho cơng tác quản lý phản ánh tình hình biến động NVL công ty gặp phải số khó khăn định Trong q trình hạch tốn kinh tế, cơng ty ln tìm biện pháp cải tiến, đổi cho phù hợp với tình thực tế, nhiên khơng tránh khỏi khó khăn vướng mắc địi hỏi phải tìm phương hướng biện pháp hoàn thiện Là sinh viên trường Đại học Kinh tế quốc dân, sau thời gian thực tập công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Nội, nhận thức tầm quan trọng Đại học kinh tế quốc dân Lớp Kế tốn C - K42 cơng tác hạch tốn NVL cơng tác quản lý doanh nghiệp sản xuất nói chung cơng ty nói riêng, hướng dẫn thầy giáo Nguyễn Hữu Đồng, em sâu nghiên cứu đề tài: “Hạch toán Nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quản lý sử dụng Nguyên vật liệu công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Nội” Với đề tài em muốn sâu tìm hiểu cơng tác hạch tốn NVL tìm biện pháp nhằm hồn thiện cơng tác hạch tốn kế tốn NVL cơng ty, cải tiến đổi cho phù hợp với tình hình thực tế cơng tác kế tốn NVL tình hình quản lý sử dụng NVL cơng ty Cổ phần Dược phẩm Hà Nội Ngoài lời mở đầu kết luận, chuyên đề có kết cấu sau: Phần I- Thực trạng cơng tác kế tốn NVL với việc nâng cao hiệu quản lý NVL công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Nội Phần II- Một số kiến nghị nhằm hồn thiện hạch tốn kế tốn NVL với việc nâng cao hiểu sử dụng NVL Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Nội Đại học kinh tế quốc dân Lớp Kế toán C - K42 PHẦN I THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM HÀ NỘI I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM HÀ NỘI 1.Tổ chức máy quản lý công ty cổ phần Dược Phẩm Hà Nội Bộ máy quản lý công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Nội (Sơ đồ 1) tổ chức theo cấp, Công ty đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân trực tiếp quan hệ với ngân hàng, với khách hàng chịu trách nhiệm trước Nhà nước quản lý sử dụng nguồn vốn có hiệu Bộ máy quản lý công ty tổ chức theo phương thức trực tuyến chức với mơ hình tập trung, khép kín thống từ Hội đồng quản trị tới phòng ban, phân xưởng để đáp ứng nhu cầu chuyên môn hố sản xuất, thuận tiện cho cơng tác quản lý tổ chức hạch toán kinh tế +Đại hội đồng cổ đơng Gồm tất cổ đơng có quyền biểu quyết, quan định cao cơng ty cổ phần Đại hội đồng cổ đơng có quyền Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên ban kiểm soát; Quyết định sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty; Thông qua Báo cáo tài hàng năm; Thơng qua định hướng phát triển cơng ty, định bán tài sản có giá trị lớn +Hội đồng quản trị (HĐQT) Là quan quản lý cơng ty, có tồn quyền nhân danh công ty để định vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh, phương án đầu tư vấn đề kinh doanh lớn công ty đồng thời định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị công nghệ, thông qua hợp đồng mua bán, vay, cho vay; Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Giám đốc cán quản lý quan trọng khác công ty, định mức lương lợi ích kinh tế khác cán quản lý đó; Quyết định cấu tài chính, quy chế quản lý nội cơng ty, định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phịng đại diện việc góp vốn, mua cổ phần doanh nghiệp khác Chủ tịch hội đồng quản trị HĐQT bầu số thành viên HĐQT Chủ tịch HĐQT người lập chương trình kế hoạch hoạt động Đại học kinh tế quốc dân Lớp Kế toán C - K42 HĐQT, chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ họp, triệu tập chủ toạ họp HĐQT +Giám đốc công ty Là người lãnh đạo, quản lý giám sát hoạt động chung công ty, trực tiếp điều hành sản xuất kinh doanh công ty theo kế hoạch, sách, pháp luật Nhà nước, sách Hội đồng quản trị Đại hội cổ đông đề Là người kiến nghị phương án bố trí cấu Tổ chức, quy chế quản lý nội bơ cơng ty, có quyền bổ nhiệm cách chức chức danh quản lý công ty, định lương phụ cấp người cơng ty +Phó giám đốc kỹ thuật Kiêm trưởng phòng kỹ thuật phụ trách kinh tế kỹ thuật, giám sát thực kế hoạch sản xuất, chất lượng sản phẩm, nhu cầu vật tư hàng hoá cho sản xuất Điều hành việc thực kế hoạch phục vụ cho việc sản xuất như: Tiến độ, kỹ thuật làm mặt hàng mới, kế hoạch cơng tác dược chính, kế hoạch an tồn lao động Báo cáo thường xuyên, định kỳ tiến độ sản xuất cho giám đốc +Phó giám đốc kinh doanh Là người thiết lập chiến lược kinh doanh công ty, điều chỉnh chiến lược phù hợp với chế kinh tế +Phòng kế hoạch kinh doanh Chịu điều hành trực tiếp kỹ sư kinh tế - Trưởng phịng kiêm phó giám đốc phụ trách kinh doanh Phòng kế hoạch – Kinh doanh gồm 21 cán bộ, có 16 dược sỹ đại học trung cấp ngành làm công tác chức sau: - Cung tiêu, quản lý cung ứng dụng cụ lao động nhỏ cần thiết cho sản xuất, đồng thời làm thủ tục xuất kho thành phẩm, ban hành lệnh sản xuất đến phân xưởng - Nhóm kho: Gồm 14 cán làm nhiệm vụ quản lý số lượng, chất lượng cấp phát theo định mức vật tư, định mức nguyên liệu, hoá chất đồng thời nêu ý kiến điều chỉnh bất hợp lý định mức vật tư - Nhóm Marketing: Gồm cán có nhiệm vụ khai thác nguồn hàng, mua NVL, hoá chất, phụ liệu bao bì cho sản xuất, đồng thời tìm bạn hàng để ký hợp đồng với khách hàng lớn cơng ty - Nhóm cửa hàng: Giới thiệu bán sản phẩm công ty Đại học kinh tế quốc dân Lớp Kế tốn C - K42 +Phịng tổ chức hành Phịng gồm người với cán thức Trưởng phịng Dược sỹ cao cấp, điều hành tồn cơng việc chung, phịng có kỹ sư kinh tế làm công tác tiền lương, chế độ lao động, định mức lao động chế độ sách khác gồm: theo dõi, kiểm tra, xét duyệt, lưu trữ tất khoản chi tiêu quỹ lương, đồng thời lên kế hoạch lương kế hoạch quỹ lương thực hàng tháng Giải chế độ theo qui định Nhà nước cho cán cơng nhân viên, hưu trí, sức Ngồi cịm có Người phụ trách an tồn lao động, người phụ trách mảng hành chính, nữ y sỹ làm công tác chăm lo sức khoẻ cho cán cơng nhân viên tồn cơng ty Cơng tác lễ tân, tổng đài, đánh máy, phiên dịch nữ nhân viên đảm nhận +Phịng kế tốn - tài vụ Làm nhiệm vụ trực tiếp quản lý tình hình tài cơng ty, tức hạch tốn kinh doanh sản xuất Phòng gồm cán chịu giám sát điều chỉnh Giám đốc, có chức tổ chức cơng tác tài kế tốn quản lý Tài sản, vốn công ty, cung cấp thông tin cho việc điều hành quản lý Công ty, cho quan bên ngồi Trích lập, sử dụng quỹ tiền lương, tiền thưởng…cho cơng nhân viên +Phịng kiểm nghiệm Gồm 11 cán làm công tác kiểm tra NVL phụ liệu trước đưa vào sản xuất, kiểm nghiệm bán thành phẩm, thành phẩm đảm bảo sản phẩm cuối đạt tiêu chuẩn +Phòng kỹ thuật Đây phận có vai trị quan trọng phận sản xuất Phịng gồm người cán phụ trách chung trưởng phòng phó phịng, người cịn lại trợ lý kỹ thuật phân xưởng có nhiệm vụ: Giám sát, kiểm tra liên tục mặt kỹ thuật công đoạn, nghiên cứu sản xuất thử, xin phép đăng kỹ mặt hàng +Ban điện Đại học kinh tế quốc dân Lớp Kế toán C - K42 Gồm thợ lành nghề có nhiệm vụ tổ chức tiến hành bảo dưỡng định kỳ đột xuất cho đơn vị máy, tổ chức lắp đặt đơn vị máy khác kịp thời đưa vào sản xuất +Tổ bảo vệ Gồm 18 người phụ trách công tác bảo vệ, đảm bảo an toàn cho sản xuất an ninh Trong sản xuất cơng ty có phân xưởng, sản phẩm phân xưởng sản xuất riêng biệt, khơng có mối quan hệ với - Phân xưởng thuốc viên: Là phân xưởng lớn công ty, phân xưởng chuyên sản xuất loại thuốc tân dược dạng viên nén viên nén ép vỉ, viên nang ép vỉ - Phân xưởng Mắt ống: Là phân xưởng chuyên sản xuất loại thuốc ống như: thuốc nhỏ mắt, thuốc nhỏ mũi, phi la tốp… - Phân xưởng Đông Dược: Là phân xưởng chuyên sản xuất loại Đông dược dầu cao xoa, cao bách bộ, xiro, chè hạ huyết áp… Do tính chất giới hố sản xuất nên lực lượng lao động công ty không nhiều phần lớn có trình độ đại học Tổng số lao động cơng ty 210, cơng nhân sản xuất 127 người, cán quản lý 83 người Nhìn chung cách bố trí tổ chức cơng ty tương đối gọn nhẹ Tất phận phục vụ trực tiếp cho sản xuất gắn liền biên chế phòng chức Việc gắn liền nhóm vào phịng hành nối trực tiếp mắt xích cuối dây chuyền sản xuất vào với hệ thống điều hành công ty, tạo điều kiện cho quan hệ phòng điều hành với phân xưởng khăng khít thành mối việc điều hành sản xuất xuyên suốt hơn, nhờ sản xuất tương đối ổn định, nhịp nhàng, điều hoà, thuận lợi cho việc khảo sát định mức Sau cách phân bổ cán quản lý phòng ban (Biểu số 1) Bộ máy kế tốn tổ chức cơng tác kế tốn cơng ty Cổ phần Dược phẩm Hà Nội 2.1.Bộ máy kế tốn Bộ máy kế tốn góc độ tổ chức lao động kế toán tập hợp đồng cán nhân viên kế toán để đảm bảo thức khối lượng cơng tác kế tốn phần hành với đầy đủ chức thông tin kiểm tra hoạt động Đại học kinh tế quốc dân Lớp Kế toán C - K42 đơn vị sở Các nhân viên kế toán máy kế tốn có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ phân công lao động phần hành máy Mỗi cán bộ, nhân viên quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, để từ tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc, chế ước lẫn Guồng máy kế tốn hoạt động có hiệu phân công, tạo lập mối liên hệ chặt chẽ loại lao động kế tốn theo tính chất khác khối lượng cơng tác kế tốn Bộ máy kế tốn Cơng ty (Sơ đồ 2) tổ chức theo nguyên tắc tập trung, có nhiệm vụ tổ chức thực kiểm tra việc chấp hành cơng tác kế tốn phạm vi cơng ty, giúp lãnh đạo công ty tổ chức công tác quản lý phân tích hoạt động kinh tế, hướng dẫn đạo kiểm tra phận công ty, thực đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán… Stt Nơi SL 10 11 12 P.Tổ chức- Hành P.Kế tốn P.Kế hoạch kinh doanh Kho Phòng kỹ thuật P.Nghiên cứu P.Kiểm nghiệm Ban điện Ban bảo vệ PX Mắt ống PX Viên PX Đông dược Tổng 21 14 6 11 18 28 59 25 209 Giới tính Nam Nữ 5 16 28 75 16 10 24 31 20 134 Trình độ ĐH TC Khác 13 1 61 2 25 16 19 42 22 123 Biểu số : Bảng phân bổ cán quản lý phòng ban Đại học kinh tế quốc dân Lớp Kế toán C - K42 Đại hội đồng cổ đông Hội Đồng Quản Trị Ban Giám Đốc Phịng Tổ chức – Hành Phịng Kế hoạchĐiều độ Kho xí nghiệp Quầy số 31 Láng Hạ Phịng kinh doanh tiếp thị Phòng Kỹ thuật Phòng Kiểm nghiệm Các cửa hàng Quầy số Ngọc Khánh Quầy số Ngọc Khánh Phịng Kế tốn- Tài vụ Ban điện Đội bảo vệ Các phân xưởng Cửa hàng số 37Hàng Than FX thuốc viên FX Mắt ống FX Đông Dược Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức Bộ máy quản lý Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Nội Tổ sản xuất thử Nhiệm vụ chức cán máy kế toán: + Kế tốn trưởng: Là người tổ chức, kiểm tra cơng tác kế tốn cơng ty, người giúp việc lĩnh vực chun mơn kế tốn, tài cho Giám đốc điều hành đồng thời xác định khối lượng cơng tác kế tốn nhằm thực hai chức kế tốn là: thơng tin kiểm tra hoạt động kinh doanh; Điều hành kiểm soát hoạt động máy kế toán; chịu trách nhiệm nghiệp vụ chun mơn kế tốn, tài đơn vị thay mặt nhà nước kiểm tra việc thực chế độ, thể lệ quy định nhà nước lĩnh vực kế toán lĩnh vực tài Kế tốn trưởng có quyền phổ biến chủ trương đạo thực chủ trương chun mơn; ký duyệt tài liệu kế tốn, có quyền từ chối không ký duyệt vấn đề liên quan đến tài doanh nghiệp khơng phù hợp với chế độ quy định, có quyền yêu cầu phận chức khác máy quản lý đơn vị phối hợp thực công việc chuyên mơn có liên quan tới phận chức + Phó phịng tài vụ: Chịu trách nhiệm tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm, vào chi phí tính để bút tốn ghi sổ chi tiết có liên quan Là cơng ty nhỏ nên phần kế tốn tiền lương, kế toán tiêu thụ thành phẩm kế toán giá thành đảm nhận + Kế toán tiền mặt: Theo dõi kiểm tra lại chừng từ thu chi tồn cơng ty cuối tháng lên báo cáo quỹ, vào sổ chi tiết cơng nợ + Kế tốn tiền gửi ngân hàng: Theo dõi khoản tiền gửi, tiền vay, khoản tiền phải nộp lập quản lý sổ chi tiết liên quan + Thủ quỹ: Quản lý két quỹ Công ty theo dõi thu, chi tiền mặt hàng ngày cuối ngày đối chiếu với sổ kế toán tiền mặt cho khớp với số dư chuyển toàn chứng từ nhận ngày cho kế toán tiền mặt + Kế toán nguyên vật liệu: Theo dõi trực tiếp việc nhập nguyên vật liệu từ vào theo dõi việc xuất nguyên vật liệu đưa vào sản xuất, lập thẻ kho, lập chứng từ kế tốn có liên quan đến nhập xuất nguyên vật liệu + Kế toán tài sản cố định: Theo dõi việc nhập xuất tính khấu hao hợp lý sở phân loại tài sản cố định phù hợp với tình hình sử dụng tỷ lệ khấu hao quy định 58 em, cuối tháng kế toán tiến hành nhập kho phế liệu thu hồi vào kho để quản lý riêng tiến hành định khoản sau: Nợ TK 152: chi tiết theo vật liệu Có TK 621: chi tiết theo phân xưởng Khi xuất bán phản ánh giá trị thu hồi: Nợ TK 111 Có TK 711 4.6 Về lập dự phịng giảm giá NVL Công ty nên tiến hành lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho nói chung cho NVL nói riêng Việc lập dự phịng giúp cho cơng ty có khoản để bù đắp NVL bị giảm giá Việc lập dự phòng thực sau: Số dự phòng cần lập dựa số lượng loại HTK theo kiểm kê thực tế diễn biến giá năm có kết hợp với dự báo giá diễn biến niên độ Mức dự phòng cần phải Số lượng hàng Mức chênh lệch giảm giá loại lập cho niên độ (n+1) = tồn kho loại x Cuối niên độ kế tốn có chứng chắn giá trị thực tế vật liệu tồn kho thấp giá thị trường, kế toán lập dự phịng giảm giá vật liệu: Nợ TK 632 Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trường hợp khoản dự phòng giảm giá vật liệu phải lập cuối kỳ kế tốn năm lớn khoản dự phịng giảm giá vật liệu lập cuối kỳ kế tốn năm trước số chênh lệch lớn lập thêm, kế tốn ghi: Nợ TK 632 Có TK 159 Trường hợp khoản dự phòng giảm giá vật liệu phải lập cuối kỳ kế toán năm nhỏ khoản dự phòng giảm giá vật liệu lập cuối kỳ kế tốn năm trước số chênh lệch nhỏ hồn nhập, kế tốn ghi: Nợ TK 159 Có TK 632 59 Trường hợp khoản dự phịng giảm giá vật liệu phải lập cuối kỳ kế toán năm khơng thay đổi so với khoản dự phịng giảm giá vật liệu lập cuối kỳ kế tốn năm trước khơng cần ghi sổ Ví dụ: Lập dự phòng cho NVL tồn kho cuối năm 2003 (Biểu số 26) Căn vào mức trích dự phịng cần lập cho NVL, kế toán ghi: Nợ TK 632 :150.628.270 Có TK 159: 150.628.270 BẢNG TRÍCH LẬP DỰ PHỊNG GIẢM GIÁ NVL Đơn vị tính: Đồng TT Tên vật tư Đơn Số Đơn giá Đơn giá Chênh Mức dự vị lượng ghi sổ thị lệch phịng tính trường A B C = 3-2 = 4x1 Ampixilin g 500 410.300 410.000 -300 150.000 Dexametazon g 2.511,2 23.000 22.175 -825 2.071.740 Tetraxilin g 1.000 190.400 190.000 -400 400.000 Axid Benzoic g 300 41 42 Cộng 150.628.270 Biểu số 26: Bảng trích lập dự phịng giảm giá NVL Cuối năm 2004 năm sau nữa, kế toán vào số dự phòng cần phải lập cho năm sau để có điều chỉnh mức dự phịng hạch tốn dự phịng giảm giá NVL cho phù hợp với qui định Nhà nước 4.7 Về công tác phân tích tình hình quản lý, sử dụng NVL Hiện cơng ty chưa tiến hành phân tích tình hình quản lý, sử dụng NVL Việc phân tích quan trọng công tác quản lý, sử dụng NVL công ty nên tiến hành phân tích, việc phân tích tiến hành mặt sau: 4.7.1.Phân tích tình hình cung cấp tổng khối lượng NVL tình hình cung cấp khối lượng NVL chủ yếu 60 Phương pháp phân tích phương pháp so sánh Kế toán tiến hành so sánh mức độ hoàn thành kế hoạch tiêu cung cấp tổng khối lượng NVL tiêu cung cấp loại NVL chủ yếu Cơ sở lý luận kế hoạch thu mua NVL phòng Kinh doanh lập cho tháng (quý) tình hình thực kế hoạch Cơng thức sử dụng tiêu tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp rổng khối lượng NVL(Tvt) tiêu hoàn thành kế hoạch T T vt vc = = ∑ ∑ ∑ ∑ V V ti × g ki ki × g ki V ti × g ki V ki × g × 100 % × 100 % ki k cung cấp loại NVL chủ yếu(Tvc) Trong đó: Vti: Số lượng thực tế cung cấp loại NVL Vki: Số lượng kế hoạch cung cấp loại NVL Gki: Đơn giá kế hoạch loại NVL Tvt >=100%, Tvc = 100%: Đạt yêu cầu cung cấp NVL Tvt