Đang tải... (xem toàn văn)
Bài viết nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức kế toán tại doanh nghiệp siêu nhỏ Việt Nam; giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán gắn với ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh siêu nhỏ Việt Nam trong điều kiện hội nhập.
Nghiên cứu trao đổi Tổ chức kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin TS Nguyễn Đăng Huy* Doanh nghiệp siêu nhỏ doanh nghiệp có quy mơ nhỏ bé, số lượng lao động ít, thơng thường hoạt động lĩnh vực định Tuy nhiên, bối cảnh kinh tế thị trường cạnh tranh, để tồn phát triển thân doanh nghiệp siêu nhỏ phải tự chuyển cách kinh doanh đa ngành nghề Trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế nay, kế toán xem công cụ quan trọng phục vụ quản trị hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Tuy nhiên, Việt Nam năm qua, việc ứng dụng công nghệ thơng tin tổ chức kế tốn doanh nghiệp siêu nhỏ chưa quan tâm mức Việc hoạch định ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ giai đoạn bắt đầu, cơng tác tổ chức kế tốn doanh nghiệp siêu nhỏ chủ yếu cài đặt phần mềm ứng dụng rời rạc, không liên kết, cịn nhiều bất cập, hạn chế Từ khóa: CNTT: Cơng nghệ thơng tin; TCKT: Tổ chức kế tốn Summary: Summary: Micro enterprises are small-scale businesses with a small number of ordinary workers operating in a certain field, but in a competitive market economy, in order to survive and develop If this is the case, microenterprises themselves will have to transform themselves by doing more multi-industry businesses In the context of international economic integration today, accounting is considered an important tool for business operation management in enterprises However, in Vietnam in recent years, the application of information technology in accounting organizations at micro-enterprises has not been paid enough attention The planning and application of information technology in the accounting organization in micro enterprises at the beginning stage, the organization of accounting in micro enterprises is mainly the installation of discrete application software , not linked, there are still many shortcomings and limitations Keywords: IT: Information technology; AC: Accounting organization Đ ể cơng tác kế tốn đáp ứng u cầu quản lý kinh tế cần phải thiết lập đưa vào vận hành hệ thống kế tốn doanh nghiệp (DN) thích ứng với tiến trình hội nhập, phù hợp thông lệ Quốc tế Luật Kế toán Tổ chức hệ thống kế toán theo kiểu chu trình DN khơng giải vấn đề xử lý nghiệp vụ mà quan trọng dễ dàng tổ chức đánh giá hoạt động kiểm soát nội bộ; thu thập, xử lý cung cấp hệ thống thơng tin kế tốn tài chính, kế toán quản trị thành phân hệ tảng kế tốn thủ cơng mà khơng có trợ giúp chương trình kế tốn lập trình Đồng thời, xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh ngày mở rộng DN siêu nhỏ Việt Nam thời gian qua việc ứng dụng cơng nghệ thông tin Nhận: 05/10/2019 Biên tập: 15/10/2019 Duyệt đăng:25/10/2019 vào cơng tác kế tốn tất yếu khách quan Vấn đề đặt ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức kế toán cho hợp lý, khoa học hiệu công tác quản trị DN, đồng thời đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế Nhà nước Thực trạng ứng dụng CNTT tổ chức kế toán DN siêu nhỏ Việt Nam Thực tế DN siêu nhỏ quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác kế tốn, nhận thức cần thiết ứng dụng tin học vào công tác kế toán Khi ứng dụng CNTT kế toán, DN có tổ chức xếp lại cơng tác kế tốn phù hợp với điều kiện Tuy nhiên, DN tổ chức có khác nhau, hiệu cao, thấp khác nhau, điều quan trọng đơn vị nhận thấy cần phải có cải tiến đổi tổ chức kế tốn điều kiện ứng dụng cơng phù hợp với điều kiện Các DN siêu nhỏ ứng dụng cơng nghệ thơng tin tổ chức kế tốn tiến hành máy tính đơn lẻ Kỹ sử dụng ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động kinh doanh nhân viên điều đáng lo ngại Số DN đại đa phần sử dụng phần mềm ứng dụng tin học văn phòng (MS Office) cao nhân viên nắm vững số kỹ giới hạn * Đại học Kinh doanh Cơng nghệ Hà Nội Tạp chí Kế tốn & Kiểm toán số tháng 10/2019 11 Nghiên cứu trao đổi Tổ chức luân chuyển chứng từ DN khác Những DN tổ chức phận nhập liệu vào máy riêng, độc lập với phận kế toán khai thác số liệu phần hành kế toán, tất chứng từ phát sinh phận chuyển phận máy tính nhập liệu lưu trữ chứng từ, phận khác không gắn trách nhiệm xử lý chứng từ với nhập số liệu vào máy tính Bên cạnh vấn đề khử trùng bút toán DN khác chưa có phương pháp đảm bảo khoa học có tính hệ thống, chủ yếu dựa sở loại trừ chứng từ nhập liệu có nội dung theo cách thủ cơng, hạch tốn qua tài khoản trung gian khơng với chất nghiệp vụ kế toán Việc in sổ kế toán, báo cáo, lưu trữ; việc chỉnh sửa số liệu chứng từ thường sửa chữa trực tiếp khơng lập chứng từ sửa sai Q trình hạch toán sổ kế toán theo ứng dụng phần mềm thiết kế tự động từ chi tiết đến tổng hợp, điều làm khả đối chiếu chi tiết tổng hợp Khi ứng dụng công nghệ cơng tác kế tốn, DN siêu nhỏ phần lớn kết hợp chương trình phần mềm thủ cơng Điều phụ thuộc vào chương trình phần mềm kế toán chưa đáp ứng yêu cầu cập nhật, đổi linh hoạt theo chế độ kế toán Hệ thống báo cáo kế toán quản trị phục vụ cho DN siêu nhỏ tổ chức, nhìn chung đa dạng phong phú Song vấn đề sử dụng báo cáo để phân tích định quản trị hạn chế Đồng thời, DN chưa trọng đến hệ thống báo cáo thông tin để đưa định xác Ở DN siêu nhỏ Việt Nam có kiểm tra, kiểm sốt phận kế tốn q trình tổ chức cơng tác kế tốn giám sát 12 kế toán trưởng Nhưng kiểm tra, kiểm sốt khơng thể kiểm sốt hết sai sót, DN tổ chức theo cách tách riêng phận chứng từ vào máy phận khai thác liệu kết xuất báo cáo Khơng DN tổ chức phân quyền chưa rõ ràng, kế toán viên thay đổi thực phần hành kế tốn khơng cố định, mâu thuẫn phần hành nghiệp vụ Một số DN quản lý hệ thống mật khơng chặt chẽ, tính bảo mật khơng cao, có tình trạng sửa chữa số liệu sổ kế tốn chưa có đồng ý kế tốn trưởng làm ảnh hưởng đến tính trung thực số liệu kế toán Nguyên nhân tồn Một là, hiểu biết ứng dụng cơng nghệ cơng tác kế tốn DN nhiều hạn chế, đặc biệt kiến thức tảng tổ chức kế toán cán kế tốn chưa trang bị đầy đủ có tính hệ thống Điều dẫn đến tình trạng vừa học vừa làm theo cách mày mò chủ yếu Trong trình độ hiểu biết chun mơn nghiệp vụ kế tốn người lập trình, thiết kế ứng dụng cơng nghệ lại cịn hạn chế, nên việc ứng dụng công nghệ chưa thể đáp ứng hết kỳ vọng yêu cầu nhà quản trị DN Hai là, Nhà nước có thơng tư hướng dẫn chế độ kế toán DN siêu nhỏ đơn vị cịn chưa có nhiều hiểu biết tổ chức kế tốn, DN thường lúng túng việc tìm phương án, cải tiến cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng CNTT DN Ba là, quan tâm đến việc cải tiến tổ chức quản lý kinh doanh, cải tiến cơng tác kế tốn, cơng tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, chun mơn kế tốn tin học DN siêu nhỏ chưa mức, chưa có đầu tư thỏa đáng cho cơng tác Tạp chí Kế tốn & Kiểm tốn số tháng 10/2019 Giải pháp hồn thiện tổ chức kế tốn gắn với ứng dụng CNTT DN siêu nhỏ Việt Nam điều kiện hội nhập Thứ nhất, Về tổ chức cơng tác kế tốn - Mã hóa đối tượng kế toán sở liệu Một công việc quan trọng việc ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác kế tốn xác định hệ thống đối tượng kế tốn mã hóa đối tượng cần quản lý Để mã hóa đối tượng cần quản lý, nên dựa vào tính chất đối tượng chia thành mức độ: mức độ đơn giản, mức độ phức tạp (kết hợp) có tính hệ thống sử dụng phương pháp mã hóa logic, có tính bền vững, phát triển Các thiết kế cấu trúc độ dài mã đối tượng cần thỏa mãn yêu cầu: + Đáp ứng u cầu hệ thống tự động hóa xử lý thơng tin; + Cần lựa chọn hệ thống mã hóa thích hợp với đơn vị; độ dài cấu trúc mã để dễ dàng giải tồn tốn phương án hệ thống; + Đảm bảo nguyên tắc khơng trùng lắp nhóm đối tượng đồng nhất; + Khơng đưa vào hệ thống mã hóa dấu hiệu (thuộc tính) mà chúng khơng liên quan đến tất phần tử nhóm mã; + Các thuộc tính xây dựng mã nên phân loại trước cố định; + Khi lựa chọn hệ thống mã hóa, cấu trúc độ dài mã cần tính đến khả mã hóa cho phần tử tệp - Lựa chọn áp dụng hệ thống chứng từ kế toán Căn vào hệ thống chứng từ kế tốn Bộ Tài ban hành, DN siêu nhỏ Việt Nam cần lựa chọn chứng từ kế toán cần thiết, phù hợp với đặc điểm kinh doanh DN Chứng từ kế toán Nghiên cứu trao đổi phải bao gồm nội dung chủ yếu quy định, chứng từ kế tốn thêm nội dung khác phù hợp với yêu cầu quản lý DN Đối với quy trình nhập liệu chứng từ nên hồn thiện xử lý sai sót Trên thực tế phát sai sót, kế tốn viên thường lọc chứng từ quay chứng từ sai sót thực “sửa/xóa”trực tiếp chứng từ, với cách làm sổ báo cáo kế tốn sửa chữa in khơng cịn dấu vết thơng tin ghi sai Có nhiều phương án để hoàn thiện quy định ghi bổ sung; cải chính, sử dụng tài khoản trung gian, … - Vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn Trong q trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào kế tốn, việc sử dụng tài khoản cấp I, cấp II, theo chế độ kế toán hành, DN cần phải vào yêu cầu quản trị DN, yêu cầu quản lý vật tư, tài sản, cơng nợ trình độ quản lý để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán chi tiết phù hợp cho đối tượng kế toán chi tiết Đây cơng việc quan trọng nội dung mã hóa đối tượng quản lý Việc mã hóa tài khoản kế toán áp dụng DN siêu nhỏ nên dựa vào hệ thống số hiệu tài khoản chế độ kế toán quy định thống bổ sung thêm số kết hợp chữ, để mã hóa cho tài khoản chi tiết Với phương án mã hóa đối tượng kết hợp ký hiệu tài khoản đăng ký liên thứ bậc hình bổ sung tài khoản thay đổi nội dung, bỏ bớt tài khoản khơng cần sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống - Tổ chức máy nhân kế toán Để xây dựng máy kế toán phù hợp với hình thức tổ chức cơng tác kế tốn khoa học hợp lý DN nên vào đặc điểm quy trình hoạt động DN; phạm vi địa bàn hoạt động; hiệu việc tổ chức mô hình máy kế tốn; mức độ phân cấp quản lý kinh tế nội bộ; trình độ nghiệp vụ nhân viên kế toán; trang thiết bị, phương tiện xử lý thông tin; mức độ phức tạp khối lượng nghiệp vụ kinh tế tài - Tổ chức cơng tác kiểm tra, kiểm sốt hệ thống kế tốn Trong điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin cách thức, phương pháp kiểm tra kế tốn cần có thay đổi cho phù hợp Với đặc thù ứng dụng, nghiệp vụ kinh tế phát sinh sử dụng chứng từ làm nhập liệu cho đối tượng mã hóa theo nguyên tắc “nhập liệu chi tiết nhất” “chống trùng” Vì vậy, cần thiết phải xác định rủi ro, gian lận sai sót xảy hoạt động Một ứng dụng hệ thống thường thông qua giai đoạn: nhập liệu, xử lý kết xuất Do kiểm sốt nhập liệu từ có nguồn liệu hồn tất có tầm quan trọng bậc công tác kiểm tra kế tốn Việc kiểm sốt q trình xử lý thơng tin đầu phải tích hợp với nhu cầu sử dụng thơng tin, đảm bảo an tồn liệu kết xuất thông tin nhạy cảm, số tổng kiểm soát nằm vùng giới hạn tăng cường an toàn hệ thống mạng trường hợp chuyển giao thơng tin hệ thống mạng máy tính Bên cạnh đó, hệ thống kiểm tra cơng tác kế tốn DN kiểm sốt viên sử dụng ứng dụng khác, độc lập với phần mềm kế toán đơn vị, chọn mẫu số nghiệp vụ có tính chất trọng yếu nhằm mơ phỏng, đánh giá lại ứng dụng hệ thống thông qua việc đối chiếu số liệu sau có kết thực Với quy mơ DN lớn, kiểm sốt viên xây dựng hệ thống trung tâm chi phí dự tốn chi phí dựa báo cáo năm trước báo cáo kế tốn quản trị, từ dễ dàng phát khả sai sót nghiệp vụ báo cáo đầu quy trình nhập liệu thơng qua cơng cụ xử lý Thứ hai, Lựa chọn ứng dụng phần mềm kế toán cho DN siêu nhỏ Việt Nam Khi ứng dụng công nghệ thơng tin tổ chức kế tốn tất phần hành kế toán thực hiện, DN nên tổ chức tiến hành khảo sát, thỏa hiệp với nhà cung cấp phần mềm tổ chức ứng dụng CNTT công tác kế toán Xác định nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống, phân tích quy mơ, đặc điểm sản xuất kinh doanh DN Yêu cầu phần mềm phải phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh tổ chức máy, yêu cầu công nghệ, môdun nghiệp vụ Cần xác định phân hệ phải có ngay, mơdun nghiệp vụ cần tương lai mơdun có tốt với mục tiêu đạt hiệu cao việc cung cấp thơng tin hữu ích cho nhà quản lý, nâng cao hiệu kinh doanh DN siêu nhỏ Việt Nam Kết luận: Tổ chức kế toán điều kiện ứng dụng CNTT DN siêu nhỏ Việt Nam, phải gắn liền với đặc thù DN, nghệ thuật ứng dụng đảm bảo tính linh hoạt, hiệu đồng nhằm đạt tới mục tiêu chung tăng cường hiệu sản xuất kinh doanh, cung cấp thơng tin hữu ích cho nhà quản trị DN xác, kịp thời đáp ứng tiến trình hội nhập kinh tế khu vực thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0. Tài liệu tham khảo - Thơng tư 132/2018/TT-BTC - Giáo trình Tổ chức cơng tác Kế tốn Trường ĐHKDCN Hà Nội - Đề tài NCKH cấp Bộ, năm 2019 Tạp chí Kế toán & Kiểm toán số tháng 10/2019 13 ... thơng qua công cụ xử lý Thứ hai, Lựa chọn ứng dụng phần mềm kế toán cho DN siêu nhỏ Việt Nam Khi ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức kế tốn tất phần hành kế tốn thực hiện, DN nên tổ chức tiến... chức kế toán gắn với ứng dụng CNTT DN siêu nhỏ Việt Nam điều kiện hội nhập Thứ nhất, Về tổ chức cơng tác kế tốn - Mã hóa đối tượng kế tốn sở liệu Một công việc quan trọng việc ứng dụng công nghệ. .. lý, nâng cao hiệu kinh doanh DN siêu nhỏ Việt Nam Kết luận: Tổ chức kế toán điều kiện ứng dụng CNTT DN siêu nhỏ Việt Nam, phải gắn liền với đặc thù DN, nghệ thuật ứng dụng đảm bảo tính linh hoạt,