I MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trung tâm Giáo dục thường xuyên tỉnh Thanh Hóa thành lập ngày 06 tháng năm 2003 Quyết định số 1847/QĐ-CT Chủ tịch UBND tỉnh dựa sở sáp nhập đơn vị: Trung tâm Bồi dưỡng Cán Quản lý; Trung tâm Giáo dục thường xuyên (Đại học Hồng Đức) Trung tâm bồi dưỡng Giáo dục Thanh Hóa (thuộc Sở Giáo dục Đào tạo Thanh Hóa) Tại Quyết định số 01/QĐ-BGD&ĐT ngày 02/01/2007 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo quy định chức nhiệm vụ Trung tâm Giáo dục thường xuyên cấp tỉnh (thành phố trực thuộc Trung ương), số nhiệm vụ có nhiệm vụ quan trọng liên kết với trường Đại học, Học viện để mở lớp liên kết đào tạo lĩnh vực, ngành nghề khác nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cho tỉnh Xét góc độ liên kết đào tạo, xem Trung tâm Giáo dục thường xuyên tỉnh sở liên kết đào tạo đa ngành - đa hệ với nhiều loại hình, phương thức đào tạo khác Từ thành lập nay, Trung tâm Giáo dục thường xuyên tỉnh liên kết đào tạo với 20 trường Đại học, Học viện nước nhiều lĩnh vực ngành nghề khác nhau, với gần 100 lớp hình thức đào tạo vừa làm vừa học, từ xa… góp phần tích cực việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực tỉnh, phù hợp với xu hội nhập đổi Tuy nhiên, để công tác liên kết đào tạo Trung tâm ngày hiệu việc phát hành, tiếp nhận lưu giữ hồ sơ tuyển sinh phải tiếp tục đổi cải tiến Đây khâu vô quan trọng, khơng ảnh hưởng trực tiếp tới kết cơng tác tuyển sinh mở lớp mà cịn đảm bảo tính hợp pháp hoạt động liên kết đào tạo đơn vị Hiện nay, việc phát hành, tiếp nhận lưu giữ hồ sơ tuyển sinh Trung tâm số cán giáo viên đảm nhiệm, khơng có người chun sâu lĩnh vực này, hầu hết làm theo kinh nghiệm thân nên hiệu cơng việc chưa cao Vì vậy, để việc phát hành, tiếp nhận lưu giữ hồ sơ tuyển sinh ngày đổi hiệu chọn đề tài sáng kiến kinh nghiệm “Một số kinh nghiệm việc phát hành, tiếp nhận lưu giữ hồ sơ tuyển sinh Trung tâm Giáo dục thường xun tỉnh Thanh Hóa” Mục đích nghiên cứu Đổi việc phát hành, tiếp nhận lưu giữ hồ sơ tuyển sinh nhằm nâng cao hiệu công tác tuyển sinh liên kết đào tạo Trung tâm GDTX tỉnh Thanh Hoá Đối tượng nghiên cứu Việc phát hành, tiếp nhận lưu giữ hồ sơ tuyển sinh Trung tâm GDTX tỉnh Thanh Hoá Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu lý luận: nghiên cứu tài liệu, phân tích tài liệu, thống kê, tổng hợp số liệu, văn … Phương pháp nghiên cứu thực tiễn: tổng kết kinh nghiệm II NỘI DUNG Cơ sở lý luận thực tiễn 1.1.Cơ sở lý luận Quyết định số 01/QĐ-BGD&ĐT ngày 02/01/2007 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo việc ban hành Quy chế hoạt động Trung tâm Giáo dục thường xuyên cấp tỉnh, có nhiệm vụ liên kết đào tạo trình độ cao đẳng, đại học nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhằm đáp ứng ngày tốt công xây dựng, bảo vệ Tổ quốc nhu cầu học tập nhân dân Ngày 06 tháng năm 2003, Quyết định số 1847/QĐ-CT chủ tich UBND tỉnh Thanh Hóa việc thành lập Trung tâm GDTX tỉnh, giao nhiệm vụ liên kết đào tạo phát triển nguồn nhân lực nhằm đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày cao nghiệp cơng nghiệp hóa - đại hóa q hương đất nước Quyết định số 42/2008/QĐ-BGD&ĐT Bộ Giáo dục đào tạo ban hành ngày 28 tháng 07 năm 2008, quy định Điều 10 bảo quản lưu giữ hồ sơ liên kết đào tạo 1.2.Cơ sở thực tiễn Sau gần 13 năm tổ chức thực nhiệm vụ liên kết đào tạo, Trung tâm GDTX tỉnh Thanh Hóa liên kết với 20 trường Đại học, Học viện, với gần 100 lớp liên kết đào tạo cao đẳng, đại học, với 10.000 học viên nhiều lĩnh vực ngành, nghề khác theo hoc Trung tâm Mỗi năm học, phịng tuyển sinh Trung tâm đón tiếp tư vấn khoảng 2.000 lượt người tiếp nhận khoảng 1.300 hồ sơ thuộc 10 ngành học nhiều lĩnh vực Kinh tế - xã hội, Sư phạm, Kỹ thuật khác Song song với việc thu nhận việc phân loại, lưu giữ hồ sơ cho hợp lý, khoa học người không thuộc phận chuyên trách lưu giữ hồ sơ tìm dễ dàng Tuy nhiên, việc phát hành, tiếp nhận lưu giữ hồ sơ tuyển sinh trung tâm lại số cán giáo viên đảm nhiệm, khơng có người chun sâu lĩnh vực này, hầu hết làm theo kinh nghiệm thân, chưa có tài liệu hướng dẫn cụ thể công việc nên hiệu chưa cao Thực trạng việc phát hành, tiếp nhận lưu giữ hồ sơ tuyển sinh Tại Trung tâm Giáo dục thường xuyên tỉnh Thanh Hóa Do yêu cầu phát triển kinh tế - văn hóa xã hội địa phương tỉnh cần có đội ngũ cán người lao động có trình độ, tay nghề cao nhằm đáp ứng nhu cầu, nguồn nhân lực cho khu kinh tế Nghi Sơn, quần thể du lịch, nghỉ dưỡng tập đoàn FLC GROUP quan, doanh nghiệp tỉnh nói riêng, đáp ứng nhu cầu xu hội nhập kinh tế quốc tế nói chung phần làm cho số lượng học viên tham gia hệ liên kết đào tạo tăng lên đáng kể Từ lượng hồ sơ phát hành, tiếp nhận lưu giữ Trung tâm ngày nhiều 2.1.Thực trạng việc phát hành hồ sơ: Khi học viên có nhu cầu học tập phịng hồ sơ tuyển sinh đề xuất với lãnh đạo phòng Quản lý - Đào tạo mua hồ sơ từ trường Đại học, Học viện phép đào tạo, có chuyên ngành đào tạo theo nhu cầu người học để cung cấp cho học viên Mỗi học viên phát hành 01 hồ sơ gồm 02 túi (01 gửi đơn vị chủ trì liên kết đào tạo, 01 lưu Trung tâm) Bộ phận hồ sơ tuyển sinh có nhiệm vụ tư vấn cung cấp thông tin cần thiết cho học viên như: tiêu chí ngành học, đơn vị chủ trì liên kết, thời gian đào tạo, thời gian mở lớp, mức học phí… để người học lựa chọn ngành học, loại hình học tập cho phù hợp với công việc thân Khi phát hành hồ sơ khơng mẫu đơn vị chủ trì liên kết đào tạo học viên phải làm lại hồ sơ, gây ảnh hưởng tới tâm lý chán nản người học Có số cán bổ sung tới phòng tuyển sinh, chưa nắm bắt kịp thơng tin cần thiết nêu nên cịn tồn việc tư vấn cho người học chưa cặn kẽ đảm bảo tính xác cao Thực tế người học đến Trung tâm muốn học nhiều ngành nghề khác nhau, kể ngành nghề khơng có thông báo tuyển sinh năm học Tuy nhiên việc cập nhật thông tin đăng ký học tập người học đơi cịn xảy tình trạng người trực hồ sơ không kịp lưu lại thông tin Đây cơng việc quan trọng phịng hồ sơ thơng tin đăng ký lại hạt giống để nảy mầm lớp 2.2 Thực trạng việc tiếp nhận hồ sơ: Khi tiếp nhận hồ sơ dự thi tuyển sinh học viên yêu cầu phải đảm bảo tính xác, tính pháp lý dự thi Nếu chưa đủ giấy tờ cần thiết, đặc biệt thiếu tốt nghiệp mà cho dự thi tuyển sinh vi phạm pháp luật Người học đến nộp hồ sơ tuyển sinh cần phải nộp đầy đủ giấy tờ cần thiết như: Bản tốt nghiệp THPT TCCN + giấy khai sinh có cơng chứng, ảnh, giấy tờ ưu tiên… thực tế nộp hồ sơ, vội sơ suất nên có số trường hợp học viên chưa nộp đầy đủ giấy tờ theo quy định Hàng năm, số lượng hồ sơ nộp Trung tâm tương đối nhiều nhiều ngành, nghề khác nhau, làm việc không cẩn thận, không khoa học, không tâm huyết với công việc nghiệp vụ khơng vững vàng việc nhầm lẫn, để hồ sơ nhầm lớp mát hồ sơ khơng thể tránh khỏi, chí cịn thu nhận hồ sơ không hợp pháp 2.3.Thực trạng việc lưu giữ hồ sơ: Có nhiều người quan niệm hồ sơ lưu Trung tâm không cần thiết đơn vị chủ trì liên kết đào tạo lưu Đây quan niệm chưa việc lưu giữ hồ sơ tuyển sinh liên kết đào tạo, việc cần phải nhìn nhận lại cho Mục đích việc quản lý hồ sơ tuyển sinh phối hợp chặt chẽ với đơn vị chủ trì liên kết đào tạo để quản lý tốt hơn, đồng thời cịn phục vụ tốt cho cơng việc tra, kiểm tra có vụ việc xảy Nói đến việc lưu giữ hồ sơ người ta thường nghĩ đến cơng việc phận văn thư Đây phần việc chuyên ngành văn thư lưu trữ Nếu phận chuyên trách văn thư chủ yếu lưu trữ công văn đi, đến giấy tờ cơng vụ liên quan khác phịng hồ sơ tuyển sinh lại lưu giữ thông báo tuyển sinh để nghiên cứu, tư vấn cho đối tượng phù hợp với nhu cầu học viên lưu giữ hồ sơ dự thi tuyển sinh lớp học, học học Trung tâm Trung bình năm, Trung tâm phát hành khoảng 2.000 hồ sơ tiếp nhận khoảng 1.300 hồ sơ Nếu tính từ thành lập tới thời điểm thu nhận khoảng 10.000 hồ sơ Đến thời điểm nay, năm học 2015 – 2016, Trung tâm có 27 lớp học với 2.550 học viên Số liệu cụ thể thể bảng thống kê sau đây: TT CHUYÊN NGÀNH ĐƠN VỊ ĐÀO TẠO SỐ HỌC VIÊN ĐH QL Kinh tế K45 ĐHKT Q Dân 50 ĐHSP M non K54 D1 ĐH Vinh 120 ĐHSP M non K54 D2 ĐH Vinh 118 ĐHSP M non K54 D3 ĐH Vinh 133 ĐHSP M non K55 D1 ĐH Vinh 132 ĐHSP M non K55 D2 ĐH Vinh 141 ĐHSP M non K56 D1 ĐH Vinh 126 ĐHSP M non K56 D2 ĐH Vinh 120 ĐHSP M non K56 D3 ĐH Vinh 118 10 ĐH QL Đất đai K56 ĐH Vinh 83 11 ĐH QL Đất đai ĐHTN&MTHN 72 12 ĐH Hành K13 HV Hành 130 13 ĐH Hành K14 HV Hành 91 14 ĐH QL Kinh tế K56 ĐH Vinh 72 15 ĐH Công tác XH ĐH LĐ xã hội 66 16 ĐH Luật K54 ĐH Vinh 125 17 ĐH Luật K11 Viện ĐH Mở HN 107 18 ĐHQTKD K17 Viện ĐH Mở HN 100 19 ĐH Kế toán K17 Viện ĐH Mở HN 94 GHI CHÚ 20 ĐH Ngân hàng K4 21 ĐH Kế tốn ĐH Thành Tây ĐHCN Đơng Á 60 44 22 ĐH Luật K55 ĐH Vinh 132 23 ĐHSP Tiểu học K55 ĐH Vinh 84 24 ĐHSP Kế toán K55 ĐH Vinh 71 25 ĐH QLGD ĐH Vinh 58 26 ĐH Luật K56 ĐH Vinh 123 27 ĐHSP M non K56 D4 ĐH Vinh 72 (Nguồn: Phòng QLĐT Trung tâm GDTX tỉnh - tháng năm 2016 Cán phòng QL-ĐT đa số cán giáo viên nên chun mơn lưu giữ hồ sơ, giấy tờ cịn hạn chế, hầu hết dựa vào kinh nghiệm người trước Bên cạnh cịn có số người cho việc lưu giữ việc thứ yếu, việc quan trọng tiếp nhận nhiều hồ sơ, mở nhiều lớp Một số kinh nghiệm việc phát hành, tiếp nhận lưu giữ hồ sơ tuyển sinh Trung tâm GDTX tỉnh Thanh Hóa Việc đổi phương thức phát hành, tiếp nhận lưu giữ hồ sơ tuyển sinh tiến hành thông qua biện pháp sau: 3.1 Nâng cao nhận thức cán bộ, giáo viên, nhân viên Trung tâm việc phát hành, tiếp nhận lưu giữ hồ sơ Hiện việc phát hành hồ sơ tuyển sinh chủ yếu phận hồ sơ tuyển sinh tư vấn phát hành Việc thuận lợi chỗ phận hồ sơ tuyển sinh có tính chất chun sâu, việc tư vấn cho người học có tính thuyết phục cao, cán bộ, giáo viên, nhân viên phòng ban khác, phận khác đơn vị biết ít, chí có người chưa quan tâm đến công tác tuyển sinh đơn vị Khi học hỏi kinh nghiệm Trung tâm GDTX tỉnh bạn ngồi cán phịng hồ sơ tuyển sinh trực tiếp phát hành hồ sơ cho người học cịn có nhiều phận khác vào để phát hành hồ sơ bảo vệ, văn thư hay phòng ban khác… Họ tuyển sinh lúc, nơi kêu gọi toàn đơn vị chung tay cho việc khai thác nguồn tuyển sinh, trực tiếp phát hành hồ sơ cho người học, giúp người học giảm chi phí thời gian lại Việc đơn vị ta chưa làm đồng nghĩa với việc chưa phát huy hết nguồn lực sẵn có đơn vị Để nâng cao nhận thức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên phịng ban đơn vị nói chung phịng hồ sơ tuyển sinh nói riêng việc trước tiên phải quán triệt triển khai cách rộng rãi đến toàn cán bộ, giáo viên số nội dung sau: - Gửi tờ rơi, thông báo tuyển sinh, kế hoạch năm học cho cán bộ, giáo viên, nhân viên phòng Trung tâm nắm để tư vấn cho sát, cho đối tượng - Thông qua họp tồn đơn vị để tun truyền thơng báo tuyển sinh nóng tháng kế hoạch tuyển sinh năm học - Hướng dẫn cán bộ, giáo viên, nhân viên đơn vị nắm sở pháp lý mà hồ sơ tuyển sinh yêu cầu phải có (sẽ nêu cụ thể phần giải pháp cách thức tiếp nhận hồ sơ tuyển sinh) - Tham mưu cho Giám đốc thực tốt quy định 255/TBKL-HC ngày 06 tháng 11 năm 2014 việc giao định mức tuyển sinh năm học cán bộ, giáo viên, nhân viên phòng sau: + Phòng TC-HC: tuyển sinh 02 học viên/ người + Phòng BDNCTĐ phòng NN-TH: tuyển sinh 04 học viên/ người + Phòng QL-ĐT: định mức giao chung tiêu kế hoạch liên kết đào tạo hàng năm 750 học viên, kể số học viên cán bộ, giáo viên trung tâm tư vấn - Giao 50 hồ sơ tuyển sinh/năm đến phòng đơn vị để tư vấn, khai thác trực tiếp cho người học - Phát triển mạng lưới cộng tác viên thông qua cán giáo viên, nhân viên, người lao động đơn vị, đặc biệt học viên học Trung tâm - Nâng cấp phần mềm thông tin điện tử để học viên tự đăng ký tuyển sinh qua mạng, sau tư vấn cho học viên điền đủ thơng tin trước nộp hồ sơ Nếu làm tốt việc làm gắn trách nhiệm toàn thể CB, GV, nhân viên Trung tâm công tác tuyển sinh mở lớp 3.2 Nâng cao vai trò, trách nhiệm, kỹ năng, nghiệp vụ cho cán làm công tác phát hành, tiếp nhận lưu giữ hồ sơ tuyển sinh Cán làm công tác phát hành, tiếp nhận lưu giữ hồ sơ tuyển sinh cần phải nhận thức rõ vai trò, trách nhiệm, kỹ năng, nghiệp vụ Để nâng cao hiệu công việc cán làm công tác tiếp nhận hồ sơ tuyển sinh, phải hiểu rõ đặc điểm, tính chất cơng tác tuyển sinh, phải nắm nội dung văn trường liên kết thông báo tuyển sinh, kế hoạch liên kết đơn vị mà cịn phải có nhạy bén tình hình nhu cầu học tập xã hội, nắm bắt tâm lý người học để tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo đưa vào kế hoạch tuyển sinh năm học Bộ phận hồ sơ tuyển sinh coi phòng maketing công tác liên kết đào tạo nên cán làm phịng ln cần có thái độ niềm nở, nhiệt tình giao tiếp, giữ gìn, nâng cao uy tín cho trung tâm Do vậy, người học đến với trung tâm cán tư vấn tiếp nhận hồ sơ tuyển sinh đón tiếp cách nhiệt tình, chu đáo Để nâng cao hiệu công tác phát hành, tiếp nhận lưu giữ hồ sơ tuyển sinh cán làm cơng việc cần phải đảm bảo yêu cầu sau: - Xác định nhiệm vụ làm có vai trò quan trọng hoạt động liên kết đào tạo trung tâm - Cần nắm thông báo tuyển sinh theo năm học đơn vị để tư vấn, phát hành hồ sơ cho đối tượng - Có thái độ niềm nở, thân thiện, tận tình, chu đáo, trách nhiệm tiếp xúc với người học - Có hiểu biết, kỹ thục thông tin tuyển sinh, đối tượng tuyển sinh, thời gian tuyển sinh, thời gian đào tạo, mức học phí… trường mà Trung tâm liên kết để tư vấn tiếp nhận hồ sơ cho - Có nhạy bén, nhanh nhẹn, nắm bắt xu phát triển xã hội để tham mưu, đề xuất với cấp ngành nghề mà xã hội có nhu cầu bồi dưỡng, đào tạo - Có trách nhiệm nhiệt tình việc hướng dẫn cho người học điền thông tin cần thiết trước tiếp nhận hồ sơ, đồng thời quan tâm, chăm sóc “khách hàng” tiềm có kế hoạch ơn, thi tuyển sinh - Có kiên trì, tỉ mỉ, cẩn thận việc xếp, phân loại hồ sơ để lưu giữ hồ sơ cách khoa học, ngăn nắp - Thường xuyên cập nhật thông tin người học (bao gồm người mua hồ sơ, người nộp hồ sơ, người chưa mua hồ sơ mà đến đăng ký nhờ tư vấn…) sổ nhật ký trực hồ sơ phòng hồ sơ tuyển sinh trang thông tin điện tử đơn vị 3.3 Đổi phương thức phát hành, tiếp nhận lưu giữ hồ sơ tuyển sinh 3.3.1 Phương thức phát hành hồ sơ tuyển sinh Hàng năm, Trung tâm GDTX tỉnh liên kết với trường Đại học, Học viện để mở 10 ngành học khác nhau, việc phát hành hồ sơ trường theo mẫu khác Phát hành hồ sơ cho mẫu, đối tượng lại phải yêu cầu cán trực hồ sơ có đức tính cẩn thận, phân loại hồ sơ cung ứng cho học viên theo trường để tránh nhầm lẫn Người phát hành hồ sơ có nhiệm vụ phải hướng dẫn người học làm hồ sơ theo quy định trường liên kết yêu cầu Căn dặn người học nộp hồ sơ cần đem theo khoản tiền lệ phí xét duyệt hồ sơ lệ phí thi (nếu có) 10 Các phương thức phát hành hồ sơ sau: - Phát hành hồ sơ tư vấn cho học viên đến trực tiếp phận hồ sơ tuyển sinh - Phát hành hồ sơ kèm thông báo tuyển sinh năm học thông qua cộng tác viên học viên học Trung tâm - Gửi hồ sơ tuyển sinh đến phòng GD&ĐT tỉnh - Mang theo hồ sơ tuyển sinh khai thác tuyển sinh sở - Gửi thông báo tuyển sinh đến xã phường, trường phổ thông, doanh nghiệp địa bàn tỉnh - Thường xuyên cập nhật thông tin tuyển sinh trang thông tin điện tử đơn vị Thực tế thông báo tuyển sinh trường liên kết chưa liệt kê đầy đủ mã ngành chuyển đổi, thơng qua q trình cơng tác, trực tiếp tác nghiệp với đơn vị chủ trì liên kết đào tạo, đồng thời kết hợp việc nghiên cứu văn hướng dẫn Bộ GD&ĐT đơn vị chủ trì liên kết đào tạo, thân tổng hợp, phân loại loại văn chuyển đổi kiến thức, phù hợp với chuyên ngành đào tạo, làm sở cho cán phát hành hồ sơ thuận tiện trình tư vấn phát hành hồ sơ Cụ thể sau: +) Đối với ngành Luật (Trường Đại học Vinh): Những tốt nghiệp TCCN sau học bổ sung kiến thức: - Chính trị - Hành - Quản lý hành nhà nước - Hành văn thư - Quản lý Nhà nước ANTT - Biên phòng - Pháp lý - Luật - Dịch vụ pháp lý - An ninh - Cảnh sát - Quản lý, giáo dục cải tạo phạm - Tham mưu, huy vũ trang bảo vệ nhân.ANTT 11 - PCCC cứu hộ, cứu nạn - Công chứng - Trinh sát an ninh; - Quản lý hành trật tự xã hội; - Điều tra trinh sát; - Quản lý trật tự xã hội địa bàn sở - Điều tra hình sự; - Quản lý xuất, nhập cảnh - Kỹ thuật hình - Quản lý trật tự an tồn giao thơng -Luật Kinh tế - Luật kinh doanh - Luật thương mại Quốc tế - Kiểm sát +) Đối với ngành Quản lý đất đai (Trường Đại học Vinh): Những tốt nghiệp TCCN sau học bổ sung kiến thức: - Lưu trữ thông tin tư liệu địa - Trắc địa - Địa hình - Địa - Trắc địa mỏ - Quản lý đất đai - Trắc địa đồ - Quản lý nhà đất - Biên chế đồ - Quản lý ruộng đất - Địa +) Đối với ngành Quản lý Kinh tế (Trường Đại học Vinh): Những tốt nghiệp TCCN sau học bổ sung kiến thức: - Kế toán - Kế toán ngân sách - Kế toán doanh nghiệp - Hạch toán kế toán - Kế toán cơng - Kế tốn tài - Kế tốn quản trị - Kế toán thương mại - Kiểm toán - Kế tốn – Tài - Kế tốn kiểm tốn doanh nghiệp thương mại - Kinh tế học, Kinh tế đối ngoại - Kinh tế kế hoạch - Kinh tế cơng cộng - Tài – Ngân hàng - Tài – Tín dụng - Quản trị Kinh doanh - Quản lý kinh tế +) Đối với ngành Thiết bị - Thư viện (Trường Đại học Khoa học – Đại học Thái Nguyên): Những tốt nghiệp TCCN sau học bổ sung kiến thức: - Thư viện – Thiết bị Giáo dục - Thông tin thư viện 12 - Thiết bị - Thí nghiệm trường học - Cơng nghệ Thiết bị - Thí nghiệm - Thư viện - thông tin học 3.3.2 Phương thức tiếp nhận hồ sơ tuyển sinh Cán tiếp nhận hồ sơ phải kiểm tra tính pháp lý hồ sơ Cụ thể túi hồ sơ cần phải có giấy tờ sau: - Phiếu tuyển sinh: ghi đầy đủ thơng tin phiếu, có dán ảnh đóng dấu giáp lai xác nhận quan xã phường nơi cư trú - Bằng tốt nghiệp THPT TCCN: 01 (có cơng chứng) - Giấy khai sinh: 01 (có cơng chứng) - Giấy tờ ưu tiên (nếu có): 01 (có cơng chứng) - Phong bì có dán tem: 02 Khi tiếp nhận hồ sơ, có số trường hợp học viên chưa bổ sung đầy đủ giấy tờ cần thiết vào hồ sơ Người tiếp nhận hồ sơ phải kiểm tra đôn đốc người học bổ sung kịp thời Nếu thiếu tốt nghiệpTHPT, THCN chưa cơng chứng hồ sơ coi không hợp lệ Cách thức lập sổ tiếp nhận hồ sơ (sổ thu hồ sơ): Mỗi cán phịng hồ sơ tuyển sinh cần có sổ thu hồ sơ tuyển sinh riêng mình, đóng thành tránh mát trang Trong trang phải đề riêng tên lớp, tên trường đào tạo để tránh nhầm lẫn ngành học bỏ sót, lẫn hồ sơ học viên vào lớp khác Sáng thứ hai hàng tuần cán tiếp nhận hồ sơ phải nộp hồ sơ lại cho người chuyên lưu giữ, phân loại hồ sơ phịng QL-ĐT Có thể tham khảo mẫu sổ tiếp nhận hồ sơ tuyển sinh theo mẫu sau: Tên lớp:…………………………………… Tên trường………………………… 13 STT Họ tên Ngày sinh Nơi sinh Quê quán/ đơn vị công tác Số diện thoại Tiền lệ phí Ghi (Mẫu sổ thu hồ sơ tuyển sinh) Nếu người học có nhu cầu học ngành khơng có kế hoạch tuyển sinh năm học cán phịng hồ sơ lập sổ sách theo dõi thơng tin cho người học đăng ký lại thông tin cần thiết như: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, ngành đăng ký để tiếp tục tư vấn, chăm sóc làm nguồn tuyển sinh cho thời gian tới Lưu ý: Đây việc quan trọng, tảng để xây dựng lớp nên cán trực hồ sơ bỏ qua 3.3.3 Phương thức lưu giữ hồ sơ tuyển sinh Trước việc lưu giữ hồ sơ tuyển sinh Trung tâm gặp nhiều khó khăn, số lớp tuyển sinh nhiều mà phận hồ sơ tuyển sinh có 02 người cao tuổi nên việc phân loại, xếp hồ sơ có nhiều hạn chế, thiếu khoa học Nếu đặt phép tính trung bình năm có 1.300 hồ sơ thu vào/ 10 lớp sau 05 năm, 10 năm số lượng số khổng lồ Vậy làm để lưu giữ số lượng hồ sơ lớn mà không chiếm nhiều không gian thời gian, thuận tiện tra cứu Tôi xin mạnh dạn đưa cách thức cụ thể sau: - Cài đặt riêng ổ đĩa, sau tạo New Folder theo năm học để thuận tiện cho việc quản lý, lưu giữ, tra cứu thơng tin Đặt tên cho File Ví dụ: Hồ sơ tuyển sinh năm 2016 - Diệt virus hàng ngày để tránh tình trạng thơng tin máy tính Ln truy cập Internet để cập nhật thông tin cách lưu giữ hồ sơ 14 - Nhập thông tin cần thiết vào ổ đĩa theo cách sau: +) Cách thức nhập thông tin theo thứ tự ABC Khi lưu hồ sơ máy tính cần lập File riêng, ghi tên ngành đào tạo để tránh nhầm lẫn lớp với Trong File cần phải có mục như: số thứ tự, họ tên, ngày sinh, quê quán, giới tính, khu vực, dân tộc, đối tượng, địa nơi cư trú/cơ quan công tác, điện thoại, văn bằng, ngành tốt nghiệp, trường đào tạo, năm tốt nghiệp Cách thức lưu giữ hồ sơ theo thứ tự ABC họ tên thao tác đơn giản người không thường xuyên làm lĩnh vực chưa nắm Tơi xin đưa thao tác cụ thể để người chưa qua việc làm Cụ thể cách lưu hồ sơ theo thứ tự ABC 01 lớp sau: Bảng File Excel (bảng số 1): Dạng chưa chuẩn ban đầu A B STT Họ tên Lê Văn A C D E F 2Đào Thị C 3Nguyễn Thị D 4Võ Thị B Nếu File ta định xếp có dạng ta khơng thể xếp mà ta cần thay đổi lại cho chuẩn trước bước vào xếp Ở ta nhận thấy họ tên nằm Ô Excel, ta cần xếp theo tên để khơng xếp Cách thay đổi sau: Bảng File Excel (bảng số 2): sau chuyển đổi cột tên, chưa chuyển thứ tự ABC A STT B Họ C D E F Tên 15 Lê Văn A Đào Thị C Nguyễn Thị D Võ Thị B Ta bơi đen 02 cột (Họ và, tên) sau ta chọn Data -> Sort ->chọn Sort by -> Colum C -> OK bảng File Excel sau: Bảng File Excel (bảng số 3): sau Sort 02 cột theo thứ tự ABC A B C STT Họ Tên Lê Văn A Võ Thị B Đào Thị C Nguyễn Thị D D E F +) Cách thức lưu giữ hồ sơ theo thời gian đào tạo Đối với hệ Đại học khơng quy, thời gian tuyển sinh tháng năm ta lưu hồ sơ theo thời gian đào tạo năm học Nếu năm tuyển 10 lớp tương ứng với 10 tập hồ sơ Mỗi tập hồ sơ xếp theo danh sách ABC có bìa cứng màu vàng màu đỏ để ghi tên lớp, năm tuyển sinh Ví dụ: lớp ĐHSP Mầm non K56D – tháng năm 2015 Hồ sơ năm nên để tập trung vào ngăn tủ để thuận tiện cho việc tra cứu Dụng cụ để lưu trữ: Các đơn vị thường dùng tủ sắt rương sắt để đựng hồ sơ tuyển sinh Nếu khơng có dụng cụ bỏ giá đựng hồ sơ khả bị mối mọt cao nên phải có phương án phịng chống mối Hiệu sáng kiến kinh nghiệm Trong trình thực nhiệm vụ giao, với kinh nghiệm thân rút từ việc phát hành, tiếp nhận lưu giữ hồ sơ tuyển sinh 16 trình bày nội dung sáng kiến kinh nghiệm, nhận thấy bước đầu thu kết đáng kể: - Khơng cịn tình trạng hồ sơ thất lạc, hồ sơ không hợp pháp - Không có hồ sơ tuyển sinh bị loại, bị thiếu giấy tờ trước tổ chức tuyển sinh - Công tác tư vấn cho người học chu đáo hơn, cặn kẽ xác Khắc phục tình trạng người học khơng phải lại nhiều lần trình làm thủ tục đăng ký dự thi - Công tác xét duyệt hồ sơ tuyển sinh đến đơn vị chủ trì liên kết đào tạo trước tổ chức thi tuyển sinh tiến độ, xác, khơng có sai sót khơng có tình trạng đơn vị chủ trì liên kết trả lại hồ sơ hay yêu cầu bổ sung nhiều lần - Hồ sơ lưu giữ đầy đủ, khoa học, có hệ thống hơn, thuận tiện cho việc tra cứu thông tin, tra, kiểm tra, đặc biệt thuận tiện cho việc phối hợp quản lý học viên với đơn vị chủ trì liên kết đào tạo - Góp phần mở nhiều lớp cho Trung tâm, tạo nguồn ngành, nghề học viên có nhu cầu học tập mà trường liên kết đào tạo chưa có kế hoạch đào tạo III KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ Kết luận 17 Đây kinh nghiệm thân tơi rút q trình cơng tác Với kinh nghiệm nêu trên, năm qua nhiều giúp tơi bước đầu quản lý có hiệu việc tiếp nhận quản lý hồ sơ đơn vị giúp cho việc quản lý hồ sơ khoa học hơn, hiệu Tuy nhiên biết quản lý hồ sơ tuyển sinh không đơn giản, người làm cơng tác quản lý hồ sơ cịn mang tính chất kiêm nhiệm chưa có cán chun trách, khơng có lịng kiên trì nhẫn nại khơng đem lại điều mà mong muốn Người phụ trách mảng công việc phải biết làm "chú kiến thông minh cần mẫn" với kiên trì bền bỉ mang lại thành tốt đẹp Với kinh nghiệm rút q trình cơng tác, bước đầu mang lại kết định, góp phần tăng quy mô đào tạo liên kết Trung tâm, tạo nếp việc phát hành, thu nhận lưu giữ hồ sơ tuyển sinh, tạo uy tín đơn vị chủ trì liên kết đào tạo, thuận tiện kiểm tra, rà soát hồ sơ học viên trước thi tuyển sinh, học chuẩn bị thi tốt nghiệp cuối khóa Hy vọng tài liệu tham khảo bổ ích cho làm công tác liên kết đào tạo nói chung người trực tiếp phát hành, tiếp nhận lưu giữ hồ sơ tuyển sinh nói riêng Khả thân cịn nhiều hạn chế nên tơi xin đóng góp số kinh nghiệm riêng với mong muốn kinh nghiệm nhỏ góp phần nâng cao hiệu công tác phát hành, tiếp nhận lưu giữ hồ sơ tuyển sinh Trung tâm GDTX tỉnh Kiến nghị Đối với Trung tâm GDTX tỉnh: 18 - Cần quan tâm sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho việc phát hành, tiếp nhận lưu giữ hồ sơ tuyển sinh theo xu tiến khoa học kỹ thuật nay, việc đăng ký tuyển sinh qua trang thông tin điện tử Trung tâm - Tạo điều kiện cho cán phòng hồ sơ tuyển sinh học tập kinh nghiệm việc phát hành, tiếp nhận lưu giữ hồ sơ tuyển sinh trường Đại học, Học viện có uy tín nước để trau dồi kinh nghiệm cho thân Trên kinh nghiệm thân q trình cơng tác lĩnh vực phát hành, tiếp nhận lưu giữ hồ sơ Trung tâm GDTX tỉnh Thanh Hoá Đây mảng đề tài mẻ nên q trình học hỏi, tìm tịi cịn nhiều thiếu sót, mong đóng góp, trao đổi anh, chị đồng nghiệp để đề tài ngày hoàn thiện Rất mong đóng góp ý kiến chân thành từ quý thầy, cô Hội đồng khoa học cấp ngành để việc phát hành, tiếp nhận lưu giữ hồ sơ tuyển sinh Trung tâm GDTX tỉnh Thanh Hoá ngày đạt hiệu cao Thanh Hóa, ngày 10/5/2016 XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG Tơi xin cam đoan SKKN ĐƠN VỊ viết, không chép nội dung người khác NGƯỜI VIẾT Đào Thị Thuỷ 19 ... cho việc lưu giữ việc thứ yếu, việc quan trọng tiếp nhận nhiều hồ sơ, mở nhiều lớp Một số kinh nghiệm việc phát hành, tiếp nhận lưu giữ hồ sơ tuyển sinh Trung tâm GDTX tỉnh Thanh Hóa Việc đổi... tiếp nhận lưu giữ hồ sơ tuyển sinh Trung tâm Giáo dục thường xun tỉnh Thanh Hóa? ?? Mục đích nghiên cứu Đổi việc phát hành, tiếp nhận lưu giữ hồ sơ tuyển sinh nhằm nâng cao hiệu công tác tuyển sinh. .. thức lưu giữ hồ sơ tuyển sinh Trước việc lưu giữ hồ sơ tuyển sinh Trung tâm gặp nhiều khó khăn, số lớp tuyển sinh nhiều mà phận hồ sơ tuyển sinh có 02 người cao tuổi nên việc phân loại, xếp hồ sơ