Đang tải... (xem toàn văn)
Trung tâm giáo dục thường xuyên Gò Quao là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở GD ĐT Kiên Giang. Với chức năng nhiệm vụ chính hiện nay là đào tạo nghề phổ thông, chứng chỉ Ngoại ngữ – Tin học (NN – TH), bổ túc văn hóa (bậc THPT), dạy nghề ngắn hạn theo đề án 1956 và tổ chức liên kết đào tạo.
Phần mềm quản lí học viên lớp Ngoại ngữ - Tin học SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM PHẦN MỀM QUẢN LÍ HỌC VIÊN CÁC LỚP CHỨNG CHỈ NGOẠI NGỮ - TIN HỌC I MỞ ĐẦU: Đặt vấn đề: Trung tâm giáo dục thường xuyên Gò Quao đơn vị nghiệp trực thuộc Sở GD&ĐT Kiên Giang Với chức nhiệm vụ đào tạo nghề phổ thông, chứng Ngoại ngữ - Tin học (NN-TH), bổ túc văn hóa (bậc THPT), dạy nghề ngắn hạn theo đề án 1956 tổ chức liên kết đào tạo Với chức nhiệm vụ hàng năm trung tâm đào tạo từ 700 đến 900 học viên loại hình, riêng học viên lớp chứng NN-TH chiếm từ 200300 học viên Qua góp phần đa dạng hóa hình thức học tập, tạo điều kiện nâng cao trình độ cho cán nhân dân địa bàn, góp phần nâng cao mặt dân trí, giải việc làm Việc tổ chức đào tạo nhiều loại hình nêu giúp cho trung tâm có điều kiện phát triển ngày lớn mạnh Mặt khác tạo nên khơng khó khăn áp lực Trong việc quản lí hồ sơ học viên, hồ sơ thi, thống kê số liệu… phức tạp địi hỏi thường xun, liên tục Vì việc ứng dụng CNTT vào quản lí cần thiết lĩnh vực đào tạo chứng NN-TH hàng năm trung tâm có từ 4-6 khóa khai giảng với số lượng học viên từ 200-300 người Mục đích nghiên cứu: Qua thực tế cơng việc quản lí học viên lớp NN-TH trung tâm GDTX Gị Quao tơi nhận thấy cần phải có phần mềm chun dụng để việc quản lí thơng tin hồ sơ học viên trung tâm có đào tạo chứng NN-TH cách thuận lợi dễ dàng Tuy nhiên Trung tâm GDTX Gị Quao nói riêng ngành giáo dục Kiên Giang nói chung chưa có phần mềm chuyên dụng, Phần mềm quản lí học viên lớp Ngoại ngữ - Tin học đơn vị chủ yếu sử dụng phần mềm MicroSoft Excel để lập hồ sơ, quản lí danh sách… điều dẫn đến việc quản lí hồ sơ khơng tập trung, khơng đồng bộ, liệu rời rạc khó tra cứu, tổng hợp, thống kê Trên sở nhu cầu thực tiễn nêu tơi nghiên cứu viết phần mềm quản lí học viên lớp chứng NN-TH để áp dụng cho đơn vị trình tổ chức thực nhiệm vụ đào tạo NN-TH hàng năm Phần mềm sử dụng Microsoft Access để viết nên có ưu điểm gọn nhẹ, dễ sử dụng, gần gũi thân thiện với người dùng Phạm vi, đối tượng phương pháp nghiên cứu: 3.1 Phạm vi: Phần mềm Quản lí học viên lớp NN-TH viết dựa qui định tổ chức đào tạo cấp chứng NN-TH Sở GD&ĐT Kiên giang, áp dụng cho đơn vị có đào tạo lớp chứng NN-TH địa bàn tỉnh Chức chủ yếu hỗ trợ việc quản lí hồ sơ học viên, tổng hợp, lập hồ sơ thi theo qui định Sở GD&ĐT 3.2 Đối tượng áp dụng: Tất đơn vị có đào tạo chứng NN-TH địa bàn tỉnh 3.3 Phương pháp: Tổng hợp, nghiên cứu, thống kê thông qua qui định tổ chức đào tạo tổ chức thi chứng NN-TH Sở GD&ĐT Kiên Giang II NỘI DUNG: Những vấn đề cơng tác quản lí học viên lớp NN-TH: Lĩnh vực đào tạo NN-TH Trung tâm GDTX Gị Quao gồm loại sau: - Ngoại ngữ: Chứng A-B-C Tiếng Anh, Tiếng Pháp; Chứng Tiếng Kh’mer Phần mềm quản lí học viên lớp Ngoại ngữ - Tin học - Tin học: Chứng A-B tin học văn phòng, chuyên đề thiết kế giảng điện tử (E-Learning), hỗ trợ bồi dưỡng ứng dụng chuyên ngành Hình thức tổ chức trung tâm sau: + Học viên làm đơn đăng ký nhập học, trung tâm tổ chức khai giảng, lớp giảng dạy theo chương trình khung Sở GD&ĐT Kiên Giang Sau hồn thành khóa học, trung tâm lập hồ sơ, đề nghị Sở GD&ĐT tổ chức thi cấp chứng theo qui định + Mỗi lớp Trung tâm phân công giáo viên phụ trách, trình học giáo viên tổ chức khảo sát, kiểm tra định kỳ phần nhằm củng cố kiến thức trọng tâm Sau hồn thành chương trình giáo viên tổ chức cho học viên ôn tập tổng quan trước thi Với hình thức tổ chức việc quản lí thơng tin, hồ sơ học viên lớp bao gồm: Đơn đăng ký nhập học, danh sách đầu vào thí sinh, biểu mẫu quản lí hồ sơ thi, kết cuối khóa, cấp chứng nhận tạm thời, quản lí chứng chỉ, thống kê báo cáo… Thuận lợi: - Sở GD&ĐT Kiên giang có qui định, hướng dẫn cụ thể việc tổ chức đào tạo, tổ chức thi cấp chứng NN-TH cho Trung tâm, sở địa bàn - Việc đào tạo NN-TH nhiệm vụ Trung tâm GDTX Gị Quao nên quan tâm sâu sát Sở GD&ĐT, Huyện ủy, UBND Huyện việc đầu tư sở vật chất, trang thiết bị cho đơn vị năm qua - Đội ngũ cán bộ, quản lí, giáo viên có trình độ chuyên môn sâu, đáp ứng yêu cầu tổ chức đào tạo NN-TH quản lí học viên Phần mềm quản lí học viên lớp Ngoại ngữ - Tin học Khó khăn: - Nếu khơng có phần mềm chuyên dụng mà sử dụng phần mềm ứng dụng MS Excel… để thực công việc thời gian dài, kế thừa từ năm sang năm khác khó khăn, khơng đồng thiếu tính liên tục - Đa số Cán bộ, giáo viên đơn vị có thói quen sử dụng phần mềm bảng tính MS Excel tương tự Nên việc sử dụng phần mềm chuyên dụng chưa quen, cần có thời gian tiếp cận, thích nghi - Thời gian nghiên cứu viết phần mềm chưa nhiều, chưa thực tế nhiều đơn vị nên không tránh khỏi hạn chế, thiếu sót - Qui định tổ chức thi Sở cụ thể, rõ ràng Tuy nhiên mặt đào tạo cịn nhiều điểm khác trung tâm, sở địa bàn nên việc quản lí hồ sơ học viên cịn nhiều bất cập Giới thiệu phần mềm quản lí học viên lớp NN-TH: - Yêu cầu phần cứng phần mềm: Máy tính cài đặt sử dụng tốt MS Officce 2003 trở lên, phải có MS Access - Sao chép File QLHV-NNTH.mdb đĩa kích hoạt Phần mềm quản lí học viên lớp Ngoại ngữ - Tin học Hình Giao diện phần mềm Tại ta có ba lựa chọn: Giới thiệu, Bắt đầu Thoát - Click nút Giới thiệu để xem Sơ lược Trung tâm GDTX Gò Quao giới thiệu chức Phần mềm Quản lí học viên lớp NN-TH Hình Form giới thiệu Để sử dụng phần mềm ta click nút bắt đầu: Hình Giao diện điều khiển sử dụng chương trình Phần mềm quản lí học viên lớp Ngoại ngữ - Tin học 4.1 Phần nhập liệu: Bao gồm chức năng: - Nhập thông tin đơn vị sử dụng: Tại bạn nhập thông tin đơn vị sử dụng (Chỉ nhập mẫu tin đơn vị sử dụng để lấy thông tin chung) Bao gồm Mã đơn vị, tên đơn vị, tên đơn vị chủ quản, điện thoại quan, Fax, Email, họ tên giám đốc - Nhập thông tin giáo viên: Nhập thông tin vắn tắt giáo viên giảng dạy lớp Bao gồm mã giáo viên, họ tên giáo viên, điện thoại, ghi Phần mềm quản lí học viên lớp Ngoại ngữ - Tin học - Nhập thông tin môn học: Nhập thông tin mơn học, loại hình đào tạo Bao gồm mã mơn học, tên mơn, loại hình đào tạo - Nhập thông tin lớp học: Nhập thông tin lớp học Bao gồm mã đơn vị, mã lớp, cấp loại đào tạo, năm học, ngày bắt đầu, ngày kết thúc (khóa thi),mã giáo viên, sĩ số lớp, phịng học, mã môn học - Nhập hồ sơ học viên đầu vào: Phần mềm quản lí học viên lớp Ngoại ngữ - Tin học Nhập thông tin học viên: Trước tiên chọn lớp (Thông tin lớp học khơng cập nhật thêm) sau nhập thơng tin học viên đầu vào bao gồm: mã học viên, mã môn, mã lớp, họ tên, phái, ngày sinh, dân tộc, nơi sinh, địa chỉ, số biên lai thu học phí - Nhập điểm kiểm tra, thi: Nhập kết sau thi học viên: Phần chia hai giai đoạn: Một: Nhập điểm bảo lưu: Hãy chọn lớp, sau nhập mơn bảo lưu điểm số để cập nhật cho danh sách dự thi Hai: Nhập điểm sau có kết thi học viên bao gồm: Điểm ba mơn thi, sau click vào cột Tbmonthi, kết xếp loại tự động cập nhật theo qui định 4.2 Phần in ấn biểu mẫu hồ sơ thi: Bao gồm chức năng: - In đơn đăng ký nhập học: Mẫu dùng chung cho tất đối tượng học viên khai thông tin đăng ký nhập học để quản lí hồ sơ đầu vào Phần mềm quản lí học viên lớp Ngoại ngữ - Tin học - Thông tin giáo viên - lớp học: Bao gồm thông tin giáo viên giảng dạy lớp học mở - Danh sách đầu vào: Danh sách dùng để in danh sách thức sau khải giảng lớp Chọn lớp học cần in danhs ách đầu vào cửa sổ: - Danh sách cấp chứng chỉ: Danh sách dùng để lập sổ cấp phát chứng sau có kết thức Nhập khóa thi, cấp loại cửa sổ: Phần mềm quản lí học viên lớp Ngoại ngữ - Tin học - Tìm kiếm thơng tin học viên: Để tìm thơng tin học viên trước sau học nhập họ tên học viên cửa sổ: - Thống kê số liệu: Phần phục vụ công tác thống kê số liệu lớp sau đào tạo tổng số, đậu, rớt, xếp loại … - In ấn mẫu hồ sơ thi (Theo mẫu Sở GD&ĐT Kiên Giang) bao gồm: + Đơn đăng ký dự thi, đơn bảo lưu kết quả: 10 Phần mềm quản lí học viên lớp Ngoại ngữ - Tin học + Bản đề nghị tổ chức hội đồng coi thi, danh sách thí sinh dự thi: 11 Phần mềm quản lí học viên lớp Ngoại ngữ - Tin học + Danh sách kết thi: Hãy nhập khóa thi, cấp loại cửa sổ: + In giấy chứng nhận tạm thời: Biểu mẫu sử dụng thí sinh cần cấp giấy chứng nhận tạm thời thời gian chờ nhận chứng thức Hãy nhập thơng tin khóa thi, họ tên thí sinh cần in giấy chứng nhận tạm thời cửa sổ: 12 Phần mềm quản lí học viên lớp Ngoại ngữ - Tin học Kết đạt được: Qua nhu cầu thực tế đơn vị, nhu cầu việc tổ chức quản lí lớp NN-TH Phần mềm quản lí học viên NN-TH giúp ích nhiều cho thân tơi cơng tác quản lí năm học qua, với tính gọn nhẹ để sử dụng, phần mềm dành cho giáo viên, cán đơn vị cần biết thao tác máy tính sử dụng khai thác cách thuận tiện, hiệu quả, đảm bảo phục vụ tốt nhu cầu công việc tiết kiệm nhiều thời gian Qua việc ứng dụng phần mềm quản lí học viên NN-TH trên, đến tất liệu lớp NN-TH năm học 2011-2012 đơn vị cập nhật đầy đủ Việc tra cứu thông tin học viên, thông tin giáo viên, lớp học, kết học viên in ấn biểu mẫu hồ sơ thi đăng ký dự thi, cập nhật kết sau thi tiện lợi, nhanh chóng xác Dữ liệu hàng năm đơn vị quản lí đồng bộ, kế thừa từ giúp cho việc lưu trữ gọn nhẹ, công tác tra cứu, tổng hợp tiện ích III KẾT LUẬN: Bài học kinh nghiệm: Từ giải pháp xây dựng phần mềm nêu cho thấy việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin quản lý giảng dạy cần thiết, muốn vậy: - Công tác tổ chức lớp học phải có nề nếp, chặt chẽ từ khai giảng đến kết thúc Tuân thủ qui định chương trình, mẫu biểu cơng tác tổ chức Sở GD&ĐT Kiên Giang qui định - Cập nhật thơng tin kịp thời, xác vào phần mềm để quản lí - Cần trọng quan tâm đến sở hạ tầng, trang thiết bị công nghệ quản lí đào tạo, bồi dưỡng cán làm cơng tác chiêu sinh, quản lí hồ sơ học viên lớp để hình thành kỹ ứng dụng phần mềm, ứng dụng công nghệ thông tin 13 Phần mềm quản lí học viên lớp Ngoại ngữ - Tin học - Có kế hoạch tổ chức tuyên truyền ứng dụng phần mềm quản lí học viên, bước nhân rộng cập nhật để phần mềm hoàn thiện Kết luận: Ngày công nghệ thông tin sâu vào sống, công việc người Nó khơng ngừng phát triển vươn tới thành tựu cao Chính tiếp cận với công nghệ tiếp cận với tri thức, với khoa học Chúng ta không dừng lại dù khoảng thời gian ngắn, có sở hữu cơng nghệ, ứng dụng sản phẩm vào sống, công việc cách hiệu Với phần mềm quản lí học viên lớp NN-TH Trung tâm thân thu thành tựu, kết đáng kể Đó giải pháp hồn tồn gần gủi, đưa vào thực tiễn nhân rộng đến tất đơn vị có đào tạo loại hình chứng NN-TH địa bàn tỉnh Kiên Giang Đề xuất kiến nghị: - Sở GD&ĐT sớm thành lập phịng GDTX nhằm đẩy mạnh cơng tác tổ chức, quản lí đào tạo hệ GDTX theo qui chế Sớm có qui định quản lí, tổ chức đào tạo NN-TH trung tâm, sở địa bàn cách cụ thể - Tổ chức đánh giá phát triển phần mềm quản lí học viên lớp Ngoại ngữ - tin học nhằm giúp cho việc quản lí học viên trung tâm, sở cách tốt Rất mong góp ý q đồng nghiệp bạn Xin trân trọng kính chào ! Người viết LỮ BÌNH PHỤC 14 Phần mềm quản lí học viên lớp Ngoại ngữ - Tin học DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Quyết định số 30/2008/QĐ-BGDĐT ngày 06 tháng năm 2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành quy định tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, kiểm tra cấp chứng ngoại ngữ, tin học theo chương trình giáo dục thường xuyên Giáo trình MicroSoft Access 2003 Website ThuthuatAccess.com Quy chế tổ chức đào tạo bồi đưỡng NN-TH Trung tâm GDTX Gò Quao 15 Phần mềm quản lí học viên lớp Ngoại ngữ - Tin học MỤC LỤC NỘI DUNG Trang I Phần mở đầu 1 Đặt vấn đề Mục đích nghiên cứu Phạm vi, đối tượng phương pháp nghiên cứu 3.1 Phạm vi 3.2 Đối tượng 3.3 Phương pháp nghiên cứu II Nội dung Những vấn đề cơng tác quản lí học viên lớp NN-TH 2 Thuận lợi 3 Khó khăn 4 Giới thiệu phần mềm quản lí học viên lớp NN-TH 4.1 Phần nhập liệu 4.2 Phần in ấn biểu mẫu hồ sơ thi Kết đạt 13 III Kết luận 13 Bài học kinh nghiệm .13 Kết luận đề xuất kiến nghị .14 Danh mục tài liệu tham khảo 15 16 Phần mềm quản lí học viên lớp Ngoại ngữ - Tin học PHỤ LỤC (CÁC BIỂU MẪU) Đơn đăng ký nhập học Danh sách học viên (đầu vào) Đơn đăng ký dự thi Đơn đăng ký bảo lưu điểm Bản đề nghị tổ chức thi Danh sách đăng ký dự thi Mẫu giấy chứng nhận tạm thời 17 ... kết quả: 10 Phần mềm quản lí học viên lớp Ngoại ngữ - Tin học + Bản đề nghị tổ chức hội đồng coi thi, danh sách thí sinh dự thi: 11 Phần mềm quản lí học viên lớp Ngoại ngữ - Tin học + Danh sách... Phần mềm quản lí học viên lớp Ngoại ngữ - Tin học Nhập thông tin học viên: Trước tiên chọn lớp (Thông tin lớp học không cập nhật thêm) sau nhập thơng tin học viên đầu vào bao gồm: mã học viên, mã... phần mềm, ứng dụng cơng nghệ thơng tin 13 Phần mềm quản lí học viên lớp Ngoại ngữ - Tin học - Có kế hoạch tổ chức tuyên truyền ứng dụng phần mềm quản lí học viên, bước nhân rộng cập nhật để phần