HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG - - Báo cáo môn học Quản lý dự án Đề tài: Quản lý dự án xây dựng phần mềm quản lý thư viện điện tử Giảng viên: Nguyễn Thanh Thủy Nhóm sinh viên: Đỗ Mạnh Cường (nhóm trưởng) Nguyễn Ngọc Tuấn Lê Sỹ Tuấn Nguyễn Văn Đức Lớp: D08CNTT1 Mục lục Vài nét dự án 1.1 Giới thiệu 1.2 Phạm vi dự án 1.3 Các điều kiện ràng buộc 1.4 Sản phẩm bàn giao 1.5 Tiến trình quản lý dự án 1.6 Bảng phân công công việc Tôn dự án 2.1 Tổng quan 2.2 Phạm vi công việc .8 2.3 Các bên liên quan 2.4 Thiết lập giả thiết 2.5 Nguồn tài nguyên 2.6 Các sản phẩm bàn giao .9 Kế hoạch quản lý dự án 10 3.1 Phạm vi dự án 10 3.1.1 Phạm vi sản phẩm 10 3.1.2 Phạm vi tài nguyên 10 3.1.3 Phạm vi thời gian 10 3.1.4 Sản phẩm bàn giao 10 3.1.5 Hệ thống hoàn thiện cài đặt học viện .10 3.1.6 Hệ sở liệu 10 3.1.7 Các tài liệu liên quan 10 3.2 Lựa chọn công cụ lập kế hoach 10 3.3 Bảng phân rã công việc 11 3.4 Quản lý tài nguyên người 12 3.4.1 Các ràng buộc người 12 3.4.2 Danh sách vị trí cần cho dự án 13 3.4.3 Vị trí thành viên dự án 14 Kế hoạch quản lý thời gian .15 4.1 Phân bổ tài nguyên thời gian .15 4.2 Danh sách mốc thời gian quan trọng .17 4.3 Ước lượng thời gian 17 4.4 Biểu đồ Grantt tổng quát 19 Ước tính chi phí dự án 22 5.1 Chi phí cần thiết cho nhân cơng .22 5.2 Bảng ước tính chi phí cho hoạt động .25 Quản lý cấu hình .27 6.1 Ý nghĩa việc quản lý cấu hình 27 6.2 Vai trò trách nhiệm đội dự án quản lý thư viện điện tử 27 6.3 Phương pháp định danh xác định Baseline sản phẩm 28 6.3.1 Định danh sản phẩm .28 6.3.2 Kiểm soát phiên .28 6.3.3 Quản lý mốc .28 6.3.4 Các qui ước đặt tên 29 6.3.5 Quản lý thay đổi 30 Quản lý chất lượng 32 7.1 Khái quát quản lý chất lượng .32 7.2 Lập kế hoạch chất lượng 32 7.2.1 Các metric chất lương dự án 32 7.2.2 Các loại kiểm thử sử dụng 33 7.3 Kế hoạch giám sát chất lượng 33 7.4 Kế hoạch đảm bảo chất lượng sản phẩm kế hoạch bàn giao 35 Kế hoạch quản lý nhân .38 8.1 Các vị trí quản lý dự án 38 8.2 Sắp xếp nhân 39 8.2.1 Danh sánh cá nhân tham gia dự án 39 8.2.2 Ma trận kỹ 39 8.2.3 Vị trí cá nhân dự án 39 8.3 Sơ đồ tổ chức dự án 40 8.4 Phân chia công việc 41 8.4.1 Phân chia nhóm 41 8.4.2 Phân chia chi tiết .42 Quản lý truyền thông giao tiếp 45 9.1 Các thành phần tham gia 45 9.2 Thông tin liên lạc bên .47 9.3 Các kênh giao tiếp 47 10 9.3.1 Các thành viên nhóm _ Trưởng nhóm 47 9.3.2 Giữa trưởng nhóm – Khách hàng 49 9.3.3 Các nhóm với 51 9.3.4 Giữa trưởng nhóm – giám đốc dự án .51 Kế hoạch quản lý rủi ro 54 10.1 Giới thiệu 54 10.2 Đặt thời gian .54 10.3 Định dạng báo cáo 54 10.4 Xác định rủi ro 56 10.4.1 Các lĩnh vực xảy rủi ro 56 10.4.2 Xác định rủi ro 56 10.5 Phân tích mức độ rủi ro 57 10.6 Kế hoạch phòng ngừa rủi ro .61 11 Kế hoạch quản lý mua sắm dự án .63 11.1 Các giai đoạn việc quản lý mua sắm dự án .63 11.2 Thủ tục mua sắm .64 11.2.1 Xác định danh mục mua sắm 64 11.2.2 Lập kế hoạch đấu thầu 64 11.2.3 Quản lý hợp đồng thủ tục lý hợp đồng 64 TÀI LIỆU THAM KHẢO 66 Vài nét dự án 1.1 Giới thiệu Với xu thơng tin tồn cầu, thư viện điện tử mơ hình phát triển chung cho hệ thống thư viện Dự án xây dựng phần mềm quản lý thư viện điện tử xây dựng phát triển nhằm mục đích theo dõi, quản lý phục vụ bạn đọc cách tốt Thời điểm tại, Học viện Công nghệ Bưu viễn thơng tiến tới xây dựng hệ thống thư viện điện tử phục vụ cho giảng dạy, nghiên cứu học tập sinh viên, cán bộ, giảng viên trường Phía khách hàng - Học viện, yêu cầu xây dựng hệ thống quản lý thư viện điện tử nhằm thay hệ thống Các nhu cầu nhân lực, thông tin yêu cầu nghiệp vụ phía học viện cung cấp đầy đủ 1.2 Phạm vi dự án Dự án xây dựng hệ thống cài đặt theo mơ hình kiến trúc J2EE máy chủ học viện, cho phép quản lý thư viện, người sử dụng truy nhập từ xa thông qua giao diện web Yêu cầu hệ thống : - Thân thiện dễ sử dụng bạn đọc/ mượn - Dễ dàng quản lý người thủ thư - Dễ nâng cấp, bảo trì Yêu cầu từ khách hàng: - Hệ thống có chức đăng nhập cho người sử dụng truy nhập - Chức tìm kiếm thông tin tài liệu - Chức mượn trả sách - Lập báo cáo ngày, tháng, năm - An toàn thông tin, liệu, bảo mật - Phân quyền cho người sử dụng Thời gian hoàn thành : 03 tháng - Ngày bắt đầu : 01/11/2011 - Ngày kết thúc : 13/02/2012 Kinh phí cho dự án : 80.000.000 vnd (Tám mươi triệu đồng chẵn) Kinh phí dự trữ : 10% tổng kinh phí 1.3 Các điều kiện ràng buộc - Phạm vi dự án không thay đổi trình làm dự án thời gian kinh phí cho dự án khơng thây đổi - Phía khách hàng khơng chấp nhận giao sản phẩm chậm >10 ngày, sản phẩm không đảm bảo chất lương, không đung yêu cầu không chấp nhận - Mọi rủi ro mặt kĩ thuật, người khách hàng không chịu trách nhiệm - Các rủi ro liên quan tới thư viện đại diện phía bên dự án phải thông báo trước - Nếu xảy lỗi thời gian bảo trì phía bên cơng ty chịu chi phí bảo trì tổn thất hệ thống gây - Hết thời gian bảo trì hệ thống có lỗi phía bên cơng ty sang xem xét (nếu có nhu cầu)nhưng phía Học viện phải trả chi phí 1.4 Sản phẩm bàn giao - Hệ thống thiết kế triển khai đầy đủ chức năng, yêu cầu bên phía khách hàng - Cơ sở liệu hệ thống - Mã nguồn (Source code) - Tài liệu sử dụng kèm 1.5 Tiến trình quản lý dự án Phần 1: Tôn dự án Phần 2: Kế hoạch quản lý dự án Phần 3: Kế hoạch quản lý thời gian Phần 4: Kế hoạch quản lý chi phí Phần 5: Kế hoạch quản lý chất lượng Phần 6: Kế hoạch quản lý cấu hình Phần 7: Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực Phần 8: Kế hoạch quản lý truyền thông giao tiếp Phần 9: Kế hoạch quản lý rủi ro Phần 10: Kế hoạch quản lý việc mua sắm 1.6 Bảng phân công công việc Công việc Người thực  Tôn dự án Đỗ Mạnh Cường  Kế hoạch quản lý dự án  Kế hoạch quản lý thời gian  Kế hoạch quản lý chi phí Nguyễn Ngọc Tuấn  Kế hoạch quản lý chất lượng  Kế hoạch quản lý cấu hình  Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực Lê Sỹ Tuấn  Kế hoạch quản lý truyền thông giao tiếp  Kế hoạch quản lý rủi ro Nguyễn Văn Đức  Kế hoạch quản lý việc mua sắm (Bảng 1.6: Phân công công việc) Tôn dự án 2.1 Tổng quan Hệ thống thiết kế xây dựng cho học viện, quản lý việc mượn trả sách, tài liệu, tìm kiếm, download tài liệu học tập nghiên cứu Sau chức hệ thống: - Quản lý thơng tin tài liệu thư viện - Quản lý thông tin người sử dụng hệ thống (bao gồm: Quản lý thư viện, bạn đọc) - Cho phép người sử dụng tìm kiếm, xem tải tài liệu - Lập báo cáo theo lịch - Quản lý việc mượn trả sách bạn đọc 2.2 Phạm vi công việc Các sản phẩm chuyển giao cho khách hàng: - Module đăng ký người sử dụng thư viện - Module mượn trả Tài liệu - Module dành cho người quản lý hệ thống - Module Lập lịch báo cáo - Cơ sở liệu: o Lưu trữ thông tin tài liệu thư viện o Lưu trữ thông tin người sử dụng o Lưu trữ báo cáo 2.3 Các bên liên quan - Đại diện bên khách hàng – Thư viện học viện Cơng nghệ Bưu viễn thơng - Đại diên đội dự án 2.4 Thiết lập giả thiết - Hệ thống viết HTML, JavaScript, JSP sử dụng hệ SQL Server 2008 - Hệ thống hồn thiện, đóng gói đầy đủ trước chuyển giao cho bên khách hàng - Sử dụng tài nguyên sẵn có bên học viện - Trong trình thực dự án, khách hàng thay đổi số yêu cầu phạm vi cho phép đồng ý giám đốc dự án - Khách hàng cung cấp số chuyên viên lĩnh vực thư viện phục vụ cho công tác Thu thập yêu cầu nghiệp vụ bên đội dự án - Đội phát triển dự án có trách nhiệm hồn thành cơng việc đảm bảo thời gian chất lượng - Sau tuần bàn giao sản phẩm trung gian cho khách hàng 2.5 Nguồn tài nguyên Khách hàng cung cấp : - Cung cấp chi phí thực dự án - Nghiệp vụ quản lý - Thông tin tài liệu thư viện - Các mẫu văn cần thiết - … Người sử dụng hệ thống : - Cung cấp nhu cầu, mong muốn xây dựng hệ thống - Đưa ý kiến đóng góp hệ thống phục vụ 2.6 Các sản phẩm bàn giao - Hệ thống quản lý thư viện đầy đủ chức yêu cầu - Hệ sở liệu - Souce code (Mã nguồn) - Tài liệu kèm theo Kế hoạch quản lý dự án 3.1 Phạm vi dự án 3.1.1 Phạm vi sản phẩm Sản phẩm bàn giao phải thỏa mãn yêu cầu sau: - Hệ thống hoạt động tốt với đầy đủ chức theo thiết kế - Dễ sử dụng, thân thiện - Giao diện trực quan - Tận dụng sở hạ tầng 3.1.2 Phạm vi tài nguyên Tổng kinh phí cho dự án là: 80.000.000 VND bao gồm - Tiền lương cho nhân viên: - Tiền thuê sở vật chất: - Các chi phí phát sinh o Chi phí dự trữ: 10% tổng kinh phí dự án o Số thành viên tham gia dự án: người 3.1.3 Phạm vi thời gian Thời gian hoàn thành : 03 tháng Ngày bắt đầu : 01/11/2011 Ngày kết thúc : 13/02/2012 3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.1.7 Sản phẩm bàn giao Hệ thống hoàn thiện cài đặt học viện Hệ sở liệu Các tài liệu liên quan 3.2 Lựa chọn công cụ lập kế hoach - Các mẫu bảng biểu có sẵn - Các cơng cụ soạn thảo văn MS Word - Các công cụ tính tốn bảng biểu MS Excel - Cơng cụ xây dựng dựa án MS Project - Tham khảo ý kiến bên người sử dụng 10 o Các thao tác với chức o Giới thiệu ưu điểm phần mềm o Ước lượng thời gian cần thiết Thông tin trao đổi: đề nghị  Người gửi: Các thành viên nhóm  Người nhận: Các trưởng nhóm tương ứng  Mục đích: Nêu rõ mong muốn thành viên nhóm dự án điều kiện làm việc (yêu cầu đổi chỗ ngồi, yêu cầu nâng cấp máy tính sử dụng, yêu cầu sử dụng phần mềm để hỗ trợ…),  Tần suất: Tùy thuộc vào nhu cầu  Thời điểm: Bất kỳ lúc khoảng thời gian tiến hành dự án  Hình thức: Thơng qua thư điện tử  Người chịu trách nhiệm xử lý: Các trưởng nhóm  Định dạng thơng tin gửi: Thơng tin gửi có dạng đơn đề nghị (có thể ngắn gọn) bắt buộc phải có nội dung sau: o Tên người lập o Mã nhân viên o Thuộc nhóm o Nội dung đề nghị (trình bày mong muốn) o Lý Thơng tin trao đổi: phổ biến đạo  Người gửi: PM  Người nhận: Các trưởng nhóm  Mục đích: Đưa thơng tin đạo kịp thời tới trưởng nhóm từ phổ biến lại tồn thành viên dự án  Tần suất: Thường xuyên hàng tuần  Thời điểm: Trong thời gian dự án diễn Sáng thứ tuần làm việc  Hình thức: Gặp mặt trực tiếp trưởng nhóm  Người chịu trách nhiệm xử lý: Các trưởng nhóm  Định dạng thông tin: 49 Nội dung đạo cần ngắn gọn rõ ràng, nên có phần sau o Tổng kết tuần vừa qua o Công việc cần làm tuần (danh sách công việc, thời hạn thực hiện) o Các điều chỉnh tiến độ, nhân có o Các ý kiến khen thưởng có 9.3.3 Các nhóm với  Thơng tin trao đổi: chi tiết công việc thực  Người gửi: Các trưởng nhóm  Người nhận: Các trưởng nhóm  Mục đích: Các nhóm trao đổi với chi tiết cơng việc hồn thành để làm đầu vào cho cơng việc nhóm  Tần suất: trung bình  Thời điểm: Sau giai đoạn dự án (sau hoàn tất phân tích nghiệp vụ chuyển sang thiết kế, sau thiết kế chuyển sang xây dựng phân mềm….)  Hình thức: Thông qua văn tài liệu, gặp gỡ trực tiếp  Người chịu trách nhiệm xử lý: Các trưởng nhóm  Định dạng thơng tin: Nếu văn có định dạng tài liệu phát triển phần mềm thông thường (vd: đặc tả yêu cầu phần mềm, thiết kế chi tiết… ) 9.3.4 Giữa trưởng nhóm – giám đốc dự án - Thơng tin trao đổi: Tiến độ công việc  Người gửi: Các nhóm trưởng  Người nhận: giám đốc  Mục đích: Các nhóm trưởng tổng hợp báo cáo tiến độ thành viên nhóm để báo cáo với giám đốc nhằm kiểm soát tiến độ dự án  Tần suất: thường xuyên hàng tuần  Thời điểm: Trong toàn thời gian dự án diễn Chiều thứ hàng tuần  Hình thức: thơng qua thư điện tử  Người chịu trách nhiệm xử lý: giám đốc  Định dạng thông tin: Thông tin gửi nên bao gồm nội dung sau: o Tên nhóm 50 o Danh sách công việc thực o Mức độ hồn thành cơng việc (hồn thành, chưa hồn thành (% khối lượng cơng việc cịn lại)) o Thời gian dự tính hồn thành o Các khó khăn gặp phải q trình thực - Thơng tin trao đổi: đề nghị  Người gửi: Các trưởng nhóm  Người nhận: giám đốc  Mục đích: Đề xuất mong muốn nhóm điều kiện làm việc (yêu cầu đổi chỗ ngồi, yêu cầu nâng cấp máy tính sử dụng, yêu cầu sử dụng phần mềm để hỗ trợ…), yêu cầu nhân ( bổ sung nhân sự… )  Tần suất: Khi có nhu cầu  Thời điểm: Bất lúc thời gian dự án diễn  Hình thức: thông qua thư điện tử  Người chịu trách nhiệm xử lý: giám đốc  Định dạng thông tin: Thông tin theo mẫu (hoặc khơng) cần có nội dung sau: o Người lập o Tên nhóm o Nội dung đề nghị (trình bày mong muốn) o Lý - Thông tin trao đổi: phổ biến đạo  Người gửi: giám đốc  Người nhận: Các trưởng nhóm  Mục đích: Đưa thơng tin đạo kịp thời tới trưởng nhóm từ phổ biến lại tồn thành viên dự án  Tần suất: Thường xuyên hàng tuần,hoặc có thay đổi từ khách hàng bên liên quan  Thời điểm: Trong thời gian dự án diễn Sáng thứ hai tuần  Hình thức: Gặp mặt trực tiếp trưởng nhóm  Người chịu trách nhiệm xử lý: Các trưởng nhóm  Định dạng thơng tin: Nội dung đạo cần ngắn gọn rõ ràng, nên có phần sau 51 o Tổng kết tuần vừa qua o Công việc cần làm tuần (danh sách công việc, thời hạn thực hiện) o Các điều chỉnh tiến độ, nhân có o Các ý kiến khen thưởng có 52 13.Kế hoạch quản lý rủi ro 10.1 Giới thiệu Các dự án có khả xảy rủi ro trình xậy dựng thực Để đảm bảo tốt cho sản phẩm dự án, người quản lý dự án cần xác định rủi ro dự án Rủi ro dự án vấn đề chưa xảy thời điểm khởi đầu dự án xảy trình phát triển dự án Quản lý rủi ro vấn đề khó với giám đốc dự án nói riêng đội dự án nói chung, rủi ro kiện trạng thái không chắn mà xảy có ảnh hưởng tốt xấu mục tiêu dự án Quản lý rủi ro xử lý mang tính hệ thống việc xác định, phân tích đáp ứng tới rủi ro dự án, cịn làm tối thiểu hóa hậu tới mục tiêu dự án Các bước quản lý rủi ro : 10.2 Lập kế hoạch quản lý rủi ro Xác định rủi ro Phân tích rủi ro tìm bước trước Lập kế hoạch để giải rủi ro xảy Kiểm sốt theo dõi việc xử lý rủi ro Đặt thời gian - Ngày15/11 đến 20/11/2011 : Khi hoàn thành tài liệu quản lý dự án : tài liệu quản lý phạm vi, ước lượng lập lịch Nhóm phát triển dự án tiến hành họp xác định rủi ro xảy giai đoạn xác định yêu cầu - Ngày 25/11 đến 2/12/2011 : Khi kết thúc giai đoạn xác định yêu cầu rủi ro đánh giá lại, từ xem xét rủi ro xảy ra, xảy xảy ra, với phương hướng làm giảm nhẹ rủi ro, xác định chi phí rủi ro gây ra, chi phí sửa chữa rủi ro, rủi ro phát sinh kế hoạch - Ngày 5/12 đến 28/12/2011: Khi kết thúc giai đoạn phân tích thiết kê, tương tự nhóm dự án tiến hành họp đánh giá rủi ro Xác định rủi ro giai đoạn - Ngày 4/1 đến 27/1/2012 : Khi kết thúc thực xây dựng sở liệu mã chương trình xong, nhóm dự án tiếp tục họp đánh giá rủi ro Xác định rủi ro giai đoạn - Ngày 30/1 đến 10/2/2012: giai đoạn kết thúc dự án, nhóm dự án họp đánh giá lần cuối rủi ro xảy hệ thống đưa vào vận hành 10.3 Định dạng báo cáo Sau lần họp xem xét rủi ro có báo cáo để lưu lại thơng tin rủi ro Ví dụ : BÁO CÁO QUẢN LÝ RỦI RO Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam 53 Độc lập – Tự – Hạnh phúc o0o BÁO CÁO QUẢN LÝ RỦI RO Người thực : ……………………………………………………… Người kiểm tra : ……………………………………………………… Các thành viên tham gia : ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… Thời gian thực : Từ ………………………Đến …………………… Nội dung rủi ro : Những rủi ro trình thực …… bao gồm : ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… Những rủi ro gặp phải : ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… Những rủi ro khắc phục : ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… Chi phí rủi ro : Chi phí thiệt hại rủi ro gây : …………………VNĐ Chi phí sửa chữa rủi ro : …………………VNĐ Những rủi ro gặp phải kế hoạch : ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… Những rủi ro thực pha … Bao gồm : ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… Cách khắc phục rủi ro, ước tính chi phí rủi ro xảy ra: ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… … ,Ngày… Tháng… Năm… Người xác nhận Người thực 10.4 Xác định rủi ro 10.4.1 Các lĩnh vực xảy rủi ro STT Lĩnh vực xảy rủi ro Lập kế hoạch dự án Xác định yêu cầu 54 Chất lượng dự án Chi phí dự án Cài đặt Lĩnh vực liên quan đến tiến trình Lĩnh vựa liên quan đến người Lĩnh vực liên quan đến công nghệ Các lĩnh vực khác (Bảng 10.1: Các lĩnh vực xảy rủi ro) 10.4.2 Xác định rủi ro Lĩnh vực xảy rủi ro Lập kế hoạch dự án Chi phí dự án Xác định yêu cầu Chất lượng dự án Cài đặt Con người Công nghệ STT Rủi ro Lập lịch trễ, không hợp lý Các tài liệu dự án hoàn thành chậm Ước lượng chi phí khơng phù hợp với ngân sách (khơng thường thiếu hụt ngân sách) Khách hàng thay đổi yêu cầu trình thực dự án Hiểu chưa đầy đủ yêu cầu khách hàng Yêu cầu khách hàng phức tạp Xung đột khách hàng đội dự án phát triển dự án Hệ thống không thực chức yêu cầu Tốc độ xử lý liệu chậm Phần mềm khơng tương thích với hệ thống Code khơng có vấn đề dẫn đến phải chỉnh sửa cài đặt lại nhiều lần Code chậm so với dự án Các thành viên đội dự án ốm đau, bệnh tật… Mâu thuẫn thành viên đội dự án Trình độ chuyên môn, kinh nghiệm số thành viên chưa cao Lựa chọn công nghệ không phù hợp Công nghệ mới, thành viên chưa quen sử dụng 55 Tiến trình Xung đột thành phần hệ thống Nhiều tính khơng cần thiết Sản phẩm hồn thành khơng thời hạn Thiếu sở vật chất phục vụ cho dự án Tài ngun dự án khơng có sẵn Kế hoạch truyền thông giao tiếp chưa tốt, sản phẩm không ứng dụng nhiều… Các lĩnh vực khác (Bảng 10.2: Bảng xác định rủi ro) 10.5 Phân tích mức độ rủi ro Pha phân tích rủi ro gọi đánh giá rủi ro, bao gồm - Xác định xác suất xảy rủi ro - Xác định ảnh hưởng rủi ro tới mục tiêu dự án - Xác định độ nguy hiểm rủi ro Mã rủi ro Số hiệu WBS Sự kiện rủi Người ro chịu trách nhiệm 1.0 Lập lịch trễ, Giám W không hợp đốc dự lý án 10/11/11 đến 18/11/11 2.0 Khách hàng Giám W/B thay đổi yêu đốc dự cầu án trình thực dự án Từ đoạn đến đoạn kế Hiểu chưa Giám W/S đầy đủ đốc dự yêu cầu án khách hàng 21/11/11 đến 21/11/11 Yêu cầu Giám S/W khách hàng đốc dự phức án tạp Như Xung đột Giám W/S khách đốc dự hàng đội án dự án phát Suốt Trung trình thực bình dự án Phạm vi Ngày ảnh ảnh hưởng hưởng dự kiến (W/B/S) Xác suất rủi ro xuất ảnh Mức độ Xếp hưởng nghiêm hạng rủi trọng ro Trung bình Rất cao Rất Cao Cao Cao Trung bình Rất cao Rất cao Trung Cao Trung bình Cao Cao giai Trung đầu bình giai thiết bình 56 triển dự án Ước lượng Giám W chi phí đốc dự khơng phù án hợp với ngân sách ( Thông thường thiếu hụt ngân sách) 10/11/11 đến 18/11/11 Trung bình Cao Cao Hệ thống Giám W/S không thực đốc dự án chức yêu cầu 4/1/12 đến 27/1/12 Trung bình Rất cao Cao Tốc độ xử Kỹ sư W/S lý liệu đảm chậm bảo chất lượng Giai đoạn Trung cài đặt bình đến kết thúc dự án Dưới trung bình Dưới trung bình Phần mềm Lập khơng trình tương thích viên với hệ thống W/S Như Trung bình cao cao 10 Code có Lập vấn đề dẫn trình đến phải viên chỉnh sửa cài đặt lại nhiều lần W 9/2/12 đến 10/2/12 Trung bình cao cao 10 11 Code chậm Lập so với dự án trình viên W Như Trung bình Trung bình cao 11 12 Các thành Giám W viên đội đốc dự dự án ốm án đau, bệnh tật… Suốt Thấp trình thực dự án Cao Trung bình 12 13 Mâu thuẫn Giám W đốc dự thành viên án đội dự Như Cao Cao 13 Trung bình 57 án 14 Trình độ Giám W chuyên đốc dự môn, kinh án nghiệm số thành viên chưa cao Như Cao Cao 14 15 Lựa chọn Giám W/B công nghệ đốc dự không án phù hợp 10/11 đến Thấp 18/11/11 Cao Cao 15 16 Công viên quen dụng Thấp Thấp Trung bình 16 17 Nhiều tính Giám S khơng đốc dự cần thiết án 4/1/12 đến 27/1/12 Trung bình Trung bình Trung bình 17 18 Sản phẩm Giám W/B hồn thành đốc dự khơng án thời hạn 9/02/12 đến 10/2/12 Trung bình Cao Cao 18 19 Xung đột Giám W/S đốc dự thành phần án hệ thống Giai đoạn Trung cài đặt bình đến kết thúc dự án cao cao 19 20 Thiếu sở Giám W/B vật chất đốc dự phục vụ cho án dự án Trong Trung suốt bình trình thực dự án Cao Cao 20 21 Tài nguyên Giám W/B dự án đốc dự khơng có án sẵn Như Thấp Cao Cao 21 22 Kế hoạch Giám W/S truyền đốc dự thông án giao tiếp chưa tốt, 9/02/12 đến 10/2/12 Trung bình Trung bình Trung bình 22 nghệ Giám W mới, đốc dự thành án chưa sử Trung bình 58 sản phẩm khơng ứng dụng nhiều… (Bảng 10.3 – Phân tích rủi ro) 10.6 Kế hoạch phịng ngừa rủi ro Mã rủi ro Chiến giảm nhẹ lược Công việc cần làm Người chịu trách Trạng thái nhiệm thực Tránh phát triển Phân chia công việc, yêu cầu làm dự án gây tiến độ dự án rủi ro Giám đốc dự án Đã thực Làm giảm xác Quan tâm tới khách hàng suất Nhà phân tích Đang thực nghiệp vụ kinh doanh Làm giảm xác Thông với khách hàng từ ban suất đầu Nhà phân tích Đã nghiệp vụ kinh doanh thực Làm giảm xác Thống với khách hàng từ ban suất đầu Nhà phân tích Đã nghiệp vụ kinh doanh thực Tránh xảy rủi Giám đốc khách hàng cần điều phối tối ro quan hệ khách hàng nhóm phát triển Giám đốc dự án Đang thực Làm giảm xác Sử dụng hợp lý phương pháp ước suất lượng Giám đốc dự án Đã thực Làm giảm xác Xác định rõ chức theo yêu cầu suất khách hàng Giám đốc dự án Đã thực Làm giảm xác Thực tốt trình kiểm tra chất suất lượng sản phẩm Giám đốc dự án Chưa thực Làm giảm xác Thực tốt trình kiểm tra chất suất lượng sản phẩm, đảm bảo sản phẩm chạy tốt hệ điều hành khác Giám đốc dự án Chưa thực 10 Tránh xảy rủi Kiểm tra code trình coding ro Lập trình viên Chưa thực 11 Làm giảm xác Thực tiến độ dự án suất Lập trình viên Chưa thực 12 Bổ sung thành Thêm thành viên Giám đốc dự án Chưa thực 59 viên dự bị 13 Tránh xảy rủi Tạo khơng khí thân thiện, cởi mở ro trình làm việc Giám đốc dự án Đang thực 14 Làm giảm xác Thành viên dự án cần tuyển suất chọn theo trình độ chuyên môn định Giám đốc dự án Đã 15 Tránh xảy rủi Cần lựa chọn công nghệ cách cẩn ro thận từ giai đoạn đầu Giám đốc dự án Đang thực 16 Tránh xảy rủi Công nghệ cần phổ biến cho ro thành viên đội dự án Giám đốc dự án Đang thực 17 Làm giảm xác Xác định rõ chức cần thiết suất hệ thống từ giai đoạn đầu Nhà phân tích Đã nghiệp vụ kinh doanh 18 Tránh xảy rủi Phân chia giai đoạn hợp lý yêu cầu ro đội dự án hồn thành cơng việc thời hạn Giám đốc dự án Chưa thực 19 Tránh xảy rủi Kiểm tra thường xuyên sửa có Giám đốc dự án ro lỗi Chưa thực 20 Chuyển dự án Cơ sở vật chất tài trợ tổ chức cho tổ chức khác khác Giám đốc dự án Chưa thực 21 Thiết lập tài Thêm tài nguyên cần thiết cho dự án Giám đốc dự án nguyên dự án thành lập tài nguyên dự phòng Đang thực 22 Thành lập chiến Cần thực theo chiến lược truyền lược truyền thông thông Chưa thực Giám đốc dự án thực thực (Bảng 9.4: Kế hoạch phòng ngừa rủi ro) 14 Kế hoạch quản lý mua sắm dự án Tầm quan trọng việc quản lý trang thiết bị dự án - Mua sắm gắn liền với việc yêu cầu cung cấp hàng hố dịch vụ từ bên ngồi Những điều khoản khác bao gồm mua bán nhập linh kiện - Các chuyên gia dự đoán trước 2003 thị trường nhập linh kiện công nghệ thơng tin tồn cầu tăng 110 tỷ đô la - Các khoản chi tiêu Liên Bang hoa Kỳ lĩnh vực công nghệ thông tin dự kiến tăng tăng từ 6,6 tỷ đô la năm 2002 lên gần 15 tỷ đô la trước 2007, thời điểm mà chỉnh phủ điện tử trọng, an ninh quốc gia, thiếu hụt chuyên viên công nghệ thơng tin phủ 11.1 Các giai đoạn việc quản lý mua sắm dự án 60 - Giai đoạn xây dựng ý tưởng : sau phác họa mơ hình hệ thống cách tổng thể, khái qt có tính khả thi nhất, cần đưa mức đầu tư cho hạng mục mua sắm phần cứng, phần mềm chi phí khác - Giai đoạn phát triển : sau có thiết kế hệ thống cần cho biết phải đầu tư trang thiết bị - Giai đoạn thực : giai đoạn này, dự án tập trung vào tổ chức thủ tục hợp đồng mua sắm, lắp đặt trang thiết bị cài đặt thử nghiệm sau - Giai đoạn kết thúc : giai đoạn này, việc lắp đặt thử nghiệm hạng mục phần cứng phải thực xong Hoàn tất thủ tục toán theo quy định pháp luật 11.2 Thủ tục mua sắm Tiến trình bao gồm : - Lập kế hoạch mua sắm : xác định danh mục mua sắm (hệ thống máy chủ, nhà cung cấp dịch vụ mạng,một số thiết bị khác ) - Lập kế hoạch đấu thầu để tuyển chọn nhà thầu cung cấp trang thiết bị - Tổ chức đấu thầu lựa chọn nhà cung cấp - Quản lý hợp đồng hoàn tất thủ tục lý hợp đồng 11.2.1.Xác định danh mục mua sắm Các sản phẩm cần thiết cho dự án “ Xây dựng hệ thống thư viện điện tử” STT Tên hạng mục Hệ thống máy chủ Đường Internet Các thiết bị hỗ trợ Nội dung Thời gian Tiêu chuẩn hạng mục thực Chi phí Sử dụng để Sau Dung lượng 10.000.000VND/tháng đăng ký tên hoàn tất cao, khả miền dự án xử lý lớn truyền Nội dung Sau Băng thơng 350.000VND/tháng hồn tất cao dự án Hệ điều Trong Đáp ứng đủ 5.550.000VND hành, phần trình thực yêu cầu mềm hỗ trợ (Bảng 11.3 - Danh mục mua sắm) 11.2.2.Lập kế hoạch đấu thầu Tất chi phí trang thiết bị phần cứng phần mềm bên A ( bên mượn sách dự án ) chi trả 61 11.2.3.Quản lý hợp đồng thủ tục lý hợp đồng  Nội dung quản lý hợp đồng      Bảo đảm thực hợp đồng  Bên mượn sách dự án (Bên A) cần thực biện pháp bảo đảm thực hợp đồng trước hợp đồng có hiệu lực ( Cam kết hai bên có chứng thực bên thứ cần thiết)  Thời gian có hiệu lực đảm bảo hợp đồng phải kéo dài chuyển sang nghĩa vụ bảo hành (nếu có) Bảo hành -  Hợp đồng văn có tính pháp lý cao nhất, nhà làm hợp đồng phải chịu trách nhiệm pháp lý việc lập quản lý hợp đồng Hợp đồng có mối liên quan tới pháp lý, điều quan trọng nhà làm hợp đồng phải chịu trách nhiệm pháp lý việc lập quản lý hợp đồng Tránh việc phớt lờ khế ước hợp đồng, dẫn tới hậu nghiêm trọng Quy định rõ thời hạn bảo hành ( đảm bảo thời gian thực dự án đến bàn giao sản phẩm ) Mức tiền bảo hành cho sản phẩm có vấn đề ( tương đương với mức tiền sửa chữa) Thanh toán hợp đồng Hợp đồng toán giá hợp đồng điều khoản ghi hợp đồng 62 TÀI LIỆU THAM KHẢO  Giáo trình quản lý dự án - Học viện cơng nghệ bưu viễn thơng  Trung tâm thông tin thư viện PTIT - http://ilc.ptit.edu.vn/  Báo cáo hệ thống quản lý thư viện – Trường cao đẳng Lý Tự Trọng  Giáo trình quản lý dự án - PGS.TS Từ Quang Phương 63 ... trình quản lý dự án Phần 1: Tôn dự án Phần 2: Kế hoạch quản lý dự án Phần 3: Kế hoạch quản lý thời gian Phần 4: Kế hoạch quản lý chi phí Phần 5: Kế hoạch quản lý chất lượng Phần 6: Kế hoạch quản lý. .. chung cho hệ thống thư viện Dự án xây dựng phần mềm quản lý thư viện điện tử xây dựng phát triển nhằm mục đích theo dõi, quản lý phục vụ bạn đọc cách tốt Thời điểm tại, Học viện Cơng nghệ Bưu... 16 Xây dựng hệ CSDL 2.4 Xây dựng giao diện 2.4 Xây dựng hệ thống nhập tài liệu 1.6 Hệ thống quản lý thư viện điện tử 2.4 Hệ thống mượn/trả sách 1.6 Hệ thống quản lý 0.8 Xây dựng hệ hỗ trợ tạo báo