TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  - TIỂU LUẬN MÔN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN Giảng viên hướng dẫn: Th.S Nguyễn Thị Hồng Vân Lớp Tên SV : Hồ Văn Hiệp MSSV : 1412210084 : TMA306.2.1617.1LT Hà Nội, ngày 23 tháng 03 năm 2017 Page of 19 CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU 1.1 Lý chọn đề tài Trong xu phát triển nay, doanh nghiệp cạnh tranh khốc liệt để đứng vững thị trường nước vươn thị trường quốc tế, Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản (VISSAN) không nằm ngồi cạnh tranh Là doanh nghiệp lớn nhà nước, hưởng nhiều quan tâm ưu đãi trước cạnh tranh tập đoàn lớn nước CP (Thái Lan), Halongfood… Vissan phải không ngừng đổi mới, yêu cầu cấp thiết Vissan ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác quản lý mà cụ thể ứng dụng ERP (Enterprise Resources Planning) Trên giới việc ứng dụng ERP phổ biến tính hữu ích nó, phần mềm giúp cho nhà lãnh đạo quản lý nguồn lực công ty (tài chính, nhân lực, khách hàng…) thơng qua đưa định mang tính chiến lược chiến thuật Tại Việt Nam nhiều yếu tố khách quan chủ quan nên việc ứng dụng ERP gặp nhiều khó khăn Vissan gặp nhiều khó khăn việc triển khai ứng dụng Với nghiên cứu em xin đưa số giải pháp thích hợp để giúp Cơng ty triển khai ứng dụng ERP 1.2 Mục tiêu nghiên cứu Đề xuất giải pháp việc ứng dụng ERP Công ty VISSAN 1.3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng phân tích nghiên cứu việc sử dụng phần mềm VISSAN Phạm vi nghiên cứu ứng dụng ERP phòng ban, đơn vị trực thuộc VISSAN 1.4 Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu: quan sát thu thập ý kiến việc ứng dụng ERP nhân viên Công ty Vissan Thu thập tài liệu, đánh giá việc ứng dụng ERP Việt Nam qua đề xuất giải pháp hữu ích việc ứng dụng ERP Việt Nam Page of 19 1.5 Kết cấu đề tài Bài nghiên cứu trình bày thơng qua nội dung sau: - Giới thiệu vấn đề sở lý thuyết Phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm cơng ty Từ đề xuất biện pháp nhằm thúc đẩy triển khai phần mềm ERP công ty - Những động lực kháng cự lại thay đổi CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 Khái niệm ERP ERP phần mềm máy tính tự động hoá tác nghiệp đội ngũ nhân viên doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu hoạt động hiệu quản lý toàn diện doanh nghiệp Nói cách khác, ERP Phần Mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp Đây cách nhìn “dễ hiểu” khái niệm ERP Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn phạm vi hoạch định nguồn lực, nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị ) tài lực (tài chính) Khối lượng công việc hoạch định sử dụng nguồn lực doanh nghiệp chiếm phần lớn toàn hoạt động doanh nghiệp nên ERP hệ thống Phần Mềm lớn Rất nhiều giải pháp ERP thực chức theo phạm vi Tuy nhiên thực tế, khái niệm ERP mở rộng nhiều nhiều giải pháp ERP ngoại nội Ví dụ module CRM (quản lý mối quan hệ khách hàng) tích hợp nhiều giải pháp ERP quốc tế CRM khái niệm khác so với ERP Xét quy trình hoạt động doanh nghiệp CRM quản lý khâu quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Đó cơng việc xây dựng hệ thống khách hàng để tạo kết - hợp đồng bán hàng điểm xuất phát tất hoạt động doanh nghiệp (mua hàng, sản xuất ) nên module tích hợp phạm vi hệ thống ERP điều dễ hiểu Thực tế nhu cầu quản lý doanh nghiệp “vô phong phú” không giới hạn phạm vi hoạch định nguồn lực Ví dụ: Các cơng ty cổ Page of 19 phần có nhu cầu lớn module Phần Mềm “Quản lý cổ phần cổ đơng” module có mối quan hệ chặt chẽ với module kế tốn khơng nằm khái niệm ERP Nếu hiểu ERP khía cạnh Phần Mềm quản lý “tổng thể” doanh nghiệp module nên tích hợp vào thành phần hệ thống ERP Tóm lại, khái niệm ERP cách đơn giản nhất: ERP Phần Mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, phần hoạch định nguồn lực phần Những quan trọng hoạt động doanh nghiệp ERP quản lý, với ngành nghề kinh doanh, doanh nghiệp kiến trúc module hay chức hệ thống ERP khác 2.2 Vai trò ERP Kiểm sốt thơng tin khách hàng: nói trên, liệu nằm chung nơi nhân viên công ty truy cập xem thơng tin khách hàng, số người có quyền đổi thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không cập nhật xuyên suốt phận khác Ngay ơng CEO dễ dàng xem mua đâu tiền Tăng tốc trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP phục vụ cơng cụ giúp tự động hóa phần tất quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu thành phẩm, quản lý đầu đầu vào, đóng gói nhiều thứ khác Vì sử dụng hệ thống máy tính nên cơng ty tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng suất giảm lượng nhân cần thiết Người quản lý xem tất thông số công ty giao diện hợp nhất, nhảy từ khu vực sang khu vực khác để kiếm vài số Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra theo dõi tính đồng chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch phân bổ nhân lực cách hợp lý tùy nhu cầu dự án ERP tự động kiểm tra sở liệu xem nhân viên mạnh tự gán họ vào tác vụ dự án, người quản lý nhiều thời gian cho công đoạn Kiểm sốt thơng tin tài chính: để hiểu hiệu suất cơng ty sao, người quản lý phải tìm hiểu số liệu từ nhiều phận khác nhau, nhiều Page of 19 có đúng, có sai, có theo tiêu chuẩn này, có theo tiêu chuẩn khác ERP tổng hợp hết thứ liên quan đến tài lại nơi số liệu có phiên mà thôi, hạn chế tiêu cực đánh giá sai lầm người quản lý hiệu doanh nghiệp ERP giúp tạo báo cáo tài theo chuẩn quốc tế IFRS, GAAP, chí theo tiêu Kế tốn Việt Nam (cơng ty TRG International Việt Nam chỉnh sửa phần mềm Infor ERP LN theo chuẩn Việt Nam) Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm sốt xem kho hàng, hàng nằm đâu, ngun vật liệu nhiều Việc giúp công ty giảm vật liệu mà họ chứa kho, cần thiết nhập Tất giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc Chuẩn hóa hoạt động nhân sự: nhờ ERP mà nhân theo dõi sát làm việc, về, khối lượng công việc nhân viên làm (để tính lương bổng phúc lợi), người nhân viên làm việc nhiều phận khác nhau, nhiều khu vực địa lý khác Nhân viên hài lòng với ERP, cơng ty trả lương cho họ thời gian Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc cơng ty: ERP có tảng tên Ming.le cho phép người hệ thống ERP chat với thời gian thực để truy vấn thông tin ERP sở hữu khả hiển thị tác vụ mà người cần làm, xem cập nhật trạng thái từ người phòng,… 2.3 Lý thuyết chẩn đốn mơ hình Khái niệm chẩn đốn tổ chức Là trình cộng tác thành viên tổ chức/nhóm có dự án OD với nhà tư vấn OD để thu thập thông tin cần thiết, phân tích, xác định mục tiêu thay đổi Cung cấp thơng tin đầu vào hiểu biết tổ chức phục vụ cho trình hoạch định kế hoạch hành động cho can thiệp OD Đây đặc tính khác biệt rõ ràng dự án OD so với dự án thay đổi ứng phó khác: phải chẩn đoán tổ chức trước can thiệp => Thay đổi có hoạch định Các mơ hình chuẩn đốn - Mơ hình six boxes - Mơ hình 7s Page of 19 - Mơ hình xương cá Nghiên cứu sử dụng mơ hình xương cá để chuẩn đoán vấn đề đề xuất giải pháp cho Cơng ty Vissan Mơ hình xương cá: thiết kế để nhận biết mối quan hệ nguyên nhân kết Nó thực điều việc hướng dẫn nhà quản lý thông qua loạt bước theo cách có hệ thống để nhận biết nguyên nhân thực tế tiềm ẩn mà tạo kết (đó vấn đề khó khăn hội cải tiến) Nó biết đến Biểu đồ Ishikawa, người nghĩ mơ hình Phân tích nguyên nhân gốc rễ kỹ thuật công tác bảo dưỡng thiết bị, áp dụng để tìm nguyên nhân gốc rễ gây hư hỏng từ khắc phục triệt để tránh lặp lại làm giảm hậu sau Thông thường xảy vấn đề nguyên nhân thường đổ lỗi lòng vòng Điều gây mẫu thuẫn nội bộ, thiếu trung thực, đổ lỗi lẫn cho dẫn tới việc mối quan hệ bên thất bại dẫn tới hoạt động dự án bị đổ vỡ Cách tốt giải việc cần xác định nguyên nhân cốt lõi (root cause) vấn đề thay quan sát bề vấn đề (mà gọi tượng) Phân tích biểu đồ nhân giúp tổ chức hình dung xuyên suốt nguyên nhân vấn đề, bao gồm nguyên nhân gốc rễ mà tượng Phát triển kế hoạch để xác nhận nguyên Page of 19 nhân tiềm ẩn nguyên nhân thực Cung cấp cấu trúc cho nỗ lực xác định nguyên nhân CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN 3.1 Giới thiệu công ty VISSAN 3.1.1 Tổng quan Công ty VISSAN Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản (VISSAN) Công ty thành viên Tổng Công ty Thương Mại Sài Gòn, thành lập từ ngày đầu giải phóng Miền Nam thống đất nước Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản hoạt động lĩnh vực công nghệ giết mổ gia súc, đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, cung cấp thịt tươi sống cho nhu cầu nhân dân Thành phố thời kỳ kinh tế theo chế bao cấp Sau đó, Cơng ty tham gia xuất thịt đông lạnh sang thị trường Liên Xô nước Đông Âu chủ yếu hình thức Nghị định thư Vào năm cuối thập niên 80 tình hình trị kinh tế giới có nhiều biến động ảnh hưởng lớn đến hoạt động xuất đồng thời Đảng Nhà nước có chủ trương chuyển đổi sang kinh tế thị trường, xóa bao cấp Trong thời kỳ để tồn phát triển, phát huy vai trò chủ đạo thành phần kinh tế Nhà nước, Công ty chủ động chuyển hướng sản xuất, mạnh dạn đầu tư trang thiết bị, lấy thị trường nội địa làm đòn bẩy phát triển, đa dạng hố sản phẩm, mở rộng kênh phân phối, xây dựng chiến lược sản phẩm, giá phù hợp với thị hiếu thu nhập người dân Do đó, sau chuyển sang chế thị trường đến Công ty không ngừng phát triển quy mô lĩnh vực sản xuất Trước đây, Công ty đơn giết mổ phân phối thịt gia súc nay, Cơng ty mở rộng sang ngành chế biến thực phẩm, rau quả, chăn nuôi, đầu Page of 19 tư tài chính, xây dựng thành cơng thương hiệu “ VISSAN”, tạo uy tín lớn thị trường thực phẩm tươi sống chế biến, đơn vị chế biến thực phẩm hàng đầu nước Một số sản phẩm chế biến xuất sang nước Đông Âu Châu Á… Mặc dù số lượng nhiên thị trường tiềm năng, Công ty tập trung đầu tư thời gian tới thị trường Việt Nam tham gia với tổ chức kinh tế giới khu vực 3.1.2 Ngành nghề kinh doanh Hoạt động công ty chuyên sản xuất, chế biến kinh doanh sản phẩm thịt heo, trâu, bò, thịt gia cầm tươi sống đông lạnh, hải sản, sản phẩm thịt nguội cao cấp theo công nghệ Pháp, sản phẩm xúc xích trùng theo cơng nghệ Nhật Bản, sản phẩm chế biến theo truyền thống Việt Nam, sản phẩm đóng hộp, trứng gà, vịt; kinh doanh mặt hàng công nghệ phẩm tiêu dùng khác; sản xuất kinh doanh heo giống, heo thịt, bò giống, bò thịt; sản xuất, kinh doanh thức ăn gia súc; dịch vụ kỹ thuật chăn ni heo, bò; kinh doanh ăn uống; kinh doanh nước trái cây, lương thực chế biến; sản xuất kinh doanh rau củ loại, rau chế biến, loại gia vị hàng nông sản Sản phẩm VISSAN có chỗ đứng vững thị trường, với doanh thu thị phần chiếm lĩnh VISSAN xem doanh nghiệp sản xuất kinh doanh ngành súc sản rau củ đứng đầu nước 3.1.3 Phương hướng tương lai Với chiến lược mở rộng phát triển không ngừng, thời gian tới công ty tiếp tục phát triển thị trường nội địa, đưa sản phẩm tiếp cận thị trường giới sẵn sàng hợp tác với đối tác nước lĩnh vực: - Thương mại phát triển xuất nhập - Sản xuất kinh doanh sản phẩm chế biến từ thịt, rau củ quả; thực phẩm đóng hộp; thủy hải sản… - Nhập kinh doanh hương liệu, phụ gia, phụ liệu cho ngành thực phẩm chế biến - Sản xuất kinh doanh heo giống, heo hậu bị, heo thịt - Sản xuất, chế biến kinh doanh thức ăn gia súc, chế phẩm phục vụ chăn nuôi, dịch vụ, kỹ thuật chăn nuôi heo Page of 19 - Định hướng tìm kiếm thị trường giai đoạn hội nhập kinh tế giới đặc biệt trọng đến thị trường tiềm Campuchia, Lào, Myanmar thị trường đông đảo kiều bào Mỹ, châu Âu gắn bó với sản phẩm mang hương vị quê hương chả giò, giò lụa, lạp xưởng… 3.1.4 Phương thức hoạt động Phương thức kinh doanh linh hoạt, tinh thần sẵn sàng hợp tác quan tâm đến quyền lợi đối tác kinh doanh Công ty VISSAN doanh nghiệp dẫn đầu việc cung cấp nhu cầu tiêu thụ thịt heo, trâu, bò rau củ Thành phố Hồ Chí Minh VISSAN xây dựng mạng lưới hệ thống phân phối bao gồm: Chi nhánh Thành phố Hà Nội, Chi nhánh Thành phố Đà Nẵng, Cửa hàng Thực phẩm Quận, Cửa hàng Giới Thiệu Sản Phẩm, Siêu thị đại lý phân phối rộng khắp nước 3.2 Phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm công ty VISSAN 3.2.1 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin công ty VISSAN Việc ứng dụng công nghệ thông tin trở thành yêu cầu cấp thiết doanh nghiệp nay, doanh nghiệp lớn với quy trình quản lý phức tạp, nhiều quy trình Cơng ty VISSAN từ lâu nhận thức điều cố gắng triển khai phần mềm Công ty Năm 2009, Công ty triển khai phần mềm bán hàng Xman, bắt đầu vào sử dụng từ năm 2010 đến phần mềm hoạt động tương đối ổn định áp dụng cho số phận phòng ban Cơng ty (Phòng Kinh doanh thực phẩm tươi sống, Phòng kinh doanh thực phẩm chế biến, khu trữ lạnh – kho), toàn hệ thống cửa hàng giới thiệu sản phẩm Công ty khối cửa hàng Quận – Trạm, liệu từ cửa hàng kết xuất công ty để theo dõi Tuy nhiên, phần mềm phục vụ cho công tác bán hàng nên Công ty sử dụng phần mềm ứng dụng cũ Foxpro số phận để phục vụ cho công tác quản lý tài – kế tốn Ví dụ: Phòng Kinh doanh thực phẩm tươi sống, Phòng kinh doanh thực phẩm chế biến, khu trữ lạnh –các kho Phòng Tài – kế tốn Với hệ thống cơng nghệ thông tin hành, Công ty VISSAN Page of 19 gặp nhiều khó khăn cơng tác quản lý, không linh hoạt việc tận dụng tối đa hội thị trường, việc điều hành sản xuất kinh doanh chưa chuẩn hóa xuyên suốt Hiện nay, trình phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, mở rộng mạng lưới phân phối bán lẻ bao phủ hầu hết địa bàn nước, việc đổi công nghệ thông tin trở thành nhu cầu cấp thiết công tác quản lý Công ty VISSAN, công tác quản lý Tài – Kế tốn Trong thời gian qua, Phòng TC-KT Cơng ty VISSAN sử dụng cơng cụ thủ công Excel chủ yếu việc ghi chép, hạch tốn báo cáo tài – kế tốn Điều gây khó khăn q trình thu thập, tổng hợp số liệu, lập báo cáo nhanh kết hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài Cơng ty trình Ban Tổng Giám Đốc Công ty nhằm đưa định kịp thời Mặt khác, việc kiểm tra liệu kế toán, tổng hợp số liệu làm báo cáo hợp phức tạp gây ảnh hưởng đến tính kịp thời, xác, đầy đủ cơng tác kế tốn Cụ thể: - Có chồng chéo cơng việc nhân viên Phòng ban Phòng ban, khơng có kế thừa liệu, gây lãng phí thời gian nguồn lực; - Kế tốn thủ công, hay sử dụng excel thường mắc phải sai sót q trình tính tốn hay hạch tốn; - Cần nhiều nhân lực công tác quản lý hệ thống Cửa hàng giới thiệu sản phẩm ngày mở rộng; - Khó khăn việc kiểm sốt lưu trữ chứng từ với khối lượng lớn; - Khó quản lý Tiền - Hàng – Cơng nợ; - Khả hỗ trợ định, hoạch định thấp: khơng cập nhật kịp thời doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền theo Đơn vị trực thuộc tồn Cơng ty Bên cạnh đó, việc di dời khu vực Văn phòng Cơng ty đến Khu cơng nghiệp Tân Tạo, xưởng sản xuất đến Long An triển khai thời gian tới Vì thế, vấn đề liên kết thông tin hai khu vực vấn đề quan tâm hàng đầu, Công ty dự kiến ứng dụng công nghệ thông tin, Page 10 of 19 phần mềm quản lý mang tính qn tồn hệ thống, liên kết liệu cách chặt chẽ phận, phòng ban, Đơn vị hai khu vực Tuy nhiên, với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh vấn đề mang tính lịch sử để lại ví dụ hệ thống phần cứng có Cơng ty chưa đủ đáp ứng, trình độ cơng nghệ thơng tin nhân viên thấp bảo mật thơng tin sau triển khai ứng dụng cơng nghệ thơng tin khơng phải vấn đề thực cách nhanh chóng mà cần có thời gian kế hoạch cụ thể để triển khai 3.2.2 Những nhân tố tác động đến việc ứng dụng ERP 3.2.2.1 Môi trường vĩ mô - Môi trường kinh tế: Tốc độ tăng trưởng kinh tế Việt Nam ổn định, sức mua ngày gia tăng nên để Cơng ty nâng cao khả quản lý cạnh tranh việc ứng dụng ERP điều vơ quan trọng => áp lực thay đổi - Công nghệ: Cơ sở hạ tầng Công nghệ nước ta phát triển với tốc độ nhanh, Việt Nam có đủ điều kiện để ứng dụng chương chương trình quản lý chuẩn quốc tế, điều kiện thuận lợi cho Công ty việc ứng dụng => thuận lợi việc thay đổi 3.2.2.2 Môi trường vi mô - Đối thủ cạnh tranh: đối thủ cạnh trong lĩnh vực Cơng ty ngày nhiều có đối thủ mạnh đến từ Thái Lan CP, cơng ty lớn có nguồn lực tài mạnh tổ chức quy củ nên tham gia vào thị trường lâu sau Vissan vươn lên chiếm lĩnh thị trường nhanh Cơng ty Vissan cần phải nhanh triển khai ERP để chuẩn hóa việc lý, nâng cao khả cạnh tranh => áp lực thay đổi - Nhà cung cấp khách hàng: Hiện nhà cung cấp khách hàng Vissan ngày nhiều yêu cầu ngày cao, không chất lượng mà sách Cơng ty, nên để quản lý tốt mối quan hệ với nhà cung cấp khách hàng Công ty cần áp dụng ERP => áp lực thay đổi 10 Page 11 of 19 3.2.2.3 Môi trường nội - Đặc điểm Công ty: Vissan Công ty 100% vốn nhà nước trực thuộc tổng công ty thương mại Sài Gòn (SATRA), cơng ty độc lập có lợi nhuận cao kinh doanh tất hoạt động Công ty phải xin ý kiến từ Công ty mẹ, điều bất cập công tác quản lý Công ty, mang nặng tính hành thiếu linh hoạt quản lý Việc thực dự án ERP phải làm cơng văn, giải trình để xin chấp thuận từ Cơng ty mẹ sau triển khai, qua bước phải báo cáo điều chỉnh thời gian Tuy nhiên Công ty nhà nước nên có hỗ trợ mặt kinh phí, Cơng ty mẹ duyệt đề án hỗ trợ kinh phí cho việc ứng dụng ERP Vissan.=> thuận lợi khó khăn việc triển khai ERP - Quy mô Công ty: Vissan Công ty thành lập lâu, có quy mơ lớn với nhiều chi nhánh, nhà xưởng nhiều địa phương khác nhau, có vùng sở hạ tầng công nghệ thông tin hạn chế nên việc ứng dụng ERP đồng cho tồn cơng ty việc khó khăn => khó khăn triển khai ERP - Lãnh đạo Vissan: ban giám đốc Công ty nhận áp lực việc cần phải ứng dụng ERP Công ty tâm cao việc triển khai đề án nhiên có nhiều cơng việc phải giải nên sâu sát việc triển khai đề án dẫn đến tiến độ triển khai chậm => thuận lợi triển khai ERP - Cơ sở hạ tầng: Hiện sở hạ tầng công nghệ thông tin Vissan nghèo nàn, ứng dụng nhiều phần mềm quản lý khác phòng phận VD: Bộ phận sản xuất dùng foxpro, phận kho dùng access, phận kinh doanh dùng Xmen.=> khó khăn triển khai ERP - Nhân viên Cơng ty: Hiện cơng ty có nhiều luồng ý kiến khác việc triển khai ERP, phận ủng hộ ERP (phòng kế tốn, phòng kinh doanh, phòng tổ chức) có phòng ban phản đối việc ứng dụng ERP (phòng hành chính, phận xưởng) Thêm vào trình độ nhân viên Công ty chưa cao, đa số nhân viên lớn tuổi nên việc tiếp cận ERP khó khăn Một số nhân viên Công ty thể chống đối thẳng thắn động chạm mặt quyền lợi triển khai ERP - Đối tác triển khai: Do đặc điểm quản lý Công ty khác với doanh nghiệp khác nên Công ty lựa chọn Fast đối tác cung cấp ERP phần mềm Fast có 11 Page 12 of 19 thể tùy chỉnh theo yêu cầu quản lý Công ty khơng phải chuẩn hóa theo tiêu chuẩn quốc tế - Chi phí: Đây dự án với chi phí lớn nên bàn bạc nhiều dẫn tới tốn thời gian bị ảnh hưởng trượt giá Ngoài nhân tố nêu trên, Vissan có số vấn đề ảnh hưởng việc triển khai ERP: - Quản lý khách hàng: Vissan có phòng kinh doanh phòng kinh doanh thực phẩm tươi sống phòng kinh doanh thực phẩm chế biến, phòng có cách đặt mã khách hàng khách điều dẫn khách hàng mua hai loại mặt hàng có hai mã khác nhau, tạo khó khăn việc theo dõi công nợ, quản lý quan hệ khách hàng (khuyễn mãi, quà tặng…) - Quản lý máy móc, hàng tồn kho: phận kho xưởng công ty có cách quản lý máy móc riêng nên phòng ban kế tốn, kế hoạch khơng thể theo dõi xác số lượng hàng tồn kho, số lượng máy móc, cơng cụ dụng cụ tồn Cơng ty - Quản lý nhà cung cấp: Vissan có nhiều nhà cung cấp từ nhiều nơi khác việc theo dõi chất lượng sản phẩm lại chủ yếu ghi nhận excel, điều làm chậm tốc độ báo cáo, khó quản lý nhà phân phối Công ty - Theo dõi công nợ, dự báo tài chính: trình bày trên, việc quản lý mã khách hàng có nhiều bất cập dẫn đến việc theo dõi cơng nợ khó khăn, khách hàng tốn tiền mà khơng thơng báo rõ tốn cho hóa đơn phòng kế tốn khơng thể xác định Điều dẫn tới khó khăn quản trị mối quan hệ khách hàng, khó khăn báo cáo số liệu sử dụng số liệu để đưa dự báo xác 12 Page 13 of 19 3.2.3 Mơ hình ngun nhân kết yếu tố vi mô yếu tố vĩ mô Kinh tế Công nghệ Kháchhàng Đối thủ Nhà cung cấp ERP Đặc điểm Công ty L ãnhđạo Quy mô Công ty Nhân viên Đối tác C sở hạ tầng Chi phí Các nhân tố khác yếu tố nội Vissan: CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI ERP TẠI VISSAN 4.1 Các giải pháp 4.1.1 Cơ chế quản lý Để tăng tính linh hoạt việc triển khai dự án, Công ty cần xin chế tự chủ từ Công ty mẹ: việc triển khai ERP Cơng ty tồn quyền định không cần xin ý kiến từ Công ty mẹ, Công ty sử dụng lợi nhuận sau thuế quỹ khoa học Công nghệ để thực dự án 4.1.2 Lập ban dự án Do ban giám đốc có nhiều công việc để giải trực tiếp điều hành dự án, giải mâu thuẫn nên cần lập ban dự án ERP Trưởng ban dự án báo cáo trực tiếp với giám đốc, có quyền tuyển dụng thêm thành viên để phục vụ dự án, có quyền lực để giải mâu thuẫn phòng ban 13 Page 14 of 19 việc triển khai ERP, thành viên ban dự án lấy từ phòng ủng hộ kế toán, kinh doanh Các thành viên ban dự án nhân viên có trình độ, nhiệt tình ủng hộ dự án ERP Có chế độ đãi ngộ tăng thêm với thành viên ban dự án (thưởng tiền, vật, tuyên dương) 4.1.3 Tuyên truyền Tuyên truyền lợi ích ERP, đưa viễn cảnh tốt đẹp Cơng ty có ln quyền lợi lợi ích nhân viên Công ty để thu hút ủng hộ nhân viên Đưa nhân viên thăm doanh nghiệp triển khai thành công ERP họ thấy rõ lợi ích mà ERP mang lại 4.1.4 Đào tạo, tuyển dụng, luân chuyển nhân viên Do đặc điểm Công ty tuyển dụng chủ yếu qua quen biết nên việc sa thải nhân viên khó, việc sa thải gây đụng chạm tới mối quan hệ ngồi Cơng ty triển khai ERP phương án sa thải nhân viên chống đối điều nên Công ty cần đưa phương án luân chuyển Các nhân viên có lực, ủng hộ dự án cần có biện pháp đào tạo để họ làm nhân tố nòng cốt ứng dụng ERP phận họ Đối với nhân viên chống đối thuyết phục chuyển họ phận sử dụng ERP hành chính, lưu trữ Ngồi trình độ nhân viên Vissan chưa cao nên chưa thể quản lý ERP cần tuyển dụng nhân viên giỏi, có kinh nghiệm việc sử dụng quản lý phần mềm ERP để hỗ trợ cho dự án 4.1.5 Chia nhỏ dự án ERP dự án lớn việc ứng dụng đồng thời khó khăn dự án nên chia nhỏ thành giai đoạn - Giai đoạn 1(2014-2016): triển khai ERP thành phố Hồ Chí Minh phòng ban kế tốn, kinh doanh, tổ chức - Giai đoạn (2016-2017): triển khai phòng ban lại thành phố Hồ Chí Minh mở rộng chi nhánh thành phố - Giai đoạn 3(2017-2018): triển khai ERP chi nhánh Hà Nội, Đà Nẵng, Long An - Giai đoạn (2018-2020): triển khai ERP tồn Cơng ty Vissan 4.1.6 Đầu tƣ sở hạ tầng, chuẩn hóa liệu: 14 Page 15 of 19 Đây việc quan trọng để triển khai thành cơng ERP, Cơng ty phải chuẩn hóa lại mã khách hàng, mã sản phẩm, máy móc để quản lý Đồng thời Công ty phải đầu tư thêm hệ thống máy chủ phục vụ cho việc lưu trữ thông tin đồng tồn Cơng ty 4.1.7 Khen thƣởng Trong q trình dự án diễn Cơng ty cần có khen thưởng để động viên tinh thần nhân viên tích cự tham gia dự án, qua việc khen thưởng làm cho nhân viên khác có động lực để noi theo Việc khen thưởng phải rõ ràng, có thang đo cụ thể tránh việc ganh ghét kỵ khác tưởng thưởng 4.2 Các động lực kháng cự triển khai dự án ERP 4.2.1 Các kháng cự triển khai dự án ERP Mặc dù thay đổi chắn xảy tổ chức xuất kháng cự chống lại thay đổi Hai nhân tố xuất kháng cự: kháng cự cá nhân kháng cự tổ chức • Sự kháng cự cá nhân: - Ảnh hưởng quyền lợi: triển khai dự án dẫn tới xáo trộn Cơng việc vị trí cá nhân lo sợ bị ảnh hưởng tới quyền lợi chống đối lại việc triển khai dự án - Học tập mới: việc triển khai dự án đòi hỏi học tập kiến thức mới, thách thức không nhỏ nhiều nhân viên đặc biệt nhân viên lớn tuổi, họ quen với cách làm việc cũ nên ngại thay đổi dẫn tới chống đối việc triển khai ERP - Mối quan hệ đồng nghiệp: Khi triển khai ERP động chạm tới quyền lợi cá nhân nhiều người dẫn tới sứt mẻ tình đồng nghiệp tổ chức, điều cản trở việc ứng dụng ERP Vissan • Sự kháng cự tổ chức: - Sự thay đổi quyền lợi quyền lực phòng ban: triển khai ERP làm cân quyền lực phận điều làm cho phận có quyền lực lớn khơng hài lòng - Sức ỳ tổ chức: quy mô Công ty lớn nên việc thay đổi khó khăn thời gian, thêm vào triển khai ERP thay 15 Page 16 of 19 đổi phần cấu tổ chức dẫn tới chống đối phận bị cắt giảm hay bị suy giảm quyền lực 4.2.2 Động lực thay đổi: - Do yêu cầu cấp thiết thương trường: điều kiện cạnh tranh khốc liệt nay, Công ty không nhanh chóng triển khai ứng dụng ERP để nâng cao hiệu quản quản lý, quản trị mối quan hệ với nhà cung cấp khách hàng Cơng ty sớm bị đối thủ cạnh tranh chiếm lĩnh thị phần - Sự tâm cao đội ngũ lãnh đạo: nhà lãnh đạo mong muốn Công ty hoạt động hiệu quả, mở rộng thị trường, cắt giảm chi phí khơng cần thiết, muốn đội ngũ lãnh đạo phải nắm bắt tính hình hoạt động cách cụ thể kịp thời ban lãnh đạo tâm triển khai ERP Vissan - Sự ủng hộ phận Cơng ty: phận, phòng ban Công ty mong muốn triển khai ERP ứng dụng giúp giảm tải Công việc, nâng cao suất làm việc, họ nhìn thấy viễn cảnh phát triển Cơng ty có họ KẾT LUẬN Để thành cơng việc triển khai ứng dụng ERP Vissan đòi hỏi nhiều thời gian chi phí vấn để cấp thiết cần phải thực Trong trình thực xuất nhiều yếu tố ủng hộ kháng cự nêu Công ty biết vận dụng khéo léo nhiều biện pháp với tâm cao ban lãnh đạo dự án thành công mang lại hiệu to lớn cho Vissan tương lại 16 Page 17 of 19 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Slide giảng Thay Đổi Phát Triển Tổ Chức, TS Trương Thị Lan Anh - Dữ liệu công ty VISSAN 17 Page 18 of 19 ... CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN 3.1 Giới thiệu công ty VISSAN 3.1.1 Tổng quan Công ty VISSAN Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản (VISSAN) Công ty thành viên Tổng Cơng ty Thương... phân phối rộng khắp nước 3 .2 Phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm công ty VISSAN 3 .2. 1 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin công ty VISSAN Việc ứng dụng công nghệ thông tin trở thành... nhiên Công ty nhà nước nên có hỗ trợ mặt kinh phí, Công ty mẹ duyệt đề án hỗ trợ kinh phí cho việc ứng dụng ERP Vissan. => thuận lợi khó khăn việc triển khai ERP - Quy mô Công ty: Vissan Công ty