1 XÂY DỰNG PHẦN MỀM HỖ TRỢ BẦU CỬ VÀ QUẢN LÝ CỔ ĐÔNG CỔ TỨC Trong chương này sẽ trình bày quy trình xây dựng phần mềm hỗ trợ bầu cử, quản lý cổ đông, cổ tức của Công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà trên cơ sở phân tích hiện trạng và nền tảng lý luận đã nêu ở hai chương trước. 3.1. Khảo sát hiện trạng và đặc tả yêu cầu 3.1.1. Khảo sát và tìm hiểu yêu cầu Thông thường thì một hệ thống mới được xây dựng nhằm thay thế cho một hệ thống cũ đã bộc lộ nhiều bất cập. Chính vì vậy việc tìm hiểu nhu cầu đối với hệ thống thường bắt nguồn từ việc khảo sát và đánh giá hệ thống cũ. Để tìm hiểu kỹ hơn yêu cầu và để đưa ra được giải pháp tối ưu là phần mềm hỗ trợ bầu cử, quản lý cổ đông, cổ tức của công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà, tác giả đã tiến hành khảo sát chi tiết hệ thống hiện nay Công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà thông qua một số phương pháp điều tra như nghiên cứu tài liệu viết, phỏng vấn (khảo sát bằng lời) và quan sát : - Nghiên cứu tài liệu viết: Thông qua nghiên cứu các loại hoá đơn thanh toán lợi tức, sổ cổ đông, biên bản họp hội đồng quản trị, kết cấu của phiếu bầu cử ban kiểm soát và hội đồng quản trị, kế hoạch …. - Phỏng vấn: Tiến hành toạ đàm trong khuôn khổ nhỏ để lắng nghe các nhu cầu mà thành viên trong hệ thống đang muốn đạt được cũng như các tồn tại và nhược điểm cần khắc phục của hệ thống - Quan sát: ghi chép tiến trình các cán bộ quản lý cổ đông, cổ tức xử lý công việc, trình tự của công tác bầu cử. 1 2 Từ các phương pháp điều tra đã tìm hiểu được: - Tìm hiểu môi trường kinh tế xã hội của hệ thống: Môi trường kinh tế xã hội của hệ thống như cơ cấu tổ chức, cơ quan chủ quản, chức trách nhiệm vụ liên quan đến hệ thống đã được trình bày chi tiết trong chương một của luận văn. - Xem xét các thuật ngữ chuyên môn được sử dụng trong thị trường chứng khoán như : Cổ đông, cổ tức, cổ phần, cổ phiếu và những thuật ngữ liên quan - Tìm hiểu mô tả chi tiết công việc của các bộ phận liên quan. Thống kê các phương tiện và tài nguyên đã và cố thể sử dụng như : Phòng kế toán là nơi theo dõi cổ đông và tiến hành tính lợi tức cho các cổ đông theo yêu cầu của hội đồng quản trị. Phòng kế toán với ưu điểm là có hơn 20 cán bộ trẻ nên dễ dàng tiếp cận những thay đổi của hệ thống. Đây là các bước công việc nhằm giúp cán bộ thiết kế hiểu rõ hệ thống hiện tại bằng cách trả lời các câu hỏi: công nghệ nào đang được sử dụng? Dữ liệu xử lý là gì? Ai xử lý và điều hành? Mô tả quy trình quản lý trong hệ thống. Sau khi phỏng vấn các phòng ban có liên quan và soát xét tài liệu làm việc, có thể tóm tắt về hoạt động bầu cử, quản lý cổ đông, cổ tức của công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà như sau: 3.1.1.1. Nội dung quản lý cổ đông và hỗ trợ bầu cử Nhiệm vụ của cổ đông: cung cấp các thông tin cho bộ phận quản lý như: Họ tên, địa chỉ, số cổ phần sở hữu,….Khi có sự mua bán chuyển nhượng cổ phần phải tiến hành theo luật chứng khoán, thông báo cho công ty để nhận sổ cổ đông mới chứng nhận số cổ phần mà mình đang sở hữu. Nhiệm vụ của phòng kế toán (phạm vi quản lý cổ đông):Theo dõi biến động cổ đông, cổ phần, tính toán và phân chia lợi tức. Lập các báo cáo mà hội đồng quản trị, lãnh đạo công ty yêu cầu. 2 3 Hội đồng quản trị: Dựa vào tình hình sản xuất kinh doanh của công ty tiến hành ra các quyết định như: Chia lợi tức vào thời điểm nào đó, phát hành thêm, thưởng cổ phiếu, đưa cổ phiếu lên sàn. Đại hội cổ đông: Sau hai năm hoạt động Công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà tiến hành đại hội cổ đông. Tại đại hội bầu ra ban kiểm soát, hội đồng quản trị theo thể thức dồn tích (đã nêu rõ trong chương một của luận văn). 3.1.1.2 . Tìm hiểu Luật chứng khoán Luật chứng khoán của Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 70/2006 /QH11ra đời ngày 29 tháng 06 năm 2006. Căn cứ vào hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992, luật này đã được sửa đổi, bổ sung theo nghị quyết số 51/2001/QH10 ngày 25 tháng 12 năm 2001 của Quốc hội khoá 10, kỳ họp thứ 10, quy định về chứng khoán và thị trường chứng khoán. 3.1.2. Đặc tả và phân tích yêu cầu Yêu cầu chung của Phần mềm hỗ trợ bầu cử, quản lý cổ đông và cổ tức baogồm các công việc sau: - Khai báo cổ đông ban đầu: Cho phép nhập danh sách cổ đông với các thông tin liên quan. - Cập nhật cổ đông: Theo dõi sự biến động tăng, giảm cổ đông - Theo dõi chuyển nhượng cổ phần, tăng giảm cổ phần - Tìm kiếm, tra cứu cổ đông: Tìm kiếm theo mã cổ đông, họ tên cổ đông, theo số cổ phần cổ đông nắm giữ - Tính lợi tức: Các loại lợi tức được tính là lợi tức kế hoạch và lợi tức thực tế. Lợi tức kế hoạch là lợi tức dự tính. Sau khi kết thúc năm, Kế toán tiến hành tính lại lợi tức thực tế để chia cho cổ đông. - In phiếu bầu cử: Chức năng này được thực hiện khi tiến hành bầu cử, 3 4 cho phép in phiếu bầu gồm có bầu ban kiểm soát và bầu hội đồng quản trị. Yêu cầu danh sách ứng cử ban kiểm soát và hội đồng quản trị trên cùng một phiếu để cổ đông thuận tiện trong việc bầu cử. Trên phiếu có trích dẫn ngắn gọn về thể lệ bầu. Ví dụ : chọn năm người trở xuống. - Nhập phiếu bầu: Cho phép nhập phiếu bầu và lưu kết quả phiếu bầu - Lập báo cáo: Cho phép lập được các báo cáo theo yêu cầu chẳng hạn như báo cáo kết quả bầu cử, báo cáo tình hình sở hữu cổ phần của cổ đông, báo cáo chuyển nhượng, tăng giảm cổ phần Ngoài ra, các yêu cầu phi chức năng của công tác tin học hoá của hệ thống quản lý đào tạo bao gồm: • Các cửa sổ cập nhật thông tin cần dễ dùng và thuận tiện • Các cung cấp công cụ tìm kiếm đơn giản và hiệu quả giúp nhập liệu nhanh chóng. • Hệ thống được thiết kế mở sẵn sàng đáp ứng yêu cầu mở rộng trong tương lai như cho phép truy cập từ xa, truy vấn thống tin qua Webpages. Từ các thông tin về yêu cầu phần mềm, chúng ta sẽ tiếp tục phân tích hệ thống hiện tại làm cơ sở thiết kế phần mềm sau này. Bản chất của giai đoạn này là làm rõ các yêu cầu phần mềm thông qua sơ đồ về chức năng. Như đã phân tích trong chương trước, phương pháp phân tích và thiết kế có cấu trúc là một phương pháp hữu hiệu được ứng dụng trong các hệ thống quản lý. Một trong những phương pháp đó là phương pháp phân tích có cấu trúc – SA (Structured Analysis) do De Macro và những người khác như Yourdon, Constantine… đưa ra từ những năm 1970, nhưng vẫn còn phát huy tác dụng cho đến ngày nay, đặc biệt là với các phần mềm quản lý. Nó vẫn là nền tảng của những phần mềm trợ giúp phân tích và thiết kế nổi tiếng như Designer 2000 của Oracle. Đặc điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ áp dụng, không quá sơ lược. Mục đích của SA là tiến hành phân tích chức năng của hệ 4 5 thống để thành lập một mô hình logic về chức năng của hệ thống mới, dưới dạng các biểu đồ luồng dữ liệu. Ba kỹ thuật được vận dụng bao gồm: kỹ năng phân mức (hay phân tích từ trên xuống); kỹ năng chuyển đổi sơ đồ luồng dữ liệu vật lý thành sơ đồ luồng dữ liệu logic; kỹ thuật chuyển đổi sơ đồ luồng dữ liệu hệ thống cũ thành sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống mới. Vận dụng lý thuyết về sơ đồ HIPO, kỹ thuật phân mức hay còn gọi là phân tích top - down tiến hành phân tích chức năng của hệ thống bằng cách đi dần từ mô tả đại thể đến mô tả chi tiết thông qua nhiều mức, triển khai dần cây phân cấp từ gốc đến ngọn, lần lượt qua các tầng (mỗi tầng là một mức mô tả của hệ thống, bao gồm một tập hợp các chức năng). Để triển khai từ một tầng đến một tầng tiếp theo, ta xem xét từng chức năng và đặt câu hỏi: để hoàn thành các chức năng đó thì phải thực hiện các chức năng con nào. Nhờ đó ta phát hiện các chức năng thuộc tầng tiếp theo có mối quan hệ bao hàm (hay cha/ con) với các chức năng tầng trên. 3.1.2.1. Đặc tả chức năng Cuối cùng chúng ta sẽ xây dựng tài liệu đặc tả chức năng của hệ thống. Đây là tài liệu chi tiết mô tả các đầu vào, đầu ra, các dữ liệu và các xử lý dữ liệu trong từng chức năng của chương trình. Phần mềm hỗ trợ bầu cử, quản lý cổ đông cổ tức gồm hai chức năng chính: - Hỗ trợ bầu cử - Quản lý cổ đông, cổ tức Các chức năng đó được thể hiện cụ thể tại sơ đồ chức năng (BFD)của phần mềm hỗ trợ bầu cử, quản lý cổ đông cổ tức (xem hình 3.1) Chức năng1: Chức năng quản lý cổ đông, cổ tức Chức năng này gồm bốn chức năng con là: Cập nhật cổ đông, Theo dõi chuyển nhượng cổ phần, lập các báo cáo trình hội đồng quản trị. 5 6 Chức năng quản lý cổ đông, cổ tức là chức năng cho phép quản lý các thông tin về cổ đông như cổ đông đó nắm giữ bao nhiêu cổ phần, thuộc bộ phận nào quản lý, theo dõi sự tăng giảm, chuyển nhượng cổ phần của các cổ đông, tính lợi tức cho các cổ đông. HỖ TRỢ BẦU CỬ VÀ QUẢN LÝ CỔ ĐÔNG, CỔ TỨC QUẢN LÝ CỔ ĐÔNG, CỔ TỨC Cập nhật cổ đông Theo dõi chuyển nhượng, tăng, giảm CP Tính cổ tức Lập các báo cáo trình HĐQT HỖ TRỢ BẦU CỬ Nhập phiếu bầu Thông báo kết quả bầu cử Tổng hợp phiếu bầu Hình3.1: Sơ đồ chức năng phần mềm hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ đông, cổ tức Đầu vào: Các thông tin về cổ đông ban đầu, cập nhật cổ đông, tỷ lệ lợi tức. Đầu ra: Các báo cáo về danh sách cổ đông, tình hình chuyển nhượng tăng giảm cổ phần, cổ tức cổ đông được hưởng.  Báo cáo về tình hình tăng giảm cổ phần gồm có các thông tin như tên cổ đông, cổ phần ban đầu, tăng, giảm cổ phần và thời gian tăng giảm cổ phần, cổ 6 7 đông liên quan đến quá trình tăng giảm cổ phần đó.  Báo cáo danh sách cổ đông nắm các loại cổ phần như cổ phần phổ thông, cổ phần ưu đãi, cổ phần khác.  Báo cáo chi trả cổ tức: cổ tức kế hoạch, cổ tức thực tế gồm các thông tin như họ tên cổ đông, số cổ phần nắm giữ, số cổ tức được lĩnh, ký nhận. Xử lý: Nhập lãi suất, theo dõi sự biến động cổ đông, cổ phần, lên các báo cáo. Các kho dữ liệu: Kho dữ liệu hồ sơ cổ đông. - Chức năng 2: Hỗ trợ bầu cử Trong chức năng này được chia thành ba chức năng con: Nhập phiếu bầu, tổng hợp phiếu bầu, thông báo kết quả bầu cử. Chức năng hỗ trợ bầu cử : Là chức năng hỗ trợ cho các đại hội cổ đông tiến hành công việc bầu cử nhanh chóng và chính xác hơn với các chức năng trợ giúp như : in phiếu bầu, nhập phiếu đã được bầu, tổng hợp phiếu bầu và thông báo kết quả bầu cử. Đầu vào:Danh sách các ứng cử viên bầu vào vị trí ban kiểm soát, hội đồng quản trị, các phiếu bầu. Đầu ra: Các báo cáo như kết quả bầu cử, thống kê phiếu đã nhập, kết quả kiểm phiếu chi tiết.  Kết quả bầu cử gồm: Kết quả kiểm phiếu (số phiếu phát ra, số phiếu thu về, số phiếu hợp lệ, số phiếu không hợp lệ, số cổ đông đi bầu trực tiếp, số cổ đông uỷ quyền đi bầu, kết quả kiểm phiếu theo % theo danh sách trong phiếu bầu, kết quả bầu cử theo phần trăm phiếu bầu được sắp xếp theo thứ tự cổ đông có phần trăm phiếu bầu giảm dần.)  Thống kê phiếu đã nhập: Kiểm soát tình hình nhập phiếu bầu, chẳng hạn có bao nhiêu phiếu bầu loại 100 cổ phần, đã nhập được bao nhiêu phiếu, còn 7 8 bao nhiêu phiếu chưa nhập.  Kết quả kiểm phiếu chi tiết: Hiển thị chi tiết việc cổ đông bầu cho từng ứng cử viên bao nhiêu phiếu, phiếu có hợp lệ hay không. Xử lý: Nhập phiếu bầu và lên các báo cáo (kết quả bầu cử, thống kê phiếu đã nhập, kết quả kiểm phiếu chi tiết) Các kho dữ liệu: kho dữ liệu hồ sơ cổ đông và kho dữ liệu lưu kết quả bầu cử. 3.1.2.2. Sơ đồ dòng dữ liệu Bước tiếp theo trong quá trình phân tích, chúng ta sẽ xem xét chi tiết hơn về các thông tin cần cho việc thực hiện các chức năng đã được nêu và những thông tin cần cung cấp để hoàn thiện chúng. Công cụ mô hình được sử dụng cho mục đích này là sơ đồ luồng dữ liệu, được viết tắt là (DFD - Data Flow Diagram). Sơ đồ luồng dữ liệu được dùng để xác định yêu cầu của người sử dụng, vạch kế hoạch và minh hoạ phương án cho phân tích viên hệ thống và người dùng khi thiết kế hệ thống mới. DFD là công cụ biểu diễn đơn giản và dễ hiểu đối với phân tích viên hệ thống và người dùng. Tài liệu DFD cho phép biểu diễn tài liệu phân tích hệ thống một cách đầy đủ, súc tích, ngắn gọn. Sơ đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về hệ thống có quan điểm cân xứng cho cả dữ liệu và quá trình. Nó chỉ ra cách mà thông tin chuyển vận từ một quá trình hoặc từ chức năng này trong hệ thống sang một quá trình hoặc chức năng khác. Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra phải có sẵn những thông tin nào cần phải có trước khi cho thực hiện một hàm hay quá trình. 8 9 Quy ước: Tên tiến trình xử lý Tiến trình xử lý Tên người/bộ phận phát nhận tin Nguồn hoặc đích Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu 9 10 HỖ TRỢ BẦU CỬ VÀ QUẢN LÝ CỔ ĐÔNG, CỔ TỨC HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CỔ ĐÔNG Quyết định chi trả lợi tức Thông tin cổ đông Thông báo cổ tức được hưởng Báo cáo + Kết quả bầu cử + Tình hình quản lý cổ đông HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CỔ ĐÔNG Hình 3.2: Sơ đồ ngữ cảnh của phần mềm hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ đông, cổ tức 10 [...]... 1.0 Quản lý cổ đông, cổ tức Hội đồng quản trị Cổ đông Quyết định Thông báo Hội đồng quản trị 2.0 Hỗ trợ bầu cử Cổ đông D1:Hồ sơ cổ đông Danh sách Bầu cử Cổ đông Danh sách Báo cáo Báo cáo Phiếu bầu Thông tin D2: Phiếu bầu Hình 3.3: Sơ đồ DFD mức 0 của phần mềm hỗ trợ bầu cử và 12 12 quản lý cổ đông, cổ tức Thông tin chuyển nhượng Cổ đông D1: Hồ sơ cổ đông D1: Hồ sơ cổ đông Hội đồng quản trị D1: Hồ sơ cổ. .. quản trị D1: Hồ sơ cổ đông Hội đồng quản trị Cổ đông Thông tin cổ đông Quyết định Báo cáo Sổ cổ đông Thông báo Hình 3.4: Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình” 1.0 quản lý cổ đông, cổ tức 1.1 Cập nhật Cổ đông 1.3 Tính cổ Tức 13 13 1.2 Theo dõi chuyển nhượng,tăng, giảm cổ phần 1.4 Lập các báo cáo trình HĐQT Sơ đồ DFD mức 1 14 14 Sơ đồ DFD mức 1 Cổ đông 2.1 Nhập phiếu Cổ đông Phiếu Bầu cử 2.3 Thông báo kết... (%) bầu 1 2 3 4 5 Mẫu báo cáo thống kê phiếu bầu hội đồng quản trị Kết quả kiểm phiếu Ghi chú 31 31 STT Số cổ phần Số lượng Đã nhập phiếu có Chênh lệch 1 2 3 Mẫu báo cáo kết quả kiểm phiếu chi tiết S TT Số cổ phần ứng ứng cử 1 cử 2 … Cổ bầu phần Hợp không hơp lệ lệ/ 1 2 3  Một số mẫu báo cáo quản lý cổ đông, cổ tức Mẫu báo cáo tổng hợp tăng giảm cổ phần năm ST T Họ tên Cổ phần ban đầu năm Tổn g cổ phần. .. mua cổ phần ban đầu S TT H ọ tên 1 2 3 M ã số C MND N ăm công tác C C C C T ổ phần ổ phần ổ phần ổ phần ổng hợp ưu đãi phổ chưa khác cổ phần thông giao 32 32 Mẫu báo cáo cổ tức kế hoạch năm STT Họ tên Cổ Cổ tức phần Được lĩnh Ký nhận 1 2 3 Mẫu báo cáo chi trả cổ tức năm S TT H ọ tên Cổ phần C ổ tức Đ Còn lại Ký nhận ã lĩnh 1 2 3 Mẫu báo cáo chi tiết tăng giảm cổ phần S TT Ngày phát sinh Tăng phần cổ. .. hệ cho các kiểu thực thể ERD(Entity Relationship) CỔ ĐÔNG CỔ TỨC LOẠI CỔ PHIẾU CỔ PHIẾU QUỐC TỊCH PHÒNG BAN Có được chia Mã quốc tịch Tên nước Mã phòng ban Tên phòng ban Mã cổ tức Cổ phần Ngày tính Lĩnh đợt 1 …… Mã cổ phiếu Có Có giữ 18 Tăng cổ phần Giảm cổ phần Ngày thay đổi …… … Mã loại cổ phiếu Tên loại cổ phiếu Mệnh giá ……… Mã cổ đông Họ tên cổ đông Giới tính Thâm niên công tác Chức vụ …… 1 N 1... mức 1 Cổ đông 2.1 Nhập phiếu Cổ đông Phiếu Bầu cử 2.3 Thông báo kết quả báo cáo D2: Phiếu bầu cử 2.2 Tổng hợp phiếu bầu Thông báo D3: Kết quả bầu cử Dữ liệu bầu cử Thông tin Bầu cử Phiếu bầu đã tổng hợp Kết quả bầu cử Hình 3.5 Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình”2.0 Hỗ trợ bầu cử 15 15 3.2.Thiết kế cấu trúc dữ liệu và giao diện 3.2.1 Các nguyên tắc thiết kế cơ sở dữ liệu - Tính đến khả năng bảo trì, tính... Điện thoại CMND/khac Text Chứng minh nhân dân Namcongtac Number Thâm niên công tác CoPhanUuDai Number Cổ phần ưu đãi CoPhanGhiDanh Number Cổ phần ghi danh CoPhanVoDanh Number Cổ phần vô danh NamBatDau Number Năm bắt đầu cổ phần CoPhanBanDau Number Cổ phần ban đầu= cổ phần ưu đãi er + cổ phần ghi danh+ cổ phần vô danh NgayPhatSinh Date Ngày phát sinh IDQuoctich Text Quốc tịch 25 25 Bảng 3.2: Quốc tịch Tên... tin bản ghi cần sửa 3.3.1 Giải thuật cập nhật cổ đông Nhập bước ào Sửa này người Trong thông tin vcập nhật cổ đông thông tin vào màn sử dụng phải thực hiện lần lượt các màn hình giao diên hình giao diện bước như sau: • Lựa chọn danh sách cổ đông Có sửa không? • Lựa chọn cổ đông (mã cổ đông) cần cập nhật • Lựa chọn thông tin muốn cập nhật vào cổ đông đó Ấn vào các chức năng Thêm, Sửa, Xoá, Tìm kiếm, Lưu,... mới cổ đông T B Mở danh sách cổ đông Lựa chọn thông tin cần cập nhật Nhập mã cổ đông cần sửa, xóa thông tin Kiểm tra cổ đông có trong danh sách không? T Có cập nhật thông tin hay không? Lưu thông tin Gỡ bỏ giao diện Hiển thị tất cả các bản ghi sau khi cập nhật E F F 36 36 Hình 3.11: Sơ đồ giải thuật sửa, xoá thông tin cổ đông B Mở danh sách cổ đông Lựa chọn thông tin cần tìm kiếm (Mã cổ đông, họ tên cổ. .. 3.5: Loại cổ phiếu Tên trường Kiểu dữ liệu Ghi chú ID_LoaiCP AutoNumber Mã loại cổ phiếu- Khoá chính 26 26 TenLoaiCoPhieu Text Tên loại cổ phiếu: Ưu đãi, phổ thông, ghi danh GhiChu Text Ghi chú MenhGia Number Mệnh giá LOAICP Number Loại cổ phiếu Bảng 3.6: Cổ tức Tên trường Kiểu dữ liệu Ghi chú AutoNumbe Mã Cổ tức _khoá chính ID_ CoDong Number Mã Cổ đông CoPhan Number Cổ phần Cotuc Number Cổ tức NgayTinh . 1 XÂY DỰNG PHẦN MỀM HỖ TRỢ BẦU CỬ VÀ QUẢN LÝ CỔ ĐÔNG CỔ TỨC Trong chương này sẽ trình bày quy trình xây dựng phần mềm hỗ trợ bầu cử, quản lý cổ đông, cổ. cho các cổ đông. HỖ TRỢ BẦU CỬ VÀ QUẢN LÝ CỔ ĐÔNG, CỔ TỨC QUẢN LÝ CỔ ĐÔNG, CỔ TỨC Cập nhật cổ đông Theo dõi chuyển nhượng, tăng, giảm CP Tính cổ tức Lập