CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THEO DÕI, THỰC HIỆN KẾ HOẠCH I. Kế hoạch hóa doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Peter Drucker, một trong những chuyên gia quản lý hàng đầu đương đại, tác giả của “Quản lý cho tương lai; thập kỷ 90 và xa hơn nữa” đã đề xuất tiêu chuẩn về tính hiệu nghiệm (effectiveness)- tức là khả năng làm những việc “đúng” (do “right” things ) và tính hiệu quả (efficiency) – tức là khả năng làm đúng việc (do things “right”). Ông cho rằng tính hiệu nghiệm là quan trọng hơn, bởi vẫn có thể đạt được tính hiệu quả khi chọn sai mục tiêu. Hai tiêu chuẩn nói trên song hành cùng với hai khía cạnh của kế hoạch hóa: Xác định các mục tiêu “đúng” và chọn lựa những biện pháp “đúng” để đạt được các mục tiêu này. Cả hai khía cạnh đó đều có ý nghĩa sống còn đối với doanh nghiệp. 1 1. Khái niệm và vai trò của kế hoạch hóa. 1.1. Khái niệm. Kế hoạch là sự thể hiện ý đồ phát triển của chủ thể quản lý với đối tượng quản lý thông qua các giải pháp . “Kế hoạch nằm trong những chức năng cơ bản của qui trình quản lý, là thể hiện ý đồ của chủ thể về sự phát triển trong tương lai của đối tượng quản lý và các giải pháp để thực hiện. Nó xác định xem một quá trình phải làm gì? Làm như thế nào? Khi nào làm và ai sẽ làm?”. 2 1 Nguồn: Đại cương lý luận quản lý 2 Nguồn: Giáo trình kế hoạch hóa phát triển kinh tế xã hội Như vậy kế hoạch là một văn bản định hướng phát triển gồm hai phần chính là mục tiêu (ý đồ) và giải pháp. Theo đó thì làm kế hoạch là phải xác định được các mục tiêu cần đạt tới và đưa ra những cách thức để có thể đạt đựơc những mục tiêu đó. Theo “Từ điển bách khoa Việt Nam 2” thì: Kế hoạch hóa là hoạt động của con người trên cơ sở nhận thức và vận dụng các qui luật của xã hội và tự nhiên, đặc biệt là các qui luật kinh tế để tổ chức quản lý các đơn vị kinh tế - kĩ thuật, các ngành, các lĩnh vực hoặc toàn bộ nền sản xuất xã hội theo những mục tiêu thống nhất. Theo cách hiểu đó thì rõ ràng kế hoạch đựơc lập trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Kế hoạch hóa là một chức năng quản lý. Kế hoạch hóa có nghĩa là xác định mục tiêu, mục đích đối với thành tựu tương lai của tổ chức và các con đường, biện pháp, cách thức để đạt được mục tiêu, mục đích đó. Theo đó, có ba nội dung chủ yếu của kế hoạch hóa là: (1) Xác định, hình thành mục tiêu (phương hướng) đối với tổ chức, doanh nghiệp; (2) Xác định và bảo đảm (mang tính chắc chắn, cam kết) về các nguồn lực cần thiết để có thể đạt được những mục tiêu đó; (3) Quyết định xem những hoạt động nào là cần thiết để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Kế hoạch hóa trong doanh nghiệp cũng không nằm ngoài những ý nghĩa đó. “Kế hoạch hóa doanh nghiệp là một qui trình ra quyết định cho phép xây dựng một hình ảnh mong muốn về trạng thái tương lai của doanh nghiệp và quá trình tổ chức triển khai thực hiện mong muốn đó”. 1.2. Vai trò của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp. Kế hoạch đã tỏ ra rất hiệu quả trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung nhưng không phải là khi chuyển sang nền kinh tế thị trường thì kế hoạch không còn là công cụ quản lý hữu hiệu. Bản thân hoạt động sản xuất kinh doanh là hoạt động có mục tiêu, đó là lợi nhuận. Thông qua một loạt hoạt động đầu tư, sản xuất, phân phối, trao đổi trên thị trường nhằm tạo ra của cải vật chất cho xã hội, tạo việc làm và tạo giá trị. Mà hoạt động có mục tiêu đã bao hàm trong đó tính chất kế hoạch: Biết mục đích hành động là gì và vạch ra được con đường để đạt mục tiêu. Doanh nghiệp hoạt động là một qui trình kết hợp giữa các yếu tố sản xuất (yếu tố đầu vào): Tài lực, nhân lực, vật lực, thông tin nhằm tạo ra đầu ra và đạt mục tiêu lợi nhuận. Và quá trình phối kết hợp đó để hiệu quả cần phải có nhân tố quan trọng là quản lý. Quản lý là chức năng không thể thiếu trong doanh nghiệp và lần đầu tiên đã được nhà kinh tế học H.Fayol nghiên cứu và khẳng định với 14 nguyên tắc trong kinh doanh, trong đó có nguyên tắc kế hoạch. F.W.Taylor – cha đẻ của thuyết quản lý khoa học đã nói: “Quản lý là biết chính xác điều bạn muốn, người khác làm và sau đó là hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất.”. Gulich và Urwich cũng đã nói, công tác quản trị có 6 chức năng chủ yếu đó là: Kế hoạch, tổ chức, nhân sự, phối hợp, tài chính. Tính chất của nền kinh tế thị trường là không có chỉ tiêu pháp lệnh, không có sự phân bổ nguồn lực nhưng lại có qui luật thị trường: Qui luật cạnh tranh và sự biến động không ngừng đòi hỏi các nhà quản lý phải có sự dự báo, lường trước để phản ứng, xử lý kịp thời. 2. Qui trình kế hoạch hóa trong doanh nghiệp. Qui trình kế hoạch hóa hay nói cách khác đó là các bước cho phép vạch ra các mục tiêu, dự tính các phương tiện cần thiết, tổ chức triển khai thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu đã định. Trong nền kinh tế thị trường kế hoạch được sử dụng linh hoạt hơn nhằm thích nghi với điều kiện thị trường biến động không ngừng. Kế hoạch không chỉ là một văn bản duy nhất mà theo nó là cả một quá trình hoạt động khoa học của doanh nghiệp. Một trong những qui trình được áp dụng rộng rãi là Qui trình PDCA. Trong đó các hoạt động liên quan đến kế hoạch hóa doanh nghiệp chia làm một số giai đoạn cơ bản và được thể hiện qua sơ đồ sau. Sơ đồ 1-1: Qui trình kế hoạch hóa trong doanh nghiệp (PDCA). Xác định mục tiêu, qui trình, thủ tục…cần thiết để thực hiện mục tiêu Triển khai thực hiện các qui trình, thủ tục…đã dự định Lập kế hoạch ( PLAN) Tổ chức thực hiện(DO) - Điều chỉnh thực hiện các qui trình, thủ tục. - Điều chỉnh mục tiêu ( nếu cần) - Kiểm tra, so sánh thực tế với kế hoạch. - Đánh giá sai lệch Điều chỉnh( ACT) Kiểm tra (CHECK) (Nguồn : Giáo trình kế hoạch kinh doanh) 2.1. Lập kế hoạch. Quá trình soạn lập kế hoạch là giai đoạn đầu tiên trong qui trình kế hoạch hóa mà nội dung chủ yếu là: Xác định mục tiêu và soạn lập giải pháp. Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp định hướng được họ cần phải làm những gì và làm như thế nào? Có thể tóm tắt qui trình tổng quát để soạn lập kế hoạch bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 1-2: Qui trình soạn lập kế hoạch. Đánh giá thực trạng Xác định mục tiêu, chỉ tiêu Xác định các phương án Chuẩn bị Lựa chọn phương án Xây dựng KH hành đông Xây dựng KH giám sát, đánh giá (Nguồn: Bài giảng kế hoạch hóa phát triển kinh kế xã hội) Bước 4 và 5 có thể gộp lại thành một bước: Xây dựng các phương án kế hoạch, đánh giá và lựa chọn phương án. 2.2. Tổ chức thực hiện. Là bước tổ chức triển khai các hoạt động thực hiện kế hoạch. Khi đó doanh nghiệp đã thực sự hành động nhằm đạt được các chỉ tiêu kế hoạch, đảm bảo các yêu cầu cả về tiến độ, hiệu quả sử dụng nguồn lực, qui mô, chất lượng công việc… 2.3. Theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch. Tổ chức công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch. Đây là bước cần thiết vì giữa mục tiêu đề ra (P) và thực hiện (D) tồn tại những sai lệch. Việc thực hiện có thể bằng, có thể cao hơn hoặc thấp hơn kế hoạch doanh nghiệp đã đặt ra. Những sai lệch đó có thể có hại hoặc vô hại, có thể phù hợp hoặc không phù hợp với mục tiêu đề ra và thực trạng phát triển của doanh nghiệp. Do đó doanh nghiệp cần phải tổ chức theo dõi nhằm phát hiện những phát sinh bất lợi, cần phải kịp thời nắm bắt những sai lệch đó và quan trọng là phải tìm ra những nguyên nhân để có những hành động kịp thời, phù hợp. 2.4. Điều chỉnh. Cần phải điều chỉnh thực hiện các qui trình, thủ tục, hành động… nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Muốn điều chỉnh phải dựa vào bước theo dõi và đánh giá ở trước đó. Sự điều chỉnh chỉ cần thiết khi: Có những chênh lệch dương, chênh lệch âm hoặc không có chênh lệch nhưng xuất hiện các nhân tố mới tác động. Khi nhận thấy tồn tại những sai lệch đủ lớn để ảnh hưởng tới việc thực hiện mục tiêu thì nhất thiết phải có những điều chỉnh kịp thời . Nếu sai lệch quá lớn hoặc đánh giá khả năng về nguồn lực không thể đạt được kế hoạch thì có thể thay đổi mục tiêu. Khi xuất hiện các yếu tố mới cần nắm bắt và cảnh báo. Điều chỉnh hay chính là quá trình ra quyết định của người quản lý. Khi đã ra quyết định đương nhiên không chỉ dựa vào kết quả theo dõi thực hiện kế hoạch, so sánh với kế hoạch và rút ra kết luận mà phải dựa vào thực trạng khách quan của môi trường như chính trị, pháp luật, kinh tế, thị trường… 3. Vai trò của theo dõi, đánh giá trong qui trình kế hoạch hóa. Trong qui trình kế hoạch hóa thì bước kiểm tra hay theo dõi, đánh giá là bước thứ ba, sau bước lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch. Sau khi theo dõi, đánh giá là bước ra quyết định của nhà quản lý. Có thể nói theo dõi, đánh giá lấy kế hoạch làm cơ sở, thực trạng làm đối tượng và nhiệm vụ chủ yếu là hỗ trợ quá trình ra quyết định của nhà quản lý và góp phần chuẩn bị cho bản kế hoạch tiếp theo. Theo dõi, đánh giá là trung gian, là cầu nối giữa kế hoạch và thực tiễn. Nếu không có theo dõi, đánh giá mà chỉ có kế hoạch và tổ chức các hoạt động thực hiện thì sẽ có hai trường hợp xảy ra. Hoặc là các hoạt động đó làm giống như con đường và biện pháp mà bản kế hoạch đã vạch ra mà không cần quan tâm tới sự khác biệt giữa dự báo, mong muốn và thực tế, điều này có thể tạo ra kết quả là thực hiện đúng hành động mà có thể vẫn không đạt được mục tiêu. Hoặc là kế hoạch và hoạt động tổ chức kế hoạch và hai việc làm hoàn toàn tách rời nhau, khi đó kế hoạch chỉ mang tính hình thức, không thực sự trở thành một công cụ phục vụ đắc lực cho công tác quản lý. Theo dõi, đánh giá là một trong những công cụ để thực hiện kế hoạch, phát huy tính thực tiễn của kế hoạch, làm cho kế hoạch không chỉ là bản kế hoạch duy nhất mà đó là một quá trình hay còn gọi là qui trình kế hoạch hóa. Nếu như không có bước theo dõi, đánh giá ta chỉ thấy được kết quả thực hiện cuối cùng mà không thấy được con đường, biện pháp, qui trình để đạt được mục tiêu đó. Như vậy không khác gì hành động không có kế hoạch vì bản chất của kế hoạch là xác định mục tiêu và vạch ra con đường để đạt được mục tiêu đó. Có thể nói nếu không có theo dõi, đánh giá đồng nghĩa với không có kế hoạch và đã là qui trình kế hoạch hóa thì nhất thiết phải có theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch. Theo dõi, đánh giá là cơ sở cho quá trình ra quyết định của nhà quản lý. Nhà quản lý muốn có quyết định hợp lý cần phải dựa trên cơ sở thực trạng SXKD của doanh nghiệp. Theo dõi để thu thập thông tin và đánh giá chính là để xử lý thông tin. Khi đó thông tin đã trở thành dữ liệu, là cơ sở cho việc nhận định tình hình và ra quyết định. II. Cơ sở lý luận về theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch. 1. Các khái niệm 1.1. Theo dõi (giám sát): Là một chức năng liên tục sử dụng việc thu thập, tổng hợp thông tin một cách có hệ thống để cung cấp số liệu và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh cho các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý về một kế hoạch đang và đã được triển khai . Trong khâu theo dõi (giám sát) thực hiện kế hoạch, có thể giúp trả lời các câu hỏi như: • Bản kế hoạch có được triển khai hay không? • Tiến độ triển khai như thế nào? • Tiến độ và việc đảm bảo cung cấp nguồn lực như thế nào ? • Kết quả, hiệu quả thực hiện ? 1.2. Đánh giá : Là quá trình thu thập thông tin, chứng cớ về đối tượng, đánh giá và đưa ra những nhận xét, nhận định về mức độ đạt được theo các tiêu chí đã được đưa ra. Đánh giá là đưa ra nhận xét và kết luận về một bản kế hoạch đang và đã được triển khai. Mục đích là để xác định mức độ phù hợp, khả năng đạt được mục tiêu , tính hiệu quả và hiệu lực trong phát triển. Đánh giá phải cung cấp thông tin đáng tin cậy, hữu ích, cho phép rút ra bài học, kinh nghiệm cho các kỳ kế hoạch tiếp theo. Trong khâu đánh giá cho phép trả lời các câu hỏi như: • Khả năng đạt được các chỉ tiêu kế hoạch như thế nào? Người quản lý có trách nhiệm như thế nào khi có các chỉ tiêu kế hoạch không đạt được ? Những giải pháp ra sao? [...]... theo dõi, đánh giá có sự tham gia Có hai hình thức theo dõi, đánh giá đó là theo dõi, đánh giá bên ngoài và theo dõi, đánh giá nội bộ Theo dõi, đánh giá nội bộ là tự theo dõi, đánh giá với mục đích quản lý tốt hơn hoạt động của chính đơn vị mình Sự tham gia là của chính các thành viên trong tổ chức trong hệ thống theo dõi, đánh giá Đó là sự tham gia nội bộ Theo dõi, đánh giá bên ngoài là theo dõi, ... của theo dõi, đánh giá thực hiện ( Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) 1.4.2 Theo dõi, đánh giá kiểm chứng (tác động): Đánh giá kết quả và tác động của kế hoạch Đánh giá xem bản kế hoạch sau khi được thực hiện có tác động đến các đối tượng thụ hưởng như thế nào, tác động đến sự phát triển của doanh nghiệp như thế nào Cơ sở của theo dõi kiểm chứng được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1-4: Nguồn thông tin của theo. .. trợ cho nhau và chỉ thực sự có ý nghĩa khi chúng song hành cùng nhau Bởi nếu chỉ có theo dõi mà không có đánh giá thì việc theo dõi là không có ý nghĩa Còn nếu đánh giá mà không dựa trên cơ sở kết quả của theo dõi thì đó là việc đánh giá không có cơ sở Sự bổ trợ giữa theo dõi và đánh giá được thể hiện như sau: 3 Theo dõi • Làm rõ mục tiêu • • Gắn hoạt động với nguồn lực nhằm đạt mục tiêu Với sự kết... Điều đó cũng có nghĩa là công cụ theo dõi, đánh giá đã góp phần làm cho kế hoạch trở thành thực tiễn, kế hoạch là một qui trình chứ không đơn thuần là bản kế hoạch 3.2 Kế hoạch là cơ sở để xây dựng khung theo dõi, đánh giá Kế hoạch là cơ sở để xác định mục tiêu ưu tiên phát triển của doanh nghiệp, là cơ sở để xác định các cấp mục tiêu Đây chính là cột đầu tiên trong khung theo dõi, đánh giá Sơ đồ 1-6:... các thành viên cùng tham gia và phối hợp hiệu quả sẽ có tác dụng tốt trong thực hiện kế hoạch và lập kế hoạch cho giai đoạn sau 3 Mối quan hệ giữa công tác kế hoạch và công tác theo dõi, đánh giá 3.1 Hệ thống theo dõi, đánh giá là công cụ trung gian tạo xúc tác để mong muốn trở thành hiện thực Kế hoạch đặt ra mục tiêu phát triển; Đó là mong muốn về tương lai với các kết cục dự kiến và các bước thực hiện... phải nhìn vào hệ thống chỉ tiêu, muốn theo dõi (giám sát) phải nhìn vào hệ thống chỉ số 2 Nội dung, phương pháp theo dõi, đánh giá 5 (Nguồn: Giáo trình chương trình và dự án phát triển kinh tế- xã hội.) 2.1 Nội dung Công tác theo dõi, đánh giá là công tác mà hầu hết các tổ chức cấp quốc gia hay quốc tế, các hiệp hội, doanh nghiệp đều thực hiện Nhưng để tiếp cận lý thuyết một cách chính thống thì không...• Sự tham gia của các bên trong công tác theo dõi, đánh giá như thế nào? Có cam kết nào trong bản kế hoạch không được thực hiện không? Vì sao? • Nguồn ngân sách được phân bổ và sử dụng như thế nào? • Bài học rút ra cho các bên? Cho công tác kế hoạch ở các kỳ tiếp theo là gì? 1.3 Sự bổ trợ lẫn nhau của theo dõi và đánh giá Theo dõi và đánh giá là hai hoạt động bổ trợ cho nhau và... còn theo dõi, đánh giá giúp duy trì và tái định hướng những hành động và kết quả thực hiện Người quản lý không thể lập kế hoạch có hiệu quả nếu như không có đủ những thông tin chính xác và kịp thời Quá trình theo dõi, đánh giá cung cấp cho họ những thông tin chủ yếu và đáng tin cậy Người quản lý khó có thể thực hiện nhiệm vụ theo dõi, đánh giá có hiệu quả nếu thiếu kế hoạch để xác mục đích của theo dõi, ... doanh nghiệp nào cũng quan tâm.Và việc xây dựng một hệ thống theo dõi, đánh giá hoàn chỉnh về qui trình và nội dung ở Việt Nam mới chỉ được quan tâm ở cấp quốc gia còn đối với doanh nghiệp vẫn còn hiếm Có nhiều nguyên nhân trong đó có một phần do hạn chế về nhận thức và năng lực Ngay cả về lý thuyết vẫn còn rất nhiều tranh cãi Về mặt nội dung theo dõi, đánh giá đã có rất nhiều nghiên cứu của các chuyên... (Khung TD-ĐG) Mục tiêu tổng quát (Tác động) Mục tiêu trung gian (MT trực tiếp) Đầu ra Hoạt động Chỉ tiêu,chỉ số Chỉ tiêu,chỉ số Chỉ tiêu,chỉ số Chỉ tiêu,chỉ số (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) 3.3 Kế hoạch là mục tiêu của theo dõi, đánh giá Khi đã được thành lập, hệ thống theo dõi, đánh giá quay trở lại lấy kế hoạch làm mục tiêu Kết quả của theo dõi là một loạt con số thống kê về kết quả thực hiện của một loạt . CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THEO DÕI, THỰC HIỆN KẾ HOẠCH I. Kế hoạch hóa doanh nghiệp trong nền. định tình hình và ra quyết định. II. Cơ sở lý luận về theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch. 1. Các khái niệm 1.1. Theo dõi (giám sát): Là một chức năng liên