TRờng cao đẳng kt-kt thơng mại Chuyên đề tốt nghiệp một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động bán hàng ở công ty xăng dầu khu vực III _hải phòng I. mục tiêu và phơng hớng phát triển hoạt động bán hàng ở công ty xăng dầu khu vực III. 1. Mục tiêu hoạt động của công ty Với chiến lựoc xây dựng Công ty thành một doanh nghiệp nhà nớc mạnh về mọi mặt, trở thành một thành viên mạnh trong chiến lợc phát triển của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam trở thành hãng xăng dầu Quốc gia, là đại diện của của Tổng công ty tại Hải Phòng, Công ty xác định các mục tiêu lớn sau: * Hợp lý hoá mô hình sản xuất, đổi mới phơng thức kinh doanh của Công ty, đa dạng hoá các loại hình sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, năng cao chất lợng phục vụ và khả năng cạnh tranh trên thị trờng. * Tiếp tục đầu t hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty , áp dụng hiện đại hoá và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong quản lý và hoạt động kinh doanh. Rút ngắn khoảng cách về trình độ khoa học kỹ thuật so với các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu trong khu vực ASEAN để tăng khả năng cạnh tranh khi nhà nớc thực hiện hiệp định AFTA vào năm 2006. * Xây dựng chơng trình chuyển giao công nghệ tiên tiến một cách phù hợp cả về phần cứng và phần mềm; nâng cao trình độ chuyên môn, quản lý để áp dụng tiến bộ KHKT vào sản xuất và khai thác có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật hiệ đại. * Đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên có chuyên môn cao, có t tởng vững vàng, tin tởng vào sự lớn mạnh của doanh nghiệp. 2. Phơng hớng phát triển hoạt động bán hàng Xăng dầu là nguồn hàng năng lợng quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, tuy nhiên việc kinh doanh mặt hàng này không phải dễ dàng nh các mặt hàng khác bởi đây là mặt hàng có tính chất đặc biệt và phức tạp. Là đơn vị trực thuộc, nên mọi phơng hớng của Công ty xăng dầu khu vực III phải căn cứ phơng hớng của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam. Căn cứ phơng hớng chung của Tổng công ty, tình hình thị trờng, dự đoán nhu cầu của Đỗ Đông Dơng - Lớp 3KCX 2 1 TRờng cao đẳng kt-kt thơng mại Chuyên đề tốt nghiệp khách trong thời gian sau, Công ty xăng dầu khu vực III đã đề ra những phơng hớng phát triển cụ thể nh sau: * Đảm bảo về cung ứng hàng hoá thị trờng về số lợng, chất lợng, giá cả phù hợp, cơ cấu chủng loại đa dạng, phục vụ tối đa nhu cầu tiêu dùng của thị trờng. * Củng cố thị trờng chiến lợc và mở rộng chiếm lĩnh thị trờng mới(kể cả ngoài địa bàn thành phố). * Phát triển không ngừng hoàn thiện mạng lới phân phối hàng hoá, tổ chức tốt các kênh bán của Công ty đảm bảo cân đối cung cầu trên thị trờng. * Bảo đảm về số lợng chất lợng, dự trữ và lu thông một cách hợp lý kinh doanh an toàn hiệu quả. * Quan tâm hơn đến đào tạo và bồi dỡng nguồn nhân lực: Hợp lý về cơ cấu đủ về số lợng, đạt về chất lợng, nâng cao trình độ phẩm chất chính trị, tay nghề chuyên môn, tác phong trong lao động. Luôn có sự phối hợp nhịp nhàng các hoạt động trong toang Công ty. * Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, kể cả vốn tự có và vốn vay, tăng nhanh vòng quay của vốn. * Khai thác tốt mọi tiềm năng về thiết bị kỹ thuật hiện có nhằm tăng năng suất lao động, tăng hệ số sử dụng máy móc thiết bị, trách nhiệm của đội ngũ cán bộ và công nhân kỹ thuật. * áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật vào quá trình hoạt động kinh doanh. * Phấn đấu tăng sản lợng bán, tăng doanh thu, lợi nhuận, góp phần tích luỹ cho Công ty và nâng cao đời sống cho CBCNV. * Làm tốt công tác thị trờng, đảm bảo kinh doanh luôn có hiệu quả. II. một số biện pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động bán hàng của công ty xăng dầu khu vực III. 1. Tăng cờng và hoàn thiện các biện pháp nghiên cứu thị trờng. Nghiên cứu thị trờng là công việc cần thiết đối với các Doanh nghiệp kinh doanh thơng mại. Mục đích nghiên cứu thị trờng là xác định khả năng tiêu thụ hay bán một mặt hàng nào đó của Công ty. Trên cơ sở nâng cao khả năng thích ứng với kinh doanh và bán những mặt hàng mà thị trờng đòi hỏi. Do việc nghiên cứu thị trờng của Công ty còn cha đợc hoàn hảo. Vì thế, để làm tốt công tác này cần có sự đầu t thích đáng cho đội ngũ cán bộ chuyên nghiên cứu, trang thiết bị phục vụ cho công tác nghiên cứu. Đòi hỏi cán bộ Đỗ Đông Dơng - Lớp 3KCX 2 2 TRờng cao đẳng kt-kt thơng mại Chuyên đề tốt nghiệp điều tra nghiên cứu phải có kinh nghiệm, có trình độ thu nhập, phân tích tổng hợp thông tin để đ a ra kế hoạch bán hàng tối nhất. Qúa trình nghiên cứu thị trờng của Công ty có thể thực hiện theo trình tự sau: * Tổ chức thu nhập thông tin: Về nhu cầu các mặt hàng Xăng không chì, dầu DIESE, Gas và phụ kiện Gas_ về số lợng các vị khách có nhu cầu tiêu dùng hàng hoá mà Công ty bán, số lợng đối thủ cạnh tranh và cần tìm hiểu chính sách và tình hình bán hàng, điểm mạnh điểm yếu của đối thủ cạnh tranh, thông tin về biến động giá cả của từng loại nhóm hàng để từ đó có chiến lợc kinh doanh phù hợp. Công ty nên sử dụng hai phơng pháp nghiên cứu tài liệu và nghiên cứu hiện trờng để thu nhập. _Đối với phơng pháp nghiên cứu tài liệu: Công ty có thể lấy từ số liệu thống kê báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh tài chính, tình hình bán hàng trong từng tháng, quý, năm từ phòng kinh doanh, phòng tài chính, kế toán của Công ty. Ngoài ra còn lấy từ các cửa hàng, đại lý của Công ty hoặc thu thập thêm từ sách báo, tạp chí chuyên ngành. _ Đối với phơng pháp nghiên cứu hiện trờng tuy tốn kém nhng chính xác hơn. Khi áp dụng phơng pháp này Công ty cần cử đại diện tiến hành trực tiếp đến một số tổ chức, cơ quan tiêu thụ hàng hoá của Công ty, trao đổi với khách hàng thông qua các lần mua bán tham khảo ý kiến, yêu cầu của khách hàng về giá cả, chất lợng bằng cách điều tra hiện tr ờng. Ngoài ra Công ty còn áp dụng mô hình toán, phơng pháp chuyên gia để bổ sung cho công tác nghiên cứu dự báo thị trờng có kết quả. * Xử lý thông tin: Từ những thông tin thu thập đợc, cán bộ làm công tác nghiên cứu thị trờng phải phân loại các nhu cầu trên từng vùng để xác định nhu cầu mà Công ty có khả năng đáp ứng đợc: Về khối lợng, cơ cấu, chủng loại hàng hóa, chất lợng hàng hoá,giá cả, phơng thức thanh toán, vận chuyển Tóm lại muốn bán đợc nhiều hàng hoá Công ty phải nghiên cứu, nắm bắt thị trờng một cách nhanh chóng, chính xác để có kế hoạch bán hàng thích hợp nhất đem lại hiệu quả cao nhất cho Công ty. 2. Nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên. Trong kinh doanh nói chung trong bán hàng nói riêng, con ngời là yếu tố quyết định đến hiệu quả, lợi ích cuối cùng của Doanh nghiệp. Đặc biệt trong kinh doanh xăng dầu thì yếu tố con ngời lại càng có ý nghĩa quan trọng hơn, nó đòi hỏi nhà kinh doanh phải có đầu óc sáng tạo và năng động. Hiện nay Công ty đã có một đội ngũ cán bộ có khả năng chuyên môn hoá cao, đội ngũ công nhân bán hàng lành nghề song để đứng vững trên thơng trờng, Công ty không ngừng năng cao trình độ của cán bộ công nhân viên sao Đỗ Đông Dơng - Lớp 3KCX 2 3 TRờng cao đẳng kt-kt thơng mại Chuyên đề tốt nghiệp cho phù hợp với thị trờng và công tác bán hàng mới. Muốn làm đợc nh vậy Công ty có thể thực hiện một số hình thức sau: * Tổ chức hội thảo rút kinh nghiệm, báo cáo kinh nghiệm giữa các cửa hàng với nhau do chính nhân viên bán hàng của Công ty thực hiện * Tuyển thêm một số nhân viên trẻ khoẻ, giỏi giao tiếp, có trình độ bán hàng, có những hiểu biết về tính chất công dụng của sản phẩm hàng hoá để giới thiệu với khách hàng biết và tìm hiểu thêm về sản phẩm của ngành. Từ đó có thể khai thác sự năng động sáng tạo của tuổi trẻ để đa đến thành công, nâng cao đợc uy tín của Công ty. * Thờng xuyên cho CBCNV đi học tập thêm để nâng cao trình độ để giúp Công ty phát triển hơn. 3. Tăng cờng sữa chữa, nâng cao chất lợng quản lý kỹ thuật, đổi mới máy móc thiết bị để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Là mặt hàng kỹ thuật mang nặng tính chiến lợc nên trong hoạt động kinh doanh không thể coi nhẹ quản lý kỹ thuật. Nếu quan tâm đúng có biện pháp hữu hiệu thì nâng cao hiệu quả bán hàng. Mặt khác,Công ty quản lý đợc số lợng hàng hoá, đảm bảo quyền lợi ngời tiêu dùng, tạo uy tín giữa khách hàng và Công ty. Để làm tốt, Công ty cần phải thực hiện các việc sau: * Công ty cần phải có kế hoạch tu sữa, bảo dỡng, thay thế đối với các trang thiết bị phục vụ cho công tác bán hàng cũng nh các phơng tiện chứa đựng, kho bể nhằm đáp ứng với yêu cầu hàng hoá và khối lợng hàng hoá ngày càng tăng. * ứng dụng, khai thác sử dụng tốt các chơng trình khoa học kỹ thuật tiên tiến. Hoàn thiện hệ thống thông tin qua máy tính trong nội bộ và hoà mạng của Tổng công ty nhằm nâng cao hiệu quả quản trị kinh doanh, tài chính và hoạch toán kinh tế, nâng cao năng suất lao động, chất lợng công tác quản lý, hoạch toán kinh doanh của Công ty. 4. Đảm bảo an toàn cho công tác tồn chứa, bảo quản và bán hàng cho khách. Do Xăng dầu là chất dễ cháy nổ, độa hại, nguy hiểm ảnh hởng đến tính mạng của con ngời, vì vậy khi tiến hành kinh doanh Xăng dầu đòi hỏi Công ty cần phải có các dụng cụ phòng chống cháy nổ hiện đại thuận tiện đợc trang bị mọi nơi mọi lúc. Mặt khác Công ty nên tiến hành cơ giới hoá và tự động hoá để ngời bán hàng ít tiếp xúc trực tiếp với Xăng dầu. Để đảm bảo sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên, Công ty phải có chế độ bồi dỡng hiện vật hơn nữa cho những ngời trực tiếp tiếp xúc và tránh bị nhiễm độc Xăng dầu. Đỗ Đông Dơng - Lớp 3KCX 2 4 TRờng cao đẳng kt-kt thơng mại Chuyên đề tốt nghiệp Nếu Công ty làm tốt công tác này là đã góp phần giảm thiệt hại tới mức thấp nhất về tài sản và con ngời,tăng doanh số bán ra. 5. Tăng cờng hoạt động hỗ trợ và kích thích bán hàng. Quảng cáo sản phẩm là công tác mà Công ty đang rất quan tâm. Là doanh nghiệp chủ đạo của Tổng công ty nên Công ty xăng dầu khu vực III đã đầu t không ít tiền của vào công viêc này( báo chí, truyền hình, ) Do địa thế Công ty thuận lợi cho việc kinh doanh nhng hiện tại có khá nhiều đối thủ cạnh tranh nên Công ty cũng xác định quảng cáo là việc rất cần thiết cho chính mình. Vì vậy để mọi ngời biết đến và sử dụng những mặt hàng của Công ty thì Công ty đã và đang lập ra các kế hoạch quảng cáo để hỗ trợ cho hoạt động bán hàng của Công ty với những nhân viên có chuyên môn cao và hiểu biết rộng về lĩnh vực quảng cáo. Quảng cáo sản phẩm trên báo chí, áp phích, biểu hiện trên các trục đờng chính, đầu mối giao thông thu hút sự chú ý, hoặc có thể quảng cáo ngay tại quầy thông qua đội ngũ nhân viên bán hàng,bày hàng tới nơi bán, thông báo trong cửa hàng, bày hàng trong tủ kính, biểu tợng, tranh ảnh, khuyến mại bằng việc tặng các sản phẩm nh áo tranh ảnh, mũ có in hình biểu tợng của Công ty. Dù quảng cáo bằng các phơng tiện quảng cáo nh thế nào song phải đáp ứng đầy đủ nội dung, đặc điểm hình ảnh của mặt hàng, đảm bảo tính chính xác, tránh lãng phí. Tăng cờng công tác tiếp thị dới mọi hình thức, Công ty cần có kế hoạch sử dụng hiệu quả, đội ngũ nhân viên tiếp thị đó là những trợ thủ đắc lực cho công tác nghiên cứu thị trờng, nắm bắt chính xác chu kỳ sống của sản phẩm trong từng thời kỳ trên từng địa bàn. Ngoài ra, Công ty cần phải tổ chức hàng năm các hội nghị khách hàng nhằm thu nhập tổng hợp phân tích những thông tin mới về thị trờng hàng hoá. Đồng thời đây cũng là cơ hội để Công ty củng cố mối quan hệ với khách hàng truyền thống, mở rộng thị trờng tìm kiếm khách hàng mới để tận dụng tối đa năng lực của mình, tăng doanh thu bán hàng, có lợi nhuận, tạo đợc vị thế trên thơng trờng. 6. Hoàn thiện phơng thức bán hàng. Hiện nay Công ty đang duy trì các phơng thức bán hàng: Bán buôn, bán lẻ, bán qua đại lý và đang phát huy rất tốt. Ngoài ra trong điều kiện Công ty hiện nay còn cho phép áp dụng một số phơng thức khác có thể đem lại hiệu quả kinh tế cao hơn. Việc vận dụng các phơng thức bán hàng của Công ty trong thời gian tới phải vận dụng một cách linh hoạt, trên góc độ Công ty vận dụng hệ thống các biện pháp cải tiến và hoàn thiện. Các cửa hàng trực thuộc có thể vận dụng phơng thức nào cho phù hợp là do tình hình thực tế của mỗi cửa hàng. Trong thời gian tới Công ty nên cải tiến hoàn thiện hơn hệ thống ph- Đỗ Đông Dơng - Lớp 3KCX 2 5 TRờng cao đẳng kt-kt thơng mại Chuyên đề tốt nghiệp ơng thức bán hàng mà Công ty áp dụng. Phơng thức bán hàng chậm, phải điều chuyển hàng hoá giữa các cửa hàng. Khách hàng còn phản ánh giá cao, thái độ phục vụ kém, phơng thức thanh toán còn cứng nhắc. Công ty nên cải thiện và hoàn thiện theo hớng sau: *Đối với khách hàng mua buôn: Là những khách mua với khối lợng lớn, họ thờng đặt ra nhng yêu cầu sau: Đúng về số lợng, đảm bảo về chất lợng, đúng về thời gian và đãi đối với họ là giá và dịch vụ kèm theo. Cần khuyến khích các đối tợng khách hàng mua với khối lợng lớn bằng cách có thể cho nợ trong phạm vi 10 đến 15 ngày trong tháng. * Đối với các đại lý: Việc tăng cờng sử dụng đại lý để mở rộng mạng l- ới bán hàng là hợp lý và có lợi cho Công ty. _ Các đại lý có khả năng ứng biến nhanh với thị trờng, thời gian bán hàng dài hơn, ngời bán hàng gắn bó với nghề hơn. _ Ngăn chặn tiêu cực xảy ra trong khâu bán lẻ xăng dầu. _ Nâng cao đợc hiệu quả kinh doanh góp phần vào quản lý tốt thị trờng. Điều quan trọng là chi nhánh cần ký kết hợp đồng đại lý và hoàn thiện cơ chế quản lý đại lý về các mặt nh hoa hồng đợc hởng Tránh tình trạng chạy theo lợi nhuận trớc mắt mà các đại lý nhập hàng kém phẩm chất từ ngoài vào không phải nguồn của Công ty(hàng trôi nổi) để gây không tốt đến uy tín của Công ty. Mặt khác về chuyên môn nghiệp vụ Công ty cũng cần phải bổ sung kịp thời những kinh nghiệm bán hàng cho công nhân viên và trình độ quản lý kỹ thuật *Đối với bán lẻ: Xu thế chung của cơ chế thị trờng là các Doanh nghiệp áp dụng phơng thức khoán có nghĩa là ngời lái xe tự quản phơng tiện của mình, tự mua xăng dầu tại các quầy bán lẻ để đáp ứng nhu cầu hoạt động của xe. Đồng thời tạo ra cho họ có tinh thần trách nhiệm trong việc tiết kiệm và chống lãng phí trong hoạt động kinh doanh. III. đề xuất và kiến nghị Qua một thời gian thực tập tại Công ty xăng dầu khu vực III về đề tài: ''Hoạt động bán hàng'' em có một số đề xuất kiến nghị sau: 1. Công ty cần đa dạng hoá mặt hàng kinh doanh, ngoài kinh doanh xăng dầu cần tăng thêm kinh doanh các mặt hàng khác (dù Công ty đã và đang kinh doanh các mặt hàng khác) để tăng thêm thu nhập . 2. Vốn giữ vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Đầu t trong hoạt động kinh doanh là cần thiết, do đó Công ty xăng dầu khu vực III Đỗ Đông Dơng - Lớp 3KCX 2 6 TRờng cao đẳng kt-kt thơng mại Chuyên đề tốt nghiệp phải mạnh dạn huy động các nguồn vốn để đầu t xây dựng các cơ sở vật chất nhằm giữ uy tín, nâng cao chất lợng sản phẩm, giảm giá thành trong kinh doanh. 3. Công ty phải thực hiện chiến lợc nâng cao trình độ cho CBCNV để làm chủ đợc khoa học công nghệ và làm việc với năng suất cao. 4. Hoàn thiện bộ máy quản lý từ các phòng ban đến các cửa hàng, đại lý và phải phù hợp với đặc điểm kinh tế kỹ thuật với quy mô kinh doanh, công tác tổ chức nhân sự. 5. Tăng cờng công tác nghiên cứu thị trờng, thu nhập thông tin chính xác, kịp thời để từ đó Công ty có những chính sách phù hợp để đáp ứng đầy đủ nhu cầu của thị trờng. 6. Tiếp tục tăng cờng hoàn thiện hơn nữa về chơng trình hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật và áp dụng khoa học kỹ thuật vào hoạt động kinh doanh một cách toàn diện. 7. Nhà nớc có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các Doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả. Vì vậy nhà nớc cần tạo ra môi trờng pháp lý một cách phù hợp tạo điều kiện cho các Doanh nghiệp phát huy hết khả năng của chính mình bằng cách xây dựng hệ thống pháp luật đồng bộ, thủ tục đơn giản gọn nhẹ, quản lý chặt chẽ thị trờng về các mặt hàng, đặc biệt là xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu. Đỗ Đông Dơng - Lớp 3KCX 2 7 TRờng cao đẳng kt-kt thơng mại Chuyên đề tốt nghiệp kết luận Trong quá trình kinh doanh thì Doanh nghiệp nào cũng muốn có sự tín nhiệm của khách hàng đối với mình. Thời gian này bên cạnh những cơ hội đang chờ đợi cũng còn nhiều thách thức đòi hỏi Công ty xăng dầu khu vực III phải nỗ lực phấn đấu nhằm đạt mục tiêu đẩy mạnh sản lợng Xăng dầu bán ra nói chung và hoàn thiện công tác bán hàng nói riêng sao cho phù hợp với tình hình kinh tế thị trờng hiện nay. Việc chuyển sang hoạt động trong nền kinh tế thị trờng đặc biệt là sự cạnh tranh gay gắt của các đơn vị kinh doanh Xăng dầu làm cho Công ty gặp nhiều khó khăn trong công tác bán hàng. Điều này đòi hỏi Công ty phải có những phơng hớng biện pháp hữu hiệu trong từng thời kỳ để nhằm hoàn thiện hoạt động bán hàng tốt. Xăng dầu là mặt hàng đặc biệt quan trọng, là mạch máu của nền kinh tế Quốc dân Quốc phòng, là mặt hàng khác với các mặt hàng khác về tính chất nguy hiểm, độc hại, sự quan trọng Vì vậy việc kinh doanh không phải dễ dàng, song Công ty đã không ngừng cải tiến đổi mới phơng thức kinh doanh, hoàn thiện tốt nhiệm vụ bảo quản dự trữ Xăng dầu cho an ninh Quốc phòng và đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của mọi ngời trong địa bàn và các tỉnh lân cận. Công ty đã xây dựng mạng lới bán hàng rộng khắp, trang bị đầy đủ và đổi mới cải tiến trang thiết bị phục vụ cho kinh doanh nói chung và hoạt động bán hàng nói riêng. Bên cạnh đó Công ty vẫn còn những tồn tại cần khắc phục và giải quyết khi hoàn thiện hoạt động bán hàng vì qua các năm 2001-2003 việc bán hàng chua ổn định, doanh thu vẫn cha cao. Do đó Công ty nên chú ý nhiều hơn nữa về '' Hoạt động bán hàng '' vì nó sẽ quyết định sự phát triển và tồn tại của Công ty. Đỗ Đông Dơng - Lớp 3KCX 2 8 TRêng cao ®¼ng kt-kt th¬ng m¹i Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp §ç §«ng D¬ng - Líp 3KCX 2 9 TRờng cao đẳng kt-kt thơng mại Chuyên đề tốt nghiệp Tài liệu tham khảo 1. Báo cáo kết quả kinh doanh năm 1998- 2003 của Công ty xăng dầu khu vực III. 2. Trần Mạnh Trí - Dầu khí và Dầu khí ở Việt Nam - NXB Khoa học Kỹ thuật 1996. 3. Tạp chí Thơng Mại - 2001,2002,2003. 4. Tạp chí Kinh tế và phát triển - 2001. 5. Giáo trình Quản trị doanh nghiệp thơng mại - TS. Nguyễn Xuân Quang, TS. Nguyễn Thừa Lộc; Nhà xuất bản Thống Kê Hà Nội 1999. Đỗ Đông Dơng - Lớp 3KCX 2 10 . một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động bán hàng ở công ty xăng dầu khu vực III _hải phòng I. mục tiêu và phơng hớng phát triển hoạt động bán hàng ở. Làm tốt công tác thị trờng, đảm bảo kinh doanh luôn có hiệu quả. II. một số biện pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động bán hàng của công ty xăng dầu khu vực III. 1.