BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI BÀI GIẢNG PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG CÁ NHÂN II Chủ biên: TS Nguyễn Thị La Hà Nội, tháng 10/2019 Tập thể tác giả biên soạn ThS Phạm Thị Diễm - Bài 1, Bài 2 TS Phạm Thị Hồng Thắm - Bài 3 TS Chu Thị Khánh Ly - Bài 4 TS Nguyễn Quỳnh Nga - Bài 5 TS Nguyễn Quỳnh Nga - Bài Phát triển kỹ Trang MỤC LỤC Bài KỸ NĂNG VIẾT CV Khái niệm CV kĩ viết CV 1.1 Khái niệm CV 1.2 Kĩ viết CV Yêu cầu CV 2.1 Cấu trúc 2.2 Hình thức 2.3 Ngôn ngữ 2.4 Nội dung Quy trình viết CV 3.1 Xác định mục đích viết CV 3.2 Xác định nội dung CV 10 3.3 Thu thập thông tin 10 3.4 Soạn thảo CV 11 Một số lỗi cần tránh viết CV 12 Phương tiện thực 14 5.1 Tin học văn phòng 14 5.2 Hồ sơ cá nhân 14 5.3 Một số mẫu viết CV 14 Bài KỸ NĂNG TRẢ LỜI PHỎNG VẤN 25 Khái quát vấn trả lời vấn 25 Quy trình cách thức trả lời vấn 25 2.1 Chuẩn bị trả lời vấn 25 2.2 Trả lời vấn 30 2.3 Công việc sau buổi trả lời vấn 37 Một số lưu ý trả lời vấn 44 Phương tiện trả lời vấn 49 BÀI 3: KĨ NĂNG THUYẾT PHỤC CHUYÊN NGHIỆP 52 Khái quát thuyết phục 52 Cách thức thuyết phục 52 2.1 tạo tin tưởng 52 2.2 Sử dụng phương pháp chữ P 55 Quy trình thuyết phục 56 3.1 Chuẩn bị thuyết phục 56 3.2 Tiến hành thuyết phục 56 3.3 Kết thúc buổi thuyết phục 60 Phương tiện thuyết phục 61 4.1 Vị thế, phong cách 61 4.2 Ngôn ngữ thể 62 4.3 Nhân vật thứ ba 63 Bài 4: QUẢN LÝ THỜI GIAN 64 Giá trị thời gian 64 Nguyên nhân lãng phí thời gian 64 2.1 Khơng có mục tiêu, khơng xác định mục tiêu ưu tiên 64 Phát triển kỹ Trang 2.2 Không lập kế hoạch 65 2.3 Không phân quyền không phân công hiệu 65 2.4 Tốn thời gian vào việc không tên, lặt vặt 65 2.5 Không gọn gàng, ngăn nắp 66 2.6 Làm việc không hiệu 66 Các nguyên tắc quản lý thời gian 67 3.1.Vận dụng quy tắc Pareto 80/20 67 3.2 Nguyên tắc SMART 68 3.3 Sử dụng phương pháp ABCDE để hoạch định công việc 68 3.4 Sơ đồ ma trận quản lý thời gian 69 3.5 Nghiêm khắc với thân, tuân thủ làm theo lên kế hoạch 70 Quy trình quản trị thời gian 73 4.1 Xác định mục tiêu ưu tiên 73 4.2 Lựa chọn công việc, ước tính thời gian, cân nhắc mức độ ưu tiên 74 4.3 Thực tập trung có định hướng 75 4.4 Xác định thứ tự hành động tầm quan trọng 76 4.5 Rút học kinh nghiệm 76 Phương tiện quản lý thời gian 77 5.1 Thời gian biểu 77 5.2 Sổ tay 77 5.3 Lịch 78 5.4 Các công cụ quản trị thời gian đại 79 BÀI 5: KĨ NĂNG XÂY DỰNG TÁC PHONG LÀM VIỆC CHUYÊN NGHIỆP 80 Khái niệm tác phong làm việc chuyên nghiệp 80 Biểu tác phong làm việc chuyên nghiệp 82 Phương thức xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp 84 3.1 Lập kế hoạch công việc 84 3.2 Phân tích lực thân 88 3.3 Quản lý thời gian công việc 89 3.4 Quản lý rủi ro công việc 91 3.5 Trau dồi kỹ giao tiếp công việc 95 3.6 Quản lý cảm xúc cá nhân xây dựng hình ảnh thân 97 3.7 Quản lý, xếp văn phòng trang thiết bị làm việc 100 BÀI KỸ NĂNG XÂY DỰNG MỐI QUAN HỆ TRONG CÔNG VIỆC 103 Khái niệm mối quan hệ 103 Vai trò việc xây dựng mối quan hệ công việc 103 Phân loại mối quan hệ công việc 105 Đặc điểm mối quan hệ công việc 107 Nguyên tắc xây dựng mối quan hệ công việc 108 5.1 Sự tôn trọng 108 5.2 Bình đẳng 109 5.3 Linh hoạt 110 5.4 Tin cậy 112 5.5 Cộng tác, hài hòa lợi ích 112 5.6 Tôn trọng quy luật tâm, sinh lý 114 5.7 Thẩm mỹ hành vi 115 Phương thức xây dựng mối quan hệ 116 Phát triển kỹ Trang 6.1 Xây dựng mạng lưới quan hệ 116 6.2 Xây dựng hình ảnh vị thân 117 6.3 Trau dồi kỹ giao tiếp 119 Phát triển kỹ Trang Bài KỸ NĂNG VIẾT CV Khái niệm CV kĩ viết CV 1.1 Khái niệm CV CV viết tắt từ tiếng Anh “Curriculum vitae”, nhiều nơi gọi Resume Trong tiếng Latinh, “curriculum vitae” nghĩa “story of life” Curriculum vitae dịch tiếng Việt có nghĩa sơ yếu lý lịch Bản chất CV tóm tắt thơng tin trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ liên quan đến công việc mà ứng viên muốn dự tuyển Trong Amazing Resumes, Jim Bright cộng cho rằng: CV cung cấp hầu hết thông tin liên quan đến lực thân thành bạn đạt được, vấn cung cấp kỹ cá nhân hiểu biết bạn” 1.2 Kĩ viết CV Có nhiều định nghĩa khác kĩ Những định nghĩa thường bắt nguồn từ góc nhìn chun mơn quan niệm cá nhân người Tuy nhiên, quan điểm thừa nhận kĩ hình thành áp dụng kiến thức vào thực tiễn Kĩ học q trình lặp lặp lại một nhóm hành động định Kĩ ln có chủ đích định hướng rõ ràng Một cách chung nhất, hiểu kĩ năng lực chủ thể thực thục hay chuỗi hành động sở hiểu biết (kiến thức kinh nghiệm) nhằm tạo kết mong đợi Kĩ viết CV hiểu khả người dự tuyển việc giới thiệu, quảng cáo lực, trình độ, hiểu biết, kĩ năng, kinh nghiệm thân với nhà tuyển dụng nhằm đáp ứng tốt yêu cầu vị trí ứng tuyển Phát triển kỹ Trang Yêu cầu CV 2.1 Cấu trúc Cấu trúc CV thường bao gồm nội dung sau đây: - Thông tin cá nhân: bao gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa liên lạc, số điện thoại, email, … - Kinh nghiệm: bao gồm cơng việc trả lương, cơng việc tình nguyện, tham gia quân ngũ, … - Kỹ làm việc, ngoại ngữ: kỹ mềm, khả ngoại ngữ, khả tin học, … (chỉ đề cập đến kỹ liên quan đến công việc ứng tuyển) - Trình độ học vấn: Trường theo học; khoa, chuyên ngành đào tạo; cấp có được; ngày tháng tốt nghiệp… - Mục tiêu nghề nghiệp: Mô tả loại hình cơng việc, vị trí, mơi trường làm vệc bạn mong muốn, phù hợp với khả - Giải thưởng, nghiên cứu: Giải thưởng, học bổng; báo khoa học đề tài nghiên cứu khoa học - Sở trường, sở thích: Những hoạt động tham gia thời gian học đại học, tổ chức chuyên nghiệp trình bày với kỹ bạn sử dụng; Sắp xếp theo mức độ quan trọng theo thứ tự ngược thời gian, liên quan tới công việc 2.2 Hình thức Để có hình thức cho CV ấn tượng với nhà tuyển dụng, cần: - Cỡ chữ để viết CV 12, dùng font chữ Time New Roman Arial - Trình bày hồ sơ 1-2 trang giấy Nhà tuyển dụng thường đọc lướt qua nhanh, hồ sơ nên thể trang giấy, tối đa hai trang giấy, ứng viên có nhiều ưu kinh nghiệm thật bật Phát triển kỹ Trang 2.3 Ngôn ngữ - Nên sử dụng nhiều từ chuyên ngành liên quan đến công việc CV - Câu chữ trình bày rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu, mục quan trọng bạn nên để chữ đứng, gạch chân in nghiêng để gây ý 2.4 Nội dung Một CV cần có nội dung sau đây: a Thông tin cá nhân Bao gồm nội dung như: - Tên đầy đủ - Ngày sinh - Địa liên lạc - Số điện thoại liên lạc (là số điện thoại bàn số điện thoại di động sử dụng thường xuyên) - Email: Nghiêm túc thường nên đặt địa email bao gồm tên - Ảnh nhất: Có thể cỡ 4×6 3×4 tùy thuộc vào u cầu công việc b Mục tiêu nghề nghiệp Bao gồm mục tiêu ngắn hạn mục tiêu dài hạn Các mục tiêu cần ghi rõ ràng phù hợp với tính chất cơng việc dự định ứng tuyển c Trình độ học vấn Trình độ học vấn nên xếp theo thứ tự: - Chứng học thuật: Đây chứng mà ứng viên học trường Có thể ghi rõ điểm phẩy, loại hay loại giỏi Phát triển kỹ Trang - Chứng nghề nghiệp: Ở mục cần ghi chứng mà ứng viên tốt nghiệp tốt nghiệp phần trung tâm (có uy tín chút) chứng CAT, ACCA, CFA, chứng hành nghề chứng khoán Uỷ ban chứng khoán nhà nước cung cấp - Chứng ngoại ngữ, tin học: Ở mục ứng viên cần để chứng TOEIC, TOEFL, IELTS, chí để chứng tiếng anh chuyên ngành sở đào tạo đại học, cao đẳng theo học cấp - Chứng kỹ mềm d Kỹ Bao gồm thông tin xếp theo thứ tự sau: - Kỹ chuyên môn: tổng hợp, phân tích số liệu, sử dụng phần mềm phân tích kỹ thuật, … - Kỹ ngoại ngữ tin học: kỹ dịch, kỹ viết, kỹ gõ máy tính tốc độ cao (50 từ phút), kỹ sử dụng phần mềm tin học văn phòng cách thành thạo, - Kỹ mềm khác: Kỹ giao tiếp, kỹ lãnh đạo, kỹ thuyết phục, làm việc cường độ áp lực cao … e Kinh nghiệm làm việc Cần trình bày kinh nghiệm mà ứng viên làm gia sư, dịch bài, thực tập sinh, cộng tác viên tổ chức Trong đó, ứng viên cần ghi rõ: thời gian làm việc, tên công ty, tên công việc, nội dung cơng việc, thành tích đạt (nếu có) Thành tích hoạt động ngoại khóa: Đây thành tích tình nguyện viên chương trình thành tích khác kể đến thành tích mà bạn đóng góp cho hoạt động phường, quận, … f Sở thích Phát triển kỹ Trang Các sở thích cụ thể cá nhân ứng viên cần phải lành mạnh, thể thái độ tốt không đối nghịch với cơng việc Ví dụ nghe nhạc, chơi thể thao, đọc sách, du lịch,… g Người tham khảo Người tham khảo người có ấn tượng đưa nhận xét khách quan ứng viên Mục này, ứng viên cần đề tên người xác nhận thơng tin mà ứng viên viết CV xác Cần để thơng tin người tham khảo cho nhà tuyển dụng liên hệ với họ cần thiết cách dễ dàng Các thông tin cần cung cấp người tham khảo bao gồm: họ tên, địa mail, số điện thoại Quy trình viết CV 3.1 Xác định mục đích viết CV Bộ hồ sơ dự tuyển (CV) lời giới thiệu thân ứng viên với nhà tuyển dụng, tất ứng viên có hội ban đầu giống Đây hội để ứng viên tạo ấn tượng thân với nhà tuyển dụng cách giới thiệu cách đầy đủ trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, phẩm chất cá nhân, ưu nhược điểm để lựa chọn cho vị trí tuyển dụng, cách quảng cáo, tiếp thị thân với nhà tuyển dụng tiềm Việc chuẩn bị tốt CV cách tốt để đón nhận hội may mắn hành trình tìm việc ứng viên CV cần phải chứng minh được: - Bản thân người dự tuyển ứng viên thích hợp; - Người dự tuyển đáp ứng cơng việc u cầu cơng ty; - Người dự tuyển có trình độ chuyên môn giáo dục; - Người dự tuyển có đủ kinh nghiệm kĩ năng; - Người dự tuyển có trình độ tính chun nghiệp cho cơng việc Phát triển kỹ Trang hy vọng thơng qua việc đạt lợi ích cho cho chủ thể mà đại diện Lợi ích mà người hướng tới vật chất (tài sản, tài chính) lợi ích tinh thần (chẳng hạn trình bày oan ức định khơng đúng, chưa thoả đáng, mong chia sẻ cảm thông, đề nghị ghi nhận sư đóng góp thân cho tập thể, cho xã hội…) Có thể nói, khơng thực xây dựng quan hệ lại không muốn không hy vọng đạt mục đích đặt ra, thân người dân biết để đạt lợi ích khó khăn Xuất phát từ tâm lý này, đối tượng quan hệ không đạt điều dự định, thường có phản ứng mức độ khác (có thể bực tức, buồn bã, chán nản, lòng tin, tỏ thái độ bất hợp tác…) Những phản ứng dù mức độ khơng có lợi cho hai phía Chính vậy, nguyên tắc giao tiếp phải cố gắng đảm bảo hài hòa lợi ích hai bên tham gia mối quan hệ Thái độ cộng tác từ phía đơi bên dựa nguyên lý Thắng - Thắng (winwin) giao tiếp Mà để có kết đó, bên cần có nỗ lực đạt đến hài hòa lợi ích bên Chính vậy, việc xây dựng mối quan hệ góc độ cá nhân bao gồm kỹ ngầm định kỹ thương thuyết, thỏa thuận Nguyên tắc đòi hỏi cá nhân khai xây dựng mối quan hệ với đối tượng cụ thể phải y điểm sau: - Phải hiểu tâm lý đối tượng, tìm hiểu mục đích đối tượng, đồng thời mối quan hệ này, cá nhân hay tổ chức cần đạt mục đích - Nếu giao tiếp gián tiếp, cần dành thời gian thu thập thông tin phía đối tượng quan hệ lợi ích mà họ hướng tới Phát triển kỹ Trang 113 - Trong trình thiết lập mối quan hệ, phải đặt mục tiêu cho mục đích nhân tổ chức đạt lợi ích đối tượng quan hệ thỏa mãn phần hay tồn Có việc giao tiếp đem lại kết cao Ngược lại, mối quan hệ, người trọng tới lợi ích thân hay tổ chức mình, mà khơng ý tới gạt bỏ hồn tồn lợi ích đối tượng mối quan hệ chưa thành công (ngay kết phía bên chấp thuận) khơng bền vững, lâu dài Nhìn chung, mối quan hệ công việc nên xây dựng thực theo ngun tắc cộng tác hài hòa lợi ích, thơng cảm thống nhất, khơng phải hình thức tranh đua, đối địch… Đặt nặng lợi ích việc giao tiếp làm khó khăn việc đến với người khác Trong thời buổi cạnh tranh khốc liệt ngày nay, chắn không muốn đầu tư cho mối quan hệ mà họ cảm thấy bị bất lợi Vì vậy, để có điều tốt đẹp từ mối quan hệ, trước hết bạn phải chứng tỏ lực sẵn sàng cho Sự thành công mối quan hệ không chiến thắng đối tượng mà đem lại lợi ích nhiều tốt cho hai bên 5.6 Tôn trọng quy luật tâm, sinh lý Có số vấn đề tâm lý mà bên tham gia mối quan hệ cụ thể dễ mắc phải tâm lý chủ quan, độc quyền, gây khó dễ, tâm lý e ngại, lo sợ, né tránh… Thay đổi tâm lý đòi hỏi hiểu biết sâu sắc tơn trọng quy luật tâm, sinh lý người, nhận thức vai trò, vị bên tham gia mối quan hệ Việc xây dựng mối quan hệ lâu dài cần tính đến phản ứng, nhu cầu định thể chất theo quy luật chung thể Chính vậy, cần có biện pháp nhằm hỗ trợ q trình trao đổi thơng tin diễn cách hiệu quả, phù hợp với quy luật sinh học đối tượng Mỗi cá nhân tham gia vào mối quan hệ có nét cá tính riêng biệt, sở thích, "điểm nhạy cảm" Phát triển kỹ Trang 114 đó, mà dựa vào để tạo nên mối liên kết với họ Bất kể họ làm cơng việc gì, bắt đầu xây dựng mối quan hệ với họ, nên tôn trọng khác biệt đó, đối phương dễ dàng chấp nhận kết nối Tuy nhiên, khả nhận biết tùy thuộc vào óc quan sát, cảm nhận, mức độ chân thành xây dựng mối quan hệ người tham gia mối quan hệ Và hết, thấu hiểu quan điểm đối tượng, mong muốn, trăn trở họ bối cảnh mà họ sinh sống, làm việc, nắm chìa khóa mở vào mối quan hệ vững chắc, lâu bền 5.7 Thẩm mỹ hành vi Nguyên tắc đòi hỏi hành vi cụ thể tham gia vào mối quan hệ khơng cần dừng mà phải đẹp Lấy ví dụ, tay vào để giới thiệu làm quen nên dùng bàn tay chụm, chúc xuống, hướng phía người kể đến chư khơng dùng đồ vật hay ngón tay chỏ thẳng vào mặt họ Một ví dụ khác khơng nên ngang nhiên ngốy mũi, gãi lưng, chỉnh khóa quần hay rung đùi trước mặt người khác… Để đảm bảo hành vi đẹp, hiểu biết giao tiếp bối cảnh đa văn hóa quan trọng Bên cạnh đó, việc rèn luyện để hành vi đẹp trở thành thói quen khơng phần quan trọng Do đó, cần tơn trọng giá trị văn hóa q trình xây dựng thiết lập mối quan hệ Giá trị văn hóa phạm trù rộng lớn với biểu đa dạng Có giá trị văn hóa nước, có giá trị văn hóa nước Trong nước đa dân tộc điều kiện hội nhập quốc tế cần đảm bảo tơn trọng truyền thống, văn hố ứng xử dân tộc thuộc văn hoá khác nhau, tơn trọng văn hóa vùng miền thích ứng với hoàn cảnh giao tiếp cụ thể Phát triển kỹ Trang 115 Phương thức xây dựng mối quan hệ Với nguyên tắc trên, điều việc xây dựng trì mối quan hệ tích cực cơng việc thơng qua phương thức cụ thể nào? Sau số gợi ý: 6.1 Xây dựng mạng lưới quan hệ Trước tiên, để có mối quan hệ tích cực lâu dài công việc, cần thiết lập mạng lưới quan hệ phù hợp với tính chất cơng việc nhu cầu, tính cách thân Những mối quan hệ cần phân loại để có cách thức ứng xử, liên lạc cho phù hợp với mức độ tính chất quan hệ Cần lưu trữ thơng tin liên lạc đối tác người liên quan đến mối quan hệ công việc Ngày nay, thật dễ dàng để gọi điện thoại, trao đổi trực tuyến hay email thông tin cho danh sách liên hệ Tuy nhiên, để đề phòng trường hợp trục trặc công nghệ rủi ro sống, cần xếp lại danh sách thông tin liên lạc mà bạn có vào sổ, phân nhóm rõ ràng khoa học, lưu trữ tập hợp danh thiếp nhận Bí để tìm mối quan hệ cần thiết mở rộng cửa cho kênh thơng tin Ngồi việc xây dựng liên kết trực tiếp từ người thân, bạn bè hay đồng nghiệp, tận dụng tiện ích mà xã hội thơng tin ngày đem lại, cách liên kết facebook với bạn bè, twitter, yahoo messenger, zalo hay công cụ khác để kết nối trì liên lạc với người cách nhanh chóng thuận tiện Những mối quan hệ lâu dài có lúc cho kết bất ngờ công việc người Bắt đầu từ việc nhỏ đơn giản nhất, thấy lợi ích từ việc đầu tư vào mối quan hệ, đặc biệt mối quan hệ công việc Phát triển kỹ Trang 116 Ngoài ra, việc mở rộng xây dựng mạng lưới quan hệ thực trực tiếp thơng qua việc tham gia vào hội thảo, hội nghị, lớp học hay buổi sinh hoạt phát triển kỹ thường xun, thơng qua tìm thơng tin mối quan hệ thú vị, hữu ích Có thể tận dụng sở trường lĩnh vực yêu thích cách đơn giản để mở rộng mối quan hệ Tham gia hoạt động nhằm học hỏi, tăng cường khả giao tiếp để trau dồi thân 6.2 Xây dựng hình ảnh vị thân Hình ảnh vị thân giống việc xây dựng thương hiệu cá nhân, nói ngắn gọn, ấn tượng tốt đẹp mà ta gầy dựng tâm trí người khác, tất làm để thể lực giá trị thân: ai, làm tơi khác biệt Đó bao gồm thứ, từ giọng nói truyền cảm, nhiệt tình, việc bạn tồn tâm tồn ý cho công việc Bắt nguồn từ điều nhỏ nhặt nhất, sức mạnh thương hiệu cá nhân lại lớn trình xây dựng mối quan hệ công việc Xây dựng thương hiệu cá nhân người phải mảnh ghép, giống việc ghép hình 1000 mảnh mà khơng xem hình mẫu Gây dựng nghiệp tạo dựng quan hệ vậy, khơng có viễn cảnh cụ thể để nhìn vào, dễ dàng phương hướng Thương hiệu cá nhân “viễn cảnh” mà bạn cần, tìm câu trả lời cho câu hỏi “Bạn ai? Bạn muốn trở thành người nào?”, từ mà phác họa cho hình ảnh cụ thể, lắp mảnh ghép lại để tiến tới hoàn thiện hình ảnh mà người mong muốn Nền móng tốt cho thương hiệu người chất lượng cơng việc uy tín cá nhân Có tảng này, người có niềm tin người xung quanh, họ “khách hàng” tiềm Trong giới với nhiều đối thủ cạnh tranh, khó lòng mà trở Phát triển kỹ Trang 117 thành người lĩnh vực Thế nhưng, với thương hiệu cá nhân, người tạo khác biệt cách để lại dấu ấn lĩnh vực mà chuyên gia Thương hiệu cá nhân tạo dựng từ điều giản dị nhỏ bé giao tiếp Sự chủ động tạo dựng mối quan hệ hay cởi mở giao tiếp chìa khóa dẫn tới thành công xây dựng mối quan hệ hiệu Một "vũ khí bí mật" mà người Nhật Bản thành công sử dụng để chinh phục trái tim khách hàng khó tính nhất, biết mỉm cười Việc mỉm cười giao tiếp tạo nên hiệu ứng tích cực bất ngờ, tạo nên khác biệt cá tính cá nhân, đội nhóm, chí doanh nghiệp Sự cởi mở khuôn mặt người đối diện tạo cảm giác dễ chịu, thân thiện, khởi đầu tốt cho mối quan hệ Bên cạnh đó, việc xây dựng hình ảnh vị cá nhân, trang phục phù hợp với hoàn cảnh quan trọng Sự phù hợp đến từ cách thức phối hợp yếu tố người mặc với hồn cảnh vóc dáng, hình thể, màu da, khí chất, tuổi tác, hồn cảnh, nghề nghiệp, sở thích người mặc, phù hợp trang phục đối tượng giao tiếp Năm điều quan trọng việc xây dựng hình ảnh, thương hiệu cá nhân thông qua trang phục gồm: - Tính cá thể: trang phục phải dựa đặc điểm thân, sáng tạo giữ phong cách riêng người - Tính chỉnh thể: Muốn có trang phục hồn chỉnh cần tinh tế phối hợp màu sắc, kiểu cách Do mặc quần áo phải tuân thủ nghiêm chỉnh việc phối hợp quần áo theo quy tắc định - Tính chỉnh tề: gọn gàng, ngắn, lành lặn, Phát triển kỹ Trang 118 - Tính kỹ năng: đảm bảo bốn vấn đề phối hợp ăn mặc: kết hợp trang phục môi trường; kết hợp quần áo vóc dáng thể; kết hợp trang phục độ tuổi; kết hợp trang phục với nghề nghiệp hồn cảnh Trong q trình xây dựng hình ảnh vị thân, cần lưu ý đến rào cản trình xây dựng mối quan hệ Thất tín yếu tố làm đổ vỡ nhiều mối quan hệ tốt đẹp Thất tín bắt nguồn từ nhiều hành động nhỏ khác (ví dụ: thường xuyên trễ, nộp báo cáo trễ, trì hỗn cơng việc mà khơng có lý đáng), nhiên, hệ mà mang đến lại vơ lớn, ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh vị thân trình xây dựng mối quan hệ công việc 6.3 Trau dồi kỹ giao tiếp Một phương thức quan trọng để xây dựng phát triển mối quan hệ tích cực nói chung cơng việc nói chung trau dồi kỹ giao tiếp Giao tiếp trình xã hội thường xuyên bao gồm ứng xử đa dạng phong phú, thể qua ngôn ngữ nói viết: qua nét mặt, cử chỉ, tư thế, giọng nói, trang phục, cách sử dụng khơng gian giao tiếp Đó hệ thống tồn vẹn, khơng có tách rời biểu ngơn từ phi ngôn từ giao tiếp 6.3.1 Giao tiếp ngôn từ Ngôn từ thể thực chất nhất, rõ ràng, thống nội dung giao tiếp Ngôn từ sản phẩm tư Và vậy, qua việc sử dụng ngơn từ, người nghe nhận biết đánh giá người nói người Để gây thiện cảm với người nghe, giao tiếp xã hội nói chung quản lý nói riêng, nên tận dụng hội để sử dụng ngôn ngữ “đẹp”: ngôn từ nhã, dung dị (sử dụng từ ngữ “vui lòng”; “làm ơn”; “nên chăng”, “đáng tiếc”…); hạn chế tối đa dùng từ "không", từ cứng nhắc, từ tạo khơng khí nặng nề, căng thẳng, làm ức chế người nghe tính thuyết phục Phát triển kỹ Trang 119 không cao người nghe, người phải tiếp nhận lời chê trách, phàn nàn; sử dụng từ thể tơn kính, lịch thiệp (“thưa ơng”; “thưa bà”; “thưa anh, chị” ) Khi sử dụng ngôn từ, cần ý tới hoàn cảnh, ngữ cảnh đối tượng giao tiếp cụ thể, mối quan hệ họ để chọn loại ngơn từ gì, chừng mực cho thích hợp, khơng nên lạm dụng chúng cách thái Cần lưu ý tin đồn phương thức giao tiếp ngôn từ phổ biến đời sống hàng ngày tổ chức xã hội Khi thông tin truyền miệng từ người sang người khác, chi tiết bị qn lãng bị nhớ thiếu xác, ngơn từ bị thay kể truyền tiếp, nội dung cách hiểu câu chuyện phụ thuộc nhiều vào đặc điểm cá nhân người tin đồn thường bị méo mó sai lệch, thiếu xác Ngồi ra, muốn hiểu khía cạnh tâm lý xã hội ứng xử ngơn ngữ giao tiếp, ngồi quy tắc sử dụng ngôn ngữ dân tộc, đối tượng giao tiếp phải hiểu cách diễn đạt ngơn ngữ cộng đồng, văn hố thông qua thoả thuận ngầm quy tắc ứng xử cộng đồng hay văn hoá Để xây dựng trì mối quan hệ tích cực cơng việc, có nhiều hình thức yêu cầu khác liên quan đến giao tiếp Trong đó, cần nhấn mạnh đến khả thuyết phục lắng nghe chủ thể 6.3.1.1 Kỹ thuyết phục Để vận động, lơi kéo đồng tình ủng hộ, có đạt mục đích hay khơng phụ thuộc vào khả nói, khả thuyết phục chủ thể Các yếu tố đảm bảo cho việc thuyết phục thành cơng bao gồm: uy tín, tuổi tác, hình ảnh, trang phục, tướng mạo, địa vị, thái độ, trình độ, lực, phẩm chất, cách thể tình cảm cách lập luận người nói Phát triển kỹ Trang 120 Thuyết phục người khác công việc khơng đơn giản lẽ thường tình ai, có ý kiến vấn đề đó, có niềm tin định vào ý kiến khơng muốn tiếp thu ý kiến người khác Hơn nữa, biết cách thuyết phục người khác Có khơng người quan niệm rằng, thuyết phục phải dùng tất sức mạnh mình, dồn người đối thoại vào bí, khuất phục họ, buộc họ phải thay đổi ý kiến, quan điểm, lập trường, từ dẫn đến tranh cãi liệt, thua thắng Đó quan niệm sai lầm Cách thuyết phục gặp khó khăn lớn người đối thoại cố để phòng thủ, chống trả, họ có thay đổi quan điểm họ ln cảm thấy ấm ức bị bắt bí, bị chèn ép, kết thuyết phục không lâu bền - Để thuyết phục có hiệu quả, cần ý số điểm sau đây: + Tìm hiểu đối tượng vấn đề cần thuyết phục; + Tạo môi trường giao tiếp tốt, bầu khơng khí tin cậy; + Thái độ thật quan tâm chân thành, đồng cảm; + Tôn trọng lắng nghe người đối thoại; + Giữ thái độ hoà nhã, bình tĩnh để giải vấn đề - Trong mối quan hệ cơng việc, trình bày ý kiến cá nhân để thuyết phục đối tượng, cần lưu ý: + Tác động đồng thời đến nhận thức, tình cảm ý chí người đối thoại: Nhận thức điều kiện quan trọng để người đến định, việc làm Tuy nhiên, có nhận thức khơng thơi chưa đủ Trong sống, thường thấy không người biết rõ phải, trái, họ không hành động theo lẽ phải Cho nên, thuyết phục, ngồi việc đưa lý lẽ, phân tích, chứng minh cho người đối thoại thấy rõ sai, tốt xấu, lợi hại, đường nên đi, phải biết gợi lên tình cảm định người Phát triển kỹ Trang 121 nghe, người đối thoại, động viên, khích lệ họ Đặc biệt, người Việt Nam vốn coi trọng tình cảm, tình nghĩa, có lý mà khơng có tình khó để đối tượng quan hệ chấp nhận + Biết thừa nhận sai: Phải biết thừa nhận điểm có lý ý kiến người đối thoại, biết thừa nhận sai ý kiến mà người đối thoại yêu cầu khó người trình giao tiếp riêng xây dựng mối quan hệ nói chung Trong thuyết phục hay tranh luận, cần biết thừa nhận điểm người khác, sai Làm tước "vũ khí" người đối thoại làm cho hình ảnh người thuyết phục mắt họ trở nên đẹp hơn, thân thiện hơn, ý kiến đưa dễ tiếp nhận + Tránh xung đột diện: Để giành thắng lợi tranh luận, người ta thường phạm sai lầm tìm cánh chứng minh đối phương sai Điều làm tổn thương lòng tự trọng người khác làm cho tranh luận không đến hồi kết thúc Trong thuyết phục cần tránh khiển trách, đe doạ biện pháp cưỡng mà cần bình tĩnh, ơn tồn nói rõ đạo lý với đối phương Phê phán, trích khơng đem lại kết mối quan hệ tốt đẹp lâu dài + Lập luận rõ ràng, chặt chẽ: Lý lẽ đưa phải rõ ràng có sở Sự phân tích, lập luận cần có dẫn chứng cụ thể để minh hoạ, kết hợp hài hòa lý tình để thuyết phục đối tượng mối quan hệ + Phù hợp, linh hoạt với trường hợp cụ thể: Thuyết phục nghệ thuật Xuất phát từ tình huống, hồn cảnh đối tượng khác mà có phương pháp ứng xử cụ thể khác Khi thuyết phục người khác, có người muốn chứng tỏ vượt trội, uyên bác cách sử dụng từ hoa mỹ, thuật ngữ chuyên môn mà người đối thoại không hiểu, dẫn chứng lấy từ đất nước xa xôi mà người đối thoại kiểm chứng Thực chất họ muốn phô trương, khoe kiến thức thuyết phục Phát triển kỹ Trang 122 người đối thoại Cách thuyết phục không mang lại hiệu tích cực việc xây dựng mối quan hệ bền vững 6.3.1.2 Kỹ nghe Trong trình xây dựng mối quan hệ, kỹ lắng nghe đem lại lợi ích sau đây: - Thu nhận thông tin để giải công việc: Bằng cách tập trung khuyến khích người khác nói người nghe có nhiều thơng tin cơng việc chủ thể tham gia giao tiếp nhiệm vụ, ý kiến đạo cấp trờn, báo cáo, trình bày cấp dưới, trao đổi cơng việc đồng nghiệp hay nhu cầu người dân Đồng thời nghe giúp nắm bắt tính cách quan điểm người nói, hiểu thơng điệp qua ẩn ý khơng nói lời Nhờ giúp đưa phản hồi, câu trả lời tư vấn, hướng dẫn hợp lý, định giải cơng việc xác, giúp giải mâu thuẫn, xung đột công việc - Kết nối chia sẻ, thể tôn trọng đối tượng: Bất kỳ tham gia giao tiếp mong muốn tôn trọng, hiểu chia sẻ Thể ý nghe người khác nói thể biết tôn trọng, mức độ cao đồng cảm với người khác Như người nghe tạo bầu khơng khí thân mật, cởi mở, thân thiện, thoải mái, dễ cảm thông, chia sẻ với nhau, nảy sinh thiện cảm, giỳp hình thành phát triển mối quan hệ tốt đẹp kết hợp tác hoạt động Đây yếu tố quan trọng đem lại hiệu công việc - Tạo tương tác chủ thể: Bằng cách tạo dựng khơng khí nghe tốt, người nói trở thành người lắng nghe có hiệu Chính điều giúp cho giao tiếp dễ đem lại thành công, mối quan hệ công việc nhờ mà thuận lợi bền vững Phát triển kỹ Trang 123 Không nghe tai, mà quan trọng nghe mắt, trái tim để hiểu cảm xúc, nhu cầu người Lắng nghe khơng điều người ta nói nên lời, mà khơng nói lên được, bộc lộ qua ánh mắt, nột mặt, tư thế, điệu Người nghe phải quan sát thái độ người nói cộng với phán đốn, trải nghiệm sống, cần có đồng cảm giao thoa người nói với người nghe thấu hiểu “ý ngôn ngoại” thông tin người nói phát Lắng nghe thấu hiểu giúp tạo dựng tình cảm tốt đẹp với người đối thoại đáp ứng nhu cầu, mong muốn hiểu, khẳng định, đánh giá cao, cảm thấy có ích Và sau đáp ứng nhu cầu chủ yếu đó, tập trung phát huy ảnh hưởng giải vấn đề Trên thực tế khó áp dụng quy trình nghe theo bưóc dù cần thực theo chu trình lắng nghe hợp lý Tùy tình thực tế mà vận dụng linh hoạt phù hợp Tuy nhiên, bản, trình nghe cần trải qua bước: từ việc chuẩn bị lắng nghe (xác định mục đích, cần thiết việc lắng nghe nội dung nghe, xác định nhu cầu, mong muốn người nói người nghe, tạo bầu khơng khí phù hợp để nghe hiệu quả); tập trung lắng nghe, khuyến khích hưởng ứng với người nói, đến bước chọn lọc, tiếp thu, ghi nhớ phản hồi thông tin Rèn luyện thuyết phục hay kỹ lắng nghe q trình, đòi hỏi cá nhân phải có ý thức thường xuyên trau dồi tự đúc kết kinh nghiệm từ thực tiễn hoạt động giao tiếp Có nâng cao hiệu giao tiếp, nhờ thiết lập mạng lưới quan hệ tốt đẹp công việc Cứ thế, chu trình nghe – nói diễn lặp lại chủ thể đối tượng trình giao tiếp Chu trình chuẩn bị quản lý cách hiệu quả, góp phần việc hình thành mối quan hệ hữu ích bên tham gia Phát triển kỹ Trang 124 6.3.2 Giao tiếp phi ngôn từ Giao tiếp phi ngơn từ loại hình giao tiếp không sử dụng ngôn ngữ mà dùng phương thức khác để truyền đạt thông tin, như: phát âm, giọng nói, nhịp điệu, ngữ điệu, cách đứng, cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt, vẻ mặt, tư thế, trang phục, khoảng cách, vị trí Mối quan hệ cơng việc không bị ảnh hưởng giao tiếp ngôn từ, mà bị chi phối nhiều ngôn ngữ thể, bao gồm cử chỉ, động tác thể qua ánh mắt, nụ cười tưởng đơn giản lại có tác dụng hiệu quả, giúp truyền đạt tới đối tượng thông điệp, ý nghĩ khó diễn đạt lời nói trực tiếp Theo kết nghiên cứu Allan Pease Albert Melrabian (Mỹ), giao tiếp trực tiếp, để tiếp thu 100% thơng tin 7% nhờ nội dung thơng tin; 38% giọng nói người truyền thơng tin, lại 55% nhờ cử chỉ, điệu người truyền thông tin Những công cụ giao tiếp phi ngôn từ đặc biệt hoạt động giao tiếp Đó biểu tượng (hình vẽ, vật tượng trưng), cử chỉ, điệu bộ, nét mặt, trang phục , có tác dụng giúp người ta hiểu rõ trạng thái chủ thể giao tiếp, biểu có hiệu quan hệ tình cảm mà phương tiện ngơn ngữ diễn đạt hết Việc sử dụng phương tiện phi ngôn từ nhiều trường hợp mang tính nghi thức Thơng qua việc tơn đặc tính dân tộc hành vi, tính chất nghề nghiệp vị trí xã hội chủ thể giao tiếp nhiều có lợi để đạt tới hiệu giao tiếp, mà lập luận ngơn nhiều lý khác khơng thể thực Các công cụ giao tiếp phi ngôn từ sử dụng thường xuyên hoạt động xây dựng mối quan hệ cơng việc, có vai trò đặc biệt hoạt động Tuy nhiên, mang tính bổ trợ, trường hợp cần “dịch” Phát triển kỹ Trang 125 sang ngôn cách quán nhằm tạo dựng mối quan hệ quản lý đồng nội dung chủ thể giao tiếp Ngôn ngữ thể phần thiếu hoạt động giao tiếp người Với người, tâm điểm ý mà cần ý thức cử chỉ, hành động dù có chủ ý hay khơng truyền thơng điệp đó, đến với người xung quanh Cho dù vẫy tay, liếc mắt nhìn ngang hay mím miệng giao tiếp , điều đủ để nói lên bạn thích thú ai, có đồng ý với vấn đề hay khơng, bối rối hay thiếu tự tin Vì vậy, muốn nâng cao hiệu hoạt động giao tiếp mình, cần nắm thói quen, quy tắc việc sử dụng phương tiện giao tiếp phi ngôn từ để không hiểu ý đồ người khác, mà diễn đạt ý đồ cách đa dạng, phong phú Người giao tiếp giỏi người biết kết hợp khéo léo, nhuần nhuyễn ngơn ngữ có âm với ngơn ngữ khơng có âm giao tiếp Kết luận Như vậy, lộ trình phù hợp để xây dựng trì mối quan hệ, cá nhân xã hội tốt đẹp? - Đầu tiên, bạn cần xác định rằng, khơng thể phát triển có mình, mà phải liên kết với nhóm người Mối quan hệ thành cơng định thành công bạn - Đặt câu hỏi: Bạn cần biết Cần hiểu rõ ai, bạn ứng xử với người xung quanh - Dành thời gian cho Tất mối quan hệ cần có thời gian ni dưỡng, mà khơng phải thời gian tự ni dưỡng, mà bạn cần đóng vai trò chủ động ni dưỡng mối quan hệ Phát triển kỹ Trang 126 TÀI LIỆU THAM KHẢO Don Gabor (2018), Sức mạnh ngôn từ, NXB tổng hợp TP Hồ Chí Minh, TP Hồ Chí Minh Nguyễn Văn Hậu (2015), Kỹ quản lý, tổ chức, NXB Lao động, Hà Nội Nguyễn Văn Hậu (2014), Kỹ năng, nghiệp vụ hành chính, NXB Lao động, Hà Nội Keith Ferrazzi (2017), Đừng ăn mình, NXB Trẻ, TP Hồ Chí Minh Keith Ferrazzi (2018), Ai che lưng cho bạn, NXB Trẻ, TP Hồ Chí Minh Leil Lowndes (2018), Nghệ thuật giao tiếp để thành công, NXB Lao động, Hà Nội Robert B Cialdini (2017), Những đòn tâm lý thuyết phục, NXB Lao động, Hà Nội Trần Thị Thanh Thủy (Chủ biên) (2008), Cẩm nang quản lý, NXB Lý luận trị, Hà Nội Viện Ngôn ngữ học (2000), Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Đà Nẵng Phát triển kỹ Trang 127 ... Phạm Thị Diễm - Bài 1, Bài 2 TS Phạm Thị Hồng Thắm - Bài 3 TS Chu Thị Khánh Ly - Bài 4 TS Nguyễn Quỳnh Nga - Bài 5 TS Nguyễn Quỳnh Nga - Bài Phát triển kỹ Trang MỤC LỤC Bài KỸ NĂNG VIẾT CV ... 116 Phát triển kỹ Trang 6.1 Xây dựng mạng lưới quan hệ 116 6.2 Xây dựng hình ảnh vị thân 117 6.3 Trau dồi kỹ giao tiếp 119 Phát triển kỹ Trang Bài KỸ NĂNG VIẾT... họ tên) Phát triển kỹ Trang 16 Mẫu I THÔNG TIN CÁ NHÂN Họ tên khai sinh: Giới tính: Ngày sinh: Nơi sinh: Tình trạng nhân: Địa chỉ: Email: Mobile: Ảnh × II Q TRÌNH ĐÀO TẠO & THÀNH TÍCH CÁ NHÂN Q